Расчет командировок: шпаргалка для бухгалтера — СКБ Контур

Расчет командировок: шпаргалка для бухгалтера — СКБ Контур

Командировки: расчеты с подотчетными лицами в 2022 году при направлении в командировку

Видеозапись

Таймкоды

3:44

Что такое служебные командировки

11:52

Кого нельзя направить в командировку

15:52

Документальное оформление командировок

18:53

Командировки дистанционных работников

21:12

Определение срока служебной командировки

24:28

Оплата периода командировки. Порядок расчета среднего заработка для командировки

36:30

Командировка в выходные и праздничные дни

46:32

Дополнительный день отдыха вместо двойной оплаты

48:55

Работник заболел в командировке

1:11:15

Возмещение расходов в связи командировкой и их налогообложение

1:18:35

Какие документы подтверждают проезд

1:26:20

Проживание

1:28:20

Суточные

1:38:15

Учет расходов при отмене командировки

1:38:59

Отражение командировочных в отчетности по страховым взносам и НДФЛ

1:46:57

Работник не отчитался по подотчетным суммам

1:52:58

Ответы на вопросы

Конспект

Содержание

• Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять

• Документальное оформление командировки

• Как оплатить время командировки: порядок определения среднего заработка

• Командировка в выходные и праздничные дни

• Дополнительный день отдыха вместо двойной оплаты

• Работник заболел в командировке

• Возмещение расходов в связи командировкой и их налогообложение (НДФЛ и страховые взносы)

• Отражение командировочных расходов в отчетности по НДФЛ и страховым взносам

Что такое «командировка» и кого нельзя в нее отправлять

Начнем с понятия — что такое служебная командировка.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Т.е. в командировку можно направить только работника — должны быть в обязательном порядке оформлены трудовые отношения.

Нормативные акты: регулируют порядок оформления командировок:

• Гл. 24 ТК РФ ГАРАНТИИ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ, ДРУГИЕ СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ И ПЕРЕЕЗДЕ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
• Постановление ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
• Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Не являются командировками

1) Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Например, это водители. Однако, если водитель выезжает в населенный пункт, который не является местом его постоянной работы, это тоже будет являться командировкой (к примеру, водитель постоянно работает в Москве, а надо поехать в Петербург).

2) Выполнение работ (услуг) по договору ГПХ.

К гражданско-правовым договорам о выполнении работ (оказании услуг) относят:

• договор подряда (гл. 37 ГК РФ);
• договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

Договор может быть заключен организацией-заказчиком с исполнителем (организацией, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем либо с физическим лицом).

Однако, в договоре с работником можно предусмотреть (помимо вознаграждения за работы, услуги) обязанность заказчика компенсировать исполнителю понесенные и оплаченные им расходы, связанные с исполнением договора (п. п. 2, 4 ст. 709, ст. 783, п.  п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ). Например, расходы исполнителя на проезд любым видом транспорта, питание, проживание в гостинице, на мобильную связь, на необходимые материалы и т.д. Возмещение этих расходов может либо включаться в цену договора, либо оплачиваться отдельно — сверх цены. В договоре целесообразно указать конкретный перечень компенсируемых расходов и порядок их возмещения.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов при ГПХ

Компенсация затрат, связанных с выполнением работ по ГПХ, облагается НДФЛ, т.к. иное не предусмотрено законодательством:

• ст. 217 НК РФ: содержит перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц;
• подтверждается письмом Минфина России от 28.09.2020 N 03-04-06/84695:

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Обратная ситуация со страховыми взносами во внебюджетные фонды. На сумму компенсации документально подтвержденных и фактически произведенных расходов исполнителя — обычного физического лица, которые осуществлялись им при исполнении договора, не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Кого нельзя направить в служебную командировку

Трудовой кодекс РФ устанавливает запрет в отношении:

• беременных женщин;
• работников в возрасте до 18 лет (за исключением отдельных категорий) (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключения связаны, например, с театрально-концертной деятельностью, спортивной (соревнования в другой местности) деятельностью и т.п.

Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся:

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники-инвалиды;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1).

Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Унифицированных форм здесь нет.

