Счет оферта что это такое: Счет оферта, что это такое простыми словами

Содержание

образец на поставку товара или оказание услуг, понятие и структура документа

Счет-оферта представляет собой счет на оплату товаров и услуг, содержащий признаки договора. Помимо наименования, количества и стоимости товара, документ включает такие параметры, как сроки поставки, условия погрузки, штрафы, обязательства сторон и пр.

Счет является офертой, если в нем указаны: адресат, существенные условия договора и намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор. Чтобы он юридически считался заключенным, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Когда он используется

При наличии у компании большого числа покупателей и заказчиков необходимость заключения даже типовых договоров существенно увеличивает объем документооборота и время на их составление, согласование и подписание. Если партнеры находятся в других городах, проблема усугубляется. Использование счетов-оферт помогает преодолеть территориальные преграды и сэкономить время.

Наиболее часто этот вид счета используют при рассылке потенциальным покупателям коммерческих предложений.

Важными особенностями документа являются безотзывность и срочность. Оферта не может быть отозвана до окончания срока ее акцепта.

Поэтому организациям, рассылающим твердые оферты, нужно быть предельно внимательными. Если предложение акцептуют больше покупателей, чем заранее предполагалось, и товара (работы, услуги) в наличии окажется недостаточно, то могут последовать штрафы и юридическая ответственность за неисполнение договорных обязательств. Но все-таки закон предусматривает возможность отзыва документа, если информация об отзыве будет получена ранее, чем произведен акцепт.

Для минимизации этих рисков в выставляемом счете указывают срок действия предложения. Также это актуально при значительной динамике цен и подвижности склада. В случае временной определенности договор считается заключенным, если лицо, направившее коммерческое предложение, получает акцепт (оплату) в рамках срока, установленного в оферте.

Более гибкой с точки зрения обязательств является свободная оферта, но она не выставляется счетом.

Лицо, получившее данный документ, должно ответить отправителю либо акцептом, либо письменным отказом. Отсутствие ответа не может считаться согласием с предложением.

Подробную информацию о данной документации вы можете почерпнуть из следующего видео:

Основные разделы документа

Как говорилось ранее, счет-оферта содержит существенные условия договора. Рассмотрим типовую структуру этого документа. Пункты обычного счета:

Платежные реквизиты получателя платежа.
Наименование организации-покупателя.

Предмет договора (наименование, ед. измерения, количество, стоимость).
Подписи ответственных лиц и печати организаций.

Чтобы счет стал офертой, его нужно дополнить следующими пунктами:

Заголовок документа (например, «О поставке» и пр. ).
Номер и дата регистрации письменного предложения.
Содержательная часть, где указывают срок оферты, условия платежа, условия и срок погрузки и доставки, тара и упаковка и т. п.

что это, как использовать в хозяйственной деятельности?

В хозяйственном обороте чаще используют термин – счет или счет-фактура. Тем не менее, в гражданском кодексе существует понятие «счет-оферта». Что это? Ответ на этот вопрос можно найти непосредственно в ст. 435 ГК. Трактуется данный термин как предложение, которое может быть направлено одному или нескольким лицам, с намерением о заключении определенного договора. Однако в оферте должны присутствовать четко определенные условия предстоящей сделки. Сделка считается заключенной, как только получатель принял предложение. Если же отзыв оферты был получен отправителем до ее выдачи или в момент выдачи, то она считается непринятой.

Виды

Чтобы правильно использовать в своей деятельности этот документ, знаний о том, что это – счет-оферта, будет мало, необходимо знать и его виды:

Публичная. Такое предложение направляется определенному кругу лиц или неограниченному количеству адресатов. Яркий пример – предложение о предоставлении услуг Интернета или телевещания, о кредитовании. Лицо, принявшее предложение, вправе требовать от отправителя оферты выполнения обязательств, которые были задекларированы в документе.
Свободная. Предложение лишь немного отличается от публичного тем, что оно направляется конкретному кругу лиц с целью проведения дальнейших переговоров о сотрудничестве.
Твердая. Это предложение конкретному контрагенту, с указанием всех условий сделки. Если получатель предложения не принял условия, то оферта может предлагаться другому клиенту.
Безотзывная. В этом случае, лицо, выдавшее оферту, не вправе отозвать ее. Яркий пример – выпуск акций или других ценных бумаг.

Твердая оферта

Разобравшись с видами, становится понятно, что это — счет-оферта и какой ее вид чаще всего используется в обычной хозяйственной деятельности предприятий. Это, естественно, твердая оферта.

В тексте счета-оферты обязательно указывается срок действия предложения. Направляться документ может одному или двум контрагентом, в зависимости от количества складских запасов.

Твердую оферту можно расценивать как контрактные отношения, так как она предполагает соблюдение следующих требований:

В документе отображаются практически все условия договоренностей.
Оговариваются сроки не только действия оферты, но и поставки товара, предоставления услуги.
Получатель оферты может согласиться только частично с условиями, оговоренными в документе, и выслать оференту контроферту с новыми условиями.
В случае безоговорочного принятия предложения, покупатель акцептует предложение путем письменного, устного ответа или подписания документа.

Требования к тексту оферты

Счет-оферта на поставку товара должна отражать в своем тексте следующую информацию:

полное наименование оферента и его банковские и почтовые реквизиты;
ссылку на договор, при его наличии;
перечень товара или услуг;
стоимость по каждой позиции и общую сумму к оплате;
сроки доставки;
обязательства, которые будут выполнять обе стороны;
подписи и печати (при наличии) обеих сторон предстоящей сделки.

Текст документа составляется в простой и доступной форме. Не рекомендуется составлять оферту на нескольких листах. Чем меньше текста, тем больше шансов, что предложение будет принято. Можно указать подробное описание качественных характеристик товара. Несмотря на то, что унифицированной формы названного документа не существует, все же описанных правил рекомендуется придерживаться.

Акцепт

Что это — счет-оферта — уже понятно, но как акцептовать предложение? Главное, что следует понимать, — оферта не имеет никакой силы, пока она не акцептована. Клиент обязан отказаться или принять оферту. Отказ может быть и «молчаливым», то есть без какого-либо направления письменного отказа.

Акцептование проводится в устной форме или письменной, после чего происходит оплата. Ограничения по виду оплаты могут предусматриваться в самом тексте оферты, но, как правило, она проводится в наличной или в безналичной форме.

Если безоговорочно получатель предложения не согласен принять оферту, то он составляет письменный ответ, излагая свои требования к новому предложению и условия, на которых он согласиться.

Условия счета оферта полностью подпадают под действие гражданского кодекса, а точнее, предполагают согласие обеих сторон на предполагаемую сделку. Как только оферта принята, считается, что договор заключен и обе стороны уже обязаны соблюдать все условия, оговоренные в оферте.

Практическое использование твердой оферты

Бланк счета-оферты – это прекрасная возможность не составлять договора, когда у компании много клиентов, и они географически расположен в разных уголках страны. Главное помнить, что отменить оферту нельзя, пока акцептант ее не примет или не откажется от нее. Поэтому документ следует составлять внимательно, не допуская ошибок. В общем, счет-оферта – это прекрасная возможность упростить документооборот и увеличить оборачиваемость продукции.

Условия оплаты

Для удобства работы с нами предлагаем своим клиентам различные варианты оплаты

работаем с физическими и юридическими лицами

наличный расчет

безналичный расчет

гибкие условия для постоянных клиентов

Отгрузка товаров или производство индивидуальных изделий принимаются на условиях 100% предоплаты, если не согласованы другие условия.

Срок производства до 6 дней.

Как разместить заказ

Если Вы знаете, какой товар хотите
приобрести

Отправляете на почту [email protected] заявку,
где указываете:

реквизиты юридического лица или паспортные данные физического лица
тему письма “Заявка”
о продукции: наименование, количество, типоразмер, серию зернистость
предпочтительный способ доставки
адрес доставки

Если Вы не знаете, какой товар нашего производства вам подходит

Заполняете ниже форму заявки на консультацию,
где указываете:

имя
город
телефон или емейл
сообщение с указанием тип обрабатываемого материала, условия применения инструмента (желательно)

прикрепляете реквизиты юридического лица или паспортные данные физического лица (желательно)

Остались вопросы?

Заполните форму для получения бесплатной консультации.

Задать вопрос

Как заключить договор с нашим предприятием

Мы работаем по такой форме договора, как СЧЕТ-ОФЕРТА.

Счет-оферта — это счет, в котором помимо наименования товара, его количества и цены, прописаны также основные условия договора поставки: условия оплаты, сроки оплаты, а также сроки и условия отгрузки товара.

Высылая такой счет Вам мы делаем коммерческое предложение (оферту), а оплата данного счета означает, что Вы согласны с этими условиями (акцепт). Таким образом между нами возникает договор, согласно которому мы обязаны в определенные счетом-офертой сроки отправить Вам оплаченный Вами товар.

