Реестр исходящей корреспонденции образец: Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2021

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц.
  Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.  В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации  документов, отправляемых корреспондентам из организации.

Вид основного раздела журнала:

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.  

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. 

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013). 

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3. 

Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3. 

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно. 

В графе 5 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. 

В графе 6 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. 
Например:
• Директору ЗАО «Перспектива» И.А.Максимову – Исх.№ 165 / экз.1.
• Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.
• Директору ООО «Прогресс» И. И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.

Исполнитель — сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа. Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя — естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе «способ отправки». 

В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен. 

Если есть возможность узнать входящий номер, который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10. 

В графе 11 можно указать дополнительную информацию, относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.  

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал входящей и исходящей документации образец заполнения

журнал входящей и исходящей документации образец заполнения

Документооборот входящей и исходящей корреспонденции

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

• Выберите папку «Входящие».
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

• Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
• Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

• из проекта;
• непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

• Выберите папку «Исходящие».
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
• Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».

Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо:

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

• Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
• Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
• Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
• Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
• Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Пример исходящей почты

Обычно пользователи могут создавать новые документы и искать архивные документы на одной и той же рабочей станции. Однако до появления icon / Desktop не было возможности добавить полученные документы в систему переписки и обработать их в этом приложении.

Если пользователи хотели добавить заархивированные документы или только пару страниц документа к вновь созданному письму, им нужно было распечатать заархивированный документ и вручную приложить его к новому документу, который также необходимо было распечатать.Эта процедура была неудобной и дорогой с точки зрения бумажных и трудовых затрат. Фактически, пользователь становится «оберточной машиной для одного человека». Это нарушение непрерывности мультимедиа показано ниже:

Это также представляет собой огромный пробел в безопасности: любой мог просмотреть документ, и новый процесс был записан лишь частично, поэтому не был полностью задокументирован для последующей обработки.

С помощью значка / рабочего стола пользователи создают новый текстовый документ и добавляют к нему вложение, состоящее из заархивированных документов или страниц документа, щелчком мыши.С этой целью они могут выполнять поиск в соответствующих архивах, а затем перетаскивать выбранный заархивированный документ или страницы документов в значок / Рабочий стол для дальнейшей обработки.

Новый документ, включая вложение, можно отправить по электронной почте, E-Postbrief или по внешней почте (например, Royal Mail в Великобритании или De-Mail в Германии или другим способом). Конечно, еще можно сделать распечатку на бумаге и отправить по почте в виде письма, но в этом больше нет необходимости. Текстовый документ и вложение автоматически сохраняются в архиве.Вместо полного вложения можно создать только один информационный лист с метаданными для документации, чтобы избежать двойного архивирования и сэкономить память.

Интегрированное администрирование и управление версиями документов во время обработки, поддержка рабочего процесса и всесторонние возможности оценки позволяют контролировать и эффективно создавать документы.

Назад к созданию документа

Процедура обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

• Исходящие меморандумы также должны иметь заголовок или строку темы (например,грамм. Re: Программа управления архивами и документацией). «Знаки безопасности» или «метки конфиденциальности» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
• Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники отдела документации исправят ссылочный код и уведомят об изменении лицо, подготовившее его.
• После подписания письма или меморандума ответственным за действия, они должны быть возвращены в архив для отправки.

Характеристики исходящих писем

Для обеспечения того, чтобы имидж правительства, отраженный в исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, предлагается, чтобы исходящие письма были подготовлены в соответствии со следующими требованиями:

• 12 пунктов шрифта Helvetia или Times Roman. Не используйте шрифты Courier
• Напечатано на соответствующем правительственном бланке. Фирменный бланк должен быть напечатан в метрической системе размеров
.
• Поля должны быть 1 дюйм
• Следует использовать стиль блока
• Ссылочный номер файла должен быть вверху буквы
• Инициалы автора и машинистки должны располагаться под блоком подписи
• Приложения, указанные под инициалами отправителя и машинистки
• Код заголовка файла текстового редактора должен отображаться внизу страницы, когда это необходимо.

Копии файлов

Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.

Размещение букв «F / C» рядом с номером файла / справочным кодом должно указывать на то, что документ является копией файла исходящей корреспонденции.

Копия файла должна быть затем помещена в межведомственный почтовый конверт в поддон / лоток, предназначенный для документов / файлов, и отправлена ​​сотруднику по документации. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед их отправкой на регистрацию, так как это приведет к задержке регистрации в Офисе документации.

