Составить график работы: Образец графика работы 2021 | Скачать форму, бланк

Составить график работы: Образец графика работы 2021 | Скачать форму, бланк

Составить график работы в Excel

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов. Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

• 40 часовой;
• 36 часовой;
• 30 часовой;
• 24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

• на режиме работы (времени функционирования предприятия;
• на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) — это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах — 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни

(магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Образец графика работы

Скачайте файл, в котором сможете создать необходимый вам график работы на примере существующего.

Файл в формате .xlsm для программы Excel.

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.

103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки — 7,2 ч (женщины), 8 ч — мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера.
   Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут. Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени — месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав — штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения — принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика — доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия. График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

Рассчитать график работы — режим работы табличка шаблон, как составить образец, программа сотрудников

График сменности сотрудников помогает организовать трудовой процесс при сменном режиме работы. Но нужно знать, как правильно его рассчитать, чтобы таковой не стал причиной путаницы.

Сменный режим работы весьма часто применяется в организациях с непрерывным производственным процессом. Также круглосуточная деятельность осуществляются некоторыми предприятиями сферы обслуживания.

В любом случае для организации труда работников необходимо составление графика работы. При этом важно правильно его рассчитать, чтобы не возникал беспорядок в процессе труда.

Прежде всего, необходимость в графике сменности требуется для правильной организации режима работы и отдыха каждого работника.

С помощью него можно наглядно систематизировать все данные о сменах. Любая организация со сменным режимом работы имеет свой собственный индивидуальный график.

При этом значения не имеет направление деятельности предприятия и вид производимой продукции. Тем не менее, к любому графику применяются некоторые стандартные требования.

Определение

График работы представляет собой самостоятельный документ либо приложение к коллективному договору.

Определяется это ст.103 ТК РФ. Любое изменение графика должно происходить при учете мнений самих работников.

Также ст.190 ТК указывает на необходимость уведомления об изменениях графика профсоюзных организаций или других органов, представляющих интересы сотрудников.

При внесении любых коррективов в график, изменения должны вноситься и документ, приложением которого является таковой. Например, в коллективный договор.

Для правильного составления графика работы следует учитывать продолжительность трудового процесса.

К примеру, если деятельность происходит лишь в одну смену, то график приближается к рабочему дню в восемь часов с часовым обеденным перерывом. Во внимание следует принимать специфику работы, ее особенности и нюансы.

Любой аспект должен быть тщательно проанализирован. График сменности должен соответствовать не только потребностям предприятия, но и правовым нормам.

Назначение документа

Предназначение любого графика работы в регулировании деятельности всего коллектива. Правильно составленный график отражает специфику труда и требования ТК РФ.

Посредством графика определяется количество рабочих дней, выходных и обеденных перерывов. По необходимости допускается вносить изменения в график.

Периодичность изменений определяется руководством, но изменять расписание можно не чаще одного раза за месяц. Для правильного составления графика применяется несколько вариантов.

Каждый из таковых обладает как преимуществами, так и недостатками. Выбор наиболее подходящего графика работы является непосредственной прерогативой руководства.

Существуют такие виды сменных графиков как:

Сменный график	Наиболее подходящим считается для организаций с круглосуточным трудовым режимом. При этом предполагается посменный выход на работу сотрудников. Это помогает обеспечить непрерывность производственного процесса
Скользящий график	Целесообразен для применения предприятиями, в которых работникам нередко приходится работать по выходным и выезжать в командировки. Сотрудники при таком графике самостоятельно решают, когда им наиболее удобно трудиться и в каком режиме
Недельный график	При этом работники должны отработать за неделю строго определенное количество часов, сотрудники в индивидуальном порядке согласовывают с руководством режим работы

Действующие нормативы

Для того чтобы деятельность организации осуществлялась беспрерывно необходимо составить график сменности. Но при этом нужно учитывать нормы Трудового Кодекса.

Требуется правильно определить длительность рабочего времени для каждого работника. Также понадобится рассчитать необходимое количество сотрудников для каждой смены.

Сменный график разрабатывается в соответствии с положениями ст.103 ТК РФ. Работника в момент приема на работу знакомят с имеющимся графиком.

Условие о сменном режиме работы прописывается во внутренних нормативных актах организации. Отдельным пунктом данное условие вносится в трудовой договор.

Руководитель вправе поменять график в любой момент. Причем каждый работник должен быть уведомлен о грядущих изменениях не менее чем за месяц.

Внесение изменений в график оформляется в виде дополнительного соглашения к договору.

При составлении графика работы нужно учитывать некоторые законодательные требования:

Если рабочий день сотрудника равен двенадцати часам	То суммарный объем рабочего времени за неделю не может превышать сорока часов. Согласно ст.110 ТК работодатель волен использовать любой график, при условии, что трудовая деятельность чередуется с отдыхом. Продолжительность оного должна составлять не менее сорока двух часов за неделю
Исходя из ст.96 ТК долгота ночной смены	Должна быть на час короче дневной. Если данный час используется для работы, то оплачиваться он должен по двойному тарифу. Также необходимо оплачивать ночные часы на двадцать процентов выше дневной часовой ставки
Длительность смены перед праздничным нерабочим днем	Должна сокращаться на час, что требует ст. 95 ТК. При невозможности сокращения переработанный час оплачивается вдвойне
В соответствии со ст.103 ТК нельзя	Чтобы один и тот же работник работал две смены подряд без положенного отдыха. Так если долгота смены равна двадцати четырем часам, то следующие сутки должны быть выходным днем
При восьми- или двенадцатичасовом рабочем дне	Продлить длительность смены можно лишь в исключительных случаях. К примеру, на предприятии произошла техническая авария, некому сменить работника и прочее
При трехсменном графике работы	Требуется чередовать смены каждую неделю

Составлять график работы можно вручную или при помощи специального программного обеспечения.

Если штат организации небольшой, то составить расписание можно на обычном бумажном листке, применив несложные математические расчеты.

Если все работники приходят на работу ежедневно и рабочее время всегда одинаково, то можно и вовсе обойтись без сменного графика.

Если в организации длительность рабочего дня более восьми часов, то целесообразнее применить скользящий график с «плавающими» днями отдыха. Наиболее популярными считаются схемы 2/2 либо 3/3.

В отдельных случаях применяется вариант 7/7, но данный режим используется очень редко. Считается, что уже на пятый день производительность труда сотрудника падает в разы по причине накопления усталости.

Чтобы вышеуказанные схемы могли успешно применяться, численность сотрудников должна быть четной. В заведениях круглосуточного действия используется сменный график.

В большинстве случаев выбирается схема 2/2. Например:

2 дневных смены	2 выходных – 2 ночных смены – 2 выходных
1 дневная смена	1 ночная смена – 2 выходных

Первый вариант более удобен, поскольку позволяет работнику полноценно отдохнуть. Второй метод позволяет отдыхать только второй день, первый день тратится на сон.

Но такая схематичность подходит, если большую часть персонала составляют работающие студенты. Как правильно составить график работы на месяц в крупной организации?

Если численность штата позволяет разделить его на семь коллективов, можно применить график 5/2. Выглядит процесс работы при этом так:

2 ночных смены	с 21.00 до 8.00
1 вечерняя смена	с 18.00 до 22.00
1 дневная смена	с 16.00 до 22.00
1 утренняя смена	с 8.00 до 16.00

При таком графике каждый работник работает по сорок часов в неделю. При этом в ночной период выходит две смены одновременно. Можно использовать график работы сутки через двое.

Если численность сотрудников позволяет, можно организовать работу сутки через трое. Как правило, подобные схемы применяются в охранных предприятиях.

Но при этом не следует забывать о положенных по закону часах отдыха во время смены. Значит, хотя бы один «лишний» работник находиться на смене должен.

Необходимые данные

При составлении графика работы следует учитывать, сколько часов трудится каждый работник и какова общая длительность рабочего дня.

Необходимо учесть специфику деятельности организации и структуру трудового дня. Рассматривать каждый фактор следует в индивидуальном порядке, чтобы максимально определить его значение при составлении расписания.

Если работник принимается на работу с условием о сменности, то следует сразу оговорить все нюансы рабочего процесса.

Правильно составленный график работы должен соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре или приложении к таковому.

В целом для составления графика понадобятся:

Кто должен составлять

Составление графика работы в организации вменяется в обязанность специалистов по труду. Непосредственно участвовать в процессе должно и руководящее лицо предприятия.

Нужно понимать, что грамотно составленный график поможет на несколько лет вперед расписать ритм и стиль производственной деятельности.

После того как сотрудником отдела кадров или иным ответственным работником график будет составлен, требуется его заверение.