Что такое счет-фактура? | Versapay

Счет-фактура — это юридический документ, выдаваемый поставщиком или продавцом покупателю, в котором указываются детали покупки. В нем перечислены продукты или услуги, проданные в обмен на оплату сборов, связанных с каждым товаром, а также время платежа. Выставление счета — это первый шаг к сбору оплаты. Это помогает установить обязательство от имени покупателя произвести платеж своему поставщику и служит доказательством наличия задолженности.

Счета-фактуры обычно распределяются в рамках транзакций между предприятиями (B2B) и обычно выставляются после того, как покупатель получил свои товары или услуги, но до того, как будет произведена оплата.

В процессе выставления счета участвуют две ключевые стороны: поставщик или продавец, выписывающий счет, и покупатель, оплачивающий счет.

Компании хотят получать деньги вовремя. Когда отдел дебиторской задолженности (AR) компании принимает решение о выставлении счетов-фактур, он берет на себя риск, позволяя отложить платеж на более поздний срок. Вот почему важно, чтобы компании имели четкое представление не только о том, что такое счета-фактуры, но и о том, как они работают и когда их использовать.Знание основных свойств счета-фактуры поможет предприятиям лучше понять весь процесс выставления счетов и чувствовать себя уверенно при создании, анализе и распределении счетов-фактур своим клиентам.

С другой стороны, для утверждения, обработки и своевременного платежа отдел кредиторской задолженности покупателя также должен знать, что искать и как анализировать получаемые счета.

В этой статье мы обсудим следующее, чтобы помочь вам узнать больше о счетах:

Когда следует использовать счет-фактуру?

Счета-фактуры используются, когда платеж собирается поставщиком или продавцом в более поздний срок.Для покупок, оплата которых поступает во время оформления заказа (например, в электронной торговле), счета-фактуры использоваться не будут.

Для предприятий, поставляющих продукцию, вы должны выставить счет-фактуру после завершения доставки. Для предприятий, ориентированных на оказание услуг, вы должны выставить счет после оказания услуги.

Счета-фактуры являются важным аспектом операций поставщика, но они также являются очень важными документами для предприятий или частных лиц, которые их получают, поскольку они документируют свои транзакции для целей своей собственной кредиторской задолженности. Счета-фактуры также могут использоваться в качестве системы записи в случае, если покупки требуют оспаривания.

Как выставить счет?

Первым шагом в создании счета является создание номера счета, также известного как «идентификатор счета». Это уникальный номер, присваиваемый каждому счету, который вы создаете, и обычно отображается вверху счета. Этот элемент имеет решающее значение, поскольку позволяет легко идентифицировать транзакции отдельных покупателей и отличать новые счета от ранее отправленных.

Номер счета-фактуры может включать любую комбинацию цифр и букв, и его необязательно заказывать последовательно. Однако вы должны быть последовательными в том, как вы идентифицируете свои счета-фактуры, и убедитесь, что вы никогда не назначаете номер счета-фактуры более одного раза, чтобы избежать любых дублирований и будущих ошибок бухгалтерского учета.

Помимо создания уникального номера счета-фактуры, вот шесть основных шагов, которые мы рекомендуем выполнить, чтобы создать счет-фактуру, подобный этому:

1. Четко пометьте счет

Среднее время, необходимое для взыскания дебиторской задолженности, составляет 41.56 дн. Чтобы дать себе любую возможность сократить это окно, убедитесь, что ваши клиенты знают, что ваш счет является счетом-фактурой. Когда ваш счет-фактура четко помечен как единый, клиенты с меньшей вероятностью пропустят его в своем почтовом ящике, что повышает вероятность того, что вы получите оплату вовремя. Это может быть так же просто, как написать «Счет-фактуру» в верхней части документа.

2. Укажите название своей компании и информацию

Четко укажите название, адрес и контактную информацию своей компании в счете.Не забудьте указать имя клиента, которому вы выставляете счет, его адрес и имя вашего контактного лица, чтобы вы могли гарантировать, что счет будет доставлен нужному человеку.

Средняя долларовая стоимость неоплаченных счетов для малого бизнеса в США составляет 84 000 долларов. Во многом это происходит из-за того, что клиенты просто забыли заплатить или не получили счет.

Полностью предотвратите эту проблему, убедившись, что ваши счета сразу попадают в руки ваших клиентов.

3.Включите d подписку f или g oods или s услуги y или c harging f or

В разделе описания счета необходимо четко указать, за что платят ваши клиенты. Описания не должны быть длинными, но должны быть достаточно подробными, чтобы покупатели могли понять, что они купили.Не забудьте указать количество товаров, за которые вы взимаете плату с покупателя, и согласованные вами цены.

4. Укажите даты

В ваш счет-фактуру должны быть указаны две ключевые даты: дата поставки — или дата, когда вы предоставили товары или услуги своему клиенту, — и дата, когда вы создали счет. Дата поставки дает ясность в том, когда фактически была совершена покупка, в то время как дата создания счета является здесь более важной записью, поскольку она представляет день, в который эта транзакция была официально зарегистрирована.

Эта дата определяет срок кредита для ваших клиентов — важный факт при предложении им таких условий, как Net 30, — и срок оплаты самого счета (обычно через 30 дней после даты выставления счета). Четко отметьте эту дату в счете, чтобы ваш клиент знал, когда он должен завершить свой платеж.

5. Итого м один o сред

В дополнение к перечислению стоимости каждого товара или услуги, покупаемых вашим покупателем, убедитесь, что вы также указали сумму к оплате в нижней части счета.Так покупатель сможет понять, на какую сумму вы ожидаете платежа. Если вы соблюдаете какие-либо скидки, убедитесь, что общая сумма отражает эту корректировку (т. Е. Покажите исходную сумму за вычетом суммы скидки и новую общую сумму).

6. Выделите p ayment t erms

Вы и ваш клиент должны согласовать некоторые конкретные условия оплаты до завершения транзакции.Рекомендуется напомнить клиенту об этих условиях в самом счете (например, 30 дней, 60 дней и т. Д.). Совет: если вы хотите получать деньги быстрее, установите условия оплаты так, чтобы они соответствовали ожиданиям ваших клиентов.

Вы также можете указать, как именно вы хотите получить средства (например, кредитная карта, ACH, чек, банковский перевод и т. Д.). Тем не менее, рекомендуется предлагать вашему клиенту разнообразный набор способов оплаты.

Как вы анализируете данные счетов-фактур?

Если вы покупатель, когда вы получаете счет от поставщика, есть пять ключевых моментов, на которые вы можете обратить внимание, чтобы понять его содержание. Мы пронумеровали каждую из них в приведенном ниже образце счета-фактуры.

1. Контактная информация продавца

В полученном вами счете должно быть четко указано имя вашего поставщика, его почтовый адрес (при отправке платежа по почте), имя вашего контактного лица, их адрес электронной почты и номер телефона и, наконец, банковские реквизиты вашего поставщика. Вся эта информация понадобится вам, чтобы знать, куда отправить платеж.

2. Номер заказа на поставку

Номер заказа на покупку позволяет отделу кредиторской задолженности знать, санкционировали ли вы ранее транзакцию, по которой выставляется счет.Ваш AP-отдел будет использовать этот номер для сопоставления счета-фактуры с исходным заказом на покупку и завершения платежа.

3. Номер счета

Номер счета-фактуры в счете-фактуре создается вашим поставщиком и служит ссылкой для оплаты, которую они получат после завершения транзакции. Когда ваш AP-отдел оплачивает счет, исходный заказ на покупку будет закрыт, что означает, что транзакция была завершена. Номер счета используется в качестве подтверждения.

4. Описание и расценки

В этом разделе описывается, за какие товары или услуги вашей компании выставляется счет, а также указаны согласованные цены. Информация, представленная здесь, должна точно отражать описания и цены, указанные в вашем заказе на покупку.

5. Условия оплаты

Условия оплаты сообщат вашему AP-отделу, когда поставщик ожидает получить свой платеж (например, к оплате при получении, нетто 30 дней, нетто 45 дней и т. Д.) и какой метод поставщик предпочитает получать платеж (например, чек, ACH, банковский перевод и т. д.)

Счета-фактуры отправляются в дебиторскую или кредиторскую задолженность?

Когда покупатель приобретает товары или ему предоставляются услуги в кредит, многие поставщики ожидают получения оплаты в более поздний срок. Сумма, причитающаяся покупателю, становится кредиторской задолженностью, а поставщик перечисляет ее как дебиторскую.

В чем разница между счетами-фактурами, счетами и квитанциями?

Не по своей вине многие люди относятся к счетам как к счетам или квитанциям.Несмотря на их сходство, между каждым из этих документов есть важные различия, и все они служат уникальной цели.

Квитанции — это просто подтверждение того, что поставщик получил платеж от покупателя или что платеж (с точки зрения покупателя) получен. Для клиентов квитанция является подтверждением оплаты, а также подтверждением права собственности на полученные товары.

