Разница между служебной и докладной запиской: Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец написания работником документа, отличие от служебной, законодательные основы

Содержание

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации.

Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что

с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Чем отличаются служебные, объяснительные и докладные записки. Офисная служба.

В ЧЕМ РАЗНИЦА?

Служебные, докладные и объяснительные записки

Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить. Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.

На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.

Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.

Докладная записка

Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.

Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом.

Потому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.

Что писать в содержании:
Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:
1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.
2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.
3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.

Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Служебная записка

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.

Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.

Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения. По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.

Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.

Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр. ).

Проводим совещание правильно: рецепт успеха
Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Как оформлять записки

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.

Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково. Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
Дата написания
ФИО, должность составителя, его подпись.

В чем разница?

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили таблицу.

	Докладная	Служебная	Объяснительная
Цель записки	Донести информацию о конкретной ситуации, факте или выполненной работе. Представить выводы и предложения составителя	Оперативно решить какие-либо вопросы, требующие именно письменного изложения Получить ответ на запрос, уточнить поручение или предложить что-либо	Объяснить совершение какого-либо поступка, ситуации или факта, случившегося внутри компании
Кому адресована	Вышестоящему лицу в компании (руководитель отдела — начальнику компании, сотрудник — руководителю)	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки (руководитель — руководителю, работник другому работнику). Адресат и составитель не подчиняются друг другу.	Руководству, вышестоящему лицу
Что в содержании	1 часть — причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть — информирование, анализ ситуации 3 часть — выводы, предложения, просьбы		Описываются причины и мотивы написания записки и их объяснение. Не содержит выводов и просьб
Примеры	Предложение о выделении премии, повышении сотрудника и пр.	Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе и пр.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и пр.

Что еще почитать:

Количество показов: 10304

Меморандум, определение и значение — Merriam-Webster

мем·о·ран·дум ˌme-mə-ran-dəm

: неофициальная запись

также : письменное напоминание

: неофициальная письменная запись соглашения, которое еще не стало официальным

: неофициальное дипломатическое (см. дипломатическое значение 2) сообщение

: обычно краткое сообщение, написанное для внутриведомственной рассылки

Президент компании разослал меморандум каждому сотруднику.

: сообщение, содержащее директивные, консультативные или информационные материалы

Меморандум обращает особое внимание на бедственное положение беженцев.

меморандумы или меморандумы?: Руководство по использованию

Хотя некоторые комментаторы предостерегают от использования меморандумы в единственном числе и осудить множественное число меморандумы , наши данные показывают, что эти формы редко встречаются в печати. У нас есть небольшое свидетельство смешения форм, в том числе использование меморандума во множественном числе в речи (как на слушаниях в Конгрессе). Во множественном числе меморандумы и меморандумы встречаются примерно одинаково часто.

Синонимы

директива
памятка
уведомление

Просмотреть все синонимы и антонимы в тезаурусе

Примеры предложений

Я жду меморандума , который объяснит новую политику отпуска. руководители студии зависят от бесконечных меморандум для отслеживания того, что происходит на съемках фильма на месте

Недавние примеры в Интернете Ее адвокаты также подали в суд меморандум в прошлом месяце с просьбой приговорить ее к 36 месяцам, описывая ее обязательства перед детьми и обществом. — Доха Мадани, 9 лет.0047 Новости NBC , 16 января 2023 г. Переговоры по аналогичному меморандуму с третьей компактной страной, Микронезией, продолжаются. — Мэтью Ли, BostonGlobe.com , 14 января 2023 г. Восточноафриканская нация в настоящее время ухаживает за Yapi Merkezi, турецкой фирмой, строящей железную дорогу в Танзании, и ожидает от нее ответа после подписания меморандума о взаимопонимании, чтобы начать проект. — Фаустин Нгила, 9 лет.0047 Кварц , 13 января 2023 г. Правление попросило дополнительное время, чтобы ответить на 26-страничный меморандум , поданный адвокатом Мосби Робертом Дэшилом в конце декабря. — Эмили Опило, Балтимор, солнце , 10 января 2023 г. Меморандум о взаимопонимании с Американской федерацией фермерских бюро (AFBF) предоставляет фермерам доступ к той же документации, данным и диагностическим инструментам Deere, которые используются авторизованными ремонтными мастерскими компании. —Брайан Фанг, 9 лет0047 CNN , 9 января 2023 г. По крайней мере, в меморандуме защиты говорится, что спортивный отдел Университета Южной Калифорнии поставил Хейнель в затруднительное положение, попросив ее контролировать как сбор средств, так и прием. — Los Angeles Times , 6 января 2023 г. Пресс-секретарь Брайан Гриффин в среду поделился меморандумом по запросу губернатора ДеСантиса от 28 декабря. — Джошуа К. Нельсон, 9 лет.0047 Fox News , 6 января 2023 г. В отличие от меморандума , по словам Шермана, мировое соглашение запрещает Линчу оказывать помощь Министерству юстиции в любых будущих гражданских или уголовных исках против города или офицера. — Пол Дагган, Washington Post , 30 декабря 2022 г. Узнать больше

