Расчетная ведомость пример заполнения: Полная информация для работы бухгалтера

Расчетная ведомость пример заполнения: Полная информация для работы бухгалтера

Расчетная ведомость по форме Т-51 — как заполнить

Расчетная ведомость Т-51 помогает рассчитать выплаты по трудовым договорам. Как использовать этот формуляр? Есть ли у него унифицированный бланк или можно составить свою форму? Что за параметры находят отражение в Т-51? Рассматриваем нюансы работы с формой Т-51 в нашем материале. Кроме того, вам представится возможность скачать бланк расчетной ведомости Т-51.

Зачем нужен формуляр Т-51

Форма Т-51 — Расчетная ведомость — относится к внутренним документам компании. Без запроса проверяющих служб предоставлять ее никуда не требуется.

Узнайте, какие документы могут быть, в свою очередь, запрошены Трудинспекцией при проверке.

Форма Т-51 создана для расчета размера выплат работникам. Наряду с ней для работы с зарплатой сотрудников также введены формы:

Подробнее о форме Т-49 прочитайте в нашей статье. А о форме Т-53 можно узнать здесь.

Посмотрите в чём отличие Т-51 Расчетная ведомость от прочих формуляров:

Внедрение ведомости Т-51 в документооборот — это обязанность или право работодателя?

Обязательно иметь или форму Т-51, или форму «Расчетно-платежная ведомость». Эти ведомости относятся к первичке, по которой вычисляют зарплаты сотрудников; в них происходит расчет выплат работникам с учетом всех надбавок и удержаний.

Узнайте больше о том, какие в бухгалтерском учете используются первичные документы.

Вносят параметры в бланк расчетной ведомости Т-51 исходя из данных:

• о времени работы в отчетном периоде;
• об окладе;
• о положенных надбавках;
• дополнительных начислениях;
• необходимых удержаниях.

Наряду с расчетной ведомостью по форме Т-51 всегда положено иметь:

Что делать, если день выплаты зарплаты пришелся на выходной? Решить эту проблему поможет наша статья «Можно ли выплатить зарплату в выходной день?».

Действующий бланк формуляра

Актуальный бланк Т-51 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Применять образец ведомости Т-51 из озвученного постановления необязательно. Использование исключительно унифицированных бланков требуется только для некоторой первички. Расчетная ведомость к таковой не относится. Поэтому допустимо форму Т-51 взять за основу и доработать в соответствии с потребностями организации. Важно при этом сохранить все обязательные для первичного документа реквизиты.

Вести формуляр можно на бумаге, но сейчас такое встречается редко. В массе своей это делается с использованием программного обеспечения.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях применения формы Т-51 в рамках расчетов по зарплате. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Сохранять расчетную ведомость положено в течение 6 лет. Если же в организации нет лицевых счетов сотрудников, то Т-51 хранят не менее 50/75 лет.

О сроках хранения документов читайте в

статье.

Скачать бланк в word расчетной ведомости Т-51 можно, кликнув по картинке ниже. Там же можно бесплатно скачать форму Т-51 «Расчетная ведомость» с внесенными параметрами:

Расчетная ведомость № 51 Скачать

Ниже покажем на образце заполнения расчетной ведомости Т-51, как корректно вносить данные в формуляр.

На основании ведомости Т-51 заполняют расчетный листок для работника. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм работы с расчетными листами.

Внесение параметров в форму Т-51

Для начала покажем структуру образца заполнения формы Т-51.

Форма состоит из двух блоков:

• 1-я страница — шапка документа
• 2-я и последующие страницы — таблица, куда вносятся основные данные по каждому работнику

Страница 1

Образец заполнения формы Т-51, страница 1:

Здесь вносят:

Датой составления расчетной ведомости Т-51 может не быть крайнее число месяца, так как сроки ее составления не регламентированы. Составить ведомость следует не ранее, чем закончится отчетный месяц, и не позднее даты выплаты заработной платы. В этот промежуток и должна попадать дата составления ведомости.

Подробнее о сроках выплаты зарплаты — здесь.

Страница 2

Данный раздел представляет собой таблицу, в которую вносят основные данные, необходимые для расчета заработной платы за месяц. Итоговый столбец таблицы — сумма, которую получит работник на руки по итогам месяца, как правило, с учетом уже выплаченного аванса.

Рассмотрим каждый столбец подробнее:

Образец таблицы, страница 2:

Завершает расчетную ведомость подпись ответственного лица с указанием должности и Ф.И.О.

При расчете зарплаты поможет наша статья «Как рассчитать зарплату по окладу — формула».

Итоги

Расчетная ведомость помогает рассчитывать выплаты нанятому персоналу. Наряду с ней должны применяться формуляры для выдачи заработной платы. В Т-51 отражаются все начисленные в пользу работника суммы, обязательные удержания и итоговые суммы к выплате.

Расчетная ведомость по зарплате: образец заполнения

15.10.2022Рубрика: ДокументыАвтор: Субсидии

Документ, в котором сводятся воедино все расчёты по начислению заработной платы сотруднику, называется расчетная ведомость по зарплате. Документ этот имеет название форма «Т-51». Помимо данной ведомости, существует ещё два вида подобного рода ведомостей: это расчётно-платежная форма «Т-49» и платежная форма «Т-53». Используются платежные ведомости на предприятиях, где зарплата сотрудникам выдается через кассу, наличными средствами.

