Система работы с персоналом: Выбираем систему управления персоналом — Блог Comindware

Система работы с персоналом: Выбираем систему управления персоналом — Блог Comindware

функции, принципы и методы построения

Система управления персоналом является одной из главных в бизнес-процессах каждого предприятия. Эффективная организация менеджмента существенно влияет на результаты и успешность всей компании. В условиях высокой конкуренции добиться успеха будет легче тем, кто четко выстроит, внедрит и отладит эффективные системы управления бизнес-процессами и персоналом.

Система управления включает в себя все методы, приемы и технологии, позволяющие систематизировать, визуализировать и нормировать процессы внутри любой компании.

Системы управления персоналом должна выполнять следующие функции:

• планирование, разработка политики и стратегии управления персоналом, анализ рынка труда;
• управление наймом и учет персонала через организацию отбора (подбор, собеседования и оценки) и приема персонала; учет работающих, их перемещение и увольнение, документационное обеспечение;
• адаптация, оценка, обучение и повышение квалификации персонала;
• управление мотивацией, которая включает нормирование трудовых процессов, тарификация оплаты и внедрение систем материального и нематериального поощрения;
• управление социальным развитием, которое включает обеспечение охраны здоровья, отдыха, организации социального страхования и т. д.
• правовое обеспечение, которое включает регулирование правовых аспектов в трудовых отношений, согласование распорядительных и других видов документов;
• кадровая документация и информационное обеспечение необходимой технической и информационной документации для работы;
• руководство над сотрудниками.

Управление персоналом — это многоуровневая функция:

• высшее руководство решает стратегические задачи и устанавливает приоритеты;
• подразделения по управлению кадрами организовывают весь процесс работы с персоналом;
• руководители отделов отвечают за оперативную работу с работниками.

Чтобы эффективно управлять персоналом, необходима не только грамотная мотивация, а и контроль. При этом контроль играет важную роль в разработке дальнейшей стратегии развития персонала, так как позволяет получить обратную связь и определять эффективность каждого отдела на предприятии. Контроль должен осуществляться согласно подобранным индивидуальным параметрам, например, прибыль предприятия, отзывы клиентов, своевременность, количество и качество поставленных перед работником задач и т.

Стоит учитывать, что внедренная система управления персоналом с отлаженными функциями и критериями, позволяет оценивать работу персонала без влияния субъективных суждений.

Работа с системой управления персоналом в ресторанному бизнесе, архитектуре, социальном проекте или государственном учреждении всегда будет отличаться. Но все сводится к общим методологиям, которые имеют свои догмы в разных странах. Например PMBOK или PRINCE2. Worksection, как программа управления персоналом, поможет в реализации большинства проектов, которые могут быть систематизированы.

Система управления персоналом организации | Основы менеджмента

Система управления персоналом — это совокупность приемов, методов, технологий организации работы с персоналом.

Существуют различные модели построения системы управления персоналом в организации. Применение той или иной модели для конкретной организации зависит от ее организационной структуры. Организационная структура определяет взаимоотношение (взаимоподчинение) между функциями, выполняемыми сотрудниками организации, а также проявляется в таких формах, как разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархия должностей и т. д.

Организационная структура системы управления персоналом — это совокупность взаимосвязанных подразделений этой системы и должностных лиц.

Подразделения выполняют различные функции, их совокупность составляет службу управления персоналом (кадровую службу). Роль и место службы управления персоналом в структуре всей организации определяется ролью и местом каждого специализированного подразделения данной службы, а также организационным статусом ее непосредственного руководителя.

Объекты и субъекты системы управления персоналом

Особенности развития системы управления персоналом, ее роль в организационной системе определяют характеристики ее основных факторов: объекта и субъекта, целей системы, ее функций и структуры.

Объекты системы управления персоналом:

• работники;
• рабочие группы;
• трудовой коллектив.

Субъекты системы управления персоналом:

• функциональный управленческий персонал;
• линейный управленческий персонал.

Как правило, организации, нацеленные на реализацию функций управления персоналом, включают в себя подсистему линейного руководства организации, а также ряд функциональных подсистем управления персоналом (например, подсистема найма, подсистема обучения и развития и т.д.).

В рамках такой системы происходит учет взаимосвязей между отдельными аспектами управления персоналом, который выражается в разработке конечных целей управления персоналом организации, в определении путей их достижения, а также в создании соответствующего механизма управления, обеспечивающего комплексное планирование и организацию управления персоналом организации.

Организационные цели

Первоначальным этапом проектирования и формирования системы управления персоналом организации является формулировка целей данной системы. Для различных организаций цели системы управления персоналом варьируются в зависимости от характера деятельности организации, объемов производства, стратегических задач и т. д. Обобщение опыта зарубежных и отечественных организаций позволяет сформулировать главную цель системы управления персоналом организации как обеспечение организации персоналом, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. На рисунке 9 показана структура целей системы управления персоналом организации.

Рассматривая совокупность организационных целей, выделим также следующие категории целей организации: экономические, научно-технические, коммерческо-производственные и социальные.

Экономические цели направлены на достижение расчетной величины прибыли.