Как и квитанции, термины «счет-фактура» и «счет» также используются взаимозаменяемо, но между этими двумя документами есть важные различия, а именно, в информации, которую они содержат.Счета обычно не содержат информации о клиенте и носят более общий характер. Покупатель обычно получает счет без счета, например, делая покупки в розничном магазине или обедая в ресторане. В счетах ожидается, что оплата будет произведена немедленно, а не в будущем.

Счета-фактуры, с другой стороны, являются юридическими документами, которые регулярно используются в бухгалтерских и налоговых целях. Как упоминалось ранее, они носят описательный характер и включают информацию о поставщике и покупателе.

Счета-фактуры не просто используются для запроса платежа. В них перечислены важные детали, такие как:

Наименования поставщика и потребителя.
Адрес компании поставщика, номер телефона, адрес электронной почты и номер факса (если применимо).
Обмениваемые товары или услуги, их точное количество и цены.
Дата выставления счета.
Полная сумма платежа.

Счета-фактуры — это определенный тип счета, но не все счета-фактуры.

Что такое счет-фактура? Как мне выставить счет?

Содержание

Введение

Введение в счета для малого бизнеса

Если вы владеете бизнесом, который сосредоточен на клиентах или услугах, выставление счетов — огромная часть игры. Счет-фактура — это документ, который вы отправляете клиентам и клиентам с подробным описанием того, что вы предоставили, и того, как они могут заплатить вам за эти товары или услуги. Это руководство проведет вас через все тонкости выставления счетов для малого бизнеса — от шаблонов счетов и рабочего процесса до работы с просроченными клиентами.Вы получите советы и рекомендации, которые помогут вам автоматизировать процесс выставления счетов, сделав процесс работы легким для вас и ваших клиентов.

FAQ

5 Часто задаваемые вопросы о счетах

1. Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это подробный список, в котором указаны продукты или услуги, которые вы предоставили своим клиентам, общая сумма к оплате и способ, которым они могут заплатить вам за эти товары или услуги. Вы можете отправлять электронные или бумажные счета.Счета могут быть оплачены одним платежом или частями. Вы даже можете запланировать несколько платежей в одном счете. Если вы используете Square Invoices, вы можете фильтровать и просматривать счета на своей панели Square Dashboard онлайн или в приложении Square Point of Sale.

Подробнее об основах выставления счетов

2. Как создать счет?

Square есть готовый, профессионально оформленный шаблон счета-фактуры, который включает всю необходимую информацию для выставления счетов. Square Invoices позволяет создавать, отправлять и управлять счетами и платежами прямо из Square Dashboard.Узнайте больше о том, как создать счет.

3. Как отправить счет?

Вы можете отправлять электронные счета-фактуры прямо в почтовые ящики клиентов через квадратные счета-фактуры.

4. Как вы управляете счетами?

Самый простой способ управлять счетами и отслеживать их — это онлайн-система выставления счетов. Программное обеспечение для выставления счетов позволяет быстро и легко отправлять профессиональные счета прямо со своего настольного компьютера или мобильного устройства. Клиенты могут платить одним щелчком мыши, а вы можете отслеживать, кто заплатил, а кто опаздывал, на одной централизованной панели управления.Традиционно ручные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета и нумерация счетов, выполняются на серверной стороне, поэтому легко следить за своим денежным потоком. Узнайте больше об управлении счетами.

5. Как выбрать лучшую систему выставления счетов?

Ваше программное обеспечение для выставления счетов должно упростить быструю отправку и отслеживание счетов. Выберите систему, которая упрощает создание и рассылку счетов вашим клиентам, а также простой сбор платежей.

Начните работу с квадратными счетами-фактурами.

Счета всегда можно отправлять и отслеживать. Платите по одной низкой ставке за счет, когда клиенты производят оплату кредитной или дебетовой картой онлайн.

Глубокое погружение

Что такое счет-фактура?

Во-первых, основы. Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставляете своим клиентам и покупателям, а также способ, с помощью которого они могут оплатить вам эти товары или услуги. Если вы подрядчик, который ремонтировал крышу, визажист, оформлявший фотосессию, или предприниматель, который только начал консалтинговый бизнес, скорее всего, вам нужно отправить счет.

Почему важно выставлять счет

Хорошее знание всех вопросов, связанных с выставлением счетов, имеет первостепенное значение для успеха вашего бизнеса. Если вы отложите дело на второй план или у вас будет беспорядочный процесс выставления счетов, это может послужить сигналом о том, что вы непрофессиональны. Особенно, когда вы имеете дело с дорогостоящими проектами (скажем, если вы организатор мероприятий или подрядчик), это не совсем хорошо для вашего бренда или для привлечения постоянных клиентов.

Надлежащий процесс выставления счетов и рабочий процесс также имеют решающее значение для управления бухгалтерским учетом.Если вы позволяете счетам накапливаться или этот процесс сбивает ваших клиентов с толку, скорее всего, на их расчет уйдет слишком много времени. Это плохая новость, когда дело касается управления денежными потоками, и большая проблема, когда дело касается бухгалтерского учета. Выставление счетов также чрезвычайно важно по налоговым причинам. Когда вы владеете собственным бизнесом, вам необходимо вести тщательный учет всех поступлений и выплат, включая копии всех счетов-фактур.

Так что, если вы только начинаете (или если вы уже зарекомендовали себя и не можете быть в курсе дел), вам следует потратить некоторое время на то, чтобы научиться выставлять счета профессионально и эффективно.Ваша прибыль (и ваш бухгалтер) будут вам благодарны.

Виды счетов

В зависимости от вашего бизнеса или предоставляемых вами услуг существуют разные типы счетов-фактур, которые могут иметь смысл. Вот несколько распространенных форм счетов-фактур:

Предложение (или ставка) : если вы выполняете большую работу, вы можете создать предложение или ставку на эту работу. В нем должно быть подробно указано, сколько вы ожидаете от услуг, когда все сказано и сделано. Обязательно дайте понять всем, что это смета за работу, а не окончательная сумма.
Промежуточные (или текущие) счета-фактуры : Может иметь смысл выставлять промежуточные счета-фактуры, которые позволяют клиентам или покупателям оплачивать отдельные работы за один раз, а не единовременно, когда все будет выполнено. Промежуточные счета должны сопровождаться одним окончательным счетом-фактурой с подробным описанием всей работы (и того, за что была произведена оплата).
Счета-фактуры расписания : Этот тип счета-фактуры приходит, если у вас есть бизнес, где вы взимаете с клиентов плату за время, которое они используют ваши услуги.Эти счета обычно используются консультантами, психотерапевтами, юристами и другими профессионалами, чьи услуги более интеллектуальны. К другим случаям относятся случаи, когда объект арендуется на определенное время, например автомобили и строительное оборудование.
Счета-проформы : Это предварительный счет-фактура, направляемый покупателям до завершения отгрузки, доставки или выполнения работ. Эти счета-фактуры используются для создания продаж, а не для подтверждения продажи.Это обязательство в отношении предстоящих товаров и услуг и не может использоваться для целей бухгалтерского учета. Вместо этого предварительный счет-фактура используется больше как коммерческое предложение.

Периодические счета-фактуры : Если у вас есть компания, которая выполняет регулярную повторяющуюся работу для клиентов (скажем, если вы экономка или выгуливаете собак), вы можете отправлять повторяющиеся счета через регулярные (согласованные) интервалы. (например, еженедельно или ежемесячно).

Периодические платежи легко настроить с помощью Square Invoices и упростить выставление счетов, гарантируя, что вам будут платить каждый месяц, неделю, день или даже год.

Окончательные счета : Окончательный счет содержит подробную информацию обо всех услугах, оказанных для конкретной работы или проекта. Если на протяжении всего проекта выставлялись промежуточные счета-фактуры, в окончательном счете-фактуре должны быть указаны они, а также окончательная сумма задолженности. Мы рассмотрим все, что вы должны включить в окончательный счет, в следующем разделе.
Просроченные счета : Если клиент не оплатил счет, вам может потребоваться отправить еще один счет на оплату любых расходов, связанных с просроченной оплатой счетов (которые ранее были подробно описаны в ваших условиях).

Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.

Чем счета-фактуры отличаются от квитанций и заказов на покупку?

Счета (и векселя) — это юридически обязательные документы, используемые для запроса оплаты от клиентов или заказчиков. Они часто сопровождаются согласованными условиями, такими как срок оплаты за оказанные услуги.

Заказ на поставку — это документ, инициированный покупателем и отправленный продавцу.Это сводка товаров и услуг, которые покупатель планирует приобрести у поставщика.

Квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа для авторизации продажи, который может использоваться в качестве доказательства права собственности.

Электронное выставление счетов против бумажных счетов

Возможна отправка заказчику распечатки на бумаге. Но гораздо более рациональным, удобным и экологичным способом является выставление счетов через Интернет. Выбор программного обеспечения для онлайн-выставления счетов имеет большие преимущества для владельцев малого бизнеса.Вот несколько:

Более быстрые выплаты

Улитка работает медленно. Таким образом, по своей природе сроки получения оплаты по почте очень медленные. Более того, если клиент платит чеком, для зачисления средств может потребоваться некоторое время, тогда как платежи по кредитной или дебетовой карте обычно зачисляются на ваш счет в течение нескольких рабочих дней.

