Сделать запись в трудовую книжку: Правила внесения записей в трудовую книжку

Сделать запись в трудовую книжку: Правила внесения записей в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку дистанционного работника: образец 2020

Дистанционные сотрудники относятся к штатному персоналу компании, но при их трудоустройстве необходимо учитывать определенные особенности. Разберемся, нужно ли вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку и если да, то в каком порядке.

Дистанционный работник — кто это?

Зачастую к дистанционщикам относят всех, кто работает не в офисе, а из дома: удаленных сотрудников, надомников, самозанятых. Это неправильно: дистанционные (удаленные) сотрудники, надомники и самозанятые — это три совершенно разные категории работников, труд которых регулируется отдельными правовыми актами:

К дистанционным сотрудникам закон относит тех (ст. 312.1 ТК РФ):

• Кто трудится удалено (вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места).

Взаимодействие дистанционщика с работодателем происходит по Интернету.

• С кем заключен трудовой договор о дистанционной работе.

Условие о характере работы (удаленной) должно быть прописано в трудовом договоре.

Дистанционные сотрудники имеют те же права, что и другие штатные работники организации.

Вносится ли запись в трудовую дистанционного работника?

По соглашению сторон запись о дистанционной работе может не вноситься в трудовую книжку. При этом не имеет значения, трудился ли сотрудник до этого еще где-то или эта работа для него первая.

Работа без записи в трудовой возможна, только если сотрудник дал на это свое согласие. Получить его можно несколькими способами:

• попросить дистанционщика написать заявление в свободной форме;
• включить в трудовой договор пункт о том, что запись о трудовую не будет вноситься;
• оформить отдельное соглашение к трудовому договору.

В любом случае согласие работника нужно получить, и лучше, чтобы оно было в письменной форме. Это убережет вас от возможных проблем в дальнейшем.

Если стороны договорились о том, что трудовая книжка не ведется, то основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работы, будет трудовой договор (ч.

6 ст. 312.2 ТК РФ).

Если же стороны договорились о ведении трудовой книжки, то сотрудник должен направить свою трудовую работодателю заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). Если эта работа для сотрудника первая, то работодатель сам оформляет сотруднику трудовую книжку, а расходы на ее покупку он может возместить из зарплаты удаленщика.

С 01.01.2020 начат процесс перехода работодателей на электронные трудовые книжки. Теперь их можно вести двумя способами: обычным — на бумаге и в электронной форме. О необходимости выбора конкретного способа работодатель должен уведомить сотрудника до 30.06.2020. Работник, в свою очередь, должен определиться, как дальше будет вестись его трудовая, и сделать это нужно до конца 2020 года.

Как сделать запись в трудовой о дистанционной работе: образец

Запись в трудовой книжке о приеме на работу дистанционного сотрудника делается стандартно: указание на удаленный характер работы в трудовой прописывать не нужно.

Запись вносится в трудовую в следующем порядке (п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69):

• В графу 3 (Сведения о приеме на работу, переводе…) раздела «Сведения о работе» вносим полное и сокращенное (в скобках) название работодателя.
• В графе 1 (Дата) указываем дату приема дистанционщика на работу.
• Затем опять возвращаемся в графу 3 и делаем запись о приеме сотрудника на работу с указанием структурного подразделения (если принимается в конкретный отдел) и должности (специальности, профессии, квалификации).
• В графу 4 вписываем реквизиты приказа о приеме на работу, на основании которого вносится запись в книжку.

Образец записи в трудовой о приеме на работу дистанционного сотрудника Скачать

Подводим итоги

• ТК РФ разрешает не вести трудовые книжки по дистанционным сотрудникам с их согласия.
• Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работы, если трудовая не ведется, является трудовой договор.
• Запись в трудовую книжку о приеме на работу дистанционного сотрудника делается в общем порядке, без указания на удаленный характер работы.

Оформляем запись о переходе на электронную трудовую книжку

Роструд РФ разъяснил, обязана ли организация заверять печатью запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку (далее – ЭТК).

Отвечая на актуальные вопросы работников и работодателей за сентябрь 2020 года, эксперты ведомства отметили, что действующее законодательство не регулирует вопрос о порядке внесения такой записи в трудовую книжку.

В связи с этим, Роструд полагает, что при отсутствии печати сделанная запись о переходе на ЭТК недействительной признана быть не может.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66. 1 ТК РФ.

Записи в трудовой книжке можно сделать в следующем порядке:

— в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

— в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.)».

— в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Помимо этого, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66. 1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ № 439-ФЗ)».

Работник должен обязательно расписаться в получении трудовой книжки.

Напомним, что сдать отчетность в ПФР и в ФСС поможет электронный сервис Такском «Кадровая отчетность»:

— Оперативно создает отчеты, в том числе новый СЗВ-ТД;

— Автоматически проверяет ошибки перед отправкой;

— Обменивается электронными документами с ПФР и ФСС;

— Обновляет и предлагает только актуальные формы;

— Работает с электронными больничными и их реестрами;

— Календарь кадровика напоминает о предстоящем отчёте;

— Интерфейс настраивается индивидуально.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Работодатель не может внести запись в трудовую книжку о предыдущем месте работы работника

Вопрос от читательницы Клерк. Ру Татьяны (г. Кемерово)

Подскажите, пожалуйста, как сделать правильно запись в трудовую книжку? На предыдущем месте работник работал по договору и запись не делалась и вот сейчас при оформлении просит внести запись, что он работал в другом месте до нашей организации. Консультация с кадровиками подсказала, что такая запись неправильная без печати, но все равно просит сделать запись пусть даже и будет неправильная. Скажите как правильно и грамотно составить текст о предыдущем месте работы?

Действующим законодательством не предусмотрена возможность внесения новым работодателем записей о работе у прежнего работодателя в трудовую книжку работника. Записи о работе (приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях) каждый работодатель вносит относительно работы именно у него (п. 3-4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Новый работодатель может лишь исправить неправильную или неточную запись, внесенную на предыдущем месте работы, на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п.

4, 27-28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

К сожалению, в вопросе не указано, на основании какого договора работник трудился на предыдущем месте работы. Если речь идет о договоре гражданско-правового характера, то запись о такой деятельности вообще не вносится в трудовую книжку, поскольку на работу по гражданско-правовому договору распространяется действие гражданского, а не трудового законодательства (ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ). Если же имеется в виду трудовой договор, то работнику можно порекомендовать (до оформления на работу в вашу организацию) обратиться к прежнему работодателю для внесения в трудовую книжку соответствующих пропущенных записей. Если по каким-то причинам это не будет сделано, подтверждением периода работы у данного работодателя будет служить только трудовой договор, экземпляр которого должен был сохраниться у работника. Вносить в трудовую книжку неустановленные записи не следует, поскольку это является нарушением порядка ведения трудовых книжек и может создать проблемы работнику в будущем (например, при оценке трудовой книжки органом Пенсионного фонда РФ в целях назначения пенсии).

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Государственная инспекция труда в Новгородской области

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г.( далее Правилами), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция ),Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Ответы формируются согласно Вашим запросам:

1.      Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности ?

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

графа 1- порядковый номер записи

 графа 2- дата внесения записи

графа 3- сделана правильно( должность…. переименована  в ….)

графа 4- приказ №…от…..( в данном случае приказ работодателя, а не министерства) . Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

        2.Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника ? Как это сделать

правильно?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

  Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

          Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

   Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

   Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива). ( п.27 Правил)

   При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

   «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе

3        Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей ,нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

        4. Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?

     Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5.Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров ( канцелярии) учреждения ?

Правомерно, поскольку « все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…» Работодатель в данном случае- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати ( канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку- секретарь или кадровик, стало быть и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.            

 6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)

На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

      7.В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

      В  случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации  предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

     8.Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?

            В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ  « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.     

     «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация

( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается  соответствующая запись

( Предприятие… переименовано в …. ).

         9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается  ли такая запись недействительной?

    Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

   10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?

      Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

    В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой:  Работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись).  Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима  подпись в таком виде.

   В  графе 4 раздела «Сведения о работе» — запись производится как обычно- на основании приказа ( распоряжения) работодателя. Поскольку ИП  тоже является работодателем, он должен издавать приказы( распоряжения) о приеме, увольнении и др

     11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку ?

    Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее.

   «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24. 07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

 

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Запись в трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года все работники должны выбрать, как именно должен вести работодатель их трудовую книжку: в электронном или бумажном формате. Для этого работодатель уведомляет сотрудников о такой возможности (срок уведомления – не позже 31 октября 2020 г.), после чего каждому работающему по трудовому договору нужно написать соответствующее заявление. Если сотрудник отказался от привычной «бумажной» формы – сотрудник отдела кадров должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке при переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, и выдать бумажный документ гражданину на руки (п. 2, 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

С 2021 года сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу будут формироваться только в электронном формате, а бумажные трудовые будут вестись одновременно с электронными сведениями лишь для тех сотрудников, которые решили от них не отказываться, и для тех, кто до конца 2020 года вообще не подаст заявление о выборе формата трудовой книжки. При этом электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя, но в ЭТК (электронную трудовую книжку) будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.

Как правильно сделать запись о переходе на электронные книжки

Для того, чтобы запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы необходимо руководствоваться нормами ст. 66.1 ТК РФ и Письмом Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150.

Рассмотрим пошаговую последовательность внесения записи в трудовую.

Графа 1

Предназначена для внесения порядкового номера записи.

Графа 2

Здесь сотрудник кадровой службы должен указать дату, когда именно была выдана работнику бумажная трудовая. Основанием для выдачи документа является заявление работника о переходе на ЭТК, а выдать трудовую на руки работодатель должен в день поступления такого заявления от работника.

Графа 3

Эта графа предназначена для отображения сведений о трудовой деятельности сотрудника, а в случае перехода на ЭТК здесь указывается информация о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.

Графа 4

Предназначена для указания реквизитов документа, на основании которого в трудовую вносится запись. В нашем случае это будет заявление работника – указывается день, месяц и год его подачи.

Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя). Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении (письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267). После этого бумажную трудовую выдают ему на руки, и с этого момента вся ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается.

Образец записи:

Важные нюансы, касающиеся записи в трудовой

Запись о переходе на электронные трудовые книжки должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее недопустимо выдавать документ работнику.

Формулировка записи в трудовой должна соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В частности, она обязательно должна содержать ссылку на то, что работником было написано заявление о переходе на ЭТК.

Допускается, чтобы основная часть записи в трудовой (графа № 3) была выполнена в виде штампа. Это значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы, так как им надо будет проставить только дату выдачи трудовой на руки и реквизиты написанного работником заявления.

Факт выдачи книжки следует зарегистрировать в «Книге учета движения трудовых книжек» (графа 13 «Расписка работника в получении ТК»). Сотрудник должен расписаться в книге, подтвердив этим факт получения трудовой. В записи следует указать, что трудовая выдана именно в связи с принятием сотрудником решения о переходе на ЭТК. Формулировка записи выглядит следующим образом:

Роструд уточнил правила перевода работника на электронную трудовую книжку

Эксперты Роструда разъяснили, обязана ли организация заверять печатью запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку.

Ведомство отмечает, что действующее законодательство не регулирует вопрос о порядке внесения такой записи в трудовую книжку.

В связи с этим, Роструд полагает, что при отсутствии печати сделанная запись о переходе на электронную трудовую книжку недействительной признана быть не может.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

Записи в трудовой книжке можно сделать в следующем порядке:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
• в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
• в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
• в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена Постановлением Минтруда России от 10. 10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

При этом работник должен расписаться в получении трудовой книжки.

Такие разъяснения привел Роструд в обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 года.

Как сделать запись в трудовой книжке о службе в армии

Как правильно делать запись в трудовой книжке о службе в армии и почему это необходимо

Когда в организацию приходит новый сотрудник, служивший в армии, работники отдела кадров не понимают значимости внесения записи в трудовую книжку о службе в армии. Эта запись считается очень важной, так как служба в армии входит в общий стаж трудовой деятельности, по которому потом начисляется пенсия.

