Составление графика рабочего времени: Образец графика работы 2020 и 2021

Составление графика рабочего времени: Образец графика работы 2020 и 2021

Содержание

Составление графика работы — Про-Инфо

Вопрос:

Как правильно должны составляться графики работы отделов, а именно:

  1. В обязательном ли порядке график должен быть утвержден начальником отдела.
  2. В обязательном ли порядке работники должны быть ознакомлены под подпись с графиком и должна ли быть указана дата ознакомления, за месяц должен составляться график?
  3. В обязательном ли порядке должна быть на графике подпись лица, составившего график?
  4. Должно ли быть указано конкретно время начала и время окончания работы?
  5. Табель должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (б/л, отпуск и т.д.), правильно я понимаю?
  6. В графике допустимы исправления, т.к. это рабочий документ, правильно? Я понимаю, что алгоритм составления графика работы должен быть подробно прописан в локальном акте организации, например в инструкции по делопроизводству, если таковая есть, но у нас ее нет, а, значит, мы должны руководствоваться трудовым законодательством и общими правилами ведения документооборота.
  7. Можно ли применить к начальникам отделов дисциплинарное взыскание за неправильное составление графиков работы? Если да, то какими статьями руководствоваться и какими по степени тяжести должны быть эти наказания, уволить же за неправильное составление графика нельзя, я правильно понимаю? Или за неоднократное нарушение правил составления графика можно уволить?

Ответ:

  1. График работы должен быть обязательно утвержден руководителем организации, если данные полномочия по компетенции не переданы начальнику отдела.
  2. Да, работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под подпись с графиком, при этом должна быть указана дата ознакомления. Да график составляется не менее чем за месяц до введения его в действие.
  3. Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график.
  4. Да, в графике работы должно быть обязательно указано конкретно время начала и время окончания работы.
  5. Да, табель учета рабочего времени должен соответствовать графику, расхождения должны быть только по предусмотренным трудовым законодательствам случаям (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.д.).
  6. В графике допустимы исправления, в случае если при его составлении были допущены ошибки (опечатки).
    Если в процессе работы по графику происходят отклонения от тех данных, которые в нем указаны, то это отражается в дополнительных графах графика.
  7. Да, к начальнику отдела можно применить дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора за неправильное составление графика работы, руководствуясь ст. 193, ст. 192 Трудового кодекса РФ, если именно на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы.
    В случае неоднократного неправильного составления графика работы, начальника отдела можно уволить по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Обоснование:

  1. Руководитель организации подписывает, утверждает любой документ организации, в т. ч. графики работ (ст. 274 Трудового кодекса РФ, учредительные документы организации).
    Подписание, утверждение документа — это способ придания ему юридической силы, только подписанный, утвержденный документ ведет к возникновению прав и обязанностей у работника и работодателя (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
    Вопрос о распределении должностных обязанностей, полномочий между работниками, руководителями структурных подразделений организации, решается на основании внутренних организационно-распорядительных документов организации (ст. 273, ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
  2. Графики работы (сменности) доводятся до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие (ст. 68, ст. 103 Трудового кодекса РФ).
    В случае если работник не будет ознакомлен под подпись с графиком работы, то он (работник) не будет знать, когда именно ему выходить на работу и привлечь его (работника) за прогул в случае не выхода на работу по неуважительной причине работодатель не сможет.
  3. По общему правилу график работы утверждается руководителем организации, если эти полномочия не переданы руководителем организации иному работнику, например, руководителю структурного подразделения (ст. 274 Трудового кодека РФ, учредительные документы организации).
    Законодательство РФ говорит о том, что достаточно, чтобы график работы был утвержден, подписан уполномоченным на подписание данного документа лицом (подп. 60, подп. 61 п. 3.2.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2.3.18 Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
    Законодательство РФ не содержит обязательного требования о том, что бы на графике в обязательном порядке стояла подпись лица, составившего график. Такое требование может содержаться в локальных актах организации (в положении об отделе, в инструкции по ведению делопроизводства и т.д.).
  4. График работы составляется (утверждается) в случае, если режим работы сотрудников отличается от тех правил по режиму рабочего времени и времени отдыха, которые указаны в Правилах внутреннего трудового распорядка организации (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
    При этом основная и главная цель составления графика работы зафиксировать в нем в т.ч. время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
  5. График работы составляется для того, чтобы отразить в нем время начала и окончания рабочего дня сотрудника (продолжительность ежедневной работы (смены)), чередование рабочих и нерабочих дней и т.д. (ст. 100 Трудового кодекса РФ).
    По тому режиму работы, который установлен (указан) в графике работы, сотрудник фактически должен выполнять работу.
    Табель учета рабочего времени предназначен для того, чтобы отражать в нем время, которое сотрудник фактически отработал или не отработал (ст. 91 Трудового кодекса РФ, Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
    Поэтому табель учета рабочего времени должен соответствовать графику работы, расхождения допустимы в случаях предусмотренных трудовым законодательствам (болезнь, прогул, отгул, работа в выходные дни в случае замены отсутствующего работника и т.
    д.).
  6. В форме графика работы обязательно должны быть предусмотрены графы для заполнения сведений, указанных в ст. 100 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    При этом руководитель организации может и это целесообразно предусмотреть дополнительные графы в графике работ для отображения в них дополнительных сведений, если в процессе работы возникнут отклонения от того режима работы, который изначально был предусмотрен в графике работы (ст. 8 Трудового кодекса РФ).
  7. В случае если на начальника отдела возложена обязанность по составлению графика работы, и он эту работу выполнил ненадлежащим образом, то к нему можно применить дисциплинарное взыскание в порядке, предусмотренном ст. 193 Трудового кодекса РФв виде (ст. 192 Трудового кодекса РФ):
  • замечания;
    или
  • выговора.

