Реестр входящей и исходящей корреспонденции образец: Образец журнала входящей и исходящей документации в 2022 году. Образец журнала регистрации документации

Содержание

Журнал регистрации исходящих документов — образец

Помещено в тему: Документооборот

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом.

Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
982	25.05.2014	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А. И.	04-12	Отправлено почтой

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

К записи 135 комментариев

« Старые комментарии

Как правильно вести журнал регистраций исходящих и входящих писем?

Уважаемый пользователь!

Исходя из изложенной Вами информации, для ответа на ваш вопрос необходимо руководствоваться положениями Трудового Кодекса РК (далее по тексту – Кодекс) а именно:

Условия и порядок вахтового метода работы прописаны в статье 135 Трудового кодекса.

Вахтовый метод является особой формой осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к постоянному месту жительства.

Что же такое вахта?

Вахта – это период, который включает в себя рабочее время всех смен и время междусменного отдыха.

При этом вахта должна длиться не более 15 календарных дней, однако допускается увеличение срока вахты до 30 календарных дней с письменного согласия работника.

При вахтовом методе работы необходимо составлять график вахт, в котором отражаются рабочие дни и дни отдыха.

Работодатель обязан вести учёт рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом.

Бывают ситуации, как вы описали, когда требуется выход сотрудника на работу в период межвахтового отдыха. Давайте рассмотрим такую ситуацию на вашем примере:

В компании вахта длится 30 календарных дней, из которых: 15 рабочих дней и 15 дней межвахтового отдыха. После очередного рабочего периода (15 дней) у сотрудника начался межвахтовый отдых – 15 календарных дней.

Сотрудник отдохнул 1 день и по производственной необходимости его вызывают на следующую вахту 15 календарных дней. Так как вы его отзываете в дни которые приходятся на межвахтовый отдых , то согласно ст.85 ТК РК, работа за эти дни будет оплачена в 1,5( ст. 109 ТК РК ) размере, оставшиеся дни выпадают на следующую вахту, поэтому оплачиваются как обычно в одинарном размере.

Для восстановления обычного графика сменности, то есть 15/15 необходимо утвердить новый график в соответствии с п.3 ст. 73 ТК РК и ознакомить с новым графиком работников, в течение 10 календарных дней до введения его в действие.

В случае если сотрудник хочет отгулять положенные дни, а не получить оплату в 1,5 размере, то вахта в 15 дней будет оплачена в одинарном размере, а после предоставлен межвахтовый отдых в размере 15 календарных дней:

Относительно работа конвейерщиком и замена на выполнение работ упаковщиком, это совмещение п.3 ст.111 РК цитирую : « исполнения (замещения) обязанностей временно отсутствующего работника — выполнения работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией), дополнительной работы как по другой, так и по такой же должности. »

При совместительстве учитывается отработанное время, и оплата производится за фактически отработанные часы!

п.1ст. 111. РК , Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата

При совмещении работнику производится доплата (сверх должностного оклада по основной должности)!

При работе на условии совмещения должностей заключение отдельного трудового договора не требуется!

Поэтому, если Ваш Иванов согласен, то теоретически это возможно, если работник согласен.

Но на практике я не рекомендую этого делать. Т.к. с финансовой точки зрения – оплата в полуторном размере будет дополнительной финансовой нагрузкой для компании. Но гораздо больший риск в том, что работник совсем остается без отдыха. Так как он уже отработал 15 дней, если сейчас он останется на следующую вахту – это еще 15 дней и затем его следующая рабочая вахта. Итого 3 вахты по 15 дней без отдыха. Работник остается без полноценного отдыха, что вполне допускаю может сказаться на его здоровье, работоспособности и может привести к производственной травме, аварии или несчастному случаю. Вся ситуация может закончиться судебным разбирательством, которое может повлечь расходы по возмещению нанесенного вреда здоровью работника.

