Расчет командировочных расходов: Онлайн Инспекция — Порядок расчета среднего заработка для оплаты дней командировки — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Расчет командировочных расходов: Онлайн Инспекция — Порядок расчета среднего заработка для оплаты дней командировки

Содержание

Семинар Учет командировочных расходов, расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

PR. Пресс-служба

Гостиницы. Рестораны. Общественное питание

Инженерные сети: строительство и ремонт

Медицина

Организация деятельности учреждений культуры

Организация перевозок. Транспорт

Офис. Делопроизводство. Архивы

АХО. Офис

Охрана труда. Безопасность

Право. ВЭД

Производство

Социальная защита

Тренинги

Услуги

Энергетика. Энергосбережение

Промышленность

Бережливое производство

Госзакупки

Гособоронзаказ

Закупки и снабжение

Импортозамещение

Интеллектуальная собственность

Легкая промышленность

Материалы, технологии, оборудование

Пищевая промышленность

Склад

Стандартизация. Метрология

Транспорт

Транспортная логистика

ЖД перевозки

Автотранспорт

Управление инновациями

Управление качеством

Управление производством

Безопасность

Безопасность систем управления

Информационная безопасность

Кадровые риски

Комплексная безопасность

Охрана труда

Пожарная безопасность

Промышленная безопасность

Экологическая безопасность

Экономическая и юридическая

Энергетика

Правовое регулирование в энергетике

Экономика и инвестиции в энергетике

Эксплуатация объектов ТЭК

Энергосбережение

Строительство и инженерные сети

Дорожное строительство

Инженерные сети: проектирование и строительство

Слаботочные системы

Газоснабжение

Водоснабжение и водоотведение

Теплоснабжение и вентиляция

Электроснабжение

Правовое регулирование строительной деятельности

Проектирование. Изыскания

Сметное дело

Строительные материалы и технологии

Строительство: организация и управление

Экономика строительства

ЖКХ. Городское хозяйство

Ремонт и эксплуатация зданий и сооружений

Недвижимость

Управление и эксплуатация недвижимости

Экология и землепользование

Недропользование.

Земельное право, кадастровая деятельность

Экология

Управление персоналом

HR-технологии. Управление персоналом

Трудовое право. Кадровое делопроизводство

Офисные службы

Архивы

Делопроизводство

Работа с руководителем

Менеджмент

Общий менеджмент

Специальный менеджмент

Спортивный менеджмент

Управление административно-хозяйственной деятельностью

Маркетинг.

Маркетинг. Продажи

Реклама. PR

Экономика. Финансы. Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет

Бюджетный учет

Отраслевой учет

Бухгалтерский учет в коммерческих организациях

Налогообложение

Нормирование труда

Оплата труда и мотивация

Финансовый менеджмент. Экономика

Право. ВЭД

Внешнеэкономическая деятельность

Гражданское и процессуальное право

Договорная работа

Другие отрасли права

Корпоративное право

Право по виду деятельности

Информационные технологии

Автоматизация процессов, прикладное ПО

Управление ИТ-инфраструктурой

Связь

Проектирование и строительство объектов связи

Юридическое сопровождение и ФХД

Государственное и муниципальное управление

Бюджетное финансирование

Некоммерческие организации

Организация деятельности учреждений и органов власти

Социальная защита

Организация работы органов социальной защиты населения

Технологии социального обслуживания

Медицина

Организация здравоохранения

Право в здравоохранении

Фармация

Экономика и финансы в здравоохранении

Ветеринария

Образование

Высшее образование

Дополнительное профессиональное образование

Среднее общее и специальное (коррекционное) образование

Среднее профессиональное образование

Культура

Музеи. Библиотеки

Организация культурно-досуговых мероприятий

Театры. ДК

Технологии: звук, свет, сцена

Управление в сфере культуры и досуга

Массмедиа

Дизайн

Переводы

СМИ, редакция

HoReCa

Гостиницы

Общепит

ХАССП и контроль качества

Нормы суточных в командировке в 2023 году

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Размер суточных в командировках по России и за границу
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Выплата суточных за дни, проведенные в дороге
Нормы суточных в 2023 году

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных

Разберемся в терминах:

Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

оформление виз и загранпаспорта
консульские и аэропортовые сборы
оплата въезда или транзита для автотранспорта
оформление страхового медицинского полиса
другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

за все будние дни в командировке
за выходные и государственные праздники
за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2023 году

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.

Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Командировка в выходные дни

Компенсация транспортных расходов в командировке

Командировка во время пандемии

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Каршеринг в командировке

Как рассчитать среднюю стоимость деловых поездок в день

Мобильная рабочая сила больше похожа на мозаику, чем на однородную группу, выполняющую работу в сфере здравоохранения, технического обслуживания, строительства, потребительских товаров и многого другого. К 2022 году примерно 1,87 миллиарда человек во всем мире смогут называть себя мобильными работниками, поэтому для компаний как никогда важно понимать, сколько они платят за проезд.

Термин «деловые поездки» обычно вызывает в воображении образы терминалов аэропортов, гостиничных номеров и арендованных автомобилей, но многие сотрудники, считающие себя членами мобильной рабочей силы, не совершают таких крупных корпоративных командировок. Вместо этого они ежедневно путешествуют на машине по своему родному городу или его окрестностям. К сожалению, большинство анализов затрат на командировки не фокусируются на этих работниках, вместо этого они предпочитают сообщать о расходах, связанных с устаревшими корпоративными поездками (вы знаете, такие командировки заменяются звонками в Zoom).

Итак, мы хотели показать вам, как рассчитать среднесуточные расходы на поездки для ваших мобильных сотрудников. Определение средней стоимости деловых поездок в день для вашей компании полезно при составлении бюджета, установлении суточных, определении областей сокращения расходов и выявлении несоответствий.

Как рассчитать среднюю стоимость деловых поездок в день

Шаг первый: Как вы платите

Существует несколько способов, с помощью которых бизнес может покрывать командировочные расходы.

Суточные: Это похоже на суточные, которые компания выплачивает человеку каждый день. На самом деле Per diem буквально переводится как «в день». суточные обычно устанавливаются работодателем и покрывают определенные расходы, например проезд или питание. Их самое большое преимущество заключается в том, что они избавляют сотрудников от необходимости представлять отчеты о расходах, которые работодатели должны проверять.

Автомобильное пособие: Это фиксированная сумма, которую компании выделяют своим сотрудникам для покрытия расходов на использование собственного автомобиля в течение определенного периода времени, обычно ежемесячно. Он предназначен для покрытия расходов на владение и эксплуатацию транспортного средства, таких как техническое обслуживание, страхование, топливо, амортизация и многое другое. Как и суточные, пособие на автомобиль устраняет необходимость в отчетах о командировочных расходах.

Компенсация за пробег: Этот метод оплаты проезда сотрудников требует от работодателей возмещения сотрудникам расходов по определенной ставке за каждую пройденную милю. Поэтому сотрудники должны отслеживать свой пробег (обычно с помощью журнала пробега) и представлять отчет о расходах, который работодатель должен проверить. Программы возмещения расходов на пробег также требуют определения ставки возмещения расходов на километры. Каждый год IRS устанавливает стандартную норму пробега, чтобы облегчить это для бизнеса. Этот метод является наиболее точным способом учета командировок сотрудников, хотя и требует немного больше усилий.

Даже если вы решите установить суточные или пособие на автомобиль, расчет ежедневных транспортных расходов по-прежнему является важным шагом в определении того, сколько денег нужно выделить каждому мобильному работнику для покрытия их расходов. И, если у вас уже есть процесс возмещения пробега, то у вас есть преимущество, когда дело доходит до расчета ежедневных затрат по сравнению с теми предприятиями, которые не отслеживают пробег сотрудников.

Шаг второй: на чем они ездят?

Есть два основных способа передвижения ваших сотрудников. Они либо используют свои собственные транспортные средства, либо они используют транспортные средства, принадлежащие компании.

