Штамп верно по новому госту: Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Штамп верно по новому госту: Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как  заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации,  работника, используя печать  « Верно»; какие реквизиты  оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при  заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию,  органам исполнительной власти, в фонд социального страхования  и другие.

Любому гражданину в  трудовой деятельности,  в  жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

• Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
• Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа  Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения  —  напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить  соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить  о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов,  предназначенные  для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке,  в соответствии с  пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом   для внутреннего документооборота  организации с 2018 года необходимо :

• указывать запись «Верно»;
• Ф. И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
• указывать дату заверения.

Подпись работника,  заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

По новому  ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24  ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название  должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым  (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы  лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить  отметку об электронной подписи, которая  позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов  штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62  Трудового  кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда  считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки , на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
• указывается дата заверения;
• нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки  ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы,  проставляет на них печати и свои подписи.

Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам
2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Источник: блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

О переводе младшего медицинского персонала в уборщики служебных помещений: разъяснения Минздрава России

Порядок разработки профессиональных стандартов совершенствуется: Максим Топилин

Профессиональный стандарт «Специалист по регистрации скважинных геофизических данных (в нефтегазовой отрасли)» утвержден

Докладная записка: как правильно оформить

Как правильно заверить трудовую книжку требования законодательства и образец заверения в 2023 году – Юридическая поддержка

Главная » Документы » Как правильно заверить трудовую книжку требования законодательства и образец заверения

Автор Петр Кузнецов На чтение 13 мин Опубликовано 03. 07.2022 Обновлено 03.07.2022

Содержание

Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года

Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.

Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).

Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08. 11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила

Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;

должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;

подпись и расшифровка подписи;

дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01. 01.2015

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

• Подтверждение источника дохода заемщика.
• Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
• Взыскание долга с зарплаты заемщика.
• Подтверждение информации, изложенной в анкете.
• Установление, часто ли человек меняет места работы.
• Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
3. Подпись лица, заверяющего документ.
4. Указание даты заверения.
5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

• Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
• На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
• На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
• Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
• Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
• Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
• Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

• Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
• Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
• Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
• Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
• Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Копия заверенной работодателем трудовой книжки — образец

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец ее пригодится, чтобы сделать все правильно, если с соответствующей просьбой обратился штатный работник, сохранивший свою трудовую в бумажном виде. Как заверить копию трудовой книжки? Для чего она может ему понадобиться? Об этом — в нашей статье.

Для чего нужна копия трудовой книжки

Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:

• Во-первых, если он хочет взять кредит в банке. Банк в данном случае будет анализировать все факты его трудовой истории, с тем чтобы определить, насколько надежен потенциальный заемщик и сможет ли он регулярно и в полном объеме оплачивать взятые на себя обязательства.
• Заверенная копия может понадобиться сотруднику для предоставления в собес.

Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».

• Если работник по состоянию здоровья должен получить инвалидность, в медицинском учреждении, в которое он обратится, также потребуют заверенную копию трудовой.

Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.

Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?

С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
2. На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Заверение копии трудовой книжки: образец

Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.

Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:

О том, как в 2021 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.

Итоги

Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:

• при получении кредита;
• для собеса и др.

При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:

• проставить на каждом листе копии надпись: «Верно / Копия верна»;
• на последнем листе добавить запись: «Работает по настоящее время»;
• указать место хранения подлинника;
• после чего подписать все листы от имени ответственного специалиста компании и заверить оттиском печати.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]

Этикет свадебных приглашений: ошибки, которых следует избегать

• Свадебные идеи и советы
• Пригласительные на свадьбу

Часть

Прочтите это перед тем, как выбрать и отправить по почте канцелярские принадлежности.

К

Джейми Макки

Джейми Макки

Джейми Макки работала свадебным редактором в Brides с 2013 по 2015 год. 0009

Редакционные правила для невест

Обновлено 21.03.22

Фото Криса Дж. Эванса

Когда дело доходит до создания и отправки приглашений на свадьбу, это гораздо больше, чем просто отправить открытку по почте. В дополнение к выбору дизайна, который соответствует общему стилю вашей свадьбы, вам также необходимо убедиться, что все важные детали четко изложены для гостей. Более того, также важно точно определить время — с момента, когда вы их заказываете и отправляете, до того момента, когда вы просите своих гостей ответить на их вопросы.