На сегодня использование платежных ведомостей заметно сократилось, так как большинство работодателей предпочитают оплачивать труд рабочих посредством перевода денег на банковскую карту. В то же время по-прежнему остается очень востребованной расчетная ведомость по зарплате. После заполнения ведомости, даже в электронном виде, она подлежит распечатке. Это делается для того, чтобы подшить весь объем расчетной документации, хранится он на предприятии на протяжении пяти лет, на случай разнообразных проверок.

Расчетная ведомость является унифицированным документом, в связи с этим внешний вид её меняться не может ни в коем случае. В ведомости имеется два типа листов: табличный лист и титульный лист. При этом на очень крупном предприятии форма расчетной ведомости может быть многостраничной.

1. Название и идентификационный код организации.
2. Временной промежуток, за который начисляется зарплата (расчётный период).
3. Сумма к выдаче на руки.
4. Дата заполнения ведомости.

Табличная часть расчетной ведомости полностью отображает начисляемые и удерживаемые суммы. Основой для заполнения ведомостей служит табель, в котором ведётся учет рабочего времени, а также больничные листы, отпускные листы и прочая документация.

Помимо этого, при заполнении ведомости обязательно учитываются условия оплаты каждого отдельно взятого работника. Всё это так же относится и к расчётно-платежной ведомости.

Утверждена форма ведомости была на государственном законодательном уровне, это говорит о том, что содержатся в ней исключительно регламентированные графы. Граф этих в ведомости насчитывается 18. Условно можно поделить их на 5 блоков, к ним относятся:

1. Информация о сотруднике.
2. Начисления заработной платы.
3. Удержания из заработной платы.
4. Задолженность перед сотрудником.
5. Итого.

Ведомость вступает в силу после подписания главным бухгалтером. Многостраничная ведомость обычно нумеруется, при этом количество листов в ведомости отображается на титульном листе.

Вы можете скачать бланк расчетно-платежной ведомости Формы Т-49.

0 зарплата 2014 зарплата бюджетникам расчетная ведомость по зарплате

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Как заполнить в 2022 году

Если вы не меняли место работы, нужно ли вам заполнять новую форму W-4 только потому, что текущая форма может отличаться от той, которую вы заполняли, когда начали работать у своего работодателя?

В 2020 году были внесены серьезные изменения в форму W-4, форму, которую должен заполнить каждый сотрудник, чтобы определить сумму налогов, удерживаемых с каждой зарплаты. Служба внутренних доходов (IRS) заявила, что пересмотрела форму, чтобы повысить ее прозрачность и точность системы удержания из заработной платы.

К счастью, если вы не меняли работу и у вас нет причин переделывать форму W-4, вам не нужно заполнять новую. Ваш работодатель может продолжать использовать тот, который у вас есть в файле.

В новой форме W-4 от сотрудников не требуется указывать личные исключения или освобождения от зависимости, которые больше не актуальны. Однако он спрашивает, на сколько иждивенцев вы можете претендовать. Он также спрашивает, хотите ли вы увеличить или уменьшить сумму удержания на основе определенных факторов, таких как вторая работа или ваше право на детальные вычеты.

Даже если у вас нет особых обстоятельств, вы можете стратегически использовать форму W-4, чтобы гарантировать, что вы либо не будете платить налоги, либо получите возмещение при подаче федеральной налоговой декларации за год. Эта статья поможет вам решить, нужно ли вам повторно просмотреть форму W-4, хранящуюся на вашей работе, и как заполнить исправленную форму, если вы считаете, что это будет полезно. И, конечно же, если у вас новая работа, вам придется заполнить новую форму.

Новая версия формы W-4 действует с 2020 налогового года.

Key Takeaways

• Ваши записи в форме W-4, Свидетельстве об удержании налога работника, определяют, сколько налога ваш работодатель будет вычитать из вашей зарплаты.
• Чем точнее вы его заполните, тем меньше вы будете должны (или будете должны) при подаче декларации о годовом подоходном налоге.
• Новая форма W-4 позволяет корректировать размер удержания в зависимости от определенных личных обстоятельств, таких как вторая работа.
• Вы также можете заполнить форму стратегически, чтобы либо не платить дополнительные налоги, либо гарантировать, что вы получите возмещение во время уплаты налога.

Обновленная форма W-4

В 2020 году форма W-4 была полностью изменена, и теперь в ней нужно заполнить меньше строк. То, как вы заполняете форму W-4 (свидетельство работника об удержании налогов), определяет, сколько налога ваш работодатель будет удерживать из вашей зарплаты.

Ваш работодатель отправляет деньги, которые он удерживает из вашей зарплаты, в Службу внутренних доходов (IRS) вместе с вашим именем и номером социального страхования (SSN).

Ваше удержание засчитывается в счет оплаты годового подоходного налога, который вы рассчитываете при подаче налоговой декларации за год. Вот почему в форме W-4 запрашивается идентифицирующая информация, такая как ваше имя, адрес и SSN.

