Штатное расписание как часто составлять: Штатное расписание в вопросах и ответах.

Штатное расписание как часто составлять: Штатное расписание в вопросах и ответах.

Содержание

Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом

Денис Покшан

Эксперт по налогам, бухгалтерии и кадровому учету

Актуально на

Наступил Новый год 2018. Надо ли утверждать штатное расписание каждый год приказом? Такой вопрос зачастую возникает у кадровиков. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ, или же он в повторном утверждении не нуждается. В любом случае, все хочется сделать, как надо. Ведь действующее законодательство нарушать никому не хочется. О том, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений, поговорим в статье.

Перечень должностей

Что из себя представляет штатное расписание? Это документ, представляющий собой перечень структурных подразделений компании, название должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц. Помимо этого в штатном расписании содержится информация о должностных окладах, надбавках и ежемесячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Несмотря на то, что трудовое законодательство не содержит конкретного требования для всех работодателей оформлять штатное расписание, этот документ лучше составить. Ведь имея в своем распоряжении штатку, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. В связи с этим у кадровых специалистов может возникнуть вопрос, как часто нужно утверждать штатное расписание.

Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако в настоящее время применение унифицированных форм обязательно только для бюджетных организаций. Все остальные компании могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Правильность данных выводов подтверждают чиновники Минфина (письмо Минфина России от 04. 12.2012 № ПЗ-10/2012).

Новая штатка не нужна

В большинстве российских организаций есть штатка. Поэтому среди кадровиков довольно популярен вопрос: нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание? Сразу скажем, что штатное расписание срока действия не имеет. Если никаких изменений по данному направлению в компании не происходит, то и переутверждать действующий документ не требуется.

Другое дело, когда в компании произошли организационные изменения, например:

  • организация расширяется и создает новые рабочие места;
  • в фирме происходит сокращение штата или численности.

В такой ситуации штатное расписание претерпевает изменения, и нужно утвердить его новую редакцию (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Анализируя вышесказанное, получается, что утверждать штатное расписание каждый год, если оно не менялось не нужно.

При внесении изменений в штатку нужно внести корректировки и в трудовые договоры с работниками организации, чьи должности затронуты нововведениями. Например, поменялось название должности или отдела, в котором работает сотрудник. Объясняется это тем, что наименование должности, название структурного подразделения относятся к существенным условиям договора.

Таким образом, закон не устанавливает, когда утверждать штатное расписание на следующий год. Вносить изменения нужно, только по мере корректировки самого документа.

Срок утверждения штатного расписания на 2020 год

Каковы сроки утверждения штатного расписания на 2020 год?  «Штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Зачастую у кадровиков возникает вопрос про сроки утверждения штатного расписания. Остановимся на этом вопросе подробно.

Обязательно ли утверждать?

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то каковы сроки утверждения штатного расписания 2020?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, как уже функционирующих компаний, так и вновь созданных.

Какие сроки утверждения штатного расписания новой организации?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Другим насущным вопросом является внесение изменений в «штатку» при сокращении численности или штата. Каким документом установлены сроки утверждения штатного расписания при сокращении?

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

На усмотрение работодателя

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание, то и вопрос про сроки утверждения штатного расписания: как правильно соблюсти процедуру, теряет смысл.

Работодатель имеет полное право принять решение самостоятельно. На практике переутверждение «штатки» в случае внесения в нее изменений происходит на будущий год, когда у ответственных работников появится для этого время.

Однако в крупных организациях, где документооборот запротоколирован, внутренними локальными документами могут быть предусмотрены конкретные сроки утверждения штатного расписания на будущий год.

Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания. Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:

  • использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
  • применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатного расписания на 2020 год.

Советы и рекомендации по подбору персонала для вашего бизнеса

Определение уровней укомплектования персоналом имеет решающее значение для успеха вашей компании. Нехватка сотрудников может серьезно помешать производительности вашей команды, а слишком много сотрудников отрицательно скажется на вашей прибыли. Однако события последних лет еще более усложнили кадровый процесс для малого бизнеса. В дополнение к определению того, нужны ли им сотрудники с полной или частичной занятостью или работники по контракту, работодатели должны решить, будут ли эти работники работать в офисе, удаленно или гибридно. Более того, правильная технология и автоматизация могут облегчить некоторые потребности в найме, еще больше усложнив определение того, когда действительно нужен новый сотрудник.

