Составить штатное расписание: правила составления штатного расписания компании

Составить штатное расписание: правила составления штатного расписания компании

Как грамотно составить штатное расписание

Штатное расписание — важный нормативный документ в организации. В нем всегда прописана структура отдела или всего предприятия, определены должности, зарплаты и норма работочасов. По этому документу можно понять, стоит ли расширять штат или, наоборот, сократить. Любой кадровик знает, что к составлению «штатки» нужно отнестись серьезно.

Форма

Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации. Кадровик может воспользоваться одним из двух бланков.

Первый – унифицированный бланк Т-3, если его использование утвердил руководитель организации.

Второй – собственный бланк, в котором есть все необходимые реквизиты первчики. Шаблон должен утвердить руководитель.

Важно: если использовать форму Т-3, то ее нужно заполнять полностью. То есть, кадровик должен заполнить информацией все графы, в том числе — «Надбавка» и «Разряд».

Срок действия

Определенного срока действия у штатного расписания нет. После того как его утвердил руководитель, в него просто вносят изменения по мере необходимости.

Каждый год утверждать или пересматривать штатное расписание организация не обязана. Но если очень хочется — ограничений и запретов нет.

Правила заполнения

Какой бы бланк ни выбрала компания, штатное расписание требует соблюдения ФЗ «О бухгалтерском учете». Это значит, что в штатке должны быть все необходимые данные и информация. Если документ разработан с учетом всех требований — ошибки не будет.

Когда впервые составлять и утверждать штатку?

Как только компания заключила первый трудовой договор. Даже если он один — теперь в компании есть самый настоящий штат сотрудников. Если штатного расписания еще нет, то займитесь его оформлением с текущего момента. При этом помните: штатку нельзя утвердить «задним числом».

На что обратить внимание при заполнении?

Когда появляется необходимость в сокращении штата при отсутствии вакансий, то нужно обратить внимание на дату утверждения штатного расписания. Она должна быть на два месяца раньше, чем дата вступления его в действие. То есть, если расписание утвердили в апреле, то его действие начнется в июне. Эти два месяца нужны для того, чтобы сотрудники, попавшие под сокращение, начали искать новую работу.

Важно: если на предприятии проходит массовое сокращение, то руководство должно об этом сообщить в службу занятости. Сотрудники должны получить специальные справки.

Если в компании вакансии есть, нужно либо менять штатку, либо ежемесячно сообщать в органы службы занятости о наличии свободных рабочих мест.

Как заполнять поля?

В штатном расписании важно заполнить все поля, без пропусков. В шапке — наименование, ОКПО, а также номер и дата Приказа на утверждение.

В первых двух графах таблицы указываются названия структурных подразделений, отделов, служб и их номер. Важно обратить внимание на «вредников» и «льготников». Их лучше выделять в отдельные подразделения.

В каждом подразделении — перечень специальностей и должностей. Кадровик не обязан переписывать названия из справочника квалификаций — можно придумать свои наименования. Но все должности должны быть прописаны русскими буквами. Мерчендайзер — годится. Оператор call-центра — нет.

Количество единиц штатного расписания можно указывать в коэффициентах — 0,25 уборщицы или 2,75 бухгалтера — или в процентах — 250% курьеров. Эти цифры зависят от условий работы: на полставки, по совместительству и им подобные.

Оклад (тариф) необходимо указывать из расчета полной ставки.

Далее прописывают надбавки — это коэффициент трудового участия, выслуга, прочие доплаты. В штатке важно отразить наименование и размер надбавки по каждой позиции.

Важно: нельзя устанавливать разные надбавки для одной штатной единицы, но для разных работников. Это нарушение их прав.

В графу «Всего» в рублях вписывают общую сумму фонда оплаты труда. В примечаниях можно указать дополнительную информацию.

Штатное расписание готово. Его можно хранить в печатном виде с реальными подписями или в электронном виде с отметками ЭП.

Кто вправе затребовать штатное расписание?

В основном штатное расписание требуют при проверке зарплат. То есть кадровик должен предоставить документ по требованию:

• трудовых инспекторов
• контролеров ФСС или ПФР
• налоговых инспекторов
• прокуратуры
• судей.

Если штатное расписание требуется работнику, можно сделать выписку из документа. Но выписка должна содержать те данные, которые касаются только должности и выплат по данному сотруднику. Размеры окладов других работников запрещает указывать положение статьи 88 ТК РФ о защите персональных данных.

Комментарии для сайта Cackle

Как составить штатное расписание

Штатное расписание не входит в перечень обязательной документации компании, но в пользу его наличия говорят многие факторы. Ссылки на документ встречаются в нормативно-правовых актах, и если возникнет необходимость урегулировать вопросы налогообложения, то штатное расписание будет необходимо. С его помощью обоснуются льготы по налогообложению, поэтому во время проверки документ могут потребовать. Третья причина – штатное расписание дает возможность наглядно определиться с количеством служащих и рассчитать сумму содержания штата. Как составить штатное расписание, и какие правила необходимо соблюдать, инструкция ниже.