Что изменилось на W-4?

Новая версия формы W-4 исключает возможность требовать личных пособий. Ранее форма W-4 поставлялась с рабочим листом личных пособий, чтобы помочь вам определить, сколько пособий нужно требовать. Чем больше пособий вы требовали, тем меньше работодатель будет удерживать из вашей зарплаты; чем меньше пособий вы требовали, тем больше ваш работодатель будет удерживать.

Раньше льготы были слабо привязаны к личным и иждивенческим льготам, заявленным в вашей налоговой форме. Впоследствии стандартный вычет был удвоен в результате принятия Закона о сокращении налогов и занятости (TCJA) 2017 года, а личные и зависимые льготы были отменены.

В новой форме вам будет предложено указать количество иждивенцев в вашей семье на шаге 3.

Он также спрашивает, оправдывают ли ваши обстоятельства большую или меньшую сумму удержания. Он позволяет вам указать, есть ли у вас доход от второй работы или вы ожидаете отчислений, которые вы укажете в своей налоговой декларации.

5 шагов обновленной формы W-4: резюме

Новый W-4 имеет пять ступеней. Для всех воркеров требуются только шаги 1 и 5:

Шаг 1 : Это обычная личная информация, которая идентифицирует вас и указывает, планируете ли вы подавать налоговую декларацию как одинокое лицо, женатый человек или глава семьи.

Шаг 2 : Эта часть предназначена для людей, обстоятельства которых указывают на то, что они должны удерживать больше или меньше стандартной суммы. Доход супруга, вторая работа или внештатный доход — все это факторы, которые можно указать здесь.

Шаг 3 : В этом разделе вы указываете количество детей или других иждивенцев, которые у вас есть.

Шаг 4 : Этот необязательный раздел позволяет вам указать другие причины для удержания большей или меньшей суммы из вашей зарплаты. Например, пассивный доход от инвестиций может увеличить ваш годовой доход и сумму налогов, которые вы должны уплатить. Детализированные вычеты могут снизить сумму налогов, которые вы должны. Это может быть причиной для корректировки вашего удержания по форме W-4.

Шаг 5 : Ваша подпись.

Почему вам может понадобиться пересмотреть форму W-4

Когда в 2020 налоговом году была выпущена новая форма W-4, это была первая серьезная переработка формы с тех пор, как в декабре 2017 года был подписан закон о TCJA. Этот закон внес серьезные изменения в удержание налогов для сотрудников.

На самом деле, пересмотр формы W-4 и налоговые изменения после TCJA могут стать поводом еще раз просмотреть форму W-4, которую вы подали, когда впервые обратились к своему работодателю, чтобы узнать, нужно ли вам вносить изменения.

У вас также есть веская причина пересмотреть свою форму W-4 на основании ваших последних налоговых деклараций, если вы обнаружите, что вы либо задолжали много денег, потому что недоплачивали в течение года, либо вам задолжали много денег, потому что вы переплатили.

Также рекомендуется обновлять форму W-4 каждый раз, когда в вашей жизни происходят большие перемены, такие как рождение ребенка, брак или развод, или новая внештатная работа на стороне.

2022 г. Форма W-4, Свидетельство работника об удержании налогов.

Служба внутренних доходов

Как заполнить новую форму W-4

Если вы одиноки или состоите в браке с супругом, который не работает, у вас нет иждивенцев, у вас есть только одна работа и вы не претендуете на налоговые льготы или вычеты (кроме стандартных вычетов), то заполните W-4 является прямым. Все, что вам нужно сделать, это заполнить свое имя, адрес, SSN и статус подачи, а затем подписать форму и поставить дату.

И наоборот, если у вас есть иждивенцы, супруг с заработком или вы планируете претендовать на какие-либо налоговые льготы или вычеты, то ваша налоговая ситуация является более сложной, и вам придется предоставить больше информации.

Вот пошаговая инструкция по заполнению формы.

Шаг 1: Предоставьте информацию

Укажите свое имя, адрес, статус подачи и SSN. Ваш работодатель нуждается в вашем SSN, чтобы, когда он отправляет деньги, которые он удержал из вашей зарплаты, в IRS, платеж надлежащим образом применялся к вашему годовому счету по подоходному налогу.

После завершения этого шага лица, подающие документы в одиночку с простой налоговой ситуацией, как описано выше, должны только поставить подпись и дату на форме, и все готово.

Все остальные должны сделать еще несколько шагов.

Скажите, что у вас простая налоговая ситуация: у вас одна работа, ни супруга, ни детей, и вы не перечисляете отчисления. Просто заполните шаг 1 и подпишите форму. Готово.

Шаг 2: Укажите несколько мест работы или работающего супруга

Перейдите к шагу 2, если у вас более одной работы или ваш статус подачи документов — «Женаты, подаете совместную регистрацию» и ваш супруг работает. Если это относится к вам, вы можете выбрать один из следующих трех вариантов:

Опция А

Воспользуйтесь онлайн-оценщиком налоговых удержаний IRS и включите оценку на шаге 4 (поясняется ниже), когда это применимо.

Опция В

Заполните рабочий лист для нескольких рабочих мест, который находится на странице 3 формы W-4, и введите результат на шаге 4(c), как описано ниже.