Регистр исходящей почты и исходящей корреспонденции

Подготовка писем к отправке:

отвечает за проверку исходящей почты, обеспечение правильности имен, адресов и ссылок, а также наличие всех вложений и приложений. Как только письмо было подписано и датировано ответственным за действия, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Персонал Records отвечает за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение записей о том, что было отправлено.В реестре исходящей корреспонденции отмечается следующая информация об уходящих из офиса письмах:

• серийный номер
• дата получения письма для отправки
• тема письма
• номер ссылки на письмо
• имя получателя письма
• способ отправки (ручная или почтовая)

Диспетчерская книга ассистента

Письма, подлежащие доставке вручную, записываются в диспетчерской. Будут введены следующие данные:

• дата отправки письма
• номер ссылки на письмо
• Имя помощника / курьера
• куда отправлено (министерство / ведомство / подразделение)
• имя и подпись принимающего должностного лица и дата

Доставка почты

Офис документации будет передавать всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику / посыльному вместе с диспетчерской книгой посыльного. При доставке писем курьер должен получить имя и подпись или инициалы лиц, которым он доставляет письма.Об этом пишется в последней колонке диспетчерской вместе с датой получения.

Регистр управления корреспонденцией (Excel) | Флеви

(CMR) является наиболее важным для каждой организации для отслеживания, мониторинга, контроля, распределения и истории всех ссылок входящей и исходящей корреспонденции, такой как электронная почта, письмо, факс, видеоконференцсвязь, протокол собрания, циркуляр и т. Д. Меморандум требует действия для получения информации, последующих действий или действий с надлежащим ответом на корреспонденцию и закрытием его предыдущей ссылкой в ​​течение периода времени.
Регистр управления корреспонденцией упрощает все действия по администрированию без потери каких-либо корреспонденций, избегает путаницы с последними или старыми, поддерживать общий трек с справочным номером и датой, управление закрытием корреспонденции, снижая риск возникновения любых юридических или финансовых проблем на более позднем этапе.Реестр управления корреспонденцией
будет использоваться в качестве инструмента для составления отчетов для соответствующего руководства для своевременного ответа (7 дней, 14 дней или 21 день) в соответствии с контрактом, а отчеты о переписке могут отправляться еженедельно быстро держателям стека для ЗАКРЫТИЯ ответа вовремя рамки, позволяющие избежать каких-либо юридических, административных или финансовых последствий для ведения бизнеса.

Каждая корреспонденция сначала подтверждается и регистрируется в реестре управления корреспонденцией с параметром ниже:

Входящая корреспонденция:

Название отдела:
Тип корреспонденции (, факс, видеоконференция, протокол встречи, меморандум, циркуляр)
Ссылка на входящую корреспонденцию Номер:
Дата входящей корреспонденции (Дата переписки):
Название организации отправителя:
Дата подтверждения:
Тема / Описание темы
Справочный номер письма для корреспонденции:
Дата обращения к письму:
Объем файла проекта (1,2,3, 4)
Требуется ответ (Да / Нет)
Место хранения (Номер грабли / Номер полки)
Примечания: (Удалено / Удерживать / Открыть / Закрыть)

—————- ————————————————— —————
Исходящая корреспонденция:

Название отдела:
Справочный номер исходящей корреспонденции:
Дата исходящей корреспонденции (Дата переписки):
Название организации-отправителя:
Дата подтверждения:
Тема / Описание темы
Корреспондентский номер Справочный номер:
Дата обращения за корреспонденцией:
Дополнительные параметры:
Объем файла проекта (1,2,3,4)
Требуется ответ (Да / Нет)
Место хранения (номер рейки / номер полки)

Есть вопрос о продукте? Напишите нам по адресу [адрес электронной почты защищен] или спросите автора напрямую, используя форму справа. Если вы не можете просмотреть предварительный просмотр над описанием этого документа, перейдите сюда, чтобы просмотреть его в большом размере.

Шаблон журнала входящей почты

Шаблон журнала входящей почты. Случалось ли с вами когда-нибудь, когда вы оглядывались на свой собственный день или неделю с чувством, что вы не достигли того, чего хотели? Ваше время — ваш самый ценный актив, особенно при выборе карьеры или компании. Правильное использование вашего времени может помочь вам работать больше и больше зарабатывать. Разумным подходом к повышению вашей личной продуктивности будет регистрация времени.

