Составление графика рабочего времени: Образец графика работы 2020 и 2021

Составление графика рабочего времени: Образец графика работы 2020 и 2021

Составление графика работы — Про-Инфо

Вопрос:

Как правильно должны составляться графики работы отделов, а именно:

1. В обязательном ли порядке график должен быть утвержден начальником отдела.
2. В обязательном ли порядке работники должны быть ознакомлены под подпись с графиком и должна ли быть указана дата ознакомления, за месяц должен составляться график?
3. В обязательном ли порядке должна быть на графике подпись лица, составившего график?
4. Должно ли быть указано конкретно время начала и время окончания работы?
5. Табель должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (б/л, отпуск и т.д.), правильно я понимаю?
6. В графике допустимы исправления, т.к. это рабочий документ, правильно? Я понимаю, что алгоритм составления графика работы должен быть подробно прописан в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству, если таковая есть, но у нас ее нет, а, значит, мы должны руководствоваться трудовым законодательством и общими правилами ведения документооборота.
7. Можно ли применить к начальникам отделов дисциплинарное взыскание за неправильное составление графиков работы? Если да, то какими статьями руководствоваться и какими по степени тяжести должны быть эти наказания, уволить же за неправильное составление графика нельзя, я правильно понимаю? Или за неоднократное нарушение правил составления графика можно уволить?

Ответ:

1. График работы должен быть обязательно утвержден руководителем организации, если данные полномочия по компетенции не переданы начальнику отдела.
2. Да, работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под подпись с графиком, при этом должна быть указана дата ознакомления. Да график составляется не менее чем за месяц до введения его в действие.
3. Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график.
4. Да, в графике работы должно быть обязательно указано конкретно время начала и время окончания работы.
5. Да, табель учета рабочего времени должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.д.).
6. В графике допустимы исправления, в случае если при его составлении были допущены ошибки (опечатки).
   Если в процессе работы по графику происходят отклонения от тех данных, которые в нем указаны, то это отражается в дополнительных графах графика.
7. Да, к начальнику отдела можно применить дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора за неправильное составление графика работы, руководствуясь ст. 193, ст. 192 Трудового кодекса РФ, если именно на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы.
   В случае неоднократного неправильного составления графика работы, начальника отдела можно уволить по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Обоснование:

1. Руководитель организации подписывает, утверждает любой документ организации, в т. ч. графики работ (ст. 274 Трудового кодекса РФ, учредительные документы организации).
   Подписание, утверждение документа — это способ придания ему юридической силы, только подписанный, утвержденный документ ведет к возникновению прав и обязанностей у работника и работодателя (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
   Вопрос о распределении должностных обязанностей, полномочий между работниками, руководителями структурных подразделений организации, решается на основании внутренних организационно-распорядительных документов организации (ст. 273, ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
2. Графики работы (сменности) доводятся до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие (ст. 68, ст. 103 Трудового кодекса РФ).
   В случае если работник не будет ознакомлен под подпись с графиком работы, то он (работник) не будет знать, когда именно ему выходить на работу и привлечь его (работника) за прогул в случае не выхода на работу по неуважительной причине работодатель не сможет.
3. По общему правилу график работы утверждается руководителем организации, если эти полномочия не переданы руководителем организации иному работнику, например, руководителю структурного подразделения (ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
   Законодательство РФ говорит о том, что достаточно, чтобы график работы был утвержден, подписан уполномоченным на подписание данного документа лицом (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
   Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график. Такое требование может содержаться в локальных актах организации (в положении об отделе, в инструкции по ведению делопроизводства и т.д.).
4. График работы составляется (утверждается) в случае, если режим работы сотрудников отличается от тех правил по режиму рабочего времени и времени отдыха, которые указаны в Правилах внутреннего трудового распорядка организации (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
   При этом основная и главная цель составления графика работы зафиксировать в нем в т.ч. время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
5. График работы составляется для того, чтобы отразить в нем время начала и окончания рабочего дня сотрудника (продолжительность ежедневной работы (смены)), чередование рабочих и нерабочих дней и т.д. (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
   По тому режиму работы, который установлен (указан) в графике работы, сотрудник фактически должен выполнять работу.
   Табель учета рабочего времени предназначен для того, чтобы отражать в нем время, которое сотрудник фактически отработал или не отработал (ст. 91 Трудового кодекса РФ, Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
   Поэтому табель учета рабочего времени должен соответствовать графику работы, расхождения допустимы в случаях предусмотренных трудовым законодательствам (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.
   д.).
6. В форме графика работы обязательно должны быть предусмотрены графы для заполнения сведений, указанных в ст. 100 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
   При этом руководитель организации может и это целесообразно предусмотреть дополнительные графы в графике работ для отображения в них дополнительных сведений, если в процессе работы возникнут отклонения от того режима работы, который изначально был предусмотрен в графике работы (ст. 8 Трудового кодекса РФ).
7. В случае если на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы, и он эту работу выполнил ненадлежащим образом, то к нему можно применить дисциплинарное взыскание в порядке, предусмотренном ст. 193 Трудового кодекса РФв виде (ст. 192 Трудового кодекса РФ):

• замечания;
  или
• выговора.

За неоднократное ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работник, в т.ч. начальник отдела, может быть уволен по п.

5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

С дополнительной информацией по вопросу Вы можете ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочном материале «Требования к реквизитам и бланкам документов», «Рабочее время», «Табель учета рабочего времени», «Применение дисциплинарных взысканий», «Алгоритм оформления замечания», «Алгоритм оформления выговора», «Увольнение работника в связи с неоднократным неисполнением им своих трудовых обязанностей», «Алгоритм увольнения за неоднократное нарушение трудовых обязанностей».
Все нормативные правовые акты, использованные в ответе, Вы сможете найти в системе «Помощник кадровика: Эксперт».

С уважением,
эксперт Службы поддержки пользователей проекта «Помощник Кадровика: Эксперт»

Графики рабочего времени

Решение «Планирование графиков рабочего времени и табелирование» на базе системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» предназначено для составления гибких графиков смен и заполнения табеля учета рабочего времени.

Интерфейс модуля представляет единый функционал, в котором можно работать в режиме планирования ГРВ — заполнение строк «плана», а также в режиме табелирования всех сотрудников — заполнение строк «факта», и построен так, чтобы минимизировать любые действия пользователя.

Работая в системе, пользователь может находиться либо в режиме планирования, либо в режиме табелирования — если он находится в «Плане», то автоматически пропускает строки «Факт» и позиционирует курсор на план следующего работника, и наоборот. При введении времени начала работы и часов смены система автоматически считает время окончания работы и отрабатывает все проверки: оповещает о незаведении плана, если внесен факт и т.д. Есть возможность заводить неявки и неявки по невыясненным причинам, их можно заводить в факт.

Внешний вид интерфейса: первые три столбца содержат названия из справочников в Кадровике — Табельный номер/Сотрудник, Кол-во ставок/Должность, Режим работы/тип периода. Нажимая на клавиатуре CTRL+ стрелка влево/стрелка вправо, можно просматривать график вперед и назад, зафиксировав первые три столбца. Вверху бежит бегунок, которым можно управлять манипулятором «мышь». Над ним есть кнопки, которыми можно переключиться на декады месяца.

В интерфейсе реализованы фильтры с помощью look-up слева вверху, а также кнопками в середине верхнего поля.

Иерархическая структура подразделений настраивается отдельно от штатной структуры, потому что она определяет не только структуру предприятия, но и права доступа к элементам этой структуры различных пользователей. Пользователь видит структуру «дерева» и только тех работников, на которых у него прописаны права доступа. В этом же представлении можно наложить фильтр по виду графика сотрудника, по должностям или просто отдельного работника.

Расчет статистик в режиме работы ограничен 200 сотрудниками, поскольку эта операция не нужна постоянно. Для вызова данной функции в целях контроля показателей, можно выбрать соответствующий пункт меню:

Есть фильтр по сменам – возможность выбрать любой день месяца и сделать запрос о сотрудниках, которые выходят в этот день в определенное время – система покажет сколько по факту есть в этот день смен и их состав.

Кнопки фильтра «Заняты» и «Свободны» в верхней строке экрана интерфейса функционально связаны: если выбрать в табеле определенное число месяца и нажать кнопку «Заняты» — система покажет только тех, кто в этот день вышел на смену. Кнопка при этом подсвечивается, показывая, что наложен фильтр.

Система также может отфильтровывать списки и по другим критериям – например, длительное отсутствие. При нажатии на кнопку система убирает из перечня работников, находящихся в длительных отпусках или больничных. Есть возможность переключаться между периодами с помощью ввода дат в специальные поля в верхней части интерфейса.

Также есть переключатель, который фильтрует количество информационных строк по работникам. Можно отдельно посмотреть план, отдельно факт, можем посмотреть и план, и факт — только часы работы, план и факт без времени окончания, или все вместе. В правой части экрана выведены поля со статистическими данными, которые используются при расчете статистик или проверок – дни табелирования, отклонения, минимальная/максимальная длина смены, статусы и режим работы для каждого сотрудника.

Отдельного внимания требует столбец «Статус» — у каждой записи есть статус, который можно переключить. Работа со статусами предполагает использование еще одной группы кнопок в верхней части экрана, позволяющих отработать отдельно «План» и «Факт». При этом стрелки позволяют прокатывать статусы вперед и назад в разные состояния «Планируется», «Формируется», «Изменение» и «Завершено». Эти операции можно выполнять на любом количестве сотрудников, удерживая выделение строки и кнопку «CTRL» или выделить всех при помощи комбинации клавиш CTRL+A.

Первый пункт меню верхней строки интерфейса — «Сервис», и в нем есть подпункт «Структура дня», вызвав который можно увидеть служебный диалог с отображением всех параметров выбранного дня – время начала и окончания смен, их количество, время обеда, примененные коэффициенты, отклонения и пр. по плану и по факту отдельно.

Здесь же продублированы кнопки «Итого», «Вверх», «Список вправо», «Список влево». Реализована функция копирования. Например, у некоторого сотрудника есть информация о том, что он выходил на работу в такие-то дни. Нажав CTRL+C можно выделить начало и конец периода и скопировать эту информацию другому сотруднику или нескольким.

Следующий пункт меню верхней строки «Заполнить ФАКТ по ПЛАНУ» — за один день по сотруднику, по сотруднику незаполненные дни в открытом периоде и по выбранным сотрудникам незаполненные дни в открытом периоде.

Пункт меню верхней строки «Проверка» — это возможность проверить табель на корректность заполнения. Выбираем его, пробегаем по табелю, видим сообщение «Обнаружены ошибки» и получаем интерфейс следующего вида:

Это так называемая «Прилипающая панель». Она работает независимо от основного табеля – можно работать и с табелем, и с этой прилипающей панелью. В ней программа отображает список ошибок, показывает по каким работникам какие ошибки она нашла — не заполнен факт за какие-то даты с начала месяца, не заполнены и не пройдены проверки даты. При переключении между ошибками программа позиционирует курсор на указанную дату в табеле. Выполнять подобные проверки можно при выходе из системы, по кнопке или принудительно.

Пункт меню «Загруженность» — это визуализация данных табеля в виде графика — диаграммы сравнения плана и факта и их соответствия друг другу в течение всего месяца в сумме по всему выбранному подразделению. Реализована в виде прилипающей панели.

Пункт меню «Подсказка по цветам» — достаточно удобная панель, показывающая соответствие цвета раскраски ячейки табеля событию по табелю или ошибку. Её также можно оцепить, вплотную приблизить к строке и сравнить оттенки.

Помимо пользовательской функциональности система содержит различные автоматические проверки, которые работают как при нажатии кнопки, так и автоматически при вводе данных.

Демонстрация возможностей модуля ГРВ

какие бывают, образец составления сменного рабочего графика, установление гибкого режима работы

Трудовое законодательство регламентирует наличие нескольких вариантов графиков рабочего времени. На каждого руководителя налагается обязанность составить его и ввести в действие на предприятии. При этом должно быть обеспечено выполнение норм действующего законодательства.

Содержание статьи

Нормативная база

Основные положения, которые связаны с расходованием рабочего времени, регламентируются в статье 100 Трудового Кодекса РФ.  В компании в обязательном порядке должна быть установлена продолжительность рабочей недели. Здесь существуют два основных варианта: она может предусматривать пять или шесть рабочих дней. Допустима с точки зрения закона ситуация, когда выходные дни предоставляются по скользящему графику.

В следующей, 101 статье ТК РФ, рассматриваются вопросы, относящиеся к использованию ненормированного трудового дня. Такой режим деятельности применяется в тех случаях, когда к выполнению производственных задач за пределами нормальной продолжительности смены сотрудники привлекаются эпизодически, без какого-либо расписания.

Статья 102 ТК РФ регламентирует вопросы, которые относятся к установлению на предприятия гибкого графика.

Статья 103 ТК РФ рассматривает вопросы сменного и круглосуточного режима.

Статья 104 ТК РФ посвящена вопросам, связанным с проведением учёта потраченного времени.

Если трудовая деятельность происходит вне установленных пределов рабочего времени, то её дополнительная часть рассматривается в качестве сверхурочного труда. Эти вопросы рассматриваются с учётом положений статьи 99 ТК РФ.

Установление графика на предприятии

Для каждого предприятия такого рода документы носят индивидуальный характер. Несмотря на эту особенность, существуют общие правила оформления бумаги.

График составляется руководителем фирмы и фиксируется в локальном нормативном акте. Он может быть предусмотрен в трудовом соглашении, которое подписывает сотрудник, поступая на должность. Иногда этот распорядок фиксируется в коллективном договоре. Для окончательного вступления в силу, его нужно согласовать с профсоюзной организацией предприятия.