IRS советует, чтобы рабочий лист заполнялся только одним из супружеской пары, той, у которой есть более высокооплачиваемая работа, чтобы в конечном итоге получить наиболее точное удержание.

2022 Форма W-4 Рабочий лист для нескольких работ.

Служба внутренних доходов

При заполнении Рабочего листа по нескольким работам первое, что вам нужно будет сделать, это указать, работаете ли вы на двух работах (включая вас и вашего супруга), на трех или более. Если вы и ваш супруг работаете по одной работе, вы должны заполнить строку 1 в рабочем листе. Если у вас две работы, а ваш супруг не работает, вы также заполните строку 1.

Чтобы точно заполнить строку 1, вам необходимо использовать графики, представленные на странице 4 формы W-4. Эти графики разделены по статусу подачи, поэтому вам нужно будет выбрать правильный график в зависимости от того, как вы подаете свои налоги. В левом столбце перечислены суммы в долларах для супруга с более высоким доходом, а в верхней строке перечислены суммы в долларах для супруга с более низким доходом.

Например, давайте посмотрим на человека, который женат и подает документы совместно. Предполагая, что супруг А зарабатывает 80 000 долларов в год, а супруг Б зарабатывает 50 000 долларов в год, супругу А нужно будет выбрать 8 120 долларов (пересечение строки 80 000–99 999 долларов в левом столбце и столбца 50 000–59 999 долларов в верхней строке) для заполнения. в строке 1 на листе нескольких заданий.

Форма W-4 2022 г. Совместная подача налоговой декларации. Таблица подоходного налога.

Служба внутренних доходов

Если у вас есть три или более работы, совмещенных между вами и вашим супругом, вам нужно будет заполнить вторую часть Рабочего листа для нескольких работ. Во-первых, выберите самую высокооплачиваемую работу и вторую по величине работу. Используйте графики на странице 4, чтобы вычислить сумму, которую необходимо добавить к строке 2а на странице 3. Этот шаг аналогичен приведенному выше примеру, за исключением того, что вы используете вторую по величине работу как «низкооплачиваемую работу».

Затем вам нужно будет сложить заработную плату с двух самых высокооплачиваемых работ. Используйте эту цифру для «более высокооплачиваемой работы» на графике на странице 4, а заработную плату с третьей работы используйте как «низкооплачиваемую работу». Введите сумму из графика в строку 2b на странице 3 и сложите вместе строки 2a и 2b, чтобы завершить строку 2c.

Например, предположим, что у супруга А есть две работы, приносящие 50 000 и 15 000 долларов, а у супруга Б — одна работа, приносящая 40 000 долларов. Супруга А введет 3520 долларов в строку 2а (пересечение линии 50 000–59 долларов).999 из левого столбца и столбец от 40 000 до 49 999 долларов из верхнего ряда). Сложив 50 000 и 40 000 долларов вместе, итого 90 000 долларов, супруг А введет 2 820 долларов в строку 2c (пересечение строки 80 000–99 999 долларов в левом столбце и столбца 10 000–19 999 долларов в верхней строке). Сложение этих двух сумм вместе дает 6 340 долларов США для строки 2c.

Вам нужно будет ввести количество периодов оплаты в году на самой высокооплачиваемой работе в строке 3 Рабочего листа нескольких вакансий, например, 12 для ежемесячной работы, 26 для двухнедельной или 52 для еженедельной. Разделите годовую сумму, указанную в строке 1 (для двух мест работы) или строке 2с (для трех и более мест работы), на количество периодов оплаты. Введите эту цифру в строку 4 рабочего листа по нескольким работам и в строку 4c формы W-4.

Опция С

Установите флажок в опции C, если у вас двоих всего две работы, и сделайте то же самое в форме W-4 для другой работы. Выбор этого варианта имеет смысл, если оба зарабатывают примерно одинаково. В противном случае может быть удержано больше налога, чем необходимо.

Шаг 3: Добавить иждивенцев

Если у вас есть иждивенцы, заполните шаг 3, чтобы определить, имеете ли вы право на получение налогового вычета на детей и зачета для других иждивенцев. Одинокие налогоплательщики, которые зарабатывают менее 200 000 долларов США, или те, кто состоит в браке и зарабатывают менее 400 000 долларов США, имеют право на получение налоговой скидки на детей.

Технически определение иждивенца IRS довольно запутанно (подробности см. в Публикации IRS 501), но краткий ответ заключается в том, что иждивенец — это ребенок или родственник, который живет с вами и поддерживается вами в финансовом отношении.

Умножьте количество отвечающих требованиям детей в возрасте до 17 лет на 2 000 долларов США, а количество других иждивенцев — на 500 долларов США. Добавьте сумму двух долларов в строку 3.

Налоговый кредит на ребенка и авансовые платежи по налоговому кредиту на ребенка (которые закончились платежом в декабре 2021 года) не облагаются налогом и, следовательно, не имеют отношения к информации в вашей форме W-4.

Шаг 4: Добавьте другие настройки

В этом разделе IRS спрашивает, хотите ли вы, чтобы из вашей зарплаты удерживалась дополнительная сумма.