Документальное оформление командировки

1. Издается приказ, и работник в обязательном порядке с ним знакомится. Причем сроки ознакомления нигде не оговорены. По факту вы можете с сегодняшнего дня издать приказ, что завтра работник направляется в командировку.
2. До начала командировки выдается аванс (на зарплатную карту или наличными). Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов работника в командировке (п. 10 Положения о командировках).
3. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).
4. В табеле учета рабочего времени нужно проставить коды «К» или «06» (за все дни: и рабочие, и выходные, и дни в пути). Выходные дни, в которые работник был в пути или работал, обозначьте кодами «К/РВ» или «06/03»
   (Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

Что является командировкой для дистанционного работника

Для дистанционного работника служебной командировкой является поездка:

• в обособленное подразделение (представительство, филиал) (Письмо Минтруда России от 17. 11.2017 N 14-2/В-1012),
• в головной офис (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 N 14-2/ООГ-4733), находящиеся вне места постоянной работы дистанционного работника.

Под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт. Все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы

Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является.

Определение срока служебной командировки при наличии проездных документов

Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день его приезда из командировки в место постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (п.7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в указанное место (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках).

Определение срока командировки без проездных документов

Например, работник едет в командировку на служебном или на собственном автомобиле.

Здесь есть два разъяснения чиновников, которыми можно воспользоваться:

• Письмо ФНС России от 24. 11.2015 N СД-4-3/20427,
• Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

Из них следует, что при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, свидетельствующих о заключении договора на оказание гостиничных услуг, для подтверждения срока пребывания в командировке работник представляет служебную записку и (или) иной документ, в котором должно содержаться подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (абз. 4 п. 7 Положения о служебных командировках).

Командировки и авансовые отчеты

Оформление командировки

Заявка на командировку создается в пару кликов в системе или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.

Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.

Оформление командировки в системе

Оформление командировки в личном кабинете

Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.

Расчет расходов на командировку в системе

Расчет расходов на командировку в личном кабинете

После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки. При этом не нужно решать, кому и в какой последовательности отправлять заявку. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.

Оформление авансового отчета

По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в десктоп-клиенте системе или в личном кабинете. Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы.

Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.

Задание на заполнение авансового отчета в системе

Подготовка авансового отчета в личном кабинете

Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Подготовка к проверкам

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

Подготовка авансового отчета в личном кабинете

С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании.

Сколько должна стоить командировка?

Более половины тревел-менеджеров заботятся об экономии средств в командировках. Если вам знакомо следить за прибылью, вы не одиноки. Используйте реальные цифры о деловых поездках и советы по экономии из этой статьи, чтобы лучше контролировать свои расходы на поездки.

Расходы на командировку

Пункт назначения и продолжительность поездки, очевидно, могут привести к тому, что общие затраты на командировки сильно различаются. Понимание того, какие поездки требуются вашему бизнесу, необходимо для составления точного бюджета.

С учетом сказанного вы можете использовать некоторые цифры для определения «средних» ожиданий. Для трехдневной внутренней поездки (средняя продолжительность деловой поездки) реалистичная цель может составлять 990, 1293 доллара или больше, в зависимости от города назначения и от того, нужен ли вам самолет, чтобы туда добраться. Международные поездки стоят в среднем 2600 долларов на одного путешественника.

Как рассчитать транспортные расходы?

Как же разделить эти средние затраты на конкретные расходы? Планирование деловой поездки обычно связано с четырьмя основными расходами:

• Авиаперелет
• Жилье
• Наземный транспорт
• Суточные на питание и непредвиденные расходы, такие как плата за парковку

-временные рыночные ставки во внимание наряду с этими параметрами. TravelBank начинает с настроек по умолчанию, таких как, например, беспосадочные рейсы эконом-класса или отели с рейтингом 3 звезды или выше, которые можно легко настроить для каждой компании в приложении. Стартап с небольшим бюджетом и сотрудниками, готовыми терпеть небольшой дискомфорт для команды, может выбрать более дешевый рейс с пересадкой. Бизнес, планирующий поездку для топ-менеджеров, может предпочесть места бизнес-класса или первоклассный отель. Стандарт суточных Администрации общих служб США (GSA) является хорошим показателем суточных, или вы можете наградить частых путешественников более высоким пособием в качестве привилегии.

