Служебная проверка проводится в случаях: Служебная проверка в организации : полномочия работодателя.

Служебная проверка проводится в случаях: Служебная проверка в организации : полномочия работодателя.

Как служебная проверка проводится? Этапы и сроки

Служебная проверка проводится руководством компаний или организаций. Это крайне редкая ситуация, но очень серьезная. Любые незначительные проблемы, которые могут возникнуть с одним или другим сотрудником, не требуют настолько крайних мер. Как правило, обычно достаточно просто внушительно и серьезно поговорить с подчиненными, чтобы подобные ситуации не возникали в дальнейшем (или, по крайней мере, были сведены к минимуму).

Серьезную и тщательную служебную проверку проводят уже тогда, когда из-за действий работника предприятия, организации или фирмы образовались серьезные проблемы. Таких факторов может быть достаточно много, и основные из них более детально будут рассмотрены ниже. Следует помнить, что служебная проверка проводится по решению предпринимателя, нанемателя или другого руководящего лица не во всех случаях. В некоторых ситуациях будет достаточно письменного заявления от одного из сотрудников, чтобы активизировать данный процесс.

Причины

Не существует строго перечисленных принципов и факторов, которые будут указывать на то, как проводится служебная проверка в отношении работников. То же самое верно и касательно вероятных причин проблемы. В большинстве случаев спровоцировать проверку могут только крупные финансовые потери компании. Это верно по отношению ко всем частным фирмам или организациям, ведь для них именно доход является основой. Однако существуют и другие причины, многие из которых могут быть намного серьезней и существенней. К примеру, это может быть крупное хищение корпоративного имущества. Естественно, это не касается карандашей или ручек, которые многие офисные работники сознательно или случайно утаскивают с собой домой.

Другое дело, если сотрудник, отвечающий за сохранность имущества на складе, успешно торговал им без разрешения работодателя и владельца товаров. Это уже серьезная проблема, но она тоже может входить в перечень финансовых потерь. Следует отметить, что бывают ситуации и намного хуже. К примеру, по недосмотру рабочего другой человек (сотрудник или нет – в данном случае это неважно) получил серьезный ущерб для своего здоровья или даже умер. Такое может произойти по множеству различных причин, но сам факт того, что подобная ситуация возникла и привела к смерти человека, является уже очень серьезным. Прямым следствием становится то, что служебная проверка проводится не только работодателем, но и правоохранительными органами, а также, возможно, некоторыми другими инстанциями.

Инициаторы

Как уже было сказано выше, чаще всего начинает проверку непосредственно вышестоящее руководство. К примеру, на фирме есть некий сотрудник, из-за действий (или бездействия) которого предприятие понесло существенные убытки. В связи с тем, что служебная проверка проводится по решению руководителя организации (или филиала), начальник отдела пишет на его имя докладную записку. В ней он обязан максимально детально и непредвзято описать возникшую ситуацию, степень вины сотрудника и указать на любые детали, которые, с его точки зрения, могут повлиять на конечный результат. Это самый простой и распространенный пример.

Но бывают и такие ситуации, когда виноват сам начальник отдела, или он сознательно «покрывает» другого работника, отказываясь начинать разбирательство. В таком случае любой из сотрудников имеет право от своего лица написать докладную записку, аналогичную описанной выше, на имя вышестоящего руководства. Подобный подход бывает очень полезен, но всегда лучше сначала разобраться, не сложилась ли в коллективе некая группа людей, которые любым способом будут выгораживать друг друга. То есть вполне вероятно, что обращение напрямую к вышестоящему руководству также не будет эффективным. Придется или смириться, или найти такие доказательства, которые гарантированно будут приняты во внимание.

Контроль

От того, в какой именно организации возникла проблема и в чем именно она заключается, зависит и тот факт, кто будет осуществлять контроль. К примеру, когда служебная проверка проводится в ОВД, осуществлять общее руководство, уточнять информацию и так далее будут государственные органы. А вот при аналогичной ситуации, которая возникает на предприятии, может производиться контроль со стороны отдела аудита, кадров, службы внутренней безопасности и так далее. Естественно, то, как проводится служебная проверка в МВД, ОВД, администрации мэра города или небольшой фирме, не играет существенной роли.

Важен конечный результат и скорость его появления. В проверке должны принимать участие именно те отделы, органы или государственные служащие, которые за минимальный срок могут найти проблему без всяких скидок на то, кто именно является виновником. К примеру, если проблема заключается в хищении, то с этим лучше всего справится отдел аудита. А вот если главным нарушением стало отсутствие работника на его месте, лучше привлекать службу подбора кадров (как бы она ни называлась на разных предприятиях). Если произошло нарушение безопасности (утечка информации, нахождение посторонних лиц на закрытом объекте и так далее), то лучше всего с этим справится отдел, который на этом и специализируется. Это верно по отношению ко всем иным ситуациям без исключения.