Эти примеры предложений автоматически выбираются из различных онлайн-источников новостей, чтобы отразить текущее использование слова «меморандум». Мнения, выраженные в примерах, не отражают точку зрения Merriam-Webster или ее редакторов. Отправьте нам отзыв.

История слов

Этимология

Среднеанглийский, чтобы помнить, от латыни, среднего рода memorandus , герундия memorare

Первое известное использование

15 век, в значении, определенном в смысле 1

Путешественник во времени

Первое известное использование меморандума было в 15 веке

Другие слова из того же века памятный

меморандум

учредительный договор

Посмотреть другие записи поблизости

Процитировать эту запись «Меморандум.

» Словарь Merriam-Webster.com , Merriam-Webster, https://www.merriam-webster.com/dictionary/memorandum. По состоянию на 27 января 2023 г.

Копия цитирования

Детское определение

Меморандум

существительное

мем·о·ран·дум ˌmem-ə-ran-dəm

: неофициальная запись или сообщение

: краткое письменное напоминание

Юридическое определение

меморандум

3 существительное

мем·о·ран·дум ˌme-mə-ran-dəm

: обычно неофициальное письменное сообщение что другая сторона согласилась на контракт и который не обязательно должен содержать все условия самого контракта0047 меморандум

Английский: перевод меморандума для говорящих на испанском языке

Britannica English: перевод меморандума для говорящих на арабском языке

Последнее обновление: 19 января 2023 г. — Обновлены примеры предложений

Подпишитесь на крупнейший словарь Америки и получите тысячи дополнительных определений и расширенный поиск без рекламы!

Merriam-Webster без сокращений

вилять

См. Определения и примеры »

Получайте ежедневно по электронной почте Слово дня!

Слова, названные в честь людей

Тезка купальника Жюль Леотар какую профессию имел?

Пожарный Судить
Хирург Акробат

Проверь свои знания и, возможно, узнаешь что-нибудь по ходу дела.

ПРОЙДИТЕ ТЕСТ

Сможете ли вы составить 12 слов из 7 букв?

PLAY

Разница между учредительным договором и уставом (со сравнительной таблицей)

Учредительный договор и устав представляют собой два уставных документа, предназначенных для создания компании и ее деятельности на ней. Меморандум об ассоциации , сокращенно MOA, является основным документом компании, который содержит все основные сведения о компании. С другой стороны, « Устав », коротко известный как AOA, представляет собой документ, содержащий все правила и положения, разработанные компанией.

В то время как MOA устанавливает устав компании, он является краеугольным камнем, на котором строится компания. И наоборот, AOA включает в себя подзаконные акты, регулирующие внутренние дела, управление и поведение компании. И MOA, и AOA требуют регистрации в регистраторе компаний (ROC), когда компания готовится к регистрации.

Чтобы лучше понять разницу между учредительным договором и уставом, прочтите данную статью.