«Конечно, нет», — скажете вы. — Ты и так берешь достаточно моих денег.

Но информация, которую вы предоставили в предыдущих разделах, может привести к тому, что ваш работодатель удержит слишком мало налогов в течение года. Это может привести к тому, что вы получите большой налоговый счет и, возможно, штрафы и проценты за недоплату в апреле.

Как узнать, может ли это произойти? Одной из вероятных причин является то, что вы получаете значительный доход, указанный в форме 1099, который используется для выплаты процентов, дивидендов или дохода от самозанятости, с которого вы еще не заплатили налоги. Или, возможно, вы все еще работаете, но получаете пенсионное пособие с предыдущего места работы или пенсионное пособие по социальному обеспечению.

Шаг 4 формы W-4 позволяет вам удержать дополнительные суммы, заполнив один или несколько из следующих трех разделов:

4(а)

Если вы рассчитываете получить доход, не связанный с работой, не подлежащий удержанию, например доход от дивидендов или пенсионных счетов, введите сумму в этом разделе.

4(б)

Заполните этот раздел, если вы планируете детализировать свои отчисления и хотите уменьшить свое удержание. Чтобы оценить свои вычеты, используйте Рабочий лист вычетов, приведенный на странице 3 формы W-4.

Рабочий лист формы W-4 за 2022 год.

Служба внутренних доходов

4(в)

Этот раздел позволяет вам удерживать любой дополнительный налог, который вы хотите удерживать из вашей заработной платы за каждый платежный период, включая любые суммы из рабочего листа для нескольких рабочих мест, как описано выше, если это относится к вам.

Шаг 5: Подпись и дата Форма W-4

Форма недействительна, пока вы ее не подпишете.

Помните, что вам нужно заполнять новую форму W-4 только в том случае, если вы начинаете новую работу или хотите внести изменения в сумму, удерживаемую из вашей заработной платы.

Вы можете изменить свое удержание в любое время, отправив новую форму W-4 своему работодателю.

Как стратегически увеличить, уменьшить или не платить налоги

Вы можете использовать форму W-4, чтобы увеличить или уменьшить размер удержания, в зависимости от вашей индивидуальной ситуации. Например, вы можете захотеть увеличить удержание, если у вас был особенно большой налоговый счет, когда вы подавали налоговую декларацию в прошлом году. Это повысит вероятность того, что в следующий раз вы будете должны меньше. Или вы можете уменьшить удержание, если вы получили большой возврат средств в прошлом году и предпочли бы иметь большую часть своей зарплаты, чтобы прожить в течение года.

Чтобы удержать больше: Чтобы увеличить сумму, вычитаемую из вашей зарплаты, чтобы получить меньший налоговый счет или даже возмещение, вы можете уменьшить количество иждивенцев, о которых вы заявляете, и/или добавить дополнительную сумму в строку 4(c ) удерживается каждый платежный период.

Чтобы меньше удерживалось: Чтобы уменьшить сумму, удерживаемую правительством, чтобы вы получали больше заработанных денег в каждый платежный период, вы можете увеличить количество заявленных иждивенцев, уменьшить суммы, которые вы вводите в строке 4(a) или 4(c), или увеличьте сумму своих отчислений в строке 4(b).

Чтобы не платить налоги: Если ваша цель состоит в том, чтобы не платить налоги при подаче документов, вы должны как можно точнее заполнить форму W-4. Убедитесь, что ваш статус регистрации правильный и что ваша семейная ситуация (новый ребенок, подросток, которому в этом году исполнится 18 лет и т. д.) актуальна. Использование оценщика налога, удерживаемого IRS, может помочь, если ваша ситуация немного сложна, потому что он учитывает такие вещи, как налоговые льготы и взносы в пенсионный фонд. Узнайте больше о том, как не платить налоги здесь.

Особые соображения при подаче формы W-4

Если вы приступили к работе в середине года и не работали ранее в этом году, вот налоговая льгота, которая может сэкономить вам деньги:   Если вы будете работать не более 245 дней в году, письменно запросите, чтобы ваши работодатель использует метод неполного года для расчета вашего удержания.

Стандартная формула удержания предполагает занятость в течение всего года, поэтому без использования метода неполного года будет удерживаться слишком много, и вам придется ждать налогового периода, чтобы вернуть деньги.

Для чего используется форма W-4?

Форма W-4 — это форма Службы внутренних доходов (IRS), которую вы заполняете, чтобы сообщить своему работодателю, сколько денег нужно удержать из вашей зарплаты в счет уплаты федеральных налогов.

Кто должен заполнять форму W-4?

Каждому сотруднику предлагается заполнить форму W-4, как правило, в первый день работы. Невыполнение этого требования может привести к тому, что вы заплатите слишком большой или слишком маленький налог.

Нужно ли заполнять формы W-4 каждый год?

Нет. Как правило, форма требует повторного заполнения только в том случае, если работник меняет работу или произошли изменения в обстоятельствах, которые требуют изменения суммы, удерживаемой из его зарплаты в счет уплаты налогов.

Итог

Важно правильно заполнить форму W-4, потому что IRS требует, чтобы люди платили налоги со своего дохода постепенно в течение года.

