Система управления бизнес процессами: BPM-система (Business Process Management) | Управление бизнес процессами и автоматизация

Система управления бизнес процессами: BPM-система (Business Process Management) | Управление бизнес процессами и автоматизация

BPM-система (Business Process Management) | Управление бизнес процессами и автоматизация

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления организацией, представляющая деятельность предприятия как совокупность процессов. Объединяет идеи менеджмента бизнес-процессов и IT-среду для их изменения (специализированное программное обеспечение, BPM-система) с использованием BPMN-нотации.

BPM-система (BPMS, Business Process Management System, Business Process Management Software) – это класс IT-систем, позволяющих автоматизировать управление отдельными бизнес-процессами (БП), компанией в целом и её эффективностью. С помощью BPM-системы реализуются функций моделирования, исполнения, контроля и поиска способов оптимизации процессов.

Пример HR бизнес-процесса

В отличие от функционального подхода к управлению, в котором на первый план выходят объекты, ресурсы и результаты, иерархия и директивы, процессный подход концентрируемся на способе достижения цели, отвечая на вопрос

«как это лучше сделать?».

Непрерывный цикл управления включает:

• Определение целей деятельности, конкретной задачи или вектора развития.
• Моделирование факторов достижения этих целей, ограничений и препятствий.
• Планирование действий и расстановка ресурсов для получения результата, т.е. описание процесса.
• Оперативный контроль процесса, позволяющий отслеживать состояние ключевых показателей эффективности и их отклонение от модели БП.
• Анализ промежуточных итогов и результатов, составление отчётности для принятия решений об оптимизации процесса.

Запись доклада о кейсе внедрения BPM-системы для финансового управления лизинговой деятельностью

Задачи Business Process Management (BPM)

BPM-системы помогают в управлении многообразием бизнес-процессов (БП), существующих на предприятии. С их помощью создаются наглядные графические схемы, анализируются оперативная информация и накопленные данные для улучшения и оптимизации деятельности. Таким образом, собственно автоматизация или цифровая трансформация бизнес-процессов – не являются основной задачей BPM.

Ключевая цель BPM – повышение эффективности управления и работы компании в целом.

Управление бизнес-процессами (BPM) начинается с их описания и регламентирования (стандартизации) последовательности автоматизированных этапов и неавтоматизированных действий сотрудников для решения определённой задачи. При появлении нового бизнес-процесса его необходимо смоделировать, внедрить, оттестировать и назначить ответственного за исполнение. BPM-система помимо прикладных функций управления этими действиями в каком-то программном интерфейсе, решает задачи повышения их эффективности.

Задачи внедрения и использования BPM-системы

• Ускорение бизнес-процессов: алгоритмизация деятельности подразделений компании, составление регламентов с обозначением предельных сроков выполнения каждого этапа, снижение объёма «ручных» операций в пользу их автоматизации.
• Обеспечение прозрачности процессов для всех участников и руководителей: соблюдение правил позволяет достигать ожидаемого стандартизированного результата в установленные сроки.
• Повышение эффективности труда и исполнительской дисциплины: система высвобождает ресурсы для этапов, которые невозможно автоматизировать и участие человека необходимо, напоминает о сроках, задачах и т.д.
• Сбор данных о процессах: время исполнения, загрузка специалистов, затраты ресурсов и т.д.

Внедрение системы улучшает исполнительскую дисциплину, предоставляет механизмы прозрачного контроля, мониторинга и определения слабых, уязвимых «точек» в процессах организации, позволяет сформировать базу для постоянного улучшения бизнес-процессов.

Автоматизированная система управления процессами позволяет компании быть гибкой и быстро подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. Именно поэтому крупные компании внедряют и адаптируют под свою специфику системы для управления бизнес-процессами.

Организация автоматизации бизнес-процессов – одна из функций CSP-платформы Docsvision.

Преимущества BPM-систем

• Ускоренная экономическая выгода от внедрения — информационные системы управления бизнес-процессами окупаются быстро.
• Для моделирования процессов используются визуальные схемы (графические нотации), что позволяет лучше понять особенности и представить корпоративные процессы, увидеть их слабые места.
• Простота в обучении и освоении нюансов сотрудниками компании. Графические модели также подходят для иллюстрации и в качестве инструкции исполнителям, в виде последовательности действий, условий движения по этапам процесса.
• Результаты и сроки стандартизированы, соответствуют установленным регламентам. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора на уровень качества, сервиса и других важных показателей.
• Прозрачный контроль со стороны менеджмента за оперативной ситуацией.
• Эффективное управление рабочим временем и чёткое разграничение задач для исполнителей на линейных уровнях.
• Достаточная гибкость, возможность оперативно вносить изменения в бизнес-процессы с минимальными затратами ресурсов. Сокращается срок информирования об обновлении процесса, так как изменения автоматически применяются для всех пользователей системы.