Руководитель должен ознакомиться с расписанием, а затем заверить его своей подписью. При этом указывается должность руководящего лица и его персональные данные.

Утверждение графика работы является обязанностью генерального директора организации. Он обязан завизировать график. В резолюции должны наличествовать наименование должности, личные данные, дата, подпись.

Составлять график работы нужно заранее. Согласно закону каждый работник должен ознакомиться с расписанием за месяц до вступления его в силу.

Если сменный режим вводится в организации впервые, то работники должны быть ознакомлены с графиком за два месяца до начала его применения.

Образец документа

Стандартного образца для составления графика работы не предусмотрено. Следовательно, организации, планируя режим работы, табличку, шаблон или другую приемлемую форму, могут разработать самостоятельно.

Но непременно на нем должны наличествовать обязательные реквизиты:

• полное и сокращенное наименования организации, соответствующие учредительным документам либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя – указывается в верхнем левом углу, ниже указывается вся иная информация;
• наименование документа;
• период действия;
• наименование структурного подразделения, для которого разработан график.

После оформления «шапки» документа, можно приступать к созданию таблицы:

Нарисовать таблицу	В первой графе пишется порядковый номер, во второй личные данные работника и должность, в третьей – табельный номер сотрудника
Расписать месяц по числам	Выделив отдельную колонку для каждого рабочего дня
Отдельно сделать графу для ознакомления	После утверждения графика работники должны поставить свои подписи и даты
Определить необходимое количество смен	Нужное для непрерывности процесса, и длительность каждой смены
Рассчитать численность работников	В каждой смене
Расписать рабочие дни для всех работников	Для этого предварительно желательно каждой смене присвоить условное обозначение

Значительно облегчают процесс составления графика работы специально предназначенные для этого программы.

Например, воспользовавшись программой на основе Microsoft Excel, можно составить расписание на год вперед, а также производственный календарь любого года. Для составления графика можно задать любую схему работы.

Фото: график работ

При составлении графика работы, особенно если делается это впервые, часто возникает немало вопросов.

Наверно, поэтому стоит отметить моменты, требующие особого внимания:

• соответствие трудовому законодательству;
• специфика деятельности;
• индивидуальный подход к работникам;
• пиковые моменты рабочего времени, когда наиболее целесообразен перерыв;
• режим работы организации, поскольку рабочими днями могут быть и праздничные дни;
• исключение переработки, что позволит сэкономить на оплате труда;
• выбор наиболее приемлемого графика;
• учет мнения самих работников.

Как составить график работы на 5 человек

В большинстве случаев при сменном режиме работы рекомендуется наличие четного количества работников. Но как быть, если в небольшой организации работает пять человек?

Ведь важно чтобы каждый работник отработал одинаковое количество времени. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда на предприятии трудится пять человек.

Рабочая неделя состоит из шести дней. Воскресенье – общий для всех выходной. Каждому сотруднику присваивается индивидуальный порядковый номер, от 1 до 5.

Схема работы будет выглядеть следующим образом:

Понедельник	1,3,5
Вторник	1,2,3,4,5
Среда	1,2,3,4
Четверг	1,2,3,4,5
Пятница	1,2,3,4,5
Суббота	2,4,5

При таком подходе каждый сотрудник отработает пять дней за неделю.

Если сутки через трое

Для составления графика работы сутки через трое изначально следует определить нормы рабочих часов, используя производственный календарь.

При этом из расчета нужно исключить ежегодный отпуск, положенный работникам.

Возможно ли увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей узнайте из статьи: увольнение по статье.

Какая ответственность главного бухгалтера после увольнения, читайте здесь.

Образец приказа об увольнении за прогул, смотрите здесь.

Далее можно приступать к расчетам:

Вычислить количество часов за год	На который составляется график работы. Для чего за расчет принимается сорокачасовая рабочая неделя. Определяется количество недель в году и умножается на сорок
Определить длительность отпуска	Каждого работника в часах. Сорок нужно умножить на число недель в двадцати восьми днях. Получается сто шестьдесят часов
От количества годовых часов отнять объем отпуска	Результат поделить на двадцать четыре (часы в сутках). Получится численность рабочих дней за год
Количество календарных дней в расчетном году поделить на количество рабочих дней	Полученный результат покажет необходимое количество сотрудников для режима сутки/трое

Далее можно приступить непосредственно к составлению графика работы:

• начертить график;
• внести в него порядковые номера, персональные данные и расписать числа месяца;
• определить даты выхода на работу каждого сотрудника, соблюдая последовательность выходных;
• ознакомить сотрудников с графиком за месяц до введения.

Может показаться невероятным, но зачастую именно от правильно составленного графика работы зависит успех организации.

При определении потенциала предприятия грамотность режима работы занимает одну из главенствующих позиций.

Опытные руководители для получения наибольшей эффективности стараются максимальное внимание уделить именно графику производственной деятельности.

Графики работ — не так просто, как кажется

Чтобы работник знал, в какие дни недели он работает, а когда отдыхает, на предприятиях создают графики работ. Для производств, где действует непрерывный цикл выпуска продукции,  применяются графики сменности устанавливающие работу в 1,2,3,4 смены (ст. 103 ТК РФ). Перевод на такой режим работы закрепляется в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре сотрудника.

При установлении графика должно быть указано время работы, периоды отведенные для перерыва и отдыха. При составлении графика сменности (о нем можно говорить, только если сотрудники менятся сменами в течение суток) не допускается указывать 2 рабочие смены подряд. Также нужно не забывать соблюдать требования 110 статьи ТК РФ и давать возможность сотруднику непрерывно отдыхать в течении 42 часов в неделю. Но тут есть один интересный момент, есть вот такое письмо Письмо Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13281-6-1 «О возможности сокращения еженедельного непрерывного отдыха в отдельные дни недели при соблюдении в среднем за учетный период продолжительности еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов». Суть его в том, что продолжительность недельного отдыха при суммированном учете может варьироваться и соблюдаться за учетный период. Как это просчитать за учетный период более месяца — для меня осталось загадкой. Предоставляется  что если мы графиком в одну неделю уменьшили сотруднику отдых на 5 часов, то потом какую то неделю, мы должны ему их добавить.
Самый простой график по календарю пятидневной рабочей недели используется для административного персонала. Количество рабочих часов в нем полностью соответствует аналогичному показателю в производственном календаре, который ежегодно утверждается правительством, а также положениям статьи 91 ТК РФ. Вот как он выглядит в текущем году:

Порядок и сроки его доведения по работника ТК РФ никак не регламентирует, но доводить эту информацию до сведения работников все равно нужно. Можно для этого сделать отдельный пункт в трудовом договоре, либо описать его в правилах внутреннего трудового распорядка. После чего дать сотруднику ознакомиться и взять подпись на лист ознакомления. Одним из вариантов подобного графика, обеспечивающего работу, например торговой точки без выходных, будет приведенный ниже скользящий восьмичасовой график. Для его реализации на каждое рабочее место нужно по три сотрудника (бригады). Этот график не позволяет работнику отработать нормальную продолжительность рабочего времени, что противоречит положениям ст.104 ТК РФ и напрямую затрагивает положения ст. 155. Поэтому если предприятие вынуждено применять такой вариант выхода на работу, то целесообразно в этом случае выплачивать ему оклад или доплачивать до среднего заработка, как того требует кодекс. Может быть так, что режим работы магазина предусматривает рабочий день 9 или 10 часов, но в этом случае, работники будут перерабатывать месячную и годовую норму времени и им нужно будет предоставлять дополнительные дни отдыха. Кроме того работодателю придется делать доплату за работу в праздничные дни согласно статье 153 ТК РФ.  Для решения проблемы целесообразно было бы перейти на суммированный учет рабочего времени. О нем и о сменных графиках речь пойдет ниже. Выше показаны самые простые виды графиков, в ситуации, когда на предприятии нужно обеспечить непрерывную работу оборудования применяются сменные графики. Наиболее распространенный, так называемый «железнодорожный»: Он может быть таким: 1 смена с 8-00 до 20-00, вторая смена с 20-00 до 8-00, в нем посредством чередования смен достигается круглосуточная работа оборудования. В среднем сотрудник отрабатывает 15 смен за месяц, ежемесячно этот показатель колеблется в пределах от 14 до 16 смен. Основной недостаток подобного графика — огромная сумма переработки в часах по итогам года, количество сверхурочных часов может доходить до 200, что противоречит нормам ТК РФ (не более 120 в год). Выходом из данной ситуации может служить предоставление работникам дополнительных выходных дней, но это возможно только в случае, если у вас достаточное количество персонала и графики работников не меняются в течении года. Данная задача, на мой взгляд, в реальности практически неразрешима. Поскольку на набор персонала на замену собственники, как правило не идут, а вывод сотрудника со смены невозможен ввиду круглосуточности процесса производства. Кроме того, здесь не учтено общее правило о сокращении продолжительности ночной смены на 1 час, поскольку сотрудники не принимались специально для работы в ночное время(есть послабление в кодексе, можно в колл. договоре ввести пункт, что ввиду невозможности остановки производства, смены устанавливаются равными). Чтобы сократить время переработки можно немного модифицировать такой график, так, чтобы для сотрудника было предусмотрено официальное время обеда продолжительностью в 30 минут. Переработка в данном случае гораздо меньше.

