Служебная записка о невыходе на работу: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте. Бланк 2023 года

Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте позволяет довести информацию об отсутствии работника на работе до руководства подразделения или организации.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки об отсутствии работника на рабочем местеОбразец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Докладная или служебная

В некоторых интернет-источниках можно прочитать о том, что докладная записка составляется подчиненным в адрес начальства, а служебная — только когда начальники подразделений переписываются между собой.

Отметим, что четко установленного законом наименования документа, посредством которого необходимо сообщать руководству об отсутствии работника на рабочем месте, не существует. Поэтому вне зависимости от того, как назвать документ: служебной ли запиской или докладной, его значение и юридическая сила не изменятся.

Нужен ли акт

Акт об отсутствии работника на рабочем месте может как заменять записку, так и составляться вместе с ней. О том, в каких случаях лучше составить акт и как его правильно оформить, мы рассказали в материале по ссылке.

Отсутствие на рабочем месте и прогул

В соответствии со ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае прогула, то есть:

невыхода работника на работу без уважительной причины. При этом продолжительность смены значения не имеет;
отсутствия на работе в течение 4 часов подряд;
несоблюдение уведомительных сроков, установленных для предупреждения работодателя при увольнении и расторжении как срочного, так и бесссрочного трудового договора;
увольнение без предупреждения об этом работодателя в случае бессрочного трудового договора;
самовольный уход в отпуск или использование отгула.

Однако отсутствие работника на рабочем месте не может автоматически считаться прогулом. Работник мог неожиданно заболеть, получить травму, у него могли быть другие уважительные причины невыхода на работу.

Именно поэтому только лишь отсутствие работника на рабочем месте не может быть основанием для издания приказа об увольнении за прогул (как и соответствующая служебная записка).

Кроме того, даже за доказанный факт прогула не всегда следует увольнение. Закон предоставляет работодателю право расторжения договора с прогульщиком, но решение в любом случае остается за руководителем организации.

Как составляется записка

Донести информацию о том, что работник отсутствует на своем рабочем месте, до руководителя может любой сотрудник.

Записка может быть составлена в свободной форме, написана от руки или набрана на компьютере — это не имеет значения. Главное, чтобы ее содержание ясно давало понять:

кто отсутствует;
где отсутствует;
в течение какого периода отсутствует.

На нашем сайте имеются бланк и образец записки, которыми можно воспользоваться в работе. В строки бланка потребуется внести следующие данные:

ФИО, должность руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
данные автора записки: ФИО, должность, подразделение;
дату составления записки;
данные работника, который отсутствует, время его отсутствия. Формулировка может быть следующей: «Довожу до вашего сведения, что повар отдела готовой продукции Татьяна Сергеевна Шорникова сегодня, 12 мая 2023 года, отсутствовала на рабочем месте с 08 00 до 12 00 часов»;
подпись составившего записку лица.

Если свидетелем отсутствия работника были и другие лица, их можно включить в текст записки путем внесения в нее следующей фразы: «Отсутствие Т.С. Шорниковой на работе могут подтвердить…». Также потребуется указать должности упомянутых работников.

Составление служебной записки должно иметь место в тот же день, когда работник отсутствовал или (если, например, не явился на работу вовсе) на следующий.

Связано это с тем, что на применение мер дисциплинарного воздействия в отношении прогульщика отводится месяц с момента, как факт прогула был обнаружен. За это время руководитель должен отобрать у работника объяснение и провести, в случае необходимости, служебное расследование для решения вопроса о виде наказания.

Что дальше

Служебная записка передается руководителю, на чье имя она написана. В дальнейшем, если работник все-таки будет наказан, она становится частью приложений к приказу о дисциплинарном взыскании.

образец объяснительной о прогуле, кто и как составляет документ о невыходе на работу

Кто составляет документ?

Служебная или докладная записка о прогуле должна быть составлена лицом, которое по своей должности осуществляет непосредственный контроль над рабочим процессом и работниками:

Мастер производственного цеха.
Старшая медицинская сестра в лечебном учреждении.
Старший менеджер.
Секретарь, который ведет табель учета рабочего времени.
Заведующий магазином, складом.
Руководитель отдела.
И другие подобные должностные лица.