BPM-система не должна быть привязана к жёсткой модели, необходима гибкость для автоматизации как универсальных, так и уникальных, специализированных процессов, существующих только в конкретной компании. Информационные системы управления бизнес-процессами сохраняют постоянную, обновляющуюся в режиме реального времени связь между всеми подразделениями предприятия. Кроме этого, систему с лёгкостью можно интегрировать с другими корпоративными информационными системами, что ещё больше повышает её гибкость.

Информационные системы класса BPM, представляя один из многочисленных видов корпоративного ПО, всё-таки стоят в этом ряду особняком. Управленческая культура переплетена с их функциями чрезвычайно тесно, а также они могут охватывать буквально всю деятельность предприятия, выстраивая сквозные процессы и за пределы самой компании.

С течением времени, когда управленческая деятельность становилась всё сложнее, действующие в разных подразделениях монорешения постепенно превращались в «зоопарк» IT-систем, несвязанных друг с другом, что приводило в том числе к расхождениям данных в разных приложениях.

Современные корпоративные IT-решения – это платформы, которые обеспечивают функциональность для построения единого информационного пространства и объединяют возможности СЭД, ECM, BPM, а также предоставляют инструменты для простой интеграции с другими сервисами и системами.

Эволюция классов корпоративных информационных систем

Платформа Docsvision представляет класс CSP (Content Service Platform) решений, который включает в себя BPM-подсистему для управления сквозными бизнес-процессами. ООО «ДоксВижн» входит в ТОП крупнейших вендоров BPM-систем в России.

Структура BPM-систем

Система корпоративного управления бизнес-процессами должна обеспечивать полноценную программную поддержку трёх ключевых этапов работы с любым бизнес-процессом: моделирование, исполнение и мониторинг.

Моделирование

Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи штатного конструктора BPM-системы с дизайн-элементами. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, который можно быстро проанализировать и скорректировать. На модели выстраивается бизнес-логика и последовательность шагов. Также определяются необходимые входные данные для старта процесса, пользователи или другие процессы, которые их передают.

Моделирование бизнес-процесса в конструкторе BPM-системы

Результат моделирования – готовый процесс, который сразу можно запустить. Важно отметить, что бизнес-аналитикам не нужно прибегать к помощи программистов, так как все работы выполняются стандартными инструментами BPM-системы.

Исполнение

За этот этап отвечает ядро BPM-системы (сервис БПМ или сервис управления бизнес-процессами) и конкретные исполнители каждого шага. Сервис запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Также BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности серверных компонентов зависит скорость работы системы и исполнения параллельных процессов, возможности масштабирования для комфортной одновременной работы большого числа пользователей.

Мониторинг

Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Сервисы мониторинга в удобном графическом дашборде собирают информацию о наиболее частых процессах, длительности, распределении ресурсов (загруженные и «свободные» специалисты), направляют уведомления о критических расхождениях, нарушении сроков и т. д.

Обязательные элементы BPM-системы

Таким образом, для полноценного выполнения функций BPM-системы необходимы следующие компоненты:

• Конструктор для моделирования процессов (Business Process Modeling), обеспечивающий возможность «непрограммистам» создавать модели процессов организации, настраивать правила и бизнес-логику.
• Средства отладки, которые позволяют тестировать процессы без привлечения конечных исполнителей.
• Инструменты для разработки приложений, для создания и глубокой настройки удобных и понятных пользовательских представлений, диалоговых окон и т.д.
• Инструменты для конфигурирования самой BPM-системы, разграничения прав доступа, управления потоками данных, информации, документации и т.д.
• Пользовательский интерфейс процессов и задач, чтобы сотрудники и руководители могли смотреть поставленные задания, расставлять их по приоритетности и выполнять по плану.
• Workflow-инструменты, решения для формирования отчётов.
• Аналитические модули (Business Process Analysis), которые накапливают целевые показатели и динамически обрабатывают потоки данных, представляют их в визуальном формате, подсвечивая проблемные этапы и ресурсные ограничения. От того, насколько удобно разработан интерфейс этих модулей зависит скорость принятия решений о внесении корректировок в процесс.
• Системы мониторинга и сервисы уведомлений.
• Модули и шлюзы для интеграции BPM-системы с другими сервисами и встраивания её в текущий IT-ландшафт предприятия.

Комплекс интеграций IT-систем и сервисов для процессов финансовой компании

Адаптивные BPM-системы

В настоящее время скорость изменений бизнес-процессов возросла (и эта тенденция только усиливается) настолько, что IT-решения могут стать препятствием для развития компаний. Поэтому сегодня системы, которые позволяют наиболее легко и быстро вносить изменения, обеспечивают предприятиям серьёзные конкурентные преимущества.