С помощью Square Invoices вы можете отправлять профессиональные электронные счета прямо в почтовые ящики ваших клиентов, где у них есть возможность платить одним щелчком мыши.Вы также можете отправлять счета с помощью Square прямо со своего мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов, которое удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет сразу после завершения работы помогает избежать ненужного административного времени, затрачиваемого на работу за компьютером, и сокращает время, необходимое для получения платежа. В среднем счета, отправленные через Square, оплачиваются в течение следующего рабочего дня.

Онлайн-выставление счетов может значительно сократить трудоемкие административные задачи и помочь обеспечить своевременные платежи.

Улучшение денежного потока

Мы говорили о движении денежных средств ранее, и еще один способ смягчить любые проблемы — это выбрать онлайн-счета. Более быстрые платежи означают, что у вас больше шансов остаться в плюсе.

Легче отслеживать и управлять

Бумажные счета-фактуры имеют тенденцию накапливаться или теряться в глубинах картотек. Square Invoices автоматически сохраняет все ваши счета в вашей Square Dashboard, поэтому их легко найти, когда вам нужно на них сослаться. Их также намного легче отслеживать.Инструмент автоматически фильтрует ваши счета по тому, что было оплачено, а что нет, так что вы можете быстро увидеть, с какими клиентами вам нужно связаться.

Меньше расходных материалов

Это может быть всего пара долларов здесь и там, но затраты на отправку счетов по почте могут быстро возрасти. Почтовые расходы могут показаться небольшими, но если вы регулярно отправляете счета по почте, они могут стать значительной частью вашего бюджета. Отправка счетов по электронной почте также позволяет сэкономить на печати, бумаге и чернилах.

Как начать выставление счетов

Начните с профессионального шаблона счета-фактуры

Square Invoices содержит профессионально оформленный шаблон, в котором вы можете заполнить всю необходимую информацию, связанную с проектом или работой. Мы также делаем шаг вперед и включаем область, где клиент может легко оставить отзыв или отзыв. Не готовы перейти на программное обеспечение для выставления счетов? Square также предлагает бесплатные шаблоны выставления счетов для загрузки.

Square полностью настраиваются и доступны в форматах Word, PDF или Excel. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию, указанную в шаблоне, и затем поделиться ею со своим клиентом.

Что указывать в счете-фактуре

Хотя то, что включать в счет-фактуру, может варьироваться от компании к компании (стоматолог может захотеть указать коды процедур, например, по причинам страхования), есть несколько общих передовых методов.

Вы всегда должны включать следующее:

Название вашей компании и контактная информация
Имя вашего клиента
Номер счета-фактуры, также называемый ссылочным номером (для ваших записей)
Дата и условия платежа (в частности, с указанием периода времени, в течение которого вы ожидаете получить оплату)
Цена и описание товаров (а также количество)
Итого к уплате
Налоги, сборы и скидки.

Четкое и подробное описание помогает упростить бухгалтерский учет и упростит понимание и понимание счетов для ваших клиентов. То, что вы включаете в счет, может отличаться в зависимости от того, какой у вас бизнес. Счета-фактуры, связанные с фотографиями, могут отличаться от счетов-фактур по сантехнике. Для более подробного ознакомления с различными типами счетов-фактур, которые используют малые предприятия, вот несколько примеров счетов-фактур по отраслям.

Если заранее потратить время на внедрение масштабируемого рабочего процесса по выставлению счетов, в конечном итоге вы сэкономите время и деньги.

Как отслеживать свои счета

Когда дело доходит до процесса выставления счетов малому бизнесу, вы должны быть осторожны. Это означает внедрение систем, обеспечивающих своевременную и организованную отправку счетов и получение платежей. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять рабочим процессом выставления счетов для малого бизнеса:

Быстро отправляйте счета

Вам не заплатят, если вы не отправите счет. Итак, первое правило управления счетами — отправлять счета сразу после завершения работы.Это легко сделать с помощью Square Invoices, который позволяет создавать и отправлять счета прямо из приложения Square Invoicing на месте.

Отправьте счет нужным людям

Иногда ваш клиент ведет бухгалтерию или бухгалтер. С помощью Square Invoices вы можете отправить электронное письмо как своему клиенту, так и тому, кто действительно платит, чтобы вы могли получить свои деньги как можно быстрее.

Использовать онлайн-счета

Электронное выставление счетов-фактур, или электронное выставление счетов, помогает предотвратить «потерю информации по почте».«Поскольку онлайн-счета отправляются в цифровом виде, клиентам всегда легко их найти — все, что им нужно сделать, это поискать в своем почтовом ящике (а не в куче нежелательной почты).

Установите кристально ясные условия оплаты

Вам необходимо четко изложить свои условия как заранее, так и в окончательном счете. Это включает любые штрафы за просрочку платежа. Наличие всего в письменном виде — ключ к предотвращению дискомфорта взад и вперед.

Иметь организационную систему

У вас должны быть записи всех ваших счетов в одном организованном месте.Это важно не только для бухгалтерского учета и налогов, но и для того, чтобы быть в курсе всех событий. В Square Invoices все хранится прямо на вашей панели инструментов и сортируется по статусу.

Как быстро получить деньги

На сегодняшний день через квадратные счета были оплачены миллионы долларов. Основываясь на тенденциях и данных Square, вот несколько умных стратегий, обеспечивающих быструю и бесперебойную оплату ваших счетов.

Отправляйте счета клиентам по четвергам. Мы обнаружили, что счета, отправленные по четвергам, с наибольшей вероятностью будут оплачены в течение двух дней.
Настройте срок оплаты каждого счета. С помощью Square Invoices вы можете добавить сообщение для получателя, чтобы он просил клиента произвести оплату при получении. Это может привести к более быстрому возврату платежей.
Не выставляйте счета клиентам по воскресеньям. Люди реже всего оплачивают счет, полученный в воскресенье — в конце концов, это самый ленивый день недели.

Как работать с просроченными плательщиками

Это нормально — люди забывают оплатить счета.Есть несколько способов контролировать свою дебиторскую задолженность. В Личном кабинете все отсортировано по тому, что было оплачено, а что нет. Вы можете быстро войти и нажать кнопку «Отправить повторно» для всех, кому может понадобиться напоминание. Это сэкономит вам время на то, чтобы сесть и составить кучу неудобных писем.

Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Что такое счет? Назначение, виды, элементы и советы

Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю для получения оплаты.В нее входит стоимость приобретенных товаров или оказанных покупателю услуг. Счета-фактуры также могут служить в качестве юридических записей, если они содержат имена продавца и клиента, описание и цену товаров или услуг, а также условия оплаты.

Эволюция счетов-фактур

Каменные накладные

Счета-фактуры и записи транзакций были сделаны еще в 5000 году до нашей эры в Месопотамии.Торговцы вырезали детали операций на глиняных или каменных табличках, используя самую раннюю форму математики.

Счета-фактуры рукописные

Выставление счетов позже превратилось в счета-фактуры, написанные от руки на коже животных, пергаменте или бумаге. Эти счета-фактуры содержали большинство элементов современного счета-фактуры и использовали подписи или печати.

Электронные счета

Изобретение компьютеров привело к следующему значительному изменению в выставлении счетов.Эта революция была вызвана желанием сократить традиционные затраты и рабочую силу. С электронными счетами выставление счетов стало дешевле, проще и быстрее.

Онлайн-счета

Появление Интернета привело к появлению более совершенных, безопасных и экологически чистых способов общения с клиентами. Счета-фактуры онлайн являются безбумажными, поскольку счета-фактуры отправляются по электронной почте, а платежи производятся онлайн.

Мобильные счета

Выставление счетов в современном мире стало мобильным.Специализированные компании SaaS (программное обеспечение как услуга) обеспечивают автоматическое, безопасное и мгновенное выставление счетов, так что вы можете выставлять счета на ходу.

Функции счетов-фактур

Компаниям необходимо выставлять счета, чтобы требовать оплаты. Счет-фактура — это юридически обязывающее соглашение, показывающее согласие обеих сторон с заявленной ценой и условиями оплаты. Однако есть и другие преимущества использования счетов-фактур.

Ведение записей
Самым важным преимуществом счета-фактуры является возможность вести юридический учет продажи.Это позволяет узнать, когда товар был продан, кто его купил и кто продал.
Отслеживание платежей
Счет-фактура — бесценный инструмент бухгалтерского учета. Это помогает как продавцу, так и покупателю отслеживать свои платежи и суммы задолженности.
Правовая охрана
Правильный счет-фактура является юридическим доказательством договоренности между покупателем и продавцом по установленной цене.Он защищает продавца от мошеннических исков.
Простая подача налоговой декларации
Регистрация и ведение всех счетов-фактур продажи помогает компании сообщать о своих доходах и обеспечивать уплату надлежащей суммы налогов.
Бизнес-аналитика
Анализ счетов-фактур может помочь компаниям собрать информацию о покупательских моделях своих клиентов и выявить тенденции, популярные продукты, пиковые периоды покупок и многое другое.Это помогает разрабатывать эффективные маркетинговые стратегии.