За неоднократное ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работник, в т.ч. начальник отдела, может быть уволен по п.

5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

С дополнительной информацией по вопросу Вы можете ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочном материале «Требования к реквизитам и бланкам документов», «Рабочее время», «Табель учета рабочего времени», «Применение дисциплинарных взысканий», «Алгоритм оформления замечания», «Алгоритм оформления выговора», «Увольнение работника в связи с неоднократным неисполнением им своих трудовых обязанностей», «Алгоритм увольнения за неоднократное нарушение трудовых обязанностей».
Все нормативные правовые акты, использованные в ответе, Вы сможете найти в системе «Помощник кадровика: Эксперт».

С уважением,
эксперт Службы поддержки пользователей проекта «Помощник Кадровика: Эксперт»

Графики рабочего времени

Решение «Планирование графиков рабочего времени и табелирование» на базе системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» предназначено для составления гибких графиков смен и заполнения табеля учета рабочего времени.

Интерфейс модуля представляет единый функционал, в котором можно работать в режиме планирования ГРВ — заполнение строк «плана», а также в режиме табелирования всех сотрудников — заполнение строк «факта», и построен так, чтобы минимизировать любые действия пользователя.


Работая в системе, пользователь может находиться либо в режиме планирования, либо в режиме табелирования — если он находится в «Плане», то автоматически пропускает строки «Факт» и позиционирует курсор на план следующего работника, и наоборот. При введении времени начала работы и часов смены система автоматически считает время окончания работы и отрабатывает все проверки: оповещает о незаведении плана, если внесен факт и т.д. Есть возможность заводить неявки и неявки по невыясненным причинам, их можно заводить в факт.

Внешний вид интерфейса: первые три столбца содержат названия из справочников в Кадровике — Табельный номер/Сотрудник, Кол-во ставок/Должность, Режим работы/тип периода. Нажимая на клавиатуре CTRL+ стрелка влево/стрелка вправо, можно просматривать график вперед и назад, зафиксировав первые три столбца. Вверху бежит бегунок, которым можно управлять манипулятором «мышь». Над ним есть кнопки, которыми можно переключиться на декады месяца.

В интерфейсе реализованы фильтры с помощью look-up слева вверху, а также кнопками в середине верхнего поля.



Иерархическая структура подразделений настраивается отдельно от штатной структуры, потому что она определяет не только структуру предприятия, но и права доступа к элементам этой структуры различных пользователей. Пользователь видит структуру «дерева» и только тех работников, на которых у него прописаны права доступа. В этом же представлении можно наложить фильтр по виду графика сотрудника, по должностям или просто отдельного работника.

Расчет статистик в режиме работы ограничен 200 сотрудниками, поскольку эта операция не нужна постоянно. Для вызова данной функции в целях контроля показателей, можно выбрать соответствующий пункт меню:


Есть фильтр по сменам – возможность выбрать любой день месяца и сделать запрос о сотрудниках, которые выходят в этот день в определенное время – система покажет сколько по факту есть в этот день смен и их состав.