Чтобы поддержать необходимый уровень адаптивности и скорость реагирования на изменение оперативной рыночной ситуации, BPM-системы стремятся к упрощению настройки и корректировки логики бизнес-процессов. Внести изменения может администратор или бизнес-аналитик, то есть опытный пользователь системы с необходимым уровнем доступа и даже без навыков программирования. Это ускоряет развитие корпоративных систем и устраняет информационный разрыв между пользователями и IT-специалистами.

Адаптивность BPM-системы напрямую зависит от встроенных Low-Сode инструментов настройки, и значимость их функций продолжает расти.

Кому нужна BPM-система?

Наибольший эффект от использования решений для автоматизации БП получают компании крупного и среднего сегмента, с большим числом сотрудников, подразделений и регулярных типовых процессов, которым необходимо эффективно коммуницировать для достижения результата.

Целевые процессы для автоматизации в BPM-системе

Примерами могут служить любые массовые, повторяющиеся процессы, особенно с цепочками этапов дистанционной обработки разными специалистами:

• процессы кредитования, выдачи траншей (см. кейсы финансовой группы SEB и ИФК «Солид»),
• процессы обработки заявок и заключения договоров в страховой компании (см. кейс СК «Райффайзен Лайф» ),
• процесс формирования заказа на поставку в логистике,
• процесс сбора первичных анкет или заявлений в филиалах компании для последующей обработки в корпоративном ОЦО (Общий Центр Обслуживания),
• процессы обработки обращения гражданина в МФЦ и направления результата по почте и т. д. (см. кейс Центра муниципальных услуг Екатеринбурга)

Пример построения сквозного бизнес-процесса на базе Docsvision

Как выбрать BPM-систему?

При выборе ПО для управления бизнес-процессами необходимо обратить внимание на ключевые критерии:

• Инструменты визуального (графического) моделирования бизнес-процессов.
• Удобство кастомизации и администрирования системы.
• Поддержка организационной структуры и ролевой модели.
• Преднастроенные шаблоны бизнес-процессов.
• Различные типы заданий «человек-человек» и удобство интерфейса конечного пользователя.
• Инструменты мониторинга и информирования в реальном времени об отклонениях от стандартных показателей процесса.
• Возможность корректировки заданий и процессов, включая оперативное вмешательство в случае необходимости.
• Современная архитектура, обеспечивающая высокую производительность и возможность масштабировать систему.
• Способность обрабатывать больше число процессов, включая длительные, разветвлённые, динамически изменяющиеся и т.п.
• Возможность развивать систему встроенными инструментами, снижая необходимость привлекать IT-специалистов или разработчиков.

Для первого знакомства можно запросить демоверсию BPM-системы или воспользоваться бесплатным пробным периодом. Также многие разработчики и интеграторы предлагают развернуть и настроить демостенд для тестов под запрос и конкретные задачи заказчика.

Внедрение системы Business Process Management

Состав работ по внедрению BPM-системы определяется в каждом конкретном случае исходя из требований проекта, но базово принято выделять 5 этапов:

1. Подготовительный этап включает в себя выбор контура процессов для первичной автоматизации и описание их алгоритмов. На этом этапе составляется карта процессов, ответственных, исполнителей, ресурсов, описывается бизнес-логика, то есть процессы моделируются «на бумаге».
2. Прототипирование и начало собственно внедрения. На этом этапе создаётся прототип системы, процессы из первого этапа настраиваются уже в программной среде. Представители заказчика могут исследовать функционал прототипа.
3. Интеграция BPM-системы с другими сервисами, если это необходимо для запуска и обработки процессов.
4. Тестирование и отладка, проверка функциональности и финальные доработки.
5. Ввод в промышленную эксплуатацию, то есть внедрение в действующие процессы компании и обучение сотрудников работе в системе.

Доступно 3 метода внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.

При выборе первых двух методов специалисты «ДоксВижн» или партнёры-интеграторы полностью выполняют работы по внедрению системы: начиная от этапа сбора требований и подготовки, заканчивая технической поддержкой, а также в дальнейшем предлагают услуги по расширению возможностей системы, её масштабированию.

 

«ДоксВижн» регулярно проводит разнообразные курсы обучения администрированию и настройке Docsvision, которые помогают сотрудникам заказчика лучше ориентироваться в инструментах платформы. Также действующие клиенты всегда могут обратиться в службу технической поддержки Docsvision.

После завершения внедрения систему необходимо поддерживать в актуальном состоянии, развивать, расширять количество автоматизированных процессов, вести работы по оптимизации, чтобы задействовать весь потенциал BPM.

BPM и технология Process Mining

Важно понимать, что даже при стандартизированных БП сотрудники отклоняются от регламентов. Люди – не машины, в отличие от автоматизированной системы, которая работает так, как её запрограммировали и настроили. Сотрудники руководствуются регламентами, но принимают итоговое решение в зависимости от конкретной ситуации. Если таких отклонений становится много, BPM-система должна сигнализировать о необходимости актуализировать процесс.