Подтверждающие документы о службе в армии

При трудоустройстве сотрудника в организацию, он может написать заявление о просьбе сделать запись в трудовую книжку о службе в армии. Для этого, работник должен представить кадровому сотруднику военный билет, а также если у служивого имеются награды (медали, ордена), их тоже можно внести в трудовую книжку предоставив подтверждающие это документы. Если же работник служил в армии по контракту, доставляется и контракт для записи в трудовую книжку.

Запись о службе в армии осуществляется начальником отдела кадров и строго на основании удостоверяющих это документов.

Внесение записи в трудовую книжку о службе в армии

Особых правил и стандартов для внесения записи о службе в армии нет, она вносится аналогично записи при трудоустройстве. Однако следует обратить внимание, на дату начала службы в армии. Не засчитывается срок отбывания дисциплинарного ареста и срок пребывания в дисциплинарной воинской части.

Перед тем, как внести запись в трудовую книжку, после написания работником заявление, руководитель организации создает приказ. После того, как приказ утвержден и подписан начальником кадровой службы можно вносить запись срока службы в трудовую книжку.

Как и писали выше, нужно быть внимательным к внесению данных в графу 2 – нужно указывать дату внесения записи в трудовую книжку, а не дата начала службы в армии. Обязательно указывается даты начала и окончания службы в формате ДД.ММ.ГГГГ и только арабскими цифрами». В графе 4 указываются документы, на основании которых была внесена запись, там указывается номер и серия военного билета, можно также указать его дату выдачи. Если работник служил по контракту, то указывается и данные контракта. После внесения записи начальник кадровой службы полностью указывает наименование своей должности, свою фамилию и инициалы и заверяет сделанную запись подписью и печатью.

 Как правильно внести запись о наградах

Запись о наградах, также обязательно вносится в трудовую книжку. Запись о наградах пишется отдельной строчкой, чтобы напротив записи о наградах вписать документ, подтверждающий их наличие. Рассмотрим подробнее:

• В графе 1 пишется порядковый номер записи;
• В графе 2 ставится дата награждения, если награждение было в период службы в армии, указывается именно дата награждения;
• В графе 3 указывается, кто награждал сотрудника, за что и какая именно награда;
• В графе 4 указываются название, дата, номер, серия документа, подтверждающего наличие награды.

Если не внести запись о прохождении службы в трудовую книжку?

Обычно запись в трудовую книжку о сроке службы записи должна быть перед записью о приеме на работу. И все записи в трудовой книжке должны быть в хронологическом порядке. Но бывают ситуации, когда при трудоустройстве сотрудник мог забыть предоставить военный билет или билет утерян. Как поступить в такой ситуации? Конечно ничего страшного в этом нет, запись можно внести после записи о приеме на работу.

Запись в трудовую книжку в случае призыва работника в армию

В такой ситуации трудовой договор с работником расторгается, и в трудовую книжку вносится запись с указанием причины послужившего основанием расторжения договора. В этом случае это приказ, с подписью и печатью директора организации. Увольнение, какими бы вдруг причинами оно ни вызывалось, требует к себе крайне ответственного отношения работодателя и точного заполнения всех необходимых документов. И увольнение для прохождения воинской службы в данном смысле не отличается от остальных.

Поделиться с друзьями

Подпишитесь в соц сетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Важно знать!

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!
Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

Анонимно

Профессионально

Задать вопрос юристу бесплатно

Задавайте вопрос
удобным для Вас способом

Ответим на вопрос в соц. сетях

Ответим на вопрос в мессенджерах

Ссылки по теме:

Трудовая книжка

Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся на работников, работающих на предприятии. Узнать подробнее…

5 простых способов создания формы для ввода данных в Excel

Ввод данных иногда может быть важной частью использования Excel.

При почти бесконечном количестве ячеек человеку, вводящему данные, может быть сложно понять, куда какие данные поместить.

Форма ввода данных может решить эту проблему и помочь пользователю ввести правильные данные в нужное место.

В

Excel уже давно используются пользовательские формы VBA, но они сложны в настройке и не очень гибки для изменения.

В этой записи блога мы рассмотрим 5 простых способов создания формы ввода данных для Excel.

Видеоурок

Таблицы Excel

Таблицы Excel используются с Excel 2007.

Это идеальные контейнеры для данных, которые можно использовать как простую форму для ввода данных.

Создать таблицу очень просто.

1. Выберите диапазон данных, включая заголовки столбцов.
2. Перейдите на вкладку Вставить на ленте.
3. Нажмите кнопку Таблица в разделе Таблицы.

Мы также можем использовать сочетание клавиш для создания таблицы. Сочетание клавиш Ctrl + T сделает то же самое.

Убедитесь, что в диалоговом окне «Создать таблицу» установлен флажок « Моя таблица имеет заголовки» и нажмите кнопку OK .

Теперь у нас есть данные в таблице Excel, и мы можем использовать их для ввода новых данных.

Чтобы добавить новые данные в нашу таблицу, мы можем начать вводить новую запись в ячейки непосредственно под таблицей, и таблица поглотит новые данные.

Мы можем использовать клавишу Tab вместо Enter при вводе наших данных. Это приведет к перемещению курсора активной ячейки вправо, а не вниз, чтобы мы могли добавить следующее значение в нашу запись.

Когда курсор активной ячейки находится в последней ячейке таблицы (нижняя правая ячейка), нажатие клавиши Tab создаст новую пустую строку в таблице, готовую для следующего ввода.

Это идеальная и простая форма для ввода данных.

Форма ввода данных

Excel на самом деле имеет скрытую форму ввода данных, и мы можем получить к ней доступ, добавив команду на панель быстрого доступа.

Добавьте команду формы на панель быстрого доступа.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа.
2. Выберите Настроить панель быстрого доступа из параметров меню.

Это откроет меню параметров Excel на вкладке панели быстрого доступа.

1. Выберите команды, которых нет на ленте .
2. Выберите Form из списка доступных команд.Нажмите F, чтобы перейти к командам, начинающимся с F.
3. Нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить команду на панель быстрого доступа.
4. Нажмите кнопку OK .

Затем мы можем открыть форму ввода данных для любого набора данных.

1. Выберите ячейку внутри данных, с которой мы хотим создать форму ввода данных.
2. Щелкните значок Form в области панели инструментов быстрого доступа.

Откроется настраиваемая форма ввода данных на основе полей в наших данных.

Microsoft Forms

Если нам нужна простая форма для ввода данных, почему бы не использовать Microsoft Forms?

Этот вариант формы требует, чтобы наша книга Excel была сохранена в SharePoint или OneDrive.

Форма будет в браузере, а не в Excel, но мы можем связать форму с книгой Excel, чтобы все данные попадали в нашу таблицу Excel.

Это отличный вариант, если нескольким людям или людям за пределами нашей организации необходимо ввести данные в книгу Excel.

Нам нужно создать форму для Excel в SharePoint или OneDrive. Процесс одинаков как для SharePoint, так и для OneDrive.

1. Перейдите в библиотеку документов SharePoint или папку OneDrive, в которой будет сохранена книга Excel.
2. Щелкните New , а затем выберите Forms for Excel .

Это побудит нас назвать книгу Excel и открыть новую вкладку браузера, где мы сможем создать нашу форму, добавляя различные типы вопросов.

Сначала нам нужно создать форму, и это создаст таблицу в нашей книге Excel, в которой будут заполнены данные.

Затем мы можем предоставить доступ к форме любому, кому мы хотим ввести данные в Excel.

Когда пользователь вводит данные в форму и нажимает кнопку отправки, эти данные автоматически отображаются в нашей книге Excel.

Power Apps

Power Apps — это гибкая платформа для создания приложений на основе формул перетаскивания от Microsoft.

Мы, безусловно, можем использовать его для создания ввода данных для наших данных Excel.

Фактически, если у нас настроена таблица данных, Power Apps создаст для нас приложение на основе наших данных. Нет ничего проще.

Войдите в службу powerapps.microsoft.com ➜ перейдите на вкладку Create в панели навигации ➜ выберите Excel Online .

Затем нам будет предложено войти в нашу учетную запись SharePoint или OneDrive, где сохранен наш файл Excel, чтобы выбрать книгу Excel и таблицу с нашими данными.

Это создаст нам полнофункциональное трехэкранное приложение для ввода данных.

1. Мы можем искать и просматривать все записи в нашей таблице Excel в прокручиваемой галерее.
2. Мы можем просмотреть отдельную запись в наших данных.
3. Мы можем редактировать существующую запись или добавлять новые записи.

Все это связано с нашей таблицей Excel, поэтому любые изменения или дополнения из приложения будут отображаться в Excel.

Power Automate

Power Automate — это облачный инструмент для автоматизации задач между приложениями.

Но мы можем использовать триггер кнопки для автоматизации, которая фиксирует ввод пользователя и добавляет данные в таблицу Excel.

Нам нужно сохранить нашу книгу Excel в OneDrive или SharePoint и иметь уже настроенную таблицу с полями, которые мы хотим заполнить.

Для создания нашей формы ввода данных Power Automate.

1. Перейдите на сайт flow.microsoft. com и войдите в систему.
2. Перейдите на вкладку Create .
3. Создать Мгновенный поток .
4. Дайте потоку имя.
5. Выберите Вручную запустить поток в качестве триггера.
6. Нажмите кнопку Create .

Это откроет конструктор Power Automate, и мы сможем построить нашу автоматизацию.

1. Нажмите Запустить блок потока вручную, чтобы расширить возможности запуска. Здесь мы найдем возможность добавлять поля ввода.
2. Нажмите кнопку Добавить ввод .Это даст нам возможность добавить несколько различных типов полей ввода, включая текст, да / нет, файлы, электронную почту, число и даты.
3. Переименуйте поле в описательное. Это поможет пользователю узнать, какие данные вводить при запуске этой автоматизации.
4. Щелкните три многоточия справа от каждого поля, чтобы изменить параметры ввода. Мы сможем Добавить раскрывающийся список опций , Добавить список с множественным выбором опций , Сделать поле необязательным или Удалить поле из этого меню.
5. После того, как мы добавили все наши поля ввода, теперь мы можем добавить Новый шаг к автоматизации.

Найдите соединитель Excel и добавьте действие Добавить строку в таблицу . Если у вас есть бизнес-аккаунт Office 365, используйте соединители Excel Online (Business), в противном случае используйте соединители Excel Online (OneDrive).

Теперь мы можем настроить наш Excel Добавить строку в таблицу шаг.

1. Перейдите к файлу и таблице Excel, куда мы собираемся добавлять данные.
2. После выбора таблицы поля в этой таблице появятся в списке, и мы сможем добавить соответствующий динамический контент из Вручную запустить шаг запуска потока .

Теперь мы можем запустить наш поток из службы Power Automate.

1. Перейти к Мои потоки на левой панели навигации.
2. Перейдите на вкладку Мои потоки .
3. Найдите поток в списке доступных потоков и нажмите кнопку Выполнить .
4. Появится боковая панель с нашими вводами, и мы сможем ввести наши данные.
5. Щелкните Выполнить поток .

Мы также можем запустить это с нашего мобильного устройства с приложениями Power Automate.

1. Перейдите в раздел Buttons в приложении.
2. Нажмите на поток, чтобы запустить его.
3. Введите данные в форму.
4. Нажмите кнопку DONE в правом верхнем углу.

Каким бы способом мы ни запустили поток, через несколько секунд данные появятся в нашей таблице Excel.

Выводы

Требуется ли нам простая форма или что-то более сложное и настраиваемое, есть решение для наших нужд ввода данных.

Мы можем быстро создать что-нибудь в нашей книге или использовать внешнее решение, которое подключается к Excel и загружает данные в него.

Мы даже можем создавать формы, которые люди за пределами нашей организации могут использовать для заполнения наших электронных таблиц.

Сообщите мне в комментариях, какой вариант формы ввода данных вам нравится больше всего.