Заинтересованные лица

В любой ситуации есть некая группа лиц, которая заинтересована в том или ином результате. Это могут быть коллеги виновника или сочувствующие ему товарищи, желающие, чтобы ошибка не была доказана. Они все обязаны самостоятельно написать заявления с просьбой отстранить их от проверки с указанием причин. Работодатель обязан учесть эти документы, и если это действительно потребуется, убрать таких сотрудников на некоторое время с сохранением заработной платы. Естественно, они не могут контролировать ход проверки или сами входить в состав комиссии по расследованию нарушения.

Проблемой является то, что во многих случаях выявить всех лиц, так или иначе заинтересованных в разных результатах проверки, практически невозможно без их личного участия. То есть если человек не желает самостоятельно писать соответствующую докладную на имя руководителя, но есть подозрение, что он все же имеет какой-то свой интерес к проблеме, лучше исключить его из процесса расследования.

Сроки

Служебная проверка отношении государственного служащего проводится строго на протяжении одного месяца с момента регистрации инициирующего ее документа. К примеру, если это была докладная записка, то, как только ей присвоят входящий номер и укажут дату, сразу начинается отсчет времени. Аналогичной будет ситуация и в том случае, если старт проверке был дан посредством публикации определенного приказа руководства. Следует отметить, что в этот срок не включается тот период, когда работник болел, находился в отпуске и так далее.

После того как будет принято конечное решение, оно должно быть согласовано со сформированным сотрудниками представительным органом, и срок согласования сюда также не включается. Но он все равно не должен превышать 6 месяцев. Несмотря на то, как и когда служебная проверка проводится по факту, наказать виновника также можно только в течение определенного промежутка времени. Так, к примеру, нарушение дисциплины считается актуальным на протяжении тех же 6 месяцев. А вот если причиной проверки стали серьезные финансовые потери или нечто подобное, то срок увеличивается до двух лет.

Отстранение виновника

Как уже было сказано выше, служебная проверка проводится в случаях кражи, значительных проступков и тому подобных причин. Обычно ничего долго доказывать не нужно. Но иногда выявление всех факторов и деталей может занять очень длительное время. На весь промежуток расследования потенциального виновника необходимо отстранить от занимаемой должности, но платить ему зарплату все равно придется.

В том случае, когда служебная проверка проводится по решению представителя нанимателя, сразу же в момент ее начала составляется соответствующий документ, прямо указывающий на то, что потенциальный виновник обязан прекратить свою текущую деятельность до момента вынесения решения. В целом ситуация будет аналогичной и тогда, когда инициатором становятся простые служащие, но и в этом случае составить и подписать документ должно именно руководство.

Права

У всех потенциальных виновников есть определенные права, лишать которых никто не может. Так, пока служебная проверка проводится, они могут в какой угодно форме объяснять различные моменты, уточнять информацию, писать докладные и так далее. Естественно, они могут и отказаться давать объяснения, но в таком случае автоматически будет считаться, что они препятствуют расследованию. То есть такие действия только ухудшат ситуацию. Служебная проверка гражданского служащего проводится точно таким же образом, как и государственного, так что и права у них будут идентичными.

Вторым правом является возможность обжаловать конечное решение в суде или любых других вышестоящих инстанциях. То есть если человек действительно уверен в своей правоте, а его делают виновником, он может попытаться доказать обратное, если почему-то не смог это сделать в рамках проверки. Последнее, на что он имеет право, – узнать официальный результат расследования. Правда, есть и исключение. К примеру, если в этом документе будет фигурировать секретная информация, то ознакомиться с ней могут и не позволить. Иногда те участки, где такие данные присутствуют, каким-либо образом закрываются, изымаются и так далее. То есть ознакомление с деталями, пусть и не в полном объеме, все же становится возможным, но чаще всего просто оглашается конечное решение, с которыми можно соглашаться или опровергать.

Первый этап

Чтобы лучше понимать все особенности и ход проверки, весь процесс можно разделить на несколько шагов. Так, самым первым этапом является составление докладной или приказа. На этом шаге не важно, в каких случаях проводится служебная проверка, так как он идентичен абсолютно для всех ситуаций. Всегда должен быть некий инициатор, способный детально описать случившееся, предоставить нужную информацию и так далее. Лучше всего сразу привести документальные доказательства вины и расписать проблему настолько подробно, насколько это вообще возможно.

Следует учитывать, что расследование, рассмотрение и служебная проверка проводится в течение месяца. То есть нужно озаботиться тем, чтобы доказательная база за этот период не утратила свою актуальность, не исчезла в неизвестном направлении и так далее. К примеру, если документы хранятся в электронном виде, лучше это продублировать на разных носителях, ведь получить доступ к хранилищу данных в теории возможно. Это позволит не допустить удаления нужных сведений. Это же относится к видеофайлам или другой аналогичной информации. В некоторых случаях лучше перестраховаться и заранее подготовится к неприятностям или пропаже данных, чем впоследствии не иметь возможности доказать свою правоту и сам факт нарушения.

Формирование комиссии

В связи с тем, что служебная проверка проводится по решению руководства компании, оно же и собирает специальный совет, который будет контролировать ход расследования и принимать конечное решение. Это важный этап, требующий огромного внимания. Суть в том, что в состав комиссии никоим образом не должны попасть лица, заинтересованные в том или ином результате проверки. Даже если это будет незначительный личный интерес, симпатия к потенциальному виновнику или любые другие подобные факторы.