При составлении необходимо обеспечить следующее:

1. Обеспечение нормальной деятельности предприятия.
2. Каждый сотрудник должен отработать норму времени.
3. Соблюдение прав сотрудников, которые предусмотрены ТК РФ, коллективным договором и трудовым контрактом сотрудников.

В последнем случае нужно учитывать, что при определённых режимах деятельности (например, при использовании ночных смен) задействованные специалисты должны получать соответствующую доплату или дни дополнительного оплачиваемого отпуска.

Выполнение нормы отработанного времени определяется следующим образом. Устанавливается учётный период (от 1 до 12 месяцев). Подсчитывается норматив рабочих дней или часов в течение этого периода. Например, если рассматривается первый квартал 2018 года, то в нём насчитывается 56 рабочих дней.

Если учёт ведётся в отработанных часах, то норма для пятичасовой недели составляет 40 часов, что в пересчёте на квартал составит 446 часов.

При любом варианте сотрудник обязан за каждый учётный период отработать оговоренное количество часов.

Документы для скачивания (бесплатно)

Правила составления и утверждения документа

График утверждается приказом руководителя организации. Делается это тогда, когда возникает необходимость в использовании нового распорядка смен для сотрудников. Работнику для ознакомления дают документ под роспись за месяц до вступления его в действие.

Если требуется сделать частичное изменение, тогда издаётся дополнительный приказ на данную тему. Иногда изменения затрагивают заключённые с сотрудниками трудовые договора. В таком случае, с их согласия, оформляются соглашения к трудовому контракту.

Виды и особенности графиков сменности

Тип сменности определяется в связи с задачами, стоящими перед предприятием, отдельными профессиями или конкретными сотрудниками. На практике используются несколько основных типов сменности.

Односменный

При данном режиме сотрудник работает на предприятии ежедневно в одну смену. На предприятии в обязательном порядке должен быть организован учёт трудового времени. Для этого существует несколько способов:

• наиболее распространён учёт по отработанным дням;
• иногда применяется учёт, при котором учёт идёт в отработанных неделях и декадах;
• также возможен учёт с применением суммирования часов.

В последнем из перечисленных случаев рассматривается ситуация, когда для проведения учёта используются оговоренные календарные периоды. Одним из примеров применения такого способа может быть расчет на основе трёхмесячных сроков (для тех, кто занят на вредном или опасном производстве).

При данном виде учёта рабочего времени дополнительные дни работы будут рассматриваться в качестве сверхурочного труда, и к ним будут применяться положения статьи 99 ТК РФ.

При использовании данного режима трудового времени директор может выбрать несколько вариантов рабочей недели:

• пятидневная;
• шестидневная;
• с предоставлением дней отдыха на основании скользящего графика;
• ввести расчёт отработанных часов.

Последний вариант удобен при подсчете смен и часов у совместителя. Для суммированного учета возможно использование календарного периода от месяца до года.

Такой режим деятельности используется при отсутствии необходимости прибегать к другим вариантам организации рабочего времени.

Круглосуточный

Такая деятельность, обычно, происходит в несколько смен.Применение данного графика рабочего времени связано с особенностями конкретного вида производства или оказания услуг. Такое расписание сменности может действовать в организации на основе коллективного договора, который должен был быть согласован с профсоюзными органами (при установлении трехсменного режима).  При этом предусмотрены и другие ограничения:

• в частности, запрещено работнику отрабатывает подряд две смены;
• нужно обеспечить, чтобы каждый работник еженедельно отдыхал не менее 42 часов;
• в этом случае обязательно будут использоваться ночные смены. За труд в это время должна быть предусмотрена доплата. Это правило должно быть зафиксировано в коллективном договоре и в трудовом контракте.

Ненормированный

Иногда некоторые сотрудники, в силу имеющихся у них служебных обязанностей, должны работать не только на протяжении обычного рабочего дня, установленного на предприятии, но и в дополнительное время.

В этом случае учёт рабочего времени происходит с учётом того, что для сотрудника предусмотрен ненормированный график. Применение данного способа относится или к отдельным специалистам или к конкретным работникам предприятия. Для утверждения такого режима работы, в локальном нормативном акте компании должен быть список профессий или должностей, которые работают «по звонку».

Важно отметить, что такого рода работа засчитывается в том случае, когда начальник даёт поручение сотруднику, для выполнения которого он трудится в дополнительное время. Однако, если он сам, по своим причинам задержался поработать, то это не рассматривается в качестве сверхурочной работы.

Руководство не имеет права требовать от сотрудника выполнение задач, которые не оговорены в трудовом контракте, ст. 60 ТК РФ. А также требующих профессиональных навыков, которые отличаются от присущих его профессии и должности.

Нужно учитывать, что для сверхурочной работы сотрудник обязан предоставить своё письменное согласие. В отдельных случаях допустимо принудительное участие, но это возможно лишь в чрезвычайных случаях, например, если имела место техногенная катастрофа или авария.

Скользящий

Данный вариант используется только для определённых категорий работников. Обычно это применяется к беременным женщинам, тем, кто ухаживает за инвалидами и другим аналогичного рода лицам.

Для того, чтобы его оформить, подписывается соглашение. Оно может быть бессрочным или заключено на определённый срок. Такой график не может быть применён в некоторых случаях:

1. Если предприятие работает в трёхсменном режиме.
2. В случае, когда работа происходит по непрерывному графику.

Существуют следующие разновидности гибкого графика:

• сотруднику даётся право выбирать время занятости в пределах определённой смены или внутри конкретных дней;
• выходы могут быть фиксированными, составленными заранее с жестким закреплением часов прихода и окончания трудового дня.

Раздробленный

Такой график удобен там, где трудовая нагрузка на протяжении дня является неравномерной. В этом случае рабочее время складывается из различных временных промежутков. Часто такой вариант используется в организациях, предоставляющих услуги населению или тех, которые занимаются перевозками.

Законодательство не устанавливает нормативов для того, на сколько частей можно разделить рабочий день. Наиболее часто применяется разбиение рабочего дня на две равные части. При этом обычно предусматривается двухчасовой перерыв на обед.

Вахтовый

При такой организации работы сотрудники приезжают к месту труда на определённый срок, а затем, после окончания вахты уезжают обратно.

Использование данного метода является эффективным, если работы приходится выполнять в тяжёлых природных условиях.

Важной особенностью является невозможность вернуться домой в выходные дни. Поэтому на время выполнения работ предоставляется жильё, которое расположено недалеко от места работы.

Максимальная продолжительность одной вахты не может превышать одного месяца. В исключительных случаях время работы можно продлить до трёх месяцев. За работу в соответствии с вахтовым методом положено делать доплату.

Нюансы

Оформление изменений графика работы может быть оформлено в виде дополнения к коллективному договору.

Непрерывная деятельность бывает организована в одном из двух случаев:

1. Если необходимо круглосуточное выполнение работы.
2. Если периодическая установка и запуск оборудования создают для предприятия существенные убытки.

Использование режима гибкого времени было введено первоначально для беременных женщин, а затем распространено на некоторые другие категории работников.

Законодательство предусматривает особые правила для некоторых профессий: врачей, лётчиков, моряков, некоторым категориям работников железнодорожного транспорта. В этих и некоторых других случаях график работы регулируется особыми нормативными актами.

При определении временного режима работы важно не только обеспечить выполнение предприятием производственных задач, но и соблюдение прав сотрудников, которые гарантированы законодательством.

Об организации суммированного учета рассказано ниже.

Особенности составления графика. Как составляется график работы сотрудников? Чем грозит отсутствие графика

В организации командировки водителей оформляются приказом о командировании с выдачей командировочного удостоверения и задания на командировку. Водители, осуществляющие международные перевозки, работают в режиме гибкого рабочего времени (оговорено в трудовом договоре), т.е. на период командировки допускается самостоятельное регулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня (автомобиль оснащен тахографом, т.е. водитель несет ответственность за соблюдение норм труда и отдыха в командировке). В табеле учета рабочего времени за дни командировки ставится буква «К», отдельно учет рабочего времени по водителям не ведется. В рейс на одном транспортном средстве направляется один водитель.

Рассмотрим следующие вопросы.

1. Каков порядок учета рабочего времени в табеле использования рабочего времени?
2. Каковы особенности составления графика работ (сменности) водителя?
3. Водители работают в выходные и праздничные дни. Как правильно эти дни оплачивать или компенсировать?
4. Можно ли компенсировать работу в выходной или праздничный день, например, предусмотрев в контракте выходной день за работу в выходной или праздничный день?

1. Для начала оговорим, что на период служебной командировки режим гибкого рабочего времени не применяется, это прямо указано в ч. 4 ст. 128 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), при этом учет рабочего времени ведется как при обычном режиме.

По общему правилу на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

В отношении водителей автомобилей в ч. 5 п. 19 Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденного постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25. 11.2010 N 82 «Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей и признании утратившим силу постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25 мая 2000 г. N 13» (далее — Положение о рабочем времени водителей автомобилей), установлено, что в месте командировки рабочее время водителя автомобиля учитывается на общих основаниях в порядке, установленном по месту его работы. Если в месте командировки организована работа по графику работ (сменности), отличному от графика работ (сменности) в месте постоянной работы, то рабочее время водителя автомобиля учитывается по его фактической продолжительности с предоставлением табеля учета рабочего времени с этого места работы.

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Данная обязанность детализирована в ст. 133 ТК.

В соответствии с ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений.

В ч. 1 п. 19 Положения о рабочем времени водителей автомобилей указано, что учет рабочего времени водителей автомобилей осуществляется на основании табеля учета использования рабочего времени, путевых листов и других документов (в данном случае учет рабочего времени возможен также на основании данных регистрационного листка, зафиксированных тахографом).

Здесь необходимо отметить, что фактически табель использования рабочего времени и другие аналогичные документы не позволяют вести учет явок на работу и ухода с нее. Они предназначаются для учета количества отработанного и неотработанного времени (в том числе предназначены для бухгалтерии с целью оплаты труда работников (облегчения ее исчисления)). Фактический учет явок работников ведется на основании журналов (книг) учета времени прихода на работу и ухода с нее (ч. 2 ст. 133 ТК), водителей — в том числе на основании путевых листов, данных регистрационного листка и т.п.

Затем на основании документов, фактически учитывающих время явки и ухода с работы работников, а также иных документов, содержащих данные о количестве отработанных часов в течение каждого рабочего дня (смены), о выходных и праздничных днях, днях отпуска, временной нетрудоспособности и др. , составляется табель использования рабочего времени, который представляет собой фактически сводный (обобщенный) документ.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем. То есть порядок учета рабочего времени, а точнее его отражение в табеле, определяется нанимателем самостоятельно. В рассматриваемом случае большую часть рабочего времени водители автомобилей проводят в командировках, которые учитываются отдельно.

Пример отражения отдельного учета дней служебных командировок в табеле использования рабочего времени

использования рабочего времени

автотранспортный участок

общества с ограниченной

ответственностью «Версаль»

за октябрь 2015 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Версаль»

подпись И.Г.Федоров

N п/п	Ф.И.О.	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Дни явок		Всего (в часах) отработано	Из них (в часах)
	Профессия, должность		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	x	Служ. команд., дней	Всего		В праздничные дни	Сверхурочно	В ночное время
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	К
1	2	3	4																5		6
1	ИвановП.П., водитель автомобиля	009	Я	Я	В	В	К	К	К	К	К	В	В	К	К	К	К	x	18	22
			8	8	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	x
			Я	В	В	Я	К	К	К	К	В	В	К	К	К	К	К	В
			8	—	—	8	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—	—
2	и т. д.																	x
																		x

Табель составил:

Начальник участка Подпись И.И.Заморец

Табель проверил:

Главный бухгалтер Подпись В.А.Шабусова

Справочно. 01.07.1970 в г. Женеве было заключено Европейское Соглашение, касающееся работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки (ЕСТР), и Протокол о подписании (далее — ЕСТР).

Статьей 10 ЕСТР установлено, что стороны ЕСТР предписывают установку и использование на транспортных средствах, зарегистрированных на их территории, контрольных устройств согласно требованиям ЕСТР, включая приложение к ЕСТР и дополнения к нему.

В ст. 11 ЕСТР определяются обязанности предприятия по контролю за управлением транспортным средством. Предприятие должно организовать автомобильные перевозки таким образом, чтобы члены экипажа могли соблюдать положения ЕСТР.

Предприятие должно постоянно контролировать время управления транспортным средством, часы другой работы и время отдыха, используя для этого все находящиеся в его распоряжении документы, такие как личные контрольные книжки. В случае обнаружения нарушений ЕСТР оно должно немедленно устранять их и принимать меры к недопущению их в будущем, например путем изменения графиков работы и маршрутов.

Таким образом, особенность учета рабочего времени водителей, занятых на международных автомобильных перевозках, заключается в том, что он осуществляется на основании данных регистрационных листов, предназначенных для использования в тахографе.

2. В рассматриваемой ситуации речь, скорее всего, идет о графике работ, т.к. график сменности составляется при сменной работе (чего не может быть при режиме гибкого рабочего времени, а также это предполагает работу на автомобиле (в рейсе) не менее двух водителей).

Само по себе оформление графика работ в отношении водителей не имеет особенностей, поэтому главное в данном случае — учет особых требований при планировании их рабочего времени (за учетный период), т.е. требований Положения о рабочем времени водителей автомобилей и (в данном случае учитывая международные перевозки) требований ЕСТР.

