Реквизиты должностной инструкции: Правила оформления должностной инструкции

Содержание

Правила оформления должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями ГОСТа включает:

Наименование организации-автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации-филиала, территориального отделения, представительства и пр. — указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 — «Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа-это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа-это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др.

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «№» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции — с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации» — например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Московский центр детского творчества» следует, что местом составления должностной инструкции является г. Москва и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, «должностная инструкция бухгалтера»).

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников).

При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции — разделы — должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Текст», например, следующим образом: «Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре».

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 листе в 1 экземпляре».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 листах».

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита «Подпись» (см. ниже).

Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом знак «№», дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись-реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке),
расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

В современном делопроизводстве используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Этот аналог собственноручной подписи придает электронному документу юридическую сил, равную юридической силе документа на бумажном носителе. Для начала работы с этим реквизитом нужно оформить документы для получения ЭЦП.

Статья по теме: Электронная подпись: что такое, кому нужна, как получить?

Гриф согласования документа-реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Подпись». В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе-так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» (на свободном месте) указывается: «Лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации-автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа — реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации — автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласование», а в его отсутствие — ниже последней строки реквизита «Подпись».

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверяющую надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например: Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж.rtf.

Как прописать должностную инструкцию: как составить и оформить

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Дмитрий Сергеев

составлял должностные инструкции

Профиль автора

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Ну и что? 16.02.17

Появился электронный справочник профессий

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

ст. 8 ТК РФ

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов, военнослужащих и сотрудников полиции.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

/zags/

Как я устраивалась на госслужбу в загс

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

/pishi-po-sobstvennomu/

«Начальница сказала, что я грустная»: 11 неуважительных причин уволить сотрудника

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

/guide/okhrana-truda/

Ответственность за нарушения требований охраны труда

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Ну и что? 24.10.18

Как устроиться на работу, чтобы потом ее не потерять. Советует Роструд

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
Наименование документа.
Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
Дата составления документа.
Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

ст. 15 ТК РФ

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Изумительная история 05.04.17

Договоры с ИП могут признать трудовыми и доначислить налоги

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
Работник выполняет трудовые функции за плату.
Между работником и работодателем есть подчиненность.
Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Изумительная история 10. 11.17

Электрик заключил трудовой договор, но остался без прав и гарантий

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Изумительная история 25.04.18

Договор на оказание услуг могут признать трудовым

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Ну и что? 19.06.17

Если не провести медосмотр для офисных работников, можно попасть на штраф

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Что делать? 25.03.19

Нужно ли соблюдать дресс-код на работе?

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

/prava/rabota/

Ваши права на работе

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

/guide/zapiska/

Как писать объяснительную на работе

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

ст. 57, 74 ТК РФ

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

ст. 72, 72. 1 ТК РФ

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

/work-contract/

Как устроен трудовой договор

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Канцелярит

Обеспечить высокий уровень работы…

Перевод на человеческий

Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор

Канцелярит

Регулярно проводить проверки…

Перевод на человеческий

Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника

Канцелярит

Наметить увеличение…

Перевод на человеческий

Производить не менее 300 письменных столов в месяц

Канцелярит

Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…

Перевод на человеческий

По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц

Канцелярит

Проводить линию на увеличение производительности…

Перевод на человеческий

Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность

Канцелярит

Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…

Перевод на человеческий

Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

ст. 60.2 ТК РФ

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

/guide/sovmeshaj/

Как оформить сотрудника по совместительству

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

/e-doc/

Что нужно знать про обмен электронными документами

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

Должностная инструкция не является обязательным документом.
Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

Что такое должностная инструкция?

‍

Широкое письменное изложение конкретной работы в основном известно как должностная инструкция. Обычно он включает в себя роли, цель, обязанности, объем и условия работы, а также название должности и назначение лица, которому подчиняется сотрудник. Проще говоря, JD — это письменная описательная декларация, в которой описываются общие задачи или связанные с ними обязанности, роли и обязанности должности. В нем может быть указана иерархия, которой подчиняется должность, такие параметры, как квалификация или навыки, необходимые человеку на работе, информация об используемом комплекте, инструментах и вспомогательных средствах, условия труда, требования к физическому и психическому здоровью, а также заработная плата. диапазон. JD обычно носят описательный характер, но некоторые из них могут охватывать простой список навыков, например, каналы стратегического планирования человеческого капитала могут использоваться для разработки архитектуры компетенций для организации, с помощью которой JD строятся как краткий список навыков.