Всегда нужно помнить, что если в ходе проверки выяснится, что какое-либо лицо было заинтересованным, то все расследование считается недействительным. Придется начинать заново. Зачастую в состав комиссии входят руководители разных отделов, сотрудники, которые не общались с потенциальным виновником и так далее. Кто именно будет ее членом, может решать только руководитель, но и он должен опираться на логику. Если он относится к заинтересованным лицам, значит, заниматься формированием комиссии будет другой человек.

Объяснение

Все последующие действия можно свести к одному простому описанию – даче показаний. То есть когда служебная проверка в отношении гражданских служащих проводится действительно правильно и с учетом всех возможных факторов, первое, что нужно будет сделать, – расспросить потенциального виновника. Желательно, чтобы он написал свои объяснения и любую другую информацию в письменном виде. Вполне вероятно, что у него есть свое виденье проблемы и доказательства того, что он на самом деле никакого отношения к ее возникновению не имел. Это не редкость в тех коллективах, где за одно место друг с другом конкурируют многие люди. Кто-то это делает адекватно, просто улучшая личные показатели, а вот другие предпочитают идти иным путем, фабрикуя улики, подставляя человека и так далее.

Кроме непосредственного возможного виновника, который уже отстранен от должности и дал свои объяснения, следует также потребовать их и у других лиц. Нужно учитывать всех, кто может аргументированно высказать свое мнение о возникшей проблеме. Часто обвинитель и потенциальный виновник самостоятельно указывают не тех сотрудников или других людей, которые могут что-либо сказать в их защиту или подтвердить какие-то важные данные. Но на этом списке нельзя останавливаться. Чем больше будет собрано информации, начиная от опроса работников предприятия и заканчивая видеозаписью с камер наблюдения, тем более адекватным и верным будет конечное решение.

Отчет по результатам проверки

Служебная проверка проводится в случаях возникновения проблем. Но это не значит, что обязательно должен быть виновник. Все это отражается в заключительном отчете-решении ранее сформированной комиссии. По сути, там может быть всего пара пунктов, которые будут плавно перетекать друг в друга. Так, на первом месте стоят все изученные факты, доказательства, описания, подтверждения и тому подобная информация. Не стоит тут же указывать точку зрения или мнение составителя отчета (или любых других лиц), если это никак не влияет на конечный результат. Только сухая информация, дающая максимальное представление о проблеме.

После того как все обстоятельства понятны, должна идти информация о том, действительно ли указанный сотрудник виновен, в чем именно, и какое наказание за этим последует. Логично, что документ составляется в письменном виде. Его обязаны подписать все члены комиссии, руководитель и, возможно, другие лица, которые так или иначе участвовали в расследовании. В некоторых случаях нужно, чтобы все давшие показания сотрудники также написали, что вся информация подана верно, претензии отсутствуют, данные записаны правильно и так далее.

Итоги

Учитывая всю информацию, которая была указана выше, становится понятно, в каких случаях проводится служебная проверка, кто ее должен контролировать, осуществлять, инициировать и так далее. Никогда нельзя полагаться на мнение только одной стороны вопроса. Всегда следует учитывать презумпцию невиновности. То есть отсутствие доказательств не указывает на вину сотрудника. В то же время инициатор должен понимать, что если он не сможет полностью подтвердить свою докладную, то никакого наказания не последует. Зато отношения с якобы виновным сотрудником будут испорчены очень серьезно. Только при действительно значительных нарушениях, подтвердить которые не составляет особых проблем, есть смысл начинать служебное расследование. В противном случае, скорее всего, вина не будет доказана.

Ст 48. Закон г. Москвы от 26.01.2005 N 3

Статья 48. Служебная проверка

 

1. Служебная проверка проводится по решению представителя нанимателя или по письменному заявлению гражданского служащего.

2. При проведении служебной проверки должны быть полностью, объективно и всесторонне установлены:

1) факт совершения гражданским служащим дисциплинарного проступка;

2) вина гражданского служащего;

3) причины и условия, способствовавшие совершению гражданским служащим дисциплинарного проступка;

4) характер и размер вреда, причиненного гражданским служащим в результате дисциплинарного проступка;

5) обстоятельства, послужившие основанием для письменного заявления гражданского служащего о проведении служебной проверки.

3. Представитель нанимателя, назначивший служебную проверку, обязан контролировать своевременность и правильность ее проведения.

4. Проведение служебной проверки поручается структурному подразделению государственного органа по вопросам государственной службы и кадров с участием юридического (правового) структурного подразделения и выборного профсоюзного органа данного государственного органа, а также с привлечением в случае необходимости независимых специалистов-экспертов.

5. В проведении служебной проверки не может участвовать гражданский служащий, прямо или косвенно заинтересованный в ее результатах. В этих случаях он обязан обратиться к представителю нанимателя, назначившему служебную проверку, с письменным заявлением об освобождении его от участия в проведении этой проверки. При несоблюдении указанного требования результаты служебной проверки считаются недействительными.