Цель

В работе большого предприятия недопустимо просто сказать начальнику, что такого-то работника не было вчера на месте. Все, что касается сверхурочных, отгулов, прогулов, больничных необходимо отражать в отчетной документации. Поэтому прогул тоже должен быть учтен документально.

Важно! Цель составления служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте – зафиксировать сей факт, принятые меры, и передать эту информацию вышестоящему начальству. Глава предприятия будет решать, какие меры дисциплинарного взыскания будут применены в отношении этого работника.

Узнать больше о том, что это такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, можно здесь.

Основные требования

В объяснительной записке о прогуле обязательно необходимо отразить следующую информацию:

Название отдела, подразделения, в котором составляется бумага.
Заголовок – «Служебная (докладная) записка».
Дата составления и номер документа.
ФИО и должность лица, к которому обращаются.
ФИО и должность прогуливающего работника.
ФИО и должность составителя.
Дата и время отсутствия работника. Если работник отсутствовал весь рабочий день, указывают время, с какого и по какое он должен был быть на своем месте.
Предпринятые меры. Например, звонок работнику с выяснением причины отсутствия.
В заключении следуют выводы по поводу происшествия и предложение о дисциплинарном взыскании.

Изложение должно придерживаться строгого делового стиля.

Как составить?

По содержанию и форме служебная записка напоминает заявление. Поэтому и структура у нее подобная.

В правом верхнем углу нужно оформить «шапку» с указанием данных кому и от кого.

Пример:

«Директору ОАО «Квадрат»
Кондратьеву Кондрату Кондратовичу
От старшего менеджера
Николаева Николая Николаевича».

В левом верхнем углу пишут название структурного подразделения.

Пример: «Отдел продаж».

Посередине заголовок. Верхняя строчка – служебная записка, нижняя – об отсутствии работника на рабочем месте. Обе строчки должны быть с заглавной буквы.

После заголовка «Служебная (докладная) записка» пишут дату и номер документа. Далее излагается факт отсутствия, с четким временным промежутком, выясненные причины отсутствия.

Пример: «Довожу до вашего сведения, что работник отдела продаж Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 5.05.2017 года весь рабочий день с 8 и до 18 часов. Мною были приняты меры для выяснения причины отсутствия в виде звонка на мобильный телефон Петрова. Ответив, он сообщил, что в его квартире произошла авария системы водоснабжения, из-за которой он был вынужден оставаться дома».

Совет! После изложения информации составитель предлагает принять нужные на его взгляд меры.

Пример: «Прошу принять изложенные факты к сведению и вынести менеджеру отдела продаж Петрову П. П. выговор».

Смягчающие обстоятельства – работник объяснил причину своего отсутствия уважительным поводом, а также, если такое случается впервые, и других нареканий нет. В этом случае составитель может просить о неприменении мер дисциплинарного взыскания.

Пример: «Прошу не применять дисциплинарных мер к менджеру по продажам Петрову П.П., так как подобный инцидент случился впервые, а достоверность изложенной причины отсутствия подтверждает справка из ЖЭКа об аварии системы водоснабжения по адресу проживания Петрова в указанное время его отсутствия».

Отягчающие факты – повторное, или многократное отсутствие на работе, нарекания по поводу исполнения обязанностей и прочее. Такие обстоятельства могут стать основанием для вынесения выговора, применения штрафных санкций и даже увольнения.

Пример: «Подобная ситуация случается уже в 4 раз за последние полгода, указанные ранее причины отсутствия не находили своего подтверждения, а подобное поведение Петрова П.П. приводит к срывам рабочих планов и убыткам. В связи с этим, прошу уволить менеджера по продажам Петрова П.П. в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».

В конце составитель указывает должность, личные данные и ставит подпись. Между изложением факта прогула и просьбы о применении мер может присутствовать абзац с анализом ситуации.

Пример: «В последние 3 месяца Петров П.П. часто опаздывал на работу, приходил со следами похмелья. Из чего могу сделать вывод, что отсутствие Петрова на работе связано с чрезмерным употреблением алкоголя и не имеет уважительных причин».