Как создать и использовать форму ввода данных в Excel

В этом руководстве вы узнаете, как активировать встроенную форму ввода в Excel и как добавить на рабочий лист специальную кнопку, чтобы открыть форму.

Когда дело доходит до ввода информации в электронные таблицы Excel, большинство людей делают это традиционным способом — ячейка за ячейкой, строка за строкой. Чтобы сделать процесс более удобным и менее трудоемким, вы можете использовать специальную форму для ввода данных.Это поможет вам сосредоточиться на отдельных записях, по одной, без необходимости горизонтальной прокрутки между столбцами.

Форма ввода данных Excel

Возможно, вы этого не знаете, но в Excel есть специальная форма для ввода данных в электронную таблицу, которая делает процесс ввода более быстрым, удобным для пользователя и менее подверженным ошибкам, особенно на огромных листах, содержащих десятки или даже сотни столбцов.

Как пользователи обычно заполняют таблицы Excel? Путем ввода данных прямо в ячейки.Иногда вы прокручиваете вверх, чтобы увидеть заголовки столбцов, а иногда прокручиваете вправо, а затем возвращаетесь к началу таблицы. При больших наборах данных есть возможность что-то перепутать и ввести информацию не в ту ячейку.

Для облегчения ввода вы можете попросить Excel отобразить одну строку информации в удобном диалоговом окне. Здесь вы можете точно добавлять новые записи, а также обновлять и редактировать существующие. Вы также можете настроить проверку данных, чтобы гарантировать, что принимаются только записи, соответствующие определенным критериям.

Вот как работает форма ввода данных в Excel:

Хотя инструмент формы существует во всех версиях Excel (включая Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и Excel 2007), по умолчанию он скрыт. Итак, сначала вам нужно сделать его видимым, добавив кнопку «От» на ленту или на панель быстрого доступа, или и то, и другое.

Чтобы добавить инструмент формы на панель быстрого доступа (QAT), выполните следующие действия:

1. Щелкните маленькую стрелку вниз в дальнем правом углу QAT, а затем выберите Дополнительные команды во всплывающем меню.

2. В открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Выберите команды из выберите Все команды или Команды не на ленте .
3. Прокрутите список команд слева, пока не увидите Form… и щелкните по ней.
4. Нажмите кнопку Добавить посередине, чтобы переместить форму Form в список команд QAT справа.
5. Нажмите OK , чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Значок формы немедленно появится на панели быстрого доступа и будет доступен во всех ваших книгах.

Вы не поверите, но вы успешно справились с главной задачей. Когда инструмент «Форма» находится в вашем Excel, для создания формы ввода данных для любой таблицы (новой или существующей) требуется всего лишь одно нажатие кнопки.

Как оформить форму ввода данных в Excel

Форма ввода данных доступна только для полнофункциональной таблицы Excel.Чтобы получить форму, вам просто нужно поместить свои данные в таблицу и нажать кнопку Form . Подробные инструкции приведены ниже:

1. На листе, как обычно, введите заголовки столбцов в самой верхней строке. Если вам нужна форма ввода для существующего набора данных, пропустите этот шаг.
2. Выберите любую ячейку в наборе данных и одновременно нажмите клавиши Ctrl + T. Это выберет все данные и преобразует их в таблицу.
3. Поместите курсор в любом месте таблицы и нажмите кнопку Форма .Сделанный!

Чтобы не усложнять задачу, давайте в качестве примера сделаем эту небольшую таблицу:

При нажатии кнопки Form автоматически создается форма ввода данных для вашей таблицы с полями, соответствующими заголовкам столбцов:

Как видите, в форме ввода Excel есть несколько различных кнопок. Вот краткое объяснение того, что делает каждая кнопка:

Помимо кнопок, для навигации можно использовать следующие клавиши:

• Tab — перейти к следующему полю.
• Shift + Tab — перейти к предыдущему полю.
• Enter — сохранить текущую запись и начать новую.

Как добавить новую запись

Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы ввода данных, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку в таблице.
2. Нажмите кнопку Форма на панели быстрого доступа или на ленте.
3. В форме ввода нажмите кнопку Новый .
4. Введите информацию в соответствующие поля.
5. Когда закончите, нажмите клавишу Enter или снова нажмите кнопку New . Это добавит запись в таблицу и получит пустую форму для следующей записи.

Наконечник. Чтобы быстро ввести определенную информацию, вы можете использовать те же ярлыки, которые вы используете в своих таблицах. Например:

• Нажмите Ctrl +; чтобы вставить сегодняшнюю дату .
• Нажмите Ctrl + Shift +; для ввода текущего времени .

Как искать записи

Чтобы просмотреть записи одну за другой, вы можете использовать кнопки Find Prev и Find Next или вертикальную полосу прокрутки.Чтобы найти записи, соответствующие определенным условиям, используйте кнопку Criteria .

Например, чтобы найти все проекты, назначенные отделу дизайна, введите Design в поле Department и нажмите Find Next :

Подстановочные знаки могут помочь вам расширить поиск. Например, чтобы найти проекты, которые содержат слово «навык» в любом месте имени проекта, введите * skill * в поле Project .

При работе с числами и датами пригодятся такие логические операторы, как больше (>), меньше (<), равно (=), не равно (<>) и другие. Например, чтобы просмотреть записи, для которых дата начала предшествует 1 марта 2021 г., используйте « <1 марта 2021 г. » или « <1 марта 2021 г. » в качестве критерия:

Примечание. Критерии формы данных без учета регистра .Скажем, при поиске по запросу Design dept. Также будут найдены «ДИЗАЙН» и «дизайн».

Как обновить и восстановить записи

Если какая-то запись устарела или содержит неверную информацию, вы можете использовать критерии или кнопки навигации, чтобы перейти к записи, обновить неправильное поле и нажать Enter, чтобы зафиксировать обновленные данные в таблице.

Если вы внесли некоторые случайные изменения, но еще не нажали клавишу Enter, вы можете вернуться к исходной записи, нажав кнопку Восстановить .Если вы уже нажали Enter и изменения были переданы в таблицу, нажмите Ctrl + Z, чтобы отменить.

Как использовать проверку данных с формой ввода данных

Чтобы ограничить ввод данных пользователем определенным типом данных, вы можете настроить правило проверки данных для одного или нескольких столбцов в вашей таблице, и ваши правила будут автоматически перенесены в форму ввода данных.

Например, чтобы ограничить бюджет числами в заданном диапазоне , мы создаем это правило:

Если кто-то попытается ввести значение, не соответствующее установленному вами правилу, отобразится предупреждение об ошибке (стандартное или индивидуальное):

Ограничение: выпадающие списки недоступны в форме

Использование проверки данных с формами ввода имеет одно ограничение — раскрывающиеся списки не появляются в полях ввода данных.Но даже несмотря на то, что раскрывающийся список не отображается внутри формы, его ограничения по-прежнему действуют. Если вы введете значение, которого нет в списке, форма отклонит его, как обычно при проверке данных.

Формулы в формах ввода данных

Если один или несколько столбцов в вашей таблице вычисляются по формулам, вы не сможете изменить эти формулы с помощью формы, потому что результат формулы отображается как текст, а не как редактируемое поле. Хотя это может показаться еще одним ограничением, на самом деле это сделано не просто так.Когда вы изменяете формулу таблицы в одной ячейке, формулы во всех других ячейках того же столбца изменяются автоматически. Чтобы не испортить ваши данные, редактирование формул в форме ввода заблокировано.

Например, вы можете использовать следующую формулу, чтобы узнать, находятся ли фактические затраты ниже, выше или в пределах бюджета на основе 5% -ного порога:

= IF (ABS ([@ [Фактическая стоимость]] / [@Budget] - 1) <= 5%, «В пределах бюджета», IF ([@ [Фактическая стоимость]] / [@Budget] - 1> 5) %, «Превышение бюджета», ЕСЛИ ([@ [Фактическая стоимость]] / [@Budget] - 1 <5%, «Недостаточно бюджета», «»)))

Если вы используете подписку Microsoft 365 и подписались на бета-канал (программа предварительной оценки Office), вы можете заключить приведенную выше формулу в функцию LET, как показано ниже.Это сделает вашу формулу более компактной, простой для понимания и более быстрой для расчета:

= LET (dif, E2 / D2-1, IF (ABS (dif) 5%, «Превышение бюджета», IF (dif

В форме ввода данных вы увидите только нередактируемый вычисленный результат , а не формулу:

Как открыть форму ввода данных с помощью VBA

Если вы настраиваете стол для кого-то еще, ваши пользователи могут не знать, где искать кнопку «Форма». Более того, они могут не знать, что такая штука вообще существует 🙂 Чтобы сфокусировать ее, вы можете открыть форму ввода с помощью макроса.И чтобы запустить этот макрос, поместите специальную кнопку прямо на лист.

Предполагая, что на текущем листе есть таблица, вам понадобится всего одна строка кода, чтобы открыть форму:

Подложка OpenDataEntryForm ()
ActiveSheet.ShowDataForm
Конец подписки
 

Однако есть важное предостережение - приведенный выше код работает, только если:

• Ваша таблица начинается с A1 или
• Имеется имя « База данных », относящееся к вашей таблице (определенное имя, а не имя таблицы!).

Чтобы преодолеть эти ограничения, вы можете использовать расширенную версию кода, которая указывает ячейку, с которой начинается ваша таблица (в нашем случае B2), дает имя «база данных» для текущего региона, открывает форму, а затем удаляет название:

Подложка OpenDataEntryForm ()
Dim nName As Name

Диапазон ("B2"). CurrentRegion.Name = "база данных"
ActiveSheet.ShowDataForm

Для каждого nName в ActiveWorkbook.Names
Если «база данных» = nName.Name Тогда nName.Удалить
Следующее имя
Конец подписки
 

Примечание. Если вы не удалите имя «база данных» в коде, вы не сможете открыть форму (даже вручную) для любой другой таблицы в этой конкретной книге.

После вставки кода вы можете поместить элемент управления в форме кнопки на свой рабочий лист и назначить ему макрос. Или вы можете создать кнопку из фигуры или другого объекта. Подробные инструкции находятся здесь: Как создать кнопку макроса в Excel.

И теперь вы, пользователи, можете удобно открыть форму ввода данных, нажав красочную яркую кнопку.Им даже не нужно беспокоиться о том, чтобы поместить курсор в таблицу - форма будет открываться независимо от того, какая ячейка активна в данный момент.

Если у вас мало опыта работы с VBA, могут оказаться полезными несколько сквозных руководств:

Форма ввода данных Excel не работает

Если форма данных не запускается в Excel, следующие советы по устранению неполадок могут помочь определить причину.

Курсор находится за пределами таблицы

При нажатии кнопки «Форма» появляется сообщение об ошибке, указанное ниже, скорее всего, курсор находится за пределами таблицы.Просто щелкните любую ячейку в таблице и попробуйте снова открыть форму.

Имеется именованный диапазон «База данных»

Если в вашей книге есть диапазон с именем «база данных», форма всегда будет ссылаться на этот диапазон, даже если вы открываете его для таблицы. Странный! Если диапазон «базы данных» находится на другом листе, произойдет следующая ошибка. Чтобы исправить это, просто дайте диапазону другое имя.

Вот как создать и использовать форму ввода данных в Excel. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Практическое пособие для скачивания

Форма ввода данных Excel (.xlsm файл)

Вас также может заинтересовать:

Как создать формы для ввода данных Excel

Эти инструкции также применимы к Excel 365 и Excel 2019 для ПК. Эти шаги были созданы в другой версии Excel, поэтому интерфейс будет выглядеть по-другому, но шаги такие же.

1. На выбранном листе выделите необходимое количество столбцов.
2. Откройте вкладку Tables , нажмите New, нажмите Insert Table with Headers .
3. Измените заголовки столбцов по умолчанию и при необходимости отрегулируйте ширину столбцов.
4. Откройте меню Data и нажмите Form ...
5. Форма появится. Количество столбцов в таблице будет соответствовать количеству полей в форме. Заголовки столбцов в таблице будут заголовками полей в форме. Теперь вы готовы вводить записи данных в форму.