Если у вас удержан слишком маленький налог, вы можете быть должны удивительно большую сумму IRS в апреле, плюс проценты и штрафы за недоплату налогов в течение года.

Однако, если у вас удержано слишком много налогов, ваш месячный бюджет будет меньше, чем должен быть. Кроме того, вы будете давать правительству беспроцентный кредит, когда вы могли бы сохранить или инвестировать эти деньги. Вы не получите свои переплаченные налоги обратно до следующего года, когда вы подадите налоговую декларацию и получите возмещение.

В этот момент деньги могут показаться неожиданной удачей, и вы можете использовать их менее разумно, чем если бы они поступали постепенно с каждой зарплатой.

Руководство по формам расчета заработной платы для работодателей

Приветствуя нового сотрудника в команде, владельцы малого бизнеса должны сделать гораздо больше, чем просто обучить его работе. Одной из важных задач является обеспечение правильной оплаты труда новых сотрудников и правильное заполнение всех необходимых форм расчета заработной платы.

Хотя владение бизнесом может быть полезным на многих уровнях, управление формами расчета заработной платы может быть проблемой, если вы не знакомы с теми, которые вам нужны. Существует множество форм, которые следует учитывать в зависимости от ваших сотрудников и типа бизнеса, и важно правильно их подобрать.

Служба внутренних доходов наказывает предприятия за неправильную регистрацию или неуплату налогов на трудоустройство. Штрафы варьируются в зависимости от уровня обвинения, при этом федеральные правонарушения обычно дороже, чем государственные. В предыдущие годы IRS наложила почти 7 миллионов налоговых штрафов на заработную плату, что составило 4,5 миллиарда долларов. Это признак того, насколько серьезно IRS относится к этим штрафам, и почему важно понимать каждую форму и сроки ее подачи.

Примечание редактора. Ищете подходящую услугу расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

О каких формах налога на заработную плату вам необходимо знать?

Несоблюдение крайнего срока уплаты налога на заработную плату или заполнение неправильной формы может иметь дорогостоящие последствия. Ниже мы объясним формы отчетов о заработной плате, которые вам нужно держать в поле зрения.

Form name	Due date
Form 941	April 30, July 31, Oct. 31, Jan. 31
Form 944	Jan. 31
Form 940	Jan. 31
Form W-2	Jan. 31
Form W-3	Jan. 31
Form 1095-B	Jan. 31
Форма 1094-B	28 февраля. 1099-MISC	1 марта при подаче в бумажном виде, 31 марта в электронном виде
Форма 1099-NEC	31 января (получатель и IRS)
Форма W-4	ФЕВ.

Формы отчета о заработной плате

Форма отчета о заработной плате информирует правительство о ваших обязательствах по налогу на работу. В этой форме укажите налоги, которые вы удержали из заработной платы сотрудников, и уплаченные вами налоги на заработную плату. Не забудьте представить отчеты о заработной плате как для федеральных, так и для государственных налогов.

1. Форма 941

Источник: IRS

В форме 941, ежеквартальной федеральной налоговой декларации работодателя, указывается количество ваших сотрудников, их заработная плата и налогооблагаемые чаевые, а также удержанный вами федеральный подоходный налог. Здесь также задокументированы налоги на социальное обеспечение, Medicare и выплаты по болезни вместе с любыми внесенными в них корректировками. Вы должны подать эту форму налога на заработную плату, если вы еще не представили окончательный отчет, если вы не являетесь сезонным работодателем или нанимаете сельскохозяйственных или домашних работников. Отчет о заработной плате следует подавать ежеквартально.

Сроки оплаты: 30 апреля, 31 июля, 31 октября, 31 января

2.

Форма 944

Очень малые предприятия иногда используют форму 944 вместо формы 941. Эта форма является годовой налоговой декларацией работодателя, и единственные предприятия, которые имеют право на его использование, — это те, у которых ежегодные обязательства по социальному обеспечению, медицинскому обслуживанию и федеральному подоходному налогу не превышают 1000 долларов. Кроме того, у вас должно быть письменное уведомление от IRS, разрешающее вам использовать эту форму вместо формы 941. Эта форма налога на заработную плату подается ежегодно, а не ежеквартально, поэтому, если вы имеете право ее использовать, вам следует это сделать.

Срок оплаты: 31 января

3. Форма 940

Форма 940 — это ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице. Эта форма налога на заработную плату используется для отчетности по федеральному налогу на безработицу или налогу FUTA со ссылкой на Федеральный закон о налоге на безработицу. Этот налог финансирует выплаты по безработице работникам, которые недавно потеряли работу. Ваш бизнес должен платить налоги FUTA, если вы платили не менее 1500 долларов США в качестве заработной платы за квартал в течение последних двух лет. Эти налоги уплачиваются ежеквартально, но сообщаются один раз в год.

Срок оплаты: 31 января

4. Форма W-2

Источник: IRS

Форма W-2 является одной из наиболее известных форм и должна выдаваться каждому сотруднику в конце каждого года. . Он используется для отчетности о годовой компенсации каждого сотрудника и всех федеральных, государственных и других удержаний налога на заработную плату. Это не нужно заполнять для независимых подрядчиков; вместо этого вы заполните форму 1099.