Другими словами, узнайте, какие планы подходят для типичной поездки в рамках вашего бизнеса. У компаний на разных этапах программы поездок будут разные требования. Когда вы знаете, что подходит именно вам, используйте текущие рыночные ставки, чтобы получить наиболее точную оценку затрат.

Ошибки в деловых поездках, которых следует избегать

Если вы беспокоитесь о перерасходе средств или вам нужны дополнительные идеи для снижения расходов на поездку, обратите внимание на эти распространенные проблемы, которые могут привести к превышению бюджета.

Положите (меньше) деньги куда глаза глядят

Быстро, какие самые большие расходы компании несут в командировках? Вы удивлены, узнав, что это еда? Более 20% типичного бюджета на деловые поездки уходит на питание — больше, чем на перелет, проживание в гостинице или аренду автомобиля.

Может помочь снижение суточных или их корректировка для более дорогих и более дешевых направлений. Так же можно обновить политику в отношении поездок, чтобы четко указать, когда имеет смысл развлекать клиентов или деловых партнеров, когда сотрудники могут покупать алкоголь и тому подобное. Вы также можете следить за счетами за продукты, когда сотрудники останавливаются в квартирном стиле, и различать суточные расходы на питание и личные расходы на продукты.

Забудьте о налогах на авиабилеты

Одна из ловушек, в которую легко попасть путешественникам (и менеджерам по деловым поездкам), заключается в том, что они проверяют веб-сайт туристического агрегатора на предмет предложений авиабилетов и забывают учитывать налоги в стоимости. Налог с продаж и различные сборы могут составлять более 25 процентов от стоимости проезда! Если вы уже установили свой бюджет на основе номинальной стоимости билета, вы можете быстро перерасходовать средства.

С видом на расходы отеля

Стоимость авиабилетов может показаться самой большой статьей расходов, на которой следует сосредоточить внимание, чтобы сократить расходы на поездки. В то время как билет на самолет часто стоит больше, чем одна ночь в отеле, стоимость проживания в отеле может привести к еще большим расходам. Средняя дневная стоимость отелей в 100 крупнейших городах США составляет 180 долларов США, а отели составляют в среднем 13% бюджета на поездки (по сравнению с 17% на авиабилеты).

Простой способ привлечь путешественников на борт и снизить расходы на проживание — вознаградить их за то, что они укладываются в бюджет. Программа поощрения поездок является отличным стимулом для сотрудников принимать дополнительные меры для поиска экономически эффективных вариантов.

Кроме того, не забывайте следить за ежедневными курортными сборами и налогами на отели, которые, как и стоимость авиабилетов, могут случайно привести к превышению бюджета вашего путешественника, особенно если стоимость проживания в отеле была оплачена заранее, а курортный сбор взимается при выезде.

Должны ли вы установить жесткий предел или динамический бюджет?

Существует два основных подхода к составлению бюджета командировки. Вот плюсы и минусы обоих.

Hard Cap

Бюджетная модель с жестким ограничением устанавливает один общий лимит для ваших деловых поездок. У вас есть одно число, которое нужно запомнить, и черно-белый подход к контролю за соблюдением требований. Поездка стоила меньше, чем хардкап? Вы можете идти. Превышен лимит? Руководителям или бухгалтерии, возможно, придется взглянуть на соблюдение путешественником.

Преимущество жесткой крышки в ее простоте. Компании, бронирующие только несколько очень похожих поездок в год, могут довольно хорошо работать с этой системой.

Недостатком бюджетов с жестким ограничением является то, что они не предлагают много нюансов или гибкости. Вы столкнетесь с административными проблемами, если сотрудники путешествуют в разгар сезона или в праздники. Бюджеты с жестким ограничением также не являются методом «установил и забыл». Вам нужно будет пересматривать и пересматривать бюджет не реже одного раза в 12 месяцев, чтобы не отставать от рыночных колебаний, а возможно, и чаще.

Динамическое бюджетирование

Динамические бюджеты работают с данными в режиме реального времени, чтобы привести ценовые ожидания в соответствие с рыночными ценами, датами поездки и городом назначения. Менеджеры сравнивают данные о средней стоимости аналогичных поездок с планами поездок, которые запрашивает сотрудник.