Необходимость или ненужная трата времени?

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание, чтобы видеть структуру и численность работников, необходимости нет. Руководящий состав будет сам раздавать задания, менять их и проверять выполнение. А обязанности сотрудников, которые постоянно варьируются, проще отразить в трудовом договоре. Но подобное явление недопустимо в крупных компаниях. Поэтому если вы планируете развитие, то работу с этим документом лучше начинать сегодня.

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание необходимости нет.

Штатное расписание – это нормативный документ, который отражает структуру компании, состав кадров и их численность. В документе расписаны структура организации, число и наименование должностей, размер оклада каждого сотрудника и общий размер фонда заработных плат.

Составляется штатное расписание по утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 форме Т-3. Форма штатного расписания должна стать основой документа, но в нее можно вносить изменения индивидуально под каждую компанию. Унифицированная форма т-3 представлена по ссылке.

Штатное расписание – это обезличенный документ, то есть в нем не отражаются конкретные люди, а лишь должности и размер их заработной платы. После того как расписание утверждено руководством компании, на уже сформированные должности по приказу назначаются конкретные сотрудники.

В большой организации, разделенной на подразделения, возможно составление «младшего брата», документа с указанием должностей в каждой подструктуре и перечнем Ф. И. О. конкретных работников, занимающих заявленные должности.

Расстановка штатов в расписании никак не регламентируются законом, поэтому управленец волен сделать это на свое усмотрение. Стандартно в крупной компании одно штатное расписание, но нужно написать или нет отдельное для филиалов или подструктур, решает каждый руководитель индивидуально. Если руководитель филиала осуществляет работу по доверенности, то в ней отражаются полномочия на утверждение штатного расписания в своей подструктуре.

Заполняй форму правильно

Образец заполнения штатного расписания для предприятий представлен по ссылке. Казалось бы, достаточно заполнить унифицированную форму. Но на самом деле при составлении у руководителей возникают вопросы. Конкретные правила, как заполняется документ, нигде не регламентируются. Вот несколько актуальных вопросов, которые возникают в процессе составления штатного расписания:

1. Какой размер оклада правильно вписать? Вопрос актуален по причине одинакового названия должностей, которые могут иметь различный оклад. Например: бухгалтеры, секретари, менеджеры. Предприниматели спрашивают, вписывать различные цифры или оклад должен быть одинаковым? По ТК РФ ст. 22, работодатель обязан назначать равный доход работникам, занимающим одинаковую должность на предприятии и имеющим равную нагрузку. Но секретарь директора выполняет работы больше, чем секретарь начальника отдела кадров, поэтому назначать им равный оклад будет неверно. Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник. В крупных организациях используется тарифная система, когда каждому работнику на одинаковой должности присваивается свой разряд. Согласно разрядам и разным названиям прописываются штатные единицы, и каждому назначается свой оклад.
2. Как вписать так называемую «вилку»? Нередко в крупных компаниях при начислении оклада используется система «вилки». Она предусматривает не конкретную сумму, а некий диапазон от минимальной суммы до максимальной. Оклад работника каждый месяц утверждается приказом руководства и входит в предусмотренный диапазон. С одной стороны, это мотивирует работников выполнять свои обязанности на высоком уровне, но с другой – этот метод оплаты не предусмотрен в унифицированной форме штатного расписания. А так как в документе указывается конкретная сумма общего фонда заработных плат, то система «вилки» усложняет расчеты. В этом случае можно вносить изменения в штатное расписание, конкретно под свою компанию.
3. Отражать в документе только имеющиеся должности или вписать новые на перспективу? Согласно штатному расписанию, вы не сможете в перспективе принимать новых работников, если свободных должностей у вас нет. Поэтому нужно создать должности на перспективу роста компании.
4. Как рассчитать итог? В нижней строке «Итого» рассчитывается общая сумма по вертикальным столбцам: оклады, число штатных единиц, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник.

Кто и когда утверждает документ?

Сначала осуществляется разработка документа. Черновик рассматривается советом учредителей или руководством организации. После утверждения черновика формируется основной документ. Затем документ отправляется на подпись главному бухгалтеру компании и руководителю. Если это документ подразделения, то право подписи имеет его руководитель.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице. После подписи главного бухгалтера руководитель компании должен утвердить документ. Для этого составляется приказ об утверждении штатного расписания. В заключение руководитель тоже ставит свою подпись и печать на заполненный бланк. Только тогда штатное расписание вступает в силу. Оформление бланка осуществляется любыми чернилами на усмотрение руководителя или в электронном варианте.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице.

