Составление расчетно платежной ведомости: Расчетно-платежная ведомость (форма N T-49). Расчетная ведомость (форма М Т-51). Платежная ведомость (форма N Т-53) \ КонсультантПлюс

Составление расчетно платежной ведомости: Расчетно-платежная ведомость (форма N T-49). Расчетная ведомость (форма М Т-51). Платежная ведомость (форма N Т-53) \ КонсультантПлюс

Расчетно-платежная ведомость (форма N T-49). Расчетная ведомость (форма М Т-51). Платежная ведомость (форма N Т-53) \ КонсультантПлюс

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Расчетно-платежная ведомость

(форма N Т-49)

Расчетная ведомость

(форма N Т-51)

Платежная ведомость

(форма N Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Расчетно-платежная ведомость образец бланк. Использование расчетно-платежной ведомости

Заключая с сотрудниками трудовые контракты, хозяйствующий субъект должен осуществлять начисление вознаграждения за их трудовую деятельность. Зарплата начисляется либо за отработанное время, либо за объем выполненной работы. Для оформления данных фактов в компании могут использоваться определенные первичные бланки, в том числе и расчетно-платежная ведомость форма Т-49.

Расчетно платежная ведомость т 49 субъектом применяется в случае, когда в ней он одновременно и начисляет оплату труда, и впоследствии осуществляет выплату.

Данный документ отличается от формы Т-12 тем, что в нем не предусмотрены графы для расшифровки за каждый день данных о времени работы.

Однако, самым главным ее преимуществом является то, что в этом бланке объединены сразу разделы по начислению и выплате вознаграждения сотрудникам. То есть этот документ позволяет наглядно проверить , ее выплату, а также суммы возникшей задолженности.

Но существенным недостатком этой ведомости является то, что она содержит большой объем информации, поэтому ее не применяют в организациях с большой численностью сотрудников.

Внимание! Кроме этого, использование такого документа предполагает, что выплата оплаты труда будет осуществляться наличным путем, то есть через кассу компании. Поэтому такая зарплатная ведомость не применяется, когда зарплата перечисляется на карточки.

Субъекты бизнеса в этих случаях могут применять . Оформление выплаты происходит либо в виде реестра на перечисление, либо отдельными платежными перечислениями.

В связи с этим расчетно-платежная ведомость в последнее время применяется реже, многие переходят на зарплатные проекты и отказываются от нее.

Большинство программ по расчету зарплаты включают данный бланк. Он формируется на основании данных табелей, который проверены соответствующими специалистами, а также сведениями о размере оплаты из штатного расписания или трудового контракта.

Внимание! Данные по начислению отпускных, пособий по нетрудоспособности, следует указывать в данном документе на основании отдельных расчетов общими суммами по каждому человеку.

Здесь же происходит расчет сумм НДФЛ, который потом суммируется по всем работникам и перечисляется в бюджет. Заполненные бланки передаются в кассу компании, и по ним в установленные сроки сотрудники получают свою зарплату.

Скачать образец ведомости по форме Т-49 на 2018 год

Образец заполнения унифицированной расчетно-платежной ведомости по форме Т-49

Ведомость можно использовать как для определения заработка всей фирмы, либо только конкретного подразделения. В последнем случае на следующей строке указывается его наименование, иначе ставится прочерк.

бухпроффи

На следующей строке прописью записывается общая сумма к выдаче.

Подписи на документе ставят руководитель фирмы и главный бухгалтер. Они должны сделать расшифровку подписей, а также записать дату утверждения.

Справа от названия документа необходимо записать порядковый номер ведомости, дату ее заполнения, а также временной период, за который выполнен расчет.

Заполнение строки начинается с указания ее порядкового номера, номера сотрудника по табелю, его должности, оклада либо тарифной ставки. Все эти сведения ответственным лицом переносятся из .

После этого нужно заполнить графы с подзаголовком «Отработано дней» (столбцы 5-7 ). В них поочередно вносятся число отработанных за данный период рабочих дней, праздничных и выходных. Эти сведения необходимо перенести из табеля рабочего времени.