‍

Важность должностной инструкции

‍

JD — это набор инструментов для управления человеческим капиталом. Независимо от того, используете ли вы его для найма или регламентируете аттестацию, в тот или иной момент одно или несколько должностных инструкций должны были попасть на стол HR-специалиста. Организации могут использовать хорошо составленный JD не только в качестве ценного помощника в процессе найма на работу, но и в качестве плана для отчетности об отношениях и условиях работы.

JD очень важны, а это означает, что необходимо проявлять большую осторожность при их создании и обновлении время от времени.

‍

Должностная инструкция важна по следующим причинам:

‍

1. Она дает кандидатам четкое представление об их обязанностях и обязанностях на данной должности.

2. Профиль работы обеспечивает единообразное представление о должностях различных отделов и о том, как они помогают организации развиваться.

3. Это помогает сотрудникам ставить конкретные цели и миссии для продвижения по службе.

4. Это также помогает установить границы в отношении ролей и обязанностей сотрудников.

5. Надлежащая должностная инструкция сотрудника оправдывает заработную плату работника.

6. Хорошо составленный JD можно использовать для постановки измеримых целей производительности на основе ролей и обязанностей в должностной инструкции, а затем для обучения сотрудников достижению этих целей.

7. Организации могут использовать должностные инструкции своих сотрудников, а также описания возможных продвижений по службе, в качестве источника стимулов для сотрудников посещать занятия, семинары и другие мероприятия по развитию карьеры.

8. Должностные инструкции могут помочь в разработке стандартной программы компенсации с минимальными и максимальными значениями для каждой должности.

9. Работодатели могут использовать JD в качестве критерия производительности и как инструмент для поощрения сотрудников к тому, чтобы они выходили за рамки профиля работы в отношении получения признания и вознаграждений.

10. При необходимости организации могут использовать должностные инструкции для приукрашивания ненадлежащего выполнения работником своих должностных функций.

11. JD могут помочь определить конкретные навыки и способности, которые необходимы для должности или давления окружающей среды, которые относятся к должности. Хорошо составленная должностная инструкция сотрудника сообщает кандидату о требованиях к должности. После прочтения JD некоторые кандидаты могут решить, что они не подходят для этой должности или не заинтересованы в ней.

‍

Разница между описанием работы и объявлением о вакансии

‍

Описание работы — это внутреннее признание, которое проливает свет на должность в компании. Он написан более формальным тоном и содержит все детали о ролях и обязанностях, которые ищет кандидат. Тогда как объявление о вакансии – это наружная реклама вакансий организации, целью которой является привлечение кандидатов и соискателей. Он написан более привлекательным тоном и содержит информацию не только о должности, но и о компании и преимуществах, которые они предлагают.

Должностная инструкция — это внутренний документ, разъясняющий должность в компании. Он содержит детали о роли и обязанностях и написан в официальном тоне. Объявление о вакансии, с другой стороны, является рекламой открытого описания вакансии. Это отчет, предназначенный для внешнего использования, чтобы привлечь внимание кандидатов.

Вкратце и ясно: описание работы объясняет работу, а объявление о вакансии продает ее.

‍

Недостатки должностной инструкции

‍

1. Не зависит от должности

‍

Часто компании пытаются составить один профиль должностных обязанностей, чтобы охватить всех работников, выполняющих практически одинаковую работу. Но такой подход может упустить жизненно важные, хотя и тонкие различия. Например, у разных руководителей отделов в организации могут быть по существу одни и те же основные обязанности, но конкретные обязанности, время, затрачиваемое на различные области, и приоритеты задач могут существенно отличаться от одного менеджера к другому. Один руководитель отдела может быть загружен рутинной и плановой работой, в то время как другие тратят больше времени на спонтанное выполнение и устранение неполадок. Описание работы должно отражать уникальный характер каждой должности и не пытаться охватить слишком много разных должностей. Если этого не сделать, JD не будет точно отражать фактический план работы.

‍

2. Описательный, а не предписывающий характер

‍

Должностные инструкции часто готовятся постфактум – после того, как работа разработана – и готовятся в основном на основе данных, предоставленных действующим лицом. Результат: картина того, что есть, а не того, что должно быть. Руководители всех уровней должны участвовать в подготовке описания работы, чтобы контролировать дизайн и гарантировать, что выполняемая работа соответствует интересам организации. JD сотрудников должны предписывать, что должно произойти. Периодические обзоры эффективности должны сравнивать то, что происходит, с тем, что должно происходить, и должны приводить к корректировкам при обнаружении несоответствий. Слишком часто компании позволяют рабочим местам превращаться в «продукты действующих» — рабочие места, совместимые с действующими интересами, а не с интересами организации.

