Регистрация заявлений работников обязательно: Что-то пошло не так

Регистрация заявлений работников обязательно: Что-то пошло не так

Что-то пошло не так

Что-то пошло не так

Рубрикатор

• Бухгалтеру
• Юристу
• Кадровику
• Физическому лицу

• • Формы и отчеты
  • Налоги и взносы
  • Учет и платежи
  • Расчеты с работниками
• • Документы
  • Суд
  • Корпоративное право
• • Кадровые документы
  • Трудовые отношения
  • Отчеты и контроль
  • Общие вопросы
  • Охрана труда
• • ИП и самозанятость
  • Работа. Служба
  • Здоровье
  • Семья
  • Имущество. Жилье
  • Документы
  • Льготы. Пенсии

• 2-НДФЛ
• СЗВ-К
• СЗВ-М
• 4-ФСС
• Авансовый отчет
• Товарно-транспортная накладная
• КУДИР
• Декларация (статьи, образцы)
• Отчетность (статьи, образцы)
• Статистика (статьи, образцы)

• Налоги (статьи, образцы)
• НДС (статьи, образцы)
• НДФЛ (статьи, образцы)
• УСН (статьи, образцы)
• ЕСХН
• Страховые взносы
• Патент
• Взносы
• Коэффициент-дефлятор
• ПФР (статьи, образцы)
• ФСС (статьи, образцы)
• ЕНВД

• Бухучет (статьи, образцы)
• БСО
• Инвентаризация
• Учетная политика (статьи, образцы)
• Учет (статьи, образцы)
• Подотчет (статьи, образцы)
• КБК
• Товарно-материальные ценности (статьи, образцы)
• РКО
• ПБУ
• Проводки
• Касса (статьи, образцы)
• План счетов
• Амортизация
• Оплата
• Неустойка
• Расчетный счет (статьи, образцы)
• Платежи
• Платежка (статьи, образцы)
• Долги
• Расчетный счет ООО
• ККТ (статьи, образцы)
• Онлайн-касса
• 1С
• Акты
• Банк
• Накладная
• Реквизиты
• Поставщик
• Деньги
• Журнал
• Банк
• Путевой лист
• Импорт
• Сделки
• Склад (статьи, образцы)
• Товар
• Финансы
• ЭЦП

• Зарплата (статьи, образцы)
• Расчетные листки
• Пособия
• Премия (статьи, образцы)
• Алименты
• Оплата труда
• Матпомощь (статьи, образцы)
• Выплаты
• Вычет
• Матответственность (статьи, образцы)
• Льготы
• Компенсация
• Беременность
• Больничный

• Договор (статьи, образцы)
• Документооборот
• Документы (статьи, образцы)
• Записки
• Заполнение
• Запрос
• Агент
• Доверенность (статьи, образцы)
• Соглашение
• Протокол
• КП
• Лицензии
• Делопроизводство
• Письмо
• Подпись
• Приказ
• Приложение
• Заявление (статьи, образцы)
• Жалоба
• Удостоверение
• Формы и образцы
• Характеристика
• Претензия
• Транзит
• Транспорт
• Перевозки
• Почта
• Нотариус
• Таможня

• Иски (статьи, образцы)
• Ходатайство
• Жалоба
• Суд (статьи, образцы)
• Судебный приказ
• ФАС

• Коммерческая тайна
• Ликвидация
• Ликвидация компании
• НКО
• Обособленное подразделение
• ООО (статьи, образцы)
• Директор
• Аренда
• Акционер
• Банкротство (статьи, образцы)
• Регистрация
• Реестр
• Кадастр
• КНД
• Безопасность
• Проверки
• Инвестиции
• Строительство (статьи, образцы)
• Ремонт

• Эффективный контракт
• Трудовой договор
• Трудовые книжки
• Трудовая книжка
• Должностные инструкции
• Должностные обязанности
• Больничный
• Медкнижка
• Трудовой кодекс
• ТК РФ

• Прием на работу (статьи, образцы)
• Увольнение (статьи, образцы)
• Сокращение
• Командировка (статьи, образцы)
• Отпуск (статьи, образцы)
• Отгул
• Дисциплина
• Рабочее время
• Обучение
• Собрание
• Гражданская служба

• Центр занятости
• Персональные данные (статьи, образцы)
• Видеонаблюдение
• ГИТ