Вставка записи

Введите данные в первое поле, перейдите к следующему полю и повторите, пока все поля не будут заполнены.Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить данные и перейти к следующей записи.

В поисках записи

После того, как вы ввели данные, вы можете захотеть найти запись. Для этого нажмите Критерии , введите поисковый запрос в соответствующее поле (например, «Чикаго» в поле города). Нажмите Найти следующий . Первая совпадающая запись появится в форме (записи, отображаемые на листе, не будут отфильтрованы).Нажмите Найти следующий , чтобы просмотреть оставшиеся записи, или нажмите Найти предыдущий , чтобы прокрутить вверх. Вы можете использовать подстановочные знаки, такие как «*» и «?» при поиске записей.

Редактирование записи

Когда нужная запись отобразится в форме, выберите поле, которое вы хотите изменить, и отредактируйте текст. Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить изменения.

Удаление записи

Когда нужная запись отобразится в форме, нажмите Удалить , затем нажмите ОК .

Создать форму в Excel для ввода данных

Формы ввода данных - чрезвычайно полезная функция , если ввод данных является частью вашей повседневной работы.

Это может помочь вам избежать ошибок и ускорить процесс ввода данных . Это также поможет вам сосредоточиться на по одной записи за раз !

Это удобный и быстрый способ ввода записей в Excel, отображая одну строку информации за раз без необходимости переходить из одного столбца в другой.

В этом руководстве мы покажем вам, как создать форму в Excel для ввода данных.

Всякий раз, когда я хотел ввести данные в Excel, мне требовалось очень много времени, чтобы ввести эти записи одну за другой, но я обнаружил удобный трюк, который может превратить мою таблицу Excel в удобную форму ввода данных Excel !

Попрощайтесь с вводом данных в эту таблицу строка за строкой за строкой….

Ниже мы рассмотрим 11 лучших советов и приемов формы ввода данных Excel , которые будут вам полезны:

1. # 1 - Создать форму в Excel
2. # 2 - Добавить в быстрый доступ Панель инструментов (QAT)
3. # 3 - Доступ к форме в любое время
4. # 4 - Просмотр записей
5. # 5 - Редактировать существующую запись
6. # 6 - Критерии поиска
7. # 7 - Восстановить запись
8. # 8 - Проверка данных в формах
9. # 9 - Удалить запись
10. # 10 - Закрыть форму
11. # 11 - Сочетания клавиш для форм ввода данных

Убедитесь, что загрузили рабочую книгу Excel ниже и следуйте инструкциям:

ЗАГРУЗИТЬ EXCEL WORKBOOK

1.Создание формы в Excel

Я покажу вам, как легко Создать форму в Excel для ввода данных , с помощью следующего короткого видео ниже (прокрутите вниз, чтобы увидеть пошаговые инструкции после просмотра этого замечательного видео. ).

*** Посмотрите наше видео ниже о том, как создать форму в Excel за 5 минут! ***

ЗАГРУЗИТЕ НАШИ
БЕСПЛАТНЫЕ РУКОВОДСТВА EXCEL

В этом руководстве вы узнали, как создать форму в Excel с минутами без использования VBA !!

Выполните следующие действия:

ШАГ 1: Преобразуйте имена столбцов в таблицу, перейдите к Вставка> Таблица

Убедитесь, что Моя таблица имеет заголовки. также отмечен флажком.

ШАГ 2: Давайте добавим функциональность Form Creation, чтобы понять, как сделать заполняемую форму в Excel.

Перейти к Файл> Параметры

ШАГ 3: Перейти к Настроить ленту.

Выберите команды , отсутствующие на ленте и Форма . Это необходимый нам функционал.

Щелкните Новая вкладка.

ШАГ 4: В новой вкладке выберите Новая группа, и нажмите Добавить.

Это добавит Forms в новую вкладку на нашей ленте.

Обратите внимание, что есть также кнопка Rename , вы можете использовать ее, чтобы переименовать новую вкладку и новую группу во что-то более информативное, например Form :

ШАГ 5 : Выберите свою таблицу и на новой вкладке Form выберите Form.

ШАГ 6: Появится диалоговое окно новой формы!

Введите свои данные в каждый раздел.

Щелкните New , чтобы сохранить его. Повторите этот процесс для всех записей, которые вы хотите добавить.

Нажмите «Закрыть», чтобы выйти из этого экрана и просмотреть данные в таблице Excel.

Теперь вы можете использовать эту новую форму для постоянного ввода данных в таблицу Excel!

2.Добавить на панель быстрого доступа (QAT)

Теперь, когда вы узнали, как создавать формы в Excel, давайте поместим их в QAT для быстрого доступа.

Чтобы добавить на панель быстрого доступа, выполните следующие действия:

ШАГ 1: Щелкните маленькую стрелку справа от QAT .

ШАГ 2: Щелкните Дополнительные команды в раскрывающемся списке.

ШАГ 3: В диалоговом окне Параметры Excel выберите Все команды из Выберите команды из списка .

ШАГ 4: Выберите форму из списка и затем щелкните Добавить >> .

ШАГ 5: Форма теперь доступна на панели инструментов Customize Quick Access Toolbar . Нажмите ОК .

Форма ввода данных теперь является частью панели быстрого доступа.

3. Доступ к форме в любое время

Чтобы получить доступ к форме ввода данных Excel, щелкните любую ячейку в таблице и щелкните значок формы на панели быстрого доступа.

Если вы попытаетесь получить доступ к форме, когда вы не выбрали ячейку в таблице данных , вы получите сообщение об ошибке , подобное показанному ниже:

4. Обзор через записи

Чтобы перемещаться по существующим записям, просто используйте кнопки Найти предыдущий и Найти следующий , доступные в форме ввода данных.

Вы также можете использовать полосу прокрутки для просмотра записей одну за другой.

Это сэкономит время, когда у вас есть данные с несколькими столбцами и записями.

5. Редактировать существующую запись

Используйте кнопки Найти предыдущий и Найти следующий для поиска записи , которую нужно отредактировать.

Как только вы найдете нужную запись, просто внесите необходимые изменения и нажмите Введите в Excel.

Таблица данных будет обновлена ​​с внесенными изменениями.

6. Критерии поиска

Использование подстановочных знаков

Если вы хотите найти все записи, содержащие слово «восток» в столбце региона, вы можете сделать это, используя подстановочный знак звездочки (* ).

ШАГ 1: В форме ввода данных нажмите кнопку Критерии

ШАГ 2: В поле Регион введите * восток (для поиска по всей области, содержащей слово восток)

ШАГ 3: Щелкните Найти далее , чтобы найти записи, содержащие слово восток .

Форма ввода данных Excel найдет для вас три записи в этом сценарии!

Использование знака «больше» или «меньше»

Если вы хотите найти людей с зарплатой, превышающей или равной 75 000 долларов США, вы можете сделать это, выполнив следующие действия: В форме ввода данных нажмите кнопку Criteria

ШАГ 2: В поле Salary введите > = 75000.

ШАГ 3: Щелкните Найти следующий , чтобы найти все записи с окладом , превышающим или равным 75 000 долларов США .

7. Восстановить запись

Предположим, что случайно удалили - первое имя записи.

А вы не помните, что было написано в этом поле! Без паники.

Вы можете использовать кнопку Восстановить в форме ввода данных Excel и восстановить данные, потерянные случайно.

Данные снова появятся в соответствующем поле.

Следует иметь в виду, что кнопка "Восстановить" имеет значение и полезна только в том случае, если вы не нажали Enter .

В тот момент, когда вы нажмете кнопку «Ввод», кнопка «Восстановить» станет неактивной, и вы не сможете вернуться к исходным данным.

8. Проверка данных в формах

Даже если вы не можете напрямую добавить какие-либо проверки данных в форму .Любое ограничение , созданное для таблицы данных, по-прежнему будет действовать в Формах .

Посмотрим, как!

Допустим, вы добавляете правило списка в столбец «Регион» с помощью проверки данных.

ШАГ 1: Выберите столбец Region .

ШАГ 2: Перейдите на вкладку данных > Инструменты данных (группа) > Проверка данных .

ШАГ 3: В диалоговом окне Проверка данных щелкните раскрывающийся список Разрешить и выберите Список .

ШАГ 4: В поле Source введите Northeast, Northwest, Southeast, Southwest, и щелкните OK .

Проверка данных теперь вставлена ​​в столбец региона, где вам разрешено вводить только значения, представленные в списке (северо-восток, северо-запад, юго-восток, юго-запад).

ШАГ 5: Щелкните значок Forms в QAT.

ШАГ 6: Измените регион для записи 1 с северо-восток на восток и нажмите OK .

После того, как вы нажмете ОК, вы увидите сообщение об ошибке , как показано ниже:

9. Удалите запись

ШАГ 1: Используйте полосу прокрутки, чтобы найти запись, которую вы хотите удалить.

ШАГ 2: Просто нажмите кнопку Удалить .

ШАГ 3: На экране появится подтверждающее сообщение, нажмите ОК .

Нужная запись будет удалена из таблицы данных.

10. Закройте форму

Чтобы закрыть диалоговое окно для форм данных, просто нажмите кнопку Close (X) в правом верхнем углу bix.

11. Сочетания клавиш для форм ввода данных

Для ускорения работы можно использовать следующие сочетания клавиш при использовании форм ввода данных:

• Нажмите Tab , чтобы перейти к следующему полю в Формы Excel.
• Нажмите Введите , чтобы перейти к следующей записи в формах Excel.
• Нажмите кнопку Esc на клавиатуре, чтобы закрыть форму Excel.

На этом мы завершаем наше руководство по Top 11 вещей, которые вы должны знать , если ввод данных - это то, что вы делаете в Excel. Это не только сделает процесс быстрее, но и сделает процесс намного проще и увлекательнее!

При использовании формы ввода данных Excel следует учитывать следующие моменты:

• Вы можете добавить не более , максимум 32 поля на запись.
• Вы, , не можете распечатать запись формы данных.
• Прежде чем нажать Enter, вы можете восстановить любые изменения , внесенные в данные.

Итак, попробуйте! Я уверен, что вам это понравится !!

Вы можете узнать больше о том, как создать форму в Excel, пройдя через это руководство по по Microsoft .

ПОЛЕЗНЫЙ РЕСУРС:

Пользовательская форма ввода данных в книгу Excel с использованием VBA, объясненная в примере

Как мы собираемся разработать эту пользовательскую форму для ввода данных (КЛЮЧЕВЫЕ шаги):

Вот пошаговый процесс, как мы собираемся разработать эту пользовательскую форму ввода данных в книге Excel с использованием VBA.
Позвольте мне объяснить основные этапы разработки этого проекта пользовательской формы ввода данных. Мы собираемся написать несколько процедур, используя следующий подход.

• Шаг 1: Объявление переменной : Мы будем объявлять обязательные переменные и объекты, которые используются в наших процедурах.
• Шаг 2: Обновление экрана выключения и события : Мы временно избегаем мерцания экрана и запуска событий в приложении. Вы можете использовать это в начале процедуры.
• Шаг 3: Создайте форму пользователя : Вставьте форму пользователя из меню вставки. Поместите необходимые элементы управления из панели инструментов в форму пользователя.
• Шаг 4: Создайте процедуру для проверки поля : Нам нужно собрать правильный формат данных от пользователя. Итак, мы должны проверить данные перед обновлением в нашей таблице данных. Мы делаем этот процесс, пока пользователь нажимает кнопку «Добавить». т.е. каждый раз, когда пользователь вводит данные, и мы проверяем все поля (текстовые поля и радиокнопки) на правильность данных
• Шаг 5: Создайте функцию для поиска последней строки : Создание функции (fn_LastRow) для поиска последней строки в таблице данных для обновления данных в ней из пользовательской формы.
• Шаг 6: Создайте процедуру для очистки полей пользовательской формы : Создайте процедуру (Clear_DataSheet) для очистки столбцов таблицы данных (от A до G) от данных.
• Шаг 7: Процедура Cretae для обновления данных в листе данных : Создайте процедуру (cmdAdd_Click) для обновления или добавления данных в лист данных.
• Шаг 8: Создайте процедуру для выгрузки пользовательской формы: Создайте процедуру (cmdCancel_Click) для выхода из пользовательской формы. Нажмите кнопку «Отмена» или верхний правый нижний угол окна, чтобы выгрузить пользовательскую форму.
• Шаг 9: Обновление экрана включения и события : Давайте сбросим обновление экрана и события приложения. Вы можете использовать это в конце процедуры.