Понимание того, когда и как правильно нанять сотрудника, может иметь большое значение для успеха и удержания вашей рабочей силы. Вот несколько советов и приемов, которые помогут вам процветать.

9 шагов для подбора персонала для вашего бизнеса

Вот девять практических шагов для получения максимальной отдачи от процесса найма, от поиска сотрудников до этапа адаптации и обучения.

1. Установить потребность в новом сотруднике.

Первым шагом в процессе найма является установление законной потребности в новом работнике. Можете ли вы эффективно изменить текущие обязанности сотрудников или положиться на технологии, чтобы заполнить пробел? Если нет, возможно, пришло время нанять кого-то нового.

После того, как вы обнаружите потребность в дополнительной помощи в офисе и определите, как будет выглядеть каждая должность в вашей компании в будущем, вам нужно определить, должен ли этот новый работник быть временным или постоянным.

«Если увеличение рабочей нагрузки для вашей компании связано с конкретным проектом или носит краткосрочный характер, рассмотрите возможность передачи этих обязанностей кадровой компании или консалтинговой фирме, которая специализируется на этих видах деятельности», — сказал Стивен Картер, генеральный директор и партнер Sterling Staffing Solutions. .

Если вы собираетесь нанять постоянного сотрудника, вам необходимо установить, должны ли они работать в офисе, удаленно или в смешанной системе. Это повлияет на то, кого вы можете нанять, поскольку работодатели, стремящиеся заполнить удаленную должность, часто могут позволить себе роскошь расширить поиск сотрудников за пределами своего города или штата.

2. Создайте эффективное описание работы.

После того, как вы определились с типом работника, которого вам нужно нанять, вам необходимо создать эффективное описание работы. Описание работы часто является первым опытом работы соискателя в вашей компании, поэтому вы должны убедиться, что оно хорошо отражает вашу организацию и точно описывает тип сотрудника, которого вы ищете. Информация, включенная в описание вакансии, может повлиять на качество и количество поступающих к вам кандидатов, поэтому четко указывайте требования, обязанности и навыки, необходимые для работы. Описание работы также должно дать соискателю представление о культуре вашей компании, преимуществах и уникальных особенностях.

Напишите описание работы так, чтобы оно отражало культуру вашего бизнеса и потребность в этой работе. Например, описание работы для банка, ищущего нового финансового консультанта, скорее всего, будет звучать совсем иначе, чем для причудливого розничного продавца, ищущего помощника по розничной торговле.

3. Разместите вакансию на нескольких сайтах.

Одним из самых простых этапов процесса найма является размещение списка вакансий. Поскольку вы уже определили работу, необходимую для каждой роли в вашей компании, вам потребуется всего несколько минут для каждого списка вакансий, который вы создаете. Убедитесь, что в списке вакансий есть точное описание работы, в котором четко указано, что вы ищете в сотруднике. Вы не хотите тратить время на просмотр резюме и собеседование с кандидатами, у которых нет четкого понимания роли, которую вы хотите занять.

Размещение вакансий на нескольких ресурсах может оказаться полезным. Вы, вероятно, захотите разместить его на популярных досках объявлений, таких как Действительно, Glassdoor, Monster и ZipRecruiter, но вам также следует рассмотреть возможность использования социальных сетей, таких как Facebook и LinkedIn. В некоторых отраслях есть специализированные рабочие платформы, которые вы также можете использовать.

Спросите своих нынешних сотрудников о возможных зацепках. Направленные кандидаты обычно имеют более высокое качество, дольше остаются и работают лучше.

4. Проводите постоянные интервью по телефону.