Технология Process Mining позволяет, опираясь на данные, накопленные в многочисленных циклах прохождения процессов, оценивать и своевременно устранять расхождения модели БП и изменившейся объективной реальности.

Запись вебинара о применении Process Mining для оптимизации процессов

Совмещение данных из BPM-системы с технологиями искусственного интеллекта, средствами Business Process Intelligent и Process Mining отрывают новые горизонты динамического улучшения бизнес-процессов компании.

Docsvision как платформа для комплексной BPM-системы

Подсистема управления бизнес-процессами Docsvision выполняет ключевые функции BPM:

• Визуальное моделирование процессов и их высокоуровневое описание, а также быстрое прототипирование приложений, которые могут быть использованы, например, для согласования технического задания с заказчиком внедрения автоматизации процесса.
• Визуальная разработка приложений с поддержкой сложных алгоритмических функций, реализующих серверную активность, интеграционные функции и функции маршрутизации заданий. Многие функций можно настроить без программирования, используя конструкторы и Low-Code инструменты платформы.
• Мониторинг хода активных процессов и сбора разнообразных показателей и метрик их исполнения.
• Интеграция бизнес-процессов, пересекающих границы информационных систем, например, СЭД и ERP/CRM.

Платформа Docsvision архитектурно и функционально предоставляет все средства для построения корпоративной BPM-системы:

• Полноценный, расширяемый редактор бизнес-процессов, позволяющий моделировать БП любой сложности.
• Средства отладки процессов в режиме эмуляции.
• Полнофункциональная workflow-система, которая обеспечивает реализацию процессов и содержит инструменты их визуального мониторинга.
• Готовые шлюзы и модули для бесшовной сквозной автоматизации процессов путём интеграции с другими приложениями, сервисами и корпоративными информационными системами.
• Инструменты для накопления метрик процессов, формирования представлений их в различных отчётах.

Архитектура CSP-платформы позволяет внедрять Docsvision параллельно с используемыми средствами автоматизации документооборота компании, постепенно собирая функции разрозненных монорешений в единой системе без необходимости останавливать рабочие процессы. В списке реализованных проектов свыше 1 500 компаний коммерческого и государственного сектора, предприятия различных масштабов и профиля. Платформа Docsvision занимает лидирующие позиции на российском рынке корпоративных информационных систем для управления процессами и постоянно совершенствует техническую базу и расширяет список функций.

Сколько стоит BPM-система?

Стоимость BPM-системы зависит от масштаба проекта, числа и сложности бизнес-процессов, которые необходимо ввести в эксплуатацию сразу при внедрении. Бюджет складывается из цены лицензий на программный продукт и услуг по его интеграции. При необходимости закупки оборудования для создания IT-инфраструктуры, эти затраты также принято включать в общий бюджет проекта.

Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Сервис управления бизнес-процессами входит в число базовых компонентов, а при помощи модулей каждый заказчик может собрать комплексное решение с необходимой именно ему функциональностью и не платить за «лишние» блоки. Стоимость редакции Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.

Максимальный экономический эффект внедрения BPM-системы достигается при автоматизации процессов с высокой частотой повторения, которые задействуют большое число участников и воплощают сложную бизнес-логику. Система управления бизнес-процессами на базе Docsvision даёт возможность создать прочный каркас для повышения финансовой эффективности и дальнейшего роста и развития компании.

Система управления бизнес-процессами — BPMS | ELMA BPM

создана для бизнес-пользователей. Моделирование, контроль и улучшение процессов компании в системе не требуют привлечения программистов. Вся бизнес-логика настраивается сотрудниками, которые знают, как организовать эффективную работу.

Смотреть демоверсию

Управление бизнес-процессами в BPMS

Business Process Management System (BPMS) — ПО, реализующее концепцию процессного управления, которая рассматривает компанию как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов. Участие в них принимают сотрудники из разных департаментов. Задача процессного подхода — выстроить взаимодействие людей и порядок выполнения различных операций для получения быстрого и качественного результата.

Понятие бизнес-процесса предполагает, что каждый сотрудник не только четко понимает свои функции и задачи своего отдела в рамках оргструктуры, но и осознает, каким образом его работа влияет на конечный результат процессов, в которых он участвует. Стратегические цели компании достигаются через построение, контроль и непрерывное развитие бизнес-процессов.

Моделирование

Чтобы упросить описание бизнес-процессов в компании, в комплект системы ELMA входит дизайнер процессов. Это простой визуальный редактор. Он позволяет создавать наглядные схемы работы с помощью условных обозначений нотации BPMN 2.0. Нотация привычна для аналитиков и понятна людям бизнеса.

