Служебная записка на выговор сотруднику образец: Полная информация для работы бухгалтера

Служебная записка на выговор сотруднику образец: Полная информация для работы бухгалтера

Как оформить выговор сотруднику

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

Основания для объявления выговора и процедуру его оформления рассмотрим в статье.

Основания для выговора сотруднику

Выговор является одним из видов дисциплинарного взыскания наряду с замечанием и увольнением (ст. 192 ТК). Его можно объявить за нарушение трудового законодательства и неисполнение локальных нормативных актов работодателя.

Законодательство не устанавливает перечень уважительных причин нарушения трудового законодательства. Поэтому в каждой конкретной ситуации руководитель самостоятельно принимает решение с учетом объяснения сотрудника. При этом за один дисциплинарный проступок можно назначить только одно наказание, которое должно быть соразмерно проступку (ч. 5 ст. 193 ТК).

Дисциплинарными проступками не признаются отказ сотрудника выполнять работу, опасную для его жизни и здоровья, а также не предусмотренные трудовым договором тяжелые и вредные работы (ч.  7 ст. 220 ТК).

Применить дисциплинарное взыскание нужно не позднее месяца с даты, когда было зафиксировано нарушение. Исключением являются отпуск или болезнь виновного сотрудника. В этих случаях срок может быть продлен. Информация о выговоре заносится в личную карточку сотрудника.

Два выговора, которые вынесены за разные нарушения, дают работодателю право уволить сотрудника. Но лучше не доводить до крайностей, чтобы не портить отношения с работником.

Если вы решили объявить сотруднику выговор, потребуется сначала получить докладную записку от непосредственного начальника провинившегося работника на имя руководителя предприятия. Затем отдел кадров должен получить объяснение от проштрафившегося.

После анализа докладной и объяснительной записок руководитель принимает решение, наказывать ли сотрудника или нет. Если руководитель решает наказать работника, выбор делается между замечанием или выговором.

Выговор объявляют за грубое нарушение правил внутреннего трудового распорядка, совершенного впервые, либо за повторные нарушения трудовой дисциплины при наличии неснятых замечаний.

Например, выговор можно объявить:

• за постоянные длительные отсутствия на рабочем месте в рабочее время или опоздания;
• уклонение от прохождения обязательных инструктажей и сдачи экзаменов по технике безопасности;
• ненадлежащее исполнение рабочих обязанностей, предусмотренных трудовым договором и должностной инструкцией;
• перманентное нарушение или несоблюдение утвержденных работодателем правил внутреннего трудового распорядка.

На практике руководитель может объявить сотруднику устный выговор. Однако чтобы такое наказание имело юридическую силу, следует оформить дисциплинарное взыскание приказом или распоряжением.

Отдельным категориям сотрудников может быть вынесен такой вид наказания, как строгий выговор. К таким работникам относят судей, работников железнодорожного транспорта, системы исполнения наказаний и другие.

Однако такая мера в трудовом законодательстве отсутствует и предусматривается только специальными положениями о дисциплине в определенных отраслях. Поэтому строгий выговор можно применить лишь к тем работникам, на которых распространяются такие уставы и положения.

Как оформить выговор сотруднику

Выговор сотруднику можно объявить за любой дисциплинарный проступок. Например, за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.
Чтобы избежать споров с сотрудниками, необходимо соблюдать несколько важных правил.

В первую очередь нужно убедиться, что сотрудник должен был выполнять обязанности, за неисполнение которых его планируют наказать. Такие обязанности должны быть прописаны в трудовом договоре, должностной инструкции, в правилах внутреннего трудового распорядка и других ЛНА организации.

Далее нужно получить документ, в котором будет сказано, что работник ненадлежащим образом исполнял свои трудовые обязанности. Такой документ должен составить непосредственный начальник, который контролирует качество работы сотрудника. Для этого начальник подразделения пишет докладную или служебную записку непосредственному руководителю.

В документе должно быть указано: кто из сотрудников не справляется с работой, в чем конкретно это выражается, в какой момент зафиксирован факт неисполнения сотрудником трудовых обязанностей, дата документа, фамилия, инициалы и подпись составителя.

Когда сотрудник подчиняется напрямую руководителю предприятия и служебную записку составить некому, оформляется акт о неисполнении или докладная о ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей.