После публикации списка вакансий и получения множества заявлений вам нужно выбрать несколько из них для собеседования по телефону. Не выбирайте одного или двух, даже если один или два кандидата действительно выделяются из толпы. Стоит определить хотя бы несколько вариантов на случай, если ваш лучший выбор не сработает. Когда у вас будет список кандидатов, достойных собеседования, выделите не менее получаса на каждое собеседование. Важно, чтобы эти интервью были как можно более последовательными, чтобы упростить процесс сравнения. Задавайте единый набор вопросов и уделяйте кандидатам одинаковое количество времени и внимания на каждом собеседовании.

Во время собеседования по телефону вам следует задавать вопросы «для знакомства», а также вопросы, которые оценивают интерес кандидата к компании и занимаемой должности. Спросите об их навыках и опыте, но в этом раунде собеседований вы в основном просто оцениваете, могут ли они эффективно выполнять стандартные требования работы. В их ответах вы также оцениваете их социальные навыки и то, как они впишутся в вашу организацию.

«Понимание культуры вашей организации имеет ключевое значение», — сказал Картер. «Привлечение сотрудника, который является высокоэффективным, но имеет очень ограниченные социальные навыки, в организацию, которая имеет сплоченную среду, может стать катастрофой».

5. Проведите повторное собеседование и отберите лучших кандидатов.

Интервью по телефону помогут вам сузить выбор. Выделите еще час для второго собеседования (в идеале либо по видеосвязи, либо лично) с кандидатами, которых вы хотите продвинуть в процессе. Вы должны провести эти формальные интервью с вашими лучшими кандидатами. Обязательно соберите исчерпывающий набор вопросов для интервью, чтобы пройти глубже, чем собеседование по телефону.

После того, как вы определили кандидата, на которого хотите сделать предложение, рассмотрите возможность проведения проверки биографических данных с помощью высокорейтинговой службы проверки биографических данных. Это гарантирует, что перед тем, как вы пригласите работника в свою команду, не будет никаких красных флажков.

6. Сделайте предложение как можно скорее – но ждите переговоров.

Когда вы нашли кандидата, который, по вашему мнению, подходит лучше всего, и провели соответствующую проверку биографических данных и рекомендаций, сделайте кандидату предложение о работе, включая всю информацию о заработной плате и льготах, которую он должен будет просмотреть. В то время как некоторые кандидаты могут ухватиться за предложение, будьте готовы к небольшим переговорам. Кандидаты могут попросить некоторое время, чтобы рассмотреть предложение. Затем они могут вернуться и попросить больше денег или дополнительные льготы. В идеале вы придете к справедливому и равноправному соглашению для вашего бизнеса и кандидата.

Если у вас есть какие-то твердые цифры, которые вы не хотите игнорировать, и переговоры достигли этой точки, вам, возможно, придется перейти к другому кандидату. Учитывая все это, этот этап процесса найма может занять от нескольких минут до нескольких дней.

7. Начните законный процесс адаптации.

Когда ваш новый сотрудник примет ваше предложение о трудоустройстве и приступит к работе, ему необходимо будет заполнить соответствующие налоговые формы для новых сотрудников. Не забудьте сообщить об их найме правительству, чтобы обеспечить соблюдение закона. Вы также должны включить этих сотрудников в свое программное обеспечение или платформу для управления персоналом. Хороший процесс адаптации также включает формальную ориентацию. [Если у вас еще нет программного обеспечения для управления персоналом, см. наш выбор лучшее программное обеспечение для управления персоналом 2023 года .]

«Формальная ориентация должна включать четкое описание цели, задач, миссии, видения компании. ; организационная структура и описание других ролей и обязанностей своих сотрудников; и четкое описание должности этого сотрудника», — сказал Картер. «Ориентация также должна включать знакомство с нынешними сотрудниками, презентацию по технике безопасности и т. д.».

Картер рекомендует предпринять и другие шаги:

  • Заранее ставьте реалистичные цели.
  • Проводите медленное и целенаправленное обучение, чтобы новый сотрудник не был перегружен.
  • Организовать личную встречу с высшим руководством.

8. Убедитесь, что у вашего нового сотрудника есть все необходимые инструменты.

