Счет оферта на услуги образец: Как грамотно оформляется счет оферта (образец) на оказание услуг, виды и условия

Не знакомы с шаблонами счетов? Прочтите наше руководство ниже.

Можно утверждать, что наиболее важным аспектом ведения бизнеса является получение оплаты. Для фрилансера это означает своевременную оплату своих услуг.

Получение зарплаты поддерживает бесперебойную работу вашего бизнеса, обеспечивает покрытие ваших расходов и возможность выплаты заработной платы себе. Ведь жить надо!

Чтобы получать деньги, ваши клиенты должны знать, какую работу вы выполнили, сколько они должны вам за эту работу и когда они должны ее заплатить.

Вот тут-то и нужно выставлять счета.А правильное выставление счетов поможет вам еще больше, особенно в отношении налогов на самозанятость.

Выставление счетов — один из наиболее важных аспектов ведения бизнеса, поэтому вы не хотите оставлять его на волю случая. Вы должны делать это правильно, делать это хорошо, делать это своевременно и при необходимости принимать меры.

Использование шаблона счета-фактуры может облегчить вашу жизнь, но есть несколько важных моментов, связанных с использованием шаблона.

Что такое шаблон счета?

Шаблон — это документ или файл, который создает отправную точку для нового документа, который будет использоваться снова и снова.Можно создать шаблон с информацией, которая будет использоваться каждый раз, когда вам потребуется создать документ определенного типа. Примером информации может быть название вашей компании и адрес.

Шаблон счета-фактуры — это документ, в который предварительно загружена информация, которая будет включена в каждый счет-фактуру, который вы создадите. Вы просто открываете шаблон, который будет содержать многоразовую информацию, например, название вашей компании. Затем вы добавляете любую новую информацию, такую ​​как выполненная работа и сумма платежа, и сохраняете ее с уникальным идентификатором, например, номером счета-фактуры.

Зачем нужен шаблон счета?

Вот несколько веских причин:

1. Сэкономьте ваше время, создав многоразовый документ.
2. Обеспечьте единообразие счетов-фактур.
3. Создайте систему нумерации, которая позволит вам отслеживать, что было заплачено, а что нет.
4. Добавьте бренд своей компании в счет.
5. Предоставьте клиенту ясность, сообщив о выполненной работе и оплате, причитающейся за эту работу.
   

Счет-фактура — это гораздо больше, чем просто документ, который сообщает клиенту, что вам необходимо заплатить.Это правда, что он устанавливает обязательство со стороны клиента оплачивать вам услуги. Таким образом, это проверка согласия, достигнутого вами при проведении торгов на работу или при заключении контракта.

Он также создает так называемую дебиторскую задолженность, которая является частью бухгалтерского учета вашего бизнеса. Он устанавливает учет выполненных работ и произведенных платежей. Это важно для ведения вашего бизнеса, в том числе при уплате налогов. Если вы работаете не по найму, вы можете воспользоваться налоговыми вычетами для самозанятости, чтобы снизить налогооблагаемый доход и увеличить свою прибыль.

Он уведомляет клиента о том, что пора платить, а также уведомляет его о том, что произойдет, если он не заплатит. В конце концов, вы можете включить уведомление о пени за просрочку, который может представлять собой фиксированную ставку или процент от стоимости проекта. Если платеж не получен, в последующем счете будет включена плата за просрочку платежа как часть общей стоимости.

Вы не можете рассчитывать, что клиент заплатит вам, не отправив счет. И вы, конечно, не можете рассчитывать на получение штрафа за просрочку платежа, не указав четко, что за просрочку платежа будет взиматься дополнительная плата.

7 распространенных ошибок, которых следует избегать при использовании шаблонов счетов-фактур

Это правда, что использование шаблона счета-фактуры может ускорить процесс выставления счетов и обеспечить получение качественных счетов-фактур каждый раз, когда вы отправляете их клиенту.

Тем не менее, все еще есть некоторые подводные камни, которых важно избегать при использовании шаблона счета-фактуры. Зная, что это такое, вы можете изменить свой шаблон, чтобы убедиться, что вы не делаете этих ошибок, и повторять их каждый раз при создании счета.

В Bonsai мы работали с более чем 150 000 фрилансеров, и большинство из них находятся в категории 1% с наибольшим доходом. Мы спросили их, в чем заключаются их основные ошибки и как они будут их избегать. Попробуйте сегодня же наш конструктор счетов.

Ошибка 1:
Ожидание отправки счета или забывание его.

Важно своевременно отправлять счет по завершении работы. Если вы договорились о депозите, отправьте счет-фактуру до начала работы для клиента, а затем второй счет-фактуру, когда работа будет завершена.В любом случае не ждите, пока клиент запросит счет. А если вы используете онлайн-систему выставления счетов, должен быть способ узнать, что счет был отправлен, получил ли его клиент и был ли он оплачен.

Mistake 2:
Недостаточно подробное описание работы.

Шаблоны счетов-фактур должны предоставлять достаточно места для добавления таких позиций, как, например, «консультация с клиентом», «редизайн веб-сайта» и «сообщение в блоге о настиле пола». Клиенты ценят знание того, какие расходы будут покрываться, особенно если лицо, производящее платеж, не является лицом, с которым вы работаете в организации.Это подводит нас к следующей ошибке.

Ошибка 3:
Неверный адрес счета.