Кнопки фильтра «Заняты» и «Свободны» в верхней строке экрана интерфейса функционально связаны: если выбрать в табеле определенное число месяца и нажать кнопку «Заняты» — система покажет только тех, кто в этот день вышел на смену. Кнопка при этом подсвечивается, показывая, что наложен фильтр.



Система также может отфильтровывать списки и по другим критериям – например, длительное отсутствие. При нажатии на кнопку система убирает из перечня работников, находящихся в длительных отпусках или больничных. Есть возможность переключаться между периодами с помощью ввода дат в специальные поля в верхней части интерфейса.

Также есть переключатель, который фильтрует количество информационных строк по работникам. Можно отдельно посмотреть план, отдельно факт, можем посмотреть и план, и факт — только часы работы, план и факт без времени окончания, или все вместе. В правой части экрана выведены поля со статистическими данными, которые используются при расчете статистик или проверок – дни табелирования, отклонения, минимальная/максимальная длина смены, статусы и режим работы для каждого сотрудника.



Отдельного внимания требует столбец «Статус» — у каждой записи есть статус, который можно переключить. Работа со статусами предполагает использование еще одной группы кнопок в верхней части экрана, позволяющих отработать отдельно «План» и «Факт». При этом стрелки позволяют прокатывать статусы вперед и назад в разные состояния «Планируется», «Формируется», «Изменение» и «Завершено». Эти операции можно выполнять на любом количестве сотрудников, удерживая выделение строки и кнопку «CTRL» или выделить всех при помощи комбинации клавиш CTRL+A.



Первый пункт меню верхней строки интерфейса — «Сервис», и в нем есть подпункт «Структура дня», вызвав который можно увидеть служебный диалог с отображением всех параметров выбранного дня – время начала и окончания смен, их количество, время обеда, примененные коэффициенты, отклонения и пр. по плану и по факту отдельно.



Здесь же продублированы кнопки «Итого», «Вверх», «Список вправо», «Список влево». Реализована функция копирования. Например, у некоторого сотрудника есть информация о том, что он выходил на работу в такие-то дни. Нажав CTRL+C можно выделить начало и конец периода и скопировать эту информацию другому сотруднику или нескольким.

Следующий пункт меню верхней строки «Заполнить ФАКТ по ПЛАНУ» — за один день по сотруднику, по сотруднику незаполненные дни в открытом периоде и по выбранным сотрудникам незаполненные дни в открытом периоде.



Пункт меню верхней строки «Проверка» — это возможность проверить табель на корректность заполнения. Выбираем его, пробегаем по табелю, видим сообщение «Обнаружены ошибки» и получаем интерфейс следующего вида:



Это так называемая «Прилипающая панель». Она работает независимо от основного табеля – можно работать и с табелем, и с этой прилипающей панелью. В ней программа отображает список ошибок, показывает по каким работникам какие ошибки она нашла — не заполнен факт за какие-то даты с начала месяца, не заполнены и не пройдены проверки даты. При переключении между ошибками программа позиционирует курсор на указанную дату в табеле. Выполнять подобные проверки можно при выходе из системы, по кнопке или принудительно.

Пункт меню «Загруженность» — это визуализация данных табеля в виде графика — диаграммы сравнения плана и факта и их соответствия друг другу в течение всего месяца в сумме по всему выбранному подразделению. Реализована в виде прилипающей панели.



Пункт меню «Подсказка по цветам» — достаточно удобная панель, показывающая соответствие цвета раскраски ячейки табеля событию по табелю или ошибку. Её также можно оцепить, вплотную приблизить к строке и сравнить оттенки.



Помимо пользовательской функциональности система содержит различные автоматические проверки, которые работают как при нажатии кнопки, так и автоматически при вводе данных.

Демонстрация возможностей модуля ГРВ



какие бывают, образец составления сменного рабочего графика, установление гибкого режима работы

Трудовое законодательство регламентирует наличие нескольких вариантов графиков рабочего времени. На каждого руководителя налагается обязанность составить его и ввести в действие на предприятии. При этом должно быть обеспечено выполнение норм действующего законодательства.

Содержание статьи

Нормативная база

Основные положения, которые связаны с расходованием рабочего времени, регламентируются в статье 100 Трудового Кодекса РФ.  В компании в обязательном порядке должна быть установлена продолжительность рабочей недели. Здесь существуют два основных варианта: она может предусматривать пять или шесть рабочих дней. Допустима с точки зрения закона ситуация, когда выходные дни предоставляются по скользящему графику.