Исполнение

BPM-система обеспечивает выполнение бизнес-процессов — делает созданные в редакторе модели исполнимыми. ELMA сама ставит задачи участникам процессов и отправляет им нужные в работе сведения. При необходимости обменивается данными с другими ИТ-системами компании.

Как работает ELMA BPM

Улучшение

По итогам исполнения процессов и получения обратной связи от сотрудников компания может в любое время корректировать процессы. Суть bpm — поддерживать стабильную работу и непрерывное развитие компании. С ELMA бизнес остается гибким и оперативно реагирует на все внутренние и внешние изменения.

Контроль

Руководители получают возможность отслеживать текущие стадии и этапы процессов, контролируя работу в режиме реального времени. Система информирует об отклонениях от плановых характеристик и создает готовые отчеты по исполнительской дисциплине.

Узнайте, как работает ELMA. Оцените возможности и интерфейс BPM-системы прямо в браузере

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Чем отличается организация бизнес-процессов в BPM-системе?

Технология организации бизнес-процессов в ELMA выполняется согласно циклу — от создания модели рабочего процесса к ее улучшению. Система контролирует, чтобы бизнес-логика, заложенная при построении моделей, соблюдалась в реальной деятельности предприятия. И позволяет быстро корректировать процессы, основываясь на данные об их эффективности и новые потребности компании.

Автоматизация работы и одновременно гибкость к улучшениям — редкие для одного ИТ-инструмента качества. Чтобы оптимизировать бизнес-процесс в системе, достаточно внести нужные изменения в его модель в графическом редакторе. Без программирования, дополнительных затрат и прерывания работы по процессам.

Цикл Деминга. 4 стадии PDCA | Naked BPM

Система ELMA BPM объединяет бизнес и ИТ

Моделирование процесса и его оптимизация в BPMS выполняются аналитиками или другими бизнес-пользователями, без участия ИТ-специалистов. Порядок выполнения задач описывается с помощью наглядных диаграмм BPMN 2.0. Руководители могут сами отслеживать и устранять проблемные места, редактируя схемы бизнес-процессов.

Подробнее о нотации BPMN 2.0

Анализ исполнения процессов определяет для компании метод ее дальнейшего развития. BPMS формирует наглядные отчеты и предоставляет объективную информацию о показателях процессов, позволяя принимать взвешенные управленческие решения.

Узнать о показателях процессов

Чтобы увеличить эффективность, ELMA позволяет автоматизировать выполнение рутинных операций. Например, с помощью сценариев или роботизации процессов (RPA).

Подробнее о сценариях в ELMA
Узнать об RPA

ELMA организует совместную работу по процессам

Выполнение и поддержание бизнес-процессов в ELMA повышает эффективность взаимодействия между подразделениями компании, исключает потери информации и минимизирует влияние человеческого фактора. Сотрудники используют внутренний портал системы для получения задач, быстрого обмена файлами и сообщениями. Они работают в ELMA через интернет-браузер или используют мобильные приложения.

Внутренний портал в системе можно настраивать для удобства пользователей. Он содержит полезные для работы инструменты:

• Общая лента сообщений компании.

• Календарь для планирования дел, встреч и совещаний.

• Информационные окна (портлеты) с необходимыми отчетами, которые в режиме реального времени формирует BPMS. А также портлеты со списками задач, документов, бизнес-процессов и другие.

Узнайте подробнее о том, какие есть бизнес-процессы в организации. Смотрите полную классификацию процессов APQC PCF.

Объедините бизнес и ИТ для эффективного исполнения процессов

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Управляйте сквозными бизнес-процессами эффективно

Любой бизнес-процесс имеет стадии выполнения. К работе подключаются сотрудники из разных департаментов, каждый из которых отвечает за выполнение только своих отдельных операций. Одни задачи выполняются с помощью корпоративных приложений, другие операции – вручную. Такая фрагментация работы мешает грамотному управлению.

BPM-система ELMA делает любой процесс компании прозрачным, позволяя охватить его единым взглядом и контролировать работу целостно от самой первой до последней операции. Это дает возможность бизнесу объективно анализировать работу и определять суть выполнения бизнес-процесса, а также находить проблемные участки и принимать правильные решения по их оптимизации.

Система для управления бизнес-процессами позволяет:

• Организовать и обеспечить исполнение бизнес-процессов.

• Интегрировать BPMS с другими ИТ-системами компании, избавившись от лоскутной автоматизации.

• Контролировать работу по процессам не только в рамках бизнес-функций, но и комплексно от старта и до завершения.

• Гибко улучшать бизнес-процессы и сразу видеть эффективность изменений.

Вебинар «Внедрение процессного управления»

Используйте полную классификацию бизнес-процессов APQC PCF на русском языке

О классификацииСкачать

О классификацииСкачать

Преимущества системы ELMA BPM

Скорость внесения изменений

Возможность быстро реагировать на новые условия работы и проверять гипотезы оптимизации, просто перестраивая логику бизнес-процессов.