‍

3.

В сочетании со стандартами производительности, характеристиками персонала и/или правилами и нормами

‍

Многие так называемые должностные инструкции сотрудников пытаются включить ожидания в отношении уровня производительности – количества, качества, своевременности и критерии стоимости — с определенными стандартами производительности. Некоторые компании приняли эти описания, ориентированные на результат, в попытке повысить ценность своих должностных инструкций. Но критерии производительности — способы измерения — не являются частью структуры работы, и поэтому их лучше оставить для отдельного инструмента оценки производительности — возможно, приложенного к должностной инструкции, но отличного от нее.

‍

4. Часто правила и предписания смешиваются с должностными инструкциями

‍

Такие заявления, как «Избегает одновременного ношения двух наполненных кислотой стаканов» или «Носит каску при штабелировании на складе», на самом деле не являются заявлениями о работа, которую нужно сделать. Однако такое заявление, как «Ежедневно проверяйте пол, чтобы убедиться, что оно не скользкое», может быть законным заявлением о долге. По общему признанию, может быть трудно показать соответствующую грань между тем, что должно быть в JD, и тем, что было бы лучше оставить для отдельного документа.

‍

5. Временная работа не учитывается. Например, специальные проекты, задания комитетов и разовые задачи, возможно, придется делегировать сотрудникам. Любая обязанность, запланированная заранее для выполнения сроком на год или меньше, должна быть указана в должностной инструкции в специальном разделе «Временное назначение». Это полностью законная часть дизайна работы и должна быть признана таковой. Непризнание такой работы (что случается часто) приводит к ошибкам в оценке результатов деятельности на конец года, оценке рабочей нагрузки и т. д. Хорошей практикой является добавление каждый год — возможно, во время оценки эффективности — раздела «Временное назначение» в описание работы.

Этот раздел делает его динамическим документом. Признание того, насколько важным является временное участие в деятельности, и принятие практики подтверждения этого в описании работы стимулирует этот крайне важный периодический пересмотр описания работы.

‍

6. Не показывает, как расходуется свободное от работы время

‍

Если сложить проценты времени, связанные с должностными обязанностями во многих должностных инструкциях, вы должны получить 100 процентов. Это, знаете ли, не может быть правильным. Ни один рабочий никогда не тратил на работу 100 процентов своего рабочего дня. Менеджеры и оперативные сотрудники бездействуют, ожидая задержек, делая перерывы, общаясь на работе и занимаясь полурабочей деятельностью, такой как поездки на завод или за его пределы. Должностные инструкции сотрудников должны учитывать, как на самом деле расходуется время, указывая время, отведенное на эти нерабочие и полурабочие занятия. В некоторых работах это значительные затраты времени. Неупоминание их в должностной инструкции сильно искажает дизайн работы.

‍

Преимущества должностной инструкции

‍

Написание должностных инструкций может показаться сложной задачей, но если все сделано правильно, ваша организация может получить много преимуществ.

‍

1. Улучшение набора персонала

‍

Хорошо составленные должностные инструкции служат средством коммуникации, позволяющим как сотрудникам, так и соискателям четко понимать ожидания от ролей и обязанностей, основных обязанностей и требуемых требований. способности, образовательная квалификация и опыт, подходящие для этой роли. Делая это хорошо, он может улучшить как внутренний, так и внешний набор, а также может удерживать и мотивировать лучшие таланты, устанавливая печать на ожиданиях сотрудников и гарантируя, что они соответствуют ожиданиям бизнеса в отношении того, что влечет за собой роль.

‍

2. Уточненные данные о вознаграждении

‍

Хотя прямое вознаграждение, вероятно, не должно быть в описании работы, но JD, вероятно, должен позволить провести исследование для определения рыночной стоимости данной роли. Если все сделано правильно, должностная инструкция сотрудника поможет отделу кадров оценить, какое место занимает эта работа в существующих структурах оплаты труда, чтобы не возникало проблем неравенства или сжатия при заполнении должности.

‍

3. Планирование персонала

‍

Кадровое планирование имеет решающее значение для бизнес-плана компании. Для выполнения и измерения успеха миссий и целей организации необходимы следующие кадровые компоненты:

a. Полный список должностных инструкций в организации показывает все роли в организации и, таким образом, может показать, какие должности не заполнены, и помочь в планировании на будущее.