Шаблоны счетов-фактур должны дать вам возможность адресовать счет-фактуру определенному лицу в организации. Общий адрес вроде «XYZ Construction» будет неэффективным. Вам необходимо знать лицо, которое несет ответственность за оплату счетов, и иметь возможность добавить его имя в счет, а также название компании.

Ошибка 4:
Отсутствие указания срока платежа.

Например, в некоторых счетах используется такой язык, как «Нетто 15», что означает 15 дней после получения счета, что не совсем понятно для всех в бизнесе.Или в некоторых шаблонах используется «срок при получении», что несправедливо по отношению к клиенту. У них могут быть бухгалтерские процессы, в которых платежи обрабатываются раз в две недели или ежемесячно. Лучше всего поставить дату в счете и указать конкретную дату, когда должен быть произведен платеж. Это устраняет любую двусмысленность, что оценит клиент.

Ошибка 5:
Отсутствие отслеживания, если платеж не получен.

Нас всех разочаровал тот клиент, который просто не платит, но бывают случаи, когда клиент просто забывает.Быстрый телефонный звонок этому клиенту часто приводит к извинениям и своевременной оплате. Если вы слишком заняты для последующего наблюдения или предпочитаете не заниматься этим лично, вы можете выбрать автоматизированную систему, которая выполнит последующие действия за вас через установленный промежуток времени. Убедитесь, что он уведомляет вас о том, что отправлено продолжение. Система также должна сообщить вам, когда клиент произвел платеж. Нет ничего более неприятного, чем связаться с клиентом, который уже заплатил.

Ошибка 6:
Затрудняет оплату (получаем это лот ).

Любой шаблон счета должен содержать четкие инструкции о том, как вы принимаете платеж. Клиент должен максимально упростить оплату вам, а лучше всего сделать это одним щелчком мыши.

Ошибка 7:
Отправка длинных счетов-фактур.

Делайте счета короткими, не более одной страницы. Это упрощает работу ваших клиентов или сотрудников их организации, которые должны вам платить. Если у вас есть много задач или услуг, которые нужно включить в один счет, создайте сводную страницу в качестве первой страницы, а затем укажите подробности на последующих страницах.

Мы учли многие передовые методы, упомянутые в этих советах, в нашем собственном инструменте выставления счетов под названием Bonsai. Он стоит 19 долларов в месяц и используется 150 000 фрилансеров. Попробуйте 14-дневную бесплатную пробную версию.

Что должен включать в себя хороший шаблон счета?

(используете ли вы наш шаблон или нет)

Зная об этих преимуществах, есть некоторые ключевые элементы шаблона счета-фактуры, которые вы должны обязательно включить.

Например, в каждом шаблоне, который вы создаете, будут такие же элементы, как:

1. Название и адрес вашей компании
2. Любой логотип или фирменный знак компании. Убедитесь, что это выглядит профессионально.
3. Условия оплаты, например принятые формы оплаты (принимаете ли вы кредитные карты?) Или обмен валюты, если применимо.
4. Примите ли вы частичную оплату или рассрочку.
5. В некоторых странах компании присваивается налоговый номер или бизнес-номер, который должен быть включен. Например, в Канаде GST (налог на товары и услуги) собирается и перечисляется федеральному правительству, поэтому для этой цели предприятиям присваивается номер GST.

Затем вы адаптируете и добавите информацию в каждый счет, но ваш формат останется неизменным благодаря шаблону.

Введите следующие элементы:

1. Имя и адрес клиента, включая название компании, если применимо.
2. Дата выставления счета.
3. Условия платежа, такие как дата, когда он должен быть оплачен, и условия любых просроченных платежей.
4. Описание работ, товаров или услуг.
5. Цена каждого товара или услуги.
6. Любые налоги или другие сборы, если применимо.
7. Любые скидки, в том числе при досрочной оплате, если вы предлагаете такую ​​возможность клиентам.
8. Любые расходы, которые вы могли понести при выполнении работы, которую заказчик согласился покрыть.
9. Общая сумма к оплате.
10. Некая методическая система нумерации, которая позволит вам вести надлежащий учет. Если вам нужно связаться с клиентом, вы можете указать этот номер для удобства.

Могут быть некоторые дополнительные элементы, специфичные для вашего бизнеса или потребностей вашего клиента.

Например, если клиент уже заплатил вам, и счет просто отправляется как документ для учета для обеих сторон, в счете-фактуре должно быть четко указано ОПЛАЧЕНО.

Важно указывать правильную информацию в каждом счете, который вы создаете. Вы хотите помочь своему клиенту вести учет и ведение бухгалтерского учета и гарантировать, что вы получите полную и своевременную оплату.

Если вы сделаете все правильно с первого раза, это поможет вам избежать неприятностей, связанных с необходимостью связываться с клиентом по поводу неоплаченного счета или связываться с ним из-за ошибки в счете.

Когда использовать шаблон счета-фактуры?

Ваши счета отражают ваш бизнес, поэтому вы хотите, чтобы они выглядели профессионально.

Шаблон счета-фактуры можно использовать в любое время, когда вы выполняете работу для клиента.

Однако, хотя вы можете подумать, что вам нужно выставлять счета клиентам только после завершения работы, бывают случаи, когда вы выставляете счет до завершения проекта.

Клиент может установить контрольные точки с условиями оплаты, привязанными к каждой контрольной точке.Затем вы выставляете счет по завершении каждого этапа.