Предоставление вашему новому сотруднику всех инструментов, необходимых для выполнения его работы, может быть долгосрочным проектом, но каждая его часть должна занимать всего несколько минут. Например, если вам нужно заказать рабочий ноутбук для нового сотрудника, вы можете сделать покупку в считанные минуты онлайн. Как только сотрудник начнет работу и станут очевидными другие рабочие потребности, вы также можете выделить несколько минут, чтобы выполнить их.

В идеале, однако, вы должны заранее учесть все обязанности, которые возьмет на себя ваш новый сотрудник, и убедиться, что у него есть все необходимые инструменты с самого начала. Вы же не хотите замедлять их работу, потому что они ждут какое-то оборудование или доступ к какому-то новому программному обеспечению.

9. Обучите новых сотрудников – и делайте это правильно.

Картер подчеркнул важность надлежащего и тщательного обучения. Никаким двум компаниям не требуется одинаковое количество времени или одни и те же шаги для обучения нового сотрудника, поэтому оценить, сколько времени займет ориентация нового сотрудника, правильное представление коллег и другие важные шаги по адаптации, может быть сложно. Вы определенно не хотите обсчитывать здесь свой бизнес или своих новых сотрудников. Заранее вложенное в качественное обучение время должно окупиться в долгосрочной перспективе. Что важнее всего, так это то, что вы тратите достаточно времени и заботитесь о том, чтобы показать своим новым сотрудникам все, что им нужно знать.

Как узнать, когда пора нанимать

При запуске малого бизнеса один сотрудник часто отвечает за задачи, которые обычно возлагаются на многих работников. По мере роста вашего бизнеса этот дисбаланс ответственности может снизить не только вашу эффективность и производительность, но и качество продуктов и услуг вашей компании. Это становится проблемой, когда вы начинаете замечать увеличение сбоев в обслуживании, жалоб клиентов, выгорания сотрудников, использования сверхурочных часов, текучести кадров и неспособности сотрудников уложиться в сроки.

Когда вы видите эти индикаторы, возможно, пришло время нанять дополнительных сотрудников. Имейте в виду, что может пройти несколько недель, прежде чем станет очевидным, что эти тенденции представляют собой постоянные проблемы, а не временные проблемы, поэтому убедитесь, что вы уделяете достаточно времени критической оценке потребностей вашей компании.

Организационная схема, в которой перечислены все роли, которые необходимо выполнять в вашем бизнесе, и все обязанности, которые влечет за собой каждая должность, могут помочь выявить пробелы в вашем кадровом составе.

Важность правильного найма

Качество ваших сотрудников может оказать большое влияние на успех вашей организации, поэтому важно, чтобы вы нанимали правильных людей. Каждый сотрудник должен не только хорошо подходить для своей роли, но и культурно соответствовать вашему бизнесу. По данным Министерства труда США, один плохой найм может стоить вашей компании 30% от заработка этого сотрудника за первый год, в то время как другие кадровые агентства сообщают, что эта сумма намного выше.

Найм не того сотрудника также стоит вам времени и ресурсов, потраченных на подбор, адаптацию и обучение. Непродуктивный или малоэффективный сотрудник означает, что другие тратят больше времени и денег на правильное выполнение проектов. Неподходящий найм может стоить вам клиентов и клиентов, снизить моральный дух сотрудников и даже запятнать репутацию вашей компании. Если испорченные отношения между работодателем и работником зайдут слишком далеко, это может даже закончиться судебным разбирательством.

И наоборот, правильно подобранный персонал может помочь вам оптимизировать и рационализировать бизнес-процессы, увеличить продажи, наладить отношения с клиентами, привлечь и удержать клиентов, повысить моральный дух компании и укрепить ее репутацию. Все, что ваша компания должна получить

и проиграть, делает наем качественных кандидатов необходимым для успеха бизнеса.

Скай Скули и Макс Фридман участвовали в написании этой статьи. Интервью с источником было проведено для предыдущей версии этой статьи.

Что ожидать при работе с кадровым агентством в первый раз —

Как соискатель, если вы никогда раньше не работали с кадровым агентством, вы можете задаться вопросом о процессе. Сколько времени потребуется, чтобы найти мне работу? У них действительно есть качественные открытия? Как у них проходит процесс проверки? Если я им не плачу, как это работает?