б. В должностных инструкциях могут быть отмечены роль и обязанности, необходимые для должности в организации, а также будущая дорожная карта карьеры, чтобы набор был ориентирован на будущие роли. Менеджеры по найму могут позже рассмотреть кандидата, подходящего не только для текущей вакансии, но также рассмотреть, подходит ли кандидат для будущего продвижения.

в. Должностные инструкции можно сопоставить с системой оценки эффективности, чтобы определить области, в которых требуется дополнительное обучение.

Как написать описание работы [2022] с примерами хорошего описания работы

Хорошее описание работы — это не только то, что вы ищете в своем идеальном кандидате, но и то, чего ваш идеальный кандидат хочет от своей следующей работы .

Соискатели имеют в своем распоряжении тысячи возможностей, поэтому вам необходимо понимать, что ищут кандидаты и как они думают, если вы хотите успешно продвигать свою фирму.

Читайте дальше, чтобы узнать, как написать хорошее описание работы, которое будет кратким, но достаточно полным, чтобы привлечь лучших специалистов, и найти отличные примеры описания работы.

Что такое должностная инструкция?

Описание работы сообщает соискателям о предлагаемой должности, типе кандидата, которого вы ищете, и убеждает их, почему они должны обратиться в вашу организацию.

В описании должны быть указаны минимальные требования к квалификации, опыту, навыкам и знаниям.

Он также должен кратко излагать роль, включая соответствующие обязанности, задачи и ответственность, а также предоставлять такие подробности, как условия труда, местонахождение, а также предлагаемые вознаграждения и льготы.

Почему важны должностные инструкции?

Если ваша фирма не является широко известной, описание работы может быть первым шансом, который потенциальный сотрудник должен составить мнение о вашей организации. Посмотрите на это как на вступительную рекламную презентацию и продемонстрируйте лучшее из вашей компании, чтобы заинтересовать лучших кандидатов возможностями, которые вы можете предложить.

Тщательно составленное описание работы также может эффективно нацелить нужных кандидатов и избавить вашу команду по подбору персонала от траты дней или недель на изучение кучи неподходящих резюме.

Дэвид Биттон, соучредитель и директор по маркетингу в DoorLoop, советует потратить время на написание подробных описаний вакансий, чтобы вы могли быть правдивыми и искренними во время собеседования.

«Вы можете установить четкие ожидания от роли и задачи», — говорит он.

«Так не будет никакого расхождения между работой и ожиданиями кандидата. Помните, что текучесть кадров высока, когда ожидания от работы не соответствуют реальности».

Хорошо продуманное описание работы может быть полезным и после первоначального процесса найма. Это может быть полезным руководством к тому, насколько хорошо новобранец соответствует ожиданиям, и выявить любые пробелы в навыках, которые можно исправить с помощью обучения.

В худшем случае должностная инструкция может быть использована для оправдания увольнения плохо работающего сотрудника, который не соответствует требованиям.

Что должно содержать описание работы?

Предложений о работе миллионы, и отклики требуют времени, поэтому кандидаты должны быть разборчивы. Главное, что они ищут, это ясность; если они не найдут его, они пойдут дальше. Вы не можете ходить вокруг да около, когда дело доходит до того, чтобы дать им то, что они хотят.

Поставьте себя на место своего идеального кандидата и постарайтесь предугадать вопросы, которые они будут задавать о роли, чтобы помочь вам составить описание работы.

Согласно недавнему опросу охотников за вакансиями LinkedIn, большинство кандидатов позволяют объявлениям о вакансиях менее 50 секунд зацепить их, прежде чем щелкнуть.

Опрос показал, что 95% кандидатов считают, что описание работы должно включать диапазон заработной платы, а 69% заявили, что они, вероятно, или очень вероятно, проигнорируют сообщения, в которых отсутствует эта информация.

Респонденты оценили название должности (69%), местонахождение (62%) и краткое описание компании и роли (61%) как следующие наиболее важные детали.

Соискатели также хотели знать о:

Тип занятости (удаленно, на месте или гибрид): 58%
Преимущества: 58%
Основные обязанности: 54%
Необходимые основные навыки и опыт: 53%
Ценные дополнения/приятности: 42%
Организационные ценности и культура: 28%
Подробная информация о процессе подачи заявки: 13%

Давайте более подробно рассмотрим, как справиться с некоторыми из них.