• Кадры (статьи, образцы)
• Аттестация

• Эвакуация
• Электробезопасность
• Техника безопасности
• СОУТ (статьи, образцы)
• Спецодежда
• Охрана труда (статьи, образцы)
• Травматизм
• Пожарная безопасность
• СЭС
• Медосмотр (статьи, образцы)

• ИП (статьи, образцы)
• Расчетный счет ИП
• Самозанятые

• Стаж
• Резюме
• Работа (статьи, образцы)
• Судимость
• Армия
• Военные

• ДМС
• Карантин
• Коронавирус
• Медицина (статьи, образцы)

• Наследство (статьи, образцы)
• Супружество
• Школа

• Автомобили
• Земля (статьи, образцы)
• Недвижимость (статьи, образцы)
• Страхование (статьи, образцы)
• ОСАГО
• ЖКХ

• ИНН
• Паспорт
• Водительские права
• Загранпаспорт

• Пенсии (статьи, образцы)
• Ветеран труда

Журнал регистрации заявлений работников, «Кадры в порядке»

Журнал регистрации заявлений работников — применяется для учета заявлений, поданных работниками.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Заявление — документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. 

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.  ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.  

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения — постоянно. 

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации заявлений работников: Скачать бесплатно образец

Характеристики товара

• Бренд: Кадры в порядке
• Артикул: КД-15
• Тип: журнал
• Область применения: Кадровое делопроизводство
• Комплект:
  N
• Количество в упаковке: 1
• Формат: А4
• Количество листов: 32
• Ориентация: вертикальная
• Тип обложки: мягкая
• Материал обложки: золотистый картон
• Съёмная обложка: Есть
• Количество страниц: 64
• Нумерация страниц: да
• Тип бумаги: офсетная
• Плотность бумаги: 80 г/м2
• Печать: цифровая
• Рабочая поверхность листа: двусторонняя
• Тип крепления: скрепки
• Прошнурован: Да
• Тип шнуровки: Лента
• Опломбирован: Да
• Тип пломбы: Номерная голографическая
• Вес (грамм): 200
• Длина (мм): 288
• Ширина (мм): 210
• Высота (мм): 6
• Толщина (мм): 6
• Цвет : золотистый
• Страна изготовитель: Россия

Нужно ли мне использовать приложения для трудоустройства? — Smart HR

Заявления о приеме на работу играют важную роль в процессе найма, поскольку они знакомят соискателя с потенциальным работодателем, а работодателя с потенциальным работником. Резюме также играют важную роль, предоставляя работодателю подробное описание предыдущего опыта работы, образования, достижений и сертификатов кандидата.

Нужно ли мне использовать приложения для трудоустройства?

Учитывая, что оба документа содержат большую часть одинаковой информации, действительно ли необходимо требовать от соискателей заполнения заявления о приеме на работу в дополнение к представлению своего резюме? Короткий ответ — «да», и вот несколько причин, почему.

Организует информацию

При определении того, соответствует ли кандидат требованиям для заполнения открытой вакансии, менеджер по найму должен собрать много информации о предыдущем опыте работы кандидата, сертификатах, образовании, доступности и профессиональных рекомендациях. Наличие всей этой информации в одной форме, электронной или печатной, гарантирует, что одна и та же информация запрашивается и собирается по каждому кандидату и может быть легко доступна всем, кто участвует в собеседовании и процессе найма.

Поддерживает разнообразную рабочую силу/снижает предвзятость

Требование от всех заявителей заполнить одно и то же заявление для получения одинаковой информации от всех помогает работодателям соблюдать законы о равных возможностях трудоустройства. Работодатели, полагающиеся исключительно на резюме в отношении опыта, сертификатов и образования соискателя, рискуют непреднамеренно предвзято относиться к принятию решения о приеме на работу. Заявление о приеме на работу позволяет работодателям быстро и справедливо проверить способность заявителя соответствовать минимальным требованиям для должности.

Стремясь устранить бессознательную предвзятость в процессе найма, некоторые компании используют анонимное приложение, которое удаляет или скрывает любую информацию о кандидате, которая может привести к предвзятости. Анонимное заявление выглядит как обычное, за исключением того, что вся идентифицирующая информация, включая имя заявителя, опущена, поэтому во время начального раунда отбора учитывается только квалификация заявителя для работы. Часто сохраненные данные раскрываются во время последующих раундов интервью. Некоторые пилотные программы показали, что значительно больше женщин и представителей меньшинств нанимается, когда в процессе найма используются анонимные заявления. При правильном применении анонимные заявления о приеме на работу уравновешивают правила игры для доступа к работе, смещая акцент на навыки и квалификацию соискателя.