Научно-технические цели связаны с обеспечением заданного научно-технического уровня продукции, а также с повышением производительности труда за счет совершенствования технологий.

Производственно-коммерческая цель связана с производством и реализацией продукции в объемах, необходимых для получения планового уровня прибыли.

Социальные цели — организации заключаются в достижении заданного уровня удовлетворенности работников.

Рис. 9. Цели системы управления персоналом организации

Социальные цели организации можно рассматривать с двух точек зрения, а именно: с позиций персонала и с позиций администрации. С одной стороны, цели системы управления персоналом определяют конкретные потребности работников, которые должны быть удовлетворены администрацией. С другой стороны, эти цели определяют характер и условия трудовой деятельности, которые обеспечивает администрация. Важным условием эффективности системы управления персоналом является отсутствие противоречий между этими двумя ветвями целей. Наличие противоречивых целей системы управления персоналом приводит к конфликту интересов персонала и администрации, что негативным образом сказывается на функционировании организации в целом. Следует также подчеркнуть, что, несмотря на то, что с точки зрения администрации, главной целью является получение прибыли, отправным моментом в современной теории и практике управления персоналом является осознание необходимости удовлетворения не только материальных, но и социальных потребностей сотрудников.

Функции системы управления персоналом организации:

• Функция планирования персонала заключается в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом; анализе кадрового потенциала организации и рынка труда; организации кадрового планирования и прогнозирования потребности в персонале; поддержании взаимосвязей с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.
• Функция управления наймом и учетом персонала заключается в организации набора кандидатов на вакантную должность; организацию отбора (собеседования и оценки) и приема персонала; учете приема, перемещений, увольнений персонала; управлении занятостью, документационном обеспечении системы управления персоналом.
• Функция оценки, обучения и развития персонала заключается в осуществлении обучения, переподготовки и в повышении квалификации персонала; введении в должность и адаптации новых работников; организации и проведении мероприятий по оценке персонала; управлении развитием карьеры.
• Функция управления мотивацией персонала заключается в нормировании трудового процесса и тарификации оплаты труды; разработке систем материального и нематериального стимулирования, а также в применении методов морального поощрения персонала.
• Функция управления социальным развитием заключается в организации питания в течение рабочего дня; обеспечении охраны здоровья и отдыха для сотрудников и их семей; организации развития физической культуры; организации социального страхования.
• Функция правового обеспечения управления персоналом связана с решением правовых аспектов трудовых отношений, а также с согласованием распорядительных и иных документов по управлению персоналом.
• Функция информационного обеспечения управления персоналом заключается в ведении учета и статистики персонала; информационном и техническом обеспечении системы управления персоналом; обеспечении персонала необходимой для работы научно-технической информацией.
• Функция обеспечения нормальных условий труда включает в себя обеспечение и контроль соблюдения требований психофизиологии и эргономики труда, охраны труда и окружающей среды и т. д.
• Функция линейного руководства заключается в том, что управление персоналом организации осуществляется в том числе и на уровне управления организации в целом. Данную функцию осуществляет не только служба УП, но и руководители всех уровней.

Поделись статьей!

Читай еще похожие статьи:

This entry was posted in Организация, Управление and tagged анализ, документ, достижение, друг, интерес, коллектив, контроль, конфликт, метод, обеспечение, персонал, план, планирование, подсистема, производство, процесс, работник, развитие, решение, структура, труд, управление, управленческий, фактор, функция, этап. Bookmark the permalink.

Топ 5 типов программного обеспечения для управления персоналом для вашего бизнеса

Концепция автоматизации административных и повторяющихся действий отдела кадров пользуется популярностью уже пару десятилетий. Однако, похоже, в последнее время произошел настоящий взрыв на рынке программного обеспечения для кадровых систем. Теперь выбор больше, чем когда-либо прежде.

Крайне важно выбрать правильное решение для управления персоналом, соответствующее культуре, целям и процессам вашей организации. Таким образом, эта статья проведет вас через некоторые из наиболее популярных вариантов программного обеспечения для управления персоналом, исследуя их особенности и функциональные возможности, чтобы вы могли сделать осознанный выбор инвестиций.

Каково назначение программного обеспечения для управления персоналом?

Прошли те времена, когда отдел кадров (HR) мог выполнять свои повседневные задачи, используя статичные бумажные формы; электронные таблицы с несколькими листами, беспорядочными формулами и сложными перекрестными ссылками; и неотслеживаемые электронные письма. Персонал несет ответственность за постоянно растущую рабочую нагрузку, от набора и адаптации до управления персоналом, обучения и управления талантами, и это лишь некоторые из областей. Следовательно, они должны иметь инструменты, которые просты в использовании, легкодоступны и многофункциональны для эффективного выполнения бизнес-требований.

Программное обеспечение для управления персоналом позволяет организации автоматизировать множество рутинных, трудоемких кадровых задач, которые обычно выполняются вручную. Это может сэкономить бесчисленное количество человеко-часов и обеспечить значительную экономию средств. Кроме того, ключевая цель программного обеспечения базы данных персонала состоит в том, чтобы сделать многие HR-процессы, которые являются частью функции персонала, более эффективными и упорядоченными, резко сократив количество ошибок и улучшив согласованность и целостность данных HR организации.