Или вы можете заключить соглашение с некоторыми клиентами о работе на основе гонорара. В этом случае вы захотите настроить регулярные платежи, но вы все равно можете рассмотреть возможность выставления счетов как средства ведения хорошей документации. Если договор о предоплате рассчитан на ежемесячную работу, вы можете выставлять счет на ежемесячной основе.

Таким образом, шаблон счета-фактуры можно использовать в любом случае, когда вам нужно получить деньги от клиента за проделанную вами работу.

Примечание на бумаге по сравнению с шаблонами онлайн / электронных счетов

Многие малые предприятия все еще используют бумажные счета и шаблоны счетов.Используя этот формат, вы создаете счет, распечатываете его и отправляете клиенту по почте.

Онлайн-система выставления счетов означает, что клиент получает счет в электронном виде, что дает ряд преимуществ для вас и клиента:
‍

• Счет-фактура не может быть потеряна по почте, если у вас нет неправильного адреса электронной почты. .
• Счет сразу же поступает к клиенту.
• Стоимость для вас намного меньше, поскольку вам не нужно покупать бумагу и конверты, покрывать расходы на принтеры и оплачивать почтовые расходы.
• Бумажные счета-фактуры имеют больше шансов потеряться или попасть не на тот стол в крупной организации.
• Счета-фактуры, представленные в электронном виде, имеют больше шансов на более быструю оплату, поскольку они поступают быстрее, чем бумажные. Их не нужно открывать, сортировать, отправлять на утверждение и затем оплачивать. Электронные счета могут даже включать функцию «оплатить сейчас», которая позволяет производить немедленную электронную оплату.
• Для окружающей среды лучше отказаться от бумаги.

По всем этим причинам мы рекомендуем электронную или онлайн-систему выставления счетов.

Преимущества шаблонов счетов-фактур

Есть несколько действительно веских причин использовать шаблоны счетов.

Например:

1. Они обеспечивают согласованность. Используя шаблон, вы можете быстро выставить несколько счетов и выставить их для нескольких клиентов. Ваши клиенты узнают ваш бренд и будут знать, чего ожидать от ваших счетов.
2. Что дает еще большее преимущество — быстрее получать деньги.Шаблон позволит вам быстро отправлять счета, что поможет вам быстро получить оплату.
3. Они освобождают ваше время для всех других задач, которые у вас есть при управлении вашим внештатным бизнесом. Наличие повторяемого процесса делает его быстрым и легким.
4. Вам не нужно изобретать велосипед для каждого проекта или каждого клиента. Ваш бренд может отображаться последовательно каждый раз, без необходимости создавать счет каждый раз, когда вам нужно выставить счет за выполненную работу.
5. Качественный счет-фактура положительно скажется на вашем бизнесе.Это не только понятно и легко, но и профессионально.
6. Высококачественный счет в сочетании с качественной системой выставления счетов может повысить удовлетворенность клиентов, что приведет к увеличению объема работы!
7. Превосходный счет-фактура и первоклассный процесс выставления счетов — это возможность отправить положительное сообщение о вашей компании и бренде.
   

Недостатки шаблонов счетов-фактур

Однако у использования шаблона счета-фактуры есть некоторые недостатки.

Например, если вы выберете плохой шаблон, это может означать, что вы будете повторять одни и те же ошибки снова и снова.

В следующих случаях счета-фактуры могут быть неправильно истолкованы, оспорены или проигнорированы, и ваш платеж может быть задержан, или вы не получите платеж вообще.

Если вы продолжите использовать плохой шаблон, вы можете столкнуться с проблемами с несколькими клиентами. Плохо управляемые процессы выставления счетов могут привести к тому, что клиенты будут недовольны, и это может привести к уменьшению объема работы для вас и вашего бизнеса.

Таким образом, важно выбрать четкий и качественный шаблон счета-фактуры и иметь эффективные процессы управления счетами.

«Мне нравится приложение« Бонсай »! Оно стало зарядным устройством для моего бизнеса по веб-консалтингу. С того момента, как я начал его использовать, меня зацепило, потому что все просто в использовании и имеет смысл, и мне нравится, что счета-фактуры легко автоматизируется одним нажатием кнопки. Настоятельно рекомендую! 10 из 10! »

Siska Hines

Веб-консультант и владелец Good Lime Studio

Почему автоматически генерируемые счета Bonsai лучше?

Когда вы освоитесь с выставлением счетов, вы можете перейти к онлайн-системе, которая может выполнять большую часть работы за вас, например нумерацию, подсчет общих затрат, отправку напоминаний и многое другое.

Если вам нужен универсальный инструмент для фрилансеров для выставления счетов-фактур профессионального вида, включающих напоминания по электронной почте клиенту, Bonsai предлагает бесплатную пробную версию своих услуг.

Вот образец шаблона счета-фактуры :

Этот шаблон счета-фактуры состоит из нескольких ключевых элементов:

1. Логотип компании, который устанавливает профессионализм и бренд компании.
2. Номер счета-фактуры для удобства работы компании и клиента.
3. Название счета-фактуры, в котором четко указано, для чего он предназначен («Январский проект»).
4. Название и адрес компании, а также имя и адрес клиента.
5. Дата выставления счета-фактуры и срок ее оплаты — доведение до сведения клиента.
6. Полужирным шрифтом выделены разбивка по каждой позиции, ее ставка, добавленный налог, примененная скидка и сумма к оплате.
   