Есть несколько различных типов счетов-фактур

Счет-проформа — это документ, подтверждающий обязательство продавца поставить товары и услуги покупателю по согласованной цене.

Коммерческий счет-фактура — это документ, используемый для таможенного декларирования при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.

Кредит-нота — это документ, выдаваемый покупателю в случае возврата товара из-за повреждения или ошибки.

Счет-фактура из расписания отправляется клиенту, чтобы выставить счет за выполненную работу или оказанные услуги на почасовой основе.

Счет-фактура отправляется клиенту, если он вносит предоплату за продукт или услугу.Затем эта сумма вычитается из окончательного платежа заказчика при доставке или завершении работы.

Периодические счета-фактуры создаются и отправляются клиентам через регулярные промежутки времени для повторения транзакций, таких как плата за подписку.

Элементы накладной

Хороший, юридически обоснованный счет-фактура должен содержать всю информацию, которая потребуется клиенту для осуществления платежей, и давать возможность ответить на любые вопросы.Давайте взглянем на различные элементы счета-фактуры:

3
Дата оказания услуги
5
Контактное лицо и название организации / продавца
6
Имя и контактные данные покупателя
8
Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги
9
Стоимость единицы продукции
11
Общая сумма задолженности в валюте

Слово «СЧЕТ-ФАКТУРА»

Номер счета-фактуры

Дата оказания услуги

Дата отправки счета

Контактное лицо и название организации / продавца

Имя и контактные данные покупателя

Условия использования

Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

Стоимость единицы продукта

Ставки налога

Общая сумма задолженности в валюте

Персонализированная записка

Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.
Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на поставку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца.
3
Дата оказания услуги
Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию.
Необходимо указать дату отправки счета, чтобы платежи производились вовремя.
5
Контактное лицо и название организации / продавца
В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам.
6
Имя и контактные данные покупателя
Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа.
Все условия компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.
8
Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги
В счете-фактуре должен быть описан каждый продукт или тип оказанной услуги.
9
Стоимость единицы продукции
Стоимость каждого отдельного товара или услуги должна быть включена.
Необходимо включить налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.
11
Общая сумма задолженности в валюте
Общая сумма к оплате должна быть четко указана в счете.
Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированные благодарственные письма.

Советы по выставлению счетов

Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать счета и обеспечить своевременную оплату:

Стимулирование своевременной или досрочной оплаты счетов
Сделайте процесс выставления счетов и оплаты более удобным для клиентов
Использовать периодическое выставление счетов, если применимо
Обсудить и установить условия платежа в письменной форме
Получите предоплату
Автоматическое выставление счетов
Работа над установлением более тесных отношений с клиентами
Приостановить работу или остановить проекты, если клиент не заплатит вовремя

Хотите узнать больше о том, как убедить клиента оплатить счет вовремя? У Forbes есть для вас несколько рекомендаций.

Современное программное обеспечение для выставления счетов

Современные программные продукты для выставления счетов от компаний SaaS позволяют автоматизировать, ускорять и управлять процессом выставления счетов, чтобы своевременно получать оплату.

Что можно делать с помощью программы для выставления счетов:

Создание индивидуальных счетов-фактур

Наслаждайтесь полной свободой оформления счетов. Выберите готовый шаблон из галереи и адаптируйте его так, чтобы вы могли построить свой бренд так, как хотите.

Автоматизируйте рабочие процессы

Устройтесь поудобнее и позвольте вашему программному обеспечению позаботиться о ваших счетах, автоматизируя утомительные повторяющиеся задачи от рабочих процессов выставления счетов до напоминаний об оплате.

Делайте платежи легко и безопасно

гарантирует абсолютную безопасность платежей в соответствии с требованиями PCI DSS. Вы даже можете автоматически собирать платежи на регулярной основе.

Улучшение отношений с клиентами

помогает вашим отношениям с клиентами выйти на новый уровень.Хорошее программное обеспечение для выставления счетов включает поддержку CRM и клиентский портал, где клиенты могут отслеживать свои транзакции или совершать платежи в Интернете.

Преимущества использования программного обеспечения для выставления счетов

Invoice помогает оптимизировать бухгалтерские и финансовые процессы за счет автоматизации важных задач. Таким образом вы сможете:

Сократите расходы за счет сокращения персонала в отделе выставления счетов и выставления счетов
Экономия времени на отслеживании и поиске просроченных платежей
Увеличьте свой денежный поток за счет более быстрой оплаты счетов
Сокращение мошенничества и повышение безопасности
Улучшите отношения с клиентами, предложив более быстрое разрешение ошибок

Узнайте, как лучше всего использовать программное обеспечение для выставления счетов в своей сфере деятельности

Хороший счет — это не просто товарный чек, а юридический документ, защищающий ваш бизнес от ошибок и рисков.Правильные инструменты выставления счетов могут помочь вам упростить процесс выставления счетов, улучшить ваш денежный поток и даже упростить бухгалтерский учет. Мобильная система выставления счетов SaaS — это простое современное обновление для любого бизнеса, который застрял в эпоху выставления счетов-фактур.

Разница между заказом на поставку и счетом-фактурой

При ведении бизнеса вы будете иметь дело с заказом на покупку и счетом-фактурой ежедневно. Эти две вещи всегда будут присутствовать в вашей повседневной жизни в офисе. К сожалению, все еще есть много людей, которые не понимают разницы между этими двумя терминами.

Хотя содержание более или менее одинаково, заказы на закупку (ЗП) и счета-фактуры имеют ряд фундаментальных различий между собой. Чтобы не смущаться при общении с поставщиком из-за неправильного использования термина, вам необходимо сначала прочитать эту статью.

Описание заказа на поставку

ЗП — коммерческий документ, выдаваемый покупателем продавцу. Содержание заказа на поставку обычно включает подробную информацию о товарах, которые вы хотите купить у продавца.Эта деталь обычно состоит из названия предмета, который вы хотите купить, количества, цвета, цены и т. Д., Которые считаются необходимыми.

Покупатели должны перечислить все, что они хотят купить у поставщика, полностью и четко. Это важно, чтобы избежать путаницы между поставщиком и покупателем. Вы же ведь не хотели бы, чтобы ваш поставщик отправлял не те товары, не так ли? Если обе стороны согласовали содержание заказа на поставку, то этот документ будет юридически связывающим обе стороны контрактом.

Подробнее: Важность заказа на закупку в бизнесе

Определение счета

Покупатель отправляет заказ на поставку поставщику, а счет-фактура — наоборот. Счет-фактура — это документ, который поставщик выставляет покупателю. Содержание документа счета-фактуры более или менее совпадает с документами заказа на поставку. Разница только в цели.

Счет-фактура является подтверждением заказа на сбор платежей покупателям за проданные товары / услуги, которые у них есть.Как и заказ на поставку, счета-фактуры юридически связывают продавца и покупателя. На этом этапе счет-фактура указывает на то, что покупатель должен продавцу.

Есть два способа доставки счетов-фактур, которые обычно выставляют продавцы покупателям. Во-первых, отправьте счет-фактуру покупателю, когда товар будет доставлен покупателю, обычно при приближении срока погашения. Второй способ — когда обе стороны согласовали заказ на поставку, и покупатель выполнил заказ.

Ниже приведены различия и сходства заказов на поставку и счетов-фактур:

Разница:

Заказы на закупку (ЗП) оформляются покупателем и направлены на продавца, в то время как счет-фактура выставляется продавцом для покупателя.
Содержание заказа на покупку — это полная информация о заказе товаров / услуг, которые вы хотите купить. Счета-фактуры — это подробные сведения о выставлении счетов за товары / услуги, проданные покупателям.
Продавец отправляет заказ на поставку, когда покупатель заказывает товары / услуги. Продавец отправляет счет в срок оплаты заказа при отправке товара / услуги.

Уравнение:

Оба документа имеют одинаковую юридическую силу для покупателей и продавцов.
ЗП и счет-фактура являются доказательством того, что между покупателями и продавцами совершаются сделки купли-продажи.
Содержимое заказа на поставку и счета-фактуры содержат почти одинаковую информацию о покупателях и продавцах, адресах, телефонных номерах и т. Д.

Заключение

Заказы на поставку и счета-фактуры являются неотъемлемой частью повседневной деятельности вашей компании. Если до сих пор у вас по-прежнему возникают проблемы с правильным оформлением заказов на покупку и счетов-фактур, вы можете использовать систему закупок от HashMicro.

Это простое, практичное и полное программное обеспечение для покупок доказало свою эффективность в повышении эффективности процесса закупок в нескольких компаниях в разных странах, таких как Индонезия, Сингапур и другие страны.