Группа персонала, которая использует программное обеспечение для управления персоналом для выполнения ручных операций по управлению персоналом, имеет больше времени и возможностей, чтобы сосредоточиться на других областях, которые могут повысить значимость и ощутимость бизнеса. Эти ценные области включают набор лучших талантов или проведение эффективных программ обучения сотрудников.

Топ-5 систем управления персоналом на рынке

Ниже представлен наш выбор лучших программ для управления персоналом для вашего бизнеса:

1. Kissflow HR Cloud

Kissflow HR Cloud включает в себя все ключевые функции, которые вы ожидаете, от отслеживания кандидатов и основной адаптации до контроля времени и посещаемости и управления обучением. Все эти функции находятся в простой в использовании и интуитивно понятной системе. Самое лучшее в Kissflow HR Cloud – это то, что оно сочетает в себе гибкие основные функции управления персоналом, полезную информацию и удобный многоканальный интерфейс.

Цена:  Стоимость подписки начинается с 69 долларов США.0 в месяц, а последующие цены зависят от модулей, количества пользователей и ожидаемого объема транзакций.

2. Oracle Human Capital Management Cloud

Oracle HCM — это ведущее на рынке решение для управления персоналом с клиентами самых разных размеров, отраслей и национальностей. Он предоставляет комплексные возможности для управления всем жизненным циклом сотрудников с помощью автоматизированных функций, от найма до управления эффективностью, планирования преемственности и администрирования льгот.

Oracle HCM — это облачное программное обеспечение для управления персоналом, для работы которого требуется не менее 1000 пользователей. Он больше подходит для крупных организаций, которые ищут программное обеспечение для управления персоналом с самыми сложными и всеобъемлющими функциями.

Цены:  Цены устанавливаются в зависимости от модулей или функций, выбранных компанией, что обеспечивает максимальную гибкость.

3. Bamboo HR

Bamboo HR — это облачное программное обеспечение для управления персоналом с рядом основных функций автоматизации, идеально подходящее для малого и среднего бизнеса. Пользователи могут пользоваться рядом функций, а функция самообслуживания сотрудников Bamboo HR позволяет сотрудникам быстро и легко делать запросы на отгулы и управление временем.

Цена:  Он предлагает два типа пакетов: Essentials и Advantage, чтобы вы могли выбрать функции, которые принесут наибольшую пользу вашему бизнесу. Вы также можете выбрать дополнительные модули. Bamboo HR предоставит бесплатный анализ бизнес-потребностей и последующее индивидуальное предложение для всех новых клиентов.

4. Kronos Workforce Ready

Эта система управления персоналом предлагает пользователям единую унифицированную платформу для сквозного управления человеческими ресурсами в различных сферах деятельности. Эти действия включают автоматизацию найма и адаптацию, время и посещаемость, компенсацию, льготы и начисление заработной платы, а также надежный анализ данных и функции отчетности.

Kronos Workforce Ready работает в облаке с использованием самых современных и передовых облачных технологий, чтобы пользователи могли работать быстро и эффективно, сохраняя при этом гибкость.

Цена:  Цена зависит от ряда факторов, включая требуемый уровень покрытия и количество пользователей.

5. Workday HCM

Workday HCM — это система управления персоналом, основным преимуществом которой является то, что она подходит для организаций любого размера благодаря своим настраиваемым функциям и набору подключаемых модулей. Это позволяет каждому предприятию выбрать индивидуальное программное решение для управления персоналом в соответствии со своими потребностями.

Цена: Однако затраты на установку и внедрение Workday HCM выше, чем у другого программного обеспечения для управления персоналом. Дополнительные расходы определяются количеством пользователей и комбинацией приобретенных модулей.

Обязательные функции, на которые стоит обратить внимание, прежде чем инвестировать в программное обеспечение для управления персоналом

Все системы управления персоналом различаются с точки зрения того, как они работают и работают. Тем не менее, есть несколько ключевых функций, которые подавляющее большинство организаций ищут в таком программном обеспечении для управления персоналом.

Во-первых, это широкий спектр деятельности в области управления персоналом. Наиболее распространенные области персонала, которые выигрывают от некоторого уровня оцифровки и автоматизации, включают набор и адаптацию, время и посещаемость, управление отсутствием, начисление заработной платы, обучение управлению эффективностью и увольнение сотрудников. Более сложные системы могут также предлагать дополнительные модули, такие как управление талантами, планирование рабочей силы и реализация кадровой стратегии.

Во-вторых, убедитесь, что ваш уровень обслуживания клиентов и поддержки в вашем программном обеспечении для управления персоналом, как в период планирования и внедрения, так и на постоянной основе, высок. Вы ищете как онлайн, так и телефонную поддержку от специалистов по программному обеспечению в области ИТ и управления персоналом, которые в идеале доступны 24 часа в сутки.