Это четкий счет, легко читаемый клиентом и, следовательно, его легко оплатить.Вы можете создавать такие красивые счета (и другие документы) за считанные минуты, так почему бы не подписаться на бесплатную пробную версию и не начать изучать возможности Bonsai?

Как создавать профессиональные счета с помощью бонсай?

Легко-легко.

Bonsai упрощает создание, сохранение и отправку счетов. Вот как.

Создайте учетную запись

Сначала создайте учетную запись бонсай. Единственная информация, которую вам нужно ввести, — это ваше имя и адрес электронной почты.
‍
После регистрации вы попадете на следующий экран:

Нажмите «отправить счет»

Просто нажмите «отправить счет» в левой части экрана, и вы будете готовы создать счет-фактуру, нажав кнопку «создать счет-фактуру».

Вставьте информацию о клиенте

Первым шагом будет вставить информацию о клиенте, название проекта и тип счета, который вы создаете — в этом примере мы делаем одноразовый счет:

Создайте свой счет-фактура

Откроется шаблон счета-фактуры, и вы сможете создать свой счет-фактуру. Вы можете добавить логотип и баннер, чтобы продемонстрировать свой бренд клиенту. Затем вы вставляете название позиции, количество единиц и вашу ставку.

Расходы

Вы также можете указать расходы:

Налоги и скидки

Помимо описания услуги и расходов, вы также можете указать налоги и место для скидки:

Просроченные сборы и налоги ID

Вы можете установить штраф за просрочку платежа в размере любого выбранного вами процента.Также есть поле для идентификационного номера налогоплательщика, если необходимо, любое примечание, которое вы хотите предоставить клиенту, и возможность прикрепить файл при необходимости.

Способ оплаты

Вы также добавляете способ оплаты.
‍
Существует также раскрывающееся меню с дополнительными параметрами, такими как дублирование счета или отметка его как оплаченного:

Отправить счет

Когда счет готов, появляется страница подтверждения, на которой вы добавляете сообщение клиент, нажмите «Отправить» или запланируйте его автоматическую отправку:

Отслеживание статуса платежа

После отправки вы увидите информацию в верхней части панели управления счетом, включая информацию о том, был ли он оплачен:

Использование бонсай чрезвычайно прост и интуитивно понятен: позвольте нам облегчить вашу жизнь, а вы сосредоточитесь на любимой работе.

Бонсай и стандартные шаблоны счетов-фактур

Хотя загрузка шаблона онлайн-счета в предпочитаемом вами формате для его настройки и отправки может быть бесплатной (и отнимающей много времени), вы действительно окупаете свои деньги, используя бонсай для обработки счетов-фактур (и все другие задачи бэк-офиса).

За время работы мы поговорили с более чем 150 000 фрилансеров, и все они согласны в одном: вы будете тратить время зря и получать оплату с опозданием при использовании общих шаблонов счетов.Вам следует перейти к выставлению счетов на новый уровень, если вы серьезно относитесь к своему консалтинговому или внештатному бизнесу.

Вот что вы получите, потратив 19 долларов в месяц на бонсай:

Функции

Шаблоны

Быстрый автоматизированный рабочий процесс
Создавайте, настраивайте и отправляйте профессиональные счета за считанные минуты.

Уведомления
Получайте уведомления, когда клиенты просматривают или оплачивают ваши счета.

Автоматические напоминания
Оптимизируйте автоматические напоминания, выбирая подходящее время для отправки каждому клиенту электронного письма.

Предпочтительный метод оплаты
Используйте любую платежную систему и получайте безопасные платежи: Bonsai поддерживает кредитные карты, банковский перевод, PayPal и многое другое.

Частичные выплаты
Получайте оплату за ту часть работы, которую вы только что выполнили. Разделите счета по мере необходимости для любого проекта.

Автоматически штрафы за просрочку
Настройте штрафы за просрочку в своих счетах, чтобы автоматически взимать с клиентов счета за просроченные счета.

Шаблоны

Время, затраченное на создание и отправку профессиональных счетов-фактур.

Время, затраченное на отслеживание просроченных платежей с клиентами.

Время, затраченное клиентами на оплату ваших счетов.

Время, затраченное на создание счетов за просрочку платежа.

В Bonsai мы рекомендуем ВСЕМ фрилансерам беречь свое время, как будто это самое важное в мире. В противном случае он поглотит вас.

Почему мы рекомендуем добавлять к счетам штрафы за просрочку платежа?

Наличие в шаблонах раздела для штрафов за просрочку платежа может быть болезненной темой для некоторых фрилансеров.В конце концов, взимать плату с клиентов, которые не платят вовремя, кажется немного «деспотичным». Скорее всего, вы захотите снова поработать с этими клиентами, поэтому вы можете задаться вопросом, не отпугнет ли клиента просрочка платежа?

На самом деле вы тоже занимаетесь бизнесом, поэтому любой ценный клиент должен понимать и ценить просроченные условия оплаты. Они должны понимать, что вам тоже нужен денежный поток, поэтому эти условия должны побуждать их к своевременной оплате.

Как говорит блогер-фрилансер, автор и оратор Линси Кнерл:

«Когда вы фрилансер, время — деньги, поэтому важно осознавать влияние просроченных платежей на ваш бизнес.Нет никакой пользы в предположении, что все всегда будет идти вашим путем. На самом деле, лучше противостоять этой возможности прямо «.