Далее идут столбцы 8-13 , который объединены общим подзаголовком «Начислено». Сюда вносятся сумму начисленной оплаты по разным видам выплат — окладу, премии, больничным, отпускным и т. д. В графе 14 необходимо занести общую сумму по всем выплатам работнику.

Столбцы 15-18 имеют общее название «Удержано и зачтено». Сюда вносятся сумму, которые были сняты с заработка работника — налог НДФЛ, алименты, покрытие причиненного ущерба и т. д. В графы все удержания записываются раздельно, по каждому виду.

Столбцы 19-21 предназначены для указания итогов по работнику. В эти столбцы можно занести сведения о долгах работника либо организации на момент определения суммы зарплаты, а также вывести итоговую сумму, которая будет выдана на руки.

Столбцы с подзаголовком «Деньги получил» заполняются при получении работником зарплаты. В столбец 22 он записывает свои Ф.И.О, а в столбце 23 проставляет личную роспись. Если день не были выплачены работнику в установленный срок, то в данных графах ставится отметка об их депонировании.

После того, как выдача денег была произведена, кассир (бухгалтер), который производил выдачу должен сделать следующее:

• Поставить свою подпись в поле “выплаты произвел”.
• Указать реквизиты по которому производилась: номер, дату, когда он был выписан.
• Прописью указать сумму, которая была выдана по ведомости и продублировать запись цифрами и указать депонированную сумму, если такая была.

В конце документ подписывается, как правило главным бухгалтером или лицом ответственным за выдачу заработной платы.

Ошибки при заполнении

При внесении данных в документ ответственное лицо может допускать ошибки. Но необходимо помнить, что этот документ относится к первичным, и исправления в нем не допускаются. Если неточности были выявлены до момента выдачи зарплаты, то необходимо оформить новую ведомость, а старую ошибочную уничтожить.

Однако если по документу уже произведены выплаты, то уничтожать его не стоит. Необходимо сделать исправление прямо в документе, рядом с ним должны расписаться директор и главный бухгалтер. Кроме этого, оформляется бухгалтерская справка, в которой излагаются причины внесения исправлений.

Избежать ошибок в документе позволит использование для его составления бухгалтерских программ.

Типичные ошибки, которые допускаются в ведомости:

• Ошибки в личных данных работников;
• Неверное указание сумм начислений, удержаний и т. д.
• Неверное применение налоговых вычетов;
• Арифметические ошибки при подсчете итогов.

Бухгалтерские проводки

По результатам оформления ведомости бухгалтер может оформлять следующие проводки.

По начислению зарплаты проводка составляется в зависимости от степени участия работника в производстве:

Такие проводки могут составляться на всю сумму начисления, либо по каждому сотруднику отдельно. Также, проводки на больничные либо отпуска соответствуют этим же.

Кроме непосредственно окладной части, могут начисляться и другие выплаты:

Также расчетно платежная ведомость содержит сведения по удержаниям из заработка:

Выплата должна быть отражена такими проводками:

При начислении и выплатах заработной платы сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 ). Этот документ представляет собой унифицированный вариант расчетной и платежной ведомости. Это значительно упрощает работу и сокращает количество необходимых для заполнения документов.

Вы можете ознакомиться подробно с тем, как должен выглядеть этот документ в самом низу статьи.

В каких случаях документ оформляется?

Эта форма обязательно оформляется при выдаче денежных средств сотрудникам через кассу (зарплата). Также кроме этой формы выписывается еще и расходно-кассовый ордер (форма КО-2).

Этот документ заполняется по данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени. По каждому работнику заносятся данные обо всех начислениях и удержаниях, и прописывается окончательная сумма к выдаче заработной платы.

Основные действия при заполнении формы Т-49

• Важно при внесении данных в ведомость необходимо внимательно следить за заполнением таблицы с учетом расчета и выплаты заработной платы сотрудника.

• Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных.

1 графа – порядковый номер записи сотрудника. Обычно сведения о сотрудниках заносятся в форму по алфавиту.

2 графа – персональный табельный номер (он находится в ).

3 графа – должность, занимаемая сотрудником.

4 графа – тарифная ставка, по которой работает сотрудник или оклад.

5 графа – количество дней или часов, которые отработал сотрудник (данные нужно брать в ).

6 графа – отработано дней, которые считаются выходными. Эти дни необходимо выделить отдельно, так как по ним пойдет двойная оплата.

7 графа – выходов на работу в праздничные дни.

8 графа – денежная сумма, выплачиваемая за отработанные дни по тарифной ставке.

9 графа – выписанные сотруднику премии (они выплачиваются согласно приказу или распоряжению руководителя).

10 графа – данные о начислениях денежных сумм по больничному листу.

11графа и 12 графа – другие начисления для сотрудника в указанный месяц.

13 графа – другие доходы как социальные и материальные блага.

14 графа – общая сумма (строки 8-13), которая начислена сотруднику.

15 графа – подоходный налог (НДФЛ – 13% от всего дохода), который удерживается с сотрудника.

16, 17 и 18 графы – остальные удержания, которые были в данном расчетном месяце (какие-то взыскания, выданный ранее аванс).

19 графа – имеющаяся за предприятием задолженность.

20 графа – если есть, задолженность, числящаяся за сотрудником.

21 графа – общая сумма, которая будет выплачена сотруднику (от суммы всех перечисленных начислений, указанная в графе 14, отнимается сумма за удержания из граф 15, 16, 17 и 18). Необходимо помнить задолженности, которая может быть указана в графах 19 и 20.

22 и 23 графа – они предназначены для заполнения сотрудником, который получает денежную сумму в кассе (ФИО и подпись).

• Заработная плата должна быть выплачена из денег, снятых с расчетного счета. Основанием для этого служит денежный чек. Если в течение трех дней сотрудник деньги из кассы не забирает, то они обязательно должны быть отправлены в банк. В данном случае оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличными». Кроме этого в 23 графе указывается, что денежная сумма депонирована.

• По данным, внесенным в форму Т-49, подсчитывается вся сумма, которая должна быть выплачена персоналу. Она прописывается под таблицей цифрами и прописью. Также указываются данные кассира, оформившего ее и выдающего ЗП (ФИО, подпись). Туда же вносится порядковый номер и дата заполнения РКО, который служит основанием для изъятия денег из кассы.

• В случае, когда на предприятии не все сотрудники получили ЗП, еще прописывается цифрами и прописью депонированная денежная сумма.

• Ответственный за расчет ЗП сотрудник бухгалтерии подписывает ведомость.
• Титульный лист ведомости тоже должен быть оформлен по правилам. Он должен содержать вписанную прописью итоговую сумму по всем сотрудникам. Ей соответствует бюджет, выделенный на заработную плату в конкретном месяце.

• Данному документу необходимо присвоить номер (с начала года), указать дату, когда она была заполнена и отчетный период (обычно он приравнивается к расчетному месяцу).

• Кроме кассира, выдающего деньги и бухгалтера, оформившего документ, ведомость Т-49 визирует своей подписью руководитель организации и главный бухгалтер.

Другие документы, которые возможно использовать:

Выбор бланков зависит от предпочтения организации.

Скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости (форма Т-49)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Оформление начисления зарплаты сотрудникам может производиться в компании несколькими документами, к которым относятся , расчетная ведомость Т-51 и расчетно платежная ведомость т 49. Выбор в пользу того или иного документа производится исходя из существующих потребностей и возможностей фирмы.

Расчетно платежная ведомость в компании используется одновременно для проведения начисления оплаты труда и оформления ее выдачи. Она не содержит как в форме Т-12 подневной расшифровки времени работы, но, с другой стороны, она объединяет в себе расчетную и платежную ведомости.