Дизайн пользовательской формы для ввода данных:

Теперь давайте посмотрим на дизайн проекта Data Entry UserForm для каждого свойства элемента управления и их значений в пользовательской форме:

Контроль	Имущество	Значение
UserForm	Имя	frm Данные
	Подпись	UserData
Этикетка	Имя	фунтов
	Подпись	ID
Этикетка	Имя	lblName
	Подпись	Имя
Этикетка	Имя	фунтов
	Подпись	Пол
Этикетка	Имя	фунтов стерлингов
	Подпись	Адрес электронной почты
Этикетка	Имя	фунтов · C · Число
	Подпись	Контактный номер
Этикетка	Имя	фунтов
	Подпись	Замечания
OptionButton	Имя	обМале
	Подпись	Мужской
	Группа Nmae	г1
OptionButton	Имя	obF Мужчина
	Подпись	женский
	Группа Nmae	г1
Текстовое поле	Имя	txtId
	Включено	Ложь
Текстовое поле	Имя	txtName
Текстовое поле	Имя	txt, местонахождение
Текстовое поле	Имя	txtEAddr
Текстовое поле	Имя	txtCNum
Текстовое поле	Имя	txt Замечания
	MultiLine	Истинно
CommandButton	Имя	cmdClear
	Подпись	Прозрачный
CommandButton	Имя	cmd Добавить
	Подпись	Добавить
CommandButton	Имя	cmdCancel
	Подпись	Отмена

Это то, что я использовал для создания дизайна Data Entry UserForm.При изменении или настройке всех вышеуказанных свойств и значений элемента управления форма будет выглядеть, как показано ниже.

Код и пояснение:

Шаг 1: Объявление переменных, которые используются во всем проекте.

'Объявление переменной
Dim txtId, txtName, GenderValue, txtLocation, txtCNum, txtEAddr, txtRemarks
Dim iCnt как целое число
 

Шаг 2: Отключить обновление экрана используется для остановки мерцания экрана, а Отключение событий используется для предотвращения прерывания диалоговых окон или всплывающих окон.

С приложением
    .ScreenUpdating = Ложь
    .EnableEvents = Ложь
Конец с
 

Шаг 3. Создайте форму пользователя:

Создайте пользовательскую форму, добавив элементы управления в пользовательскую форму из Toobox. В этом проекте мы размещаем семь меток, две радиокнопки, шесть текстовых полей и три кнопки управления. Вы можете обратиться к разделу дизайна пользовательской формы ввода данных, чтобы создать пользовательскую форму.

Шаг 4: Создайте процедуру для проверки поля.

Мы должны проверить данные перед обновлением в нашей таблице данных.Итак, нам нужно собрать правильный формат данных от пользователя. Мы делаем этот процесс, пока пользователь нажимает кнопку «Добавить». т.е. каждый раз, когда пользователь вводит данные, мы проверяем все поля (текстовые поля и радиокнопки) на правильность данных.

'Объявление переменной
Dim BlnVal как логическое

 'Убедитесь, что все введенные данные (кроме поля для примечаний) отсутствуют в пользовательской форме
Sub Data_Validation ()
     Если txtName = "" Тогда
        MsgBox «Введите имя!», VbInformation, «Имя»
        Выйти из подводной лодки
     ElseIf frmData.obMale = False И frmData.obFMale = False Тогда
        MsgBox «Выберите пол!», VbInformation, «Пол»
        Выйти из подводной лодки
     ElseIf txtLocation = "" Тогда
        MsgBox «Введите местоположение!», VbInformation, «Местоположение»
        Выйти из подводной лодки
    ElseIf txtEAddr = "" Тогда
        MsgBox «Введите адрес!», VbInformation, «Адрес электронной почты»
        Выйти из подводной лодки
    ElseIf txtCNum = "" Тогда
        MsgBox «Введите контактный номер!», VbInformation, «Контактный номер»
        Выйти из подводной лодки
    Еще
        BlnVal = 1
    Конец, если
Конец подписки
 

Шаг 5: Создайте функцию для поиска последней строки.

Вот код функции для поиска последней строки в таблице данных. Или вы можете использовать эту функцию для поиска последней строки любого указанного листа, передав имя листа в качестве аргумента функции.

'В этом примере мы находим последнюю строку указанного листа
Функция fn_LastRow (ByVal Sht As Worksheet)

    Dim lastRow As Long
    lastRow = Sht.Cells.SpecialCells (xlLastCell) .Row
    lRow = Sht.Cells.SpecialCells (xlLastCell) .Row
    Делайте пока приложение.CountA (Sht.Rows (lRow)) = 0 и lRow 1
        lRow = lRow - 1
    Петля
    fn_LastRow = lRow
Конечная функция
 

Шаг 5.1: Создайте процедуру для очистки полей пользовательской формы

Вот код для очистки полей пользовательской формы. Это полезно, когда мы хотим обновить более одной записи на листе. После того, как вы добавите запись на рабочий лист, а затем очистите поля данных для ввода новых данных в UserForm.

'Очистка полей данных пользовательской формы
Частная подпрограмма cmdClear_Click ()
    Заявление.ScreenUpdating = False
        txtId.Text = ""
        txtName.Text = ""
        obMale.Value = Истина
        txtLocation = ""
        txtEAddr = ""
        txtCNum = ""
        txtRemarks = ""
    Application.ScreenUpdating = True
Конец подписки
 

Шаг 5.2: Процедура Cretae для обновления данных в Рабочей таблице.

Вот код для добавления или обновления данных в рабочий лист.

Sub cmdAdd_Click ()
    При ошибке GoTo ErrOccured
    'Логическое значение
    BlnVal = 0
    
    'Проверка достоверности данных
    Вызов Data_Validation
    
    'Проверить валидацию все поля заполнены не
    Если BlnVal = 0, то выйти из Sub
      
    Обновление экрана TurnOff
    С приложением
        .ScreenUpdating = False
        .EnableEvents = Ложь
    Конец с
     
    'Объявление переменной
    Dim txtId, txtName, GenderValue, txtLocation, txtCNum, txtEAddr, txtRemarks
    Dim iCnt как целое число
    
    'найти следующую доступную строку для обновления данных в таблице данных
    iCnt = fn_LastRow (Sheets («Данные»)) + 1
    
    'Найти гендерное значение
    Если frmData.obMale = True, то
       GenderValue = "Мужской"
    Еще
       GenderValue = "Женский"
    Конец, если
    
    'Обновить данные пользовательской формы в таблице данных
    С Таблицами ("Данные")
        .Ячейки (iCnt, 1) = iCnt - 1
        .Cells (iCnt, 2) = frmData.txtName
        .Cells (iCnt, 3) = GenderValue.
        .Cells (iCnt, 4) = frmData.txtLocation.Value
        .Cells (iCnt, 5) = frmData.txtEAddr
        .Cells (iCnt, 6) = frmData.txtCNum
        .Cells (iCnt, 7) = frmData.txtRemarks
              
        'Заголовки Diplay в первой строке таблицы данных
        Если .Range ("A1") = "" Тогда
            .Cells (1, 1) = "Идентификатор"
            .Cells (1, 2) = "Имя"
            .Cells (1, 3) = «Пол»
            .Cells (1, 4) = "Местоположение"
            .Cells (1, 5) = "Адреса электронной почты"
            .Cells (1, 6) = "Контактный номер"
            .Cells (1, 7) = "Замечания"
            
            'Форматирование данных
            .Columns ("A: G"). Columns.AutoFit
            .Range ("A1: G1"). Font.Bold = True.
            .Range ("A1: G1"). LineStyle = xlDash
            
        Конец, если
    Конец с
    
    'Показать следующий доступный номер идентификатора в пользовательской форме
    'Объявление переменной
    Dim IdVal как целое число
    
    'Поиск последней строки в листе данных
    IdVal = fn_LastRow (Таблицы ("Данные"))
    
    'Обновить следующий доступный идентификатор в пользовательской форме
    frmData.txtId = IdVal
    
Ошибка:
    'Обновление экрана TurnOn
    Application.ScreenUpdating = True
    Application.EnableEvents = True
    
Конец подписки
 

Шаг 6: Создайте процедуру для выгрузки пользовательской формы.

Вот код для выхода из пользовательской формы. Или вы можете щелкнуть в правом верхнем углу userofrm.

'Выход из пользовательской формы
Приватная подпрограмма cmdCancel_Click ()
    Разгрузить меня
Конец подписки
 

Шаг 7. Включение или включение обновления экрана и событий в конце проекта.




С приложением
    .ScreenUpdating = Истина
    .EnableEvents = Истина
Конец с
 

Окончательный код модуля VBA (макрос):

Пожалуйста, найдите следующие процедуры для создания проекта Data Entry UserForm.
Дважды щелкните пользовательскую форму (FrmData) и добавьте к ней следующий код.

'Объявление переменной
Dim BlnVal как логическое

Частная подписка UserForm_Initialize ()
    'Объявление переменной
    Dim IdVal как целое число
    
    'Поиск последней строки в листе данных
    IdVal = fn_LastRow (Таблицы ("Данные"))
    
    'Обновить следующий доступный идентификатор в пользовательской форме
    frmData.txtId = IdVal
Конец подписки
Sub cmdAdd_Click ()
    При ошибке GoTo ErrOccured
    'Логическое значение
    BlnVal = 0
    
    'Проверка достоверности данных
    Вызов Data_Validation
    
    'Проверить валидацию все поля заполнены не
    Если BlnVal = 0, то выйти из Sub
      
    Обновление экрана TurnOff
    С приложением
        .ScreenUpdating = Ложь
        .EnableEvents = Ложь
    Конец с
     
    'Объявление переменной
    Dim txtId, txtName, GenderValue, txtLocation, txtCNum, txtEAddr, txtRemarks
    Dim iCnt как целое число
    
    'найти следующую доступную строку для обновления данных в таблице данных
    iCnt = fn_LastRow (Sheets («Данные»)) + 1
    
    'Найти гендерное значение
    Если frmData.obMale = True Тогда
       GenderValue = "Мужской"
    Еще
       GenderValue = "Женский"
    Конец, если
    
    'Обновить данные пользовательской формы в таблице данных
    С Таблицами ("Данные")
        .Cells (iCnt, 1) = iCnt - 1
        .Cells (iCnt, 2) = frmData.txtName
        .Cells (iCnt, 3) = GenderValue.
        .Cells (iCnt, 4) = frmData.txtLocation.Value
        .Cells (iCnt, 5) = frmData.txtEAddr
        .Cells (iCnt, 6) = frmData.txtCNum
        .Ячейки (iCnt, 7) = frmData.txtRemarks
      
        
        'Заголовки Diplay в первой строке таблицы данных
        Если .Range ("A1") = "" Тогда
            .Cells (1, 1) = "Идентификатор"
            .Cells (1, 2) = "Имя"
            .Cells (1, 3) = "Пол"
            .Cells (1, 4) = "Местоположение"
            .Cells (1, 5) = "Адреса электронной почты"
            .Cells (1, 6) = "Контактный номер"
            .Cells (1, 7) = "Замечания"
            
            'Форматирование данных
            .Столбцы ("A: G"). Столбцы.AutoFit
            .Range ("A1: G1"). Font.Bold = True.
            .Range ("A1: G1"). LineStyle = xlDash
            