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно в отдельном материале, а подробно о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.
.

Как оформляется документ о невыходе сотрудника на работу?

Организация может запастись специально оформленными печатными бланками для заполнения, но можно написать служебную записку на листе формата A4, придерживаясь необходимых правил. Подписывает документ сам составитель, печать не требуется, если обратное не указано в уставе предприятия. Однако подобную документацию регистрируют в журнале учета секретаря, либо самого отдела.

Внимание! По регистрации докладной записке присваивают регистрационный номер.

Сроки

Служебную записку о прогуле составляют не в день прогула, сначала прогул фиксируют в табеле учета рабочего времени. Работника уведомляют об этом и дают 2 дня для предоставления объяснений своего отсутствия. За это время гражданин может подготовить подтверждающие документы, например, справку из ЖЭКа о том, что в его квартире была авария, и проводились работы по ее устранению (подробно о том, как писать служебную записку директору, а также как правильно оформить объяснительную, читайте в этой статье).

В справке должно быть указано время происшествия. Если спустя 2 дня работник не предоставил объяснения и доказательства, то оформляется служебная записка с указанием всех фактов.

Скачать образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Пример

Ни что так не объясняет, как наглядный пример. Для этого был составлен бланк такого документа с соблюдением всех правил и соответствующим содержанием.

Ремонтный цех
Начальнику ремонтного цеха
Борисову Борису Борисовичу
От мастера смены
Егоркина Егора Егоровича

Служебная записка
№ 123 от 15.12.2017 г.
Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до вашего сведения, что слесарь ремонтного цеха Сергеев Сергей Сергеевич отсутствовал на работе 12.12.2017 г. всю рабочую смену с 7:00 до 15:00. При попытке связаться с ним по телефону Сергеев не брал трубку. На следующий день Сергеев вышел на работу в положенное время, и предоставил справку из ГИБДД о том, что он стал участником ДТП и был задержан до выяснения обстоятельств до 13:00. Так как до конца смены оставалось мало времени, Сергеев решил не ходить на работу совсем.

В связи с тем, что слесарь ремонтного цеха Сергеев С.С. не отвечал на звонки, а также сам не предпринял мер к тому, чтобы предупредить меня о причине своего отсутствия, прошу вынести ему выговор.

Мастер смены Егоркин Е.Е. (подпись)

Скачать образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Ответ на служебку

Свое решение директор (начальник) может написать прямо на бланке докладной записки. Это может быть, как согласие с предложением составителя, так и отказ и применение других мер. Написанное удостоверяется подписью с расшифровкой.

Пример положительного ответа: «Подготовить приказ об объявлении выговора Серегину С.С. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)».

Пример отказа: «Дисциплинарных мер к Серегину С.С. не применять, так как были предоставлены документы об уважительной причине его отсутствия. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)».

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам. О том, как грамотно оформить СЗ на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, перерасчёт, выплату и удержание зарплаты – читайте на нашем сайте.

Заключение

Служебная записка о прогуле помогает вести контроль таких ситуаций, зафиксировать все обстоятельства и донести до высокого начальства. Для работника такой документ – не приговор, если он уверен в уважительной причине своего отсутствия, и может доказать это. В любом случае, лучше постараться предупредить свое начальство первым. Такие меры помогут избежать серьезных дисциплинарных мер вплоть до увольнения.

Официальное письмо об отпуске по работе

Что такое отпуск (LOA)?

Разрешенное отсутствие на работе в течение длительного периода времени. Он отличается от отсутствия, такого как больничный или отпуск, требующим подачи официального запроса работодателю.

Хороший шаблон письма об отпуске описывает период отсутствия, причины отсутствия, предлагает помощь в создании плана действий и контактную информацию.

Отпуск — важный документ, который помогает сотрудникам, когда в их личной жизни случается непредвиденная ситуация. Если им нужно свободное от работы время, чтобы справиться с этой ситуацией, они отправляют официальное письмо с соответствующей информацией.