Это значительно облегчает документооборот и позволяет быстро сверить при необходимости начисления, выплаты и оставшуюся задолженность фирмы перед работниками или, наоборот.

Эта зарплатная ведомость имеет утвержденный Госстатом бланк форма Т-49. Каждая организация может в своей деятельности использовать либо ее, либо разработанный на ее основе с учетом особенностей своей работы документ.

Расчетно-платежную ведомость целесообразно использовать на малых предприятиях, где штат работников незначителен. В противном случае рекомендуется применять отдельно расчетную и платежные ведомости.

В настоящее время в связи с развитием использования зарплатных проектов в обслуживающих банках (карт-счетов работников), применение этого документа становится все более неактуальным. На его смену приходят расчетные ведомости и реестры на перечисления зарплаты.

Специализированные программы по бухгалтерскому учету содержат все стандартизированные бланки по оплате труда, в том числе и эту ведомость.

Для ее заполнения используются сведения из утвержденного и проверенного табеля отработанного времени, а также штатного расписания компании. Информацию о начислении больничных, отпусков и других составляющих зарплаты бухгалтер вносит общими суммами по каждому человеку из других специализированных расчетов, которые прикладываются к расчетно-платежной ведомости в дальнейшем в качестве приложения.

В этом же документе производится расчет причитающего к уплате в бюджет НДФЛ по работникам.

После произведения всех начислений и осуществления удержаний, в документе определяется сумма на руки, которую каждый работник должен получить.

Далее расчетно платежная ведомость переходит в кассу, и по ней в установленные сроки производится выдача денег сотрудникам организации. При этом деньги выдаются на основании расходного кассового ордера (РКО).

Образец заполнения расчетно платежной ведомости

Составление ведомости начинается с шапки. В ней нужно указать полное наименование фирмы, ее код по классификатору ОКПО. Если в документе производится расчет зарплаты только для сотрудников определенного подразделения, то его название необходимо вписать строкой ниже. В противном случае здесь нужно поставить прочерк.

После этого надо указать период времени, за который осуществлялась выплата зарплаты. Согласно установленным нормам этот срок не должен быть больше 3 дней.

Ниже прописью записывается сумма денег всего к выдаче по ведомости.

Документ визирует директор и главный бухгалтер с указанием их Ф.И.О., и проставляют дату утверждения.

Справа от названия документа записывается его дата составления, порядковый номер, указывается период, за который выполнен расчет.

После этого начинается заполнение таблицы, с указанием сумм начислений и выдачи. Каждому работнику отводится одна строка.

В первую очередь проставляется номер строки по порядку, записываются табельный номер сотрудника, его должность, тарифная ставка или оклад. Эти данные берутся из соответствующих разделов личной карточки.

После этого заполняется блок «Отработано дней», графы 5-7 . В них нужно указать количество выработанных за период рабочих, праздничных и выходных. Информация об этом переносятся из табеля учета отработанного времени.

В блоке «Начислено» в графах 8-13 записываются начисленные суммы за проделанную работу согласно видам оплат — повременно, премии, больничные, отпускные, командировочные и т. д. В графе 14 ставится общая сумма начисленной зарплаты.

В графах «Удержано и зачтено» указываются суммы, которые были удержаны с работника — подоходный налог, авансы, алименты и т.д. Они заносятся в графы 15-18 отдельно по каждому удержанию.

В блоке «Сумма» графы 19-21 подводятся общие итоги расчета. Здесь нужно указать задолженности организации и работника (если они есть) на момент расчета зарплаты и записать итоговую сумму к выдаче на руки.

Блок «Деньги получил» заполняет работник при получении зарплаты. В графе 22 он проставляет свои фамилию и инициалы, а в графе 23 расписывается. Если по какой-либо причине деньги не были выданы сотруднику, то здесь тогда ставится отметка о депонировании.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2. 4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7. 2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 — быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Расчётно-платёжная ведомость Т-49 — это форма первичной учетной документации по труду и оплате труда. Этот документ предназначен для расчётов и выплат заработной платы сотрудникам той или иной организации. Данный документ составляется по форме № Т-49 и в случае оформления ведомости по вышеуказанной форме, другие платёжные и расчётные документы по формам № Т-53 и Т-51 не составляются.