После получения служебной записки с резолюцией директора организации или составления акта отделу кадров следует затребовать у провинившегося сотрудника объяснение. Чтобы сотрудник не проигнорировал запрос, лучше составить требование в письменной форме.

Для письменного объяснения проступка у сотрудника есть два дня. Если в течение этого времени работник объяснения не представит, нужно составить акт об отказе. После получения объяснительной записки отдел кадров анализирует документ. Если сотрудник признает вину, можно оформлять выговор.

Однако сотрудник может не считать себя виновным и ссылаться на уважительные причины неисполнения обязанностей. Например, ему препятствовали коллеги или непосредственный руководитель.

В таком случае необходимо собрать подтверждающие документы и получить служебные записки всех участников конфликта. Выговор за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей сотруднику можно выносить, только если его вина доказана.

Если работодатель полностью доказал вину сотрудника в дисциплинарном проступке, издают приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Примененное дисциплинарное взыскание действует в течение года. Работодатель может до истечения срока снять выговор с работника как по собственной инициативе, так и по ходатайству начальника виновного сотрудника или профкома.

Просьбу о снятии дисциплинарного взыскания подают:

• • в заявлении – если об этом просит сотрудник;

• • служебной записке – при просьбе непосредственного руководителя;

• • ходатайстве профсоюза.

Если руководитель согласен досрочно снять выговор, он прописывает в документе положительную резолюцию. Затем издается приказ о досрочном снятии дисциплинарного взыскания.

Выговор сотруднику: образец приказа

Приказ о вынесении выговора сотруднику составляется в произвольной форме. В шапке документа указывают название и реквизиты организации. В наименовании документа прописывают его номер, место составления и дату.

В тексте приказа необходимо прописать, в чем конкретно заключается дисциплинарный проступок сотрудника. Затем указывают, что объявляется выговор, а в качестве основания перечисляются собранные документы: докладные, служебные и объяснительные записки, требования, акты. В конце текста приказа отмечаются лица, ответственные за исполнение приказа.

Приказ подписывает руководитель организации, а также сотрудник, которому объявили выговор, и должностные лица, ответственные за выполнение приказа.

Как объявить и составить выговор

Прежде чем вынести выговор работнику проверьте, кто и при каких обстоятельствах вправе это сделать.

Разъясняем, что такое выговор, и какие этапы являются обязательными для его оформления.

 

• Выговор — это…
• Сроки объявления выговора
• Порядок объявления выговора
• Образец докладной записки о ненадлежащем исполнении обязанностей
• Образец уведомления о необходимости предоставить объяснение о нарушении трудовой дисциплины

 

 

Что такое выговор

Выговор — это один из видов взыскания за нарушение трудовой дисциплины. Другая разновидность «наказания» — увольнение.

Поэтому объявить выговор можно за нарушение трудовой дисциплины (ч. 1 ст. 147 КЗоТ).

Напомним, что согласно требованиям статьи 139 КЗоТ работники обязаны:

• работать честно и добросовестно;
• своевременно и точно выполнять распоряжения работодателя;
• соблюдать технологическую дисциплину;
• соблюдать требования нормативных актов по охране труда;
• бережно относиться к имуществу собственника, с которым был заключен трудовой договор.

Работодатель имеет право объявить выговор работнику, если он: не выполняет, не выполнил или ненадлежаще исполняет без уважительных причин обязанности, возложенные на него трудовым договором или ПВТР.

Внимание! Вынесение выговора всегда должно быть правомерным. Когда работодатель требует от работника выполнять работу, не предусмотренную трудовым договором, а работник отказывается, основания для вынесения выговора и его оформления отсутствуют.

4 примера из практики, которые уберегут от ошибок

Сроки объявления выговоры

КЗоТ регламентирует срок наложения выговора. Главное правило, которое следует помнить: взыскание вы можете применить не позднее шести месяцев со дня совершения проступка. Так направляет статья 148 КЗоТ.

Для того чтобы сосчитать сроки для объявления выговора, руководствуйтесь статьей 241-1 КЗоТ.

Сотрудник опоздал на работу 31.01.2022. В феврале – 28 календарных дней. Каков последний срок, когда работодатель может объявить выговор за это нарушение?