В следующей, 101 статье ТК РФ, рассматриваются вопросы, относящиеся к использованию ненормированного трудового дня. Такой режим деятельности применяется в тех случаях, когда к выполнению производственных задач за пределами нормальной продолжительности смены сотрудники привлекаются эпизодически, без какого-либо расписания.

Статья 102 ТК РФ регламентирует вопросы, которые относятся к установлению на предприятия гибкого графика.

Статья 103 ТК РФ рассматривает вопросы сменного и круглосуточного режима.

Статья 104 ТК РФ посвящена вопросам, связанным с проведением учёта потраченного времени.

Если трудовая деятельность происходит вне установленных пределов рабочего времени, то её дополнительная часть рассматривается в качестве сверхурочного труда. Эти вопросы рассматриваются с учётом положений статьи 99 ТК РФ.

Установление графика на предприятии

Для каждого предприятия такого рода документы носят индивидуальный характер. Несмотря на эту особенность, существуют общие правила оформления бумаги.

График составляется руководителем фирмы и фиксируется в локальном нормативном акте. Он может быть предусмотрен в трудовом соглашении, которое подписывает сотрудник, поступая на должность. Иногда этот распорядок фиксируется в коллективном договоре. Для окончательного вступления в силу, его нужно согласовать с профсоюзной организацией предприятия.

При составлении необходимо обеспечить следующее:

  1. Обеспечение нормальной деятельности предприятия.
  2. Каждый сотрудник должен отработать норму времени.
  3. Соблюдение прав сотрудников, которые предусмотрены ТК РФ, коллективным договором и трудовым контрактом сотрудников.

В последнем случае нужно учитывать, что при определённых режимах деятельности (например, при использовании ночных смен) задействованные специалисты должны получать соответствующую доплату или дни дополнительного оплачиваемого отпуска.

Выполнение нормы отработанного времени определяется следующим образом. Устанавливается учётный период (от 1 до 12 месяцев). Подсчитывается норматив рабочих дней или часов в течение этого периода. Например, если рассматривается первый квартал 2018 года, то в нём насчитывается 56 рабочих дней.

Если учёт ведётся в отработанных часах, то норма для пятичасовой недели составляет 40 часов, что в пересчёте на квартал составит 446 часов.

При любом варианте сотрудник обязан за каждый учётный период отработать оговоренное количество часов.

Документы для скачивания (бесплатно)

Правила составления и утверждения документа

График утверждается приказом руководителя организации. Делается это тогда, когда возникает необходимость в использовании нового распорядка смен для сотрудников. Работнику для ознакомления дают документ под роспись за месяц до вступления его в действие.

Если требуется сделать частичное изменение, тогда издаётся дополнительный приказ на данную тему. Иногда изменения затрагивают заключённые с сотрудниками трудовые договора. В таком случае, с их согласия, оформляются соглашения к трудовому контракту.

Виды и особенности графиков сменности

Тип сменности определяется в связи с задачами, стоящими перед предприятием, отдельными профессиями или конкретными сотрудниками. На практике используются несколько основных типов сменности.

Односменный

При данном режиме сотрудник работает на предприятии ежедневно в одну смену. На предприятии в обязательном порядке должен быть организован учёт трудового времени. Для этого существует несколько способов:

  • наиболее распространён учёт по отработанным дням;
  • иногда применяется учёт, при котором учёт идёт в отработанных неделях и декадах;
  • также возможен учёт с применением суммирования часов.

В последнем из перечисленных случаев рассматривается ситуация, когда для проведения учёта используются оговоренные календарные периоды. Одним из примеров применения такого способа может быть расчет на основе трёхмесячных сроков (для тех, кто занят на вредном или опасном производстве).

При данном виде учёта рабочего времени дополнительные дни работы будут рассматриваться в качестве сверхурочного труда, и к ним будут применяться положения статьи 99 ТК РФ.

При использовании данного режима трудового времени директор может выбрать несколько вариантов рабочей недели:

  • пятидневная;
  • шестидневная;
  • с предоставлением дней отдыха на основании скользящего графика;
  • ввести расчёт отработанных часов.

Последний вариант удобен при подсчете смен и часов у совместителя. Для суммированного учета возможно использование календарного периода от месяца до года.

Такой режим деятельности используется при отсутствии необходимости прибегать к другим вариантам организации рабочего времени.