Чтобы вести журнал времени, каждый раз, когда вы начинаете новое действие или задачу, записывайте это действие и время, когда вы начали его выполнять. Вы хотите записывать каждое действие. Записывайте после посещения туалета, разговора с коллегой, серфинга в Интернете, проверки электронной почты или начала какого-либо дела, связанного с работой. К концу дня у вас будет список действий с указанием времени начала. Количество времени, которое вы тратите на каждую задачу, можно рассчитать, просто взяв разницу между временем начала этого действия и временем начала следующего действия.

Ваш журнал учета рабочего времени должен помочь вам оценить свои результаты и при необходимости внести коррективы. Следующим шагом будет измерение вашего индивидуального коэффициента эффективности. Это можно рассчитать, документируя время, потраченное на «реальную работу», разделенное на полное время, потраченное «на работе». Но вы должны иметь в виду, что, хотя важно выполнить как можно больше этой работы, было бы также абсурдно работать дольше, чем вы должны. Возможно, вы захотите сократить общее количество часов, чтобы повысить эффективность.

Когда у вас есть количество времени, рассчитанное для каждой задачи, создайте две суммы: одну для нерабочих действий и одну для рабочих задач. Затем определите процент времени, которое вы потратили на неполный рабочий день и на работу. Чтобы вычислить процент времени, потраченного на нерабочие действия, разделите незавершенное завершение от всего времени, которое вы потратили в течение дня (это можно увидеть, сложив общее количество неработающих и выполненных работ). Затем вычислите процент времени, которое вы потратили на рабочие задачи, разделив выполненное задание на общее время, затрачиваемое ежедневно.

Эти два процента дадут вам представление о том, как лучше всего проводить время в течение дня. Это может быть откровением. Вы можете обнаружить, что доля времени, потраченного на нерабочие задачи, может быть больше, чем вы думали. Зная оба этих процента, вы можете узнать, как лучше использовать свое время и тратить дополнительное время на дела, связанные с работой.

Шаблон журнала списков входящей почты

Глава 7, Обработка входящей почты

Презентация на тему: «Глава 7, Обработка входящей почты» — стенограмма презентации:

1 Глава 7. Обработка входящей почты

2 Обработка почты Обработка электронной почты Обработка традиционной входящей почты
Обработка традиционной исходящей почты Оборудование для международной почты Международные праздники

3 Обработка электронной почты Советы по работе с электронной почтой Этикет электронной почты
Этические вопросы, касающиеся

4 Обработка электронной почты — Советы Часто проверяйте сообщения
Немедленно отвечайте на сообщения Регулярно сортируйте и удаляйте сообщения

5 Электронная почта — Этикет / Сетевой этикет
Никогда не отправляйте через них что-либо, что вы не хотите обнародовать. Получатель адреса по имени в первом предложении. Перечитайте сообщение перед отправкой.Используйте проверку орфографии. Сохраняйте лаконичность сообщения.

6 Электронная почта — Этикет (продолжение)
Экономно используйте заглавные буквы Включение исходного сообщения в ответы или переадресованные сообщения устраняет необходимость резюмировать написанное Всегда получайте разрешение автора перед пересылкой или отправкой сообщения Публикуйте только сообщения, относящиеся ко всем членам группа

7 Электронная почта — Этические вопросы (продолжение)
У работодателей есть причины для мониторинга компьютерной активности сотрудников Поддержание репутации организации Повышение производительности труда Повышение безопасности Предотвращение раскрытия сотрудниками коммерческой тайны и другой конфиденциальной информации

8 Обработка традиционной входящей почты
Сортировка Открытие Проверка содержимого Регистрация специальной почты Отметка даты и времени Чтение и аннотирование Представление почты Обработка пакетов, публикаций и рекламы по почте Распространение почты Ответ на письмо в отсутствие менеджера

9 Обработка традиционной входящей почты — сортировка
Сортировка по следующим группам: Письма, отправленные с срочностью Письма, включая счета и выписки Внутренняя почта Личная почта Газеты и периодические издания Буклеты, каталоги и т. Д.Пакеты

10 Обработка обычной входящей почты — Открытие почты
Соберите расходные материалы: открывалку, штамп с датой, скрепки, файл для бумаг, список дел и карандаши. Если конверт открылся по ошибке, запечатайте его и напишите «Открыт по ошибке» и инициалы; затем разослать адресату. Определите, как обращаться с «личной и конфиденциальной» почтой вместе с вашим менеджером.