ПРОВЕРИТЬ СЕБЯ

 

Объявление выговора

Часто кадровики ищут просторами интернета несуществующие решения, к примеру гуглят: «выговор образец» или «образец выговора работнику».

Почему же не существует единого документа-примера объявления выговора?

Процедура объявления выговора на работе непростая и состоит из нескольких этапов, а именно:

• фиксация факта совершения нарушения трудовой дисциплины;

• получение от работника письменного объяснения или составления акта, если работник отказывается предоставить пояснения;

• издание приказа об объявлении выговора.

 

 

 

Выговор работнику 2022 должен быть оформлен согласно требованиям законодательства, поэтому рассмотрим каждый из пунктов отдельно с примерами составления соответствующих документов.

Этап 1

Составьте один из документов: акт, справку, докладную записку, протокол уполномоченного органа и т. д.

✍ Кто именно должен составить такой документ

Докладная записка о ненадлежащем исполнении обязанностей

РАЗВЕРНУТЬ ОБРАЗЕЦ

 

Этап 2

Работник дает письменное объяснение. Это прямое требование законодательства. Требовать предоставления письменного объяснения можно устно в присутствии свидетелей с составлением соответствующего акта или в письменном виде с отметкой о получении документа на копии работодателя. Получение документа фиксируется в акте. Если работник отказался предоставить объяснение, об этом необходимо составить акт.  Если пояснения были предоставлены в устной форме, эти данные также вносятся в акт.

Уведомление о необходимости предоставить объяснение о нарушении трудовой дисциплины

СКАЧАТЬ

Этап 3

Выговор выносится в приказе. Работника знакомят с этим документом под подпись в трехдневный срок (п. 31 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.1984 № 213). Выдавать такой приказ нежелательно накануне праздничных, выходных или нерабочих дней, так как «искусственно» уменьшается продолжительность времени, которое работник имеет на ознакомление с приказом.

Если трехдневный срок ознакомления работника с приказом о дисциплинарном взыскании пропущен, то это нарушение законодательства о труде. Работодатель будет нести ответственность согласно части 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях и абзацем 6 части 2 статьи 265 КЗоТ. А работник может в суде обжаловать применение в отношении него дисциплинарного взыскания.

Экспертные подсказки для кадровиков:

• Вносить ли запись о выговоре в трудовую книжку и личную карточку
• Когда ознакомить с приказом о выговоре, чтобы не иметь проблем в суде: на примерах

Если работник отказывается знакомиться с приказом, необходимо составить об этом акт. В такой ситуации приказ зачитывается вслух в присутствии свидетелей. Можно также направить копию приказа письмом с пометкой «вручить лично» и описанием вложения на адреса, указанные в личной карточке работника. В законодательстве о труде нет таких требований. Однако в интересах работодателя принять все меры для ознакомления работника с приказом.

Помните, что применение дисциплинарных взысканий должно быть взвешенным и производиться в соответствии с требованиями законодательства о труде.

• Всеукраинская профессиональная сертификация кадровиков — 2022 ➤ Полная программа
• Электронные трудовые книжки и э-больничные ➤ Решаем нештатные ситуации
• Оптимизация расходов на персонал➤ Экспресс-курс для начальника отдела кадров и испектора по кадрам

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Образец выговора | Отдел кадров

27 февраля 2008 г.

 

Г-жа Ребекка Джонс
Клерк
Финансовая помощь

 

Уважаемая г-жа Джонс! Инцидент 26, 2008.

В тот день, вскоре после обеда, я вернулся в офис и обнаружил, что вы говорите в крайне возбужденном состоянии и используете ненормативную лексику в телефонном разговоре. Когда я вошел в офис, я услышал, как вы сказали: «Мне все равно, кем вы себя считаете, я вам сейчас не помогаю!» После этого вы резко повесили трубку и побежали в туалет. Когда я попытался обсудить с вами ситуацию, вы заявили, что это личное, и вам жаль, что это произошло.

Затем наш президент получил письмо от представителя штата Памелы Графтон, в которой говорилось, что она подверглась невежливому обращению в поисках информации для избирателя. Она конкретно упомянула о телефонном звонке в наш офис 19 февраля примерно в 13:15. На встрече с вами и вашим профсоюзным управляющим Бобом Холстейном вы признали, что являетесь стороной, причастной к телефонному звонку. Вы сказали, что ваш гнев был вызван ее поведением и ее настойчивостью, чтобы вы бросили все, чтобы помочь ей.