Но сложность здесь заключается в том, что формально в этот промежуток времени сотрудник может покидать рабочее место. Получается мы должны на 30 минут остановить оборудование. Ситуация практически безвыходная, если не принимать «лишних» сотрудников на подмену. На данный момент придумать какой-то вариант решения проблемы со сверхурочными часами при «оптимальном» количестве персонала, мне не удалось. Просто происходит оплата переработок сверх нормальной продолжительности рабочего времени и все. Изучив мнение по этому вопросу, пришел к выводу что сильно противозаконного здесь ничего нет, хотя формальные положения ТК РФ не соблюдаются.
В случае, если требуется круглосуточное обслуживание оборудования, но можно остановить его в выходные дни, применяется специфический трехсменный график работы.
Подобный вариант выходов на работу также лучше применять в сочетании с суммированным учетом рабочего времени. Здесь тоже присутствует нарушение требования о сокращенной продолжительности ночной смены, но тем не менее, подобные графики повсеместно применяются на практике. Последним вариантом графика, который очень распространен во многих отраслях, будет двенадцатичасовой дневной, вот как он выглядит:
В нем тоже заложены переработки и снова  выходом может быть выделение 1 часа времени на обед, т. е. проставление 11 часов вместо 12. Можно сделать любой график, но в конечном счете все будет зависеть от количества персонала и желаемого режима работы оборудования или магазина. И еще, до сих пор действует  п. 11 Постановления СНК СССР от 24 сентября 1929 г. «О рабочем времени и времени отдыха в предприятиях и учреждениях, переходящих на непрерывную производственную неделю», в котором говорится, что продолжительность междусменного отдыха должна быть не менее двойной продолжительности смены, в нем оно слегка нарушается, но данный график формально не является сменным,тут хотел поставить смайлик, но он не предусмотрен.
Это пожалуй, все варианты работы персонала, которые встречались мне на практике. В районах Крайнего Севера применяется 36-часовая рабочая неделя, там график идентичен 8-ми часовому, только вместо 8- ки каждый день сотрудник работает 7,2 часа. В заключении приведу сводную таблицу графиков за один месяц.

Об изменении графика работника нужно ознакомить за месяц до его вступление в действие под роспись. На каждое изменение графика для сотрудника должен быть оформлен приказ, основанием для которого будет служебная записка руководителя подразделения. Это не все возможные вариации выходов на работу, во многом, принимаемые в данной области решения будут зависеть от обеспеченности персоналом, возможности содержать людей «на замену», необходимой интенсивности хозяйственной деятельности.
Вопросам учета сверхурочных часов и порядка их оплаты, я посвящу одну из будущих статей.. Буду рад комментариям и отзывам.

Бесплатное программное обеспечение для планирования работы сотрудников для вашего бизнеса

О ПРОГРАММНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ РАСПИСАНИЯ

Что такое бесплатное программное обеспечение для планирования персонала?

Программное обеспечение для планирования автоматизирует процесс планирования ресурса и позволяет переключиться на онлайн-планирование вместо использования бумажной системы. Homebase предлагает бесплатную возможность составления расписания программного обеспечения с богатым набором функций, которое поможет вам составить расписание для вашей команды.

Программа онлайн-планирования означает, что графики персонала, которые вы составляете для своего бизнеса, хранятся в Интернете.Облачное программное обеспечение означает, что ваши сотрудники могут получать доступ к онлайн-расписанию с любого устройства с помощью приложения для расписания в режиме реального времени. Вы можете планировать смены и управлять своим бизнесом проще, чем когда-либо, с помощью современных онлайн-инструментов.

С помощью средства создания расписания на месяц Homebase мы будем отправлять вашим почасовым сотрудникам напоминания календаря об их графике работы и напоминания по электронной почте, когда приближается их смена. Надлежащее укомплектование персоналом является ключом к обеспечению удовлетворенности клиентов за счет отличного обслуживания, что, в свою очередь, приводит к повторным посещениям клиентов.

Онлайн-планирование также означает, что менеджеры могут составлять и обновлять расписание из любого места, независимо от количества пользователей в месяц. Подключенные часы позволяют легко получить полную картину затрат на рабочую силу. Вы также можете просматривать производительность сотрудников, чтобы менеджеры могли принимать более обоснованные решения.

Приложение расписания также покажет, какие сотрудники опаздывают чаще всего. Вы даже можете увидеть, какие временные интервалы имеют самые высокие продажи (и вам нужно больше всего персонала).

Как узнать, когда пора перейти на приложение для рабочего графика?

Если вы тратите слишком много времени на построение своего расписания каждую неделю, самое время внести изменения.Какой лучший способ улучшить свой бизнес с помощью бесплатного программного обеспечения для планирования работы сотрудников? Вы можете узнать больше о приложениях для рабочего графика в нашей статье, 5 признаков, что пора переключиться на приложение для рабочего графика.

Почему я должен использовать приложение для планирования работы сотрудников бесплатно?

Приложение для составления расписания сотрудников сделает ваш процесс планирования проще, быстрее и эффективнее. Узнайте больше о приложениях для составления расписания сотрудников, прочитав нашу статью о 4 причинах, по которым вы должны их использовать.

Что такое система расписания?

Система планирования — это любой метод, используемый для планирования смен сотрудников для вашего бизнеса.Однако наиболее эффективной системой, используемой сегодня вместо устаревших методов, являются программы, приложения или шаблоны планировщика, такие как Homebase.

Включает ли ваш процесс планирования создание одного и того же рабочего графика каждую неделю? Как насчет создания гибкой рабочей среды с различным рабочим временем для каждого сотрудника? ваш рабочий график выиграет от правильной системы. Если вы новичок в использовании онлайн-расписания, ознакомьтесь с нашим шаблоном о том, как его создать.

Инструмент для составления рабочего графика поможет вам выполнить работу быстро и легко.

О Сменном планировании

Почему Homebase лучше других программ.

Что такое программа для планирования смен?
Программное обеспечение для планирования смен, такое как Homebase, поможет вам управлять своим расписанием и составлять его в считанные минуты с любого устройства, помогая экономить часы каждую неделю. С помощью Homebase вы можете управлять изменениями расписания и следить за тем, чтобы у вашей команды были актуальные расписания. Сотрудники также могут запросить сменную сделку или обновить информацию о доступности на Homebase. Затем вы получите уведомление об утверждении, и Homebase автоматически обновит расписание и выделит конфликты.

Какое приложение для планирования сотрудников лучше всего?
Лучшее программное обеспечение для планирования — это то, которое экономит вам больше всего времени и оставляет ваш календарь открытым для других приоритетов. Это также должно помочь вам сэкономить на трудозатратах. С Homebase вы экономите часы каждую неделю благодаря нашему автоматическому расписанию, которое позволяет вам составлять расписание своих сотрудников онлайн за считанные минуты.

Возможность перетаскивания группового планирования позволяет просматривать график работы сотрудников по ролям, временным периодам или сотрудникам.Вы можете наблюдать за автоматическим подсчетом часов, планировать свою команду из любого браузера на своем мобильном устройстве и публиковать рабочие изменения в любое время и в любом месте.

Homebase также дает вам лучшее представление о затратах на рабочую силу. Наше программное обеспечение подсчитывает часы и сверхурочные часы и вычитает время перерывов. Вы также можете использовать наш инструмент для ввода данных о продажах и обеспечения соблюдения целевого бюджета. Вы даже можете спрогнозировать свои затраты на рабочую силу, узнать погоду и прогноз продаж.

Что такое инструмент планирования заданий?
Хороший инструмент планирования работы, такой как Homebase, предоставит все необходимое для управления расписанием ваших сотрудников.Это включает в себя управление вашими сотрудниками, обмен открытыми сменами и даже экспорт для расчета заработной платы с ведущими компаниями.

В нашем бесплатном плане есть такие функции, как журнал менеджера и расширенная отчетность, а в нашем платном плане есть и другие функции. Это гарантирует, что ваша рабочая жизнь будет максимально легкой, и вы построите идеальный рабочий график.