Должность

Выберите название должности, которое точно описывает должность и ее обязанности. Однако он также должен быть коротким. Исследование Appcast показало, что чем длиннее названия должностей, тем меньше людей претендуют на них. Оптимальная длина названия должности — от 1 до 3 слов. Ознакомьтесь с примерами должностных инструкций для аналогичных должностей в других компаниях и выберите наиболее часто используемые термины.

Краткое описание работы

Здесь вы можете начать продавать работу кандидатам. Вы хотите объяснить, почему эта роль имеет решающее значение для компании и какие возможности она предлагает. Здесь также можно включить краткое объяснение того, как роль вписывается в общую иерархию. Включите местоположение в этот раздел и подчеркните возможности удаленной или гибридной работы, если они доступны.

Профиль компании

Что отличает вашу компанию и почему это отличное место для работы? Соискатели ценят понимание того, что на самом деле представляет собой ваша организация, поэтому важно включить сюда важную информацию о культуре, ценностях и миссии вашей компании.

Роль и обязанности

Укажите средние повседневные обязанности, расписание и стратегические функции роли. Вам нужно найти баланс между точным перечислением всех основных обязанностей в порядке важности и частоты, не вдаваясь в подробности. Используйте формат маркированного списка, чтобы все было просто. Выделите любые задачи, которые особенно важны для этой роли или являются уникальными для вашей организации.

Требуемая квалификация и навыки

В этом разделе важно различать обязательные (или существенные) требования и критерии, которые желательно иметь (или желательно). Если вы слишком требовательны или конкретны с точки зрения образования, опыта, знаний, навыков или способностей, вы можете отговорить хороших кандидатов. Должна быть некоторая гибкость для талантливых людей, которые имеют только четыре года опыта вместо пяти или имеют глубокие знания предыдущей версии программного инструмента.

Этот раздел также может включать в себя профессиональные и социальные навыки, а также описание личности, которая, по вашему мнению, лучше всего подходит для этой роли.

Компенсации и льготы

Как обсуждалось ранее, кандидаты теперь ожидают, что информация о диапазоне заработной платы будет включена в описание работы, и быстро потеряют интерес, если она отсутствует.

В дополнение к диапазону заработной платы вы должны указать все преимущества и привилегии роли. От гибкого рабочего графика до стоматологического плана и программ поощрения сотрудников до неограниченного оплачиваемого отпуска — каждая мелочь помогает привлекать таланты.

Вам следует подумать о внедрении преимущества, которое отличает вашу организацию от конкурентов, например, об обучении сотрудников корпоративному языку.

Другая информация

В зависимости от вашей отрасли может быть полезно упомянуть о любых потенциальных опасностях или рисках для здоровья, связанных с этой ролью. Это справедливо только по отношению к кандидатам и дает компании некоторую юридическую защиту в случае несчастных случаев.

В свете растущих ожиданий молодых кандидатов, Макс Весман, главный операционный директор GoodHire, говорит, что вы должны подчеркивать, какие ценности отстаивает ваша компания.

«Молодые работники восприимчивы к компаниям с благими намерениями, которые борются за благое дело, поэтому не стесняйтесь включать подробности о своей миссии или заявлении о видении», — говорит он.

«Это отличное дополнение к подробностям, касающимся вакансии, поскольку они дают потенциальным кандидатам всю необходимую им информацию перед подачей заявки».

Наконец, возьмите листок из справочника маркетолога и завершите описание своей работы призывом к действию! Четко объясните, как соискатели могут сдвинуть дело с мертвой точки, чтобы начать процесс подачи заявки, и дайте им знать, когда они могут ожидать ответа.

Как написать хорошее описание работы за 8 шагов

Теперь вы знаете, каким должно быть содержание вашего описания работы, давайте рассмотрим наилучший способ его реализации.

1. Определите, кто создает описание работы

Во многих компаниях задача по умолчанию возлагается на HR или менеджера по найму. Однако, если вы серьезно относитесь к составлению отличного описания работы, которое понравится лучшим кандидатам, вам необходимо привлечь несколько человек.

HR не может знать повседневную работу каждой команды, поэтому начните с человека, ответственного за выполнение этой роли.

Менеджер или супервайзер лучше всех знает, какой кандидат впишется в существующую команду, может подробно описать набор навыков и знаний, необходимых для этой должности, а также описать связанные с этим обязанности и ответственность.

Первая встреча между непосредственным руководителем и менеджером по найму или отделом кадров позволит им определить общую цель должности и согласовать ожидания компании в отношении нового сотрудника с точки зрения квалификации и опыта.