Так, в ст. 6 ЕСТР устанавливается продолжительность управления транспортным средством. В частности, продолжительность управления между любыми двумя периодами ежедневного отдыха или между ежедневным периодом отдыха и еженедельным периодом отдыха не должна превышать 9 часов (и может быть увеличена максимум до 10 часов не более двух раз в течение недели).

В ст. 7 ЕСТР регламентируются перерывы. В частности, после управления транспортным средством в течение 4,5 часов водитель должен сделать перерыв по крайней мере на 45 минут, если не наступает период отдыха.

В ст. 8 ЕСТР определяется продолжительность отдыха. По общему правилу в течение каждых 24 часов водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее 11 часов.

3. Согласно ч. 1 ст. 318 ТК особенности правового регулирования рабочего времени и времени отдыха в транспортных организациях в пределах норм, установленных ТК, определяются положениями о рабочем времени и времени отдыха для отдельных категорий работников, утверждаемыми Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (в данном случае Положением о рабочем времени водителей автомобилей).

Так, согласно п. 25 Положения о рабочем времени водителей автомобилей работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или повышенной оплатой в размерах, установленных законодательством о труде, т.е. согласно размерам, указанным в ст. 69 ТК (в данном случае речь идет даже не о повышенной оплате, а о выплате доплаты за работу в выходные дни).

В случае когда водители автомобилей, занятые на международных перевозках, не имеют возможности использовать дни еженедельного отдыха в период поездки, им должны предоставляться другие дни отдыха после возвращения к месту постоянной работы.

Отметим, что исходя из ст. 69 ТК по общему правилу без необходимости получения согласия работника производится выплата доплаты, а предоставление другого дня отдыха осуществляется уже с его согласия.

При этом в данном случае под выходным днем понимаются именно дни, которые согласно правилам внутреннего трудового распорядка и (или) графика работ являются выходными для данного работника (водителя автомобиля).

Справочно. Согласно п. 23 Положения о рабочем времени водителей автомобилей водителям автомобилей при сменной работе и водителям автомобилей, которым установлен суммированный учет рабочего времени, выходные дни могут устанавливаться в различные дни недели согласно графикам работ (сменности). При этом число дней еженедельного отдыха в текущем месяце должно быть не менее числа полных рабочих недель этого месяца. Эти дни выделяются в графике работ (сменности) из общего числа свободных от работы дней.

Компенсация времени работы в государственные праздники, праздничные дни (согласно ст. 147 ТК) в Положении о рабочем времени водителей автомобилей специально не оговорена, что означает, что применяются общие нормы ст. 69 ТК. Это означает, что за работу в такие дни осуществляется доплата, а если она выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени, то работнику по его желанию помимо доплаты предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха.

Справочно. Согласно ч. 2 п. 26 Положения о рабочем времени водителей автомобилей при суммированном учете рабочего времени работа в государственные праздники и праздничные дни по графику работ (сменности) включается в норму рабочего времени учетного периода.

4. Частью 2 ст. 69 ТК предусмотрена возможность устанавливать в трудовом договоре размер доплаты за работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни. Выбор вида компенсации (доплата или другой день отдыха) — это согласие сторон в каждом конкретном случае (в ином случае это может ухудшить положение работника, т.к. он не может знать свою будущую потребность в лучшем варианте компенсации). Кроме того, компенсация в виде предоставления другого дня отдыха за работу в государственные праздники, праздничные дни не предусмотрена (за исключением случая, если такая работа выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени).

В такой ситуации оговорка о возможности предоставления исключительно одного вида компенсации не основана на нормах трудового законодательства.

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав . По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.
Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.
График требует каждодневной корректировки ( , командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

• Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
• Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
• Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами. График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии. И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.

Отличия от 2017 года

Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:

• норме времени , которое должен отработать человек;
• количестве дней , предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
• временных границах длительности рабочего периода сотрудника;
• промежутках времени , предназначенных для перерыва.

Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:

1. Общая численность календарных дней не изменилась , также осталось без изменений и количество рабочих дней.
2. Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
3. Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.

Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели с фиксированными или гибкими выходными. Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.

Нюансы составления

Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:

1. Надо определить конкретный период , на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
2. Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами . В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
3. Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима . То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
4. Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом , чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.

Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.

Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.

Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:

Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:

8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где

• 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
• 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
• 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.

Таким образом, в 2019 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч. = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.

Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.

График

Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.

При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:

1. Номер подпункта . Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
2. ФИО сотрудника . Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
3. Должность . Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
4. Разряд . Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
5. Числа . Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
6. Нормы . Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
7. Количество выходных . Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.

Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.

Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу. А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме. Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.

Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.

Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.

На каждом отдельном предприятии утвержден собственный рабочий график. Для любой компании он определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с характерными особенностями ее производственного процесса. Тем не менее существуют общепринятые требования к составлению расписания, которые мы рассмотрим далее, а также разберем, как правильно составить график работы.

Принципы составления рабочего распорядка

Основное правило, действующее при составлении графика — соблюдение правовых норм. Чтобы график соответствовал этим нормам, важно в процессе формирования расписания учитывать продолжительность трудового дня на предприятии. К примеру, если организация работает в одну смену, то продолжительность трудового дня должна быть максимально приближена к 8 часам, а также учитываться время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, необходимо обращать внимание на род деятельности конкретного предприятия, особенности обслуживания посетителей и их суммарное количество. Трудовой график будет соответствовать требованиям правовых норм, регулирующим этот род деятельности только после анализа вышеуказанных аспектов. Изучая вопрос, как составить график работы, следует знать, что сделать это можно несколькими способами.

Виды рабочих распорядков

В трудовом законодательстве РФ существует несколько рабочих распорядков, регламентируемых установленными нормами внутреннего устройства или коллективным соглашением. График работ подразделяется на следующие типы:

1. Работа в одну смену.
2. Ненормированное расписание.
3. Гибкое расписание.
4. Сменный график.
5. Вахтовый метод.
6. Неполный рабочий день.

Что такое сменный график

Посменная работа — это такой распорядок, когда в разные дни график сотрудника может изменяться. Такая система необходима в организациях, работающих круглосуточно. К ним относятся:

1. Скорая помощь.
2. Полиция.
3. Пожарная часть.
4. Супермаркеты.
5. Круглосуточные кинотеатры.
6. Заправочные станции.
7. Кафе и прочие.

Кроме этого, составляют график работы 2/2 (сменный) часто для банковских учреждений. Здесь это нужно не для круглосуточной работы отделения, а для обслуживания клиентов по телефону (служба поддержки). Восьмичасовой рабочий день в этом случае накладывает на работников и управляющий состав некоторые неудобства, которые легко решаются путем введения сменного рабочего расписания. Как составить график работы по сменам, вы узнаете ниже.

В законодательной базе прописано, что в сутки должно непременно отрабатывать две смены, продолжительность работы каждой из которых не должна быть длиннее 12 часов. Тем не менее на практике довольно часто встречаются случаи, когда работает только одна смена на протяжении 24 часов.

Особенности посменного трудового расписания

В зависимости от рода деятельности организации, особенностей производственного процесса, социально-экономических моментов и согласования работы по коллективному соглашению, выделяется несколько вариантов смен:

1. Итак, рассмотрим первый вариант — как составить график работы по 12 часов? Такое расписание предполагает работу в две смены. Как правило, это дневная — с 8 утра до 8 вечера и ночная — с 8 вечера до 8 утра, смены по 12 часов.

2. Три смены с расписанием для 4 бригад. На фабриках, осуществляющих непрерывный цикл производства и большим штатом работников выгоднее всего составлять график работы сотрудников в три смены по 4 бригады, три из которых трудятся, а одна отдыхает. Чаще всего в таком графике разделение рабочего времени происходит по следующему принципу:

• 4 ночных выхода по 8 часов (с 11 вечера до 7 утра), далее 2 выходных дня.
• 4 дневных выхода (с 7 утра до 15.00), далее отдых.
• 4 вечерних выхода (с 15.00 до 23.00), после выходной.

3. Три смены на 5 бригад. В этом случае составить график работы сотрудников можно следующим образом:

• Два восьмичасовых рабочих дня с утра (8.00- 16.00), потом два выходных.
• Две восьмичасовые вечерние смены (с 16.00 до 24.00), сутки на отдых.
• Две ночные смены (с 0.00 до 08.00), три дня выходных.

4. А график работы 3/3 как составить? Здесь важно помнить, что длительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ), а время рабочей смены не превышать отметки 12 часов.

5. Не знаете, как составить график работы на 4 человека? В этом случае можно воспользоваться распределением времени как во втором пункте, когда трое работают, а один человек отдыхает. Или использовать первый вариант — график работы 2/2: двое работают, двое отдыхают.

Ночная смена — это трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником с 10 вечера до 6 утра. Продолжительность этой смены должна быть короче на один час, без необходимости доработки. Пункт регламентирован 96 статьей Трудового кодекса.

Кто не может трудиться в ночную смену

1. Беременные женщины.
2. Лица, возраст которых менее 18 лет.
3. Лица, которые не могут быть привлечены для работы в ночное время, в соответствии с отраслевой документацией и внутренними нормами.

Кроме этого, определены категории работников, которые могут быть задействованы в работе ночью только с их письменного согласия. К ним относятся:

1. Женщины, у которых на руках дети до трех лет.
2. Инвалиды.
3. Лица, опекающие детей-инвалидов.
4. Работники, осуществляющие уход за больными родственниками (этот факт должен быть подтвержден медицинской справкой).
5. Матери-одиночки и опекуны, возраст ребенка которых менее 5 лет.

Наниматель вправе самостоятельно выбирать, как составлять график работы в соответствии со своими потребностями. При этом важно отметить, что оптимальным вариантом является график с работой в четыре смены. Работа в две смены не очень благоприятно сказывается на работоспособности сотрудников, а деятельность в три смены не позволяет максимально задействовать все ресурсы, поскольку человек не может войти в трудовой режим из-за постоянной перемены рабочего времени.

Законодательная база

Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.

Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.

При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.

Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:

1. Один трудящийся не может работать подряд две смены.
2. Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
3. Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
4. Перерывы в течение трудового дня.

Формирование графика

Не знаете, как составить график работы? Чтобы четко организовать рабочий процесс необходимо сделать официальное расписание по сменам. Оно должно содержать в себе следующую информацию:

1. Сведения о составе смен.
2. Время начала и окончания смены.
3. График трудовой деятельности.
4. Время на перерыв.

Определенного образца для формирования графика не установлено, поэтому он формируется уполномоченным лицом организации в свободной форме.

Что важно учитывать при составлении трудового графика

Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку у каждой компании собственная специфика, соответственно сформировать определенный шаблон невозможно. При составлении рабочего расписания управляющий должен принимать во внимание все специфики работы, сильные и слабые стороны работников, и уже отталкиваясь от этой информации, формировать подходящий состав смен и устанавливать для них оптимальное время работы.

Самый незатейливый способ составление трудового расписания — пронумеровать смены. После этого объединить несколько фамилий сотрудников под один номер и установить для них рабочее время. Получается понятно и просто.

Особенности составления графика

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

1. Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
2. При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
3. В расписание не включаются сверхурочные часы.
4. Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
5. Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
6. За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.

Введение рабочего расписания в действие

Как уже говорилось выше, для того чтобы ввести в работу новый трудовой график, необходимо составить коллективное соглашение. Расписание работ по сменам непременно должно быть регламентировано нормами внутреннего распорядка.

С графиком смен каждый сотрудник должен быть ознакомлен еще при приеме на работу, этот факт фиксируется в трудовом соглашении.

Чаще всего трудности появляются в процессе перехода на рабочее расписание по сменам. Об изменении графика работников требуется уведомлять в письменной форме не менее чем за 2 месяца. Если работа посменно негативно влияет на выполнении прочих обязанностей, то в трудовой договор должны быть внесены официальные изменения. Если сделать это невозможно, то по истечении двухмесячного срока работы по предыдущему расписанию, при нехватке места либо отказе работника, он может быть уволен.

В действие новый рабочий график чаще всего вводится локальным нормативным актом. Директором издается приказ или инструкция с указанием всей необходимой информации о работе смен. Каждый сотрудник обязан, ознакомится с документом, и дать свое письменное согласие.

Как исключить переработку

Предприятия, переходящие на новый рабочий режим, чаще всего меняют и порядок учета трудового времени, переходя со стандартной недельной нормы на суммированный учет. При этой схеме высчитать переработку можно следующим образом:

1. Нанимателем определяется большой отчетный отрезок времени — месяц, квартал, а чаще всего именно в год (соответственно и составить график работы на год тоже необходимо заранее).
2. Подсчитывается, какое количество смен может быть при доступном трудовом расписании.
3. Сопоставляется количество смен с бригадами.
4. Делаются актуальные выводы о переработке.

Пример

Итак, рассмотрим образец, как составить график работы, чтобы исключить переработки? При разборе самого популярного рабочего расписания «один через три» сотрудник за год отработает примерно 1974 часа. При делении этого показателя на 24 (часа в сутки) получается 82 смены в год. То есть 4 сотрудника, в соответствии с законодательством, могут отработать только 329 трудовых дня. Даже с учетом переработок, численность которых не может превышать 120 часов в год, сотрудники смогут отработать только 342 трудовых дня. Для того чтобы исключить переработки нужно будет привлечь 5 или 6 работников на производство.

Так выглядит суммарный учет рабочего времени. Выполнив несложные математические подсчеты, наниматель легко может понять укладываются ли его смены в трудовое расписание или нет. Кроме того, можно для этой цели использовать специальные программы, позволяющие выстраивать рабочие процессы. А также в них вы узнаете, как составить график работы на 3 человека, например, поскольку сделать это вручную достаточно сложно. С их помощью можно гораздо быстрее разобраться с составлением графика.