Действует как юридический документ/Снижает ответственность

После подписания и датирования заявителем заявление становится юридическим документом, который дает работодателю возможность обратиться за помощью, если в будущем будет обнаружено, что заявитель или сотрудник сфальсифицировал информацию. Приложение также можно использовать для получения согласия на проверку биографических данных и рекомендаций, а также проверки занятости. Работодатели могут снизить риск подачи исков о дискриминации, указав в заявлении ключевые правила в отношении занятости по собственному желанию и равных возможностей трудоустройства. Кроме того, собирая одну и ту же информацию в согласованном формате от всех соискателей, работодатели могут беспристрастно сравнивать полномочия соискателей. Все юридически обоснованные заявки должны включать следующее:

• Раздел сертификации, удостоверяющий, что кандидат предоставляет полную и точную информацию, искажение или упущение фактов может привести к отклонению заявки на должность или, в случае приема на работу, к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
• Важные правила, такие как свободное от наркотиков рабочее место и равные возможности трудоустройства.
• Разрешение и одобрение работодателем проведения всех проверок биографических данных и рекомендаций или проверки сведений о заявлении, которые он сочтет необходимыми.

Каждый кандидат на любую должность, независимо от уровня должности, должен заполнить заявление, гарантируя, что все потенциальные сотрудники имеют одинаковый опыт и относятся к ним одинаково.

Потенциальные подводные камни

В то время как хорошо составленное приложение может быть ценным инструментом проверки и смягчения ответственности, плохо написанное приложение может привести к претензиям об ответственности за трудовую практику. Часто требования об ответственности исходят из вопросов, заданных в заявлении, которые потенциально могут выявить информацию о защищенном классе заявителя, таком как возраст, раса, пол, инвалидность и т. д. Хотя многие законы штата и федеральные законы о равных возможностях прямо не запрещают работодателям задавать такие вопросы в заявлении. заявления, эти типы запросов могут быть использованы в качестве доказательства намерения работодателя провести дискриминацию, если заданные вопросы не могут быть оправданы деловой целью работодателя. Руководящим принципом любого вопроса при подаче заявления должен быть следующий: «Может ли работодатель продемонстрировать связанную с работой необходимость задавать вопрос?» EEOC исследует намерение, стоящее за вопросами заявления, и то, как полученная информация используется для определения того, имела ли место какая-либо дискриминация при расследовании заявлений о дискриминации. К числу распространенных запросов, которых следует избегать, относятся:

Дата рождения — запрос даты рождения кандидата может создать впечатление, что работодатель использует возраст как решающий фактор при приеме на работу. Если федеральный закон или закон штата требует минимального возраста для работы в определенных профессиях, приемлемым способом определения соответствия является вопрос о том, соответствует ли заявитель как минимум минимальному возрасту, необходимому для приема на работу.

Даты выпуска  – Запрос даты выпуска кандидата может раскрыть возраст кандидата и создать впечатление, что возраст влияет на решение о приеме на работу. В качестве альтернативы, если для выполнения работы требуется определенная степень, работодатель может просто спросить, имеет ли заявитель высшее образование, и если да, то с какой степенью.

История заработной платы : В некоторых штатах, включая Мэриленд, работодатель запрещает запрашивать информацию о заработной плате у соискателей. Эти законы призваны способствовать большей справедливости в оплате труда, заставляя работодателей разрабатывать предложения по заработной плате на основе требований к работе и рыночных уровней оплаты труда.

Криминальное прошлое : Законы многих штатов и местные законы, часто называемые законами о запрете приема на работу, требуют от работодателей удалять вопросы о судимости из заявлений о приеме на работу, чтобы защитить заявителей и кандидатов, осужденных за преступление, от автоматической дисквалификации во время процесс выбора. В Мэриленде, округе Монтгомери в Мэриленде и округе Колумбия действуют законы о запрете ящиков.

Гражданство – Спрашивать о гражданстве заявителя запрещено, так как это может быть воспринято как дискриминация на основании национального происхождения заявителя. Работодатели могут спросить соискателей, имеют ли они право работать в Соединенных Штатах, и уведомить их о том, что в случае выбора для найма потребуется подтверждение права на работу.