Определение входящей корреспонденции | Права Insider

между Компанией, Союзом или любым членом Союза, вытекающие из настоящего Соглашения или связанные с ним, должны передаваться между Компанией, Союзом и членом поддающимися проверке средствами.
означает организацию, членство в которой открыто для всех операторов
означает здание или сооружение, используемое в основном для хранения товаров, предназначенных для последующей отгрузки в торговые точки. Распределительный центр не означает здание или сооружение, используемое в основном для хранения сырой сельскохозяйственной продукции, используемое в основном производителем для хранения товаров, которые будут использоваться в производственном процессе, используемое в основном для хранения нефтепродуктов или используемое для розничной продажи товаров. .
означает (a) проверенную финансовую отчетность Компании, включенную в отчеты SEC за годы, закончившиеся 31 декабря 2020 г. и 31 декабря 2019 г.; (b) неаудированные финансовые отчеты Компании, включенные в отчеты SEC за период, закончившийся 31 марта 2021 г.; и (c) отчеты Компании за период, закончившийся 30 июня 2020 г., и за год, закончившийся 31 декабря 2020 г., представленные в ФРБ в соответствии с требованиями нормативных актов ФРБ.
означает Standard & Poor’s Ratings Services, подразделение The XxXxxx-Xxxx Companies, Inc. и любого ее правопреемника.
означает официальные отчеты государственных секретарей каждого Залогового государства, Главного административного управления штата и Государства-заемщика, а также других соответствующих федеральных, государственных или местных правительственных учреждений, в которых указаны все текущие обеспечительные права, зарегистрированные в Залоге и Залоговых залогах, как с даты такого отчета.
означает произведения, которые в обычном и обычном смысле признаются книгами.
Означает оба следующих значения: (1) любую информацию, непосредственно относящуюся к учащемуся, которая поддерживается LEA, и (2) любую информацию, полученную непосредственно от учащегося посредством использования обучающего программного обеспечения или приложений, назначенных учащемуся LEA. учитель или другой местный сотрудник LEA в сфере образования.
Означает следующее: (1) любую информацию, непосредственно относящуюся к учащемуся, которая поддерживается LEA, и (2) любую информацию, полученную непосредственно от учащегося посредством использования учебного программного обеспечения или приложений, назначенных учащемуся LEA. учитель или другой сотрудник LEA. Для целей настоящего Соглашения Личные записи учащихся должны быть такими же, как Образовательные записи и Покрываемая информация, и все они считаются Данными учащихся для целей настоящего Соглашения. Соглашение об обслуживании: Относится к Контракту или Заказу на поставку, который дополняется и изменяется настоящим DPA.
имеет значение, указанное в разделе 3.14.
определено в Разделе 4.1(m).
означает любой отдел/подразделение/офис SCI, расследующий деятельность Организации, и должен включать Департамент бдительности, «Центральное бюро расследований», полицию штата или любой другой орган или организацию, созданную центральным правительством или правительством штата. обладающий полномочиями по расследованию».
означает Счета-фактуры за потребление, Счета-фактуры сверки или счета-фактуры в отношении любых других Расходов, причитающихся нам от вас в соответствии с настоящим Контрактом на поставку;
означает организованную пожарную часть, как этот термин определен в разделе 1 Кодекса пожарной безопасности, 1941 PA 207, MCL 29.1.
означает все документы, бумаги, письма, карты, книги, ленты, фотографии, фильмы, звукозаписи, программное обеспечение для обработки данных или другие материалы, независимо от физической формы, характеристик или средств передачи, сделанные или полученные в соответствии с закону или постановлению или в связи с ведением официальных дел любым агентством.
означает отчеты, описанные в Приложении B, а также любые другие отчеты или информацию, которые должны быть предоставлены в соответствии с LHSIA или настоящим Соглашением;
означает записи или системы записей, которые Заявитель (1) создает, (2) получает от Университета или от его имени или (3) имеет доступ и которые могут содержать конфиденциальную информацию (включая информацию о кредитных картах, номера социального страхования, и частная медицинская информация (PHI) в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) от 1996 (Общественный закон 104-191) или документы об образовании, подпадающие под действие Закона о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA). General Protection of University Records
означает правоохранительный орган, назначенный окружным прокурором для получения такой информации.
Управление валютного контролера; Совет управляющих Федеральной резервной системы; Федеральная корпорация страхования депозитов; Федеральное агентство жилищного финансирования; Комиссия по ценным бумагам и биржам; и Департамент жилищного строительства и городского развития.
означает все рабочие чертежи, диаграммы, иллюстрации, брошюры, графики, образцы и другие данные, подготовленные Подрядчиком, Субподрядчиком, производителем, Поставщиком или дистрибьютором, которые иллюстрируют, как должны быть изготовлены определенные части Работы. или установлен.
означает расположение контейнеров для отходов в день сбора.
означает каждый из следующих документов:
имеет значение, указанное в Преамбуле.
означает отчет, представленный Главным обслуживающим персоналом или Специальным обслуживающим персоналом, в зависимости от обстоятельств, по существу в форме Приложения L к настоящему Соглашению.
означает письменный отчет, который является материалы, хранящиеся в общей папке учащегося, такие как общие идентификационные данные, записи о посещаемости и выполненной академической работе, записи об успеваемости и результатах оценочных тестов, данные о здоровье, статус дисциплины, протоколы тестов и индивидуальные программы обучения.