При утверждении учитываются некоторые моменты:

1. Если в трудовом договоре с сотрудниками указано, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то вы обязаны ознакомить своих сотрудников с документом под подпись. В крупных компаниях к каждому трудовому договору прилагают копию штатного расписания, чтобы работник мог во время подписания ознакомиться с документом и поставить в нем свою подпись и дату. При этом оклад остальных лиц в компании будет ему известен, так как указывается в штатном расписании.
2. Лучше всего в трудовом договоре прописать размер оклада на конкретную должность, так работник будет не в курсе размеров оплат других сотрудников.

Кто в штате?

В крупных компаниях сотрудников условно подразделяют на «штатников» и «внештатников». К штатным должностям относят все прописанные в документе, включая совместителей, если их должность внесена в форму. Как поступить со «штатниками» при заполнении формы, вопросов не возникает. Много вопросов вызывают внештатные сотрудники. Как учитывать их при составлении штатного расписания?

Законом не регламентируется, как обозначать внештатные должности и какие работники туда могут относиться. Поэтому версий, какие должности относятся к внештатным, несколько:

1. Это любые сотрудники, которые привлечены в компанию временно, так как их деятельность не связана с привычной работой. Например, медицинский персонал для проведения плановых прививок от гриппа, спасатели при чрезвычайных ситуациях.
2. Сотрудники, которые осуществляют свою деятельность в компании, но не занимают никакую должность: уборщики, сантехники, ремонтники.
3. Работники, которые осуществляют свою деятельность согласно гражданско-правовому договору. Но этот вариант неверен, так как, по ТК РФ ст. 11, лица, работающие по такому договору, не рассматриваются.

Внештатные единицы при заполнении трудового договора могут быть внесены в штат как дополнительные или упоминаться в документе. Но решение, сделать это или нет, принимается на усмотрение руководителя.

Можно ли изменять документ?

В готовый и утвержденный документ допустимо вносить изменения. Но для этого необходимы подготовка и правильное оформление. Изменять документ можно по приказу руководителя компании или доверенного лица.

Изменения в штатном расписании касаются не только переименования должностей и размеров окладов. Существуют процедуры изменения штатного расписания, предусмотренные законодательством РФ. Так, по ст. 180 ТК РФ, может происходить сокращение штата и удаление некоторых должностей из расписания. При этом издается указ об изменении штата, который будет подтверждать процедуру сокращения. С изменениями в документе ознакамливают работников, которых касаются трансформации.

Хочется отметить, что руководитель не имеет права изменять название должностей и размер оклада, которые прописаны в трудовом договоре. Это прописано в ст. 57 ТК РФ. Любые изменения должны производиться только с письменного согласия работника.

Заполнить трудовой договор проще всего по унифицированной форме Т-3. Но если компания крупная и при заполнении возникают сложности, то в форме возможны изменения, поэтому перед утверждением нужна подготовка черновика. Штатное расписание пригодится при урегулировании споров, связанных с налогообложением, и поможет руководителю наглядно увидеть, сколько единиц в штате, какие должности есть и каков размер оклада сотрудников. Поэтому вопрос о составлении документа не должен стоять в крупной компании с большим количеством кадров. В мелких компаниях работу можно вести без штатного расписания, но в трудовых договорах прописывать все обязанности, оклад и должность сотрудника.

Как составить штатное расписание

Для бизнеса путь к успеху извилист и полон постоянных вызовов. Хотя невозможно предвидеть каждую новую возможность или проблему наперед, тщательное планирование может значительно облегчить предприятиям адаптацию к меняющейся среде.

Специалисты по персоналу считают кадровые вопросы одним из самых больших препятствий для роста. Человеческая составляющая бизнеса является одним из его величайших активов, и тщательно разработанный план укомплектования персоналом и развития может помочь вам максимально эффективно использовать своих сотрудников для достижения успеха.

Сегодня мы более подробно рассмотрим, как разработать план укомплектования персоналом, чтобы вы могли создать гибкую основу для определения новых возможностей и выполнения таких важных функций, как расширение и найм.

Что такое кадровое обеспечение?

Подбор персонала — это постоянная практика поиска и оценки талантливых людей как внутри компании, так и за ее пределами. Цель кадрового обеспечения состоит в том, чтобы максимально эффективно выполнять роли в компании, чтобы помочь бизнесу расти и достигать поставленных целей.

В небольших организациях кадровые процессы часто передаются на аутсорсинг третьей стороне, которая может быть гораздо более квалифицированной для удовлетворения кадровых потребностей этой компании. Вместо того, чтобы нанимать обширный отдел кадров, чтобы помочь компании достичь своих кадровых целей, для оказания помощи в этом процессе нанимается кадровая компания с опытом и связями в отрасли.

Такие компании, как MyWorkChoice, упрощают подбор персонала на критически важные должности по мере необходимости. Это облегчает компаниям рост, чтобы решать растущие проблемы и заполнять пробелы, которые они выявляют по мере необходимости.

Крупные организации часто решают все кадровые вопросы самостоятельно, что позволяет им полностью контролировать каждый аспект практики найма и развития сотрудников.