11 Обработка обычной входящей почты — проверка содержимого
Храните конверты до тех пор, пока информация не будет учтена. Прикрепите вложения

12 Обработка традиционной входящей почты — регистрация
Почтовый регистр обеспечивает запись специальной почты (приоритетной почты), включая застрахованную и заказную почту и посылки. Форма должна включать: Дата и время получения Имя отправителя Имя получателя Тип или описание

13

14 Обработка традиционной входящей почты — отметка даты и времени
Время прибытия определенной корреспонденции имеет юридическое значение Как правило, отметка даты и времени для всей входящей почты Маркировка корреспонденции в белом пространстве в верхнем левом, правом или верхнем крае Буклеты с печатями, каталоги и т. Д. .на передней или задней обложке

15 Обработка традиционной входящей почты — чтение и аннотирование
Знайте, чего хочет ваш руководитель: при поиске важных фактов, хочет ли он или она, чтобы вы подчеркивали ключевые слова и даты и делали заметки на полях? Будьте внимательны к вещам, которые: содержат дату встречи; упоминание отчета, отправляемого по почте; подтверждение телефонного разговора; запроса решения, которое не может быть принято до тех пор, пока не будет получена дополнительная информация.

16 Чтение и аннотирование почты (продолжение)
Используйте мелкий почерк Делайте краткие заметки Почему вы должны использовать аннотации?

17 Обработка традиционной входящей почты — представление почты
Быстрая обработка почты Поместите срочную почту вверху, а наименее срочную — внизу Защитите конфиденциальность вашего менеджера

18 Обработка традиционной входящей почты — Пакеты, публикации и реклама по почте
Пакеты получают приоритет по сравнению с периодическими изданиями, газетами и рекламными материалами Пакеты с прикрепленными / вложенными письмами обрабатываются приоритетной почтой. Передавать новые товары менеджеру.

19 Обработка пакетов, публикаций и рекламы по почте (продолжение)
Разверните газеты и попытайтесь их расплющить Прикрепите маршрутную накладную Если менеджер прочитает их первым, поместите его / ее имя вверху списка Предоставьте менеджеру возможность читать рекламные материалы

20

21 год Доставка пакетов, публикаций и рекламы по почте (продолжение)
Определите, какие рекламные материалы, каталоги и т. Д.следует хранить, выбрасывать или распространять. Замените старые рекламные материалы и каталоги на новые. Если у вас много каталогов, настройте файловую систему.

22 Рассылка почты Менеджер рассылает почту другим по адресу:
Получите информацию, чтобы он или она мог ответить Попросите кого-нибудь ответить напрямую Держите других в курсе Знайте процедуры, которым необходимо следовать при распространении материалов, и что такое бланк с требованием действия (стр.259 — 261).

23 Ответ на почту в отсутствие менеджера
Соблюдайте предпочтения менеджера Обычно, если прошло всего один или два дня, отложите почту. Если срочная корреспонденция, позвоните или вашему менеджеру Организуйте всю деловую почту в папки «Корреспонденция для подписи» Переписка, требующая внимания Прочтите «Отчеты и другая информационная корреспонденция:« Рекламные объявления:

24 Глава 7. Обработка исходящей почты.

25 Перед отправкой по почте Все ли документы подписаны?
Включены ли вложения или корпуса? Соответствует ли внутренний адрес конверту? При необходимости определите наиболее точный и эффективный способ отправки.Presort для удобного обращения в почтовом отделении

26 год Типы почты Внутри страны: Международная:
Соединенные Штаты, территории и владения (используйте двухбуквенное почтовое сокращение) Почтовые отделения армии и ВВС (APO) Почтовые отделения ВМС (FPO) Организация Объединенных Наций (Нью-Йорк) Международный: везде в других странах

27 Почтовые индексы Почтовый индекс = план улучшения зоны
10 зон (с востока на запад, с севера на юг) 5 цифр Первые 3 цифры = SCF (центральный центр секции) направляет почту в местный регион Последние 2 цифры = конкретное почтовое отделение Почтовый индекс + 4 кода (не обязательно) Конкретное географическое положение (квартал, здание и т. д.)

28 год Почтовые индексы

29 Классы внутренней почты
Почта первого класса (до 13 унций)) Марки или напечатанные почтовые этикетки Priority Mail (более 13 унций, менее 70 фунтов) Требуется этикетка Priority или штамп на упаковке

30 Услуги экспресс-почты включены: Отслеживание на следующий день (365 дней)
Подтверждение доставки Страхование до 100 долларов США (дополнительно до 5000 долларов США). Максимальный вес — 70 фунтов.