Наконец, с ростом количества домашних и удаленных рабочих мест во многих отраслях, программное обеспечение для управления персоналом, которое позволяет некоторую форму мобильного доступа через приложения, вероятно, станет ценной и ориентированной на будущее функцией.

Поищите на рынке программного обеспечения для управления персоналом, чтобы найти лучшее решение для вашей организации

Основная идея здесь заключается в том, чтобы не смущаться и не перегружаться выбором программного обеспечения на рынке, если вы ищете автоматизированное решение для управления персоналом для вашей организации. . Множество различных типов систем удовлетворяют большое разнообразие требований различных предприятий.

Поэтому крайне важно, чтобы вы не торопились и проводили исследования, чтобы инвестировать в программное обеспечение системы управления персоналом, соответствующее вашим потребностям. Если вы ищете систему управления персоналом, которая соответствует вашим бизнес-процессам, начните с Kissflow HR Cloud и убедитесь, насколько простым может быть управление персоналом.

Статьи по теме:

• Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления персоналом
• Программное обеспечение для управления персоналом для малого бизнеса
• Руководство по управлению персоналом
• Шаги системы управления отпуском
• Руководство по управлению персоналом
• Шаги системы управления отпуском

Что такое система управления персоналом (HRMS)?

HRMS, или система управления человеческими ресурсами, представляет собой набор программных приложений, используемых для управления человеческими ресурсами и связанными с ними процессами на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. Система управления персоналом позволяет компании полностью понимать свою рабочую силу, сохраняя при этом соответствие изменяющимся налоговым законам и трудовым нормам.

Руководители и сотрудники отдела кадров являются основными пользователями, учитывая, что они выполняют повседневные кадровые операции и несут ответственность за соответствие требованиям и отчеты о производительности. Однако HR — не единственный отдел, который получает от этого выгоду. Компании могут предоставить менеджерам и сотрудникам возможность самообслуживания для решения общих задач, что является важным преимуществом для молодых сотрудников. Руководители могут использовать HRMS для получения данных о тенденциях в рабочей силе и их последствиях для бизнеса.

А учитывая, что расходы, связанные с персоналом, являются одними из самых больших расходов компании, интеграция HRMS с системой бухгалтерского учета имеет неоценимое значение для финансовых групп. Ведущие провайдеры не ограничиваются базовым бухгалтерским учетом, чтобы помочь компаниям извлечь больше финансовой информации из данных HR.

Видео: Что такое HRMS?

Сравнение HRIS и HRMS

Возможно, вы слышали термин «HRIS», аббревиатура от информационной системы управления персоналом, который используется как синоним HRMS. Корни этого уходят в 1980-е годы, когда ИТ-отделы были широко известны как отделы информационных систем управления (MIS). Когда информация и процессы управления персоналом были компьютеризированы, родилась производная от MIS — HRIS.

Основной функцией HRIS была электронная запись и управление записями сотрудников. Таким образом, HRIS — это аббревиатура, которую многие HR-профессионалы используют для описания того, когда записи, процессы и отчеты по кадровым ресурсам становятся электронными благодаря использованию программного обеспечения.

По мере развития технологий и расширения системы, выходящей за рамки ведения записей о сотрудниках, HRIS стала известна как HRMS. Сегодня эти термины по-прежнему используются как синонимы для описания программных систем, которые записывают информацию о сотрудниках и автоматизируют процессы управления персоналом в компании.

История HRMS

В 1970-х годах, когда компании стремились автоматизировать управление своими людьми, расчет заработной платы стал первой функцией HRMS, которая была компьютеризирована. Но потребовались технологии мэйнфреймов, чтобы рассчитать заработок работника, удержать отчисления, распечатать бумажный чек и отследить обязательства по выплате заработной платы. Только в начале 2000-х годов, с широким распространением прямого депозита и самообслуживания сотрудников, процесс начисления заработной платы стал полностью электронным.

Компания PeopleSoft была одной из первых компаний, разработавших более полную систему HRMS в конце 1980-х годов. Помимо начисления заработной платы, он предлагал управление картами сотрудников, найм, учет рабочего времени и посещаемости, управление льготами, компенсацию, отчетность о соответствии и другие функции, которые помогают специалистам по персоналу автоматизировать большую часть жизненного цикла сотрудников и принимать более эффективные кадровые решения.

Развитие Интернета в конце 1990-х годов принесло преимущества автоматизации еще большему числу HR-процессов. Например, бумажные объявления о поиске работы были заменены электронными досками объявлений о вакансиях, что дало рекрутерам и кандидатам новые способы общения. К 2010-м годам облачные технологии стали мейнстримом — теперь HR-группы в компаниях любого размера могли позволить себе набор приложений, не вкладывая средств в дорогостоящее компьютерное оборудование или ИТ-персонал для эксплуатации и обслуживания системы.

Что дальше?

2020 и последующие годы обещают еще больше инноваций в области HRMS. Машинное обучение и предиктивная аналитика встроены во многие современные системы, а появление настоящего искусственного интеллекта поможет компаниям прогнозировать будущие потребности в навыках, выявлять тенденции в рабочей силе и быстрее подбирать наиболее подходящих кандидатов для открытия вакансий.