Какое приложение для планирования лучше всего?
Homebase — лучшее приложение для составления расписания благодаря всем предоставляемым нами замечательным функциям. Более 100 000 предприятий доверяют нам помощь в облегчении их работы.Но не берите это у нас, берите это из тысяч пятизвездочных отзывов от уважаемых клиентов.

Какое приложение для планирования лучше всего подходит для малого бизнеса?
Ваше приложение для планирования должно помочь вам эффективно и легко управлять малым бизнесом, и Homebase делает именно это. Мы поможем вам быстро составить график, сократить количество неявок и ошибок в расписании сотрудников. Вы можете отправить изменения расписания своим сотрудникам, чтобы подтвердить их получение.

Программа рабочего графика Homebase может работать с несколькими типами графиков работы.К ним относятся чередующийся график работы, гибкий график работы, график рабочего времени, сжатый график работы, сокращенный график работы и многое другое. Они могут видеть всю необходимую информацию прямо в приложении.

Вы также можете использовать построитель расписания Homebase, бесплатное средство для создания расписания, которое дает вам шаблон расписания, который поможет вам составить еженедельное или ежедневное расписание.

Какое программное обеспечение для планирования лучше всего?
Лучшее программное обеспечение для составления расписаний — это то, которое экономит вам больше всего времени, а также помогает сэкономить на трудозатратах.С Homebase вы экономите часы каждую неделю благодаря нашему автоматическому расписанию, которое позволяет вам составлять свое расписание за считанные минуты. Планирование команды перетаскиванием позволяет вам просматривать расписание команды по ролям, периоду времени или сотрудникам, и вы можете наблюдать за автоматическим подсчетом часов, планировать свою команду из любого браузера на своем мобильном устройстве и публиковать изменения работы в любое время и в любом месте.

Homebase также дает вам лучшее представление о затратах на рабочую силу. Наше программное обеспечение подсчитывает часы и сверхурочные часы и вычитает время перерывов.Вы также можете использовать наш инструмент для ввода данных о продажах и обеспечения соблюдения целевых показателей бюджета, прогнозирования затрат на рабочую силу и даже просмотра погоды и прогноза продаж прямо по расписанию.

Сколько людей вы планируете?
Homebase позволяет добавлять в свой ежедневный график столько сотрудников, сколько вам нужно. С нашим приложением и простым шаблоном расписания вся информация о вашей команде находится в одном месте. Ваши сотрудники могут управлять своей трудовой жизнью, проверяя свой график, меняя смены, обмениваясь сообщениями с другими и даже оценивая свою зарплату.

Можете ли вы использовать бумажный календарь или приложение-календарь для своего расписания?
Совершенно верно. Вы можете составить расписание для своей команды с помощью приложения календаря онлайн-бронирования, такого как iCal или Google Calendar, но эти инструменты не предназначены для планирования сотрудников. Вы не можете копировать шаблоны расписания с недели на неделю в календаре. Там также будут появляться другие события и праздники, которые могут оказаться громоздкими.

Как создать график сотрудников, который будет работать для вашей команды

Создание рабочего графика для сотрудников может быть сложной задачей. К счастью, технология значительно улучшила весь процесс. Хотя составление расписания персонала стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует тщательного рассмотрения. В этой статье мы исследуем лучшие практики планирования сотрудников и даем некоторые идеи, которые помогут сделать планирование сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления расписания для сотрудников

С развитием технологий времена построения расписания с помощью ручки и бумаги почти устарели. Размещение расписания в центральном офисе по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вам следует избегать того, чтобы это было основным способом, которым люди узнают, когда они работают.Этот метод требует, чтобы сотрудники часто заходили или звонили, чтобы проверить расписание, тратя впустую свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание со своего компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов:

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами часто является бесплатным и легкодоступным. Существуют разработанные шаблоны, которые вы можете найти в Интернете и загрузить, чтобы помочь вам составить график работы.Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загружают соответствующие приложения для просмотра календаря. После того, как вы создали расписание, установите его «только для чтения», прежде чем отправлять его своим сотрудникам, и поощряйте их использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для планирования работы

Приложения для планирования работы — лучший и самый эффективный способ составить расписание для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют средства планирования и коммуникации с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам приходить и уходить. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать торговые смены с помощью большинства приложений для планирования.

Советы по созданию расписания

Составление расписания — сложная задача с множеством движущихся частей. Вот несколько вещей, о которых следует помнить при создании рабочего графика:

1. Выявите любые нарушения графика в себе или своих сотрудниках

Нарушение графика со стороны ваших сотрудников может выглядеть так:

• Часто просят уйти раньше
• Избегать смен, которые требуют от них выполнения повседневных или напряженных задач
• Опоздание на смену
• Переключение смен для тех, кто приносит больше денег
• Часто звонит
• Часто запрашивает изменения в графике в последнюю минуту

Программное обеспечение для составления расписаний отлично помогает вам распознать, если кто-то из ваших сотрудников нарушает график.В противном случае поговорите со своими сотрудниками и следите за их посещаемостью. В вашем справочнике для сотрудников должна быть указана процедура решения таких вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществом, отведите его в сторону, чтобы узнать, имеют ли они дело с кризисом или нарушают график.

Нарушение расписания со стороны работодателя может выглядеть так:

Расписание дежурства

Расписание дежурства — это когда вы просите кого-то подготовиться к работе, но в последнюю минуту можете решить не звонить ему.Хотя этот тип графика может быть полезен для сокращения затрат на рабочую силу, он не уважает потребности сотрудника во времени и доходах. У сотрудника недостаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или другие планы. Кроме того, это деньги, на которые они могли рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать эту форму планирования, наймите сотрудников, которые понимают и соглашаются с тем, что смены им не гарантированы. Некоторые люди могут искать такую ​​работу для получения дополнительного дохода.

Отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична планированию по вызову. Вы отняли смену и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам время от времени может нравиться неожиданный выходной, большинство сотрудников полагаются на этот доход, и это сильно отрицательно скажется на их банковском счете.

Редактирование и планирование в последнюю минуту

Редактирование и планирование в последнюю минуту могут потребоваться время от времени, но не делайте этого привычкой.С уважением относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в зависимости от смены. Заблаговременное планирование также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для разрешения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать расписание по крайней мере за две недели до окончания текущего расписания.

Продление смен

Продление смен после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте их рутинными. Некоторые сотрудники могут добровольно задерживаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не могут или не могут, никогда не должны подвергаться наказанию.Не забудьте спросить, желает ли персонал остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который будет работать для вас и ваших сотрудников. Есть ли у них дети, которых они должны забрать из школы? Они в колледже? Тщательное планирование повысит моральный дух, а также удержание сотрудников.

Вы должны знать о личной жизни и доступности сотрудников, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны.Такой уровень осведомленности позволяет вам составить расписание, которое улучшит впечатления сотрудников и клиентов.

Например, медленный, но привлекательный сервер в загруженную смену обеда может быть проблематичным, но вы можете легко решить проблему, запланировав их во время обеда, когда у людей будет больше времени для взаимодействия.

К счастью, многие приложения для планирования позволяют сотрудникам добавлять свои предпочтения в отношении доступности и расписания, делая продуманное планирование проще, чем когда-либо.

3.Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления грамотного и исчерпывающего расписания. Вы более заняты в разное время, дни или месяцы? В это время набирайте сотрудников и сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для планирования позволяют получить представление о бизнес-тенденциях и кадровых потребностях.

Как создать график работы для сотрудников

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать расписание для своих сотрудников:

1.Разработайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгул.

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для составления расписаний, общий календарь или лист бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса отгула. Хотя это отнимает много времени, выполнение запросов сотрудников на отгулы всегда должно быть приоритетом. В конце концов, удовлетворение персонала означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Чтобы свести к минимуму это бремя, вы можете ввести правила и инструкции:

• Попросить сотрудников уведомить об этом заранее.Все зависит от того, насколько далеко вы планируете, но обычно работодатели просят как минимум две недели.

• Выделение определенных дат, когда вы знаете, что вам потребуется полная доступность сотрудников.

• Ограничение количества сотрудников, которые могут делать запросы в один и тот же день.

2. Создайте систему, позволяющую сотрудникам звонить или менять смены

Люди заболевают и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому рекомендуется обрисовать ожидания в отношении таких ситуаций.Поручить персоналу найти себе замену (за исключением экстренных случаев) — полезный способ облегчить вашу рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, рассчитывайте, что у вас есть окончательное одобрение всех замен и свопов.

Наличие определенных средств связи для вас и ваших сотрудников может значительно упростить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые вы можете использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для планирования. Вместо того, чтобы пытаться выяснить, кто работает или доступен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто желает принять его, могут ответить так же быстро.