6. Служебная проверка должна быть завершена не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о ее проведении. Результаты служебной проверки сообщаются представителю нанимателя, назначившему служебную проверку, в форме письменного заключения.

7. Гражданский служащий, в отношении которого проводится служебная проверка, может быть временно отстранен от замещаемой должности гражданской службы на время проведения служебной проверки с сохранением на этот период денежного содержания по замещаемой должности гражданской службы. Временное отстранение гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы производится представителем нанимателя, назначившим служебную проверку.

8. Гражданский служащий, в отношении которого проводится служебная проверка, имеет право:

1) давать устные или письменные объяснения, представлять заявления, ходатайства и иные документы;

2) обжаловать решения и действия (бездействие) гражданских служащих, проводящих служебную проверку, представителю нанимателя, назначившему служебную проверку;

3) ознакомиться по окончании служебной проверки с письменным заключением и другими материалами по результатам служебной проверки, если это не противоречит требованиям неразглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну.

9. В письменном заключении по результатам служебной проверки указываются:

1) факты и обстоятельства, установленные по результатам служебной проверки;

2) предложение о применении к гражданскому служащему дисциплинарного взыскания или о неприменении к нему дисциплинарного взыскания.

10. Письменное заключение по результатам служебной проверки подписывается руководителем структурного подразделения государственного органа по вопросам государственной службы и кадров и другими участниками служебной проверки и приобщается к личному делу гражданского служащего, в отношении которого проводилась служебная проверка.

Что это такое, различные типы и 5 Cs

Что такое внутренний аудит?

Внутренний аудит оценивает систему внутреннего контроля компании, включая процессы корпоративного управления и бухгалтерского учета. Эти типы аудита обеспечивают соблюдение законов и правил и помогают поддерживать точную и своевременную финансовую отчетность и сбор данных.

Внутренние аудиторы нанимаются компаниями, которые работают от имени своих управленческих команд. Эти аудиты также предоставляют руководству инструменты, необходимые для достижения операционной эффективности путем выявления проблем и исправления упущений до того, как они будут обнаружены в ходе внешнего аудита.

Ключевые выводы

• Внутренний аудит предлагает управление рисками и оценивает эффективность многих различных аспектов компании.
• Типы внутреннего аудита включают финансовый, операционный, аудит соблюдения нормативных требований, экологический, ИТ-аудит или аудит с очень конкретной целью.
• Внутренний аудит предоставляет руководству и совету директоров дополнительную услугу, позволяющую выявить и исправить недостатки в процессе до проведения внешнего аудита.
• Подобно внешним аудитам, внутренние аудиты проводятся посредством этапов планирования, аудита, отчетности и мониторинга.
• Внутренний аудит может повысить эффективность операций, мотивировать сотрудников придерживаться политики компании и позволить руководству изучить конкретные области своей деятельности.

Понимание внутреннего аудита

Внутренний аудит играет решающую роль в деятельности компании и корпоративном управлении, особенно сейчас, когда Закон Сарбейнса-Оксли от 2002 г. возлагает на руководителей юридическую ответственность за точность финансовой отчетности их компании. SOX также требовал, чтобы внутренний контроль компании был задокументирован и проверен в рамках ее внешнего аудита.

Помимо обеспечения соблюдения компанией законов и нормативных актов, внутренние аудиты также обеспечивают определенную степень управления рисками и защищают от возможного мошенничества, расточительства или злоупотреблений. Результаты внутренних аудитов предоставляют руководству предложения по улучшению текущих процессов, которые не функционируют должным образом, что может включать системы информационных технологий, а также управление цепочками поставок.

Внутренние аудиты могут проводиться ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Некоторые отделы могут проверяться чаще, чем другие. Например, производственный процесс может проверяться ежедневно для контроля качества, в то время как отдел кадров может проверяться только один раз в год.

Аудиты могут быть назначены по расписанию, чтобы дать руководителям время для сбора и подготовки необходимых документов и информации, или же они могут стать неожиданностью, особенно если подозреваются неэтичные или незаконные действия.

Виды внутреннего аудита

Аудит соответствия

От компании может потребоваться соблюдение местных законов, требований соответствия, государственных постановлений, внешних политик или других ограничений. Чтобы продемонстрировать соблюдение этих правил, компания может поручить комитету по внутреннему аудиту рассмотреть, собрать соответствующую информацию и представить общее мнение о статусе соблюдения требований.

Внутренний финансовый аудит

Публичные компании обязаны проводить внешний финансовый аудит определенного уровня, когда полностью независимая третья сторона дает заключение о финансовых отчетах компании. Компании могут захотеть углубиться в результаты аудита или провести внутренний финансовый аудит в рамках подготовки к внешнему аудиту. Многие из тестов между внутренним или внешним аудитором могут быть похожими; характер независимости отделяет два типа аудита от финансового аудита.