Независимо от того, занимаетесь ли вы этим собственными силами или нет, подбор персонала является важной проблемой, которая может помочь или помешать росту и успеху любого бизнеса.

Что такое штатное расписание и зачем оно мне нужно?

Планирование персонала — это стратегический процесс, в ходе которого лица, принимающие решения, и команда HR проверяют организацию, чтобы определить ее личные потребности. Комплексный план будет служить дорожной картой для определения того, сколько сотрудников нужно вашему бизнесу, какие сотрудники нужны вашему бизнесу и как вы можете использовать этих сотрудников для достижения целей компании.

Этот план помогает персоналу в процессе найма и приема на работу, а также способствует развитию внутреннего персонала. Планирование персонала также обеспечивает прогноз потребностей компании в рабочей силе, поэтому это полезный инструмент для составления бюджета и управления финансами компании.

Без плана укомплектования персоналом и развития может быть трудно или невозможно определить возможности и проблемы, с которыми сталкивается бизнес в отношении рабочей силы. Без эффективной стратегии каждый аспект компании, от качества продукции до морального духа сотрудников, может пострадать, что приведет к задержке роста и потере бизнеса.

Как составить план укомплектования штатов

Чтобы составить план укомплектования штатов, вам необходимо оценить свои текущие потребности в кадрах и спрогнозировать свои потребности на будущее. Разрыв между этими двумя потребностями и будет той областью, где ваша организация сможет работать.

Создание плана можно разбить на пять основных этапов:

• Определение бизнес-целей
• Оценка текущей кадровой ситуации
• Прогноз будущих потребностей
• Внедрение плана
• Оценка и уточнение плана

1) Оценка бизнес-целей

Первым шагом процесса является тщательное рассмотрение краткосрочных и долгосрочных целей бизнеса в отношении кадрового обеспечения. Практически у каждой компании есть стратегический бизнес-план, в котором излагаются цели бизнеса и планы роста. Подумайте об этих целях и о том, что вам потребуется от вашей рабочей силы для достижения этих целей.

Например, если одной из целей вашей компании является открытие нового распределительного центра по всей стране, в вашем штатном расписании необходимо учитывать, какой труд потребуется для достижения этой цели.

Цели, изложенные в вашем кадровом анализе, повлияют на общие цели бизнеса, поэтому вы должны обеспечить полную синергию между целями компании и кадровыми потребностями, чтобы обеспечить их согласованность в будущем.

2) Оцените текущую кадровую ситуацию

Чтобы эффективно удовлетворить ваши кадровые потребности, полезно сначала сделать шаг назад и взглянуть на вашу нынешнюю рабочую силу. Это облегчит вам определение того, что вам нужно улучшить, а также прольет свет на членов вашей команды, которые, возможно, способны занять более важную роль.

Чтобы начать процесс, создайте организационную схему компании, чтобы проиллюстрировать должности, навыки и компетенции каждого члена вашей компании сверху вниз. Организационная диаграмма поможет вам визуализировать вашу рабочую силу и текущую кадровую ситуацию, чтобы вы могли лучше определить свои будущие потребности и возможности.

Чем больше деталей в вашей организационной структуре, тем лучше для вас. Рассмотрите возможность добавления основных навыков и атрибутов для каждого сотрудника, так как они помогут вам определить возможности для продвижения изнутри, когда необходимо заполнить должности более высокого уровня.

В организационной структуре вашей компании также будут указаны все должности в компании. Возьмите каждую позицию и напишите полное описание каждой работы. Определите основные навыки, которыми должны обладать потенциальные кандидаты, а также любые предварительные условия, необходимые для проверки будущих кандидатов.

Во время этого процесса вам необходимо тесно сотрудничать с членами управленческой команды, перед которыми будет отчитываться каждая должность. Например, если вы документируете описание работы, навыки и требования, которые вам потребуются от должности помощника склада, проконсультируйтесь с менеджером склада, чтобы убедиться, что вы понимаете весь объем работы, чтобы ее можно было надлежащим образом укомплектовать персоналом.

Обладая этой информацией, вам будет намного проще набирать квалифицированных кандидатов, которые должны хорошо вписаться в компанию.

3) Предскажите свои будущие потребности

Этот шаг требует, чтобы вы проконсультировались со своим хрустальным шаром, чтобы узнать, что ждет вашу компанию в будущем.

Прогнозирование ваших будущих потребностей потребует некоторых догадок, и вам нужно будет учитывать множество факторов, которые могут повлиять на ваши будущие потребности. Такие вещи, как текучесть кадров, инвестиции в новые технологии, экономика, уровень безработицы и ваша конкуренция, могут повлиять на вашу способность достичь поставленных кадровых целей, и вам нужно попытаться учесть их в прогнозе.