В общем, ваши свадебные приглашения очень важны, и важно правильно продумать каждую деталь. Чтобы помочь вам в этом, мы составили список основных ошибок этикета свадебных приглашений, которые совершают пары, и советы, которые вам нужны, чтобы избежать этих распространенных ошибок. Прислушайтесь к нашим советам, и вы будете на пути к свадебным приглашениям, которые будут соответствовать всем вашим желаниям (и потребностям).

01 из 07

Ввод неправильного времени начала

Хотя может показаться заманчивым указать время начала церемонии раньше, чем вы запланировали, вы можете пересмотреть эту мысль. Если и есть что-то, что знают гости на свадьбе, так это то, что они должны прийти

в начале на свадебную церемонию. Если вы планируете начать церемонию в 17:00, ожидайте, что гости прибудут между 16:30 и 16:45, а пройдут к проходу не позднее 17:15. Если вы скажете гостям, что церемония начнется в 4:45, они прибудут ближе к 4 и будут ждать час, чтобы увидеть ваш торжественный выход.

02 07

Не включая всю необходимую информацию

Хорошо информированный гость — счастливый гость, поэтому обязательно держите своих гостей в курсе событий. Укажите дату, время и место церемонии, среди прочих важных деталей, в приглашении на свадьбу. Если ваш прием будет проходить в том же месте, укажите «прием будет следовать», чтобы гости знали, что им не нужно никуда идти. Если вы устраиваете прием в другом месте, вы можете указать это в приглашении или, более формально, распечатать карточку приема с указанием времени и места.

В свою информационную карточку вы должны включить все мероприятия до и после свадьбы, информацию об отеле и ссылку на ваш свадебный веб-сайт. И не забывайте о дресс-коде!

03 из 07

Отправка слишком поздно

Посмотрите на дату своей свадьбы и отсчитайте восемь недель назад (для свадьбы без места назначения). Это последнее, что вы должны отправить своим гостям по почте, чтобы у ваших гостей было достаточно времени, чтобы ответить на вопросы и составить планы поездок. Свадьба за границей? Отсчитайте 12 недель назад, чтобы ваши гости не чувствовали спешки и могли выбирать лучшие цены на путешествия.

04 of 07

Не предоставление инструкций по RSVP

Не забудьте указать дату «Ответить до» на ваших карточках RSVP — это важная дата. Дайте вашим гостям три-четыре недели, чтобы сообщить вам, придут ли они. Дата RSVP должна быть по крайней мере за две недели до вашей свадьбы, чтобы вы могли дать поставщику провизии более точную численность персонала.

И, конечно же, сообщите гостям, как ответить на приглашение. Включите конверт с предварительно адресованным адресом, который они могут использовать для отправки своего ответа, или направьте их конкретно по электронной почте, номеру телефона или URL-адресу, который они должны использовать для RSVP.

05 of 07

Отсутствие штампа на конверте RSVP

Если вы хотите, чтобы ваши гости отправили открытку с ответом на приглашение, убедитесь, что на конверте есть адрес и печать. Означает ли это, что вам придется купить целую кучу дополнительных марок? Да, но просить гостей платить за ответ (даже если это всего лишь одна марка) — это этикет.

06 из 07

Включая вашу регистрационную информацию

Мы все знаем, что вы не должны указывать информацию о своем реестре в своем приглашении, но это не значит, что вы должны полностью ее игнорировать. Вместо этого включите ссылку на свой веб-сайт ( , а не непосредственно в ваш реестр) на информационной вставке. Затем убедитесь, что вкладка реестра на вашем сайте четко обозначена, чтобы гости могли легко ее найти.

07 от 07

Не уточняя, кто приглашен

Все дело в именах на лицевой стороне конверта. Если вы приглашаете пару, но не их детей, не используйте «Семья Смит». Вместо этого поставьте «Mr. и миссис Джон Смит», из чего следует, что приглашены только они двое. Если вы приглашаете кого-то с гостем, обязательно напишите на конверте «и гость» или укажите имя его или ее второй половинки, если вы его знаете. Пригласить всю семью? Либо напишите «Семья Смитов», либо «Мистер Смит». и миссис Джон Смит, Сьюзи, Алекс и Майкл», с именами детей на строке под именами их родителей.