Экологический аудит

По мере того, как компании становятся все более экологически сознательными, некоторые предпринимают шаги по анализу воздействия бизнеса на планету. Это приводит к внутреннему аудиту, в ходе которого проверяется, как компания безопасно поставляет сырье, сводит к минимуму выбросы парниковых газов в процессе производства, использует экологически безопасные методы распределения и снижает потребление энергии. Компании, использующие тройную отчетность, могут проводить внутренний экологический аудит в рамках ежегодной отчетности.

Аудит технологий/ИТ

ИТ-аудит может иметь разные цели. Внутренний аудит может быть результатом внешнего судебного процесса, жалобы компании или целью повышения эффективности. Внутренний аудит, ориентированный на технологии, проверяет средства управления, аппаратное и программное обеспечение, безопасность, документацию и резервное копирование/восстановление систем. Целью, вероятно, является оценка общей точности ИТ и возможностей обработки.

Аудит эффективности

Внутренний аудит, ориентированный на эффективность, уделяет меньше внимания процессам и больше — конечному результату. Компания, скорее всего, установила цели или показатели производительности, которые могут быть привязаны к бонусам за производительность или другим стимулам. В результате внутренний аудитор оценивает результат достижения цели, которую нелегко поддается количественной оценке.

Например, компания может пожелать расширить использование разнообразных поставщиков; внутреннему аудитору, независимому от какого-либо процесса закупок, будет поручено проанализировать, как изменилась структура расходов компании с момента постановки этой цели.

Оперативный аудит

Оперативный аудит, скорее всего, будет проводиться, когда ключевой персонал уходит или когда новое руководство принимает организацию.

Компания может захотеть оценить, как все делается и используются ли ресурсы более эффективно. Во время оперативного внутреннего аудита аудитор проверит, соответствуют ли текущие сотрудники и процессы миссии, ценности и целям компании.

Строительный аудит

Девелоперские, эксплуатационные, риэлторские или строительные компании могут проводить строительный аудит, чтобы обеспечить не только надлежащее физическое развитие здания, но и надлежащее выставление счетов по проекту на протяжении всего срока реализации проекта. В основном это включает в себя соблюдение условий контракта с генеральным подрядчиком, субподрядчиками или отдельными поставщиками по мере необходимости.

Это может также включать в себя обеспечение того, чтобы компания переводила соответствующие платежи, собирала соответствующие платежи, а внутренние отчеты о завершении проекта были правильными.

Специальные расследования

Многие из вышеперечисленных проверок могут повторяться и проводиться каждый год. В некоторых случаях комитету по внутреннему аудиту может иметь смысл оценить особое обстоятельство, которое произойдет только один раз. Это может потребовать сбора отчета об эффективности недавнего слияния, найма ключевого сотрудника или жалобы от сотрудников. При выборе лиц для аудита специального расследования компания должна уделять особое внимание выбору членов, обладающих соответствующим опытом и независимостью.

В зависимости от структуры организации внутренний аудит может быть подготовлен советом директоров или высшим руководством.

Внутренний аудит и внешний аудит

Внутренний и внешний аудит имеют одну и ту же цель. Оба типа аудита анализируют аспект компании, чтобы определить конкретное мнение. Однако между этими двумя видами аудита есть много различий.

При внутреннем аудите компания часто может выбрать собственную аудиторскую группу. Таким образом, команда представляет интересы руководства компании. Это может быть выгодно для того, чтобы специально включить в команду определенных сотрудников с очень нишевым опытом. При внешнем аудите компания часто может выбрать внешнюю аудиторскую фирму; однако компания часто не имеет права голоса в отношении конкретных сотрудников, которым проводится внешний аудит.

В зависимости от аудита могут быть некоторые требования к персоналу внешнего аудита. Например, при внешнем финансовом аудите сертифицированный бухгалтер (CPA) должен удостоверить финансовую отчетность. При внутреннем аудите не требуется, чтобы любой член аудиторской группы был дипломированным бухгалтером.

Конечной целью любого аудита является аудиторский отчет; однако аудиторские отчеты используются по совершенно разным причинам. Отчет о внутреннем аудите обычно используется внутренним руководством для улучшения операций, процессов или политик компании. Отчет о внешнем аудите часто требуется по внешней причине и чаще используется членами за пределами компании.

Наконец, характер помолвки будет совсем другим. Во время внутреннего аудита сотрудники компании часто могут свободно давать советы, обсуждать с компанией не относящиеся к делу вопросы или могут заключать очень гибкие соглашения о консультационных услугах. Во время внешнего аудита часто устанавливается очень определенная область, и внешний аудитор часто проявляет большую осторожность, чтобы убедиться, что они не выходят за свои границы аудита.