Но есть и другие причины для добавления в счета штрафов за просрочку платежа. Это делает вас профессионалом, ведущим бизнес. Фактически он предоставляет вам компенсацию, если клиент опаздывает, поскольку на ваш денежный поток влияет неуплата. Фактически, велика вероятность, что ваш клиент использует штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, в случае просрочки платежа прекращаются переговоры.Вам не нужно следить и пытаться вычислить сумму, которую нужно снять с клиента. С самого начала в каждом счете четко указано, что у вас установлен штраф за просрочку платежа.

Но есть некоторые важные соображения по добавлению штрафов за просрочку платежа в счет.

Прежде всего, убедитесь, что это четко указано в том же формате, что и все остальные позиции и условия оплаты в вашем счете. Не скрывайте штрафы за просрочку платежа мелким шрифтом.

Фактически, это помогает включить штрафы за просрочку платежа в условия первоначального контракта.Это устраняет любые сюрпризы, когда клиент получает ваш счет. Например, контракты и счета-фактуры бонсай уже включают этот тип языка.

Во-вторых, убедитесь, что вы действительно выполнили работу к удовлетворению клиента. Если вы отправите счет за незавершенную работу или за работу, которую клиент все еще хочет обсудить с вами, оплата за просрочку может только ухудшить отношения.

И помните, вы всегда можете отказаться от платы, если есть смягчающие обстоятельства, например, клиент, который был в отпуске, когда счет был отправлен.

Все же лучше заявить об условиях и отказаться от них, чем пытаться добавить комиссию, не ожидая этого от клиента.

Следующее решение, которое вы должны принять, — это то, сколько взимать и когда вводить штраф за просрочку платежа.

При определении суммы не указывайте ее необоснованной. В вашей юрисдикции могут быть законы, касающиеся суммы, которую вы можете взимать, но в любом случае вы хотите, чтобы плата за просрочку платежа была стимулом, а не наказанием.

Справедливая сумма составляет 5% от общей суммы счета.Если у вас есть платеж в размере 1000 долларов США, вы должны добавить 50 долларов в следующий счет, если вы не получили платеж. Этот процент должен быть четко указан в исходном счете.

Ваше платежное окно также должно быть справедливым. Не ожидайте взимания пени за просрочку платежа, например, если клиент просрочил платеж только на одну неделю. Справедливый срок составляет 15 дней, после чего вы должны повторно отправить счет, в который будет включена плата за просрочку платежа. Затем клиенту может быть отправлено дружеское электронное письмо с напоминанием со счетом.

Вот как обрабатываются штрафы за просрочку с использованием продуктов бонсай. Во-первых, в шаблоне первоначального контракта четко указаны условия выставления счета, включая штрафы за просрочку платежа:

Затем в шаблоне счета-фактуры плата за просрочку платежа представляет собой строку с ясным языком, объясняющую условия. Вы можете установить желаемый процент, но убедитесь, что он соответствует исходному контракту.

И, наконец, не отказывайтесь от просроченных платежей и не обговаривайте меньшую сумму только для гарантии оплаты.Вы имеете право рассчитывать на своевременную и полную оплату, а также на принятие ваших просроченных сроков, если клиент задерживает свой платеж.

К сожалению, бывают случаи, когда вам, возможно, придется прекратить отношения с клиентом из-за хронической задержки платежа или неуплаты. Хотя это может показаться трудным, особенно когда вы только начинаете свой бизнес, в долгосрочной перспективе это будет лучше для вас.

Все, что вам нужно для ведения вашего внештатного бизнеса.

Сосредоточьтесь на своем увлечении, а не на бумажной работе.

или узнать больше о выставлении счетов-фактур на бонсай

Для ведения бизнеса на фрилансе нужно носить много разных шляп, а все это требует времени. В частности, административные задачи отвлекают время от творческой работы. Но стоит потратить время на то, чтобы выставление счетов было оформлено должным образом, чтобы получать выплаты вовремя.

Оптимизация процесса или системы выставления счетов может высвободить ваше время для другой работы, а также обеспечить получение денег. Это также свидетельствует о профессионализме в ваших интересах и уважении к вашим клиентам.

Теперь вы знаете, как насчет выставления счетов и шаблонов счетов, которые помогут сделать задачу простой, удобной и эффективной. Вы также можете рассмотреть вариант интегрированных инструментов, доступных вам как часть пакета для фрилансеров Bonsai, подписавшись на бесплатную пробную версию сейчас.

Шаблон счета-фактуры цифрового маркетинга | Образцы и примеры

Маркетинговый счет-фактура или шаблон цифрового маркетингового счета-фактуры — это средство коммуникации, обеспечивающее своевременное выполнение правильных платежей за предоставленные продукты или услуги.Учитывая простоту идеи, это кажется задачей, требующей наименьшего внимания, однако создание счета-фактуры является частью основного процесса движения денежных средств. Выставление счетов не заканчивается только указанием суммы задолженности. Для создания профессионального шаблона счета-фактуры требуется гораздо больше — все, что вам нужно сделать, это начать с пустого шаблона счета-фактуры.

Каждый фрилансер, занимающийся маркетингом, ожидает выплаты в конце каждого проекта. Поскольку вы потратили время и силы на выполнение поставленных задач, вы не захотите, чтобы ваша зарплата задерживалась.Хотя ваш клиент знает, что он должен заплатить вам в конце проекта, вы как фрилансер должны напомнить ему об этом. И вы не собираетесь делать это через сообщения или электронную почту. Вам нужно быть немного профессиональным, запрашивая зарплату в качестве фрилансера. Самый простой способ сделать это — иметь маркетинговый счет-фактуру, возможно, даже использовать профессиональное программное обеспечение для выставления счетов. Это избавит вас от стресса, связанного с попытками связать основные этапы проекта и платежи.