Заключение

Итак, в заключение можно сказать, что сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по сменному графику, обладают всеми правами, предусмотренными Трудовым кодексом. Среди них необходимо выделить следующее:

1. Длительность непрерывного рабочего времени не может быть выше установленного законодательством.
2. Количество часов на отдых работника за неделю регламентируется статьей 110 ТК РФ.
3. Одному рабочему запрещается трудиться две смены подряд.
4. Смена считается ночной, когда больше 50% ее времени приходится на отрезок времени с 10 вечера до 6 утра.
5. В случае несогласования трудового расписания с профсоюзом либо нарушения принятого распорядка, его правомерность может быть оспорена в судебном порядке.
6. При необходимости работать в праздничный день, сотрудник имеет право получить еще один день отдыха либо оплату труда по двойному тарифу.

Программа график сменности + учет рабочего времени персонала!

Почему Геокон может принести пользу любой компании/организации? В зависимости от Вашей конкретики,  Вы можете выбрать, или точнее говоря, мы с Вами вместе можем выбрать подходящий продукт из семейства программ Geocon. Не имеет значения, у Вас 15 человек работает, или 1500 – у нас найдется подходящее решение для коллектива любого размера, которое будет работать в интеграции с существующим у Вас ПО.  Программы  Geocon обеспечат организацию у Вас одного из следующих основных режимов работы:

1.„План“.  Или “Графики”. Вы переходите (из экселя или из другого неспециализированного или самодельного ПО) в современную Информационную Систему для составления графиков работы/сменности. Очень удобно составлять и  годовой график отпусков в базе Геокона. Но можно и импортировать его в Геокон из существующей у Вас программы кадрового учета, которую Вы продолжите, конечно, использовать. Наши программы – лучшее, что есть не только для первоначального планирования, но и для оперативного изменения графиков! Даже если изменение графиков (одного или всех) работников происходит каждый день!

2.„Факт“.  Или “Учет”.  Регистрация Факта, ведение Табеля учета рабочего времени, объединение табелей разных подразделений разветвленной компании или группы компаний. Суммированный учет рабочего времени, полный контроль за переработками (120 ч. в год). Интеграция с программами Зарплата и Кадры (1С ЗУП, SAP, Бухсофт, Босс-Кадровик, Камин, Ирбис, ОК+, какая у Вас есть). Программа – мечта табельщика и волшебная палочка для всего ОТиЗ!

3.„План + Факт“.   “Графики + Табель”.   Вы составляете в базе Геокона графики, вместе с тем ведете учет фактически отработанного времени каждого сотрудника. Очень удобно делать оперативные изменения в существующих графиках по мере наступления разных объективных и субъективных обстоятельств. Заполняете Табель, применяете разные периоды суммированного учета, следите за отклонениями, неявками и отпусками, контролируете переработки в режиме реального времени. Геокон – единственное программное обеспечение  на рынке, в которой можно вести План и Факт (рабочего времени и времени отдыха персонала) в одной программе, отдельной и независимой, но совместимой с любым работающим у заказчика ПО.

4.„План + Факт + СКУД“      Если у Вас есть СКУД/ы (или планируете поставить), то можно прямо из СКУД-а заполнять в Геоконе табель учета, сравнивая Факт с Планом и с Нормой в режиме реального времени. Как свидетельствую наши клиенты, только с Геоконом СКУДы приобретают настоящий смысл – ибо СКУДы графика “не видят”, и только в Геоконе реально накладывают Факт на План и видят отклонения.  Вы можете выбрать, каким именно образом в дальнейшем использовать для планирования, учета и для вычисления заработной платы ту информацию, которая формируется в независимой базе данных Геокона.

5.„План + Факт + Экспорт“        Геокон считает все необходимые величины рабочего времени и времени отдыха/отпусков в днях и часах  в виде, который удобен Вам.  Чаще всего, конечно, это отклонения Факта от Плана (фактической отработки от графика). Геокон экспортирует, в удобном для Вас формате, эту информацию в существующую у Вас программу для расчета заработной платы, например, 1С ЗУП.  Или же не экспортирует:  печатает, генерирует файлы, справки, отчеты, статистики. Выбор за Вами.  Геокон – удобный буфер, который чувствительно облегчает работу в этой сфере.

Конечно, могут существовать разные вариации и дополнения вышеперечисленных, самых популярных режимов использования продуктов Геокона. Заказчик может подключить тот или иной модуль Геокона, сообразно своим потребностям. Будем делать так, как выгоднее и полезнее для Вас. Кстати, а почему бы Вам сразу не задать нам вопрос, который Вам важен?

Расскажем ниже о самых популярных программах – Geocon PlanProfessional, Geocon PlanExpert, Geocon PlanTime.  Они не случайно так называются – ПланПрофешнл, ПланЭксперт…   Это управленческий, менеджерский софт, который экономит массу времени составителям графиков, минимизирует ошибки и оптимизирует все, что можно оптимизировать по части рабочего времени персонала.  Именно с точки зрения оптимизации процессов планирования в Геоконе предусмотрен и Учет фактически отработанного времени – с целью показать тому, кто планирует, информацию о фактической отработке в реальном времени в том же экране, где он делает графики.

 

Программы фирмы Геокон предназначены не только для автоматизации и оптимизации планирования (составления графиков сменности) и учета рабочего времени персонала. Значительно облегчается и упрощается работа плановиков (линейных менеджеров), выводится на новый уровень организация рабочего времени сотрудников разной квалификации, а также возможности взаимодействия и контроля для руководителей всех уровней. При этом во главу угла стоит выполнение требований Трудового кодекса по отношению к рабочему времени персонала и его графикам работы.  Табель учета рабочего времени является итоговым документом при суммированном учете рабочего времени, который программа составляет и распечатывает.

Geocon PlanProfessional – специализированный программный продукт, разработанный в многолетнем сотрудничестве с различными пользователями для автоматического, полуавтоматического или ручного составления графиков сменности и автоматизации создания табеля учета рабочего времени. Вопреки объему и сложности выполняемых задач, программа остается простой и удобной в использовании и обеспечивает высокую эффективность управления персоналом. Гибкость моделирования рабочего времени, интеграция с бухгалтерскими программами и системами контроля доступа, удобство составления и распечатки документов и справок – важные преимущества нашей программы!

Geocon PlanProfessional гарантирует заметное облегчение работы. Оптимизирует процесс планирования и учета рабочего времени при высокой надежности обработки и систематизирования информации. Позволяет самым лучшим образом использовать имеющийся человеческий ресурс, качества и квалификацию каждого сотрудника. При этом остерегая руководителей от ошибок, накладок и нарушений норм трудового законодательства. Система учитывает не только требования закона, но и сложившиеся в стране бухгалтерские практики, правила и традиции ведения отчетности.
Благодаря большому выбору точечных настроек и способности выдавать разнообразные справки программа может быть использована в любой организации, на любом предприятии – если уж мы умеем планировать безостановочную работу крупной больницы с ее многочисленными типами смен, с дежурствами и поддежуриваниями, то наверняка справимся и с любым другим вызовом.

 

Примерно так может выглядеть рабочий экран для составления ГРАФИКА СМЕННОСТИ на будущий месяц:

 

 

Ну, или же так:

 

 

А вот так могла бы выглядеть часть ГОДОВОГО ГРАФИКА ОТПУСКОВ – на м.август, для одних только “операторов” в “Отделении 2”:

 

 

Для того, чтобы удовлетворить постоянно растущие потребности наших крупных заказчиков в изготовлении графиков смен и учете рабочего времени мы разработали Geocon PlanExpert, который является корпоративной, более высокой, версией Geocon PlanProffessional.
Geocon PlanExpert означает современное и гибкое планирование, простой в использовании пользовательский интерфейс, полностью ориентированное на пользователя решение с высокими стандартами и конкурентоспособностью.
Geocon PlanExpert построен в виде информационной системы. Прежде всего она помогает сотрудникам, для которых повседневной деятельностью является планирование и учет рабочего времени персонала.
Но Geocon PlanExpert предназначен также помогать в работе многим другим сотрудникам в рамках всей организации – руководителям, кадровикам, специалистам по планированию, главному бухгалтеру, бухгалтерам по зарплате, хоть и работает непосредственно с системой только часть персонала. Регламентированный доступ к определенным функциям и данным программы может иметь любой руководитель, которому нужны будут информация и специфические справки и анализы.
Geocon PlanExpert был разработан на модульной основе, что приводит к более легкой интеграции новых модулей и модификации существующих.
Geocon PlanExpert включает в себя средства для управления доступом к системе и для защиты данных от несанкционированного доступа, а также инструменты для отслеживания изменений в базе данных – кто, когда и что именно изменял в программе.
Geocon PlanExpert включает в себя технологические инструменты для интеграции с другими информационными системами, основанными на стандарте XML, а также на других протоколах.
Geocon PlanExpert работает на стандартных совместимых персональных компьютерах, связанных локальной сетью или через Интернет.
Geocon PlanExpert разработан и реализован в виде системы, которая может организовывать персонал средних и крупных организаций. Она позволяет использовать большое количество рабочих станций, расположенных на большой территории по всей стране.
Для обеспечения оптимальной производительности и быстроты Geocon PlanExpert реализован в виде трехслойного клиент-серверного приложения. Состоит из клиентов, сервера приложения (возможно использование более одного сервера) и системы управления базой данных. Эта архитектура имеет следующие преимущества:

• Обеспечивает распределение нагрузки через физическое распределение слоев.
• Позволяет использовать различные актуальные технологии.
•  Слои тонки и независимы и, следовательно, их легко поддерживать и развивать.
• Легкое отслеживание транзакций и проблем, связанных с ними. Оптимизация трафика.
• Высокая производительность – вся бизнес-логика находится в системе управления базой данных, что предотвращает загрузку и обработку больших объемов данных через сеть.

Связь между клиентами и сервером приложения осуществляется на базе TCP-сокетов. Они представляют собой надежный двухсторонний транспортный канал для обмена данными между двумя частями приложения. Приложения, которые обмениваются данными через сокет, могут быть запущены на том же компьютере или на разных компьютерах, соединенных друг с другом через Интернет или через другую TCP / IP сеть .
Все это позволяет одновременную работу многих пользователей с одной базой данных, не уменьшая при этом скорость и производительность приложения.

PlanTime – это программа, разработанная как отдельный модуль, который может быть интегрирован в продуктах  Geocon Software. Часто ее называем веб-модулем, или модулем самообслуживания, self-service. Система обеспечивает отчетность рабочего времени персонала, права доступа к различным уровням программы и другие.
Определенный ПК мониторит постоянно всю систему, обеспечивая хранение данных о сотрудниках, имеющих идентификационные пароли, записывает все прохождения через контрольные точки и загружает всю информацию в программу изготовления графиков Geocon Software.
Программное обеспечение имеет следующие возможности:
1. Регистрация рабочего времени через несколько видов систем – через компьютер или отпечатки пальцев.

• Модуль обеспечивает контроль рабочего времени и контроль доступа сотрудников в режиме реального времени.

• Современный интуитивный пользовательский интерфейс.
• Множественный сетевой доступ неограниченного числа пользователей.
• При вводе пароля (персонально для каждого сотрудника) или отпечатка пальцев сотрудник будет однозначно определен с помощью программного обеспечения и модуль зарегистрирует соответствующее событие – вход или выход, начало или конец рабочего дня этого работника.

• Далее из системы контроля рабочего времени информация поступает в программу планирования и обработки месячных графиков работы персонала Geocon Software.
• Существует возможность изготовления статистических справок о присутствиях, опозданиях, командировках, отсутствиях и пр. для каждого сотрудника на основе предварительно дефинированного графика в Plan Expert.

2. Возможность для каждого сотрудника вводить в систему свои пожелания (относительно желаемой смены, отпуска, отгула, выходных и т.д.) плюс возможность для каждого информироваться и прослеживать за своим личным графиком. Этот модуль реализован в двух средах:

•  Графичной – может быть использована внутри организации, обеспечив заранее ее установку .
• Web-базированный интерфейс – для использования за пределами организации (из дому, в дороге), имея доступ к интернету.

Для этого каждый сотрудник будет иметь пароль для ограниченного доступа в программу, которая хранит его в криптованном виде. В отличии от пользователей, рядовой сотрудник не получит доступа к графику сменности, к настройкам, распечаткам и статистике. После регистрации будет видно меню, которое позволит ему ввести желаемые им смены или отсутствия, и проследить свой собственный график.
Также в программе существует очень практичный способ для того, чтобы сотрудники могли сами вводить отработанное ими время.

Нюансы составления графика сменности работников при суммированном учете рабочего времени: разъясняет Роструд «

В письме от 28 октября 2020 г. N ПГ/49630-6-1 Роструд ответил на вопросы о том, как правильно составить график сменности, если сотрудники трудятся на условиях  суммированного учета рабочего времени.

Как пояснили представители Роструда, суммированный учет рабочего времени означает, что установленная для таких работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели реализуется графиком в среднем за учетный период, при этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормы часов рабочего дня и рабочей недели. В этом случае недоработка или переработка часов балансируется в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма отработанных в этот период часов равнялась норме часов этого периода для данной категории работников.

Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца (часть первая статьи 104 Трудового кодекса РФ).

При составлении графиков сменности работодателю необходимо помнить о праве работника на отдых,

Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца (часть первая статьи 104 ТК РФ).

К видам времени отдыха относятся, помимо прочего, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (статья 110 ТКРФ).

В статье 107 ТК РФ указан такой вид времени отдыха как ежедневный (междусменный) отдых.

Согласно пункту 10.24 СП 2.2.2.1327-03 (постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 26 мая 2003 г. N 100) продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть вдвое больше продолжительности работы. Меньший отдых (но не менее 8 часов) допустим только при чрезвычайной ситуации (аварийные работы).