Срок оплаты: 31 января

5. Форма W-3

Форма W-3 представляет собой сокращенную версию формы W-2. Например, один W-3 может представлять 10 W-2. Эта форма называется «Передача деклараций о заработной плате и налогах». Он включает в себя общий заработок, заработную плату FICA, заработную плату федерального дохода и сумму удержанного налога. Вам не нужно давать W-3 вашим сотрудникам. Ваша форма W-3 должна быть отправлена ​​федеральному правительству и правительству штатов вместе с вашими формами W-2.

Срок оплаты: 31 января

6. Форма 1095-B

Если вы предоставляете своим сотрудникам план медицинского страхования, который соответствует или превышает то, что Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) называет «минимальным основным покрытием», Форма 1095-Б. В нем вы отметите тип медицинского страхования, застрахованы ли иждивенцы, а также период покрытия за предыдущий год. Ваши сотрудники будут использовать эту форму, чтобы доказать, что они имеют соответствующую медицинскую страховку, которая освобождает их от уплаты штрафа при подаче налоговых деклараций. Если в вашей компании работает не менее 50 штатных сотрудников, и ACA называет ее «подходящим крупным работодателем», вместо этого заполните форму 1095-C.

Срок оплаты: 31 января

7. Форма 1094-B

9Форма 0002 1094-B представляет собой отчет о передаче информации о медицинском страховании, который аналогичен форме W-3 тем, что в ней суммируется форма 1095-B с количеством форм, которые вы отправляете. Он также сообщает IRS ваше имя и номер телефона, чтобы они могли связаться с вами, если у них возникнут вопросы по формам. Вам не нужно отправлять форму 1094-B сотрудникам; представить его в IRS вместе с формами 1095-B. Если ваш бизнес классифицируется как «подходящий крупный работодатель», вместо этого заполните форму 1094-C.

Срок выполнения: 28 февраля

8. Форма I-9

Форма I-9 должна быть включена в ваш пакет адаптации для новых сотрудников. Форма подтверждает соответствие требованиям сотрудника в Соединенных Штатах. Как граждане США, так и неграждане заполняют форму I-9 до получения оплаты за свою работу. Сотрудник подтверждает разрешение на работу в Соединенных Штатах, предоставляя документы (например, свидетельство о рождении или водительские права), подтверждающие право на работу. Работодатели должны просмотреть документы и подтвердить, что они выглядят подлинными и не фальсифицированы. Работодатель должен хранить форму I-9в файле на случай рассмотрения правительством.

Департамент Службы гражданства и иммиграции США заявляет, что форма требуется в течение трех дней после приема на работу нового сотрудника. Например, если сотрудник приступает к работе во вторник, форма должна быть представлена ​​работодателю до этой пятницы.

Срок оплаты: Через три дня после даты найма

9. Форма W-9

Источник: IRS

Форма W-9 предназначена специально для компаний, которые нанимают независимых подрядчиков. Если компания платит независимому подрядчику более 600 долларов в налоговом году, компания должна сообщить об этих платежах в IRS, используя форму 109.9-РАЗНОЕ. В форме W-9 работодатель запрашивает у подрядчика (или фрилансера) имя налогоплательщика, адрес и идентификационный номер налогоплательщика. Поскольку форма W-9 не подается, конкретной даты для формы нет. Однако компании должны запросить заполнение формы до оплаты независимому подрядчику.

Срок оплаты: На момент заказа работ по договору

10.

Форма 1099-MISC

Используйте форму 1099-MISC при осуществлении платежа в размере 600 долларов США или более физическому лицу или ООО. Сюда входят гонорары адвокатов, премии, здравоохранение, роялти и арендная плата.

Срок исполнения: 1 марта, если подается в бумажном виде, 31 марта, если подается в электронном виде услуги должны быть указаны в форме 1099-NEC.

11. Форма 1099-NEC Начиная с 2020 налогового года форма 1099-NEC представляет собой упрощенный способ сообщить о выплате более 600 долларов США самозанятому лицу, фрилансеру или подрядчику, который оказывал услуги вашему бизнесу. 1099-NEC покрывает гонорары, льготы, комиссионные, призы, награды и т. д. за услуги, предоставляемые не сотрудниками.

Срок исполнения: 31 января (рассылается получателям и подается в IRS)

12. Форма W-4

Источник: IRS

Предоставляйте форму W-4 всем новым сотрудникам. Сотрудники, получающие форму, должны заполнить ее до или в первый день своей новой работы. Форма W-4 предоставляет работодателю персонализированную информацию об удержании налога, которая помогает вести точный расчет заработной платы. Наличие формы W-4 для каждого сотрудника упрощает подготовку формы W-2.

Срок оплаты: 15 февраля

13. Форма 8027

Форма 8027 не является стандартной. Это относится только к компаниям, в которых в обычный рабочий день работает более 10 человек в отраслях, где принято давать чаевые. Компании гостиничного бизнеса и общественного питания являются наиболее распространенными отраслями, которые будут использовать форму 8027. В ней сообщается о любом доходе от чаевых, который сотрудник получил, работая непосредственно в бизнесе. Если сумма чаевых слишком мала для размера бизнеса, от компании может потребоваться выплата выделенных чаевых. Форма 8027 вычисляет эту формулу для любых причитающихся сумм.