2. Изучите конкурентов

Команда, которой поручено составить описание вашей работы, должна потратить некоторое время на поиск примеров описания работы в LinkedIn, Indeed и других сервисах по трудоустройству. Это поможет им получить представление о текущем состоянии рынка в отношении аналогичных ролей. Как только вы соберете информацию о том, что ищут ваши конкуренты, какой язык они используют и что они предлагают, вы сможете лучше составить собственное описание.

3. Создайте свой первый набросок

Должностная инструкция должна быть четко написана, разделена на разделы и иметь длину не более страницы.

См. раздел «Что должно быть в должностной инструкции?» раздел выше и наши примеры описания работы ниже для получения более подробной информации об этом этапе процесса.

4. Поощряйте разнообразие

Имея на руках первый черновик, вы должны затем получить информацию от разнообразной команды, чтобы убедиться, что используемый язык является инклюзивным и свободным от предвзятости. Таким образом, вы максимизируете свою привлекательность для разнообразного пула кандидатов.

5. Вернуться к отделу кадров:

Менеджер по найму или отдел кадров должны проверить, что было сделано, предоставить подробную информацию о льготах и вознаграждениях и проверить, соответствует ли это всем вашим политикам.

6. Придайте маркетинговую расцветку

Если у вас есть отдел маркетинга, он является экспертом вашей компании по привлечению внимания и повышению вовлеченности. Почему бы не воспользоваться их особым набором навыков, чтобы сделать описание работы максимально привлекательным и мотивирующим?

7. Лучше перестраховаться, чем сожалеть

Не забудьте откорректировать свой окончательный вариант и получить свежий взгляд, чтобы проверить его еще раз, чтобы гарантировать точность, прежде чем отправлять его тому, кто имеет окончательное одобрение в вашей фирме.

8. Освободите его

Загрузите и опубликуйте свое описание работы и подождите, пока начнут поступать качественные заявки.

Должность — это основная единица информации для соискателей, но в ней легко ошибиться.
Например, в вашей фирме могут быть специальные названия для конкретных должностей, которые имеют смысл в рамках корпоративной культуры, например «Гуру социальных сетей» или «Сотрудник по распространению напитков». Однако эти термины могут быть непонятны посторонним, а это означает, что вы можете отпугнуть потенциальных новобранцев.
Более того, вы хотите, чтобы соискатели находили ваше объявление о работе при поиске вакансий по ключевым словам в Google, Indeed или LinkedIn. По этим причинам лучше придерживаться стандартных названий, таких как «Менеджер социальных сетей» или «Бармен».
Не слишком старайтесь произвести впечатление.
Еще одна вещь, от которой следует воздержаться, — это раздувание должностей, например, путем ненужного обозначения роли как «старший», «руководитель» или «менеджер», если это не так. Это может оттолкнуть идеально квалифицированных кандидатов, которые считают, что им не хватает опыта.
Не допускайте дискриминации
Позаботьтесь о том, чтобы ваша должностная инструкция не исключала людей с точки зрения расы, этнической принадлежности, пола, сексуальной ориентации, религии, семейного положения, беременности, национального происхождения, инвалидности, генетической информации или возраста. Такой язык можно было бы считать незаконной дискриминацией.
Не усложняйте
Текст также должен быть четким, кратким и по существу. Избегайте использования жаргона или сложных слов, когда можно использовать простые. Хотя вы можете ожидать, что ваш идеальный кандидат будет иметь продвинутый уровень чтения и обширный словарный запас, он, вероятно, очень занят. На этом этапе процесса найма одной из ваших главных задач является борьба за их внимание. Короткие предложения и абзацы помогут вам эффективно донести свою мысль.
Не копируйте и не вставляйте
Еще одна вещь, которую следует помнить, это то, как Google и другие поисковые системы будут интерпретировать ваши должностные инструкции. Обычно они придают большее значение ранней части веб-страницы. Если все ваши описания вакансий начинаются одинаково, поисковые системы могут решить, что они дублируются, и протолкнуть ваши новые сообщения вниз по результатам поиска, потенциально скрывая их от охотников за вакансиями.
Убедитесь, что начальные абзацы максимально уникальны для каждой роли, а вся стандартная информация о компании находится внизу страницы.
Не будьте безличными
Вы должны сопротивляться желанию сделать описание вашей работы слишком скучным и формальным или писать от третьего лица. Считайте описание своей работы началом открытого и откровенного разговора с потенциальными новобранцами.
Такие фразы, как «Компания X ищет разработчика Python» или «Идеальный кандидат должен иметь пятилетний опыт работы», кажутся далекими и холодными, а не тем впечатлением, которое вы хотите произвести на рынке труда, где сотрудники хотят иметь человеческую связь со своим рабочим местом. . Лучше использовать более неформальный тон и использовать первое и второе лицо, например, говоря: «Мы ищем разработчика Python» или «У вас должен быть пятилетний опыт».
Не забывайте задавать вопросы
Не забывайте использовать вопросы, чтобы сделать описание работы дружественным и доступным. Если перефразировать предыдущие примеры следующим образом: «Вы разработчик Python с пятилетним опытом?», требование мгновенно становится менее угрожающим и более привлекательным.
Примеры должностных инструкций
Итак, как же должно выглядеть хорошее описание должностных обязанностей? Взгляните на эти описания работы и примеры спецификаций работы, чтобы увидеть, как это можно сделать. Не стесняйтесь копировать их и адаптировать для своих нужд.
Пример 1
Должность
Специалист по связям с общественностью
Краткое описание работы
Компания Example Inc ищет эксперта по связям с общественностью на полную ставку, который присоединится к нам и будет постоянно повышать репутацию нашей компании. выше!
Профиль компании
Example Inc
Согласно рейтингу Glassdoor, мы являемся одним из десяти лучших мест для работы в Америке, и мы стремимся удовлетворять потребности наших клиентов в сфере финансовых технологий на более чем 100 рынках.
Благодаря нашим первоклассным специалистам только в этом году мы добились роста на 300%, что сделало нас одной из самых быстрорастущих финтех-компаний в мире!
Вы хотите работать с динамичным, прогрессивным стартапом, поощряющим продвижение сотрудников? Тогда Example Inc ждет от вас известий!
Роль и обязанности
Работая из нашего бостонского офиса и удаленно, ваша роль будет включать:
Полировка нашего уже положительного общественного имиджа с использованием всех инструментов и талантов, имеющихся в вашем распоряжении.
Обращение к существующей сети контактов и создание новых для повышения нашего авторитета.
Создание эффективного и убедительного визуального и текстового контента.