По общему правилу работодатель может перевести сотрудника с одного графика на другой, если успевает уведомить об изменении за месяц до введения в действие нового графика (часть четвертая статьи 103 ТК РФ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика, за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (статьи 99, 103 ТК РФ).

В письме также отмечается, что для привлечения к работе сверхурочно необходимо получить письменное согласие замещающего работника, а также издать соответствующий приказ. Выходной в этом случае оплачивается в двойном размере, или по желанию работника он может получить другой день отдыха (статья 153 ТК РФ). А сверхурочный труд оплачивается иначе: в полуторном размере за первые 2 часа и в двойном – за следующие часы (статья 152 ТК РФ). Но по желанию работника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться дополнительным временем отдыха.

Появилось постановление Правительства РФ от 16 ноября 2020 г. № 1832 “О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 3 апреля 2020 г. N 441“. Постановлением, в частности, предусмотрено, что регистрационные удостоверения лекарственных препаратов со сроком действия до 1 января 2021 г., выданные в соответствии с постановлением Правительства РФ от 3 апреля 2020 г. N 441, действительны до 1 января 2022 г. и подлежат замене до 1 января 2021 г. без прохождения процедуры государственной регистрации в отношении соответствующих лекарственных препаратов с внесением соответствующих записей в государственный реестр лекарственных средств для медицинского применения.

График работы при суммированном учете рабочего времени | Образец — бланк — форма

График работы при суммированном учете рабочего времени составляется в произвольной форме. Форма графика содержит: учетный период, рабочие и выходные дни, начало, окончание рабочего дня. Далее утвердите график и ознакомьте работников с ним под подпись. Для некоторых графиков необходимо учесть мнение профсоюза.

Микропредприятия могут не оформлять отдельный график, а прописать его в трудовом договоре по специальной форме.

Когда график работы обязателен

Составлять отдельный график работы при суммированном учете рабочего времени необходимо, если работники трудятся в сменном режиме, вахтовым методом работы или если вы предоставляете работникам выходные по скользящему графику.

Ежемесячно составляются графики работы для водителей, если они выполняют регулярные перевозки в городском и пригородном сообщении.

В остальных случаях организация решает самостоятельно, будет ли вестись отдельный график работы при суммированном учете рабочего времени. На практике графики составляют, для удобства планирования работ, например, при гибком рабочем времени. С помощью графиков можно контролировать норму рабочих часов, которые работники должны отработать за учетный период, распределять возникающие переработки и недоработки. Все элементы режима рабочего времени и времени отдыха должны быть так же указаны в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, если у работника особенный режим рабочего времени.

В какой форме составляется график работы

График работы при суммированном учете рабочего времени составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Удобно составить его в виде таблицы. Микропредприятия могут отразить всю  информацию в тексте типовой формы трудового договора. Но дополнительно могут составлять и графики работы, если это удобно для контролировать по ним, норму рабочего времени работника.

Данные графика работы

В общем случае график работы при суммированном учете рабочего времени содержит следующие данные:

• Наименование структурного подразделения, Ф.И.О., должности работников, на которых распространяется график работы;
• учетный период, на которой оформляется график работы;
• период, на который составляете график, если он не совпадает с учетным периодом.
• чередование рабочих дней (смен) и выходных дней, общую продолжительность, начало и окончание рабочего дня (смены). При этом продолжительность еженедельного непрерывного отдыха (выходных дней) должна быть обычно минимум 42 часа;
• время начала и окончания обеденного перерыва (если он предоставляется работнику).

При составлении графика работы для отдельных категорий работников необходимо соблюдать ряд специальных требований. В частности, в графике работы вахтовым способом необходимо предусмотреть время, необходимое для доставки работников на вахту и обратно.

Учетный период при суммированном учете рабочего времени

Можно установить любой учетный период от одного дня до года. За исключением следующих случаев:

• все работники водители. Для водителей устанавливается учетный период месяц, который лишь в некоторых случаях может быть увеличен до полугода;
• работники с вредными и (или) опасными условиями труда. Для них, учетный период не может быть больше трех месяцев.;
• при вахтовом методе работы продолжительность учетного периода может быть месяц, квартал и иной более длительный период в пределах года.

За учетный период нельзя превышать установленную для работника норму рабочих часов. Определять норму рабочих часов за учетный период удобно по производственному календарю на соответствующий год.

Согласование с профсоюзом

Необходимо учитывать мнение профсоюза, еслион есть в вашей организации при составлении графика сменности, графика работы на вахте, а также графика работы для водителей, когда такой график составлять обязательно. Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей.

При составлении графиков работы в других случаях учитывать мнение профсоюза не требуется.

Утверждение графика работы при суммированном учете рабочего времени

Процедура утверждения графика работы при суммированном учете рабочего времени законом не установлена. Рекомендуется предусмотреть ее в правилах внутреннего трудового распорядка.. Утверждение графика может быть одним из способов введения такого учета. На практике такой график работы утверждают приказом и (или) специальным грифом утверждения, который ставят на первой странице в правом верхнем углу графика работы.

Рекомендуется ознакомить работников с графиком работы при суммированном учете под подпись – это подтвердит, что работник был в срок извещен о своем графике и знал, когда ему нужно работать. Работники могут, например, расписываться непосредственно в графике работы или на листах ознакомления, которые оформляются приложением к графику.

Ответственность за нарушении процедуры составления графика

При нарушении порядка ведения графика работы возможно привлечение отвественных к административной ответственности по ст. 5.31 КоАП РФ или  по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

различных типов графиков работы

График работы обычно относится к дням в неделю и часам в день, в течение которых сотрудник должен находиться на своей работе. Есть несколько разных типов графиков работы, которые различаются в зависимости от организации и должности. Ваше расписание также может меняться в зависимости от времени года. Например, на некоторых вакансиях график работы меняется в зависимости от сезона.

Убедитесь, что вы знаете график работы для любой работы, прежде чем соглашаться на вакансию.Это поможет вам избежать сюрпризов, когда вы приступите к работе.

Проверьте график работы, прежде чем принимать работу

Тип графика, необходимый для работы, обычно включается в объявление о вакансии или объясняется во время собеседования. Однако, если вы не уверены в часах работы, проконсультируйтесь с работодателем, прежде чем принимать предложение о работе.

Важно знать, соответствует ли график работы вашему образу жизни и другим обязанностям, таким как семья или школа.

Даже если работа указана как полная или неполная, вы можете задать вопросы о том, как будет выглядеть ваше недельное расписание. Например, один соискатель согласился на оплачиваемую работу, на которой она рассчитывала работать 40 часов в неделю, только для того, чтобы узнать, что ожидалось 50 часов. С другой стороны, другой кандидат согласился на работу с частичной занятостью, которую он ожидал в 25 лет. -30 часов в неделю. Работодатель назначил ему 8-10 часов, а несколько недель и того меньше.

Вы также можете каждую неделю перепроверять дни, в которые вам предстоит работать.Например, некоторые работы требуют, чтобы вы приходили на работу по выходным, в то время как другие только с понедельника по пятницу.

Виды графиков работы

График работы на полный рабочий день

Полный рабочий день часто требует 37-40 часов в неделю. Из-за большой продолжительности рабочего дня большинство рабочих мест с полным рабочим графиком имеют право на получение льгот. Эти льготы могут включать отпуск и больничные, медицинское страхование и различные варианты пенсионного плана.

График полной занятости варьируется от компании к компании, но в большинстве случаев сотрудники будут работать в одну и ту же смену каждую неделю.Наиболее распространенным графиком работы с полной занятостью является вариант с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, что составляет до 40 часов в неделю.

Хотя большинство графиков работы с полной занятостью обычно составляют одну и ту же смену каждый день, в некоторых случаях (например, в розничной торговле) смены могут варьироваться, но количество часов все равно будет составлять 35-40 в неделю.

Работники, занятые полный рабочий день, не освобожденные от уплаты налогов, обычно получают сверхурочную оплату. Это происходит, когда отработанное время превышает установленный максимум в 40 часов. Сверхурочные оплачиваются как минимум из базовой почасовой оплаты плюс половина этой базовой оплаты, также известной как «полтора времени».«Это типично для людей, получающих почасовую оплату.

Освобожденные от налога сотрудники, как правило, не имеют права на сверхурочную работу. Большинство освобожденных сотрудников получают зарплату вместо почасовой оплаты.

График работы неполный рабочий день

График неполного рабочего дня — это любой график, меньший, чем полный рабочий день. Преимущество этого типа расписания заключается в том, что он дает большую гибкость для выполнения других обязанностей вне работы.

Неполный рабочий день часто не включает льготы, предлагаемые штатным сотрудникам, а часы могут быть неустойчивыми и непостоянными от недели к неделе.Примером графика неполного рабочего дня может быть понедельник — среда с 7:00 до 11:00 и суббота и воскресенье с 11:00 до 19:00.

Фиксированный график работы

Фиксированный график работы — это расписание, которое обычно состоит из одинакового количества часов и рабочих дней в неделю. Фиксированные графики работы, как правило, остаются неизменными после того, как количество часов и дней согласовано как работодателем, так и работником. Пример фиксированного расписания: с понедельника по пятницу с 8:30 до 17:00 или с четверга по воскресенье с 15:00 до 23:00.

Гибкий график работы

Гибкий график работы менее жесткий, чем фиксированный. Сотрудники и работодатели работают вместе, чтобы определить количество часов и дней в неделю, в течение которых сотрудник будет работать. В зависимости от политики работодателя от сотрудников можно ожидать, что они будут работать минимальное количество часов или будут работать в определенный дневной отрезок времени, но часто смены можно переключать с другими коллегами, чтобы удовлетворить потребности работодателя и занятых людей. жизнь сотрудника.

Гибкие графики работы могут изменяться бесконечно, но пример может выглядеть так: понедельник — с 9:00 до 12:30, вторник — с 11:00 до 16:00, суббота и воскресенье — до 14:00.

График работы вахтовым методом

Вращающийся график работы позволяет сотрудникам работать в дневную, сменную и ночную смены. Этот цикл помогает распределить разные смены между всеми сотрудниками, чтобы никто не задерживался на менее желательных часах каждую смену.

Этот график работы не так распространен, но его можно увидеть во многих профессиях, таких как армия, строительные работы, дорожные работы, электростанции и здравоохранение.Эти смены могут меняться еженедельно или ежеквартально, в зависимости от типа требуемой работы.

Для многих сотрудников переход между разными расписаниями может быть непростым. Меняется режим сна и питания, и сотрудник может меньше видеться с семьей и друзьями из-за смены графика.

У этого типа расписания есть некоторые преимущества. Сотрудники могут проводить больше времени с семьей и друзьями в обычное рабочее время и могут выполнять поручения, которые обычно не выполняются.Часы могут меняться между дневными сменами (с 7:00 до 15:00), сменами (с 13:00 до 21:00) и сменами по выходным, ночным или ночным.

Ключевые выводы

Спросите о своем графике работы, прежде чем приступить к новой работе: Важно знать, работаете ли вы полный или неполный рабочий день, например, прежде чем соглашаться.

Гибкий или фиксированный — знайте, какой у вас тип расписания: На одних должностях еженедельно одни и те же часы, а на других — разные. Возможно, вы даже сможете работать по разному графику, который оставляет место для других ваших обязательств.

Определенные рабочие места могут требовать смены: Если вы работаете в строительстве, здравоохранении или в нескольких других отраслях, вас могут попросить работать в разные смены в зависимости от потребностей организации.

Руководство для менеджера [Обновлено в 2021 году]

Что такое график работы?

График работы относится к указанным дням и времени, в которые сотрудник должен выполнять задачи, предусмотренные на его должности. График работы сотрудника может повлиять на его рабочие обязанности, оплату, льготы и требования федерального законодательства и законодательства штата.

Почему важно составлять график работы сотрудников?

Помимо информации о том, что все смены и работа будут охвачены, вот некоторые из преимуществ внедрения эффективных методов планирования работы сотрудников:

• Экономия времени: Использование эффективных процедур планирования может сократить количество времени, которое вы тратите на внесение корректировок и работу с логистикой, позволяя вам сосредоточиться на задачах руководства высокого уровня.
• Обеспечение соответствия законодательству: Надлежащие процедуры составления расписания сотрудников также помогут вам выполнить юридические требования в отношении полной или полной занятости.почасовые сотрудники, гарантируя, что каждый сотрудник будет получать соответствующее количество часов каждую неделю.
• Обеспечение согласованности: Стратегия в отношении составления расписания позволяет вам иметь хорошее представление о том, кто будет работать каждую неделю, что позволяет вам более эффективно управлять сотрудниками. Это также позволяет легко делегировать планирование менеджерам или другим сотрудникам.
• Определение затрат на рабочую силу: Избыточное расписание сотрудников приводит к потере заработной платы, в то время как сотрудники, не занятые в расписании, могут уволиться из вашей компании.Хорошее планирование может также снизить текучесть кадров, связанную с заменой сотрудника.
• Повышение удовлетворенности клиентов: Планирование сотрудников на основе их навыков позволяет улучшить обслуживание клиентов и клиентов.

Эффективный график работы сотрудников также повышает моральный дух и удерживает сотрудников. Если менеджер постоянно вносит изменения в расписание в последнюю минуту или назначает сотрудников на смены, когда они недоступны, сотрудники могут чувствовать неуважение и разочарование.Упорядоченные графики, которые им легко понять и которые требуют минимальных изменений, создают культуру уважения и служат положительным примером для управления временем.