3. Найдите сотрудников, готовых при необходимости восполнить пробелы

Жизнь не у всех гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не захотят или не смогут взять дополнительные смены, и это нормально. Определите членов вашего персонала, которые ищут дополнительный доход, имеют квалификацию для работы в смену и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, соответствующих этим критериям, вы всегда можете рассмотреть возможность составления списка возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который хочет снова поработать с персоналом, или потенциальный сотрудник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые захотят заменить его, когда это необходимо.

Лучшие советы по созданию идеального графика работы

Если вы думаете, что планирование включает в себя просто создание «простого» расписания, подумайте еще раз!

А если вы действительно мучаетесь, как составить идеальный график? Что ж, для этого нужно гораздо больше, чем просто записать имя сотрудника с указанием часов и дат.

Исследования показывают, что только 39% из 80 известных ритейлеров имеют постоянный график. (То же самое можно сказать и о большем количестве отраслей!)

Эта цифра шокирует, учитывая, что цифровые решения существуют и настолько просты в использовании. Фактически, использование правильных инструментов и знание того, как составлять расписание, приводят к тому, что сотрудники на 19% эффективнее выполняют свои задачи.

Итак, если вы все еще пользуетесь Excel или старомодными ручкой и бумагой, у нас есть что вам показать.Мы подробно рассмотрим, как составить идеальный график, чтобы вы могли быть менеджером, которым восхищаются сотрудники.

Ниже приведены девять простых советов о том, как составить рабочий график… работать.

Как выглядит плохой график?

Прошли те времена, когда были 9-5, традиционные рабочие часы и посменная работа. Мир труда изменился, и планирование больше не является пустяком. Это связано с увеличенным рабочим временем, сменной работой, гибким графиком работы, неполной занятостью и т. Д.

Однако, с таким количеством новых вариантов планирования, которыми нужно манипулировать, баланс того, что составляет график, может сбиться с курса. И когда это произойдет…

Итог — если ваша рабочая сила находится в напряжении и в нее вовлечены клиенты, вы в конечном итоге получаете недовольных клиентов, снижение прибыли, плохую корпоративную культуру и этот список можно продолжить.

Однако с помощью справедливого расписания вы можете составить расписание, которое удовлетворит потребности всех. В свою очередь, вы можете достичь целей компании, а более счастливые сотрудники могут принести финансовую выгоду.

Следующие советы демонстрируют, как составить график работы, который избавит от недовольства и всех вышеупомянутых проблем.

Как я могу избежать распространенных ошибок планирования?

Прежде чем вы даже начнете задавать себе вопрос, как составить график работы или даже как составить график работы? Вы должны понимать, делаете ли вы те же ошибки, что и большинство менеджеров.

Пришло время поставить себя на место ваших сотрудников.

Сюда входят:

• График «в последнюю минуту»: не оставляет достаточно времени для вас и ваших сотрудников для внесения изменений. Сотрудникам требуется гибкость, чтобы составлять личные планы вне своей рабочей жизни.
• Двойное планирование сотрудника: , если один из ваших сотрудников работает в разных ролях или в нескольких местах (обычно это менеджеры магазинов), ваша обязанность — убедиться, что они не назначены дважды на одно и то же время. Это вызовет большую путаницу и заставит сотрудников почувствовать, что их положение не ценится.

• Не тот человек для работы: например, водитель Джон не должен управлять вилочным погрузчиком. Даже если Джон хороший водитель, это определенно не означает, что он квалифицирован для управления вилочным погрузчиком.
• Несправедливое планирование: убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Кроме того, штатные сотрудники должны иметь адекватные смены для выполнения своих финансовых обязательств.
• Ненужная сверхурочная работа: Избегайте предоставления одному сотруднику слишком большого количества смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше денег за сверхурочные.

Когда вы можете распознать наиболее распространенные проблемы планирования, теперь вы лучше подготовлены к исправлению имеющихся проблем, чтобы обеспечить справедливый и эффективный график.

Переходите на цифровые технологии: вперед

Спрашивая себя, как составить идеальный график работы, вы должны спросить себя: Правильно ли я использую инструменты?

Если вы все еще пользуетесь ручкой и бумагой, вероятно, вы несколько раз убирали бледность.Это потому, что вам приходится звонить или писать сообщения своим сотрудникам, когда они вносят изменения в последнюю минуту.

Вы часто работаете по расписанию и не можете справиться с остальными задачами. Однако не обязательно так оставаться!

Переход на цифровые технологии с такими приложениями, как Connecteam, может помочь вам легко и эффективно планировать работу за считанные минуты, а не часы.

Мало того, вы можете переместить свою компанию в 21 век с помощью приложения, которое похоже на большинство социальных приложений, которые уже использует ваша команда, так что вы можете попрощаться с кривой обучения.

Приложение

Connecteam настолько универсально, что вы можете делать следующее:

• Быстрое планирование и распространение расписания
• Перетаскивание смены
• Оставьте рабочие смены для сотрудников, чтобы заявить о них
• Шаблоны для быстрого и простого составления расписаний
• Доступны с настольных и мобильных устройств
• Добавляйте столько информации, сколько необходимо для каждой смены, например, расположение, прикрепление файлов, заметки, сведения о клиенте, статусы и задачи
• Полная видимость с обновлениями статуса и уведомлениями в реальном времени
• Импорт расписаний из Excel
• Избегайте нежелательной сверхурочной работы или двойного расписания с помощью встроенного отслеживания времени, ограничения и предупреждения для экономии денег
• Легко просмотрите полную картину и просмотрите все смены по командам или должностям
• Узнайте, сколько смен и часов каждый сотрудник запланировал, чтобы избежать ненужных сверхурочных
• Используйте фильтры, теги цветового кода и интеллектуальные группы назначать задачи нужным людям
• Сотрудники могут обновлять свою доступность
• Получать предупреждения и динамический персонал tus обновляется в режиме реального времени (смена без пользователя, начало смены, вход и выход, выход из рабочей зоны, достигнут дневной / недельный лимит и т. д.)

Connecteam — приложение для планирования № 1

Попрощайтесь с расписанием часов! Перетаскивайте, повторяйте смены, добавляйте заметки, утверждайте отсутствие и больничные и многое другое!

Привлекайте своих сотрудников

Не позволяйте себе задаться вопросом, как составить расписание? Пора спросить своих сотрудников.

Очень хорошо распланировать всех, сколько душе угодно. Но, просто спросив свою команду об их предпочтениях или попросив их проверить, что сейчас на повестке дня, вы можете повысить производительность на 20%.

Кроме того, если ваш бизнес связан с клиентами, ваши продажи могут увеличиться на 37%, поэтому обеспечение идеального графика имеет первостепенное значение.

Итак, как вы можете вовлечь своих сотрудников в процесс планирования?

• Проведите групповое обсуждение (лично или в групповом чате компании), чтобы узнать, каковы предпочтения каждого — это способствует вовлечению, а также отвечает их потребностям.
• Отправьте опрос или голосование, чтобы узнать, когда лучше всего использовать расписание.
• Спросите их, когда следует установить дату окончания при запросе перерыва?
• Разрешить им самим подавать заявки на открытые смены и менять смены. (Это может быть полезно в разгар сезона, когда ваши сотрудники хотели бы работать сверхурочно)

Важно отметить, что жизнь ваших сотрудников вращается вокруг их графиков, и поэтому крайне важно, чтобы они чувствовали, что могут внести свой вклад в процесс планирования.

Кроме того, очень важно, чтобы у вас были инструкции по запросу отгула.Следующее может быть описано в вашем справочнике для сотрудников или где бы вы ни размещали всю такую ​​информацию.

• Как далеко сотрудники могут запросить выходной?
• Как отправить запрос
• Как поменять смены (при необходимости)
• Время, когда вам нужна дополнительная помощь, например, в периоды занятости, например Рождество.
• Любое другое требование

«Две трети рабочих заявили, что они получили уведомление о своих графиках менее чем за две недели, а 15 процентов — менее чем за 72 часа.Восемьдесят процентов заявили, что они мало или совсем не участвовали в расписании. Третьи сказали, что им нужно больше часов, чем им положено ».

Даже если вы чувствуете, что освоили планирование, всегда есть куда расти. Ваши сотрудники должны быть услышаны, чтобы вы планировали своих сотрудников так, чтобы все были счастливы.

Кроме того, узнайте о предстоящих событиях в своем бизнесе. Например, если у вас есть продуктовый магазин или магазин одежды, продажи, скорее всего, увеличатся к Рождеству.Планируя заранее, вы можете узнать, нужно ли вам нанять дополнительный персонал на этот период времени или попросить свою команду работать сверхурочно. Вы можете легко подготовиться к этим пиковым сезонам.