Мы не согласны с тем, что ваш гнев был оправдан. Ваша должность администратора требует активного контакта с общественностью, и вы часто являетесь первым, кого кто-либо знакомит с нашим факультетом или даже с университетом. Вы знали, что это важная часть вашей работы, с тех пор как вы начали работать 3 года назад, и вы прошли курс телефонной компании по телефонной вежливости. Кроме того, информация, которую запрашивала представитель Графтон, всегда доступна, и в офисе были другие сотрудники, которые могли бы помочь ей, если бы у вас возникли трудности.

Наконец, я крайне обеспокоен тем, что, когда я сначала спросил вас об этом, вы исказили тот факт, что это действительно был деловой звонок. Это предотвратило любые усилия, которые мы могли бы предпринять, чтобы исправить эту ситуацию, и повлияло на доверительные отношения, которые у нас были в прошлом.

Пожалуйста, имейте в виду, что мы ожидаем, что профессиональные и доброжелательные манеры будут поддерживаться всегда. Если факторы вашей личной жизни влияют на эффективность вашей работы, я настоятельно рекомендую вам рассмотреть конфиденциальные ресурсы Программы помощи сотрудникам.

Вы также должны знать, что дополнительные инциденты такого рода будут поводом для более строгих дисциплинарных взысканий, вплоть до отстранения от должности и увольнения. Это также может быть отражено в менее чем хорошей оценке с конкретной ссылкой на «качество работы» и/или «сотрудничество», если произойдет дополнительный инцидент.

Копия этого письма будет помещена в Ваше личное дело. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому вопросу.

С уважением,

Barbara Wishmeyer
Supervisor

CC: Файл персонала
. или Подпись представителя Дата

Бесплатная форма выговора сотруднику — PDF

Обновлено 27 июня 2022 г.

Форма выговора для сотрудников — это базовый шаблон, используемый для сбора информации и вынесения Официального выговора в результате нарушения Сотрудником правил и ожиданий Работодателя. Эта форма будет содержать определение нарушения, действия, которые будут предприняты, а также подтверждение его выдачи и получения путем запроса подписи.

Как правило, считается разумным, чтобы Сотрудник, получивший выговор, подписал документ в качестве подтверждения его получения. Это может помочь избежать неприятных недоразумений по данному вопросу в будущем или, при необходимости, установить нежелание Сотрудника придерживаться правил Компании.

Элементы формы выговора сотруднику

Ниже приводится список элементов формы конструктивного выговора:

• Имя и фамилия сотрудника вместе с датой выговора.
• Поведение сотрудника или описание ненадлежащего действия.
• Информация о нарушенных политиках или рекомендациях.
• Любые предыдущие инциденты, связанные с проблемой, которые помогут поддержать тенденцию поведения.
• Любые предыдущие предупреждения, предоставленные сотруднику из-за предыдущей истории.
• Конструктивная обратная связь для сотрудника.
• Предоставляет сотруднику и работодателю способ измерения текущей производительности.
• Предоставляет сотруднику способы улучшить и поддерживать текущую производительность.
• Предоставляет дополнительные способы постановки целей и достижения поставленных целей.

Шаг за шагом: Вручение выговора сотруднику

1. Вынести устное предупреждение в частном порядке

Поскольку письменный выговор является формой серьезного дисциплинарного взыскания, сотруднику следует сделать устное предупреждение. Добросовестный сотрудник может не понимать своей неэффективности, политики, которая нарушается, или ненадлежащего поведения. Частный разговор, сообщающий о серьезности их действий или их отсутствии, может помешать дальнейшему развитию проблемы.

2. Наложить дисциплинарное взыскание

Если работник не исправится в соответствии с ранее запрошенным, к нему должны быть применены дисциплинарные взыскания. Работодатель должен будет проверить дисциплинарное взыскание работника. Затем работодатель может определить, нужно ли добавить дополнительные комментарии или детали к дисциплинарному взысканию.

3. Указать меры по исправлению положения

После получения всех фактов и сбора подробностей, касающихся инцидента, сотруднику должны быть предоставлены меры по исправлению положения.