Узнать об оптимизации процессов

Мгновенный мониторинг результата

Управление бизнес-процессами bpm основывается на объективных данных. Система позволяет в реальном времени анализировать эффективность исполнения процессов и каждого внесенного изменения.

Узнать об анализе процессов

Доступность для бизнес-пользователей

Моделирование, запуск и доработка исполняемых процессов не требуют от сотрудников навыков программирования.

Узнать о Low-Code

Простота работы в системе

Возможность работы в любом браузере и мобильное приложение ELMA обеспечивают удобный доступ к системе.

• Узнать об интерфейсах ELMA

Легкость интеграции

BPM-система позволяет поддерживать в организации полную прозрачность исполнения процессов. Система взаимодействует с корпоративными ИТ-решениями через веб-сервисы и API. Предусмотрены готовые модули интеграции с системами «1С: Предприятие», SAP, Oracle, MS Axapta и другими.

Узнать об интеграции

Узнайте, как работает ELMA BPM. Оцените возможности и интерфейс системы прямо в браузере

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Смотреть демоверсиюЗадать вопрос

Проекты

Проекты

I-Teco   / Автоматизация согласования событий и мероприятий для клиентоориентированной и инновационной ИТ-компании

КАПИТАЛ LIFE   / Автоматизация операционных процессов и создание базы данных для технологического лидера в сфере страхования

Kapital Bank   / Автоматизация процессов фронт- и бэк-офиса крупнейшего банка Азербайджана

Журнал

5 шагов миграции на платформы автоматизации клиентского сервиса и сопровождения продаж

Расскажем, как благодаря Low-code можно в сжатые сроки спроектировать интерфейс системы

Алексей Кольмай

Комплексный подход по взаимодействию с клиентами: решения CRM+Service для увеличения LTV клиента

Как построить комплексный подход по взаимодействию с клиентами

Алексей Кольмай

Система

ударов в минуту | 10 основных функций системы управления бизнес-процессами

7.

Интеграция с существующими программными системами

Очень немногие компании используют решение BPM, которое не может взаимодействовать с другими базовыми программными системами. Без возможности интеграции вы будете выполнять множество ручных передач данных туда и обратно, что эффективно убивает чистый выигрыш от автоматизации. Без мощных интеграций инструменты управления бизнес-процессами (bpm) — полный провал.

Эти интеграции должны включать подробную поддержку API, веб-перехватчики, REST API и многое другое.

8. Отчеты и аналитика

Без качественной отчетности система BPM — это просто инструмент рабочего процесса. Однако многие инструменты BPM не предлагают готовых к использованию статистических данных или показателей процесса. Также отчеты по данным формы должны быть мощными и настраиваемыми. Вы должны иметь возможность генерировать отчеты, которые сообщают вам:

• Среднее время, необходимое для выполнения отдельного шага и целых элементов
• Моментальный снимок всех открытых позиций
• Как часто элемент отклоняется или перенаправляется

Отчеты должны быть чем-то большим, чем просто экспортированные файлы CSV. Отличные инструменты BPM поставляются с настраиваемым генератором диаграмм, который позволяет вам использовать широкий спектр графиков и тепловых карт.

9. Производительность для больших баз пользователей

Мы живем в эпоху, когда небольшая команда из 3-4 инженеров может собрать продукт и назвать его «лучшей системой bpm» на своем веб-сайте. Даже если они создали все другие функции, которые мы обсуждали, программное обеспечение работает по-разному, когда у вас 100 пользователей, а не 1 миллион.

Проведите исследование, чтобы узнать, сколько клиентов есть у вашего потенциального поставщика ПО BPM. На каких системах они построили продукт? Смогут ли они масштабироваться по мере роста их пользовательской базы?

10. Показатели эффективности процессов

Все бизнес-процессы имеют сроки, связанные с ними, но не все из них соответствуют своевременным эталонным ожиданиям. В подобных ситуациях руководители бизнеса должны определить, что вызывает отставание и как его можно исправить.

Process Performance Metrics — это инструмент, который помогает предприятиям выявлять проблемы в процессе и принимать обоснованные решения по улучшению неэффективных процессов. В BPM метрики производительности процесса – это автоматически собираемые системные данные, которые оцениваются администратором процесса, чтобы определить, является ли проблема результатом:

• Плохое моделирование процесса
• Плохое выполнение процесса

11. Совместная работа

Процессы часто требуют обсуждения контекста, обмена заметками о встречах и других видов связи, которые должны происходить в том же месте, где происходит ваша работа.

Совместная работа делает общение тесным и целенаправленным, а вся ваша команда может внести свой вклад в улучшение и оптимизацию процессов.