Иметь план резервного копирования

Иногда нужно быть готовым внести изменения в расписание, потому что жизнь случается!

Может быть, у сотрудника больной ребенок или у него не заводится машина по какой-либо причине, теперь у вас есть непокрытая смена.

Итак, в качестве быстрой подстраховки вы можете позволить сотрудникам найти себе замену.

Вместо того, чтобы тратить часы на поиск замены самостоятельно, теперь этот процесс может занять несколько минут. Вы уменьшаете нагрузку на свои плечи, но при этом поощряете ответственность. (Сотрудники, которые хотят брать больше смен, могут быстро воспользоваться шансом, чтобы получить больше часов).

Однако убедитесь, что каждый сотрудник знает, что все смены, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером. Ничто не будет окончательным, пока изменение не будет одобрено вами, это необходимо для обеспечения того, чтобы все смены были укомплектованы одинаково и надлежащим образом.(Помните пример водителя Джона? Да, именно поэтому вам нужны процессы.)

Знайте свои местные правила

Это может показаться простым, но многие компании не проводят проверку и часто сталкиваются с штрафами или, что еще хуже, с судебными исками! Поэтому, если вы думаете о том, как установить надежный график работы, вам необходимо соблюдать местные нормативные акты, это не вопрос, это обязательно!

Если вы не знаете, как это сделать, посоветуйтесь со своим бухгалтером или бухгалтером, чтобы убедиться, что вы платите своим сотрудникам в соответствии с типом вашей деятельности и государством.Как только вы поймете правила, вы сможете соблюдать юридические требования при построении своего расписания.

Некоторые штаты требуют, чтобы работодатели платили работникам за внесение изменений в расписание в последнюю минуту («предсказуемая оплата») и дежурство по вызову. Это влияет на такие предприятия, как рестораны или кафе, поскольку их кадровые потребности могут меняться в зависимости от погоды.

Другие местные правила, такие как Нью-Йорк, идут еще дальше и вообще запрещают дежурные и закрытые смены, требуя минимального периода отдыха между сменами.

Закон о расписаниях, которые работают, позволяет сотрудникам без страха вносить изменения в свои расписания и гарантирует, что сотрудникам предоставляется более безопасный график. В настоящее время принятый закон касается розничной торговли, продуктов питания, клининговых услуг, гостиничного бизнеса и складского хозяйства. Знание этой информации имеет решающее значение, поскольку любые изменения, внесенные в график менее чем за 14 дней, требуют от работодателя оплаты труда своих работников. В соответствии с Законом о работающих графиках работодатели дополнительно обязаны указывать уважительную причину отказа в просьбе об изменении своего графика.

Понятно, что знание законов вашего штата является обязательным, поскольку вы не захотите платить штраф за то, чего так легко избежать.

Будьте предсказуемы

Дело в том, что если вы разбрасываете графики, когда хотите, и планируете его заранее, ваши сотрудники не смогут создать здоровый баланс между работой и личной жизнью. И это оставляет вас только с недовольными и недовольными членами команды, что приводит к такому количеству негативных последствий, что у нас нет времени перечислить их всех.

Нет, мы не имеем в виду небольшие или случайные изменения расписания здесь и там. Мы имеем в виду постоянно меняющиеся графики смен или создание непоследовательных графиков. Когда это происходит, исследования показывают, что это приводит к снижению когнитивных функций и ухудшению физического здоровья.

Именно поэтому в четвертом пункте мы сказали привлечь ваших сотрудников, чтобы вы могли создать процесс планирования, который будет работать для всех.

Сводка о том, как составить идеальный график работы

Создание идеального расписания не должно быть сложной задачей.Основываясь на советах, которыми мы поделились о том, как составить график работы, задача теперь должна быть немного проще.

Чтобы не столкнуться с трудностями и препятствиями, всегда составляйте график заранее, чтобы избежать неожиданных сюрпризов и внести изменения, пока не стало слишком поздно. Не забудьте предоставить своей команде необходимые инструменты, чтобы они могли подойти к вам в любое свободное время!

Пришло время перейти в 21 век и оставить ручку и бумагу позади. Выберите эффективный цифровой инструмент, который упрощает планирование.Составив расписание, вы заметите, что ваш бизнес работает более эффективно. Вы не будете спрашивать, как составить график работы, вы спросите себя, почему мы так долго добирались сюда?

Простое планирование сотрудников

Избавьтесь от сложного планирования и выберите приложение «все в одном»! Connecteam позволяет распределять смены, добавлять заметки, назначать смены за считанные минуты и многое другое!

Учить больше!

Создание графика работы — по должности — консоль NCR для Aloha

В этом модуле вы узнаете:

• Как создать график работы в консоли при планировании по должностям ( рекомендуется )
  

Существует два метода планирования вашей команды:

1. По должностям ( рекомендуется ): позволяет вам планировать членов группы по должностям (или кодам работы), к которым они назначены.В вашем расписании будет автоматически установлена ​​эта опция. См. Обучающий модуль Общие параметры для получения более подробной информации о том, как изменить этот параметр
2. По сотрудникам: позволяет индивидуально планировать членов команды. Обратите внимание, что вы по-прежнему сможете прикрепить должность (или код должности) к сменам при составлении расписания по сотруднику. Однако формат расписания при этом будет другим.Однако вы должны прикреплять должность (код должности) к каждой смене, которую вы назначаете, чтобы эта функция работала.

   Создание графика работы — по должности

   Чтобы создать расписание, вам необходимо перейти в модуль «Управление трудом» и нажать «График работы».
   

   Расписание Просмотр по умолчанию на текущую неделю и с любым установленным показом недоступности. Если частичная недоступность уже была установлена, вы увидите это в ячейке для этого дня.Он также будет выделен красным шрифтом, когда вы нажмете на соответствующий день, чтобы запланировать время отсутствия сотрудника.

   У вас будет два варианта построения расписания при составлении расписания по должности:
   

   • Ручной ввод (требуется для первого расписания)
   • Копировать расписание предыдущей недели (требуется наличие расписания на предыдущую неделю). Обратите внимание, что функция копирования будет доступна в каждой секции (код вакансии).
     
     

   Создание расписания вручную
   

   1. Переключитесь на неделю, для которой вы хотите установить расписание, нажав Предыдущий или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
   2. Щелкните ячейку под днем ​​справа от сотрудника, которому вы хотите назначить смену для
   3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать время начала смены
   4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать Конец время смены
   5. Должность, назначенная сотруднику, должна автоматически заполняться в поле ниже Должность
   6. Чтобы изменить позицию, щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от названия позиции, чтобы выбрать другую позицию
   7. Обратите внимание, что для работы принудительного выполнения расписания каждой смене должна быть назначена должность.Если смене не назначена должность, сотрудник будет перемещен в раздел Нет должностей внизу страницы
   8. Нажмите Сохранить
   9. Повторите шаги со 2 по 5 для каждого сотрудника и для каждого дня, когда они должны быть запланированы
      
   10. Щелкните любую смену еще раз, чтобы изменить ее. Это включает добавление дополнительных смен на день, а также редактирование или удаление существующих смен
       
   • Щелкните Изменить , чтобы изменить время начала и / или окончания
     
   • Нажмите Удалить , чтобы удалить смену
     
   • Щелкните Добавить смену , чтобы добавить смену в график сотрудника на день
     
     

   Копирование графика предыдущей недели
   

   1. Переключитесь на неделю, для которой хотите установить расписание, нажав Предыдущий или Далее вверху страницы рядом с диапазоном дат
   2. Щелкните ссылку Копировать предыдущую неделю в правом верхнем углу раздела позиций на странице
      
   3. График будет скопирован для каждого сотрудника с предыдущей недели
   4. Обратите внимание, что любая установленная недоступность будет отменена при копировании расписания с предыдущей недели.Следовательно, если сотрудник должен был работать на предыдущей неделе, но недоступен для работы на текущей неделе, копия будет отменять эту недоступность
      
   5. Отсюда вы можете внести дополнительные изменения перед завершением расписания.
      
      

   См. Обучающий модуль «Передача расписаний» для получения более подробной информации о том, как поделиться завершенным расписанием.

   Очистка графика
   Вы можете очистить график в любое время до его завершения.Чтобы очистить расписание:
   

   1. Щелкните ссылку Очистить расписание в правом верхнем углу раздела позиций на странице
      
   2. Вам будет предложено подтвердить ваш выбор
      
   3. Нажмите ОК
   4. Расписание будет сброшено на пустое расписание, отражающее только установленную недоступность.
      