Следует отметить, что многие из тех же ограничений на вопросы, заданные в заявлении, применяются и к вопросам, задаваемым во время интервью.

Получить «Умный» HR

Это лишь некоторые из многих вопросов, которые работодатели задают в заявлениях, которые могут привести к судебному разбирательству. Консультанты Smart HR помогли многочисленным клиентам, предоставив корпоративному руководству обоснование потребности в заявлениях о приеме на работу и создав юридически обоснованные заявления в рамках «умного» процесса найма и найма. Убедитесь, что у вас есть «умный» HR и вы используете законные методы найма, собеседования и найма. Позвоните в Smart HR сегодня.

5 причин, по которым бланки заявлений о приеме на работу по-прежнему необходимы

Должен ли кандидат, претендующий на вашу вакансию, заполнять бланк заявления о приеме на работу?

В то время как большинство специалистов по кадрам и юристов по трудоустройству ответили бы решительным «ДА», есть некоторые организации — как государственные подрядные компании, так и негосударственные подрядные компании — которые не требуют от кандидатов заполнять заявление о приеме на работу во время собеседования или нового процесс найма.

Работодатели предлагают множество причин, по которым соискатель не заполняет заявление о приеме на работу. Наиболее популярные причины, которые мы слышали, включают:

• «Нам нужно заполнить эту вакансию как можно скорее!»
• «Заявки на трудоустройство не требуются по закону, так какой в ​​этом смысл?»
• «Каждый день, когда у нас нет исполнителя этой роли, мы теряем доход».
• «Это просто глупая форма, что плохого в том, что она не заполнена?»
• «Это замедляет наш процесс запроса этой информации.»

Хотя эти объяснения могут иметь смысл в краткосрочной перспективе, в долгосрочной перспективе непредоставление вашим кандидатам формы для заполнения может нанести больше вреда вашему бизнесу, чем если бы вы потребовали от них заполнить заявку, когда вы считали их квалифицированными кандидатами. .

 

5 причин, по которым работодателям следует по-прежнему использовать заявления о приеме на работу

Как консультант по персоналу, я всегда рекомендую требовать заполнения заявления о приеме на работу, а не просто собирать резюме в качестве необходимого шага для всех организаций, независимо от отрасли по следующим причинам: 

1. Для отбора кандидатов
2. В качестве юридических документов
3. Для снижения риска дискриминации
4. Для организации информации
5. Для соответствия

1.

Для отбора кандидатов

Резюме недостаточно. Кандидаты имеют много творческой лицензии и свободы, когда они пишут резюме. Это означает, что соискатель выбирает информацию, которую нужно включить или исключить, чтобы гарантировать, что она будет воспринята в наиболее благоприятном свете рекрутером или менеджером по найму.

С другой стороны, заявление о приеме на работу требует, чтобы кандидат предоставил краткие и точные сведения о своем опыте работы, биографии и истории вознаграждения. После подачи заполненной заявки рекрутер или менеджер по найму сможет определить, соответствует ли кандидат минимальным (и желаемым) требованиям к должности, на которую он претендует.

Это не означает, что резюме не должно быть частью процесса найма. Вместо этого работодатели должны использовать как заявление, так и резюме, чтобы обеспечить соответствие биографии и опыту заявителя. Согласованность поможет определить, подходит ли кандидат на вакансию в вашей организации.

2.

В качестве юридического документа

В отличие от резюме, приложение может стать юридическим документом для вашей организации, чтобы:

• Разрешить проверку рекомендаций, проверку биографических данных и проверку криминального прошлого (где разрешено)
• Убедитесь, что кандидат понимает, что ваша организация является работодателем с равными возможностями трудоустройства
• Убедиться, что они понимают, что работают по их желанию
• Попросите их подтвердить, что информация, которую они предоставляют, является точной и правдивой

Помимо разрешений и подтверждений, связанных с соблюдением требований, в большинстве заявлений о приеме на работу также есть раздел, требующий от кандидата подтверждения полноты и точности предоставляемой им информации.

В этом же разделе кандидату сообщается, что искажение фактов или упущение фактов может привести к отклонению их заявки на должность или, в случае приема на работу, к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

В резюме такого соглашения нет, что ставит вашу организацию в невыгодное положение, если вы обнаружите информацию, противоречащую тому, что было указано в резюме.