Итак, что такое маркетинговый счет и как его оформить?

С помощью шаблона цифрового маркетингового счета даже новички в мире внештатного маркетинга могут создать маркетинговый счет, по которому им будет выплачиваться оплата.Ну, это не значит, что вы должны полностью полагаться на шаблон для выставления счета-фактуры, шаблон счета-фактуры цифрового маркетинга более или менее похож на руководство. Вы обязаны немного подправить его, чтобы выставить презентабельный маркетинговый счет. Но даже в этом случае это не сложная задача. У нас уже есть образцы маркетинговых счетов в Интернете, у которых вы можете их взять. Отличная идея, правда?

Теперь, прежде чем приступить к делу, важно сообщить вам, зачем вам нужен счет для вашего внештатного маркетингового бизнеса.Таким образом, вы станете более серьезным при разработке. Конечно, тот факт, что маркетинговый счет является ключом к каждому платежу, должен заставить вас отнестись к нему серьезно.

Итак, помимо платежного шлюза, что еще вы можете получить от счета-фактуры внештатного маркетинга?

Давайте раскроем это ниже.

1. Шаблоны маркетинговых счетов производят на вас впечатление

В мире внештатного бизнеса впечатление имеет значение. Не думайте, что, поскольку ваш клиент уже наградил вас проектом, вам больше не придется бороться, чтобы доставить ему удовольствие.Что ж, завершать свои проекты вовремя и выполнять работу безупречно достаточно, чтобы вызвать улыбку на их лице, но для этого требуется профессионализм, чтобы они восприняли вас серьезно и снова наняли вас. Помните, когда вы писали свое предложение, все, что вы хотели, — это произвести неизгладимое впечатление на вашего клиента, и вы действительно это сделали. Вот почему они наградили вас проектом. Но вот ты снова здесь. Работа по созданию неизгладимого впечатления и укреплению их доверия к вам все еще продолжается.

Просто распечатайте лист бумаги и отправьте его своим клиентам, и это многое говорит о вашей организации.Однако хорошо составленный счет обязательно создаст гораздо более позитивный имидж вашей организации. Плохо спроектированный шаблон счета-фактуры цифрового маркетинга со структурными недостатками создает впечатление, что ваша организация управляется таким же образом — без потока. Счета-фактуры, которые вы создаете, значительно намекают на качество ваших услуг.

Следовательно, как внештатный специалист по маркетингу, вы должны не торопиться и разработать маркетинговый счет-фактуру, который будет хорошо отражать ваш бизнес и ваш бренд.В зависимости от того, какой шаблон счета цифрового маркетинга вы выберете, вы найдете большую часть необходимой информации, разделенной на разделы. Все, что вам нужно сделать, это заполнить свои данные, и все готово. Но даже тогда не забудьте немного его настроить. Некоторым фрилансерам это нравится просто. Они воображают, что, просто введя данные своей компании и, возможно, добавив логотип, маркетинговый счет будет готов. Добавьте цветовую тему и несколько строк описания вашей компании, чтобы ваш счет выделялся.

2. Получите факты и цифры прямо в шаблоне маркетингового счета

Маркетинговый счет в чистом виде — это просто профессиональная форма запроса денег у ваших клиентов. Таким образом, вы должны запрашивать правильную сумму денег за оказанную услугу. Нет ничего более неприятного, чем отправить неправильный шаблон цифрового маркетингового счета не тому клиенту. Помимо того, что он является источником беспокойства для клиента, он также демонстрирует, насколько безвкусно управляет операциями в вашей организации.Постоянное занижение или завышение цен клиентов не оставят вас в бизнесе слишком долго, независимо от того, насколько хороши ваши продукты.

Обычно клиенты хотят платить вам за то, для чего вы работали, и только если они не дают вам бонуса за выдающуюся работу, доплата вам может навести мосты в ваших отношениях. Следовательно, вы можете просить только точную сумму, которую они вам должны. Единственный способ добиться этого — составить счет-фактуру. Как мы упоминали ранее, это так же просто, как получить онлайн-шаблон электронного маркетингового счета и упаковать его с данными о вашей компании.С маркетинговым счетом ваши цифры всегда будут совпадать с данными вашего клиента, и это укрепит у них доверие.

Чтобы получить правильные цифры, начните с использования программного обеспечения для учета рабочего времени и инструментов для точек продаж. Эти инструменты позволят вам снимать правильные суммы. Никаких специальных навыков здесь не требуется. Все, что вам нужно сделать, это ввести сумму, которую вы взимаете за свои услуги, и программа произведет расчет. Таким образом, вы можете быть уверены, что просите только о том, ради чего вы работали. Это выгодно не только вашему клиенту, но и вам.Как фрилансер вы не захотите выполнять задачи, за которые ваш клиент не будет платить. Таким образом, указав в счете стоимость ваших услуг, вы также гарантируете, что клиент оплатит всю свою задолженность.

Получите хорошее бухгалтерское программное обеспечение, чтобы убедиться, что вы создаете шаблон цифрового маркетингового счета с точными цифрами. Цифры будут получены непосредственно из ваших данных о продажах, и это практически не оставляет места для цитирования неточных цифр.