Выполнение анализа тенденций на основе исторических данных вашей компании является эффективным способом прогнозирования ваших потребностей в рабочей силе. Посмотрите на данные, которые указывают на исторические модели найма и текучесть кадров. Учитывайте навыки и образование ваших сотрудников, а также их демографические данные. Эта информация должна показывать тенденции, которые помогут вам более точно прогнозировать свои потребности.

Соотношение — еще один важный инструмент, который вы можете использовать для систематизации труда, необходимого для достижения важных целей. В этом анализе вы создадите соотношение между бизнес-директивой и трудом, необходимым для ее достижения.

Например, предположим, что в прошлом году ваша компания отгрузила 500 000 единиц с помощью десяти сотрудников склада. Соотношение единиц, отгруженных работникам, составляет 50 000:1. Теперь предположим, что одной из ваших бизнес-целей является поставка дополнительных 250 000 единиц в следующем году. Применяя свой анализ соотношения, вы можете увидеть, что вам нужно нанять еще пять сотрудников склада, чтобы достичь вашей цели по отгруженным единицам.

Как только вы спрогнозировали свои будущие потребности в меру своих возможностей, вы можете проанализировать и понять разрыв между тем, где вы находитесь сейчас, и тем, куда вам нужно двигаться в будущем. Отсюда вы можете систематизировать необходимые шаги, которые помогут вам достичь организационных целей.

4) Создайте свой план

Теперь, когда вы собрали и проанализировали все применимые данные о ваших нынешних сотрудниках, а также о будущих потребностях и целях компании, пришло время систематизировать и реализовать ваш план. На этом этапе вы наметите процессы найма для всей компании.

Вам понадобится план для каждого отдела, группы или подразделения вашей компании. В зависимости от размера вашей компании может быть полезно создать индивидуальные планы для каждого отдела, который у вас есть. Как только каждый отдел завершит свою оценку, все это можно объединить, чтобы раскрыть генеральный план для бизнеса.

Закрепление вашего плана на бумаге — важное мероприятие, которое требует сотрудничества и участия практически всех сотрудников компании, особенно лиц, принимающих решения, и сотрудников отдела кадров. Коммуникация имеет решающее значение на протяжении всего процесса, и это особенно важно, когда вы завершаете свой план.

5) Оцените и доработайте план

После того, как вы разработаете свой план, он должен служить инструментом, помогающим оптимизировать процессы найма, выявлять выдающиеся таланты в организации и достигать различных целей организации. бизнес. В течение этого времени имейте в виду, что ваш план должен быть гибким и адаптироваться к изменяющимся потребностям вашего бизнеса. Убедитесь, что ваш план работает на вас, и рассмотрите альтернативы, если ваш план не работает так, как вы планировали. Благодаря появлению новых инструментов и сервисов, таких как MyWorkChoice, стало проще, чем когда-либо, решать свои кадровые проблемы, чтобы вы могли сосредоточиться на процессах более высокого уровня ведения своего бизнеса.

Как создать штатное расписание, которое одобрят ваши сотрудники

Ваши сотрудники — ваш самый ценный бизнес-ресурс. Их навыки и приверженность делу определяют, является ли ваша организация высокоэффективной, достигающей своих стратегических целей, или неудачной, которая не достигает поставленных целей.

Чтобы закрепить преимущество талантов на конкурентном рынке, важно, чтобы у вас был систематический процесс найма и удержания нужных вам талантов — как сейчас, так и в будущем.

Этот процесс — планирование персонала. И мы ТОЧНО расскажем вам, как это сделать.

Выполните следующие пять шагов, и вы сможете создать штатный план, который подготовит вашу организацию к будущему успеху за счет оптимального использования стратегически ориентированных человеческих ресурсов.

• Что такое штатное расписание?
• В чем важность штатного расписания?
• Каковы преимущества штатного расписания для бизнеса?
• Как определить потребность в персонале

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание — это стратегический документ, в котором указывается количество и тип сотрудников, необходимых для достижения бизнес-целей. Процесс планирования персонала обычно проводится специалистами по персоналу и является одним из основных процессов планирования человеческих ресурсов.

Штатное расписание оценивает ваше текущее кадровое положение и определяет, есть ли у вас персонал и навыки, необходимые для успеха в будущем. Речь идет о том, чтобы нужные люди находились в нужном месте в нужное время для достижения как краткосрочных, так и долгосрочных стратегических целей.

Эффективный штатный план содержит информацию:

• Какие рабочие места создать или удалить из вашей организационной структуры
• Какие навыки набирать, а также развивать внутри компании
• Кому нужно продвижение по службе и кому необходимо планирование преемственности
• Как удерживайте самых ценных исполнителей для получения преимуществ в виде талантов
• Там, где существуют возможности для повышения эффективности и экономии

Штатное расписание задает и отвечает на следующие вопросы:

• Какую работу нам нужно будет выполнить в будущем в соответствии со стратегическим планом?
• Каково оптимальное количество людей для достижения этой цели, чтобы у нас было достаточно людей для выполнения работы без каких-либо простаивающих ресурсов?
• Какие навыки, опыт и компетенции нужны этим людям?
• Есть ли у нас эти люди, и они там, где они должны быть?
• Если нет, то как мы можем защитить их и повысить наши шансы на успех в бизнесе?