Почему HRMS важна

Несмотря на то, что расходы на персонал, особенно на офисные помещения, в настоящее время постоянно меняются, учитывая переход к модели работы на дому, компании по-прежнему должны точно рассчитывать затраты на оплату труда, чтобы поддерживать текущие показатели дохода на одного сотрудника. Джозеф Хадзима, старший преподаватель Школы менеджмента Слоуна при Массачусетском технологическом институте, считает, что базовая заработная плата плюс налоги и льготы обычно составляют от 1,25 до 1,4 годового оклада. Таким образом, работник с доходом 50 000 долларов в год может фактически стоить от 62 500 до 70 000 долларов, не считая недвижимости и оборудования, такого как ПК и телефоны.

Кроме того, компании с перегруженными отделами кадров должны внедрять возможности самообслуживания. У HR-специалиста нет причин тратить время, например, на помощь менеджеру в регулярном обновлении отработанных часов или помощь сотрудникам в доступе к формам, таким как W-2.

К счастью, точная отчетность по финансовым данным и безопасное самообслуживание — это лишь два преимущества современной системы управления персоналом.

Функции системы управления персоналом

При рассмотрении вопроса о том, какая система управления персоналом подходит для вашей компании, полезно подумать о функциональных компонентах. Как правило, современные системы охватывают семь областей с разной степенью направленности.

Управление кандидатами: Относится к предложениям о трудоустройстве кандидатам и тому, как вы продвигаете свой бренд как во внешнем мире, так и среди нынешних сотрудников, которые могут подать заявку на внутреннюю работу или дать рекомендации. Критически важно для компаний, для которых опыт кандидата имеет первостепенное значение — от подачи заявки на управление резюме до планирования собеседования и подачи предложений, вплоть до адаптации.

Вовлеченность сотрудников: Люди, которые более вовлечены, как правило, производят более качественную работу и более полно принимают ценности компании и реализуют ее видение, поэтому важно, как сотрудник взаимодействует с руководством и коллегами. Часто HRMS — это способ пройти курс обучения, приобрести новый навык, построить карьеру, получить признание или стать наставником.

Управление персоналом: Не зря эту функцию часто называют «основным HR». Предоставляет центральный портал для поддержки процессов анализа, отчетности и соответствия требованиям. Именно здесь вы структурируете свою рабочую силу в организационные единицы, такие как отделы или местоположения; определить отношения отчетности между менеджерами и сотрудниками; и согласовать расчет заработной платы с учетными центрами затрат. Именно здесь записывается и хранится личная информация, и эта функция является краеугольным камнем усилий, направленных на то, чтобы предложить сотрудникам самообслуживание, максимизировать отчетность и улучшить предоставление кадровых услуг.

Оптимизация: Сбор информации из HRMS для разработки видения будущей рабочей силы является основным преимуществом. Это также наименее используемая функция типичной HRMS. Реальная ценность этой функции обычно проявляется при слияниях или поглощениях, резких экономических колебаниях в любом направлении или при уходе руководителей. Компании, которые применяют упреждающий подход к оптимизации рабочей силы, более устойчивы к изменениям, имеют более высокий уровень удержания лучших специалистов и более высокую вовлеченность сотрудников.

Начисление заработной платы: Это также основная функция HRMS — расчет доходов от брутто до нетто или от нетто до брутто, а также удержание индивидуальных вычетов и выдача платежей могут быть такими же рутинными, как и оплата аренды. Функции расчета заработной платы включают выбор пособий, а также расходы как работников, так и работодателей. Решения для расчета заработной платы с полным спектром услуг также автоматизируют подачу налоговых деклараций и депозитов. Функции самообслуживания позволяют сотрудникам вносить изменения в выборочные отчисления, прямые депозитные счета и налоговые удержания, а также получать копии отчетов о доходах без помощи отдела кадров.

Управление персоналом: Здесь отделы кадров отслеживают развитие сотрудников, оценки менеджеров и дисциплинарные взыскания; фиксировать время и посещаемость; и убедитесь, что компания обеспечивает здоровую и безопасную рабочую среду. Здесь также находятся функции планирования компенсаций, управления эффективностью, обучения и регистрации инцидентов. HR может разрабатывать структуры табелей учета рабочего времени, правила сверхурочной работы, политики нерабочих дней и цепочки утверждений таким образом, чтобы максимизировать автоматизацию, контроль и эффективность. В этой функции также настроен процесс оценки эффективности сотрудников, дополненный управлением целями.

Управление временным персоналом: Относится к основному управлению персоналом и имеет решающее значение для компаний, где не все сотрудники работают полный рабочий день. Подрядчики, консультанты, стажеры и временные сотрудники предоставляют специализированные навыки, поддерживают инициативы местных сообществ или университетские программы и справляются со скачками спроса на рабочую силу. HRMS не полностью управляет этими отношениями, потому что эти сотрудники не всегда получают заработную плату и обычно не имеют права на льготы; но работа, которую они выполняют, способствует успеху компании, и важно отслеживать, сколько временных сотрудников находится на борту в любой момент времени, а также общие затраты.