Если вы хотите автоматизировать другие бизнес-аспекты вашей компании в одной системе, вы можете внедрить систему ERP от HashMicro. Это программное обеспечение ERP можно масштабировать и использовать в таких известных компаниях, как The Face Shop, Nature Republic, Wendy’s, Baskin-Robbins и многих других.

Разница между счетом-фактурой и квитанцией

Когда вы продаете товары или услуги, вам необходимо создать запись о транзакции. В зависимости от ситуации вы либо выставляете клиентам счет, либо квитанцию.В чем разница между счетом-фактурой и квитанцией? Разбирайтесь в различиях между счетом-фактурой и квитанцией, чтобы избежать путаницы.

Счет-фактура против квитанции

Как счета-фактуры, так и квитанции представляют собой бумажные или электронные квитанции, в которых подробно описываются операции покупки. Счета-фактуры и квитанции не взаимозаменяемы. Счет-фактура — это запрос на оплату, в то время как квитанция является доказательством оплаты. Клиенты получают счета до оплаты продукта или услуги и получают квитанции после оплаты.

Счет-фактура

Компании, которые предоставляют товары или услуги клиентам до получения оплаты, отправляют счета.Счета-фактуры — это счета, отправленные клиентам после того, как они получили товар или услугу.

Счета — это запросы на оплату. Вы можете отправлять квитанции по электронной или обычной почте. Или вы можете доставить их вручную.

Вы не будете выставлять счета каждому покупателю. Счета используются для клиентов, которые:

Сделайте покупку с кредитом магазина
Есть план платежей
Выставлены просроченные счета (после получения товара или услуги, например, за коммунальные услуги)

Счет-фактура — это запись, в которой подробно описывается транзакция.Он включает такую информацию, как дата создания счета, условия оплаты счета и общая сумма к оплате. Кроме того, в счете-фактуре указана контактная информация продавца и покупателя, например имя, адрес и номер телефона.

Счета-фактуры напоминают клиентам, что они должны деньги вашему бизнесу. Они важны для ускорения движения денежных средств, обеспечения оплаты и ведения финансовой отчетности для вашего бизнеса.

Пример счета

Вы продаете покупателю стиральную машину с сушилкой.Вы доставите стиральную машину и сушилку через две недели. Их оплата не производится до тех пор, пока они не получат стиральную машину и сушилку. Выдайте клиенту счет-фактуру, чтобы показать, сколько он должен.

Квитанция

Квитанция служит доказательством транзакции. Вы даете клиентам квитанции после того, как они заплатили за товар или услугу.

Квитанции включают информацию о проданных товарах или услугах, такую как цена, количество, скидки и налоги. Они также предоставляют информацию о способе оплаты, сумме оплаты и подробностях о продавце.

Во многих случаях покупателям требуются квитанции, если они хотят вернуть товар за покупку или обменять товар. Поскольку в квитанции указаны продукты и цены, вы можете подтвердить, что покупатель приобрел товар (-ы) у вашего предприятия. По большей части вы должны предоставлять покупателям квитанцию по каждой транзакции.

Многие компании придерживаются политики возврата, согласно которой покупатели должны иметь квитанцию для возврата продукта. Вы должны решить, какую политику возврата вы хотите. Вот несколько примеров политики возврата:

Без квитанций возвратов нет
Магазинный кредит для возвратов без квитанций
Возвраты принимаются без квитанций

Как владелец малого бизнеса, вам необходимо хранить копии квитанций клиентов, потому что они действуют как записи.И сохраняйте все квитанции, которые вы получаете от продавцов. Эти подтверждающие документы обеспечивают точность ваших бухгалтерских книг. И вам нужны записи, если вас проверят. Храните деловые квитанции не менее трех лет.

Пример квитанции покупателя

Вы продаете одежду покупателю. Они платят вам наличными в точке продажи. Вы должны предоставить им квитанцию, так как вы совершили продажу и приняли оплату наличными. Через неделю покупатель возвращает одну из купленных рубашек.Поскольку у них есть квитанция, вы можете подтвердить покупку и обменять рубашку на наличные.

Краткое различие между счетом-фактурой и приходом

Итак, в чем основное отличие счета-фактуры от квитанции?

Счет-фактура — это запрос на оплату. Вы выставляете счет после того, как покупатель получит свой товар или услугу.
Квитанция является подтверждением оплаты. Вы даете квитанцию после того, как покупатель оплатил товар или услугу.

Покупатели, получившие счет, также получат квитанцию при оплате.Но покупатели, которые производят оплату в точках продаж, не получат счет-фактуру.

Ищете простой способ обработки счетов? Онлайн-бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет создавать и отслеживать неоплаченные счета. Таким образом, вы можете ускорить движение денежных средств в своем малом бизнесе. И мы предлагаем поддержку в США. Попробуйте бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Все, что вам нужно знать, чтобы получать деньги (2021)

Счет-фактура — это документ, в котором перечисляются и регистрируются операции между продавцом — вами — и вашим покупателем.

Счета-фактуры создают соглашение между вами и вашим клиентом и гарантируют, что вы получите оплату за продаваемые вами товары. В каждом счете указаны продукты и суммы, которые вы продали, когда, по каким ценам и когда должна быть произведена оплата.

В этом руководстве показано, что такое счета-фактуры, зачем они вам нужны, что включать в счета-фактуры и как сделать процесс выставления счетов простым и оптимизированным.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура детализирует и записывает каждую транзакцию между вашим бизнесом и вашими клиентами.Он подтверждает и регистрирует продукты, купленные клиентом, и сумму, которую он согласился заплатить за эти продукты.

Счета-фактуры являются основой вашего денежного потока, отслеживания запасов и бухгалтерского учета.

Они также практичны, потому что содержат всю важную информацию о продаже на одной странице:

Проданные вами товары и их индивидуальная стоимость
Общая сумма и налог с продаж
Информация о вас и клиентах
Условия оплаты
Сведения о доставке

Для чего нужен счет?

Запрос своевременной оплаты и отслеживание продаж

Счета-фактуры позволяют получать оплату — просто и понятно.В них указаны ваши условия оплаты (например, при получении или до конца месяца), что помогает вам прогнозировать ваш денежный поток и планировать действия и расходы с учетом этого.

Счета-фактуры также позволяют отслеживать продажи, включая точные продукты и суммы проданных товаров, а также количество продаж, совершенных вами за определенный период. Это полезно для понимания влияния вашей маркетинговой деятельности на ваши продажи, а также для планирования следующего периода.

Налоговые цели

Счета-фактуры играют жизненно важную роль в вашей бухгалтерии.Они помогают отслеживать доходы вашего магазина для целей налогообложения, поскольку каждый счет является налоговым документом.

Вам необходимо сохранить выставленные вами счета-фактуры, чтобы показать доход, полученный вашим бизнесом, а также собранный вами налог с продаж в зависимости от штата или страны клиента, которому вы выставили счет.

Бизнес-данные и аналитика

Если вы подробно отслеживаете продаваемые вами продукты, вы можете лучше прогнозировать спрос на ваш магазин для определенных сезонов или на основе годовых тенденций.Когда вы знаете, что вас ждет, вы можете лучше подготовить макет своего магазина, рекламные акции и расписание сотрудников.

Это также означает, что вы можете отслеживать и корректировать свои запасы, чтобы улучшить денежный поток и избежать затоваривания или исчерпания популярных продуктов.

💡 СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Установите точки повторного заказа в Shopify Админ, чтобы получать уведомления о низком запасе и убедиться, что у вас достаточно времени для пополнения запасов продукта до того, как количество достигнет нуля.

Чем счета-фактуры отличаются от счетов-фактур и заказов на поставку

Вы могли встретить другие термины для записи деловых операций, включая счет и заказ на покупку.Вот чем они отличаются от счета-фактуры.

Счет по сравнению со счетом

Счет-фактура действует как запрос на будущую оплату. Когда вы выставляете счет, клиент платит вам в последующие дни или недели.

В счете фиксируется продажа, которую покупатель оплачивает сразу. В отличие от счета-фактуры, в котором часто указываются подробные условия оплаты и другая информация, счет представляет собой простую формулировку того, что подлежит оплате сейчас.

Счет-фактура и заказ на поставку

Вы выставляете счет, когда продаете продукт и хотите запросить оплату.Заказ на покупку работает наоборот; в нем подробно описаны товары, которые покупатель хочет приобрести по определенной цене.

Как предприятие, вы оформляете заказ на поставку при заказе большого количества продукции у поставщика. Это устанавливает процесс утверждения в вашей компании и определяет цену и запланированную доставку заказа.

Вы также можете получить заказ на покупку, содержащий ту же информацию, от покупателя, если он делает у вас крупный заказ.

Что включается в счет-фактуру?

Формат вашего счета будет зависеть от ваших потребностей в бухгалтерском учете, местных законов и типа вашего магазина.