Внутренний аудит

• Компания обычно имеет возможность самостоятельно выбирать руководителя службы внутреннего аудита и членов команды

• Членам аудиторской группы часто не требуется специальных званий или лицензий

• Аудиторские отчеты в основном используются внутренним руководством для улучшения деятельности компании

• Внутренние аудиты могут быть менее формальными с размытой структурой, поскольку аудитор дает неформальные указания

Внешний аудит

• Компания или совет обычно могут выбрать аудиторскую фирму, но не членов аудиторской группы

• Члены аудиторской группы могут быть обязаны иметь определенные титулы или лицензию в рамках соглашения об аудите

• Аудиторские отчеты в основном используются внешними сторонами для выполнения требований к отчетности

• Внешние аудиты часто носят более формальный характер с определенными границами и запрещенными услугами

Процесс внутреннего аудита

Внутренние аудиторы обычно идентифицируют отдел, собирают информацию о текущем процессе внутреннего контроля, проводят полевые испытания, согласовывают с сотрудниками отдела выявленные проблемы, готовят официальный аудиторский отчет, рассматривают аудиторский отчет вместе с руководством и последующую работу с руководством и совет директоров по мере необходимости для обеспечения выполнения рекомендаций.

Шаг 1: Планирование

Прежде чем выполнять какие-либо аудиторские процедуры, внутренние аудиторы часто начинают с разработки плана аудита. Это устанавливает требования к аудиту, цели, сроки, график и обязанности членов аудиторской группы. Аудиты могут анализировать предыдущие аудиты, чтобы понять ожидания руководства в отношении представления и сбора данных.

План аудита часто содержит контрольный список, чтобы убедиться, что члены команды придерживаются общих ожиданий. Группа внутреннего аудита может также заблаговременно запланировать встречи с руководством на протяжении всего аудита, чтобы сообщить о статусе и любых трудностях аудита. Этап планирования часто заканчивается стартовым совещанием, на котором начинается аудит и сообщается необходимая исходная информация.

Шаг 2: Аудит

Многие аудиторские процедуры, используемые внутренними аудиторами, такие же, как и внешние аудиторы. Методы оценки гарантируют, что внутренний аудитор получит полное представление о процедурах внутреннего контроля и о том, соблюдают ли сотрудники директивы внутреннего контроля. Чтобы не нарушать ежедневный рабочий процесс, аудиторы начинают с косвенных методов оценки, таких как просмотр блок-схем, руководств, политик управления отделов или другой существующей документации.

Процедуры аудита на местах могут включать сопоставление транзакций, инвентаризацию, расчеты контрольного журнала и сверку счетов, как того требует закон. Методы анализа могут проверять случайные данные или ориентироваться на конкретные данные, если аудитор считает, что процесс внутреннего контроля нуждается в улучшении.

Внутренний аудит мог начаться с определенного объема; по мере того, как группа внутреннего аудита собирает и анализирует информацию, может возникнуть необходимость в пересмотре цели и объема аудита. Это включает в себя переоценку исходного графика или ресурсов, выделенных для аудита.

Шаг 3: Отчетность

Отчет о внутреннем аудите включает формальный отчет и может включать предварительный отчет или промежуточный отчет в виде служебной записки. Промежуточный отчет обычно включает деликатные или важные результаты, которые, по мнению аудитора, должны быть немедленно известны совету директоров. Подобно промежуточному финансовому отчету, промежуточный аудит сообщает частичный набор информации, полезной для подготовки к оставшейся части.

Часто компания может предоставить черновой вариант итогового аудиторского отчета и провести предварительное совещание по внутреннему аудиту с руководством. Это может позволить руководству предоставить опровержения, дополнительную информацию, которая может изменить выводы, или предоставить комментарии к своим отзывам относительно выводов аудита.

Заключительный отчет включает в себя краткое изложение процедур и методов, использованных для завершения аудита, описание результатов аудита и предложения по улучшению внутреннего контроля и контрольных процедур. В итоговом отчете могут также сообщаться о следующих шагах с точки зрения изменений, которые должны быть реализованы, будущих процессов мониторинга и того, что повлечет за собой будущие проверки.

Шаг 4: Мониторинг

По прошествии определенного времени внутренний аудит может потребовать последующих действий, чтобы убедиться, что соответствующие изменения после завершения аудита были реализованы. Детали и процесс этих этапов мониторинга и проверки часто согласовываются при проведении окончательного аудита.

Например, внутренний финансовый аудит может обнаружить серьезные недостатки внутреннего контроля, которые, по мнению внутреннего аудитора, не выдержат внешнего финансового аудита. Руководство согласилось внести изменения в течение следующих шести недель. Через шесть недель внутреннему аудитору может быть поручено провести небольшую или ограниченную проверку недостатков, чтобы проверить, сохраняется ли проблема.

Этап мониторинга внутреннего аудита технически не требуется. Руководство или совет директоров могут принять решение не принимать во внимание выводы внутреннего аудита и не вносить изменения, предложенные в аудиторском отчете.