Как только вы четко поймете, какие функции наиболее важны, пора углубиться в конкретные функции.

Функции HRMS

Как и в случае с широкими функциональными возможностями, наборы функций HRMS могут широко варьироваться от поставщика к поставщику, и объединение нескольких продуктов может ограничить систему в целом. HR, ИТ, финансы и другие заинтересованные стороны должны тщательно оценить, какие из этих функций HRMS являются обязательными для компании.

Управление льготами: Помогает специалистам по кадрам разрабатывать планы, настраивать правила соответствия и осуществлять платежи или депозиты поставщикам льгот. Также предлагает самостоятельную открытую регистрацию и интегрирует расходы на пособия с бухгалтерским учетом.

Централизованные записи о сотрудниках: Предоставляет единый репозиторий, в котором хранятся, обновляются и поддерживаются все записи о сотрудниках. Позволяет улучшить отчетность и снизить затраты на соблюдение требований и подготовку к проверкам.

Управление обучением: Эти функции предназначены для того, чтобы помочь сотрудникам приобретать или развивать навыки посредством администрирования курсов, разработки курсов и учебных планов, тестирования и сертификации. Также позволяет компаниям развертывать и отслеживать необходимое обучение по соблюдению нормативных требований.

Отчетность и аналитика: Предоставляет возможность создавать операционные отчеты для отслеживания информации о персонале, заполнять отчеты о соответствии, разрабатывать ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения эффективности процессов управления персоналом и встраивать показатели управления персоналом в финансовые информационные панели для анализа и планирования в масштабах всей компании. и принятие решений. Также ищите возможность создавать специальные отчеты.

Вознаграждения: Рассчитывайте заработную плату, почасовую оплату, переменные выплаты бонусов, сверхурочные, комиссионные с продаж, надбавки за смену и надбавки к заслугам, удерживая нормативные и выборные отчисления, что приводит к точным чистым выплатам сотрудникам через регулярные промежутки времени. В этот набор функций иногда включаются льготы, такие как соответствующие взносы в пенсионный фонд или возмещение расходов на мобильный телефон.

Привлечение талантов: Рекрутеры могут создавать карьерные страницы на веб-сайте компании и в интранете, создавать заявки и описания вакансий, управлять вакансиями, интегрировать открытые вакансии с досками объявлений о вакансиях, управлять резюме, отслеживать кандидатов в процессе найма, расширять предложения о работе. , выполнять проверку биографических данных, администрировать проверки перед приемом на работу и создавать формы заявлений о приеме на работу, прежде чем передать новых сотрудников специалисту широкого профиля или менеджеру по найму для начала адаптации.

Управление талантами: Позволяет HR-специалистам развивать и оценивать сотрудников с помощью анализа производительности, управления целями и администрирования тестирования компетенций и навыков.

Время и посещаемость: Предоставляет возможность обрабатывать запросы на отгулы и управлять остатками отгулов, планированием сотрудников и управлением отсутствием, а также позволяет интегрировать табель учета рабочего времени с платежной ведомостью и проектами.

Пользовательский интерфейс: Поскольку HRMS может быть открыта для всех сотрудников, очень важен удобный интерфейс. Современные системы включают самообслуживание сотрудников и менеджеров, мобильные приложения, локализацию, персонализированные информационные панели, автоматизацию рабочих процессов, управление доступом на основе ролей и уведомления, чтобы свести к минимуму вовлеченность сотрудников и свести к минимуму запросы в отделы кадров или ИТ.

Планирование рабочей силы: Предоставляет возможность планировать и составлять бюджет затрат на рабочую силу и измерять фактические затраты как для текущих, так и для будущих сценариев. Может также использоваться для выявления пробелов в навыках, создания планов преемственности и определения приоритетов усилий по найму.

Дополнительные функции можно найти в специализированных HRMS, и не каждой компании нужна полнофункциональная система. Если вы решите использовать несколько поставщиков для формирования HRMS, убедитесь, что все продукты имеют открытую архитектуру, обеспечивающую двунаправленный обмен данными, необходимую интеграцию и загрузку файлов в систему. Использование одного поставщика для HRMS снижает потребность в одноразовых интеграциях, которые могут быть дорогими, сложными и трудными для обеспечения безопасности и обновления.

До сих пор мы говорили о возможностях и функциях. Но те, кому нужно убедить руководство в том, что HRMS — это разумная покупка, должны подготовиться к обсуждению рентабельности инвестиций на более высоком уровне.

Преимущества HRMS

Основным преимуществом HRMS является наличие всей информации о ваших сотрудниках в центральном хранилище. Это снижает риски, связанные с соблюдением нормативных требований, предоставляет обширный набор данных для информирования при принятии решений, помогает поддерживать вовлеченность сотрудников и повышает производительность специалистов по персоналу, а их процессы — более эффективно.

Давайте углубимся в пять главных бизнес-преимуществ HRMS.