Список гостей на свадьбе Ошибки, которых следует избегать, по мнению эксперта

Что нужно знать о свадебных почтовых отправлениях

Между бесконечными счетами, ненужными рекламными листовками и каталогами, на которые, казалось бы, никто никогда не подписывался, ваш почтовый ящик может быть менее чем захватывающим местом. Бумажная корреспонденция, которую мы получаем, почти никогда не кажется особенной, за одним заметным исключением: приглашение на свадьбу. Это красивое почтовое сообщение сообщает получателю, что праздник не за горами и что в ближайшие месяцы у него есть что-то замечательное, чего можно ожидать.

В то время как приглашение — это первое впечатление о свадьбе, пригласительный конверт — вместе с почтовыми расходами, которые доставили его к месту назначения — является предшественником, который устанавливает сцену. «Приглашение в печатном виде повышает уровень впечатлений гостя и заставляет его чувствовать себя особенным», — говорит дизайнер канцелярских принадлежностей Эмили Бэрд. «Почта добавляет особый штрих к дизайну, а также делает письмо забавным для людей, которые его открывают».

Познакомьтесь с экспертом

Эмили Бэрд (Emily Baird) — дизайнер роскошных канцелярских товаров на заказ из Вашингтона, округ Колумбия. Она обслуживает клиентов по всему миру.

Итак, если вы вложили время, усилия и деньги в создание великолепного набора канцелярских принадлежностей для свадьбы, было бы обидно, если бы о способе доставки забыли. К счастью, с небольшим предварительным планированием вы можете отправить свои приглашения со стилем и талантом и при этом гарантировать, что они будут доставлены в почтовые ящики ваших гостей в целости и сохранности. Читайте все, что вам нужно знать о почтовых марках для ваших свадебных приглашений, в том числе о том, как определить стоимость рассылки (она может быть выше, чем вы думаете!) и где купить марки, которые будут соответствовать цвету и дизайну ваших канцелярских принадлежностей.

Как определить требуемую стоимость доставки

В наш век электронных коммуникаций может потребоваться переподготовка того, что происходит при отправке бумажного письма. Хотя вы можете предположить, что вы можете засунуть несколько листов бумаги в конверт, наклеить марку и бросить его в почтовый ящик, процесс ваших свадебных приглашений, вероятно, будет немного более сложным и стоить больше, чем вы думаете. .

По данным USPS, одной стандартной марки в 63 цента достаточно для письма весом до одной унции, что примерно эквивалентно четырем листам обычной бумаги размером 8,5 на 11 дюймов, которое отправляется в прямоугольном бумажном конверте. Этот конверт должен быть не менее 5 дюймов в длину и 3 1/2 дюйма в ширину и не более 11,5 дюймов в длину и 6 ⅛ дюймов в высоту. В запечатанном виде конверт не может быть толще 0,25 дюйма.

Эти довольно ограничивающие параметры не всегда работают для свадебных приглашений, потому что они часто печатаются на более толстом картоне, иногда включают трехмерные детали, такие как восковые печати, а иногда имеют непрямоугольные формы, такие как круги и квадраты. Чтобы избежать ужасного момента «возврата отправителю», лучше напрямую проконсультироваться со специалистом почтового отделения о том, что требуется для успешной отправки вашего приглашения.

«Вы никогда не должны пытаться рассчитать почтовые расходы, не имея печатной копии приглашения», — говорит Бэрд. «Мы относим один полностью готовый конверт на почту, и нам говорят, сколько он будет весить и сколько будет стоить его пересылка». Если возможно, Бэрд рекомендует отправиться в центр обработки USPS, чтобы определить эти номера, поскольку именно этот центр будет фактически отправлять ваши приглашения по адресам.

Оттуда количество марок, необходимых для отправки приглашения, будет определяться стоимостью каждой из используемых марок. (Хотя большинство марок, продаваемых USPS сегодня, имеют стандартную стоимость в 63 цента, USPS также предлагает марки номиналом ниже и выше этой суммы.) Вы захотите продолжать добавлять марки до тех пор, пока их общая стоимость не достигнет по крайней мере стоимости, указанной для вы USPS.