Empower End User Computing

Как следует из названия, управление бизнес-процессами больше связано с бизнесом, чем с технологиями. Однако, даже если бизнес понимает свои потребности, у него обычно нет технической поддержки для их удовлетворения. Эти пользователи в конечном итоге порождают теневые ИТ-проекты. Эти теневые ИТ-проекты часто кажутся хорошими в краткосрочной перспективе, но впоследствии наносят одинаковый ущерб как бизнес-команде, так и ИТ-отделу.

Поэтому при выборе платформы BPM важно выбрать платформу, удобную для бизнеса, практически не требующую программирования и позволяющую пользователям создавать собственные процессы и управлять ими при значительной поддержке ИТ. ИТ-отдел должен владеть платформой и обеспечивать администрирование и контроль доступа к ней. Выбор этого варианта является беспроигрышным как для ИТ, так и для бизнеса.

Узнайте о человеко-ориентированных инструментах BPM для бизнес-пользователей, которые не сломают спину ИТ-специалистам

Сфера управления бизнес-процессами (BPM) быстро растет, и постоянно появляются новые программные решения. Прежде чем рассматривать новое решение BPM, убедитесь, что оно обладает всеми необходимыми функциями. Вы также можете лучше обслуживать полностью цифровое рабочее место, которое также допускает менее структурированные процессы.

Kissflow Process — это комплексное решение BPM, которое органично встраивается в цифровое рабочее место, а также предлагает управление проектами и делами. Начните работать с Kissflow сегодня!

Что такое управление бизнес-процессами?

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM), как определено Gartner (ссылка находится за пределами ibm.com), использует методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации бизнес-стратегии и процессов. Хотя его иногда путают с управлением задачами и проектами, его объем шире, чем эти смежные темы. Управление задачами фокусируется на отдельных задачах, тогда как BPM наблюдает за всем сквозным процессом. Управление проектами относится к одноразовому объему работ, в то время как BPM фокусируется конкретно на повторяющихся процессах. Благодаря непрерывному реинжинирингу процессов организации могут оптимизировать свои рабочие процессы в целом, что приводит к повышению эффективности и экономии средств. Эта концепция не нова; Шесть сигм и принципы бережливого производства являются примерами методологий BPM.

Включая возможности расширенной аналитики, мониторинга деятельности и управления решениями, пакеты управления бизнес-процессами могут координировать людей, системы, информацию и материалы для достижения бизнес-результатов. В результате они особенно помогли ускорить реализацию стратегий цифровой трансформации.

Типы BPM

Существует три основных типа управления бизнес-процессами: ориентированное на интеграцию, ориентированное на человека и ориентированное на документы

• BPM, ориентированный на интеграцию: Этот тип BPM фокусируется на процессах, которые не требуют значительного участия человека. Эти процессы в большей степени зависят от API и механизмов, которые интегрируют данные между системами, таких как управление персоналом (HRM) или управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
• BPM, ориентированный на человека:  В отличие от BPM, ориентированного на интеграцию, этот тип основывается на участии человека, как правило, там, где требуется одобрение. Интуитивно понятные пользовательские интерфейсы с функциями перетаскивания позволяют командам назначать задачи разным ролям, упрощая привлечение отдельных лиц к ответственности в процессе.
• Документоориентированный BPM:   Этот тип BPM основан на конкретном документе, например контракте. Когда компании покупают продукт или услугу, они должны пройти различные формы и этапы утверждения, чтобы разработать соглашение между клиентом и поставщиком.

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Успешная система BPM начинается с определения этапов рабочего процесса. Это помогает команде определить области улучшения и показатели для отслеживания прогресса. Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свою деятельность, что приведет к лучшим результатам в бизнесе. Чтобы достичь этих результатов, вы должны полностью понимать жизненный цикл BPM. Вот пять шагов жизненного цикла:

1. Дизайн процесса: Команда должна начать с определения основных этапов процесса. Оттуда должны быть определены отдельные задачи в рамках общего процесса BPM вместе с владельцами задач для каждого шага рабочего процесса. Шаги должны быть четко определены, чтобы команда могла определить области для оптимизации процесса и последующие показатели для отслеживания его улучшения.
2. Модель : На этом этапе команда должна создать визуальное представление модели процесса. Это должно включать конкретные детали, такие как сроки, описания задач и любой поток данных в процессе. На этом этапе полезно использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами.
3. Выполнить: Команда должна провести проверку концепции, протестировав новую систему BPM с ограниченной группой. После учета любых отзывов команда может приступить к развертыванию процесса для более широкой аудитории.
4. Монитор: На этом этапе команда должна отслеживать процесс, измеряя улучшения эффективности и выявляя любые дополнительные узкие места.
5. Оптимизация: На последнем этапе команда вносит окончательные коррективы в процесс для повышения деловой активности.

Успешный проект BPM требует тщательного планирования и открытого общения, но после улучшения набора действий команды быстро видят его преимущества.