Лучшее, более глубокое понимание: Без HRMS сотрудники и менеджеры создают данные в различных местах, от электронных таблиц до приложений для учета расходов и бумажных записей, что делает невозможным полное представление о затратах на рабочую силу. С HRMS все данные находятся в одном сегменте с более высокой целостностью. Это позволяет лучше и быстрее принимать решения. Это также имеет решающее значение для инициативы по планированию и аналитике рабочей силы, когда компания оценивает свою текущую рабочую силу и сравнивает эту реальность с будущими потребностями, определяемыми бизнес-целями. Некоторыми ключевыми преимуществами здесь являются возможность выявлять и устранять пробелы в навыках до того, как они повлияют на производительность, систематизировать планы преемственности и контролировать затраты на рабочую силу, анализируя, как сверхурочные или двойные выплаты влияют на финансовые показатели.

С помощью HRMS группы управления персоналом могут также выявлять ранние индикаторы проблем. Например, если высокоэффективные сотрудники одного отдела увольняются чаще, чем обычно, это может сигнализировать о токсичности менеджера. HRMS может соединить точки и помочь выявить сотрудников, подвергающихся риску.

Улучшение вовлеченности сотрудников: HRMS бесценна для развития и удержания талантов — это то, чем увлечены руководители HR. В рамках HRMS HR может создавать учебные программы, персонализировать планы обучения и карьерные пути, а также организовывать наставничество.

Фактически, Harvard Business Review предполагает, что развитие навыков имеет первостепенное значение для молодых сотрудников, и особенно предлагает программу наставничества, направленную на обмен опытом. Рабочие поколения Z и миллениалы также ожидают, что их будут регулярно спрашивать об их опыте. HRMS может сопоставлять старших сотрудников в одном отделе или регионе с теми, кто может извлечь выгоду из отношений наставничества, проводимых виртуально, а также проводить и табулировать опросы удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.

Все эти действия по разработке затем отслеживаются в HRMS для определения этапов разработки. Это помогает сотрудникам сохранять лояльность к компании.

Эффективность процессов и культура самообслуживания: Ответы на запросы или администрирование крупных программ, таких как зачисление льгот или обзоры эффективности, могут занимать до 40% времени специалиста по персоналу каждую неделю, и во многих случаях отдельные лица быть более чем счастливы сделать эту работу самостоятельно. В рамках HRMS отдел кадров может создать хранилище знаний, чтобы люди могли находить ответы на часто задаваемые вопросы, а сотрудники и менеджеры могли безопасно получать доступ к своим собственным записям, что позволяет отделу кадров сосредоточиться на дополнительных услугах.

Кроме того, HR-процессы, требующие утверждения на нескольких уровнях, такие как обработка табелей учета рабочего времени, заявок на работу и запросов на отгулы, могут отнимать много времени. HRMS обеспечивает рабочие процессы утверждения для автоматизации этих и других процессов, поэтому утверждающие лица уведомляются, когда наступает их очередь утверждать (или отклонять). Это может сократить время обработки более чем на 50% и повысить точность.

Меньшие внутренние накладные расходы: С точки зрения ИТ и капитальных затрат централизованный характер HRMS — особенно тот, который продается в полностью облачной модели «программное обеспечение как услуга» — требует меньше оборудования и данных центральное пространство и ИТ-ресурсы и ресурсы для разработки персонала для обслуживания, поддержки и обучения. Это рационализирует ИТ-расходы на HR-технологии, требует меньшего количества сотрудников службы поддержки и в целом повышает удовлетворенность постоянных пользователей HRMS, т. е. самой HR-группы.

Ускоренный набор персонала: Привлечение лучших специалистов и укрепление репутации вашей компании как «места, где все хотят работать» — еще одна область, которой увлечены HR-специалисты. Однако опыт кандидата в значительной степени игнорируется, потому что трудно получить представление о процессе поиска работы, когда объявления размещаются за пределами компании. HRMS решает эту проблему, связывая рекрутеров и кандидатов в электронном виде через доски объявлений и мобильные приложения, делая процесс более приятным и эффективным.

HR даже может получить доступ к технологии объединения кандидатов, которая ускоряет пассивный набор при открытии новых вакансий.

Безопасность HRMS

Личная информация сотрудников требует высокого уровня защиты не только для соблюдения прав на неприкосновенность частной жизни и выполнения требований по соблюдению требований, но и для поддержания позитивной культуры. Никакая другая отдельная информация не может посеять разногласия так, как сотрудник, узнавший, сколько зарабатывают его коллеги на аналогичных должностях, за исключением, возможно, подробностей действий персонала, которые становятся достоянием общественности.

Таким образом, функции безопасности для защиты доступа к конфиденциальной информации о сотрудниках должны стоять на первом месте в вашем списке требований HRMS.

В то время как в некоторых отраслях, таких как здравоохранение или финансы, а также в многонациональных компаниях могут быть специальные требования к безопасности, все покупатели HRMS должны настаивать на: , зря. Руководители должны иметь возможность выполнять одни задачи, отдельные работники, другие, которые касаются их собственных данных. HRMS должна допускать все роли, необходимые для управления заинтересованными сторонами.