      

   Связанные темы:
   Добавить примечание для текущей недели
   Обмен графиками работы

   6 отличных приложений для расписания работы

   Еще до того, как мы все начали работать из дома, составление расписания сотрудников было проблемой.Согласно данным компании HR Payroll Systems, занимающейся разработкой программного обеспечения для персонала, менеджеры могут тратить до восьми часов каждую неделю на составление расписания на следующую неделю. Теперь, когда многие из нас работают удаленно, составить расписание стало еще труднее.

   Предоставление сотрудникам большего контроля над своим расписанием — беспроигрышное решение. Интерактивность приложений для планирования позволяет пользователям обновлять данные о доступности и регистрировать рабочие часы прямо со своих телефонов. Это также дает менеджеру или владельцу бизнеса до 80% больше времени в неделю.

   6 лучших приложений для планирования работы для предприятий

   Если вы ищете приложение, которое может удерживать всех ваших сотрудников на одной странице и сэкономить вам время, ознакомьтесь с этим списком из шести отличных приложений для планирования работы.

   1. Connecteam

   Connecteam — это приложение для планирования работы сотрудников для предприятий любого размера с удаленной рабочей силой. Интерфейс приложения позволяет легко назначать и быстро распределять расписания сотрудников.

   Пользователи могут дублировать задачи, перетаскивать их на место и использовать предварительно запрограммированные групповые действия для быстрого заполнения полей.

   Если вы управляете основными сотрудниками на месте, это приложение определяет их местоположение по GPS, когда они приходят и уходят. Это также позволяет им принимать, отклонять и регистрироваться на смену.

   Доска объявлений позволяет людям обновлять статус в течение дня. Сотрудники могут даже добавлять вложения к расписанию, такие как фотографии, видео и заметки, если это необходимо, чтобы все были в курсе в режиме реального времени, где бы они ни находились.

   2. Humanity

   Используемое крупными поставщиками медицинских услуг, такими как Kaiser Permanente, Humanity — отличное приложение для любого бизнеса в сфере услуг.Помимо сферы здравоохранения, центры обработки вызовов, гостиничный бизнес и рестораны используют Humanity для планирования работы сотрудников.

   Приложение с самым высоким рейтингом как в Apple App Store, так и в магазине Google Play. Одним из больших преимуществ Humanity является его способность прогнозировать кадровые потребности вашей компании. Создатели приложения утверждают, что его гибкое и основанное на правилах программирование может создать безошибочный график, учитывая при этом широкий спектр требований к расписанию сотрудников.

   Humanity также автоматически следит за тем, чтобы вы соблюдали последние законы о труде в отношении расписания, сверхурочной работы и перерывов.

   3. Calendly

   Calendly позволяет невероятно легко планировать рабочие мероприятия, такие как интервью и встречи. Пользователи просто сообщают приложению о своей доступности, а Calendly гарантирует отсутствие дублирования расписаний. Он даже оставляет промежутки между встречами, чтобы вы могли передохнуть.

   Собираете встречу вместе с удаленными сотрудниками? Отправьте приглашение всем по электронной почте и позвольте им выбрать лучшее время. Затем приложение автоматически добавляет событие в любой календарь, который вы используете.

   Calendly также позволяет вам проверять наличие подрядчиков и клиентов, так что вы можете запланировать коммерческие звонки или встречи с фрилансерами в удобное для всех время. Вы даже можете пригласить несколько человек одновременно для учебных занятий или вебинаров.

   4. Sling

   Еще одно приложение, которое призвано максимально упростить построение расписаний сотрудников, Sling позволяет использовать шаблоны и уведомления для одновременного управления расписаниями нескольких сотрудников.

   Приложение уведомит вас, если вы кого-то перепланируете, и поможет вам сократить прогулы и опоздания с отслеживанием смены.У Sling есть функция ленты новостей, которая держит всех в курсе, и сотрудники могут подписаться на смены, которые они хотят работать и которые лучше всего соответствуют их графику.

   Sling также позволяет добавлять свободные и «недоступные» интервалы в составленные вами расписания, что является важной функцией для тех из нас, кто работает из домашнего офиса. Встроенная функция обмена сообщениями позволяет организовывать беседы по группам или проектам.

   5. Hotschedules

   Еще один отличный инструмент для предприятий сферы услуг, Hotschedules обеспечивает высокую степень видимости и контроля при организации расписаний сотрудников.Это приложение также использует шаблоны и интерфейс перетаскивания для быстрого построения расписания.

   Сотрудники могут видеть свои расписания и вводить данные прямо в приложении. Они также могут менять или забирать смены прямо со своего телефона, а менеджер может отслеживать все это в режиме реального времени.

   Hotschedules также собирает данные о рабочей силе и продажах из вашей POS-системы, что позволяет легко увидеть, какое время наиболее загружено, и соответственно укомплектовать персонал. Интерактивные функции, такие как обмен сообщениями и опросы, позволяют вам общаться со своими людьми и убедиться, что они готовы к работе — что особенно важно сейчас.

   6. Doodle

   Doodle уникален тем, что позволяет участникам собрания и мероприятия голосовать за время собрания. Например, если вы хотите запланировать рабочую встречу с помощью Zoom, вы создадите опрос Doodle, и каждый мог бы сообщить о своей доступности.

   После того, как все выберут лучшее время, встреча подтверждается, и Doodle добавляет ее в календарь каждого. Он даже синхронизирует ваши встречи и мероприятия на разных устройствах, чтобы предотвратить конфликты.

   Это приложение также предоставляет функцию обмена сообщениями для запроса контактной информации, такой как адреса электронной почты и номера телефонов.Функция приборной панели отображает все открытые опросы Doodle для легкого доступа с такой информацией, как название мероприятия, количество участников и количество вариантов временных интервалов, которые отображаются на видном месте.

   Почему стоит использовать приложение для планирования работы

   Приложения для планирования работы не только экономят ваше время, но и помогают поддерживать порядок. Расписания с ручкой и бумагой могут быть запутанными, сложными и расточительными. Они также могут потеряться или потеряться.

   Многие приложения для планирования в этом списке отслеживают запросы на отгулы, дни болезни и перерывы, чтобы вы соблюдали закон и были в курсе того, что нужно вашим сотрудникам.Благодаря огромному разнообразию приложений легко найти то, что подходит вашему бизнесу.

   Вы, вероятно, уже знаете, какие проблемы у вас возникают, когда дело доходит до составления расписания, но если вы этого не знаете, найдите время, чтобы их обозначить. Вас больше всего беспокоит планирование встреч, на которые могут присутствовать все? Следите за сотрудниками, которые работают в разные смены?

   Найдите приложение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Если работает несколько приложений, попробуйте их — для некоторых из них есть бесплатные пробные версии.

   Когда вы найдете подходящее приложение для составления расписаний для своего бизнеса, вы сэкономите время и деньги, а также уменьшите стресс — как для вас, так и для ваших сотрудников.

   Готовы сделать процесс планирования более эффективным с помощью Calendly? Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию Pro сегодня.

   Как составить идеальный график работы для вашей команды

   1. Что такое график работы

   График работы — это список сотрудников и связанная с ними информация за определенный период, включая их рабочее время, место и обязанности.

   Лучший график работы всегда строится до двух недель внедрения. Составление графика работы сотрудников — это необходимый процесс как для самого работника, так и для работодателя. Поскольку это обеспечивает легкий доступ для понимания ответственности, которая оказалась полезной при переключении свопов, и ее легче применять.

   2. Виды графика работы

   В основном перечисляются 7 типов графика работы в зависимости от обычаев и рабочего времени.

   2.1 График работы на полную ставку

   Полный рабочий день означает, что сотрудники обычно работают с 9 до 10 в день (от 37 до 40 часов в неделю). Графику полного рабочего дня обычно придерживаются различные отрасли, такие как лакокрасочная, швейная и химическая промышленность.

   Где время с 9 утра до 5 вечера, с понедельника по пятницу. Тем не менее, сроки работы длинные, но этот тип графика предусматривает различные льготы для сотрудников, включая медицинское страхование, отпуск и больничные, а также различные пенсионные планы.

   Источник: Pinterest

   2.2 График работы неполный рабочий день

   График неполного рабочего дня означает, что сотрудники обычно работают от 4 до 5 часов в день (17-20 часов в неделю). Начальные школы и колледжи обычно работают неполный рабочий день. Где рабочее время с 8.00 до 12.00, с понедельника по четверг.

   Хотя этот тип работы не предусматривает страховых выплат, больничных листов, выхода на пенсию и т. Д., Он может гибко выполнять обязанности сотрудника вне работы.

   Источник: Pinterest

   2.3 Фиксированный график работы

   Когда сотрудники работают одинаковое количество часов в день или одинаковое количество дней в неделе, они всегда известны как фиксированный график работы. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы или расписания.