Поскольку показания веса могут различаться в разных почтовых отделениях, а расстояние между почтовыми индексами отправления и получателя также может повлиять на стоимость его отправки, лучше проявлять осторожность и по возможности проштамповывать. Это дополнительное дополнение поможет гарантировать, что ваши приглашения будут успешно доставлены в отдаленные регионы.

Что нужно знать об отмене вручную

Как только часть почты будет готова к отправке, она пройдет через процесс «отмены». Этот процесс, обычно выполняемый путем пропускания почтового сообщения через машину, наносит черные линии и символы на почтовые марки письма, чтобы предотвратить их повторное использование.

К сожалению, автоматизированный процесс может повредить более объемные конверты, из-за чего многие канцелярские работники требуют, чтобы их конверты погашались вручную. При ручном гашении либо отправитель, либо сотрудник USPS будет использовать резиновый штамп, чтобы вручную проштамповать каждый конверт с отметками аннулирования. В дополнение к лучшей защите почтового отправления ручное гашение также может улучшить общую эстетику. «На марке ручного гашения указан город и штат, из которого был отправлен конверт, что придает ему классический вид», — добавляет Бэрд.

Как вручную отменить конверты с приглашением на свадьбу

Если вы пойдете по маршруту ручной отмены, важно отметить, что эта услуга, вероятно, будет стоить дополнительно за конверт. Обязательно спросите о ручном гашении, когда приносите набитый конверт для взвешивания, и при необходимости отрегулируйте сумму почтовых расходов, добавляемых к каждому конверту. Поскольку ручная отмена требует больше времени, также лучше отправиться на почту в непиковый час (т. е. не заходить во время обеда или в конце дня), чтобы провести процесс.

Использование старинных марок

Если вы хотите создать свадебное приглашение в духе Старого Света или в романтическом стиле, вы можете обнаружить, что современные стили сегодняшних марок не соответствуют вашему настроению. Или, возможно, вы имеете в виду определенный цвет или мотив, но никакие текущие предложения не соответствуют всем требованиям. Вот где на помощь приходят винтажные марки.

«Будь то старинные марки Уолта Диснея или цветы, винтажные марки расширяют возможности клиента в выборе тематических марок», — говорит Бэрд. Есть много торговцев марками старой школы, готовых воплотить эти более конкретные идеи в реальность — просто будьте готовы потратить больше времени и денег, чтобы использовать их товары.

Винтажные марки чаще всего создавались с меньшими значениями, а это означает, что вам нужно будет использовать их больше, чтобы успешно отправить приглашения по почте. В то время как марки за последние 10-20 лет довольно легко найти в огромном количестве, почтовые отправления более ранних эпох встречаются реже. И чем реже стиль, тем дороже его покупка. «Будьте готовы заплатить не менее 8 долларов за лицевую сторону одного конверта после того, как все сказано и сделано», — говорит Бэрд, который также видел наборы старинных марок, которые стоили от 16 до 20 долларов за конверт. Умножьте это на 100 гостей, и расходы быстро возрастут.

Также необходимо учитывать фактор времени. Старые марки необходимо будет наклеивать по отдельности с помощью клея или ленточного валика, и сотруднику почты также потребуется больше времени, чтобы подтвердить, что каждый конверт был отправлен с правильным номиналом.

Как сэкономить на почтовых расходах

Если ваш пригласительный конверт превышает определенный вес и толщину, он будет считаться почтовым отправлением. По словам Бэрда, стоимость почтовых отправлений может колебаться в пределах 5 долларов за конверт. Если вы хотите уменьшить эту плату, есть определенные варианты, которые вы можете сделать со своими канцелярскими принадлежностями заранее. «Класс посылки на самом деле определяется тем, что считается несгибаемым», — объясняет Бэрд. «Если [почтовый работник] почувствует что-то твердое в вашем конверте, он может его поднять». Чтобы избежать этого и впоследствии снизить затраты, Бэрд рекомендует использовать однослойную бумагу, избегая таких деталей, как восковые печати и ленты с узлами, и оставлять вставки только в приглашении, карточке с подробностями и конверте RSVP, если вы будете его использовать. «Таким образом, ваше приглашение может стоить всего 90 центов по почте», — говорит она.