Отчеты о внутреннем аудите: 5 принципов

Отчеты о внутреннем аудите часто известны тем, что они соответствуют требованиям к отчетности 5 C. Полный и достаточный внутренний аудит часто заканчивается сводным отчетом, в котором содержатся ответы на следующие вопросы:

1. Критерии: Какая конкретная проблема была выявлена ​​и почему был необходим внутренний аудит? Является ли внутренний аудит подготовкой к будущему внешнему аудиту? Кто запросил аудит и почему эта сторона запросила аудит?
2. Условие: Как вопрос по отношению к цели или ожиданиям компании? Есть ли у компании нарушенная политика, невыполненный контрольный показатель или другое условие, которое не было выполнено? Уверена ли компания, что проблемы не существует, или они считают, что проблема существует?
3. Причина: Почему возникла проблема? Кто был вовлечен, какие процессы были нарушены и как можно было избежать проблемы?
4. Последствие: Каков результат проблемы? Ограничиваются ли вопросы внутренними вопросами или существуют риски внешних последствий? Каковы финансовые последствия вопроса?
5. Корректирующее действие: Что может сделать компания для решения проблемы? Какие конкретные шаги предпримет руководство для решения проблемы, и какой тип мониторинга или проверки будет осуществляться после того, как будут приняты решения, чтобы убедиться, что исправление было реализовано?

Важность внутреннего аудита

Некоторые могут подумать, что внутренние аудиты не так ценны, как внешние аудиты. В конце концов, компания может самостоятельно выбирать внутренних аудиторов, которые не обладают полной независимостью от компании. Однако существует множество способов, которыми внутренний аудит приносит пользу компании и внешним сторонам:

• Менеджмент может более эффективно решать, что исследовать. Например, в то время как внешний финансовый аудит должен проверять всю финансовую систему, компания может быть обеспокоена тем, что процесс управления денежными средствами управляется мошенническим образом; таким образом, руководство может выбрать, чтобы все аудиторские процедуры анализировали кассовые процессы.
• Внутренний аудит может сэкономить компании деньги. Если процессы компании очень сильны, процесс внешнего аудита может быть не таким продолжительным, как интенсивным, что снижает плату за внешний аудит и время, затрачиваемое на поддержку внешних аудиторов.
• Компания совершенствует свою контрольную среду. Даже если внутренний аудит не дает никаких результатов, сотрудники могут знать, что их работа анализируется и составляется отчет, тем самым мотивируя соблюдение политики компании.
• Внутренний аудит может повысить эффективность компаний. Внешний аудит часто не предназначен для улучшения процессов; они предназначены для проверки точности процессов. Это различие важно, потому что компания может «просто обходиться» неэффективными процессами, отвечающими самым минимальным требованиям.
• Отчеты о внутреннем аудите дают руководству преимущество для внесения исправлений. Вместо того, чтобы карабкаться, когда внешний аудит обнаруживает недостатки, руководству может потребоваться больше времени, чтобы обдумать решения, тщательно внедрить решение и проверить, сработало ли решение.
• Некоторым отделам может потребоваться усиленный контроль. Будь то отсутствие опыта, нехватка персонала или проблема с текущим персоналом, компания может извлечь выгоду, сосредоточившись на конкретной области и официально пересмотрев свой рабочий процесс и процессы.

Какие виды внутреннего аудита существуют?

Компания может выбрать проведение внутреннего аудита практически по любой причине. Это может привести к внутреннему финансовому аудиту, операционному аудиту, аудиту соответствия, экологическому аудиту, аудиту ИТ или особым разовым обстоятельствам.

Какова роль внутреннего аудита?

Роль внутреннего аудита заключается в выявлении недостатков или обосновании недостатков. Например, компания может провести внутренний финансовый аудит, чтобы убедиться, что ее внутренний контроль над кредиторской задолженностью соответствует политике компании. В качестве альтернативы компания может начать внутренний экологический аудит, чтобы выяснить, какое влияние на окружающую среду оказали ее экологически безопасные изменения на планету в прошлом году.

Что такое процесс внутреннего аудита?

Процесс внутреннего аудита включает в себя планирование аудита, выполнение аудиторских процедур, составление аудиторского отчета и отслеживание изменений после аудита. Руководство может принять решение о расширении объема аудита на любом этапе аудита, если выводы, сделанные в ходе аудита, заставят объем аудита сместиться в другом направлении.

Каковы 5 элементов внутреннего аудита?

Отчеты о внутреннем аудите часто содержат критерии, условия, причины, последствия и корректирующие действия. Эти пять областей сообщают, почему был проведен аудит, что послужило причиной аудита, как будет проводиться аудит, чего аудитор стремится достичь и какие шаги будут предприняты после представления результатов аудита.

Итог

Внутренний аудит — это процесс, который позволяет компании самостоятельно выбрать аудиторскую группу для проведения проверки своей деятельности. Компания часто может определить объем внутреннего аудита. Кроме того, компания часто может выбрать практически любой повод для проведения внутреннего аудита. Хотя внутренние аудиты менее полезны для выполнения требований внешней отчетности, они имеют огромное значение для улучшения внутренних операций, а также для информирования руководства о том, как компания может стать лучше.

Как работают внутренние аудиты и что они охватывают?

Слушайте: «Как работает внутренний аудит?»

Содержание

Услуги внутреннего аудита не только важны для обеспечения информационной безопасности и соблюдения нормативных требований, но и являются ценным способом оценки эффективности компании и управления рисками. Это полезный инструмент для бизнеса всех типов. Внутренний аудит помогает организации определить области, в которых она может улучшиться, а также предоставляет информацию, необходимую для достижения своих целей.