10 примеров графиков работы сотрудников

Вот несколько примеров графиков работы сотрудников, которые вы можете реализовать — в зависимости от потребностей вашего бизнеса, отрасли и доступности ваших сотрудников

График работы

Хотя Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не дает определения «полный рабочий день», полный рабочий день обычно включает график работы, который составляет не менее 40 часов в неделю.Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, работают в одни и те же дни или часы каждую неделю. Некоторым сотрудникам, занятым полный рабочий день, может выплачиваться почасовая оплата, а другим — зарплата. Из-за большого количества рабочего времени большинство организаций предлагают сотрудникам, работающим полный рабочий день, такие льготы, как дни отпуска, больничные и медицинское страхование.

Пример: Обычно полный рабочий день с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00. с часовым перерывом на обед.

График неполного рабочего дня

График неполного рабочего дня — это любой график с неполным рабочим днем.Эти графики часто обеспечивают большую гибкость, предоставляя сотрудникам возможность выполнять другую работу или другие обязанности. В большинстве случаев сотрудники, занятые неполный рабочий день, не получают таких же льгот, как сотрудники, работающие полный рабочий день, и их графики могут меняться от недели к неделе.

Пример: Неполный рабочий день может быть понедельник с 10:00 до 14:00, среда с 11:00 до 14:00, пятница с 10:00 до 14:00. и суббота с 9.00 до 15.00. в общей сложности 17 часов в неделю.

Фиксированные графики

Фиксированный график работы включает определенный набор дней и часов, которые остаются неизменными на протяжении всего срока занятости. Перспективные сотрудники и их руководители согласовывают часы до начала работы сотрудника. Графики как с полной, так и с частичной занятостью могут быть фиксированными.

Пример: Фиксированное расписание на полный рабочий день может быть со вторника по субботу с 9:00 до 17:00, а фиксированное расписание на неполный рабочий день может быть с воскресенья по четверг с 10:00.м. – 14:00

Гибкое расписание

Гибкие расписания похожи на фиксированные, но в целом менее строгие. При гибком графике сотрудники должны работать определенное количество часов, но время, когда они приходят на работу и уходят, может измениться. Некоторые гибкие графики требуют, чтобы сотрудники находились на рабочем месте в течение «основного» рабочего времени, но они выбирают, когда они приходят и уходят.

Сотрудники могут работать определенное время в офисе, а остальную работу выполнять дома или удаленно в другом месте.

Пример: Гибкий график работы позволяет сотрудникам приходить на работу в любое время с 8 до 10 и уходить с 17 часов. и 19:00 с понедельника по пятницу.

График смены

При сменном графике работы сотрудники работают в дневную и ночную смену, определенную работодателем. График ротации смен обычен в отраслях, работающих круглосуточно и без выходных, таких как здравоохранение и гостиничный бизнес.

Пример: График смены может состоять из четырех смен в течение дня, трех выходных и четырех ночных смен.

График смены раздельный

Разделенные смены разделяют смену сотрудника на две части. Сотрудник работает часть своей смены, отсчитывает часы, а затем приходит на вторую часть своей смены. Разделенные смены распространены в индустрии гостеприимства, транспорта, производства продуктов питания и напитков.

Пример: Официантка может работать первую смену во время перерыва на завтрак, а затем возвращаться к работе во время перерыва на обед через несколько часов.

График дежурства

График дежурства означает, что сотрудник может работать определенное время, если это необходимо. Сотрудник по-прежнему работает в обычную смену, а после ухода его вызывают на связь (обычно поздно ночью). Если в смену не хватает персонала или возникла чрезвычайная ситуация, их менеджер вызывает их на помощь. Дежурные смены часто меняются между сотрудниками.

Пример: График дежурства может быть четверг-воскресенье с 17:00.м. – 12.00 каждые две недели.

Сезонные расписания

Сезонная работа — это временная занятость (полная или неполная) на определенный сезон. Сезонные графики работы распространены в розничной торговле, а также на предприятиях, которые зависят от погодных условий (например, на горнолыжных курортах, в бассейнах).

Пример: Розничные магазины могут привлекать дополнительных клиентов во время праздников. Организация, занимающаяся ландшафтным дизайном, может предложить работу только в теплые месяцы.

График работы внештатного сотрудника

Внештатная работа — это тип трудового соглашения, в котором подрядчик выполняет рабочие задания, но не считается официальным сотрудником компании. Им часто платят по завершении проекта, а не за количество отработанных часов. Внештатные работники могут работать по графику, который отвечает их потребностям, но часто не имеет права на получение рабочих пособий.

Связанный: Образец еженедельного расписания

Сжатые графики

При сжатом графике работы сотрудники работают определенное количество часов в течение меньшего числа дней.Этот тип рабочего графика сотрудников часто лучше всего реализовать в офисе, но его также можно внедрить в разных отраслях при правильном планировании.

Пример: Штатный сжатый сотрудник может работать четыре 10-часовых дня вместо пяти восьмичасовых.

Связано: 40-часовая рабочая неделя: плюсы и минусы альтернативных графиков

Как создавать графики работы сотрудников

Обратитесь к этим девяти шагам, когда вы сядете, чтобы создать свой следующий график работы сотрудника:

1.Определить ресурсы

Убедитесь, что вы понимаете свои финансовые и кадровые ресурсы. Обозначьте свой бюджет на заработную плату, определив, сколько часов вы можете позволить себе платить сотрудникам каждую неделю. Этот шаг поможет вам избежать распространенных ошибок, таких как заработок сотрудника сверхурочной работы, которого не было в вашем первоначальном бюджете.

Если вы нанимаете внешних подрядчиков для поддержки персонала, учтите эти расходы в своем бюджете и подумайте, как они повлияют на вашу потребность в посменных сотрудниках.

2. Перечислить потребности на каждую смену

Особенно при сменном графике работы учитывайте потребности в персонале для каждой сменной категории. Решите, нужен ли вам кто-то на руководящей должности для надзора или все сотрудники обладают квалификацией для работы независимо. Например, в торговых точках обычно требуется менеджер или хранитель ключей, чтобы открыть магазин утром, внести депозит в сейф компании и запереть его в конце дня. В ресторане вам может понадобиться иметь хозяина, повара, официанта и посудомоечную машину каждую смену, независимо от количества посетителей.

Рассмотрим такие вещи, как:

• Разрешите ли вы сотрудникам менять смены, и если да, то каков процесс?
• Как вы будете обрабатывать запросы на отгул?
• Насколько гибкими вы можете быть с расписанием?
• Какой тип графика наиболее подходит для бизнеса?

3. Прогнозировать спрос

Учитывайте ваши часы пик. Проанализируйте свою историю продаж, чтобы определить, в какое время дня вы видите больше всего клиентов или клиентов.Если вечером у вас обычно больше клиентов, назначьте дополнительных сотрудников, чтобы поддержать спрос и обеспечить внимательное обслуживание. Подготовьтесь к тому, чтобы запланировать больше сотрудников на периоды большого объема работ в связи с праздниками и местными мероприятиями, используя прошлый опыт, чтобы делать прогнозы относительно ваших кадровых потребностей. Отметьте в календаре, в который сменяется много ожидаемых клиентов, а какие смены, по вашему мнению, будут особенно медленными.

Если у вас напряженные месяцы, временные или сезонные сотрудники могут быть вариантом.

4. Сбор предпочтений сотрудников

Обсудите со своими сотрудниками их доступность и четко фиксируйте, в какие смены они могут работать. Соберите информацию, например, предпочитают ли они работать в первую смену, в другую или в последнюю и сколько дней в неделю они хотят работать. У некоторых сотрудников могут быть жесткие границы, особенно если у них есть классные обязанности, обязанности по уходу за детьми или другая работа. Другие могут быть более гибкими и в любой момент заполнить их.

Когда у вас есть данные о доступности каждого сотрудника, запишите их в главный календарь, чтобы увидеть, есть ли у вас какие-либо существенные пробелы. Например, если ни один из ваших сотрудников не доступен для работы в пятницу, но у вас больше людей, чем вам нужно, доступно в другие дни, вам может потребоваться нанять сотрудников с другой доступностью или провести собрание команды, чтобы решить, как заполнить пробелы. .

5. Просмотрите прошлые расписания

Соберите прошлые расписания и изучите их, чтобы понять, что работает, а что нет.Ищите закономерности, отмечая, как часто сотрудникам приходится менять смену и кто в конечном итоге работает в каждом временном интервале. Сравните исходный график, который вы создали, с тем, кто фактически работал каждую смену, и определите, что вызвало изменения. Просмотр старых расписаний может помочь вам внести небольшие изменения, чтобы вы могли создать функциональное и точное расписание с первой попытки.

6. Создайте план замен

Сделайте так, чтобы сотрудники звонили по болезни и находили страховое покрытие для своей смены, если они недоступны.Определите, нужно ли сотрудникам получить одобрение руководства перед сменой смены или они должны просто отправить своим коллегам текстовые сообщения о назначении расписания обмена.

Связано: Посещаемость на работе: Введение

7. Изучите федеральные законы и законы штата

Несоблюдение федеральных законов и законов штата в отношении занятости может привести к дорогостоящим штрафам. Изучение соответствующих законов для каждого типа рабочего графика, который вы рассматриваете, может помочь убедиться в том, что вы соблюдаете эти законы.

8. Используйте составитель расписания

Автоматизируйте процесс составления расписания, загрузив программное обеспечение для составления расписания или используя онлайн-инструменты для составления расписания. Упростите процесс планирования с помощью приложения, которое ваши сотрудники могут загрузить, чтобы просмотреть свое расписание, обменять смены и запросить свободное время.

Связано: Шаблон рабочего графика сотрудника для вашего бизнеса

9. Разложить график

Установите определенный день недели, в который вы опубликуете расписание, чтобы сотрудники знали, когда начинать планирование своей недели.Сообщение расписания так же важно, как и его создание. Дайте сотрудникам достаточно времени, чтобы ознакомиться с ним и выразить озабоченность, опубликовав окончательный график задолго до рабочей недели.

Рекомендации по составлению графиков работы

Эти советы помогут вам составить график работы, соответствующий потребностям ваших сотрудников и бизнеса:

Запросить отзыв

Многие работодатели устанавливают расписания, исходя из потребностей компании, а не на основании информации сотрудников.Чтобы стимулировать вовлеченность и продуктивность, попросите своих сотрудников оставить отзыв о вашей текущей системе расписания. Ваши сотрудники будут знать, когда именно наступают часы пик, чтобы они могли сказать вам, когда вам нужно запланировать дополнительный персонал. Сотрудники, которые активно участвуют в своем графике, также более довольны.

Определить правила календарного планирования

Используйте правила, политики и общие рабочие процессы как определяющие факторы в ваших графиках. У некоторых людей, например, у сотрудников с большим сроком полномочий, может быть больше свободы, чем у других в рамках своего графика.Убедитесь, что эти правила и положения есть в вашем справочнике для сотрудников и в каждом договоре о найме, чтобы сотрудники могли обращаться к ним при возникновении вопросов.

Связано: Контрольный список для новых сотрудников

Определите четкие ожидания при приеме на работу

Семейные и жизненные обязанности могут повлиять на то, когда сотрудник может работать. Если вам необходимо заполнить пробелы в трудоустройстве для определенного рабочего графика, четкое указание требований графика в описании должности привлечет сотрудников, которые хотят и могут работать по этому конкретному графику.Например, вы можете включить в объявление о вакансии «требуется время от времени по ночам и в выходные».

часов отслеживания в планировщике — Когда я работаю Справочный центр

When I Work упрощает учет рабочего времени сотрудников, так как вы составляете расписание. В дополнение к общему количеству часов для всех сотрудников за день или неделю вы можете увидеть часы отдельного сотрудника:

• График работы в день или неделю
• Максимальное количество часов, которые они должны планировать в неделю

• When I Work показывает, запланировали ли вы сотрудника сверх установленного максимального количества часов, но не мешает вам планировать смены, превышающие максимальное количество часов сотрудника.
• Если ваш часовой пояс отличается от часового пояса учетной записи, часы будут отображаться как сокращенные в начале рабочего дня по местному времени учетной записи.
• Отслеживать сверхурочные часы? Просматривайте сверхурочные часы при планировании с помощью функции контроля сверхурочных.

Два числа отображаются под именем каждого сотрудника в расписании при просмотре недели, что указывает на их запланированных / максимальное количество часов .

• Запланированные часы : общее количество запланированных часов, которые сотрудник имеет в течение недели.График работы включает неоплачиваемые перерывы.
• Максимальное количество часов : Менеджер может установить максимальное количество часов, которое сотрудник может работать в неделю, в профиле сотрудника. Цифры под именем сотрудника становятся красными, если их график работы превышает максимальное количество часов.

Общее количество оплачиваемых часов отображается в нижней части расписания в режиме просмотра дня и недели. Вы можете просмотреть общее количество оплачиваемых часов для назначенных смен, смен OpenShifts или общую сумму.

• Назначенные смены : смены, назначенные конкретному сотруднику.
• OpenShifts : смены, которые могут подобрать квалифицированные сотрудники.
• Комбинированный : как назначенные, так и OpenShifts.

Нажмите кнопку со стрелкой вниз в строке общего количества оплачиваемых часов, чтобы выбрать предпочтительный фильтр общего количества оплачиваемых часов.

Дневной обзор

Общее количество часов в нижней части графика показывает, сколько оплачиваемых часов запланировано в течение дня.

Время начала рабочего дня

Общее количество часов за день сокращается или разделяется в начале рабочего дня аккаунта.

Обзор недели

Ежедневные итоги запланированных часов показывают, сколько оплачиваемых часов вы запланировали в день.