Сегментация системы: HRMS должна быть настроена таким образом, чтобы определенные данные были доступны только определенным людям или ролям. Даже в отделе кадров некоторые компании внедрили протоколы безопасности, чтобы предоставить HR-специалистам доступ только к тем сегментам рабочей силы, которые они обслуживают. Часто исполнительные платежные ведомости полностью разделены на уникальные учетные единицы для защиты этой информации.

Двухфакторная аутентификация: Широкое распространение мобильных телефонов значительно упрощает использование технологии двухфакторной аутентификации для повышения уровня безопасности.

Шифрование данных: Все данные персонала должны быть зашифрованы во время хранения в HRMS и при передаче конечному пользователю.

Политики надежности и сброса пароля: ИТ-отдел должен иметь возможность требовать определенной длины и сложности пароля и указывать периодичность сброса каждые 30 дней, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации HRMS.

Многосторонний подход к безопасности HRMS — это то, что наверняка понравится потенциальному инвестору, покупателю или андеррайтеру по страхованию кибербезопасности, поэтому предусмотрите его с самого начала.

Выбор системы управления персоналом

Рынок систем управления персоналом сильно фрагментирован и может быть огромным: на некоторых ведущих веб-сайтах, посвященных обзору программного обеспечения, перечислено более 700 компаний, предоставляющих системы управления персоналом. Оценка их всех со скоростью два в день заняла бы почти целый год.

Итак, первым шагом является разделение потенциальных поставщиков на три группы:

ERP, или Планирование ресурсов предприятия, поставщики имеют встроенные интеграции с другими бизнес-приложениями, такими как бухгалтерский учет, CRM и закупки, поэтому вы получаете преимущества централизация, например необходимость вводить запись о сотруднике только один раз. При более низких затратах на интеграцию модель ERP может обеспечить более единообразное взаимодействие с пользователем, и вы получаете единую модель безопасности — вот почему 95% предприятий сообщают об улучшении процессов после внедрения ERP.

Недостатком категории ERP является то, что вы не всегда найдете всю глубину функций, предлагаемых специалистом по HRMS, поэтому вам, возможно, придется выполнять некоторые задачи, например расчет заработной платы, самостоятельно. Пользовательские интерфейсы также могут быть менее удобными для пользователя — скорее интерфейс бухгалтерского учета, чем интерфейс социальных сетей потребительского уровня.

Лучшие в своем классе поставщики специализируются в одной-трех областях (иногда больше) HRMS. Они предлагают больше возможностей с менее сложными пользовательскими интерфейсами. Недостатком лучших в своем классе поставщиков является то, что они, как правило, не могут предоставить полную комплексную систему HRMS, и если вам нужна интеграция с другими системами, такими как бухгалтерский учет, потребуются дополнительные расходы. Система может не расти вместе с вашей компанией, поэтому спросите о масштабируемости.

Поставщики услуг предлагают полностью аутсорсинговое решение, когда компания платит провайдеру за начисление заработной платы, уплату налогов, администрирование льгот, обеспечение соответствия отдела кадров и отправку данных в бухгалтерию, чтобы расходы, связанные с персоналом, можно было включить в финансовые отчеты. Поставщик услуг действует как ваш отдел кадров, требуя, чтобы в вашей компании работало меньше специалистов по персоналу.

Такие услуги имеют более высокую ежемесячную стоимость, от них может быть сложно отказаться, они дают вам меньший контроль над вашими данными и процессами управления персоналом и требуют более высоких затрат на интеграцию.

Когда приобретать HRMS

Не существует универсального ответа на вопрос, когда начинать проект HRMS. Общие события, побуждающие компании к покупке или обновлению, включают наем нового руководителя отдела кадров, расширение бизнеса в другие штаты или страны, неудачный аудит, покупку новой системы бухгалтерского учета или слияние или поглощение. Другие факторы включают в себя новые требования к нормативной отчетности, быстрый рост или необходимость лучшего планирования будущей рабочей силы.

Руководители отделов кадров, финансов и ИТ должны входить в отборочную комиссию HRMS. После того, как выбор сужен, хорошей идеей будет привлечь несколько сотрудников, которые действительно будут использовать систему, чтобы оценить интерфейс и функциональность. Затем эти сотрудники могут выступать в качестве поборников системы после ее развертывания.

Компоненты успеха HRMS

Итак, вот наши пять ключей к тому, чтобы получить максимальную отдачу от покупки HRMS:

1. Если вы смотрите в будущее, изучите системы, которые могут использовать машинное обучение и прогнозную аналитику сейчас и в ближайшее время. иметь дорожную карту для ИИ. Чем раньше вы начнете вводить данные в систему, тем лучше она сможет дать рекомендации о будущих потребностях в рабочей силе и подобрать кандидатов на должности.
2. Различные HRMS преуспевают в определенных областях. У вас большой оборот? Затем внимательно изучите возможности управления кандидатами. У вас многонациональная рабочая сила? Убедитесь, что система может обрабатывать сложные сценарии расчета заработной платы. Вы нанимаете много временных сотрудников, но задаетесь вопросом, не будет ли разумнее нанять? Функция управления временным персоналом может помочь в анализе.