У нас есть ответы на эти и другие вопросы. Надеюсь, это заставит вас больше, чем когда-либо, работать с кадровым агентством, которое поможет вам в поиске идеальной работы!

Основная концепция

Многие люди не понимают, кто настоящий клиент кадрового агентства. Для кандидата все бесплатно, а компания, которая ищет сотрудников, платит на другом конце. Работодатель является нашим конечным клиентом. Агентство пытается найти лучших кандидатов для заполнения открытых позиций клиента. Если вы не лучший кандидат на открытую вакансию, вас не выберут, и может не оказаться ничего подходящего.

Это может разочаровать людей, которые задаются вопросом, почему они не получают работу. Мы бы хотели найти работу для всех, с кем проводим собеседование, но это не так.

Первые шаги

Большинство людей сталкиваются с Фрейзи, увидев объявление на доске объявлений вроде Monster или Действительно. Frazee также принимает прямые звонки и звонки, но независимо от того, как осуществляется первоначальный контакт, все в конечном итоге перенаправляются на веб-сайт Frazee.

Все кандидаты должны предоставить электронную копию своего резюме, чтобы его можно было загрузить в наше программное обеспечение для подбора персонала и хранить в электронном виде. Рекрутер просматривает каждое резюме, как правило, в течение 24 часов с момента подачи. Резюме рассматриваются профильными рекрутерами с опытом работы в сфере деятельности соискателя: Admin, CSR, IT, бухгалтерия, делопроизводство и т. д.

Если рекрутер считает, что вы хороший кандидат; с вами свяжутся, чтобы назначить собеседование, чтобы обсудить возможности, то, что вы ищете, и то, как то, что есть у Frazee, может удовлетворить ваши потребности.

Второй раунд: Тестирование и собеседование в агентстве

Когда вы пройдете первоначальную проверку резюме, наступит время для проверки некоторых навыков.

Frazee предлагает программное обеспечение для тестирования до 800 различных программ и навыков в различных областях. Он отправит вам по электронной почте ссылку для сдачи нескольких экзаменов, которые относятся к вашей области, например, по бухгалтерскому учету, вводу данных или Microsoft Office. Существует также оценка личности, которую заполняет каждый.

Фрейзи любит, когда кандидаты проходят это тестирование перед собеседованием в офисе, чтобы рекрутер мог обсудить результаты с кандидатом. Если кто-то немного слаб в тестируемых областях, Frazee также предлагает учебные пособия и может помочь кандидату отточить свои навыки перед повторной сдачей теста.

Во время собеседования в офисе рекрутеры Frazee стараются узнать как можно больше о каждом кандидате и проверить его критерии работы и опыт. Вы бы предпочли работать на заводе или в офисе? Готовы ли вы перебраться через реку? Каковы ваши требования к зарплате? Вся эта информация помогает в поиске работы, которая подойдет вам и даст вам наилучшие шансы на успех.

Раунд третий: собеседование с клиентом

Когда кадровое агентство завершит вашу внутреннюю оценку и собеседование, оно попытается подобрать вас к клиенту, который ищет сотрудников. Если он находит совпадение, вы берете интервью у клиента. Все это настраивается и проходит через кадровое агентство. Вы не должны связываться с клиентом напрямую, чтобы запланировать собеседование или проверить, были ли выбраны вы.

Предложение о работе и окончательные отборы

Если собеседование с клиентом пройдет успешно и работодатель решит, что вы лучший кандидат, он сообщит агентству, чтобы сделать вам предложение. После того, как вы получите предложение, вы пройдете дополнительные проверки.

Все проходят проверку на наличие судимостей, подтверждение предыдущего опыта работы и подтверждение их законной способности работать в США. В зависимости от требований клиента вы также можете пройти проверку на наркотики. Многие местные растения требуют пройти тест на наркотики, прежде чем вы сможете наступить на их территорию.

Если вы будете работать с кассовыми операциями, решая, кому предоставить кредит, или принимая другие финансовые решения, может потребоваться проверка кредитоспособности.

Если вы прошли все эти испытания, поздравляем! Агентство подготовит детали для вашего первого дня, и вы уже на пути к новой работе.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