Регистрация исходящих писем: 5.2. Регистрация исходящих документов [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ] — последняя редакция
Журнал регистрации исходящих документов — образец
Помещено в тему: Документооборот
Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:
На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.
Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.
Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).
В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.
Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.
Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel).
Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).
Номер | Дата | Кому направлен (адресат) | Краткое содержание | Исполнитель | Куда помещен документ (№ дела) | Отметка об |
| 982 | 25.05.2014 | Арбитражный суд | О направлении ходатайства | Ковалева А. И. | 04-12 | Отправлено почтой |
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.
К записи 135 комментариев
Свежие комментарии »
Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Организация документооборота в создаваемой компании
Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.
Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов
Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.
Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:
исх. – указывается, что документ является исходящим;
25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;
198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.
Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.
При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.
Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».
После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.
Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.
Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.
Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.
Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).
В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.
Т.В. Войцехович,
эксперт НААР
| Полезная статья? Да / Нет |
Процедура обработки исходящей почты (или) исходящей почты
Глава:
Управление и секретарь 11-го офиса: Глава 8: Секретарская корреспонденцияПроцедура обработки исходящей почты включает следующие этапы: для обработки исходящей почты (или) исходящей почты:
почта включает в себя следующие шаги:
1.
Сбор писем: Письма, подготовленные в различных отделах, должны быть отправлены в отдел отправки как
как можно быстрее. Во многих деловых домах разные ведомственные письма
должны быть напечатаны, должным образом подписаны руководителем вместе с адресом
конверты в отдел рассылки. Письма нужно положить в лоток
с пометкой «Исходящая почта».
2. Разбор Письма: После почта доходит до почтового отделения, они сортируются относительно того, предназначены ли для внутренней или местной доставки или для отправки за пределы фирм и частных лиц. На этом этапе сортировка также необходима, т.к. иногда могут быть письма из разных отделов, адресованные одному и тому же фирме или одному и тому же лицу. Все такие письма можно отправлять под одной обложкой.
3. Запись в
Реестр исходящей почты: После сортировки письма заносятся в реестр почты или
книга пеона.
Письма, отправленные только через почтовое отделение, заносятся в
«Реестр исходящей почты». Письма должны быть отправлены через офис peon или
вестники записываются в книгу пеонов. Этот регистр также служит записью
почтовых расходов. Каждому письму присваивается порядковый номер в соответствии с отправкой
книга или книга пеона. Этот же серийный номер также заносится в реестр.
4. Складывание и вставка: После записи письма складываются и вставляются в конверты. Как правило,
адреса печатаются на конверте в самом отделении и на конвертах
отправляются вместе с
письмо. Отправитель перед тем, как вложить письмо в обложку
должен проверить – (i) соответствует ли адрес, указанный в письме, адресу
адрес, напечатанный на конверте, и (ii) количество вложений соответствует количеству
указано в письме. Конверты могут быть адресованы машиной, где
сообщения регулярно отправляются одному и тому же адресату. Для обеспечения быстрого и
оперативная доставка, необходимо указать полный адрес вместе с пин-кодом.
5. Запечатывание: Конверты могут быть запечатанный пастой или резинкой. Конверты и внутренние буквы должны быть аккуратно сложены и заклеены резинкой. Когда оконные конверты используются, следует проверить, полностью ли виден адрес через окно.
6. Штамповка: После опечатывания буква должен быть соответствующим образом проштампован. Почтовый клерк должен иметь доскональное знание почтовых тарифов, чтобы не более или менее штампы можно ставить. Если наклеено больше марок, чем необходимо, пустая трата денег. С другой стороны, если стоимость марки меньше фактическая ставка, получатель должен заплатить штраф, который повредит репутация фирмы. Для этой цели последний экземпляр Post and Telegraph Справочники по тарифам можно хранить в почтовом отделе для справки. франкирование машины также используются в наши дни.
7.
Отправка или доставка
Почта: Отправка почта является последним шагом в процессе обработки исходящих
почты. Офисные мессенджеры могут отправлять письма на локальные адреса. Зарегистрировано
письма, В.П.П. должно быть
отправили на почту. В случаях, когда требуется «Сертификат о проводке»,
их следует отправить на почту вместе со списком писем с
необходимая печать, проставленная в списке. Этот список может быть вставлен в исходящие
почтовые регистры. Аналогичным образом, подтверждения или квитанции, выданные Почтой
Офис тоже должен быть вклеен в реестр.
- Предыдущая страница
- Следующая страница
Учебный материал, Лекционные заметки, Задание, Справочник, Вики-описание, объяснение, краткие подробности Почта (или) Исходящая почта |
Что такое диспетчеризация и объясните различные шаги, используемые при отправке сообщения из одного отдела в другой?
Навигация
Статьей поделился
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
В большом офисе эта работа выполняется через отдел отправки или отдел рассылки.
Централизованная отправка желательна, потому что она поощряет большую ответственность за различные операции, такие как складывание, вставка, запечатывание, запись и отправка.
Внешняя корреспонденция или почта включают в себя три этапа перед отправкой, такие как подготовка, подпись, контроль и ссылка. Производство предполагает составление писем. После изготовления письма подписываются офицером, а копии хранятся в файле для дальнейшего использования. Отправка включает следующие этапы:
- Сбор исходящей почты
- Запись в журнале отправки
- Складывание букв
- Подготовка конвертов
- Запечатывание и штамповка
- Отправка почты.
Сбор почты:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Сбор почты считается первым этапом процедуры обработки исходящей почты. Отдел рассылки собирает готовые к отправке письма из разных отделов через курьера. Сбор писем производится дважды или трижды в день.
Запись в журнале отправки:
Для надлежащего учета исходящей корреспонденции и учета почтовых расходов ведется журнал отправки.
Этот реестр содержит дату, серийный номер, адрес получателя, содержание писем, название отдела, отправившего письмо, и стоимость почтовой марки. Для записи писем, доставленных на месте, также ведется книга пеонов. Реестр отправлений иначе называется почтовым журналом, так как он показывает счета почтовых расходов.
Складные буквы:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Письма следует складывать аккуратно и следить за тем, чтобы буквы не складывались хаотично. Важное письмо может потерять свою значимость, если его неправильно сложить. Фальцовка может производиться вручную или с помощью фальцевальной машины.
Подготовка конвертов:
Перед складыванием и вложением писем конверты должны быть надлежащим образом подготовлены. Следует заметить, что внутренний адрес письма должен совпадать с адресами на конвертах. Для экономии времени и труда при написании адресов на конвертах используются оконные конверты. Иногда для записи «От адреса» используется штамп адреса.
Об авторе