Преимущества управления бизнес-процессами

Решения

BPM повышают ценность организации за счет улучшения процессов, что дает ряд преимуществ. Вот некоторые из них:

• Повышение эффективности и снижение затрат: BPM-системы помогают оптимизировать существующие процессы и структурировать разработку новых процессов. Это достигается за счет устранения избыточности процессов и узких мест, что приводит к повышению эффективности и производительности. Обладая большей гибкостью, предприятия могут быстрее достигать намеченных бизнес-результатов и могут выделять избыточные ресурсы на другую высокоприоритетную работу.
• Повышение качества обслуживания сотрудников и клиентов: Набор инструментов BPM помогает устранить повторяющуюся работу и сделать информацию более доступной. Устраняя отвлекающие факторы, сотрудники могут сосредоточиться на своей работе и своих клиентах, что приводит к повышению удовлетворенности клиентов. Четкие рабочие процессы также сокращают кривую обучения в процессе адаптации сотрудников, повышая производительность и вовлеченность.
• Более масштабируемые процессы:  Поскольку BPM обеспечивает лучшее выполнение процессов и автоматизацию рабочих процессов, это хорошо переносится при масштабировании процессов на другие регионы по всему миру. Инструменты управления бизнес-процессами могут внести ясность в роли, обеспечивая согласованность процессов, а также могут открыть возможности для включения бизнес-правил для автоматизации, позволяя командам больше сосредоточиться на инновациях.
• Большая прозрачность:  Поскольку автоматизация бизнес-процессов четко определяет владельцев задач на протяжении всего процесса, это обеспечивает большую прозрачность и подотчетность на протяжении всего процесса. Это способствует большему общению между командами.
• Меньшая зависимость от команд разработчиков: BPM предлагает функции с низким кодом, которые устраняют потенциальную зависимость от разработки. Бизнес-пользователи могут быстро и легко адаптироваться к этим инструментам, повышая автоматизацию процессов в компании.

Примеры использования управления бизнес-процессами

Программное обеспечение

BPM обеспечивает большую структурированность процессов, устраняя некоторые неэффективности данного рабочего процесса. Некоторые примеры его успешного применения включают:

• Распространение контента : Медиакомпании могут использовать BPM для автоматизации процесса подготовки и доставки контента, от создания контента до распространения. Система управления бизнес-процессами может быть спроектирована так, чтобы взаимодействовать с системами управления контентом, правами, трафиком контента и заказами на работу.
• Служба поддержки клиентов: Представители службы поддержки клиентов могут определять часто задаваемые вопросы для обработки чат-ботами, облегчая работу команды при большом объеме запросов на обслуживание. Расшифровка данных из колл-центров и чат-ботов также может помочь в дальнейшей автоматизации процессов, а также предоставить более персонализированные ответы для клиентов.
• Финансы: Компании могут создавать шаблоны для стандартизации подачи заказов на поставку от различных групп, что позволяет им быстрее приобретать программное обеспечение или оборудование для бизнеса. Кроме того, можно настроить рабочие процессы для уникальных сценариев.
• Человеческие ресурсы : Отдел кадров может использовать BPM для оптимизации управления документами и рабочими процессами. Он обеспечивает более структурированную среду для обработки кадровых форм, таких как прием на работу и увольнение сотрудников, оценка производительности, запросы на отпуск и утверждение расписаний.
• Банковское дело : При оформлении кредитов физическими или юридическими лицами банкам необходимо оценивать потенциальных кредитных рисков заявителей. Это включает в себя сбор информации из нескольких источников, таких как соискатели, работодатели и рейтинговые агентства. BPM ускоряет принятие решений о приемлемости кредита, управляя потоком информации на протяжении всего процесса и уменьшая количество ошибок в документации.
• Выполнение заказов : Фирмы могут повысить эффективность работы своих систем выполнения заказов с помощью BPM. Они могут использовать BPM для управления специальными предложениями, сбора и выполнения заказов. Это смещает процесс в сторону управления заказами, ориентированного на клиента, что обеспечивает большую ценность для бизнеса.

Связанные решения Рабочий процесс IBM® Business Automation

Рабочий процесс IBM® Business Automation — это ключевая возможность IBM Cloud Pak® for Business Automation. Он объединяет информацию, процессы и пользователей, помогая автоматизировать цифровые рабочие процессы локально или в облаке.

IBM Blueworks в прямом эфире

IBM Blueworks Live — это облачное программное обеспечение, которое обеспечивает выделенную среду для совместной работы в любом месте для создания и улучшения бизнес-процессов посредством сопоставления процессов.

IBM Cloud Pak® для автоматизации бизнеса

IBM Cloud Pak® для автоматизации бизнеса — это модульный набор интегрированных программных компонентов, созданный для любого гибридного облака и предназначенный для автоматизации работы и ускорения роста бизнеса.