31 год Классы внутренней почты
Ограничения по размеру и весу почтовых отправлений Стоимость доставки зависит от веса и расстояния отправки Переплетенные печатные материалы (предварительно отпечатанные материалы) Никакой личной переписки, максимум 15 фунтов. Media Mail (ранее известная как Book Rate) Книги, фильмы, музыка, звукозаписи, образовательная или медицинская информация, компьютерные материалы.

32 Сертификат дополнительных услуг о доставке Сертифицированной почты
Подтверждение доставки Застрахованная почта Зарегистрированная почта Квитанция о возврате Подпись Подтверждение

33 Сертификат почтового отправления
Это квитанция, подтверждающая, что вы отправили его по почте.Его можно приобрести только во время рассылки. Цены варьируются в зависимости от класса рассылки.

34 Сертифицированная почта — 2,80 доллара США. Подтверждение отправки вами почтового отправления, а также дата и время доставки или попытки доставки туда, куда вы его отправили. Только для почты первого класса или приоритетной почты.

35 год Подтверждение доставки
Дата и время доставки или попытки доставки документа туда, куда вы его отправили.Приоритет — 0,70 $; Почтовые бандероли или бандероли 1-го класса — 0,80 доллара США.

36 Застрахованная почта ЧЕРНАЯ — до 50–1,75 доллара; 50,01–100–2,25 доллара; 200 долларов — 2,75 доллара СИНИЙ — 300 — 4,70 доллара; 300–5 000–0,95 долл. США за 100 долл. США

37 Зарегистрированная почта Обеспечивает максимальную защиту и безопасность ценных бумаг и предоставляет отправителю почтовую квитанцию, а USPS ведет учет доставки.Можно комбинировать с другими услугами. Плата за стоимость 0 долл. США 10,80 долл. США 11,50 долл. США 13,10 долл. США, 000 долл. США 14,45 долл. США 1 долл. США, 15,80 долл. США + 1,35 долл. США / 1000 долл. США

38 Квитанция о возврате Уведомление о дате доставки и о том, кто ее подписал.
Карта — 2,30 доллара США в электронном виде — 1,10 доллара США Для товаров — 3,80 доллара США

39 Подтверждение подписи
Отправитель уведомляется о дате и времени доставки или попытки доставки, а также о том, кто ее подписал.Розница — 2,35 доллара США; Электронный $ 1,95.

Глава 5: Управление записями

ЭФФЕКТИВНАЯ ОБРАБОТКА ПОЧТЫ

Бизнес зависит от быстрых каналов связи, один из самых важных из которых это почта.Почта будет входить и выходить из вашего офиса через почтовую службу, внутренняя почта или частный курьер. Эффективная обработка входящих и исходящая почта сделает работу офиса бесперебойной и эффективной.

Система и организация являются ключевыми слова при обработке почты по мере ее поступления в офис. Рабочие могут делать свои работать лучше и быстрее, если получаемая ими почта организована приоритет и тип.

Сортировка почты.

Обработка внутрь почта будет лишь одним из многих заданий, которыми вы должны заниматься в течение своего напряженного дня На стойке регистрации.

Никто тебе не даст мирные полчаса, чтобы уделить внимание этой очень важной функции. Поэтому вы следует отсортировать почту в некотором порядке приоритета перед открытием.Это будет позволит вам, по крайней мере, обрабатывать некоторые из наиболее важных писем, если фронт стол становится очень загруженным, когда приходит входящая почта. Сортировать по следующим заказ:

1. Почта специальной службы : это включает приоритетную оплату, сертифицированную, экспресс-курьерскую службу, телеграммы и доставка мессенджеров. Если у вас мало времени, чтобы разобраться с почтой, с этими пунктами следует разобраться в первую очередь.

2. Личная или конфиденциальная почта : Отложите их в сторону и доставляйте в нераспечатанном виде.Если вы случайно откроете личное письмо, запечатайте конверт и напишите на нем. Открыть по ошибке и подпишите свои инициалы. Также нужно принести личные извинения.

3. Стандартные буквенные статьи

4. Внутренняя почта

5. Нестандартная почта и посылки

6. Периодические издания, журналы и рекламный материал.

а. Постучите по нижнему краю конверта на стол чтобы содержимое упало на дно и не разрезалось при конверт открыт.