Где купить марки

USPS

Наиболее очевидным и экономичным ресурсом для марок является Почтовая служба США. Отправляйтесь в USPS, чтобы ознакомиться с тем, что доступно в различных темах, цветах и ​​​​актуальных номиналах цен. (Есть даже подкатегория «Любовь/Свадьба», хотя она не особенно надежна.) Если вы планируете свадьбу на год вперед, закажите каталог марок на календарный год вашей свадьбы, чтобы увидеть, какие варианты станут доступны позже. Просто не забудьте дважды проверить, что желаемый стиль печати будет доступен с большим количеством времени — по крайней мере, три месяца — между отправкой приглашений по почте и датой вашего торжества.

Амазонка

Бэрд отмечает, что Amazon — отличный ресурс для марок, которые недавно были изъяты из обращения. Однако вы не хотите использовать сайт для покупки марок, которые все еще доступны через USPS, поскольку цены могут быть завышены.

Этси

Если вам нужна определенная тема для марки или цветовая палитра, Etsy предложит большинство вариантов. На сайте также стоит ознакомиться с редкими штемпелями штатов, которые являются простым способом придать индивидуальность вашим почтовым отправлениям. «Есть также продавцы, которые подберут для вас набор определенного цвета и по определенной цене», — говорит Бэрд. Поэтому, если вы знаете, что вам нужна почтовая оплата в размере 4 долларов за зеленую цветовую палитру, вы можете заплатить номинальную плату, чтобы профессиональный куратор выбрал для вас.

Ebay

У этого гиганта цифровой перепродажи есть целый раздел, посвященный маркам. Это особенно полезный ресурс, если вы знаете номер Скотта, идентифицирующий конкретный стиль марки, который вы хотите приобрести, поскольку многие технические дилеры будут использовать номер Скотта в своих списках.

Ищите в списках продуктов на сайтах перепродажи пометку «Как новый, никогда не наклеенный» или «MVF», чтобы убедиться, что штамп ранее не использовался.

Почта Эдельвейс

Несмотря на то, что существует множество независимых дилеров высокого качества, основным ресурсом Бэрда для покупки старинных марок и индивидуальных коллекций является компания Edelweiss Post, основанная Патриком Деа в Миннесоте. Просмотрите прекрасно подобранные варианты по таким темам, как любовь, фрукты и еда, растения и природа и даже известные люди. В качестве альтернативы, просейте на основе вашей предпочтительной цветовой палитры. Все заказы на сумму более 35 долларов доставляются бесплатно.

Как повысить статус приглашений с помощью штампов 

Теперь, когда вы разобрались с тем, как правильно добавлять штампы к своим свадебным приглашениям, пришло время для веселой части: дизайна с ними! Вот советы Бэрда по выбору и размещению марок таким образом, чтобы сделать ваши конверты максимально красивыми.

Придерживайтесь одной цветовой палитры.

Для цельного образа, который легко и относительно доступно осуществить, Бэрд предлагает сосредоточиться на одном оттенке. «Он выглядит действительно отполированным и собранным, даже если дизайн марок не совсем связан со свадьбой», — объясняет она. Этот подход также дает вам больше гибкости в выборе марок и даже дает возможность смешивать новые и старинные марки, не отвлекаясь от вашей схемы дизайна канцелярских принадлежностей.

Не бойтесь смешивать новые и винтажные марки. Если общая стоимость всех использованных марок составляет правильную сумму, вы сможете отправить письмо.

Наклейте марки на верхнюю часть конверта.

Прикрепляя четыре или более марок к конверту с приглашением на свадьбу, Бэрд предпочитает располагать их в линию в верхней части конверта, а не сгруппировать в углу. Такой порядок не только облегчает почтовым работникам подсчет общей стоимости почтовых расходов, но и оставляет больше места для каллиграфических адресов на лицевой стороне конверта. «Если вы увлечены укладкой марок, подумайте о том, чтобы заранее нанять каллиграфа, потому что им придется писать тоньше или меньше», — говорит Бэрд. «Однако, если вы выложите марки сверху, обычно проблем не будет».

Перейти от самого короткого к самому высокому.

Штампы бывают разных размеров и направлений. Если вы будете использовать несколько и предпочитаете более искусно организованный кластер, стоит заказать несколько образцов штампов и потратить время, опробовав несколько различных конфигураций, прежде чем остановиться на своем любимом. В качестве альтернативы попробуйте более простой подход: выровняйте марки в верхней части конверта слева направо в порядке от самой короткой до самой высокой.