В чем важность штатного расписания?

Стратегический штатный план — это основа будущего успеха. Это возможность систематически анализировать эффективность вашей текущей кадровой структуры — от обеспечения навыками до использования ресурсов — чтобы убедиться, что ваши человеческие ресурсы оптимально согласованы с бизнес-целями.

Если вы думаете, что речь идет только о найме и наборе навыков, приготовьтесь узнать по-другому. Планирование персонала охватывает весь жизненный цикл сотрудников, включая:

• набор и удержание
• адаптация
• обучение и развитие
• производительность
• планирование преемственности
• компенсация и вознаграждение
• вовлечение сотрудников и EX
• мощность и использование
• и более гарантируя, что у них есть именно те ресурсы, которые им нужны для ожидаемого роста. Слишком мало ресурсов, и вы можете не выполнить свой бизнес-план. Слишком много ресурсов, и вы превысите бюджет на расходы на персонал.

  Это также снижает бизнес-риски, связанные с плохо спланированными кадровыми ресурсами. Например, неудачные проекты, неудовлетворенность клиентов, завышенные расходы на персонал и упущенные возможности.

  Каковы преимущества штатного расписания для бизнеса?

  Тщательный план укомплектования штатов, основанный на исследованиях, обеспечивает значительные преимущества для организации. К ним относятся финансовые выгоды, такие как сокращение расходов на персонал, и операционные выгоды, такие как более быстрое выполнение работ и более высокая степень удовлетворенности клиентов.

  Хороший план штатного расписания…

  Повышение производительности. План штатного расписания повышает производительность за счет анализа возможностей и использования ресурсов и их корректировки для оптимизации производительности.

  Сокращает расходы на персонал — за счет оптимизации структуры персонала для полного использования ресурсов — и сокращения избыточных и неиспользуемых ресурсов.

  Снижает затраты на подбор персонала — Благодаря проактивному опыту сотрудников, стратегиям удовлетворения и удержания — экономия затрат и перерывов, связанных с более высокой текучестью кадров

  Улучшает результаты работы с клиентами — гарантируя, что ваша организация располагает нужными людьми и навыками для реализации клиентских проектов — и делает это вовремя, в рамках бюджета и в сжатые сроки

  Открывает возможности — гарантируя, что у вас есть возможность воспользоваться возможности, которые появляются на вашем пути, не жертвуя существующими проектами.

  Как определить потребности в персонале

  Чтобы определить потребности в персонале, вам необходимо выполнить следующие пять шагов.

  1. Определение бизнес-целей
  2. Определить текущую кадровую среду
  3. Прогнозировать будущие кадровые потребности
  4. Провести анализ пробелов
  5. Рекомендовать действия по устранению пробелов

  Если вы не уверены, что это влечет за собой, не беспокойтесь. Мы собираемся провести вас через это шаг за шагом. Таким образом, у вас есть все необходимое для создания надежного кадрового плана, который проложит путь к развитию бизнеса.

  Шаг 1. Определите бизнес-цели

  Самый первый шаг в кадровом планировании — ознакомиться со стратегическим бизнес-планом вашей организации на следующий год. Каковы цели компании и каковы потенциальные последствия для персонала? Вот некоторые ключевые бизнес-факторы, на которые следует обратить внимание: 9.0003

  Слияния и поглощения 

  Слияние с другим бизнесом может означать, что у вас слишком много сотрудников или сотрудников с дублирующими навыками. Это потребует тщательной консолидации для поддержания эффективной кадровой структуры.

  Запуск новых продуктов

  Новые продукты или услуги могут создать повышенный спрос со стороны клиентов, что может потребовать дополнительного персонала.

  Стратегические инициативы

  Например, обновление программного обеспечения или запуск второго офиса. Они неизменно нуждаются в персонале, который нужно нанять, перераспределить или переквалифицировать.

  Инвестиции в технологии 

  Инвестиции в новые технологии могут привести к снижению потребностей в персонале благодаря автоматизации и повышению эффективности, а также необходимости обучать или нанимать персонал для использования технологий.

  Портфель проектов 

  Если ваша компания планирует расширить свой портфель проектов — например, взять на себя больше проектов или обслуживать новую отрасль, — вам потребуется планировать ресурсы для нескольких проектов. Это может включать в себя набор дополнительных сотрудников и менеджеров или набор других технических навыков и опыта.

  Шаг 2: Определите текущую кадровую среду

  Вам нужно будет начать с поиска всех имеющихся у вас данных о ваших нынешних сотрудниках. Это проще, если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, которое централизует информацию о сотрудниках, такую ​​как роль, навыки, демографические данные и показатели производительности.