Содержание: Учредительный договор и устав

Сравнительная таблица
Определение
Ключевые отличия
Видео
Заключение

Сравнительная таблица

Основание для сравнения	Учредительный договор	Устав
Значение	Учредительный договор – это документ, содержащий всю основную информацию, необходимую для регистрации компании.	Устав — это документ, содержащий все правила и положения, регулирующие деятельность компании.
Тип Содержащейся информации	Полномочия и цели общества.	Правила компании.
Статус	Подчиняется Закону о компаниях.	Подчиняется меморандуму.
Обратная сила	Учредительный договор компании не может быть изменен задним числом.	Устав может быть изменен задним числом.
Основное содержание	Меморандум должен содержать шесть пунктов.	Статьи могут быть составлены по выбору компании.
Обязательно	Да, для всех компаний.	Только частная компания обязана формулировать свой устав, в то время как публичная компания с ограниченной ответственностью может использовать Таблицу F вместо устава.
Обязательная подача при регистрации	Требуется	Не требуется вообще.
Внесение изменений	Внесение изменений возможно после принятия специальной резолюции (SR) на годовом общем собрании (AGM) и предварительного одобрения центрального правительства (CG) или Совета по правовым вопросам компаний (CLB).	Изменения могут быть внесены в Устав путем принятия специальной резолюции (SR) на ежегодном общем собрании (AGM)
Отношение	Определяет отношение между компанией и аутсайдером.	Регулирует отношения между обществом и его участниками, а также между участниками между собой.
Действия, выходящие за рамки	Абсолютно недействительные	Могут быть утверждены акционерами.

Определение Учредительного договора

Учредительный договор (MOA) является высшим публичным документом, содержащим всю информацию, которая требуется компании на момент регистрации. Также можно сказать, что компания не может быть зарегистрирована без меморандума. На момент регистрации компании она должна быть зарегистрирована в ROC (Registrar of Companies). Он содержит объекты, полномочия и сферу деятельности общества, за пределами которых не допускается деятельность общества, т. е. ограничивает круг деятельности общества.

Предполагается, что любое лицо, имеющее дело с компанией, например, акционеры, кредиторы, инвесторы и т. д., читало информацию о компании, т. е. должно знать цели компании и сферу ее деятельности. Меморандум также известен как устав компании. Меморандум содержит шесть условий:

Пункты Учредительного договора

Пункт о названии — Ни одна компания не может регистрироваться под названием, которое CG может счесть неподходящим, а также с названием, которое слишком похоже на название любой другой компании. .
Ситуационная оговорка – Каждая компания должна указать название штата, в котором находится зарегистрированный офис компании.
Объект Пункта – Основные объекты и вспомогательные объекты компании.
Пункт об ответственности – Подробная информация об обязательствах членов компании.
Статья о капитале – Общий капитал компании.
Оговорка о подписке – Сведения о подписчиках, приобретенных ими акциях, свидетелях и т. д.

Определение Устава

Устав (AOA) является вторичным документом, который определяет правила и положения, установленные компанией для ее администрирования и повседневного управления. В дополнение к этому статьи содержат права, обязанности, полномочия и обязанности участников и директоров компании. Он также включает информацию о счетах и аудитах компании.

Каждая компания должна иметь свои статьи. Однако публичная компания с ограниченной ответственностью может принять Таблицу F вместо Устава. Он включает в себя все необходимые детали, касающиеся внутренних дел и управления компанией. Он подготовлен для лиц внутри компании, то есть членов, сотрудников, директоров и т. д. Управление компанией осуществляется в соответствии с прописанными в нем правилами. Компании могут создавать свои уставы в соответствии со своими требованиями и выбором.

Основные различия между учредительным договором и уставом

Основные различия между учредительным договором и уставом приведены ниже:

Учредительный договор представляет собой документ, содержащий все условия, необходимые для регистрация компании. Устав – это документ, который содержит правила и положения по управлению компанией.
Учредительный договор является частью Закона о компаниях, тогда как Устав является частью как Учредительного договора, так и Закона.
В случае любого противоречия между Меморандумом и Уставом в отношении любого положения, Учредительный договор имеет преимущественную силу над Уставом.
Учредительный договор содержит информацию о полномочиях и целях компании. И наоборот, Устав содержит информацию о правилах и положениях компании.
Учредительный договор должен содержать шесть пунктов. С другой стороны, Устав оформляется по усмотрению компании.
Учредительный договор подлежит обязательной регистрации в ОКР при регистрации Компании. В отличие от Устава, не требуется подавать регистратору, хотя компания может подать его добровольно.
Учредительный договор определяет отношения между компанией и внешними сторонами. Напротив, устав регулирует отношения между обществом и его участниками, а также между самими участниками.
Когда дело доходит до объема, действия, совершенные за рамками меморандума, абсолютно недействительны. Напротив, действия, выходящие за рамки статей, могут быть ратифицированы единогласным голосованием всех акционеров.

Видео: MOA против AOA

Заключение

Меморандум и статьи — это два очень важных документа компании, которые они должны вести, поскольку они направляют компанию по различным вопросам.

Докладные и служебные записки