Динамическое бюджетирование на первый взгляд немного сложнее, но это гораздо более реалистичный способ бюджетирования. При жестком ограничении обычно лучше всего установить ограничение на основе вашего самого дорогого пункта назначения, чтобы не взорвать свой бюджет. Вы жертвуете своей проницательностью и ответственностью, когда речь заходит о том, сколько путешественники тратят на более дешевые поездки. Благодаря динамическому бюджетированию у вас есть реалистичный профиль расходов на каждую поездку, которую совершают ваши сотрудники.

Динамическую модель также легче разрабатывать с течением времени, потому что вы привыкли работать с данными в реальном времени. Вы формируете политику в отношении путешествий и бюджетные ожидания в соответствии с реальным миром путешествий, вместо того, чтобы втискивать поездки в форму установленной вами максимальной суммы расходов. Результатом часто является большая ответственность и более подходящие бюджетные рекомендации для более широкого круга направлений.

Хотите побить свой бюджет в этом году? Узнайте больше о том, как установить эталонные показатели путешествий, соответствующие вашему бизнесу.

Мы здесь, чтобы помочь.

Готовы узнать, как шаг за шагом изменить свою политику в отношении поездок менее чем за час? Посетите наш вебинар по запросу.

Подробнее

Калькулятор индекса корпоративных поездок: Новости делового туризма

X

Пошаговое руководство по калькулятору индекса корпоративных поездок

Знакомство с калькулятором с главным редактором BTN Элизабет Уэст Prime Numbers предоставляет агрегированные анонимные ежеквартальные тарифы в США, забронированные корпоративными клиентами на пяти уровнях отелей. Advito, HRS и Prime Numbers предоставляют параллельные данные для городов за пределами США. BTN ежегодно предоставляет налоги и сборы для городов США.

Тарифы на аренду автомобилей: Advito, Emburse и Prime Numbers предоставляют агрегированные, анонимные, ежеквартальные тарифы на прокат автомобилей в США, забронированные корпоративными клиентами по трем уровням проката автомобилей. Advito предоставляет комбинированные данные о местных налогах и сборах. BTN рассчитывает индексные ставки и ежеквартально обновляет данные об аренде автомобилей из тех же источников.

Цены на питание: При поддержке Линн Миннарт, академического председателя и клинического доцента Центра гостеприимства Джонатана М. Тиша Школы профессиональных исследований Нью-Йоркского университета, BTN ежегодно сотрудничает со студентами Нью-Йоркского университета для сбора данных о питании для Индекс корпоративных путешествий. В декабре и январе студенты звонили в рестораны, чтобы узнать цены на еду без налогов и чаевых. BTN ежегодно обновляет данные о питании.

Данные о питании в США: На завтрак в каждом городе с годовым ВВП выше 95 миллиардов долларов студенты опросили три сети, шесть независимых ресторанов, определенных с помощью TripAdvisor, и три ресторана при отелях; на каждый обед и ужин они вызывали шесть сетевых и шесть независимых ресторанов. В каждом меньшем городе учащиеся опросили два независимых ресторана и один гостиничный ресторан на завтрак, а также три сетевых и три независимых ресторана на каждый обед и ужин. Американский завтрак состоит из яичного блюда (омлет, бенедикт и т. д.) с фруктами и кофе или соком. Примеры сетей завтраков включают Denny’s, IHOP и Starbucks. Обед – салат или бутерброд, пицца, буррито или рулет с фруктами; картофель фри или чипсы; и безалкогольный напиток. Ужин — стейк, паста, сырая или вареная рыба; небольшой салат; сырная тарелка или десерт; и бокал вина. Примеры сетей обедов включают Chili’s, Panera и Bonefish Grill. Примеры сетей ресторанов включают Fogo de Chao, The Cheesecake Factory и The Capital Grille.

Данные о питании за пределами США: Завтрак основан на континентальном завтраке. На обед и ужин в каждом городе с населением 1,5 миллиона человек и более студенты опросили 12 ресторанов; в каждом меньшем городе они вызвали шесть. 1 декабря студенты перевели цены из местной валюты в доллары США. Обед состоит из бутерброда, салата и безалкогольного напитка. Ужин состоит из рыбного, куриного или говяжьего блюда; салат; безалкогольный напиток; и поднос с десертом или сыром.

Тарифы на такси: BTN собрал данные о тарифах на такси, в основном используя Rome2Rio и WelcomPickUps.