Подготовлено для:

[Manager.FirstName][Manager.LastName] [Manager.Title]

[Manager.StreetAddress][Manager.City][Manager.State][Manager.PostalCode]

[Manager.Phone][Manager.Email]

Создано :

[Employee.FirstName][Employee.LastName] [Employee.Title]

[Employee.StreetAddress][Employee.City][Employee.State][Employee.PostalCode]

[Employee.Phone][Employee.Email]

Уважаемый господин/госпожа. [Manager.LastName],

Это официальный запрос на отпуск с моей должности [Employee.Title] в [Employee. Company]. Я буду отсутствовать на работе с (ММ.ДД.ГГГГ) по (ММ.ДД.ГГГГ) .

Я хотел бы сообщить вам, что причиной моего запроса является (объясните причину, чтобы оправдать ваше отсутствие на работе, убедившись, что это покрывается политикой вашего работодателя об отпуске. Например, причиной может быть семья свадьба участника, неотложная медицинская помощь, обязанности присяжного и т. д.).

Доводим до вашего сведения, что если вы одобрите мою просьбу, я буду более чем готов убедиться, что мой отпуск никого не затронет. Я готов составить план действий, в котором будет указано состояние моих незавершенных проектов и кто будет выполнять мои рабочие обязанности, пока я нахожусь в отпуске. При необходимости буду рад обучить любого коллегу, который возьмет на себя мои обязанности в указанный период.

В свободное от работы время я мог бы ответить на вопросы или помочь своим коллегам. Со мной можно связаться по телефону [Employee.Phone] или по электронной почте [Employee. Email], если возникнут какие-либо вопросы.

Я намерен вернуться к работе в соответствии с договоренностью и графиком. Пожалуйста, имейте в виду, что я не собираюсь просить о дополнительном отпуске. Однако, если произойдут определенные события, не зависящие от меня, которые потребуют от меня продления моего отпуска, я уведомлю вас вовремя.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. Я надеюсь услышать ваше решение по моему запросу в ближайшее время.

Вы можете подать заявление об отпуске по различным причинам. Обычно сотрудники полагаются на Закон об отпуске по семейным и медицинским показаниям (FMLA), чтобы получить согласие на отпуск. В других случаях они просят отпуск по личным обстоятельствам или отпуск по беременности и родам.

Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

[Employee.FirstName][Employee.LastName]

MM / DD / YYYY

Подпись

Вам не нужно отправлять печатную версию письма. Некоторые компании принимают письма по электронной почте. Если это относится к вашей компании, вам нужен шаблон письма об отпуске по электронной почте.

Электронная почта шаблона LOA

Уважаемый господин/госпожа! [Менеджер.Фамилия],

Всегда начинайте письмо с приветствия.

Как обсуждалось ранее, я прошу отпуск с (ММ.ДД.ГГГГ) по (ММ.ДД.ГГГГ) .

Я отпрашиваюсь с работы, потому что (укажите причину, по которой вам нужно отсутствовать в течение определенного периода времени).

На время моего отпуска я буду/не буду готов принимать звонки или отвечать на электронные письма от моих коллег. (Если вы свободны, добавьте следующее предложение) Со мной можно связаться [Сотрудник.Телефон] или электронная почта [Сотрудник.Электронная почта] .

Хочу выразить благодарность за уделенное время и рассмотрение данной просьбы. Я не могу дождаться, чтобы услышать от вас в ближайшее время.

С уважением,

[Employee.FirstName][Employee.LastName]

Подпись

MM / DD / YYYY

Если вы отправляете запрос по электронной почте, вам не нужно включать определенную информацию требуется в письменной версии. Достаточно начать электронное письмо с обращения к получателю, не добавляя перед приветствием свое полное имя, должность, город, номер телефона и дату (или дату получателя).

Написание письма об отпуске с примерами

Написание подробного письма об отпуске

запрос является первым шагом в предупреждении вашего работодателя. Используйте свое письмо, чтобы предоставить им информацию, относящуюся к вашей ситуации. Хотя письмо-запрос должно быть тщательным, бывают ситуации, когда допустимо не указывать личную информацию в письме-запросе. Следующее руководство может помочь в составлении профессионального письма об отпуске.