Срок оплаты: 1 марта, если подается в бумажном виде, 31 марта, если подается в электронном виде

Что такое форма прямого перечисления заработной платы?

Форма разрешения на прямой депозит заработной платы позволяет работодателям отправлять деньги на банковские счета сотрудников. Большинство работодателей просят сотрудников предоставить аннулированный чек для заполнения формы, так как он предоставляет маршрутный номер ABA, который идентифицирует банк сотрудника и номер счета. После того, как работник подпишет форму и вернет ее работодателю, его деньги могут быть отправлены непосредственно на его счет.

Банки обычно используют автоматизированную клиринговую палату для координации этих платежей. Это решение не только экологичнее и безопаснее, чем бумажные чеки, но и избавляет от хлопот, связанных с депонированием чека или ожиданием его по почте.

Что такое сертифицированные формы платежных ведомостей?

Компании с государственными контрактами должны предоставить заверенную форму платежной ведомости, также известную как форма WH-347. Когда отчет о заработной плате заверен, это означает, что работникам выплачивалась заработная плата в соответствии с преобладающими требованиями к заработной плате Закона Дэвиса-Бэкона. Сертификация включает в себя подписанное заявление об утверждении, которое подтверждает, что формы начисления заработной платы являются полными и правильными.

Утвержденный отчет о заработной плате включает имена всех сотрудников, характер выполняемой ими работы, заработную плату, отработанное время и удержанные суммы. Обычно это происходит в последний день расчетного периода.

При подаче заверенных форм платежной ведомости помните, что в каждом штате действуют свои требования и могут потребоваться несколько форм и документов. Будьте осторожны, чтобы не упустить из виду условия вашего состояния.

Как добавить сотрудника в платежную ведомость?

Добавление сотрудника в платежную ведомость требует некоторой подготовительной работы. Создание структуры заработной платы, которая работает для вашего бизнеса и соответствует федеральному трудовому законодательству и законодательству штата, упрощает процесс добавления новых сотрудников.

Шаг 1: Получите EIN (идентификационный номер работодателя) в IRS, отправив форму SS-4. Вам также может потребоваться получить идентификационный номер налогоплательщика штата и местного штата.

Шаг 2: Подтверждение того, что ваш новый сотрудник имеет право работать в США. Для этого ваш сотрудник должен заполнить форму о праве на трудоустройство, форму I-9, а также свидетельство работника об удержании налогов, более известное как W-4, чтобы убедиться, что вы удерживаете правильные суммы налога из каждой зарплаты.

Шаг 3: Планируйте периоды оплаты и планируйте компенсацию за праздничные дни, каникулы и другие формы отпуска.

Шаг 4: Получив от сотрудника заполненные формы, добавьте их в свою платежную ведомость. Если вы пользуетесь первоклассным сервисом расчета заработной платы, вам необходимо связаться с компанией, чтобы добавить нового сотрудника в свой план. Всегда вовремя сообщайте о налогах на заработную плату в IRS, чтобы избежать штрафов.

Совет: Чтобы избежать головной боли с выплатой заработной платы, прочитайте нашу статью о четырех наиболее распространенных проблемах с выплатой заработной платы и о том, как их избежать.

Формы изменения статуса заработной платы и формы удержания выполняют разные функции, но при найме сотрудников вам нужны и те, и другие.

Форма изменения статуса заработной платы

По мере роста вашего бизнеса у вас может быть сотрудник, чей статус или должность меняются. Это может повлиять на их заработную плату, на то, работают ли они полный или неполный рабочий день, на их должность или должность, а также на отдел, в котором они работают. Важно документировать эти изменения с помощью формы изменения статуса заработной платы, которая затем помещается в личное дело сотрудника как часть его трудовой книжки.

Формы вычетов из заработной платы

Форма вычетов из заработной платы делает именно то, что следует из ее названия: она помогает вам определить и записать, сколько денег будет удержано из чека заработной платы сотрудника. Некоторые отчисления являются обязательными, например налоги, в то время как другие отчисления являются добровольными, например планы 401 (k), страховые планы, профсоюзные и единые взносы. Выплаты по решению суда, такие как алименты, также могут быть изъяты из заработной платы работника. Эта форма предоставляет вашему поставщику заработной платы информацию, необходимую для удержания надлежащих сумм из заработной платы ваших сотрудников.

Советы, как избежать ошибок при расчете заработной платы

Нет ничего постыдного в том, чтобы обратиться за помощью. Если вы не знаете, как настроить расчет заработной платы для своих сотрудников, или если вы хотите избавить себя от необходимости ориентироваться в правилах расчета заработной платы, зарегистрируйтесь в службе расчета заработной платы или наймите бухгалтера. Лучше оплатить услугу и сделать ее правильно, чем платить штрафы за свои ошибки. Вот три совета, которые помогут вам избежать распространенных ошибок при расчете заработной платы:

1. Обратите внимание на сроки уплаты налогов и подачи налоговых деклараций. В зависимости от вашего бизнеса, у вас могут быть платежи по налогу на заработную плату ежегодно или ежеквартально.