Транспортные средства компании имеют свои собственные уникальные затраты: первоначальные инвестиции, долгосрочное обслуживание, регистрационные и страховые взносы. Служебные автомобили, как и любой другой автомобиль, также будут обесцениваться по мере того, как больше на них ездят, и все эти поездки, вероятно, не связаны строго с бизнесом, если бы нам пришлось рискнуть предположить. Если у вас есть собственный парк автомобилей компании, то вы, вероятно, не отслеживаете поездки сотрудников — по крайней мере, не с целью возмещения расходов, — но знание того, как далеко они проезжают каждый день и куда именно, имеет много преимуществ, таких как как оценка управления временем или когда выполнять регулярное техническое обслуживание.

Если ваши мобильные работники водят свои личные автомобили, важно, чтобы вы платили им за это компенсацию, даже если это не всегда обязательно. Если вы возмещаете пробег, то сотрудники должны отслеживать свои поездки, связанные с работой. Если вы решите предоставить надбавку, отслеживание среднего количества поездок все равно должно быть частью определения соответствующего числа.

Шаг третий: Пробег

При расчете средней стоимости деловых поездок в день пробег является одной из наиболее важных частей уравнения. При сборе этих данных необходимо помнить о нескольких вещах. Во-первых, убедитесь, что вы определяете средний пробег сотрудников, используя хорошую репрезентативную выборку. Например, использование количества миль, собранных во время праздников, вероятно, не будет репрезентативным для путешествий в остальную часть года.

Во-вторых, убедитесь, что накопленный пробег относится только к командировкам. Как правило, пробег сотрудников собирается путем записи показаний одометра, поэтому определить, какие из этих миль были связаны с работой, а какие нет, не всегда простая задача. Может быть, они остановились у почты по дороге на следующую встречу, и мили от этого объезда просто включаются в общий пробег. Его можно услышать, чтобы знать наверняка, когда вы отслеживаете пробег вручную.

Для личных автомобилей сотрудников может быть проще определить общее количество миль, проезжаемых сотрудниками каждый год, а затем определить, какой процент этих поездок был фактически связан с работой. Это потому, что вам нужно определить, какой процент других расходов на владение транспортным средством несет ваша компания.

Шаг четвертый: Прочие расходы

Существует много других расходов, связанных с владением и эксплуатацией транспортных средств. Они могут включать:

Газ
Техническое обслуживание, ремонт и шины
Страхование
Лицензирование и регистрация, определить стандартную норму пробега каждый год. Вы также можете учесть все эти затраты при расчете фактической стоимости поездки для ваших сотрудников.
Исследование ваших расходов на вождение, проведенное AAA за 2020 год, в котором анализируются расходы на топливо, финансирование, амортизацию, техническое обслуживание и другие расходы, показало, что общая средняя стоимость владения и эксплуатации нового автомобиля составляет 9 561 доллар США, что на 279 долларов США выше, чем в предыдущем году. Конечно, если сотрудники используют свои личные автомобили, вам необходимо определить, сколько времени они проводят за рулем по работе, а не в личных поездках, и учесть это в этих расходах.
Другие расходы, которые вам, возможно, придется учесть, включают расходы на питание и развлечения, плату за парковку или дорожные сборы.
Шаг пятый: Расчет!
Итак, пришло время собрать воедино все, что вы узнали, и рассчитать среднюю стоимость деловых поездок в день.
(% миль, связанных с деловыми поездками) x (разные расходы на автомобиль) ÷ 365 = среднесуточная стоимость деловых поездок.
Если вы используете стандартную ставку пробега, то вы можете просто заменить различные расходы на автомобиль этой ставкой. Если у вас есть служебные автомобили, то вам следует подставить в уравнение собственные затраты на владение и обслуживание одного транспортного средства.
Не нравится то, что ты видишь?
Ваши первоначальные расчеты могут не соответствовать вашим ожиданиям, но есть несколько способов сократить расходы на поездки сотрудников. Уделяя больше внимания отслеживанию поездок, вы можете помочь своим мобильным сотрудникам лучше управлять своим временем, планировать более эффективные и быстрые маршруты, совершенствовать процедуры отчетности о пробеге и внедрять более четкие политики командировок.
Технологии также могут помочь в снижении командировочных расходов в вашей компании. SureMileage от CompanyMileage использует новый подход к отслеживанию пробега бизнеса. Вместо того, чтобы требовать от работодателей сверки показаний одометра постфактум, мы рассчитываем возмещение пробега на основе самого быстрого маршрута между пунктом А и пунктом Б. Это не только предоставляет сотрудникам лучший маршрут для их поездки, но и исключает случаи личного пробега. украдкой в итоги поездки и повышает общую точность.
SureMileage также автоматизирует процесс утверждения отчетов о командировочных расходах, что позволяет быстрее возмещать расходы. Сотрудникам требуется всего несколько минут каждый день, чтобы представить поездки на утверждение, а такие инструменты, как встроенная адресная книга и Quick Capture, значительно упрощают отчетность о пробеге.
Если вы думали, что суточные или компенсация за автомобиль — самое простое решение, позволяющее справиться с неконтролируемыми расходами на поездки, CompanyMileage заставит вас пересмотреть это мнение. Мы экономим нашим клиентам 20-30% на расходах по возмещению пробега, а некоторые экономят еще больше. Запросите демонстрацию сегодня и, наконец, получите представление о расходах на деловые поездки.
Расчет командировочных расходов для предприятий
Управление расходами на командировки невероятно важно для успеха компании. Если вы работаете в этой области, то вы находитесь в авангарде управления денежными потоками и наблюдаете за одним из самых больших накладных расходов в бизнесе. Использование этого руководства поможет вам устранить часть стресса, связанного с управлением расходами, и поможет вам построить процесс, который, несомненно, произведет впечатление.
Что такое командировочные расходы?
Командировочные расходы – это расходы, понесенные при поездках в деловых целях. Это может включать стоимость продуктов или услуг, необходимых для поездки, и обычно связано с поездкой вдали от дома на несколько дней или недель.
Какие командировочные расходы могут требовать сотрудники?
Ключевое правило при заявлении любых расходов заключается в том, что они должны быть понесены исключительно и обязательно в связи с выполнением вашей работы, поскольку это связано с бизнес-целями. Это значит, что вы (в отличие от вашего бизнеса) не должны получать личную выгоду от возмещения расходов.
Вот несколько примеров:
- Фактические расходы на поездку (перелет, билет на поезд, стоимость гостиницы и т.д.)
- Расходы на проживание (ваша еда и напитки, потребляемые во время путешествия)
- Любые другие расходы, связанные с путешествием, например развлечения.
Что не является законным командировочным расходом