Время начала рабочего дня

Общее количество часов в неделю сокращается или разделяется на время начала рабочего дня учетной записи.

Если вы установили максимальное количество часов, которое сотрудник может работать в неделю, «Когда я работаю» покажет вам, когда сотрудник превышает максимальное количество часов в соответствии с расписанием часов.

Когда вы планируете смену, в шаблонах смен отображается метка Over Max , если в шаблоне смены сотруднику требуется больше максимального количества часов в неделю.

Когда вы переназначаете смены из режима просмотра должностей или месяца, меню Сотрудник показывает, сколько часов сотрудник работал бы сверх максимального количества часов в неделю, если бы ему была назначена смена.

10 законов о прогнозном планировании, которые работодатели должны понимать

Обновлено 22 июня 2021 г.

Вскоре в вашем штате может появиться закон о прогнозировании расписания.Соответствует ли график вашего сотрудника? В этом посте мы обсуждаем десять практик, содержащихся в законах о «справедливой рабочей неделе», «стабильном расписании» и «справедливом расписании».

Конечно, планирование влияет не только на соблюдение требований. Это центральное место в корпоративной культуре. Хорошее планирование увеличивает вовлеченность, удовлетворенность работой и удержание. Напротив, плохое планирование способствует текучести кадров и вызывает недовольство сотрудников. Любой компании сложно процветать с сотрудниками, чья жизнь находится в постоянных потрясениях.

Давайте обсудим 10 правил расписания сотрудников, содержащихся во многих из этих законов.

Правило № 1: Добросовестная оценка графиков сотрудников

Работодатели должны давать новым сотрудникам добросовестную оценку своего графика. Графики должны быть достаточно точными, и работодатели часто привязаны к этим добросовестным оценкам. Если что-то изменится, работодатель должен уведомить сотрудника об изменениях в расписании за 14 дней до вступления изменений в силу. Работодатели должны давать оценки графика в первый рабочий день или до него.

Правило № 2: Предварительное уведомление о приложениях

Точно так же менеджеры должны заранее публиковать расписания (и все изменения).

По некоторым законам до начала первой смены требуется 14 дней, по другим — 21 день. Работодателям, которым необходимо внести изменения, возможно, придется доплачивать сотрудникам, если они не уведомят их достаточно.

Правило № 3: Запросы о расписании сотрудников

Сотрудники могут отдавать предпочтение графику работы работодателю без каких-либо негативных последствий. Работодатели должны добросовестно работать с сотрудником.Это не означает, что работодатель должен обходиться без страхового покрытия, чтобы удовлетворить просьбу работника, но это означает, что, когда это возможно, работодатели должны стараться учесть предпочтения. Сотрудники могут указать место, которое они предпочитают работать, количество часов, смен и время, в которое они предпочитают не работать.

• Предпочтительное местоположение
• Предпочтительные смены
• Желаемое количество часов
• Желаемое время простоя

Правило № 4: Ограничение дополнительных часов

Хотя для работников первостепенное значение имеет стабильность, существуют и бизнес-потребности.Работодатели, оказавшиеся в безвыходной ситуации или с сотрудником МВД, имеют ограниченные возможности по заполнению вакантной смены. Законы о расписании обычно запрещают краткосрочные изменения. В результате работодатель, вероятно, не может потребовать замены без уплаты штрафа. Здесь лучше всего для работодателей вести список волонтеров. Чем больше деталей, тем лучше. Какие сотрудники хотят больше часов? Когда они доступны? Обратите внимание, что работодатель все равно должен будет соблюдать любые штрафы за изменения в последнюю минуту, но, по крайней мере, менеджер знает, какие сотрудники доступны и хотят часы.

Правило № 5: Предлагайте вакантные смены сотрудникам в первую очередь

Когда возникает свободная смена, законы о расписании обычно требуют, чтобы в первую очередь предлагалась смена работникам. Часто требуется уведомление за 24 или 48 часов. Работодатель не может обращаться за помощью к сторонним сотрудникам, чтобы заполнить смену, если у сотрудников не было 24 или 48 часов на то, чтобы ответить, и они добровольно взяли на себя дополнительные смены. Цель этих законов — заставить работодателей выделять дополнительные часы существующим сотрудникам. Многие работники с почасовой оплатой едва справляются с этим и охотно занимают дополнительные часы.

Конечно, законы о расписании могут помешать вам заполнить вакантную смену, когда сотрудник не явился на работу. Поскольку продолжительность большинства смен составляет менее 24 часов, не хватает времени для соблюдения требования о 24 или 48 часах. Из-за этого другим сотрудникам часто приходится нести дополнительную нагрузку. Работодатели просто не могут позвонить в временное агентство, чтобы заполнить смену, когда нет необходимого времени для оценки.

Например. В понедельник утром вашему менеджеру дважды звонят.Двое сотрудников заболели. Поскольку 24 часа идут до утра вторника, у вашего менеджера просто нет возможности заполнить смену. Они могут спросить сотрудников, все еще работающих в смену, будут ли они работать позже. Это работает только в том случае, если эти сотрудники не заняты одновременно с отсутствующей сменой. И, опять же, они могут обратиться к своему списку волонтеров и на месте найти сотрудника, который возьмет на себя смену.

• Вначале существующим сотрудникам должны быть предложены дополнительные часы
• У сотрудников должно быть 24 часа, чтобы принять дополнительную смену
• Что затрудняет заполнение внезапных вакансий временной помощью

Как обсуждалось ранее, отслеживание предпочтений расписания — лучший способ справиться с конкурирующими требованиями.

Правило № 6: Уведомление об изменении расписания

Работодатели должны своевременно уведомлять сотрудников о любых изменениях в расписании. Изменения в расписании могут происходить в течение периода менее 14 дней. Однако большинство законов о расписании требует уведомления как минимум за 24 часа.

Некоторые законы требуют от работодателя предоставить работнику право согласиться или отказаться. Другие, однако, требуют, чтобы работодатель выплачивал премию, хотя работник не имеет права на отказ.

Правило № 7: Премиум — плата за все изменения

«Премиальные» или «предсказуемые» выплаты предназначены для того, чтобы работодатели не сокращали ожидаемые часы работы работника и, следовательно, его зарплату.Например, предположим, что у вас есть сотрудник, который обычно работает 26 часов в неделю. Работодатель отменяет несколько смен из-за снижения спроса со стороны бизнеса. Закон может потребовать, чтобы работодатель оплатил половину первоначально запланированного рабочего времени.

Еще один пример оплаты надбавок — когда сотрудникам, у которых запланировано дополнительное время, необходимо доплачивать. Скажем, например, менеджер просит сотрудника остаться еще на 2 часа. Закон может потребовать, чтобы вы заплатили им за 2 часа плюс 1 час премиальной оплаты.

Правило № 8: Обязательный отдых и запрет на закрытие

Законы о расписании устанавливают ограничение на максимальное количество часов в рабочий день. Многие также требуют обязательных периодов отдыха между сменами. Эти периоды отдыха обычно устанавливаются на 8 часов или 10 часов между окончанием смены и началом следующей смены.

Это запрещает практику, обычно называемую закрытием. Закрытие — это когда сотрудник работает заключительную смену, а вскоре после этого начинает первую смену. Это происходит в ресторанном и гостиничном бизнесе чаще, чем в других отраслях.Излишне говорить, что это жестоко для сотрудников и приводит к выгоранию и высокой текучести кадров.

Правило № 9: Ведение записей и предполагаемая вина

В отличие от других видов судебных процессов, когда работник обвиняет работодателя в проступке, ответчик (работодатель) не считается «невиновным, пока его вина не будет доказана». Суды обычно принимают на себя вину работодателя, если работодатель не имеет достаточных доказательств соблюдения. Это означает, что бумажные документы и ведение документации вручную ставят вас под угрозу в случае возникновения спора.

Работодатели должны полагаться на инструменты автоматического планирования, которые отслеживают изменения, уведомления и ответы сотрудников.В цифровой системе легко получить результаты или создать отчет.

Помните, не имеет значения, есть ли у вас записи, если вы не можете их найти!

Правило № 10: Уведомление о правах сотрудников и недопущении преследований

Законы о безопасном расписании требуют, чтобы работодатели уведомляли сотрудников об их законных правах. Помимо плаката, работодатели должны предоставить уведомление о приеме на работу. Например, в справочнике сотрудника. Работодатели могут делать это в цифровом виде через портал для сотрудников.

Как и в случае с другими правами работников, работодатели не могут наказывать работников, отстаивающих свои права. В том числе отказ от работы в смену без предупреждения и предоставление предпочтений по графику.

Заключение

Очевидно, что соблюдение расписания — сложная задача. Особенно, если вы используете электронные таблицы. Существует лучший способ. Программное обеспечение для составления расписаний позволяет быстро создавать расписания, отслеживать предпочтения и публиковать расписание в электронном виде для сотрудников.

Программное обеспечение позволяет сотрудникам легко менять смены с возможностью подписания менеджера при необходимости.Решения по планированию могут помочь работодателям более точно прогнозировать потребности на основе исторических данных. Это означает меньшее количество изменений и меньший риск нарушения.

WorkforceHub поможет вам легко соблюдать любой закон о прогнозном планировании. См. Раздел Планирование WorkforceHub, чтобы запросить демонстрацию.

Получите нашу новую электронную книгу!

Измените управление персоналом для постпандемического роста. Загрузите нашу новую трехтомную электронную книгу «Как переоснащение управления персоналом поможет вашему бизнесу выздороветь и процветать».

Том 1: HRMS Набор, отслеживание кандидатов и найм

Том 2: Подбор персонала и управление персоналом HRMS

Том 3: Учет рабочего времени сотрудников HRMS и планирование

12 видов графика работы

График работы — это список периодов времени, в которые сотрудник должен работать. Это важный элемент условий труда, поскольку сотрудники могут ценить выгодный, предсказуемый, гибкий и справедливый график.Ниже приведены распространенные типы графика работы. Стандартный рабочий день Требование быть на работе в течение стандартного рабочего дня фирмы, например с 9 до 5. Неполный рабочий день Фиксированный или переменный график, в котором количество часов меньше, чем при стандартной полной рабочей неделе. Например, если стандартная рабочая неделя составляет 37,5 часов, то неполный рабочий день можно считать менее 30 часов. Непредсказуемые графики График, который меняется от недели к неделе непредсказуемым образом. Это может нарушить качество жизни сотрудников, поскольку они не могут брать на себя другие обязательства.В некоторых юрисдикциях действуют законы и постановления, требующие от работодателей предлагать разумно предсказуемый график. Flextime Сотрудник, который должен работать в основное время, а остальные часы должны работать в соответствии с предпочтениями сотрудника. Для этого может потребоваться предварительное одобрение или это может быть гибкая схема, при которой сотрудник может работать в разное время каждый день. Например, компания устанавливает основные часы с 10 до 3 с понедельника по пятницу, и сотрудники могут работать в остальное время, когда захотят. Альтернативный график работы Широкий термин для любого гибкого или нестандартного графика работы, составляемого по желанию или предпочтению сотрудника. Сжатая рабочая неделя Работает меньше дней, но больше часов в день. Обычно это четыре продленных дня в неделю с дополнительным выходным. Сменная работа График, который разбит на несколько смен в соответствии с потребностями бизнеса. Например, фабрика, которая работает 24 часа в сутки, при которой сотрудники работают в две 12-часовые смены каждый день.Это может быть непопулярно среди сотрудников, поскольку может потребоваться работа в неурочное время. Вахтовые смены Деловой график, разбитый на несколько смен, которые могут быть непрерывными 24 часа в сутки, 7 дней в неделю или непостоянными с периодами, когда все работники не работают. Эти смены «чередуются», так что сотрудники по очереди работают в разные смены. Это требует от сотрудников многократной адаптации к разным графикам, например к переходу от работы в ночное время к работе днем ​​и наоборот. Разделенная смена Работаем более одного раза в день. Это может быть сделано в связи с потребностями бизнеса или по желанию сотрудника. Например, водитель школьного автобуса может работать от 8 до 10 и от 3 до 5 каждый день. Некоторые сотрудники могут попросить о такой договоренности, например, когда родители работают меньше рабочего дня в день, но затем догоняют их, когда их дети ложатся спать. В случае, если разделенная смена основана на потребностях бизнеса, могут применяться законы и правила, например, минимальная продолжительность смены. По вызову Требование быть доступным для работы в любое время по запросу.Обычно это компенсируется сверх отработанных часов, поскольку это не позволяет сотруднику иметь действительно свободное время. Часто дежурные по вызову меняются по очереди, поскольку они непопулярны и обременительны. Сверхурочные Работает больше, чем полный рабочий день в неделю, в зависимости от потребностей бизнеса. В некоторых случаях это может быть компенсировано более высокой ставкой заработной платы. Без расписания Должность с набором обязанностей, ответственности и целей, для которой нет установленных часов. Таким образом, сотрудник может работать меньше, чем полный рабочий день, если он найдет способ выполнять свою работу более эффективно.На практике этот тип организации часто применяется для должностей с большой нагрузкой, поэтому короткая рабочая неделя маловероятна. Управление персоналом Это полный список статей о человеческих ресурсах, которые мы написали. Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable. Определение условий труда с примерами. Обзор гигиенических факторов мотивации. Распространенные виды вознаграждений работникам.Определение кустарного промысла с примерами. Словарь для описания культуры труда. Список примеров негативной корпоративной культуры. Определение белых воротничков с примерами. Список преимуществ и недостатков удаленной работы. Определение гарантии занятости с примерами. Деловая дисциплина, направленная на максимальное повышение производительности сотрудников. Обзор процесса управления эффективностью сотрудников. Распространенные типы производительности сотрудников. Обычные уровни должности, используемые в современной организации.Определение поведения сотрудников с примерами. Определение профессионализма с примерами. Определение мотивации сотрудников с примерами. Самые популярные статьи о Simplicable за последние сутки. Последние сообщения или обновления на Simplicable. Карта сайта © 2010-2020 Простое. Все права защищены. Воспроизведение материалов, размещенных на этом сайте, в любой форме без явного разрешения запрещено. Просмотр сведений об авторах и авторских правах или цитировании для этой страницы.