3. Чтобы снизить риск дискриминации

Поскольку резюме поступают в различных форматах (некоторые из них снабжены фотографиями), вашей организации может быть сложно сравнить одного кандидата с другим без потенциальной дискриминации заявителя. Например, если в резюме указана дата рождения, это может привести к дискриминации по возрасту. Уличный адрес или название средней школы могут указывать на то, что кандидат из района, где проживает меньшинство, что может повлиять на некоторых проверяющих.

Правильно оформленное заявление о приеме на работу стандартизирует информацию, которую кандидат предоставляет при подаче заявки на должность. Ниже приведены некоторые советы от Steptoe & Johnson, которые вы можете использовать при создании заявления о приеме на работу, чтобы уменьшить вероятность претензий о дискриминации:

• Заявление о том, что организация является работодателем с равными федеральные законы или законы штатов.
• Заметное заявление о том, что трудоустройство считается добровольным, и предложение о трудоустройстве не будет считаться контрактом.
• Разрешение и одобрение организации на проведение всех фоновых и рекомендательных проверок или проверки информации о приложении, которую она считает необходимой.
• Заявление о том, что судимость, указанная в заявке, не лишает кандидата права на работу, и что компания рассмотрит: характер или тяжесть любого правонарушения или поведения; время, прошедшее с момента осуждения и/или отбытия любого тюремного заключения; и обязанности заполняемой должности.
• Уведомление о том, что фальсификация любой информации в процессе подачи заявки будет считаться основанием для отклонения кандидата или увольнения, если он уже принят на работу.

Этот подход также помогает показать, что вы предоставляете равные возможности для трудоустройства, что является важной частью вашего бренда работодателя.

4. Для систематизации информации

Существует много информации, необходимой для определения того, соответствует ли кандидат требованиям для должности. Легче запросить информацию об образовании, трудовом стаже, проверках рекомендаций и т. д. в одном месте, чем запрашивать ее в разное время в процессе нового найма.

Таким образом, наличие заявления о приеме на работу, запрашивающего всю эту информацию в одном месте, экономит время и усилия как компании, так и соискателя на сбор информации, необходимой для определения соответствия кандидата этой должности.

Стандартный выпадающий список #toggle «выпадающий список данных-меню-id-param=»menu_term_248361864″ data-dropdown-placement-param=»top» data-term-id=»248361864″>выпадающий список заданий#toggle» раскрывающийся список данных -menu-id-param=»menu_term_248361841″ data-dropdown-placement-param=»top» data-term-id=»248361841″>applicationdropdown#toggle» data-dropdown-menu-id-param=»menu_term_248361864″ data- dropdown-placement-param=»top» data-term-id=»248361864″> также может гарантировать, что кандидаты не упустят ключевые детали, такие как dropdown#toggle» data-dropdown-menu-id-param=» menu_term_248361847″ data-dropdown-placement-param=»top» data-term-id=»248361847″>номер телефона, dropdown#toggle» data-dropdown-menu-id-param=»menu_term_248361867″ data-dropdown-placement-param =»top» data-term-id=»248361867″>почтовый адрес, dropdown#toggle» data-dropdown-menu-id-param=»menu_term_248361863″ data-dropdown-placement-param=»top» data-term-id =»248361863″>полное имя и подпись с раскрывающимся списком#toggle» data-dropdown-menu-id-param=»menu_term_248361850″ data-dropdown-placement-param=»top» data-term-id=»248361850″ >дата подписи. Вы также можете запросить историю работы в стандартном формате с полями для имени предыдущего работодателя, даты начала, даты окончания и того, был ли он полный или неполный рабочий день.

5. В целях соблюдения требований

У нас есть много организаций в районе метро Вашингтона, округ Колумбия, которые предоставляют услуги федеральному правительству США. Таким образом, правительство запрашивает дополнительную информацию о кандидатах, подающих заявки и нанимаемых для оказания указанных услуг.

В частности, федеральное правительство США ищет подрядчиков для сбора и хранения информации о кандидатах, такой как раса, пол, этническая принадлежность, инвалидность и история военной службы. Поскольку эта информация не может быть включена в заявление о приеме на работу, мы предлагаем предоставить заявителям добровольную форму самоидентификации для сбора необходимой информации.

Хотя эта информация не используется для выбора кандидата, необходимо заполнить ежегодный План позитивных действий (ППД).