3. Регулярно создавайте свои цифровые маркетинговые счета-фактуры

Создайте разумный график отправки маркетинговых счетов-фактур.Маркетинговые мероприятия обычно занимают много времени, иногда месяцы, но это не значит, что ваши клиенты узнают о незавершенных счетах только через несколько месяцев. Ваши клиенты могут забыть о незавершенных платежах или оказанной услуге; еще хуже, когда вам приходится напоминать им о неоплаченных счетах, а они считают, что вы можете слишком много брать за услугу.

Помните, что человек ошибается. Хотя ваш клиент всегда будет отслеживать проделанную работу и сумму, которую он должен вам заплатить, иногда он может просто забыть о некоторых незавершенных платежах.Как фрилансер, вы знаете, как сложно начать говорить об ожидающих платежах. Вы можете только представить себе аргумент, который может возникнуть. Поскольку вы хотите, чтобы ваш клиент снова нанял вас, вы можете только приложить усилия, чтобы поддерживать с ним хорошие отношения.

Что ж, это ваше право получать деньги за то, над чем вы работали, но вы должны попросить об этом вежливо. Вот почему вам нужно использовать шаблон счета-фактуры цифрового маркетинга, чтобы создать счет-фактуру для вашего внештатного бизнеса. И это не разовое мероприятие, вы должны делать это регулярно после каждого проекта, чтобы избежать ожидающих платежей.

Денежный поток вашего бизнеса зависит от эффективности процесса выставления счетов. Если вы выставляете счета своим клиентам по нестабильному графику, ваш бизнес неизбежно пострадает от непоследовательного денежного потока. Наиболее рекомендуемая привычка — выставлять счет, как только работа будет завершена, или, если это долгосрочное маркетинговое мероприятие, рекомендуется заранее установить график выставления счетов, выставленный в определенные часы. Хорошее бухгалтерское программное обеспечение делает этот процесс очень простым. Своевременное выставление счетов также позволяет вашим клиентам поддерживать свои счета в хорошем состоянии, а также открывает каналы связи в зависимости от характера проделанной работы.

Итак, поскольку вы стремитесь выполнить свои задачи вовремя, убедитесь, что вы также выставляете счет своему клиенту достаточно рано. При этом не забудьте указать крайний срок оплаты. Если вы этого не сделаете, вы рискуете задержать платеж. Конечно, вы не захотите постоянно напоминать своему клиенту, что он еще не заплатил вам, и поэтому вам нужно указать крайний срок платежа заранее. Это побудит их как можно скорее отправить вам платеж.

4. Сообщите об изменении цен перед отправкой шаблона маркетингового счета

Шаблоны цифровых маркетинговых счетов никогда не должны быть источником неприятных сюрпризов для ваших клиентов.Никто не любит сюрпризов, особенно когда дело касается денег. Следовательно, вы должны держать своего клиента в курсе, когда меняются цены на предлагаемые вами услуги. Хотя расхождения между заявленной ценой и итоговой суммой иногда неизбежны, лучше своевременно сообщить об этом своим клиентам.

Иногда операционные расходы могли увеличиваться, что приводило к превышению котировок над котированными. При составлении счета сообщите клиенту об этих расходах заранее и, если возможно, придумайте гибкие способы покрытия этих затрат клиентом.Заставить своих клиентов завышать маркетинговые счета, независимо от того, насколько они обоснованы, принесет вам только плохие отношения с вашими нынешними клиентами.

Периодически обновляя маркетинговый счет, ваш клиент знакомится с новыми платежами. Однако, прежде чем вносить какие-либо изменения в свой счет, было бы разумно сообщить вашему клиенту об изменениях заранее. Это может означать отправку им уведомления перед выставлением счета. На всякий случай внесите изменения в следующий счет.Не отправляйте им уведомление сегодня и не включайте изменения в отправленный счет. Им тоже нужно время, чтобы что-то отрегулировать и пополнить свой бюджет.

Заключение

Подготовка маркетингового счета — это больше, чем просто распечатка списка услуг и их стоимости. Когда вышеупомянутые вопросы будут учтены при выставлении счета, он будет иметь большое значение для дальнейшего укрепления лояльности вашего клиента. Как фрилансер вы заняты поиском новых возможностей.Конкуренция на рынке очень жесткая, и вы можете выжить, только настроив все правильно с самого начала. Частью поддержания активности вашего внештатного бизнеса является наличие подробного маркетингового счета-фактуры, в котором не только рекламируется бренд вашей компании, но и указывается сумма, которую ваш клиент должен вам. И, конечно же, это укрепляет доверие к вашему клиенту.

Образец счета-фактуры — Что такое счет-фактура? Что на нем ставить и просмотреть образцы счетов-фактур

Для чего нужен счет-фактура и когда его использовать?

Деловой счет-фактура — это важный юридический документ, подготовленный продавцом или поставщиком услуг и предоставленный клиенту или клиенту для учета товаров или услуг, проданных клиенту или клиенту.Поставщику или поставщику услуг необходимо сохранить копию для записи своих продаж. Покупатель или клиент должен сохранить копию в качестве записи о своей покупке или расходах.

Обычно вы отправляете его вместе с доставкой товаров или по завершении оказанных вами услуг. Или вы также можете отправить его отдельно по почте после доставки товаров или услуг.

Как написать счет и что в него включать

По сути, вы можете разделить счет-фактуру на 3 основные части: верхний колонтитул, основной текст и нижний колонтитул.