Вот элементы, которые следует учитывать при создании шаблона счета:

1. Терминология счета

Во-первых, убедитесь, что вы включили слово «счет-фактура» в верхней части документа. Сделайте так, чтобы его было легко увидеть и невозможно спутать с другим документом, например с заказом на покупку или кредит-нотой.

Это не только из практических соображений, это юридическое обязательство компаний в большинстве стран.

2. Уникальный номер счета

Каждый счет-фактура должен иметь свой собственный уникальный номер, и ваша система бухгалтерского учета должна вести учет использованных номеров.Ваши клиенты будут использовать ваши номера счетов, чтобы отслеживать платежи на своей стороне.

Присваивайте номера счетам последовательно, начиная с наименьшего (например, 1 или 0001) и присваивая следующий номер каждому последующему счету.

Вы также можете использовать буквы в уникальном номере счета-фактуры, чтобы упростить категоризацию и ясность.

3. Информация о вашей компании

В каждом счете-фактуре должна быть указана информация о вашей компании: название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Укажите свой идентификатор плательщика НДС, если он у вас есть и применим к транзакции. Он должен быть размещен в верхней части счета-фактуры.

Эти данные также помогут вашему клиенту сохранить правильную информацию в файле.

4. Информация для клиентов

Информация о клиенте также указывается в верхней части счета и отражает формат информации о вашей компании. Включите имя клиента, платежный адрес, адрес доставки (если он отличается от платежного адреса), номер телефона и адрес электронной почты.

5. Дата выставления счета

Дата создания счета имеет решающее значение. Обычно он определяет дату платежа и указывает, просрочен ли счет и требует ли он вашего ответа.

6. Наименования и описание проданных товаров

Это основная часть вашего счета, поскольку она составляет общую сумму и указывает продукты, которые ваш клиент заказал у вас.

Каждому уникальному типу продукта — например, комбинации выбранного цвета и размера — выделяется отдельная строка в счете-фактуре.В каждой позиции также должны быть следующие столбцы:

Описание. Добавьте краткое описание продукта и / или номер артикула продукта.
Кол-во. Укажите, сколько единиц товара заказал клиент.
Цена за единицу. Цена единицы товара.
Линия общ. Цена за единицу, умноженная на количество.

7. Налог с продаж

Налог с продаж зависит от вашего штата и типов продуктов, которые вы продаете в розничной торговле.Как только вы определите, нужно ли вам взимать налог с продаж и в каком размере, вам необходимо включить его в свой счет.

Вот регулярно обновляемая таблица со ставками налога с продаж по штатам.

8. Общая сумма причитающейся суммы

Этот номер должен выделяться среди остальной информации в вашем счете — это самая важная информация для вашего клиента и, в первую очередь, причина, по которой вы выставляете счет.

Сложите итоги по вашей строке в промежуточную сумму.Если вы не взимаете налог с продаж или НДС, это также ваша общая сумма к оплате.

Если вам нужно взимать налог с продаж, укажите ставку налога с продаж, которую вы взимаете, умножьте промежуточную сумму на ставку налога с продаж и добавьте результат к общей сумме уплаты.

Например:

Промежуточный итог: 100 долл. США
Ставка налога с продаж: 7%

100 долларов x 0,07 = 7 долларов → сумма налога с продаж для этого счета-фактуры

100 долларов США + 7 долларов США = 107 долларов США → Общая сумма данного счета (промежуточный итог + сумма налога с продаж)

9.Условия оплаты

Четко укажите в счете условия оплаты. Это устраняет любые догадки или невысказанные ожидания ваших клиентов.

Вот некоторые общие условия оплаты, которые вы можете использовать:

Net X. Оплата в течение X дней с даты выставления счета. Чаще всего это Net 7, Net 30, Net 60 и Net 90. Клиенты часто ждут до этой даты, чтобы произвести платеж.
Авансовый платеж (PIA). Оплата в полном объеме до того, как вы выполните свой заказ и завершите работу.
Наличными вперед (ЦРУ). Аналогично PIA, но оплата производится наличными до выполнения заказа и завершения работ.
При получении. Вы ожидаете оплаты, когда клиент получает счет, обычно на следующий рабочий день.
Конец месяца (МНВ). Оплата до конца того же календарного месяца, в котором был выставлен счет.
15 числа месяца после выставления счета (15MFI). Оплата до 15 числа месяца после даты выставления счета.
50% предоплата. Вы запрашиваете 50% от общей суммы счета перед тем, как выполнить заказ и завершить работу. Обычно это используется для крупных заказов и проектов.

10. Реквизиты для оплаты

Указание платежных реквизитов — отличный способ упростить оплату счетов. Почти 50% клиентов, которые не могут использовать предпочитаемый способ оплаты, откажутся от покупки, поэтому этот раздел счета стоит настроить и сделать гибким.

11.Условия доставки

Наконец, укажите условия доставки, в том числе, кто несет ответственность за расходы по доставке.

Включите подробные сведения о способе доставки, ожидаемой дате доставки и информацию об отслеживании.

Бесплатный генератор счетов: упростите выставление счетов и сбор денег

Хотите создавать профессиональные счета, но не знаете, с чего начать? Используйте онлайн-генератор счетов Shopify, чтобы создавать счета, которые включают всю необходимую информацию и имеют чистый, последовательный дизайн.

Виды счетов

Повторяющийся счет

Периодические счета-фактуры выставляются клиентам через регулярные промежутки времени для повторных транзакций. Некоторые примеры включают услуги абонентской коробки или годовую подписку на доставку, такую как та, которую предлагает ASOS.

Счет-проформа

Счет-проформа показывает цену товара и фиксирует обязательство продавца поставить товар. Он оформляется заранее и позволяет покупателю планировать покупку, а также рассчитывать таможенные сборы перед покупкой.

Табель учета рабочего времени

выставляются на почасовую оплату работы. Он включает количество отработанных часов и почасовую плату, которая составляет общую сумму счета.

Кредитовая накладная

Кредитовый счет выставляется, когда вам нужно вернуть покупателю возврат или скидку, как правило, когда покупатель делает возврат. Его также называют кредит-нотой или кредит-нотой. В этом счете-фактуре сторнируется сбор из предыдущего счета-фактуры.

Дебетовый счет

Дебетовый счет уведомляет покупателя о его текущих долговых обязательствах.Его также называют дебетовым авизо. Он выдается, когда вам нужно увеличить сумму, которую должен вам покупатель. Например, они заказали продукт и получили от вас счет, но позже изменили свой заказ на более высокую сумму.

Коммерческий счет-фактура

Коммерческие счета-фактуры имеют решающее значение для международных продаж. Они используются для таможенного декларирования и расчета таможенных сборов при экспорте товаров через международные границы.

В коммерческом счете-фактуре должны быть указаны полные контактные данные продавца и покупателя, содержимое посылки, их стоимость, размер и вес, страна происхождения, причина экспорта, дата заказа и подпись отправителя.

Промежуточный счет

Промежуточные счета выставляются по этапам крупных проектов. Они действуют как промежуточные платежи и позволяют продавцу и покупателю лучше управлять своим денежным потоком.

Просроченный счет

Просроченный счет — это счет, который не был оплачен вовремя. Просроченные счета могут иметь огромное негативное влияние на ваш денежный поток и, как следствие, на ваш бизнес, т. Е. ваша способность платить персоналу, арендную плату и поставщикам.

Счет-фактура за обслуживание

Счета-фактуры выписываются для получения авансовых платежей за продукты или услуги.Это форма выставления счета на внесение депозита, позволяющая подтвердить обязательство клиента.

Советы по написанию счетов

Следуйте этим советам, чтобы ваши счета были простыми для понимания и позволяли быстро получать оплату.

Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется!

Советы по оформлению четкой накладной

Ваш счет должен быть ограничен одной страницей; единственное исключение — если в заказе есть длинный список товаров, которые не поместятся на одной странице.На одной странице можно найти всю информацию о компании и клиентах, а также информацию о продукте и условиях оплаты / доставки.

Убедитесь, что весь текст легко читается. Размер шрифта не должен быть слишком маленьким, а черный текст на белом фоне лучше всего подходит для ясности и разборчивости.

Названия и описания ваших товаров должны быть легко узнаваемы покупателями и связаны с заказанными ими товарами.

Наконец, не забудьте обозначить счет своим логотипом и цветами. Это сделает его частью общего опыта взаимодействия с вами вашего клиента.

Счета-фактуры — это скрытая возможность укрепить свой бренд, и многие успешные компании находят ей большое применение. Рассмотрите возможность сочетания функции со стилем, чтобы создавать красивые фирменные документы, которые станут приятной частью процесса распаковки. Включите логотип вашей компании, шрифты, которые вы используете на упаковке продукта и на веб-сайте, и убедитесь, что все цвета соответствуют вашей обычной палитре.
Максим Губрик, менеджер по контент-маркетингу в Sufio

Поощрение своевременной или досрочной оплаты

Клиентам иногда требуется подтолкнуть, чтобы вовремя оплатить счет.Если вы хотите стимулировать быстрые выплаты, вот несколько моделей, которые помогут вам в этом:

Оплачивайте вовремя, избегайте штрафов за просрочку платежа. Дайте понять своим клиентам, что при оплате после истечения срока оплаты взимается комиссия за просрочку платежа (часто около 5%).
Плати раньше, получи скидку. Вы можете установить условия оплаты Net 30, но вознаграждать клиентов, которые платят вам в течение 10 дней, предоставляя скидку 2%. Этот пример называется условием платежа 2/10 Net 30.