   Обычно за ним следуют проектные компании, например, 4 дня по трехдневному графику. Другой пример: с 8:30 до 17:00 с понедельника по пятницу и с 15:00 до 23:00 с четверга по воскресенье.

   Источник: Pinterest

   2.4 Вращающийся график работы

   Когда рабочие часы сотрудников фиксированы, они переключаются между дневными сменами, выходными, ночными сменами, сменными сменами или ночными сменами, известными как чередующиеся рабочие графики.

   Такого типа расписания часто придерживаются больницы и колл-центры, где часы работы с 7:00 до 15:00 или с 13:00 до 21:00 для дневной смены или смены плавания соответственно.Сотрудники с таким графиком идут на компромисс со своим распорядком дня, но у них много времени, чтобы проводить с друзьями и семьей.

   Источник: Pinterest

   2.5 Гибкий график работы

   Когда рабочее время сотрудника является гибким в течение недели и устанавливается совместно сотрудниками и работодателем, это называется гибким графиком работы. Этот тип графика работы очень бесконечен, но более гибкий, чем фиксированный стандарт плана.

   В этом случае смены обычно переключаются с другими сотрудниками. Например, с 9:00 до 12:30 в понедельник, с 11:00 до 16:00 во вторник и с 14:00 до закрытия в субботу и воскресенье.

   Источник: Pinterest

   2.6 График сверхурочной работы

   График сверхурочной работы означает, что сотрудники работают больше обычного рабочего времени, например, от 8 до 10 часов в день (> 40 часов в неделю).

   График сверхурочной работы обычно сопровождается крупными проектами или в течение определенного периода, когда будет какая-либо бизнес-сессия, например, фестивали. Рабочее время может быть двукратным или полуторачасовым. Тем не менее, это расписание приносит некоторые бонусные баллы, но часто оно становится быстрым и дорогим.

   Источник: Pinterest

   2.7 График работы внештатного сотрудника

   Такой график работы относительно новый для других.Тем не менее, график работы внештатного сотрудника дает хорошие результаты, но вероятность мошенничества выше. В этом рабочем графике сотрудники работают до истечения крайнего срока, который является более гибким, чем другие рабочие графики.

   Источник: Pinterest

   3. Советы по составлению графика работы

   Есть несколько основных советов, которым нужно следовать, когда вы спрашиваете себя, как составить рабочий график.

   • Создавайте политики и следуйте им

   Прежде всего, вам необходимо составить основной график, которого следует строго придерживаться.Кроме того, заранее определите и обеспечьте соблюдение некоторых политик ожиданий, например политики перед отъездом, после отпуска и опоздания. Принимайте заявки на отгулы в порядке очереди. Заранее определите стратегию ротации смен для каждого сотрудника и каждой смены.

   • Планируйте как можно раньше

   Составьте предстоящий график как можно раньше. Это поможет сотруднику составить распорядок дня и выполнить свои обязанности.Кроме того, вы можете лучше планировать рабочий график, если планируете больше. Впоследствии сотрудникам не нужно менять предложенную программу.

   • Определите и определите необходимые навыки для каждой смены

   Как мы знаем, все сотрудники в отрасли не обладают одинаковыми навыками, квалификацией, эффективностью и опытом. Они могут в некоторой степени отличаться друг от друга. График должен быть основным графиком, который учитывает качество каждого сотрудника для каждой должности и каждой смены.

   • Использовать технологию планирования

   На рынках доступно множество инструментов планирования, с помощью которых можно создать автоматизированный график работы для вашего бизнеса. Приложения для планирования сотрудников более эффективны, чем традиционное планирование, которое выполняется вручную. Они просты в использовании и могут сэкономить ваше рабочее время.

   • Будьте гибкими и скромными

   Всегда помните, что при составлении графика работы сотрудники также являются людьми.Подумайте об их распорядке дня, состоянии здоровья и семейном прошлом. Он более гибкий. Вы даете доступ самим себе, чтобы заполнить небольшую часть своего рабочего графика. Это будет поощрять сотрудников, что может привести к более продуктивной команде сотрудников.

   4. Как составить график работы

   Есть основные шаги для создания идеального рабочего графика в целом и в EdrawMax.

   4.1 Как создать график работы в целом

   Шаг 1: Всегда должна быть только одна версия рабочего графика.

   График работы должен постоянно соответствовать только одной версии, поэтому программное обеспечение необходимо тщательно выбирать на начальном этапе планирования. Если вы планируете работу сотрудника с помощью технологии онлайн-планирования, такой как EdrawMax, это лучше, чем другое автономное программное обеспечение. Вы можете внести изменения в текущее расписание или скорректировать расписание.Это сэкономит ваше время, и любой желающий сможет легко получить к нему доступ.

   Шаг 2: Убедитесь, что график работы доступен как можно скорее.

   Лучше раздать свое расписание как можно раньше. Для этого вам нужно выбрать облачное приложение, которое поможет распределить расписание между сотрудниками по мере его создания. Для всех видов бизнеса настоятельно рекомендуется заблаговременное уведомление о новом расписании за две недели.

   Таким образом, у сотрудников будет достаточно времени, чтобы приспособиться, и это также уменьшит количество запросов сотрудника на смену смены.Убедитесь, что сотрудники не стесняются спрашивать о предстоящем новом расписании до двух недель после его выпуска, так как это поможет вам запомнить.

   Шаг 3: Избегайте микроменеджмента по расписанию.

   Всегда поощряйте доброжелательность своего сотрудника, немного отступая, потому что это считается лучшим способом составить идеальный график работы. Должен быть оставлен раздел, где сотрудник может вводить информацию о себе, когда предпочитает работать, а не помнить.Используйте информацию этого раздела в следующий раз, чтобы назначить смену для создания нового расписания.

   Однако вам необходимо знать об опыте, способностях и квалификации сотрудников, для которых вы составляете график, или вы можете создать для этого отдельный файл. Это поможет вам не допустить, чтобы менее опытные участники и неквалифицированные участники менялись сменами вместо квалифицированного человека.

   Шаг 4: Составьте хорошо предсказуемый график.

   Избегайте навязывания сотрудникам непредсказуемого или нерегулярного графика и не составляйте такой график работы, который очень трудно поддерживать видимость порядка.Постоянная смена смены напрямую связана с физическим здоровьем рабочих. Всегда думайте о своих пожилых и нездоровых работниках, составляя график смены.

   Шаг 5: Сведите к минимуму конфликты планирования.

   При создании расписания должна быть последовательность. Избегайте частой смены смены и поддерживайте конфликт смены смены. Всегда помните об ответственности и предпочтениях сотрудников при составлении расписания.Избегайте фаворитизма между членами команды смены.

   4.2 Как создать график работы в EdrawMax

   Шаг 1: Откройте EdrawMax онлайн / программное обеспечение и выберите форму ;

   Источник: EdrawMax

   Шаг 2: Выберите шаблон из галереи шаблонов и продолжайте редактировать, пока не будете удовлетворены.

   Источник: EdrawMax

   Шаг 3: Закончив рабочий график, экспортируйте его в несколько форматов, а затем прикрепите к презентации или отчету.Или просто распечатайте его напрямую.

   Источник: EdrawMax

   5. Вывод

   Есть несколько шагов, которые нужно сделать, прежде чем думать о том, как составить график работы . График работы следует строить как можно раньше. Лучший график работы всегда достигается за счет поощрения доброй воли, которая более предсказуема без какого-либо конфликта интересов. EdrawMax — лучший инструмент для легкого создания рабочего графика , и других диаграмм.

   Как создать почасовой график в Microsoft | Малый бизнес

   Опытные владельцы бизнеса понимают, насколько важным может быть расписание для успеха компании. Без расписания сложно эффективно спланировать один день, не говоря уже о месяце или целом финансовом году. Если у вас есть сотрудники, расписание — это необходимость, чтобы ваша компания была укомплектована адекватным персоналом в течение дня. Самостоятельное создание почасового расписания — простой процесс, если вы воспользуетесь инструментами Microsoft Word.

   1

   Откройте Microsoft Word и щелкните вкладку «Файл» в строке меню в верхней части экрана.

   2

   Выберите «Создать» в меню и выберите «Расписание» из появившегося списка шаблонов.

   3

   Прокрутите коллекцию шаблонов расписания и выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Если вы индивидуальный предприниматель, вы можете использовать более простой график. Если у вас есть сотрудники или подрядчики, вам понадобится график, включающий несколько человек.Если ваша компания работает не по расписанию или работает по выходным, возможно, в вашем графике должны быть указаны полные 24 часа в сутки и каждый день недели. Дважды щелкните значок шаблона, и он появится как новый документ.

   4

   Измените шаблон, чтобы настроить его для вашего бизнеса. При необходимости измените размер строк и столбцов, щелкая и перетаскивая строки.