        Конец, если
    Конец с
‘Показать следующий доступный номер идентификатора в форме пользователя
'Объявление переменной
    Dim IdVal как целое число
    
    'Поиск последней строки в листе данных
    IdVal = fn_LastRow (Таблицы ("Данные"))
    
    'Обновить следующий доступный идентификатор в пользовательской форме
    frmData.txtId = IdVal
Ошибка:
    'Обновление экрана TurnOn
    Заявление.ScreenUpdating = True
    Application .EnableEvents = True
    
Конец подписки

'В этом примере мы находим последнюю строку указанного листа
Функция fn_LastRow (ByVal Sht As Worksheet)

    Dim lastRow As Long
    lastRow = Sht.Cells.SpecialCells (xlLastCell) .Row
    lRow = Sht.Cells.SpecialCells (xlLastCell) .Row
    Выполнить в то время как Application.CountA (Sht.Rows (lRow)) = 0 и lRow 1
        lRow = lRow - 1
    Петля
    fn_LastRow = lRow

Конечная функция

'Выход из пользовательской формы
Приватная подпрограмма cmdCancel_Click ()
    Разгрузить меня
Конец подписки

'Убедитесь, что все введенные данные (кроме поля для примечаний) отсутствуют в пользовательской форме
Sub Data_Validation ()
     Если txtName = "" Тогда
        MsgBox «Введите имя!», VbInformation, «Имя»
        Выйти из подводной лодки
     ElseIf frmData.obMale = False И frmData.obFMale = False Тогда
        MsgBox «Выберите пол!», VbInformation, «Пол»
        Выйти из подводной лодки
     ElseIf txtLocation = "" Тогда
        MsgBox «Введите местоположение!», VbInformation, «Местоположение»
        Выйти из подводной лодки
    ElseIf txtEAddr = "" Тогда
        MsgBox «Введите адрес!», VbInformation, «Адрес электронной почты»
        Выйти из подводной лодки
    ElseIf txtCNum = "" Тогда
        MsgBox «Введите контактный номер!», VbInformation, «Контактный номер»
        Выйти из подводной лодки
    Еще
        BlnVal = 1
    Конец, если
Конец подписки

'Очистка полей данных пользовательской формы
Частная подпрограмма cmdClear_Click ()
    Заявление.ScreenUpdating = False
        txtId.Text = ""
        txtName.Text = ""
        obMale.Value = Истина
        txtLocation = ""
        txtEAddr = ""
        txtCNum = ""
        txtRemarks = ""
    Application.ScreenUpdating = True
Конец подписки
 

Вставьте модуль из меню вставки и добавьте в него следующий код.

«Вот код для отображения пользовательской формы для ввода данных.
Sub Oval2_Click ()
    frmData.Show
Конец подписки
 

‘Чтобы очистить данные столбцов данных на листе данных
Sub Clear_DataSheet ()
    Таблицы («Данные»).Столбцы ("A: G"). Очистить
Конец подписки
 

Отображение пользовательской формы для ввода данных на рабочем листе:

Вот шаги, чтобы создать «Пользовательскую форму для ввода данных» на листе.

1. Поместите любую форму, щелкнув меню вставки из группы иллюстраций.
2. Щелкните правой кнопкой мыши фигуру и выберите макрос.
3. выберите имя макроса («Oval2_Click») из доступного списка и нажмите кнопку «ОК».
4. Теперь перейдите на вкладку «Разработчик».
5. Режим «Дизайн» должен быть отключен в группе «Элементы управления».
6. Теперь вернитесь к фигуре и щелкните созданную фигуру, чтобы увидеть пользовательскую форму для ввода данных на листе в активной книге.

Инструкции по выполнению процедуры:

Вы можете загрузить приведенный ниже файл, просмотреть код и выполнить его. Или вы создаете новую книгу, используете приведенный выше код и тестируете его. Вот инструкции по использованию приведенного выше кода.

1. Откройте окно редактора VBA или нажмите Alt + F11.
2. Вставьте новый модуль из меню «Вставить».
3. Скопируйте вышеуказанную процедуру и вставьте ее во вновь созданный модуль.
4. Вы можете нажать клавишу F5 на клавиатуре и увидеть пользовательскую форму для ввода данных из таблицы данных, нажав «Показать пользовательскую форму для ввода данных!».

Окончательный результат проекта:

Вот пример снимка экрана с выводом всего проекта для справки.

Ввод данных

Ввод данных

Ввод данных
Учебное пособие по Excel

Это руководство разработано, чтобы помочь новичкам и освежить опытных пользователей Excel в некоторых навыках, которые потребуются на курсах массовой оценки IAAO.К этому руководству прилагается рабочий лист Excel, содержащий образцы данных для вашего использования. Пожалуйста, сохраните этот файл в другом месте на вашем компьютере под другим именем. Это позволит избежать повреждения исходного файла.

Откройте таблицу Excel здесь.

Когда вы запускаете Excel, вы сталкиваетесь с большой пустой сеткой. Вверху есть буквы, а слева - цифры. А внизу есть вкладки с именами Sheet1, Sheet2 и Sheet 3.

Если вы новичок в Excel, вы можете задаться вопросом, что делать дальше.

Мы начнем с того, что поможем вам освоиться с некоторыми основами Excel, которые помогут вам при вводе данных в Excel.

Полоса в верхней части окна Excel 2007 - это лента . Лента состоит из вкладок . Каждая вкладка связана с определенными видами работы, которую люди выполняют в Excel. Вы щелкаете вкладки в верхней части ленты, чтобы увидеть различные команды на каждой вкладке.Вкладка Home , первая вкладка слева, содержит повседневные команды, которые люди используют чаще всего.

Команды организованы в небольшие связанные группы . Например, команды для редактирования ячеек сгруппированы вместе в группе Редактирование , а команды для работы с ячейками находятся в группе Ячейки .

В верхнем левом углу книги находится Кнопка «Office» .Он работает почти так же, как меню «Файл» в старых версиях Excel. Вы можете получить доступ к основным функциям, доступным в большинстве программ, таким как открытие, сохранение и закрытие файлов.

Наиболее часто используемые функции можно разместить в верхней части книги в области, называемой Панель быстрого доступа .

Строка заголовка находится в центре верхней части книги и будет отображать либо имя по умолчанию, такое как Рабочая книга 1, либо имя, под которым книга была сохранена в последний раз.Это очень полезно, когда у вас открыто несколько книг.

Обратите внимание, что выделена одна ячейка в верхнем левом углу листа. Это называется активной ячейкой . Это ячейка, которая может получать ввод. Вы, пользователь, выбираете, в какой ячейке это будет.

Вкладки листа изначально называются Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Рекомендуется переименовать вкладки листа, чтобы упростить идентификацию информации на каждом листе.Это можно сделать, щелкнув их правой кнопкой мыши и выбрав опцию переименовать во всплывающем меню. В книгу можно добавить дополнительные листы, щелкнув крайнюю правую вкладку без названия. И вы можете использовать сочетания клавиш для перемещения между листами.

Строка состояния в нижнем левом углу отслеживает действия пользователя. Например, статус рабочего листа на нашем слайде показывает, что он готов к приему данных.Когда пользователь начнет вводить данные, статус изменится на Enter.

Прокрутка вкладки Кнопки - это еще одно средство перемещения между листами книги, кроме выбора вкладки. Ценность этой функции станет более очевидной при использовании нескольких рабочих листов.

По мере того, как на лист вводится больше данных, пользователь обнаружит, что горизонтальная полоса прокрутки полезна для перемещения по листу и поиска определенной ячейки.

Элемент управления масштабированием - еще одно средство определения местоположения и концентрации внимания на определенной части активного рабочего листа.

Наконец, вертикальная полоса прокрутки предоставляет еще одно средство перемещения по активному рабочему листу.

Рабочие листы разделены на столбцы, строки и ячейки.Это сетка, которую вы видите, когда открываете книгу.

Столбцы идут сверху вниз по рабочему листу по вертикали. Строки идут слева направо на листе по горизонтали. Ячейка - это пространство, в котором встречаются один столбец и одна строка.

Каждый столбец имеет алфавитный заголовок вверху. Первые 26 столбцов содержат буквы от A до Z. Каждый рабочий лист содержит всего 16 384 столбца, поэтому после Z буквы снова начинаются парами, от AA до AZ.

После AZ пары букв начинаются снова со столбцов от BA до BZ и так далее, пока все 16 384 столбца не будут иметь алфавитные заголовки.

У каждой строки также есть заголовок. Заголовки строк представляют собой числа от 1 до 1 048 576.

Алфавитные заголовки столбцов и числовые заголовки строк сообщают вам, где вы находитесь на листе, когда вы щелкаете ячейку. Заголовки объединяются, чтобы сформировать адрес ячейки, также называемый ссылкой на ячейку .

Ячейки - это то место, где вы переходите к делу и вводите данные в рабочий лист.

Когда вы открываете новую книгу, первая ячейка, которую вы видите в верхнем левом углу рабочего листа, обводится черным контуром, указывая на то, что любые введенные вами данные попадут в нее.

Вы можете вводить данные в любом месте, щелкнув любую ячейку на листе, чтобы выбрать ячейку. Но первая ячейка (или соседняя) в большинстве случаев - неплохое место для начала ввода данных.

Когда вы выбираете любую ячейку, она становится активной ячейкой . Когда ячейка активна, она выделяется черным контуром, а заголовки столбца и строки, в которой расположена ячейка, выделяются.

Например, если вы выбираете ячейку в столбце C в строке 5, заголовки в столбце C и строке 5 выделяются, а ячейка выделяется контуром. Эта ячейка называется ячейкой C5, которая является ссылкой на ячейку.

Обведенная ячейка, а также выделенные заголовки столбцов и строк упрощают понимание того, что ячейка C5 является активной ячейкой. Кроме того, ссылка на активную ячейку отображается в поле имени в верхнем левом углу рабочего листа.Посмотрев в поле «Имя», вы увидите ссылку на активную ячейку.

Все эти индикаторы не слишком важны, когда вы находитесь в самом верху рабочего листа в самых первых нескольких ячейках. Но когда вы работаете дальше и дальше вниз или по листу, они действительно могут вам помочь. Имейте в виду, что на каждом листе есть 17 179 869 184 ячейки. Вы можете потеряться без ссылки на ячейку, которая укажет вам, где вы находитесь.

Например, важно знать ссылку на ячейку, если вам нужно сообщить кому-то, где находятся определенные данные или которые необходимо ввести в рабочий лист.

В ячейки рабочего листа можно вводить три основных типа данных: числа, текст и даты.

На курсах массовой оценки вы будете использовать предоставленные вам данные о недвижимости. Однако для вас важно знать, как вводить данные на лист и манипулировать ими. Рабочий лист, использованный для создания этого руководства, представляет фактические данные о продажах.

Когда вы вводите или импортируете данные в рабочий лист, рекомендуется вводить заголовки вверху каждого столбца, чтобы любой, кто поделился вашим листом, мог понять, что означают данные (и чтобы вы могли понять это сами, когда придете обратно к нему).

На рисунке на следующей странице заголовки столбцов - это имена полей данных из системы CAMA. Каждая строка представляет собой отдельную запись об участке.

Есть несколько способов перемещения по листу. При вводе заголовков вверху нажимайте клавишу TAB , чтобы переходить от одного столбца к другому или от одного поля к другому.

Находясь в поле, вы можете ввести информацию для нескольких записей, нажимая клавишу ENTER после каждого ввода.

Можно использовать клавиши со стрелками, но они не так просты в использовании, как клавиши TAB и ENTER.

Важно понимать, как Excel обрабатывает определенные данные. Например, текстовые поля будут принимать данные точно в том виде, в каком они были введены, тогда как числовые поля будут отбрасывать ведущие нули и лишние десятичные разряды. Столбец B на приведенном выше листе представляет собой текстовое поле, в которое пользователь ввел числа с ведущими нулями. Нули сохраняются.Если бы столбец B был числовым полем, нули были бы отброшены. Обратите внимание на маленькие треугольники в ячейках в столбце B. Когда пользователь щелкает любую из ячеек в этом столбце, слева от ячейки появляется символ.