Для совета директоров и руководства компании аудит — это прекрасное время, чтобы подумать и задать следующие вопросы:

• Продвигаемся ли мы к нашим целям соответствия?
• Эффективно ли управление рисками? Правильно ли применяются политики и процедуры?
• Можно ли их улучшить?

Это лишь некоторые из вопросов, на которые может успешно ответить служба внутреннего аудита. Теперь давайте рассмотрим некоторые из основных вопросов, которые возникают у организаций о том, как работает внутренний аудит.

За какие услуги отвечают внутренние аудиторы?

Регулярные услуги внутреннего аудита гарантируют, что компания сможет выжить в конкурентной бизнес-среде и продолжать процветать. Аудиторы делают это следующим образом: 

• Мониторинг, анализ и оценка рисков и средств контроля организации 
• Проверка соблюдения организацией политик и законов штата и федеральных правил 
• Предоставление заверений и рекомендаций владельцам организации или компании или советам директоров 

По сути, они собирают информацию о том, как работает организация или компания, и используют ее, чтобы показать, где у нее все хорошо, а где можно улучшить.

Объективный аудит с привлечением аутсорсинга или со стороны, проводимый профессионалами, не имеющими личных связей с организацией, является отличной инвестицией в бизнес. Внутренние аудиты часто проводятся для того, чтобы убедиться, что компания соблюдает требования и что каждый отдел работает максимально эффективно, результативно и безопасно.

Статья по теме: Роль внутреннего аудитора в планировании аварийного восстановления.

Чем отличаются внутренний и внешний аудит?

Внутренний аудит и внешний аудит сильно различаются как по своим целям, так и по процедурам. Основное отличие состоит в том, что внутренние аудиты не регламентированы и поэтому могут применяться более гибко. Внутренние аудиты могут использоваться для выделения информации, полезной для компании, которая ищет способы повысить информационную безопасность, более эффективно управлять другими рисками и гарантировать соответствие требованиям.

These are some of the differences which demonstrate how an internal audit can be more effective than external audit:

	Internal Audits	External Audits
Objective	The objective of an внутренний аудит должен обучать руководство и сотрудников тому, как они могут улучшить бизнес-операции и повысить эффективность.	Целью внешнего аудита является придание надежности и достоверности финансовым отчетам, направляемым акционерам.
Ответственность	Аудитор — это доверенный консультант, которому поручено консультировать высшее руководство по вопросам наилучшего управления рисками и целями компании.	Внешние аудиторы не несут никакой ответственности перед организацией, кроме определения точности годовой финансовой отчетности.
Отчеты по номеру	Аудитор отчитывается перед теми, кто работает в организации	Внешний аудитор отчитывается перед акционерами, которые не входят в управляющую структуру организации

Таблица, в которой сравниваются цели, роль аудитора и отчетные обязанности внутреннего и внешнего аудита.

Что происходит во время внутреннего аудита?

Когда внутренний аудитор приходит в компанию или организацию, он анализирует документы, касающиеся рисков, целей и результатов деятельности компании, а также наблюдает за тем, как реализуются те или иные стратегии. Эксперты рекомендуют полагаться на аутсорсинговых аудиторов, так как они лучше объективно и без предвзятости, характерной для реальных сотрудников, видят деятельность компании.

Процесс внутреннего аудита обычно выглядит следующим образом:

1. Сбор информации — Аудитор будет наблюдать, делать заметки, просматривать документы и опрашивать сотрудников, чтобы лучше понять, как работает организация.
2. Безопасность Оценка — Аудиторы будут контролировать, анализировать и оценивать риски и меры безопасности организации. На этом этапе они часто проверяют знание сотрудниками целей компании, стандартов безопасности и правил соблюдения.
3. Оценка соответствия . Аудитор проверит соблюдение организацией политик и законов штата и федеральных правил, а также любых применимых международных норм безопасности и конфиденциальности данных.
4. Проверка — это когда аудитор проверяет предоставленную информацию и определяет моменты, которые могут нуждаться в улучшении.
5. Обзор — Аудит не заканчивается отчетом об аудите; аудитор также будет следить за организацией, чтобы проверять ее прогресс и обеспечивать постоянное улучшение.

Сколько времени занимает внутренний аудит?

Необходимое время может занять до нескольких недель, в зависимости от объема аудита и размера оцениваемой компании или отдела. Перед завершением аудит включает в себя консультацию с директором или советом директоров, нанявшим их, чтобы обсудить, как лучше всего реализовать их предложения по улучшению.

Какова цель внутреннего аудита?

Периодический аудит поддерживает компанию — большую или маленькую — и всех ее сотрудников на высоте. Регулярные услуги внутреннего аудита важны для организаций в самых разных отраслях, включая финансовые учреждения и поставщиков медицинских услуг. Это положительный опыт для бизнеса, направленный на оценку производительности и определение действенных способов улучшения в будущем.

Это не должно считаться запугивающим процессом для сотрудников, потому что аудитор не виноват.