  Анализ приведенной ниже информации поможет вам определить возможности и риски в вашей текущей кадровой среде, а также даст четкое представление о пробелах в навыках, которые вам необходимо заполнить.

  Демографические данные рабочей силы 

  Сколько у вас сотрудников? Как они распределяются по организации? Они приближаются к пенсионному возрасту? Каковы ваши тенденции отпуска по беременности и родам/отцовству?

  Должностные инструкции 

  Ознакомьтесь с должностными инструкциями, чтобы понять текущее распределение сотрудников в командах, какие обязанности они выполняют, для каких навыков они были приняты на работу и какой опыт они приобрели с момента прихода в вашу организацию

  Показатели эффективности 

  Просмотрите информацию о производительности, чтобы определить высокоэффективных сотрудников, которые могут быть готовы к повышению. Обратите внимание на людей с низкими показателями, которым может потребоваться дополнительное обучение и поддержка, чтобы реализовать свой потенциал. Остерегайтесь MVP, которых могут охотить за головами другие компании, или недовольных сотрудников, желающих уйти, поскольку вам может потребоваться разработать план преемственности.

  Пул ресурсов 

  Ваш пул ресурсов — это весь доступный вам персонал. В проектном бизнесе пул ресурсов позволяет руководителям портфелей, программ и проектов эффективно планировать ресурсы. При планировании персонала он предоставляет готовый обзор навыков персонала, наличия ресурсов и текущего использования.

  Календарь ресурсов 

  Посмотрите в свой календарь ресурсов, чтобы определить избыточное или недостаточное резервирование. Если у вас есть ресурсы, которые постоянно перегружены, они могут стать узкими местами, которые задержат ход проекта и подорвут удовлетворенность клиентов. Избыточное резервирование — это красный флаг, который необходимо учитывать в вашем кадровом плане.

  Коэффициенты использования 

  Если вы видите высокие коэффициенты использования определенного типа ресурсов, вы знаете, что их навыки и опыт пользуются большим спросом. Возможно, вам придется нанять больше сотрудников с аналогичным набором навыков или должностью. Низкий коэффициент использования означает, что этот ресурс пользуется меньшим спросом и может указывать на избыточность вашей кадровой структуры. Бездействующие ресурсы влекут за собой трудозатраты, не внося достаточного вклада в итоговую прибыль, поэтому эту ситуацию необходимо решить. Создание отчета об использовании — хороший способ предсказать будущий спрос на персонал.

  Подтвержденная рабочая нагрузка и мощность

  Еще одна ключевая метрика — сравнение объема работы, выполняемого ресурсом, с имеющейся у него мощностью. Если ресурс не используется в полной мере, может быть возможность переназначить его на дополнительные задачи или реструктурировать команду, чтобы сократить накладные расходы на персонал.

  Шаг 3: Прогнозирование будущих потребностей в персонале

  Прогнозирование будущих потребностей в персонале всегда связано с обоснованными предположениями. Тем не менее, существуют проверенные методы, которые помогут сделать ваш кадровый прогноз максимально точным.

  Внутренний анализ тенденций

  Анализ тенденций включает в себя просмотр ваших исторических данных для выявления закономерностей в кадровом учете с течением времени. Посмотрите на тенденции в текучести кадров, уровне выхода на пенсию, отпуске по беременности и родам и отцовству … они, вероятно, останутся стабильными или изменятся?

  Также поищите прошлые примеры того, когда ваш бизнес переживал аналогичные периоды роста или развития. Как это повлияло на спрос на персонал? Вы взялись за дополнительные проекты и нуждались в дополнительных ресурсах? Или вы внедрили новую технологию, которая оптимизировала структуру вашего персонала?

  Анализ коэффициентов

  Анализ коэффициентов прогнозирует потребность в персонале и сравнивает прогнозы с отраслевыми стандартами. Он не опирается на исторические данные, что делает его идеальным для молодых компаний. Он включает в себя установление соотношения между двумя бизнес-факторами, а затем его масштабирование в соответствии с вашими планами.

  Например, представьте, что вы устанавливаете соотношение между выручкой от продаж и численностью персонала. В настоящее время вы зарабатываете 200 000 долларов в год и нанимаете 10 сотрудников. Это соотношение 20:1, где один сотрудник соответствует 20 000 долларов дохода. Если одной из целей вашей организации является увеличение дохода от продаж до 500 000 долларов, вы можете предположить, что вам потребуется 25 сотрудников.

  Сравнительный анализ конкурентов

  Рассмотрите уровень укомплектования штатов ваших конкурентов. Сколько у них сотрудников? Это растет или уменьшается? Каковы их должности и роли? Как оплата и льготы соотносятся с вашим бизнесом? Эта информация может помочь вам определить, соответствует ли уровень и структура вашего персонала отраслевым требованиям, а также спрогнозировать, насколько легко вы сможете нанимать и удерживать персонал в будущем.