Что вам также необходимо учитывать, так это то, что не включено в «Командировочные расходы». Этот список выглядит так:
- Поездки в обычный офис и обратно
- Любое путешествие, предпринятое по личным причинам.
Как насчет вождения? Могу ли я требовать возмещения расходов, если я беру машину напрокат или пользуюсь своей машиной для вождения в деловых целях? Да, конечно. Чтобы точно узнать, на какую сумму вы можете претендовать, ознакомьтесь с нашим Руководством по компенсации миль в Великобритании.
Вы обязаны сообщать о командировочных расходах для целей налогообложения. Однако по некоторым расходам не требуется сообщать в HMRC. Такие расходы, как услуги автобуса для сотрудников или услуги такси, когда совместное использование недоступно, освобождаются от налоговой отчетности.
Как управлять процессом командировок и расходов
1. Принять решение о способе оплаты труда сотрудников
Существует два основных способа оплаты расходов:
- Попросите сотрудников заплатить им авансом с помощью личной карты/банковского счета/наличными, а затем попросите их подать заявление о возмещении расходов.
- Оплачивайте расходы напрямую с банковского счета или карты компании.
1. Кредитная/расходная карта компании
Хотя это не требуется по закону, представление сотрудниками заявлений о возмещении расходов может потребовать времени; возможно, вы захотите рассмотреть карту расходов компании, которая, по крайней мере, значительно упрощает отслеживание финансов. Есть много компаний, которые предлагают как отслеживание расходов, так и корпоративные кредитные карты, такие как Pleo — это позволит вам отслеживать и контролировать расходы из одного источника.
Если вы решите выбрать карты расходов компании, обязательно проведите некоторое исследование, прежде чем обращаться непосредственно в свой текущий корпоративный банк. У Плео есть хорошее руководство по выбору корпоративной кредитной карты.
2. Оплата личными картами и подача заявлений о расходах
Для многих малых и средних предприятий это более простой вариант. Просить сотрудников оплачивать бизнес-расходы с их личного счета — довольно стандартная практика. Возмещение расходов может занять много времени как у администраторов, так и у персонала. Такие факторы, как запрос налоговых квитанций, только усложняют процесс. Более подробную информацию о налоговых последствиях возмещения расходов можно найти здесь. Если это предпочтительный метод для вашей компании, рекомендуется использовать такое программное обеспечение, как Expensify или Spendesk. Это поможет вам оцифровывать и отслеживать расходы.
2. Установите четкий процесс подачи и возмещения расходов
Независимо от того, используете ли вы формы на бумаге, электронные таблицы или программное обеспечение для командировочных расходов и расходов, наличие очень четкого процесса поможет вам управлять горами электронных писем, а также формировать ожидания для сотрудников, которые могут ожидать возмещения расходов. Заключение соглашений об уровне обслуживания с персоналом поможет вам своевременно получать необходимую информацию, а также предотвратит отправку сотрудниками дополнительных электронных писем с вопросами о статусе требований.
Вот несколько вариантов процесса, которые вы можете рассмотреть:
- Прогноз расходов перед поездкой — попросите сотрудников составить прогноз до поездки, это заставит их обдумать свои расходы.
- Типы квитанций и счетов-фактур . Обязательно укажите, в каком формате вы ожидаете предоставления доказательств (например, налоговая накладная в формате PDF/физическая квитанция)
- График подачи заявлений о расходах — Убедитесь, что все заявления о расходах поданы в течение 5 рабочих дней после завершения командировки.
- Период возмещения расходов — Компания обязуется возместить расходы персоналу в течение 15–30 дней с момента подачи заявления о возмещении расходов, в течение которых компания может запрашивать расходы.
Если вы решили не использовать программное обеспечение для управления расходами, убедитесь, что у вас есть стандартные формы отчетов о расходах, доступные для всех сотрудников.
3. Сообщите политику расходов
Многие компании включают свою политику расходов в свою политику деловых поездок, и почти у всех есть проблемы с соблюдением требований. Независимо от того, какой вариант оплаты выбрала ваша компания, расходование средств за пределами правил компании ставит бизнес в неловкое положение. Если вы дали кому-то кредитную карту компании, и они тратят не по правилам, то деньги уже ушли. Если работник что-то купил на свою личную карту и предъявил требование о расходах не по полису, работодатель сталкивается с неприятным сценарием: либо оплатить счет, либо оставить работника недовольным и недовольным.