Круглосуточный

Такая деятельность, обычно, происходит в несколько смен.Применение данного графика рабочего времени связано с особенностями конкретного вида производства или оказания услуг. Такое расписание сменности может действовать в организации на основе коллективного договора, который должен был быть согласован с профсоюзными органами (при установлении трехсменного режима).  При этом предусмотрены и другие ограничения:

  • в частности, запрещено работнику отрабатывает подряд две смены;
  • нужно обеспечить, чтобы каждый работник еженедельно отдыхал не менее 42 часов;
  • в этом случае обязательно будут использоваться ночные смены. За труд в это время должна быть предусмотрена доплата. Это правило должно быть зафиксировано в коллективном договоре и в трудовом контракте.

Ненормированный

Иногда некоторые сотрудники, в силу имеющихся у них служебных обязанностей, должны работать не только на протяжении обычного рабочего дня, установленного на предприятии, но и в дополнительное время.

В этом случае учёт рабочего времени происходит с учётом того, что для сотрудника предусмотрен ненормированный график. Применение данного способа относится или к отдельным специалистам или к конкретным работникам предприятия. Для утверждения такого режима работы, в локальном нормативном акте компании должен быть список профессий или должностей, которые работают «по звонку».

Важно отметить, что такого рода работа засчитывается в том случае, когда начальник даёт поручение сотруднику, для выполнения которого он трудится в дополнительное время. Однако, если он сам, по своим причинам задержался поработать, то это не рассматривается в качестве сверхурочной работы.

Руководство не имеет права требовать от сотрудника выполнение задач, которые не оговорены в трудовом контракте, ст. 60 ТК РФ. А также требующих профессиональных навыков, которые отличаются от присущих его профессии и должности.

Нужно учитывать, что для сверхурочной работы сотрудник обязан предоставить своё письменное согласие. В отдельных случаях допустимо принудительное участие, но это возможно лишь в чрезвычайных случаях, например, если имела место техногенная катастрофа или авария.

Скользящий

Данный вариант используется только для определённых категорий работников. Обычно это применяется к беременным женщинам, тем, кто ухаживает за инвалидами и другим аналогичного рода лицам.

Для того, чтобы его оформить, подписывается соглашение. Оно может быть бессрочным или заключено на определённый срок. Такой график не может быть применён в некоторых случаях:

  1. Если предприятие работает в трёхсменном режиме.
  2. В случае, когда работа происходит по непрерывному графику.

Существуют следующие разновидности гибкого графика:

  • сотруднику даётся право выбирать время занятости в пределах определённой смены или внутри конкретных дней;
  • выходы могут быть фиксированными, составленными заранее с жестким закреплением часов прихода и окончания трудового дня.

Раздробленный

Такой график удобен там, где трудовая нагрузка на протяжении дня является неравномерной. В этом случае рабочее время складывается из различных временных промежутков. Часто такой вариант используется в организациях, предоставляющих услуги населению или тех, которые занимаются перевозками.

Законодательство не устанавливает нормативов для того, на сколько частей можно разделить рабочий день. Наиболее часто применяется разбиение рабочего дня на две равные части. При этом обычно предусматривается двухчасовой перерыв на обед.

Вахтовый

При такой организации работы сотрудники приезжают к месту труда на определённый срок, а затем, после окончания вахты уезжают обратно.

Использование данного метода является эффективным, если работы приходится выполнять в тяжёлых природных условиях.

Важной особенностью является невозможность вернуться домой в выходные дни. Поэтому на время выполнения работ предоставляется жильё, которое расположено недалеко от места работы.

Максимальная продолжительность одной вахты не может превышать одного месяца. В исключительных случаях время работы можно продлить до трёх месяцев. За работу в соответствии с вахтовым методом положено делать доплату.

Нюансы

Оформление изменений графика работы может быть оформлено в виде дополнения к коллективному договору.

Непрерывная деятельность бывает организована в одном из двух случаев:

  1. Если необходимо круглосуточное выполнение работы.
  2. Если периодическая установка и запуск оборудования создают для предприятия существенные убытки.

Использование режима гибкого времени было введено первоначально для беременных женщин, а затем распространено на некоторые другие категории работников.

Законодательство предусматривает особые правила для некоторых профессий: врачей, лётчиков, моряков, некоторым категориям работников железнодорожного транспорта. В этих и некоторых других случаях график работы регулируется особыми нормативными актами.

При определении временного режима работы важно не только обеспечить выполнение предприятием производственных задач, но и соблюдение прав сотрудников, которые гарантированы законодательством.

Об организации суммированного учета рассказано ниже.