Причины запроса отпуска

Некоторые из причин, по которым сотрудник может подать запрос об отпуске, включают:

Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA)

Отпуск по личным обстоятельствам
Военный отпуск
Кратковременная или длительная нетрудоспособность
Отпуск по беременности и родам
Обязанность присяжных
Продолжительный отпуск
Творческий отпуск

После встречи со своим руководителем или представителем создайте официальный запрос на отпуск. Включите эту информацию в официальное письмо об отпуске:

Причина запрошенного отпуска
Дата начала отпуска и дата возвращения
Список связанных с работой обязанностей, с которыми вы поможете подготовиться к отъезду, например, обучение или перекрестное обучение, документирование должностных инструкций/инструкций
Запрос к вашему руководителю или менеджеру за поддержкой в процессе отпуска с высшим руководством или персоналом отдела кадров, если применимо

Профессиональное завершение письма на положительной ноте, например, «спасибо, что уделили этому вопросу время» или «спасибо, что рассмотрели мою просьбу об отпуске»

Когда вы запрашиваете отгул по личным или медицинским причинам, обычно нет необходимости предоставлять личные данные. Если разрешение на отпуск не зависит от доступа к медицинской информации, использование «личного отпуска» или «медицинского отпуска» — это, как правило, все, что вам нужно включить, но компания может потребовать письменное подтверждение от врача или специалиста.

Как написать письмо об отпуске

При написании официального заявления об отпуске для подачи в отдел кадров или вашему руководителю вы можете использовать печатную копию или формат электронной почты. Вы можете выбрать один из двух вариантов в зависимости от того, будете ли вы подавать заявление на отпуск лично или через Интернет.

Если вы можете провести личную встречу или иным образом отправить печатную копию официального запроса на отпуск, выполните следующие действия:

Предоставьте полную контактную информацию о сотруднике, включая имя, адрес и номер телефона.
Укажите дату отправки письма.
Укажите имя супервайзера или менеджера.
Включите должность супервайзера или менеджера.
Добавьте название компании.
Укажите местонахождение компании.
Добавьте приветствие (Уважаемый, за которым следует имя соответствующего лица).
Включите четкое и краткое объяснение запроса, написанное от первого лица (Я прошу, я вернусь).
Добавьте завершение, например, «с уважением» или «спасибо».
Укажите свое полное имя.
Включите свою подпись.

При отправке запроса на отпуск по электронной почте не требуется столько информации, как при письменном запросе. Используйте следующие шаги:

В строке темы электронного письма укажите причину (запрос на отпуск, запрос на отпуск), а затем свое полное имя.
В теле письма начните с приветствия и имени адресата.
Объясните запрос на отпуск.
Включить закрытие.
Укажите свое имя.

Советы по отпуску

Независимо от того, какой формат вы используете для письма с просьбой, используйте профессиональный язык и тон, чтобы продемонстрировать свое сотрудничество и готовность помочь до и во время вашего отпуска, если это необходимо. Независимо от того, предоставляется ли печатная копия запроса или электронное письмо, и то, и другое служит документацией и графиком, к которому вы и ваш работодатель можете обратиться при необходимости.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отпусков, например, сколько времени доступно для отпуска и оплачивается или не оплачивается свободное от работы время.
Попросите представителя отдела кадров или посмотрите в справочнике сотрудников вашей компании, чтобы просмотреть все установленные политики.
После ознакомления с этими политиками запросите встречу для обсуждения запроса со своим непосредственным руководителем или менеджером.
Если вы работаете в профсоюзе, вы можете поговорить с представителем профсоюза, чтобы уточнить информацию и ответить на вопросы о льготах, на которые вы имеете право в соответствии с политикой компании.
После встречи немедленно отправьте официальное письмо с просьбой об отпуске и изложением деталей.
Убедитесь, что в письме вашему работодателю предоставлена вся информация, необходимая для утверждения запроса.

Образец письма с просьбой об отпуске

Ниже приведен базовый формат официального письма с просьбой об отпуске:

John Smith

123 Green Street

New York, 45 New York 92 10222

Телефон: 999 123-4567

Эл.

Служебная записка о невыходе на работу: Полная информация для работы бухгалтера