17 Типы условий труда

Условия труда — это требования, окружающая среда и условия работы, которые влияют на удовлетворенность сотрудников. Фирмы могут конкурировать, предлагая привлекательные условия как средство для привлечения и удержания талантов. Закон во многих юрисдикциях также определяет минимальный набор условий труда, которые должны обеспечивать работодатели. Ниже приведены распространенные типы условий труда.Факторы гигиены — это основные ожидания сотрудников от рабочей среды. Когда эти условия не выполняются, сотрудники крайне недовольны. Например, офисный работник может рассчитывать на удобный стул и перерыв на обед. Здоровье и безопасность Здоровая и безопасная окружающая среда. Заболевания и травмы, связанные с работой, являются распространенной проблемой во многих отраслях промышленности. Попытки сделать работу здоровой и безопасной могут включать процессы, процедуры и защитное оборудование. Вознаграждение Оплачиваемая работа, обеспечивающая конкурентоспособную заработную плату с учетом талантов человека и требований работы.В случае плохих условий труда заработная плата может быть увеличена в качестве компенсации. Например, стрессовая позиция может быть установлена ​​с более высоким уровнем оплаты, чем эквивалентная позиция, которая не вызывает стресса. Распределение прибыли Планы, которые позволяют сотрудникам участвовать в успехе фирмы, например, предоставление акций. Пособия сотрудникам Компенсация, не связанная с заработной платой, такая как страхование, защита дохода по инвалидности, пенсия, отпуск по уходу за ребенком, дневной уход, поддержка образования, отпуск, отпуск по болезни, жилищные пособия, расходы на дорогу и оздоровительные программы. Ответственность и подотчетность Обязанности и подотчетность должности. Например, должность, которая включает в себя обременительные или сопряженные с высоким риском обязанности по сравнению с должностью, которая имеет легко достижимые цели. Рабочая нагрузка Интенсивность и часы работы. Например, 40 часов работы с легким контентом, например, длительные встречи, в отличие от 50 часов на быстро движущемся сборочном конвейере, что подразумевает физически изнурительную работу. График работы График работы вакансии.Сотрудники обычно предпочитают стандартный предсказуемый график. Нерегулярные часы, которые меняются с недели на неделю, могут снизить удовлетворенность сотрудников. Короткие смены могут не стоить усилий, связанных с поездками на работу и нарушением графика. Чрезмерно длинные смены могут быть утомительными. Работа в нестандартные часы может нарушить сон и социальное взаимодействие. Профессиональный стресс Стресс, связанный с рабочей нагрузкой, графиком, офисной политикой, конфликтом на рабочем месте и по своей природе стрессовой деятельностью, такой как получение жалоб от недовольных клиентов.Баланс между работой и личной жизнью — это степень, в которой сотрудник чувствует, что его работа дополняет и поддерживает его качество жизни, а не снижает его. Поездки на работу и путешествия Сотрудники обычно считают, что поездки на работу и поездки вызывают стресс. Например, сотрудник, который может идти на работу пешком, может быть более доволен, чем сотрудник, который часто застревает в длинных пробках. Автономность Степень свободы, которой пользуется сотрудник в своей работе. Во многих случаях работникам умственного труда предоставляются значительные возможности для достижения своих целей в соответствии с их собственным стилем и методами. Средства контроля Средства внутреннего контроля, применяемые работодателем для обеспечения соблюдения сотрудниками правил, положений и норм. Средства контроля могут повысить удовлетворенность сотрудников, если они сделают рабочее место более эффективным и цивилизованным. С другой стороны, контроль можно рассматривать как административное бремя или ненужный патернализм. Организационная культура Нормы, ожидания и общие символы организации, которые развиваются на протяжении ее истории. Например, организация, которая ожидает общих любезностей, не допускающих принуждения или грубого поведения, может повысить удовлетворенность сотрудников.Процесс постановки целей, оценки производительности, вознаграждения за работу, продвижения по службе и борьбы с низкой производительностью. Вероятность или предполагаемая вероятность того, что работа будет уволена. Вообще говоря, сотрудники крайне недовольны, если чувствуют, что их могут уволить. Таким образом, среда стабильной занятости, при которой сотрудники регулярно получают обратную связь, может улучшить условия труда. Условия найма Юридические условия трудового договора.Например, оговорки о недопустимости конкуренции и другие условия, ограничивающие свободу сотрудника заниматься своей профессией после того, как он уволится из фирмы. Условия работы Это полный список статей, которые мы написали об условиях работы. Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable. Достаточно подробное руководство по организационной культуре, также известной как корпоративная культура. Определение профессионализма с примерами.Определение избегания неопределенности с примерами. Определение культуры дизайна с примерами. Разница между сильной культурой и слабой культурой с примерами. Определение трудовой этики с примерами. Определение баланса между работой и личной жизнью с примерами. Определение мотивации сотрудников с примерами. Определение командного духа с примерами. Список общих соображений о качестве жизни. Определение экономической конкурентоспособности с примерами.Определение образа жизни с примерами. Определение потребления информации с примерами. Определение развитой страны с обзором общих характеристик. Определение космополитического города с примерами. Определение социального капитала с примерами. Определение человеческого опыта с примерами. Определение цифрового устройства с примерами. Самые популярные статьи о Simplicable за последние сутки. Последние сообщения или обновления на Simplicable.Карта сайта © 2010-2020 Простое. Все права защищены. Воспроизведение материалов, размещенных на этом сайте, в любой форме без явного разрешения запрещено. Просмотр сведений об авторах и авторских правах или цитировании для этой страницы.

Пересмотр графиков работы? Обдумайте эти 4 вопроса.

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы получать весь контент HBR по электронной почте, подпишитесь на рассылку Daily Alert.

Коронавирус изменил рабочее место таким образом, что навсегда изменит будущее большинства организаций. Многие руководители были вынуждены разработать новые и улучшенные стратегии для успешного удаленного управления офисом, создать среду, которая помогает, а не повредить нашей иммунной системе, и разработать руководящие принципы для обеспечения соблюдения мер безопасности, таких как социальное дистанцирование. Возможно, наиболее распространенным изменением, направленным на решение всех этих вопросов, является переосмысление графиков сотрудников, будь то поддержка изменений в балансе между работой и личной жизнью, минимизация социальных контактов или удовлетворение колеблющихся требований бизнеса.Традиционный рабочий день с девяти до пяти больше не является золотым стандартом.

Дополнительная литература

Пандемия привлекла внимание медсестер, врачей, работников продуктовых магазинов, курьеров и других лиц, которые часто работают в неурочное время. Но реальность такова, что нестандартные графики работы являются обычным явлением, и каждая организация, которая переосмысливает рабочее место, должна осознавать плюсы и минусы их реализации. График может повлиять на множество важных результатов для сотрудников, как личных, так и профессиональных.

Недавно мы провели обзор 153 научных статей, посвященных тому, как работа по нестандартному графику влияет на отношение сотрудников, поведение, физическое и психологическое здоровье, а также на их личную и семейную жизнь. Наш обзор этого исследования подсказывает четыре вопроса, которые работодатели должны рассмотреть, когда они начинают пересматривать график работы:

(1) Как методы планирования моей организации влияют на эффективность и благополучие сотрудников? Мы проанализировали исследования, посвященные множеству нестандартных графиков работы, включая смену смены, ночную работу, гибкий график и многое другое, и обнаружили, что они по-разному влияют на прогулы, текучесть кадров и производительность труда.Работа в ночную смену связана с большим количеством прогулов и более низкой производительностью, в то время как гибкий график, как правило, связан с уменьшением количества прогулов и текучести кадров. Фактически, ранее в этом году Gallup сообщил, что 51% сотрудников в США заявили, что они перейдут на работу с гибким графиком. Работающие матери были особенно склонны искать и извлекать выгоду из таких договоренностей.

Планирование влияет не только на эффективность сотрудников. Они также оказывают значительное влияние на их отношение и благополучие.Мы обнаружили, что гибкий график и сжатые графики работы (графики, в которых сотрудники работают больше часов в день, но меньше дней в неделю) дают сотрудникам больше контроля над тем, когда они работают, и предоставляют большие блоки свободного времени, повышая общую удовлетворенность работой. Напротив, вахтовые и ночные смены могут быть менее предсказуемыми и более разрушительными для личной жизни сотрудников, в конечном итоге подрывая общую удовлетворенность работой.

Что касается благополучия, то сменный, ночной и вечерний графики часто влияют на поведение, важное для физического и психического здоровья работника, например, правильное питание и сон.Со временем неправильные привычки могут привести к серьезным последствиям для здоровья. Показательный пример: в исследовании 2016 года, в котором было отслежено около 189000 женщин в течение 24 лет, у тех, кто работал в ночную смену более 10 лет, риск развития ишемической болезни сердца был на 15-18% выше. Нерегулярный график также может повлиять на способность сотрудников поддерживать позитивные отношения со своими партнерами и детьми. Это нарушение может быть источником неудовлетворенности графиком работы, что очень важно, поскольку было показано, что удовлетворенность графиком положительно коррелирует с вовлеченностью в работу.

(2) Можем ли мы лучше согласовать наш график работы с потребностями, желаниями и личностями наших сотрудников? Составление расписания, или подбор подходящего времени для подходящего человека, является важным фактором, который следует учитывать при рассмотрении постпандемической стратегии. Хотя предыдущие исследования показали, что некоторые нестандартные графики более вредны, чем другие, также очевидно, что некоторые сотрудники лучше подходят для работы в определенные часы. Например, хотя исследования показали, что нестандартные графики, такие как работа в ночную смену, могут подорвать здоровье и благополучие сотрудников, исследования также показывают, что некоторые сотрудники лучше подходят для работы в эти сроки (например,g. из-за их циркадных ритмов или семейного положения).

По этой причине работодатели, рассматривающие нетрадиционные графики, должны делать все возможное, чтобы найти сотрудников, которые, исходя из их личности, потребностей или жизненных обстоятельств, хотят работать с ними. Организации могут уделять этому больше внимания в процессе найма, и они могут использовать опросы для оценки предпочтений существующих сотрудников в расписании и даже их хронотипов. Измерение удовлетворенности графиком, так же как многие компании отслеживают вовлеченность сотрудников, позволило бы большему количеству организаций лучше отслеживать, как сотрудники относятся к своему рабочему месту.

(3) Какие последствия создания индивидуального расписания или предоставления сотрудникам большего контроля над своим расписанием? Можно создавать индивидуальные расписания, адаптированные к потребностям и желаниям отдельных сотрудников. Теории организационной справедливости предполагают, что графики должны быть равными, а не обязательно равными; поэтому универсальный подход может быть устаревшим. Во время пандемии многие сотрудники уже приступили к выполнению своих заданий удаленно и, вполне вероятно, в свой собственный график.

Организации, рассматривающие возможность предоставления сотрудникам большего контроля над установкой их собственных распорядков и часов, могут начать с расширения концепции создания работы, включив в нее планирование. Традиционно создание рабочих мест позволяет работникам определять, над чем они работают, с кем они работают и почему они работают. Это может быть расширено до , когда они также работают.

Конечно, это может создать проблемы, особенно для менеджеров, которые могут счесть гибкие договоренности более стрессовыми, чем сотрудники.Однако сейчас подходящий момент, чтобы уделить этому вопросу больше внимания и внимания.

(4) Можем ли мы эффективно сбалансировать потребности и желания как организации, так и сотрудников? В условиях экономики 24/7/365 было высказано предположение, что организациям нужны сотрудники, работающие круглосуточно, в ночное время и в праздничные дни, чтобы удовлетворять потребности потребителей. Наш обзор показал, что работодатели все чаще просят сотрудников работать по нестандартному графику, характеризующемуся непредсказуемым графиком работы, коротким предварительным уведомлением и ограниченным участием сотрудников.Хотя исследования по этой теме появились совсем недавно, очевидно, что эти изменчивые графики могут создать огромный стресс и трудности для сотрудников и их семей. Это особенно верно для работников на должностях, которые плохо оплачиваются и предлагают ограниченные льготы.

Конечно, менеджеры должны помнить, что их организациям все еще необходимо выполнять свои основные функции, и не всегда возможно дать сотрудникам их идеальные графики. Эта пандемия показала, что некоторые рабочие места, такие как здравоохранение, действительно необходимы, и сотрудникам в этом секторе приходится работать в тяжелые часы.В то же время постпандемический период может быть временем для организаций и общества, чтобы пересмотреть определение важности. Например, если двигаться вперед, действительно ли необходимо, чтобы работники были доступны в любое время, круглый год, для оказания несущественных услуг в розничной торговле и в заведениях быстрого питания?

Ключевым моментом будет поиск баланса между краткосрочными потребностями бизнеса и долгосрочными преимуществами, которые новые стратегии планирования приносят как сотрудникам, так и организации.

В заключение, вместо того, чтобы быть механистическими, организации могут использовать более органичный подход и позволить сотрудникам играть большую роль в определении того, когда они хотят работать.В последнее время мы уже наблюдали значительную дискуссию о , где (например, из дома) и , как (например, с использованием технологии видеоконференцсвязи) люди будут работать в постпандемическом мире, но следует дополнительно подумать о , когда все работают.