Исследование и анализ актуальных тем в отрасли.
Посещение мероприятий и информирование финтех-прессы о нас.
Можете ли вы выполнить эти требования?
Минимум 3-4 года опыта работы в PR.
Широкая сеть контактов в СМИ.
Законное право на работу в стране, в которую вы подаете заявление.
Свободное владение английским языком.
Можете ли вы продемонстрировать эти качества и рабочие привычки?
Essential:
Отличный писатель и уверенный оратор.
Организованность и самомотивация.
Обширные сетевые навыки.
Креатив.
Всестороннее и актуальное понимание социальных сетей
Желаемый:
Предыдущий опыт работы в финтехе.

Владение иностранными языками.
Пособия
Неограниченный оплачиваемый отпуск.
401k с совпадением 8%.
Возмещение расходов на медицинское страхование в размере 400 долларов США в месяц.
бесплатных курсов делового языка от Preply.
Карта расходов компании для любых деловых расходов.
Нет дресс-кода.
Бесплатные авансы по заработной плате.
Зарплата от $70 000 до $80 000 в зависимости от опыта.
Подайте заявку на должность директора по связям с общественностью, отправив свое резюме по электронной почте [email protected] 9Пример 2 ищу тебя! Присоединяйтесь к нам и раскройте весь свой карьерный потенциал!
О нас
Case Study LLC — это амбициозный образовательный издательский стартап с издательствами в США, Канаде, Великобритании, Австралии, Новой Зеландии, Бразилии, Индии и Китае. Наша инновационная модель печати по требованию позволила нам опубликовать быстро растущий каталог, включающий тысячи наименований, которые читают миллионы студентов по всему миру. Мы стремимся обучать, обогащать и расширять возможности учащихся каждый день.
Вас умиляют эти повседневные обязанности и обязанности?
Разработка креативных стратегий и кампаний.