1. Заголовок счета-фактуры (верхняя часть)

• Ваш бланк : название вашей компании, адрес, телефон, электронная почта и веб-адрес, если таковой имеется. В некоторых странах вы также должны указать регистрационный номер вашего бизнеса.

• Слова «I nvoice» или «Bill » четко написаны в верхней части страницы. Если вы зарегистрированы для выставления счетов и сбора налогов, в некоторых странах вам, возможно, придется вместо этого использовать слова «Налоговая накладная». Вы должны подтвердить в местном налоговом органе, если вам нужно использовать слова «Налоговая накладная»

  .

• Если вы зарегистрированы для выставления счетов и сбора налогов, вам также может потребоваться указать свой номер налоговой регистрации .Обычно это можно указать под словами «Налоговая накладная».

• Номер счета . Это действующий серийный номер, который вы сохраняете. У вас должен быть только один номер для каждого выставленного счета. Следовательно, никакие 2 счета-фактуры не должны иметь одинаковых номеров.

• Дата выставления счета

• Условия оплаты или как скоро вы ожидаете получить оплату. Например. «COD», «Cash», «30 дней» и т. Д.

• Ваш клиент или имя клиента и адрес .

• « Наш исх. № » или «Наш справочник». Здесь вы можете ввести свой номер предложения, если вы разместили предложение до выставления счета.

• « Ваш исх. № » или «Ссылка клиента». Если ваш клиент дал вам заказ на покупку или заказ на выполнение работ, здесь вы должны ввести номер заказа на поставку или WO, чтобы клиент мог сопоставить ваш счет с собственными документами.

2. Тело счета-фактуры (средняя часть)

• A описание товара ваша поставка, количество, единица измерения, цена за единицу и общая сумма для отдельных позиций.В случае услуг ваш краткий объем работ и сумма по отдельным позициям.

3. Нижний колонтитул счета-фактуры (нижний)

• Общая сумма всех отдельных позиций.

• Если применимо, сумма налога и итоговая сумма после налогообложения .

• Платежные инструкции при необходимости. Сообщите получателям, как оформить чек (чек) на оплату. Если вы ожидаете оплату банковским переводом, вы должны указать здесь номер своего банковского счета и реквизиты.

• Другие комментарии , например инструкции по доставке, политика возврата товаров, политика просроченной оплаты и т. Д.

Инструменты для создания счета

Вы можете использовать любой текстовый редактор или программу для работы с электронными таблицами для создания счета-фактуры. Однако у этих программ есть ограничения в том, что вы не можете легко создать отчет о продажах или отследить, кто заплатил, а кто нет. Также поиск счета означает поиск файлов на жестком диске и их открытие по одному.Вы можете преодолеть эти ограничения
, используя специальный программный продукт для выставления счетов или выставления счетов, такой как наш собственный Instant Invoice n Cashbook или Ezy Invoice.

Образец счета-фактуры

Ниже приведены несколько образцов макетов счетов, созданных с помощью наших Instant Invoice n Cashbook и Ezy Invoice.

Связанные статьи и сайты :
Галерея шаблонов счетов: Коллекция шаблонов счетов для MS Excel и Word

— Управление, настройка счетов-фактур | Справка

Счет-фактура — это документ, который вы предоставляете своему клиенту при продаже товаров или услуг.Это запись о проданных товарах или услугах, которая подразумевает, что покупатель должен вам деньги за то же самое. Можно установить срок платежа, в течение которого покупатель должен выплатить сумму. Давайте посмотрим на Чарльза, который управляет садоводческой фирмой, чтобы лучше разбираться в счетах.

Сценарий: Чарльз получает заказы на оказание садовых услуг. Он занимается садоводством на территории своего клиента и выставляет счет за услуги, включая дополнительные расходы на навоз.Он отправляет счет-фактуру, в которой указывается срок платежа, до которого они должны произвести платеж. Его клиент просматривает счет через клиентский портал и немедленно производит оплату.

Аналогичным образом вы можете создавать счета-фактуры на товары или услуги, которые вы продаете своим клиентам. Вы можете создать счет заново или преобразовать уже выставленную смету в счет. Следующая диаграмма поможет вам понять жизненный цикл счета в Zoho Invoice.

Жизненный цикл счета-фактуры

Создание и отправка счетов

Управление счетом

Действия со счетом

• Преобразование вашего счета в повторяющийся счет Вам нужно регулярно выставлять счет вашим клиентам за то же количество продукта или услуги? Преобразуйте свой счет в повторяющийся счет.

• Создать кредит-ноту Создайте кредит-ноту, чтобы записать сумму, причитающуюся клиентам в случае возврата, повреждения товаров или услуги, которая была выставлена ​​заранее, но не была оказана.

• Клонирование счета Создайте копию счета, который вы создали ранее в Zoho Invoice.

• Списание или аннулирование счета Спишите неоплаченный счет и закройте его. Аннулировать уже отправленный счет и создать новый без изменения порядка нумерации.

Настройка счета

• Добавление настраиваемых полей Потребность в дополнительных полях в счете-фактуре может возникнуть в зависимости от вашей бизнес-модели. В Zoho Invoice вы можете добавить дополнительные поля в свой счет, чтобы предоставлять информацию вашим клиентам.

• Форматы адресов организаций и клиентов Форматы адресов различаются в зависимости от частных лиц и компаний.