Как организовать входящие и исходящие задачи в школах?

Вт 02.08.2022

Входящая и исходящая система в школах является одной из основных задач в школе, и сотрудник должен быть назначен, чтобы отслеживать ее, а также записывать и архивировать все записи входящих и исходящих в школу.

Шаг вперед

Как организовать входящие и исходящие задачи в школах?

Определение входящей и исходящей корреспонденции

Вся входящая и исходящая корреспонденция в школу должна регистрироваться и открываться в начале каждого учебного года под определенным номером.

Учет прихода и ухода в школах

Входящий и исходящий журнал – это любая запись, в которой:

Каждая выдается школой с определенными номерами в виде дроби знаменателя буквы
Записывайте всю входящую и исходящую корреспонденцию в школу.
Запись даты получения входящей корреспонденции от Управления образования.
Запись ответа исходящей стороны на выданную запись с указанием номера и даты.
Если есть входящие письма и нужен ответ, то ответ записывается в журнал исходящих.
Входящая почта вводится всеми членами административного, образовательного и преподавательского органа школы перед архивированием всеми членами административного органа.
Секретная почта архивируется от секретного секретаря.
Использование системы архивирования, которая в основном зависит от собственных ресурсов школы.
Непосредственно за входящую и исходящую почту в школу отвечает директор школы.

Каковы задачи прихода и ухода в школах?

Сохраните копию письма.
Архивирование входящих и исходящих файлов объекта.
Индексирование входящих файлов для справки в любое время.
Легко ссылаться и отвечать на вложения.
Возможность сохранять входящие и исходящие файлы и назначать на них пользователя.
Хранение конфиденциальных файлов и привязка к ним пользователя.
Типы файлов сохранения, будь то PDF или JPG.
Упрощение ввода данных и простота обработки.
Извлечение отчетов, включающих все входящие и исходящие файлы.
Простота принятия решений по данным, и это связано с сохранением данных.

Объяснение того, как работать с входящими и исходящими записями через программу Edu Step Up Program

Программа предоставляет множество функций, которые способствуют сохранению и записи входящих и исходящих через центр сообщений внутри системы.

Среди преимуществ системы входящей и исходящей почты:

Архивация входящих и исходящих писем и файлов, а также их индексация, чтобы можно было легко обращаться к ним при поиске.

Сохранить изображение входящих и исходящих вложений через систему.
Способность легко отвечать на письма.
Возможность связаться с любым сотрудником внутри школы путем поиска и выбора одного или всех.
Возможность назначить пользователя для отслеживания входящих и исходящих записей.
разработана таким образом, чтобы пользователю было легко учиться и работать, и основное внимание уделялось облегчению процесса входа для начинающих пользователей.
Система пользователей и разрешений, с помощью которой полномочия, доступные каждому пользователю в системе, устанавливаются в подробной форме, включая все экраны системы.
Система мониторинга операций и журналов, через которую можно запросить обо всех операциях, выполненных пользователями в системе, а запрашивающему отображается имя лица, добавившего или изменившего дату и время.

Специальный модуль с исчерпывающими отчетами по всем экранам системы и по всем данным, с возможностью добавления любого отчета по запросу.

Услуга SMS-центра в школьной системе Edu Step Up

услуга СМС в школах обобщается и является одной из важных услуг, поскольку облегчает механизм работы внутри школы.

Реестр входящей и исходящей корреспонденции образец: Образец журнала входящей и исходящей документации в 2022 году. Образец журнала регистрации документации