Расширение наших сообществ на Facebook и LinkedIn.
Создание контента в социальных сетях для Instagram, Facebook, Mastodon и других.
Определение, отслеживание и анализ ключевых показателей эффективности с помощью Sprout Social.
Создание подкастов и видео для учащихся.
Участие в научных конференциях по всему миру и поиск новых возможностей для тематического исследования.
Написание сообщений в блогах на актуальные образовательные темы.
Построение отношений с преподавателями во всем мире.
Мониторинг и реагирование на онлайн-разговоры.
Это похоже на тебя?
Вы хорошо разбираетесь в социальных сетях и тенденциях на всех основных платформах.
Вы занимательный оратор, блестящий собеседник и убедительный писатель.
Вы целеустремленный, целеустремленный и организованный профессионал.
Вы забавны, общительны, экстравертны и вкладываетесь в развитие аутентичных онлайн-сообществ.
Обладаете ли вы этими необходимыми качествами?
Степень бакалавра в области коммуникаций, маркетинга, бизнеса или связей с общественностью.
Минимум 2 года опыта работы менеджером онлайн-сообщества, менеджером социальных сетей или защитником цифрового бренда.
Способность преобразовывать ключевые данные исследований клиентов в привлекательные истории бренда.
Готовность переехать в Фэрфилд, штат Коннектикут, из другого города, штата или страны, если это необходимо.
Свободное владение английским языком при чтении, письме и разговорной речи.

Мы будем рады, если у вас также есть:
Предыдущий опыт создания цифрового видеоконтента.
Разговорный и письменный португальский.
Общее представление об A/B и многовариантном тестировании.
Мы можем предложить вам:
Возможности для гибридной работы.
Обширная программа EAP с юридическим покрытием.
Отличные скидки от наших корпоративных партнеров.
Страхование жизни за счет компании.
Форма 401k с фиксированным взносом компании и компенсацией компании после одного года работы.
Комплексный медицинский, стоматологический и офтальмологический пакет.
Заработная плата, основанная на опыте, от 60 000 долларов в год.

Волнуешься? Узнайте больше и подайте заявку, посетив нашу страницу вакансий. Мы с нетерпением ждем ответа от вас в ближайшее время!
Пример 3
Должность
Firma Health Руководитель отдела роста
О должности
Мы быстро расширяемся, поэтому, если вы присоединитесь к нам в качестве руководителя отдела роста здесь, в Firma Health, вы станете важной частью команды. Вы будете работать с нашим генеральным директором и директором по маркетингу, чтобы добиться успеха, привлекая внимание, убеждая пациентов и превращая их в клиентов.
О фирме Health
Firma Health — это совершенно новая концепция в здравоохранении. Наши передовые технологии телемедицины доставляют медицинскую помощь прямо на дом тем, кто больше всего в ней нуждается. Мы уже внедрили целостную виртуальную помощь в более чем 70 странах и приступаем к реализации амбициозной стратегии по удвоению нашего охвата в течение 5 лет. Наша команда состоит из невероятно талантливых и сострадательных людей, посвятивших себя улучшению здоровья других. Присоединяйтесь к нам в нашем стремлении предоставить необходимую виртуальную помощь миллионам пациентов по всему миру.
Мы хотели бы услышать от вас, если вы продемонстрировали успех в:
Продвижении и реализации инициатив роста.
Создание видео- и аудиоконтента, в том числе отзывов, вебинаров, подкастов, интервью, рекламных материалов и обучающих демонстраций.
Написание привлекательного маркетингового контента в виде сообщений в блогах, технических документов и электронных книг.
Управление партнерскими и партнерскими реферальными программами.
Маркетинг с помощью печатной рекламы, всех каналов социальных сетей и использования рекламной сети Google.
Если вы хотите выделиться, вы также:
Быть экспертом в количественном анализе, воронках привлечения пользователей и ключевых показателях эффективности цифрового маркетинга.
Быть знакомым с SQL и распространенными инструментами отчетности, такими как Tableau.
Разберитесь с Google Ads, Analytics и Search Console.
Хорошо разбираться в SalesForce, AirCall, MailChimp и Pardot.
Наш пакет включает:
15 дней отгула в год в первый год работы, 21 после этого.
Пособие на 14 недель отпуска по уходу за ребенком.
Полное медицинское страхование, офтальмологическая и стоматологическая страховка.
Возможности покупки акций сотрудниками.
401(k) план пенсионных накоплений с 5-процентной долей работодателя.
Диапазон вознаграждения зависит от вашего опыта и составляет от 45 000 до 80 000 долларов в год.
Если вы хотите помочь нам расти, мы хотим услышать от вас. Отправьте сопроводительное письмо и резюме на адрес [email protected], и давайте познакомимся!
Нужны более подробные описания вакансий? Ознакомьтесь с этими примерами должностных инструкций от Preply.

Реквизиты должностной инструкции: Правила оформления должностной инструкции