Щелчок по этому символу вызывает всплывающее меню возможностей. В этом случае ячейка содержит число, сохраненное в виде текста. Идентификатор района - «001». Он вводится как текст, чтобы сохранить ведущие нули. В противном случае в ячейке было бы всего 1.

В Excel то, что вы видите, не всегда то, что вы получаете.Ячейка F2, по-видимому, содержит данные 0,19. Однако данные были отформатированы именно так. На самом деле ячейка содержит 0,1943, округленное до 0,19 только для отображения. Excel будет использовать в расчетах базовые данные 0,1943, что может привести к неожиданным результатам (24 920 / 0,1943 = 128 255 вместо 24 920 / 0,19 = 131 158).

Для ввода даты необходимо использовать косую черту или дефис для разделения частей: 16.07.2009 или 16 июля 2009 г.Excel распознает это как дату.

Если вам нужно ввести время, введите цифры, пробел, а затем «a» или «p» - например, 9:00 p. Если вы введете только число, Excel распознает время и введет его как AM.

Совет Чтобы ввести сегодняшнюю дату, одновременно нажмите CTRL и точку с запятой (;). Чтобы ввести текущее время, нажмите CTRL, SHIFT и точку с запятой одновременно.

На этом слайде показано еще одно различие между отображаемыми и лежащими в основе данными.Цена продажи на E2 отображается как 103000 долларов, а базовые данные - 103000.

Другие номера и способы их ввода

• Для ввода дробей оставьте пробел между целым числом и дробью. Например, 1 1/8.
• Чтобы ввести только дробь, сначала введите ноль. Например, 0 1/4. Если ввести 1/4 без нуля, Excel интерпретирует число как дату 4 января.
• Если вы наберете (100), чтобы указать в скобках отрицательное число, Excel отобразит это число как -100.

Вот два средства экономии времени, которые вы можете использовать для ввода данных в Excel:

Автозаполнение Введите месяцы года, дни недели, кратные 2 или 3, или другие данные в серии. Вы вводите одну или несколько записей, а затем расширяете серию, перетаскивая их. Обратите внимание, что следующий элемент в серии появляется рядом с правым нижним углом перетаскиваемого раздела. Как только перетаскивание прекращается, ячейки заполняются следующими элементами в серии.

Автозаполнение Если первые несколько букв, которые вы вводите в ячейку, совпадают с записью, которую вы уже сделали в этом столбце, Excel заполнит оставшиеся символы за вас. Просто нажмите ENTER, когда увидите, что они добавлены. Это работает для текста или для текста с числами. Это не работает только для чисел, дат или времени.

Все иногда делают ошибки, а иногда данные, которые вы ввели правильно, нужно изменить позже.

Иногда нужно изменить весь рабочий лист. Предположим, вам нужно добавить еще один столбец данных прямо в середину вашего рабочего листа.

Допустим, вы хотели ввести 125 000 в ячейку E4, но по ошибке ввели 123 500. Теперь вы заметили ошибку и хотите ее исправить. Это можно сделать двумя способами:

• Дважды щелкните ячейку. Затем отредактируйте его.
• Щелкните ячейку, а затем щелкните строку формул.

В чем разница? Ваше удобство. Возможно, вам будет проще работать со строкой формул или с самой ячейкой. Если вы редактируете данные во многих ячейках, вы можете удерживать указатель на строке формул при переходе от ячейки к ячейке с помощью клавиатуры.

После того, как вы выберете ячейку, на рабочем листе в нижнем левом углу в строке состояния появится надпись Изменить .

Пока рабочий лист находится в режиме редактирования, многие команды временно недоступны (эти команды на ленте серые).

Что ты умеешь? Что ж, вы можете удалить буквы или цифры, нажав BACKSPACE или выделив (выбрав) их, а затем нажав DELETE.

Вы можете редактировать буквы или цифры, выделяя (выбирая) их, а затем вводя что-то другое.

Вы можете вставить новые буквы или цифры в данные ячейки, поместив курсор в точку вставки и введя текст.

Что бы вы ни делали, когда закончите, не забудьте нажать ENTER или TAB, чтобы ваши изменения остались в ячейке.

Сюрприз! Кто-то другой использовал ваш рабочий лист, заполнил некоторые данные и выделил число в ячейке E4 жирным, красным шрифтом и 133 000 долларов.

Но вы знаете, что фактическая цена продажи составляла 123 500 долларов. Вы удаляете исходную цифру и вводите новый номер.

Но новый номер по-прежнему выделяется красным жирным шрифтом. Что здесь дает?

Что происходит, так это то, что форматируется ячейка, а не данные в ячейке.Поэтому, когда вы удаляете данные со специальным форматированием, вам также необходимо удалить форматирование из ячейки. Пока вы этого не сделаете, любые данные, которые вы вводите в эту ячейку, будут иметь особое форматирование.

Чтобы удалить форматирование, щелкните ячейку, а затем на вкладке Домашняя в группе Редактирование щелкните стрелку на Очистить . Затем нажмите Очистить форматы , чтобы удалить формат из ячейки. Или вы можете нажать Очистить все , чтобы одновременно удалить данные и форматирование.

Тот же процесс можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке. Выбор параметра «Формат ячеек» в раскрывающемся меню приведет к отображению диалогового окна. В этом поле есть несколько вариантов форматирования ячейки и ее содержимого.

После того, как вы ввели данные, вы можете обнаружить, что вам понадобится еще один столбец для хранения дополнительной информации.Например, вы можете рассчитать отношение общей стоимости к продажной цене и отобразить результаты в столбце рядом со значением общей стоимости.

Или, может быть, вам нужна еще одна строка или строки. Вы можете обнаружить еще один товарный пакет, который хотите включить в свой анализ. Это здорово, но нужно ли начинать заново? Конечно нет.

Чтобы вставить один столбец, щелкните любую ячейку в столбце сразу вправо от того места, где вы хотите разместить новый столбец.Поэтому, если вам нужен столбец «Соотношение» между столбцами I и J, вы должны щелкнуть ячейку в столбце J справа от нового местоположения. Затем на вкладке Home в группе Cells щелкните стрелку на Insert . В раскрывающемся меню выберите Вставить столбцы листа . Будет вставлен новый пустой столбец.

Чтобы вставить одну строку, щелкните любую ячейку в строке сразу под , куда вы хотите поместить новую строку. Например, чтобы вставить новую строку между строкой 4 и строкой 5, щелкните ячейку в строке 5.Затем в группе Cells щелкните стрелку на Insert . В раскрывающемся меню выберите Вставить строки листа . Будет вставлена ​​новая пустая строка.

Excel создает новый столбец или строку в соответствии с требуемым заголовком и изменяет заголовки последующих столбцов и строк.

Как создавать и управлять листами, книгами и данными в Excel 2019

Рабочие листы и рабочие тетради в Excel 2019

После того, как вы познакомитесь с основными меню и функциями Excel 2019, пора ввести данные в рабочий лист и посмотреть, как Excel работает с ними.Когда вы слышите слово «электронная таблица» при обсуждении Excel, вы обычно думаете о файле Excel. Однако Microsoft делает различие между рабочими листами и книгами. При работе с несколькими файлами Excel вам необходимо знать разницу между этими двумя свойствами.

Рабочие листы и рабочие тетради

Это может показаться незначительным различием, но когда вы начинаете работать с формулами и связанными файлами, в Excel важно понимать разницу между рабочим листом и книгой.Когда вы создаете новый файл Excel, вы создаете новую книгу. Книга является синонимом файла Excel.

После создания книги Excel 2019 автоматически создает новый лист. Вы можете увидеть имя листа в нижнем левом углу открытого окна книги.

(книга Excel с одним листом)

Имя рабочего листа по умолчанию - «Sheet1», как вы можете видеть на изображении выше. Excel позволяет создавать несколько листов в одной книге.Каждый лист можно использовать для хранения данных, упорядоченных по типу, и каждый лист в книге может ссылаться на другие в книге. Например, у вас может быть два листа в книге с именем «CustomerOrders». На одном листе содержится информация о доставке покупателю, а на втором - информация о заказе. Рабочий лист с заказами клиентов может ссылаться на рабочий лист с данными о доставке клиентов, чтобы определить адрес для отправки продукта.

Обратите внимание на изображение «+» рядом с листом изображения.Щелкните его, и будет создан новый лист со следующим числовым значением в имени. Имя первого листа по умолчанию - «Sheet1». Когда вы создаете новый лист, имя следующего листа будет «Sheet2». Каждому листу в книге Excel 2019 должно быть присвоено уникальное имя, даже если вы сохраняете имена по умолчанию, применяемые к вашим листам.

Необязательно сохранять имя по умолчанию. Вы можете изменить имя рабочего листа. Дважды щелкните «Sheet1» на первой вкладке рабочего листа и обратите внимание, что Excel запрашивает новое имя.Введите любое имя в текстовое поле, и оно будет применено к вашему листу. Это новое имя сохраняется как имя рабочего листа. Поскольку у вас могут быть только уникальные имена рабочих листов, вы должны дать каждому из ваших рабочих листов собственное имя.

Ввод данных в рабочий лист

После настройки рабочего листа вы можете вводить данные в ячейки. В Excel 2019 есть несколько различных инструментов форматирования, поэтому в этом разделе просто описаны некоторые основы ввода данных и работы с буквенно-цифровыми значениями в сравнении с вычислениями и числами.

Открыв рабочий лист, введите следующие данные в ячейки A1 и B1:

5

10

Помните, что метка «A» указывает на первый столбец, а «B» - это метка для второго столбца. Поскольку в обеих ячейках используется номер строки «1», вы знаете, что данные следует вводить в первую строку.

(данные введены в ячейки A1 и B1)

Теперь введите значение «001» в ячейку C1. Обратите внимание, что Excel 2019 удаляет нули из значения и отображает в ячейке только «1».Это связано с тем, что Excel пытается определить тип данных, вводимых в ячейку, и соответствующим образом их форматирует. К сожалению, Excel не всегда точно определяет тип данных и неправильно отображает числа. Microsoft предоставляет вам способ переопределить поведение по умолчанию и заставить Excel отображать значения именно так, как вы их вводите.

Вернитесь к C1 и измените ввод с «001» на «001» (обратите внимание на одинарную галочку перед первым нулем). Одиночная отметка сообщает Excel, что нужно прекратить определение типа данных и отображать данные только в том виде, в котором они введены.Обратите внимание, что теперь ваша электронная таблица отображает 001 без удаления нулей Excel. Каждый раз, когда вы вводите данные, которые не форматируются должным образом, вы всегда можете добавить один символ галочки, чтобы остановить форматирование по умолчанию.

Иногда вы просто хотите использовать вычисление в ячейке. Это может быть удобно, когда у вас есть несколько чисел, которые вы не можете сложить без калькулятора, поэтому вместо этого вы можете использовать внутренний калькулятор Excel, чтобы сделать это за вас.

Знак равенства (=) - это символ, используемый для обозначения того, что вы хотите использовать вычисление в ячейке.Одна из основных причин использовать Excel 2019 вместо любого другого программного обеспечения для хранения данных - это возможность использовать формулы и вычисления. Вы можете выполнять те же действия в любом другом офисном программном обеспечении, поэтому Excel идеально подходит для вычислений, от простого сложения и вычитания до сложных формул с использованием исчисления. Самая сложная часть использования Excel для этих вычислений - это умение перевести основное математическое уравнение на «язык» Excel.

Для основных расчетов вам просто нужно добавить знак равенства в начало ввода данных.Открыв электронную таблицу, введите в ячейку D1 следующие данные:

.

= 4 + 3

В приведенном выше примере мы просто хотим сложить два числа 4 и 3. Вы можете вычислить любое количество значений, поэтому вы не ограничены двумя числами.