Автоматизируйте, когда это возможно

Сделайте выставление счетов простым и легким, исключив из процесса как можно больше ручной работы.

Вот несколько способов автоматизировать выставление счетов:

Используйте шаблоны. При настройке системы выставления счетов создайте счет, который можно дублировать и повторно использовать, чтобы свести к минимуму повторяющуюся работу и вероятность ошибки. Наш генератор счетов — отличный инструмент для этого.
Периодические счета-фактуры. Ищите возможности выставлять повторяющиеся счета для повторных транзакций. Нет необходимости создавать один и тот же счет каждый раз.
Автоматически создавать счета-фактуры. Настроить автоматизированную систему, которая может запускаться по новому заказу. Многие из приложений Shopify делают это легко и полностью автоматизировано.
Автоматизировать отслеживание счетов. Не позволяйте счету оставаться неоплаченным после истечения срока его оплаты. Регулярно отслеживайте, пока он не будет оплачен — многие инструменты позволят вам настроить автоматические напоминания, но вы также можете запланировать регулярный просмотр счетов, чтобы не запоминать.

Удобная оплата

Как мы уже упоминали в разделе сведений о платеже, гибкие условия и методы оплаты окупаются.Клиенты по достоинству оценят возможность выбора из целого ряда опций — от онлайн-платежей до рассрочки платежа.

Рассмотрим эти способы оплаты:

Наличные. Это просто, удобно и бесплатно. Некоторые клиенты предпочитают это, в том числе те, кто забирает свои онлайн-покупки в магазине.
Кредитные и дебетовые карты. Многие клиенты используют карты только для оплаты продуктов и услуг, и платежи по картам происходят мгновенно.
Платежи с мобильных устройств и смартфонов. Быстро и практично.
PayPal. Простой и быстрый перевод на ваш счет.
Банковские переводы. Клиенты могут платить в удобное для них время, не имея при себе наличных.
Рассрочка. Позвольте клиентам оплачивать заказ несколькими частями, а не сразу.

Пример счета

Вот пример счета со всеми ключевыми элементами и советами по дизайну, упомянутыми выше:

Начните писать свои собственные счета

Собираетесь ли вы выставить свой первый или сотый счет, воспользуйтесь этими советами, чтобы упростить выставление счетов, упростить платежи для ваших клиентов и получать выплаты вовремя.

Использование торговой платформы, которая помогает вам отслеживать все ваши продажи, счета-фактуры и платежи, поможет вам упростить свои финансовые дела. Shopify POS позволяет вам делать все это и многое другое, и работает независимо от того, продаете ли вы онлайн, в магазине или и то, и другое.

Выставляйте счета всего за несколько кликов прямо на месте с помощью генератора счетов Shopify (это бесплатно!). Введите все данные для создания и отправки профессиональных, красивых, чистых счетов.

В чем разница между заказом на закупку и счетом-фактурой?

Если вы новичок в сфере закупок, у вас могут возникнуть проблемы при различении счетов-фактур и заказов на закупку .Фактически, даже члены группы закупок имеют несколько мнений и определений относительно того, что составляет каждый процесс.

Неспособность усвоить знакомые условия закупок может заставить вас бегло просматривать важные финансовые документы, упуская из виду более тонкие моменты, которые могут негативно повлиять на ваши расходы в организации. Вы просто не можете позволить себе игнорировать процесс закупок.

Чтобы помочь вам лучше понять эти термины, вот четкие определения этих двух терминов закупок, что каждый из них составляет и чем они отличаются друг от друга.

Что такое заказ на поставку? что в нем содержится?

Заказ на поставку (также известный как ЗП) — это официальный документ, отправляемый покупателем поставщику с намерением отслеживать и контролировать процесс закупок. Как только поставщик принимает заказ на покупку, он становится юридически обязательным контрактом.

В заказах на закупку указывается список товаров (товаров и услуг), которые покупатель хотел бы приобрести, количество заказываемых товаров и согласованные цены.

Обычно заказ на поставку включает:

Номер заказа
Дата покупки
Информация о покупателе
Информация для заказа
Условия оплаты
Адрес доставки

Что такое счет-фактура? что в нем содержится?

Счет-фактура — это официальный платежный запрос, отправляемый поставщиком своим покупателям после выполнения заказа.В нем перечислены товары или услуги, которые были доставлены, и указана сумма причитающейся суммы.

Обычно счет-фактура содержит номер счета-фактуры, информацию о поставщике, предоставленные кредиты / скидки, график / дату платежей и общую сумму к оплате.

Основные различия между заказом на поставку и счетом-фактурой

Ключевое отличие состоит в том, что заказ на поставку отправляется покупателем поставщикам с целью отслеживания и контроля процесса покупки. С другой стороны, счет-фактура — это официальный платежный запрос, отправляемый поставщиками покупателям после выполнения их заказа.

Заказ на поставку	Счет-фактура
Подтверждение заказа, отправленное покупателем продавцу	Напоминание об оплате, отправленное поставщиком покупателю
Генерируется, когда покупатель размещает заказ	Сгенерировано после выполнения заказа
Определяет условия покупки	Определяет подтверждение продажи
Предотвращает затоваривание товарных запасов	Предотвращает дублирование и переплату
Облегчает отслеживание запасов	Помогает рассчитать расходы и налоги

Сходства между заказами на закупку и счетами-фактурами

Заказы на покупку и счета-фактуры — два самых запутанных финансовых термина, которые часто могут показаться синонимами.Оба являются связанными с коммерцией сообщениями о товарах и услугах. Но время их появления другое.

Хотя они довольно похожи, у них есть несколько принципиальных отличий, которые необходимо четко понимать.

Чаще всего термины заказ на поставку и счет-фактура кажутся синонимами. Несмотря на ряд различий, заказы на поставку и счета-фактуры во многом похожи:

Оба являются коммерческими сообщениями о покупках
Они играют важную роль в оптимизации расходов
Они обеспечивают лучшую видимость процесса покупки
Оба включают в себя основную информацию о заказе, информацию о доставке, информацию о поставщике и цену.
Оба документа закупки имеют обязательную юридическую силу

Зачем компаниям нужны как заказы на поставку, так и счета-фактуры?

Хотя заказ на покупку или счет-фактура могут казаться дополнительным бременем, поскольку спрос на покупки растет, а отношения между покупателем и продавцом продолжают развиваться, эти финансовые документы помогают бизнесу беспрепятственно управлять своими покупками.

Когда дело доходит до выбора между заказом на покупку или счетом-фактурой, вы не можете просто выбрать один — оба документа одинаково важны. Хотя счета-фактуры кажутся важными с юридической точки зрения, заказы на поставку предлагают столь необходимые разъяснения и предотвращают конфликты.

Независимо от того, увеличивается или уменьшается спрос, сложен или прост процесс покупки, использование заказов на покупку и счетов-фактур устранит ошибки в общении, установив явные ожидания в отношении приобретаемых товаров.

Зачем принимать заказы на поставку и управлять счетами в цифровом формате

Изначально, когда предприятие невелико и количество покупок невелико, управлять заказами на покупку и счетами вручную легко. Но по мере роста организации увеличивается и количество покупок. Даже если вы лучше понимаете различия и сходства заказов на покупку и счетов-фактур, вам не очень поможет.

По мере того, как предприятия начинают получать тонны заказов на покупку и счетов-фактур по электронной почте, факсу, обычной почте и т. Д., Обработка их всех вручную требует много времени и подвержена ошибкам.Но каждая небольшая точка данных чрезвычайно важна для эффективности процесса.

Не все предприятия могут позволить себе инвестировать в комплексную систему электронного обмена данными (EDI) со своими поставщиками. Чтобы избежать потери данных, содержащихся в счетах-фактурах заказа на закупку, организации могут обратиться к решениям для закупок, таким как Kissflow Procurement Cloud. Используя такой инструмент, предприятия любого размера запускают свои процессы закупок, такие как управление заказами на закупку и счетами-фактурами, с помощью системы, специально созданной для повышения скорости и эффективности этих основных функций закупок.

Комплексные решения «от закупок до оплаты», такие как Kissflow, позволяют организациям легко извлекать данные из всех типов счетов-фактур и заказов на закупку (PDF, отсканированные или даже отправленные по факсу документы). Что еще лучше, Kissflow на самом деле разработан для работы в тандеме с другими инструментами закупок, финансов и бухгалтерского учета, которые вы, возможно, уже используете, с оптимальной гибкостью и надежностью.

Счет оферта что это такое: Счет оферта, что это такое простыми словами