Лучший способ избежать этого — убедиться, что каждый сотрудник знает правила. Убедитесь, что вы четко и регулярно сообщаете правила, чтобы у них не было оправдания, кроме как следовать им.
Вот способы достижения этого:
1. Электронные письма для всей компании каждый квартал — Отправляйте электронное письмо с политикой каждый квартал, это может не потребоваться, если вы работаете в небольшой команде.
2. Говорите об этом на общих собраниях — Ваша работа важна и экономит деньги компании, и люди должны знать правила. На следующей встрече попросите выступить в течение нескольких минут, приведя примеры (не называя имен) хороших и плохих заявлений о расходах
3. Разместите его во внутренней сети вашей компании. . Убедитесь, что это оперативный документ и к нему легко получить доступ. Свяжите его с документом Google или любым другим инструментом, который вы используете, это означает, что обновления не требуют, чтобы вы просили сотрудников удалить или игнорировать предыдущие версии,
По возможности автоматизируйте их расходы с помощью такого инструмента, как TravelPerk, который избавит сотрудников от необходимости сообщать о своих расходах на перелет и проживание.
Самый простой и эффективный способ управлять своими командировочными расходами — интегрировать выбранного вами партнера по расходам с инструментом бронирования деловых поездок, таким как TravelPerk. Храня все свои расходы в одном месте, вы можете контролировать свой бюджет, избегать ошибок и делать своих путешественников счастливыми.
Если вы обеспокоены тем, что кто-то в вашей компании намеренно не соблюдает правила и выманивает деньги у вашего бизнеса, обязательно прочитайте наше Руководство о том, как распознать и устранить мошенничество с расходами.
Как профессионально рассчитывать и отслеживать расходы на командировки
Учитывая, что в среднем компания тратит около 950 долларов на одного сотрудника в год только на поездки внутри страны, вполне вероятно, что администраторов и тех, кто занимается управлением расходами, попросят предоставить отчеты и разбивку расходов компании на поездки. Вот некоторые элементы, которые сделают вашу ежеквартальную или годовую отчетность намного проще, если вы установите эти элементы сейчас.
1. Записывайте все и отмечайте каждый расход
Звучит очевидно, но если вы не используете программное обеспечение, которое сделает это за вас, затраты времени на организацию каждой квитанции, счета-фактуры и отчета о расходах принесут огромные дивиденды, когда вы приступите к анализу расходов. Отчетность о поездках и расходах чрезвычайно важна, поскольку во многих странах эти расходы не облагаются налогом, что означает большую экономию для компаний.
Первое, что нужно сделать, это убедиться, что вы регулярно ведете исчерпывающий учет всех ваших деловых расходов. Лучше всего делать это каждый день, но, по крайней мере, вы должны стремиться делать это два раза в неделю. Все, что вы тратите, должно быть подсчитано! Остерегайтесь наличных платежей, их легко можно пропустить, но они все равно являются бизнес-расходами, и о них нельзя забывать. Лучший способ сделать это — выбрать одно из многих программ для бухгалтерского учета на рынке. Вы можете ознакомиться с нашими рекомендациями по основным игрокам здесь. Рекомендуется пометить расходы, чтобы при необходимости можно было легко извлечь метаинформацию. Чем более детализированы ваши записи, тем лучше. Рассмотрите возможность группировки и маркировки командировочных расходов несколькими способами.
- По типу поездки (действующий клиент, распродажа, корпоратив)
- По отделу
- По видам расходов
Рекомендуется убедиться, что ваши текущие расходы настроены в вашей системе учета. Если вы знаете, что будете платить поставщику каждый месяц, настройте эту запись так, чтобы она повторялась в последующие месяцы. Это поможет вам не пропустить его и лучше спланировать будущее.
2. Рассчитать каждую поездку
Лучше всего видеть стоимость всей поездки, а не просто сразу разбивать расходы на дорогу и питание в свои специальные электронные таблицы. Это предоставит вам ценные данные, которые позволят вам принять решение о том, сколько средств выделить на будущие поездки в этот регион/мероприятие, и позволят вам определить поездки или персонал, которые, возможно, кажутся вам более дорогими, чем в среднем. Убедитесь, что учтены все элементы каждой поездки, и проанализируйте поездку в целом.
Это должно включать, но не ограничиваться:
- Стоимость проезда — самолет, поезд, аренда автомобиля, включая бензин, который вы заправляете в машину