  Отраслевые идеи

  Не будет недостатка в отчетах, прогнозирующих будущее вашей отрасли, как от профессиональных организаций, так и от консалтинговых фирм. Эти отчеты могут помочь вам понять направление движения в вашем секторе и вероятный путь, по которому пойдет ваша организация.

  Спрос на определенные товары растет или падает? Создают ли новые технологии новые рабочие роли и требования к навыкам? Или это делает старые роли устаревшими? Эти идеи и отраслевые прогнозы помогут вам получить более полную картину при прогнозировании потребности в персонале.

  Коэффициент производительности

  Коэффициент производительности рассчитывает, сколько работы производит один работник, а затем экстраполирует это на ваши будущие потребности. Например, если вы прогнозируете, что вашей организации необходимо выполнить дополнительно 1000 единиц работы, и вы знаете, что каждый из ваших текущих сотрудников выполняет 100 единиц работы, вы знаете, что вам потребуются дополнительные 10 сотрудников.

  Эмпирическое правило

  Эмпирический подход просто означает, что вы делаете предположения на основе вашей текущей кадровой модели. Например, представьте, что вам нужен один менеджер проекта, чтобы эффективно контролировать каждые пять членов команды проекта. Если вы планируете нанять пятнадцать новых проектных сотрудников, вам нужно убедиться, что вы также наняли еще трех менеджеров проектов.

  Метод Дельфи

  Наконец, метод Дельфи. Это интерактивный процесс, который итеративно развивает идеи группы экспертов. Эксперты представляют свои мысли ведущему, который рассылает анонимное резюме всем участникам. Затем группу просят пересмотреть свои предложения в свете информации, полученной от их коллег.

  В случае кадрового планирования избранным старшим руководителям и внешним консультантам может быть задан ряд вопросов о будущих тенденциях в отрасли. Затем их ответы используются для достижения консенсуса в отношении наиболее вероятного воздействия на организацию и того, что это означает для кадрового планирования.

  Шаг 4: Проведите анализ пробелов

  Этот шаг включает в себя сравнение текущего кадрового ландшафта и ваших будущих потребностей в персонале. Они выравниваются?

  • Потребуются ли вам дополнительные сотрудники, и если да, то где?
  • Какие пробелы в навыках вам необходимо заполнить? Через набор или внутреннее обучение?
  • Имеет ли кто-либо из существующих сотрудников критическое значение для обеспечения непрерывности бизнеса? Как вы можете сохранить их?
  • Уходят ли ключевые сотрудники? Какие планы преемственности вам необходимо реализовать?
  • Можно ли объединить какие-либо роли или команды?
  • Нужно ли создавать новые команды или должности?

  Этот процесс может быть сложным, и его может помочь использование программного обеспечения для планирования емкости. Обычно это дает обзор вашего пула ресурсов, позволяет моделировать различные распределения ресурсов и быстро выявляет проблемы с емкостью.

  Шаг 5. Рекомендации по устранению пробелов

  Определив дефицит ресурсов, вы можете разработать стратегию их преодоления, чтобы обеспечить непрерывность и рост бизнеса. Существует множество способов и моделей преодоления кадрового дефицита.

  Recruit
  • Набор новых постоянных сотрудников является очевидным решением проблемы нехватки персонала и навыков. Это долгосрочное решение, которое лучше всего подходит для удовлетворения постоянного и предсказуемого спроса на персонал
  • Наем подрядчиков, фрилансеров и других сотрудников по запросу является хорошим решением, если вы скрываете краткосрочные проблемы с пропускной способностью (например, период отпуска персонала) или сталкиваетесь с непредсказуемым спросом на персонал (например, рост бизнеса зависит от успеха пилотного проекта)
  • Аутсорсинг — это вариант, если вы больше не хотите обеспечивать определенный элемент своего бизнеса, например, потому что вы не можете получить необходимые ресурсы или аутсорсинг экономически более эффективен.
  Сохранение
  • Сохранение существующего персонала является сильной стратегией, поскольку удержание обычно менее затратно и разрушительно, чем набор и адаптация. Стратегия удержания рассматривает способы максимизировать удовлетворенность сотрудников и повысить лояльность к своему работодателю 9.0036
  • Внутреннее продвижение по службе может быть способом заполнить пробелы в управлении с помощью сотрудников, которые уже знакомы с вашим бизнесом. Это особенно эффективно, когда сопровождается соответствующим обучением и наставничеством.
  • Повышение квалификации существующего персонала для удовлетворения будущих потребностей в навыках может быть более рентабельным, чем наем новых сотрудников, которые уже обладают этими востребованными навыками. Вы можете запланировать обучение внутренних кандидатов новым навыкам, чтобы получить преимущество в талантах в ближайшие годы.
  Реструктуризация
  • Реструктуризация может помочь создать более эффективную организационную структуру за счет устранения неиспользуемых ресурсов и увеличения их использования.