(ячейка D1 с вычислением сложения двух чисел 4 и 3)

Обратите внимание, что на изображении выше отображается значение «7», хотя в ячейке D1 введено значение «= 4 + 3». Когда Excel 2019 выполняет расчет, он отображает результат.Щелкните ячейку, чтобы увидеть расчет в текстовом поле, расположенном под меню.

Вы можете ошибиться в расчетах. Например, вы можете ввести в ячейку букву вместо числа, и Excel обнаружит ошибку. Если в уравнении есть ошибка, Excel 2019 отображает сообщение, так как не может определить, как отображать результаты.

(отображается текст с ошибкой в ​​математическом уравнении)

Обратите внимание, что вместо введенной цифры «3» в математических вычислениях использовался символ «а».Поскольку вы не можете использовать букву в вычислениях, Excel не знает, как с ней обращаться и отображает "#NAME?" в активной ячейке. Это отображение показывает, как вы узнаете, что в ваших расчетах есть ошибка.

Обращение к другим ячейкам в расчетах

Excel предоставляет способы динамического вычисления значений в ячейках на основе значений, введенных в эти ячейки. Это делается путем ввода значений в ячейки и последующего использования одной отдельной ячейки для отображения результатов. Удалите все значения, введенные в вашу текущую электронную таблицу.Повторно введите 5 в A1 и 10 в B1, те же значения и ячейки, которые использовались в предыдущем примере.

Предположим, что вы хотите использовать значения в A1 и B1 для выполнения вычислений, которые вы отображаете в C1. Вы можете ссылаться на эти два значения, используя их метки A1 и B1. В ячейке C1 введите следующий расчет:

= A1 + B1

(Расчеты с использованием двух внешних ячеек)

При вычислениях с использованием ячеек, отличных от активной, обратите внимание, что вы по-прежнему используете знак равенства, чтобы сообщить Excel, что вы хотите выполнить вычисление, но вместо использования статических чисел вы используете имя ячейки.Когда вы ссылаетесь на ячейки по имени, теперь вы можете добавлять новые данные, и ссылочная ячейка автоматически пересчитает результаты. Используя ту же таблицу, измените число «5» в A1 на «10».

(Изменения введенных значений пересчитываются в C1)

Теперь, когда значение «5» было изменено на «10», Excel обнаруживает изменение и пересчитывает уравнение. В этом примере значение 20 теперь отображается в ячейке C1. Обратите внимание, что в текст, введенный в C1, не было внесено никаких изменений.Он по-прежнему остается прежним и ссылается на те же метки ячеек. Однако теперь отображаемое значение обновлено до последних расчетов. В Excel 2019 удобно то, что это действие выполняется автоматически. Вам не нужно нажимать какие-либо кнопки или обновлять результаты вручную. Введите новые значения в электронную таблицу, и все ваши формулы и уравнения будут обновляться динамически.

У динамических обновлений и повторных вычислений есть несколько преимуществ. Например, предположим, что вам нужно отслеживать свои расходы каждый месяц.Чтобы узнать, сколько вы тратите на коммунальные услуги, продукты и газ, вам нужно выполнить три разных расчета. Вы можете создать электронную таблицу Excel с тремя ячейками, которые ссылаются на данные в трех других ячейках. Поскольку вы вводите разные данные каждый месяц, расчеты будут выполняться автоматически по мере ввода новых значений.

Предположим, у вас есть несколько ячеек, которые вы хотите использовать в своих вычислениях, и их ввод может привести к опечаткам. Вы можете использовать мышь, чтобы щелкнуть каждую ячейку, чтобы включить ее в расчет.Используя ту же таблицу, введите число «5» в ячейку F1. Затем щелкните C1 - ячейку, в которой отображаются результаты ваших вычислений.

Добавьте в уравнение знак плюса и нажмите F1 мышью. Обратите внимание, что Excel автоматически добавляет метку ячейки F1 к вашему вычислению.

(третья ячейка добавлена ​​в расчет Excel)

Вы можете добавлять несколько ячеек одновременно в свои вычисления с помощью мыши. Добавьте еще один знак плюса в активную ячейку и удерживайте клавишу CTRL.Используйте кнопку мыши, чтобы выделить все ячейки, которые вы хотите использовать в вычислениях.

(в расчет добавлено несколько ячеек)

Обратите внимание, что в Excel для обозначения диапазона ячеек используется двоеточие. В этом примере к вычислению добавляется диапазон от F1 до h2. Любые значения, введенные в эти ячейки, будут добавлены к результату. Если в эти ячейки не вводятся значения, Excel рассматривает их как ноль и никаких изменений в результаты не вносится.

По мере работы с большим количеством данных в Excel вы будете использовать больше формул и вычислений.Затем их можно использовать в ваших диаграммах и графиках. Использование мыши для одновременного добавления нескольких ячеек в расчет занимает всего несколько секунд, вместо того, чтобы вводить каждую ячейку по отдельности. Используйте эти базовые методы для создания простых таблиц, отслеживающих ваши данные.

Три типа данных

В Excel 2019 есть три типа данных: текст, значение или формула. Это тип данных, которые вы вводите в ячейки. Если Excel обнаруживает, что запись является формулой, он вычислит формулу и отобразит результат в ячейке.Вы можете увидеть формулу на панели формул, когда ячейка активна.

Если обнаруживает, что это не формула, Excel решает, текст это или значение. Текстовые записи выравниваются по левой стороне ячейки. Значения выровнены по правому краю.

Все это важно знать, чтобы вы могли убедиться, что вводите данные правильно, а Excel 2019 распознает ваши записи как правильный тип данных.

О текстовых данных

Текстовые записи - это просто биты данных, которые Excel не может классифицировать как формулу или значение.Большинство текстовых записей - это метки. Ярлыки - это названия столбцов и строк.

Вы всегда можете определить, классифицирует ли Excel вашу запись как текст, потому что текст будет выровнен по левой стороне ячейки.

О ценностях

Значения - это строительные блоки всех вводимых вами формул. Значения - это числа, обозначающие количества, и числа, обозначающие даты.

Значения выравниваются по правой стороне ячейки.

Если Excel не может вычислить значения, которые вы добавляете в формулу, он будет считать, что это значения.

Добавление значений

Давайте посмотрим, как вводить значения в рабочий лист Excel.

Отрицательные значения . Если вам нужно добавить отрицательное значение, поставьте перед значением знак минус (-). Вы также можете заключить его в круглые скобки, если хотите. Excel преобразует его в отрицательный, если вы решите использовать круглые скобки.

Доллар составляет .Если вы вводите значение в долларах, вы можете добавить знаки доллара и запятые, как если бы вы писали его от руки.

Десятичные точки . Если вам нужно добавить десятичную точку, используйте клавишу точки на клавиатуре.

Дроби . Если вам нужно преобразовать дробь в десятичную, Excel может сделать это за вас, поэтому вам не нужно беспокоиться об этом самостоятельно. Просто введите дробь с помощью косой черты на клавиатуре. Просто убедитесь, что вы оставили пробел после целых чисел, прежде чем вводить дробь, как показано ниже.

Нажмите Enter на клавиатуре.

Как вы можете видеть ниже, Excel классифицировал число как значение и выровнял его по правому краю. Однако это все еще небольшая часть.

Щелкните ячейку, содержащую дробь, затем посмотрите на панель формул.

Excel преобразовал его в десятичный формат.

Примечание: Если вы вводите простые дроби, такие как 5/8, где нет целого числа, вы должны ввести ноль как целое число.Если вы этого не сделаете, Excel 2019 подумает, что вы вводите дату.

О формулах

В Excel формула - это просто уравнение, выполняющее вычисления. Это может быть как простое, как 5 + 2, так и сложное, как. Вы можете выполнять вычисления в одной ячейке или на основе значений в двух разных ячейках, диапазоне ячеек или даже диапазоне ячеек на нескольких разных листах. Диапазон ячеек определяется как выбранный блок или группа ячеек.Если все это сейчас сбивает с толку, не волнуйтесь. Очень скоро это станет кристально чистым.

А пока помните, что всякий раз, когда вы вводите формулу в Excel 2019, формула должна начинаться со знака равенства: =. Поначалу это может показаться странным, поскольку обычно знак равенства стоит в конце и уравнения, но это сразу дает Excel знать, что вы хотите выполнить вычисление. Опять же, всякий раз, когда вы хотите добавить формулу в Excel, вы всегда начинаете со знака равенства, как показано ниже:

После того, как вы ввели его в ячейку, нажмите Enter или клавишу со стрелкой, чтобы перейти в другую ячейку.

Excel выполняет расчет и отображает ответ в ячейке.

Теперь всякий раз, когда вы щелкаете по ячейке, формула будет отображаться на панели формул.

Установка десятичных знаков

Если вам нужно ввести группу чисел, в которых используется одинаковое количество десятичных знаков, вы можете использовать параметр Excel «Фиксированное десятичное число», чтобы Excel автоматически добавлял десятичную точку.

Для этого щелкните вкладку «Файл», чтобы перейти в область Backstage, затем щелкните «Параметры».

Перейдите в столбец слева и нажмите «Дополнительно».

Перейдите в раздел «Автоматически вставлять десятичную точку» и установите флажок.

По умолчанию он установлен на два места справа. При необходимости вы можете изменить этот номер.

Даты входа

Дата и время - это значения на листе, а не текст. Это значения, потому что их можно использовать для формулировок, например, сколько дней сотрудник проработал в прошлом месяце.При этом Excel 2019 определяет, что вы вводите дату или время тем способом, которым вы их вводите.

Вот способы, которыми вы можете ввести время в Excel, чтобы оно распознавалось как значение:

Ниже приведены форматы даты, которые Excel 2019 распознает как значения:

Примечание: Вам нужно ввести только две последние цифры года для этого столетия, если последние две цифры - 00-29. Начиная с 2030 года нужно вводить все четыре цифры.

Ввод данных в рабочий лист

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые из самых основ данных, пора начать вводить информацию в Excel.Ввести информацию так же просто, как щелкнуть ячейку. Когда вы щелкаете по ячейке, она выделяется рамкой, как показано ниже.

Когда он выделен рамкой, вы можете печатать внутри него. Когда вы закончите вводить информацию в одну ячейку, вы можете щелкнуть мышью в другой ячейке, чтобы ввести дополнительную информацию.

Однако перемещение и щелчок мышью каждый раз, когда вы хотите изменить ячейки, отнимает много времени. Большинство людей, использующих Excel 2019, хотят работать немного быстрее и сэкономить как можно больше времени.Тем не менее, вы также можете использовать следующие клавиши для навигации по электронной таблице при вводе информации.

• Введите . Вводит данные в текущую ячейку, затем перемещает курсор в следующую ячейку того же столбца. Другими словами, используя приведенный выше пример, если мы нажмем «Enter», курсор переместится вниз в ячейку A2. Затем мы могли бы ввести A2.

• Вкладка . Tab вводит данные в текущую ячейку, затем перемещает на одну ячейку в той же строке.В этом примере он переместится в B1.

Ввод меток для столбцов и строк

Ярлыки используются для таких вещей, как заголовки, заголовки, имена, а также для идентификации столбцов, содержащих данные. Это текстовые значения.

Ниже мы создали начало электронной таблицы, которая будет использоваться для расчета продаж для каждого сотрудника по месяцам.

Как видите, Excel распознал наши записи как текстовые значения.Текстовые значения всегда выравниваются по левой стороне ячейки.

Теперь предположим, что мы хотим добавить имя, Уильям Барретт, дважды в нашу электронную таблицу.

Метод, который вы можете использовать для быстрого ввода повторяющихся меток, - это использование функции списка выбора. Чтобы использовать функцию «Список выбора», щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которой должна отображаться метка. Выберите «Выбрать из раскрывающегося списка».

Когда вы нажимаете «Выбрать из раскрывающегося списка», появляется раскрывающееся меню:

Выберите ярлык, который вы хотите отобразить, щелкнув по нему.

В нашем примере мы прокручиваем страницу вниз, пока не найдем Уильяма Барретта, а затем щелкаем имя.