б. Поместите конверты лицевой стороной вниз с все закрылки в одном направлении.

c. Откройте буквы пропуская их через автомат для открывания писем , который отрезает от конверта очень тонкую полоску бумаги. Откройте конверты на с трех сторон, даже если использовать нож для бумаги. Не удаляйте содержимое при этом сцена.

d. Пусто каждый конверт , чек внимательно проследить за тем, чтобы все было удалено.

е. Крепление любое вложения к письму . Прикрепите небольшие вложения к лицевой стороне письма. Корпуса размером более письмо должно быть прикреплено к обратной стороне. Если какие-либо корпуса, упомянутые в буквы отсутствуют, рядом с обозначением приложения напишите, что приложение не получено у подножия письма. Сообщите ответственному лицу в офисе, чтобы убедитесь, что приняты соответствующие меры.

f. Убедитесь, что имя и обратный адрес отправителя даны в письме перед тем, как выбросить конверт или перейти к следующий. Если они не указаны, конверт следует прикрепить к обратной стороне письмо. Конверт также может быть прикреплен, если вы заметили неточность в дата письма и штемпель, если требуется в качестве доказательства отправки до определенной даты закрытия.

грамм. Ввод денежных переводов наличных денег или чеков в книгу переводов и направить в бухгалтерию или отложить.

час Исправить любое содержимое случайно порезанные или порванные при открытии конверта.

Отметка времени, чтение и аннотирование почты.

1. Дата и время штамп на каждую статью в заметное положение, заботясь о том, чтобы не стереть любую информацию на статья.

2. Отсканируйте статью . Иногда письма неправильно адресованы неправильным руководителям или, наоборот, в адресе нельзя указывать конкретное должностное лицо или отдел. Ты сможешь необходимо прочитать письмо, чтобы определить, кто должен заниматься этим вопросом.Если ты ответственным за ведение календаря встреч для руководителей, вы можете сделать карандашные заметки на полях букв, указывающие на то, что встречи назначены было отмечено. Это называется аннотирующей корреспонденцией.

3. Запишите все почта отправляется под отдельная обложка на ожидаемом почтовом листе.

Например.

1. Почту следует помещать в почтовые папки с четкой или цветной маркировкой. Некоторые офицеры используют разные папки с пометками «Срочно», «Прочитать» и «Обычная почта». Неоткрытые письма должны быть помещены поверх писем для каждого человека.

2. Разместите почту на столе каждого руководителя или в указанном специальном месте. политикой организации в отношении входящей почты.

3. Обычные письма, которые необходимо направить более чем одному руководителю или отдел должен иметь прикрепленную маршрутную накладную.Маршрутные клинья разработаны таким образом, чтобы информация может передаваться от человека к человеку (внутри отделов) или от от отдела к отделению

4. Внутренняя почта или конфиденциальная почта для рассылки более чем одному исполнитель или секция могут быть помещены в конверт многоразового использования.

5. Если статьи, подлежащие распространению, Важно, что не следует использовать маршрутную квитанцию, а следует делать ее фотокопию и каждый исполнитель или секция дали копию.

Электронная почта

Современное электронное оборудование — это обеспечение более быстрого и эффективного обслуживания. Электронная почта используется, когда почта срочно или когда важна скорость.Таким образом, вся входящая электронная почта следует уделить приоритетное внимание.

Почтовые службы

Сумма предоплаты почтовых расходов зависит от размера и веса товара, места назначения и услуги обязательный. Хорошим источником различных классификаций является Почтовый путеводитель. Выдается почтовым отделением. Вам также потребуется актуальная информация о почтовых расходах. руководство по определению стоимости почтовых услуг по каждому почтовому отправлению.

ИСХОДЯЩАЯ ПОЧТА

Обработка исходящей почты

Вы должны иметь под рукой следующий:

1. почтовый справочник

2. актуальный справочник почтовых расходов

3. специальные наклейки для авиапочты

4. точные весы для взвешивания посылок и конвертов

5. регистр исходящей почты или почтовая книга

6. бумага оберточная, тесьма, этикетки и др.

7. Книга почтовых индексов

8. Стандартный размер букв

9. Франкирующий автомат и / или почтовые марки.

Проверка исходящей почты

Убедитесь:

1. вся переписка подписана

2. шкафы прилагаются

3. конверты имеют правильные адреса, и все содержимое относится к конверту

4.