- Проживание — Отель, Airbnb или другое место, где вы останавливались
- Еда и напитки
- Развлечения — либо для клиентов, либо, если это разрешено политикой
- Соединения Wi-Fi или что-то еще, что вам нужно для работы в дороге.
3. Классифицируйте свои расходы
Ваше бухгалтерское программное обеспечение будет поставляться с предварительно установленными категориями, готовыми для того, чтобы вы могли начать классифицировать свои расходы. Старайтесь придерживаться этих стандартных категорий настолько, насколько это возможно. Это важно, потому что когда дело доходит до подачи налогов, вы сможете четко видеть, какие области ваших расходов выше или ниже, чем должны быть.
Для небольших и неповторяющихся расходов настройте поле «Прочие» расходы.
Прогнозируйте свои командировочные расходы
Подсчитав и записав все свои расходы, вы можете просмотреть расходы прошлых лет и определить, сколько вы, вероятно, потратите. Это поможет вам увидеть, где вы тратите слишком много, или заранее купить более дешевые авиабилеты, отели и т. д. Обратите внимание на сезонность, текущие расходы, появление новых сотрудников при открытии нового национального офиса.
Нужны дополнительные советы по организации деловых поездок?
Как сократить командировочные расходы для малого бизнеса
Независимо от того, являетесь ли вы малым и средним бизнесом или крупной корпорацией, существует множество способов сократить расходы на деловые поездки при бронировании деловых поездок. Вот 6 способов, которые вы можете исправить сразу.
1. Ты должен остаться на ночь?
Большинство лоукостеров и даже железнодорожных компаний предлагают услуги раннего утра и поздней ночи. Хотя это может означать немного меньше сна, это также может быть хорошим способом сэкономить деньги, поскольку означает, что вам не нужно платить за ночь в отеле или на Airbnb. Если вы используете инструмент с автоматическими политиками поездок, вам следует подумать о том, чтобы все поездки с ночевкой требовали утверждения.
2. Получите балл(ы)
Авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и даже альтернативные поставщики жилья имеют программы лояльности, которые потенциально могут сэкономить вашему бизнесу много денег. Ознакомьтесь с различными вариантами, которые они предоставляют, чтобы увидеть, какой из них имеет наибольшую пользу для вас.
СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: онлайн-решения для корпоративных поездок, такие как TravelPerk, позволят вам зарегистрировать свой бонусный номер один раз, а затем автоматически накапливать баллы каждый раз, когда вы путешествуете.
3. Вырезать такси
Такси, особенно в аэропорты и обратно, часто являются самым дорогим способом добраться до центра города после приземления рейса. Подумайте о том, чтобы сделать обязательным для ваших сотрудников использование поездов, метро, автобусов или маршрутных такси, чтобы сэкономить до 50%, особенно для тех, кто путешествует в одиночку.
4. Получить корпоративные тарифы
Если у вас есть офис в нескольких городах и большая часть ваших поездок приходится на офисы, возможно, стоит договориться о специальном корпоративном тарифе с близлежащими отелями. На самом деле, вы можете делать это всякий раз, когда замечаете, что часто путешествуете в один и тот же город. Отели часто ценят повторные заказы. У TravelPerk есть отличная команда по переговорам о корпоративных тарифах, которая может сделать это за вас.
5. Правильно рассчитывайте суточные
Предоставляете ли вы своим путешественникам суточные на питание и другие непредвиденные расходы? Не забудьте настроить его для каждого города. Например, даже внутри ЕС могут быть большие колебания цен. Помните, что HMRC устанавливает ставки на пособие на питание и то, что вы можете вернуть, поэтому держите суточные близко к этому, чтобы платить меньше.
6. Взыскать налог
Каждый год компаниям не удается возместить налог (НДС) на миллиарды расходов на поездки. Каждая компания, которая делает это, тратит от 5 до 25% больше, чем должна!
Британские компании имеют право на возмещение НДС на деловые поездки внутри страны посредством декларации по НДС в Великобритании. Британские компании также имеют право на возмещение НДС, уплаченного в других странах, но этот НДС возмещается различными способами (некоторые из них онлайн, а некоторые требуют заполнения бумажной формы). Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашим руководством по подаче заявления об уплате НДС при деловых поездках в Европу.
Конечно, существует некоторая путаница в отношении того, как будет выглядеть восстановление НДС после Brexit.