Начисление зарплаты в данном документе производится, основываясь на данных, которые получены из первичных документов по отработанному времени, учёту выработки и других. При этом на сотрудников, которые получают заработную плату перечислением на банковские карты, составляются только расчётные ведомости, расчётно-платёжная и платёжная составления в таком случае не требуют.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить расчётно-платёжную ведомость

Расчётно-платёжная ведомость составляется в бухгалтерии, после чего этот документ передаётся кассиру для проверки правильности его оформления. В случае неправильного оформления ведомости, документ возвращается в бухгалтерию, в случае правильного оформления кассир может выдавать сотрудникам предприятия их заработную плату.

В графе «Наименование организации» прописывается название предприятия, сокращённое или полное, как оно предусмотрено в уставных документах. В случае структурного подразделения, в котором расчёт заработной платы производится отдельно, необходимо указать его наименование. Если таковое отсутствует, в нужной строке ставится прочерк.

Также указывается код Общероссийского классификатора предприятий и организаций, который принадлежит организации, в строке «Код по ОКПО».

В строку » В кассу для оплаты в срок» вписывается временной период, в течение которого происходит выплата денежных средств. Этот период, согласно новым правилам, составляет не более пяти дней.

В графу «Начислено» вписываются суммы по видам оплат из зарплатного фонда, а также другие доходы работника в виде материальных и социальных выплат и благ. Здесь же производится расчёт всех удержаний из зарплаты сотрудника и определяется вся сумма, подлежащая выплате. На каждого работника в ведомости отводится по одной строке. В случае, если сотрудник не получает выплаты, ставится отметка «депонировано».
В строку «Сумма» прописывается с заглавной буквы, и затем и цифрами сумма, подлежащая выплате. В таком же порядке прописывается и депонированная сумма.
В графе «Отчётный период» указывается дата, как правило, с первого по последнее число соответствующего месяца.

В расчётно-платёжной ведомости ставятся подписи сотрудников, которые получили денежные средства, кассиров, бухгалтеров и руководства организации. Инициалы последних обязательно пишутся с расшифровкой.

Далее заполняется табличная часть, в которой прописываются количество рабочих в штате предприятия; список сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры; сведения из личных карточек работников; сведения из формы № Т-13 (учёт рабочего времени). Также сюда вписываются (в случае надобности) оплата командировки, пособие по временной нетрудоспособности и оплата очередного отпуска.

Далее в графе «Удержано и зачтено» прописываются удержанные из зарплаты работника суммы. В случае необходимости заполняются строки «Налог на доход», «Аванс» и другие удержания, например, погашения займов и другие. Итоговая сумма проставляется в нижней строке под каждой графой.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

Как составить расчет заработной платы в компании | Малый бизнес

Девра Гартенштейн

Подготовка платежной ведомости включает в себя ряд основных расчетов для определения базовой заработной платы каждого сотрудника, а также вычетов государственных и федеральных налогов и взносов сотрудников в пенсионные фонды и планы медицинского страхования. Затем эта информация передается в чеки по зарплате отдельных сотрудников, а также в записи компании, что облегчает процесс отслеживания информации для внутренней и внешней налоговой и финансовой отчетности. Разработка всеобъемлющей и удобной системы начисления заработной платы значительно упростит вашу жизнь, когда придет время заполнять наши квартальные и годовые налоговые формы. Он также предоставит вам четкую и полезную информацию для понимания финансовой деятельности вашей компании.

1. Рассчитайте базовую заработную плату каждого сотрудника, умножив количество часов, отработанных для наемных работников, или обратившись к уровням заработной платы для наемных работников. Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, ваша программа сделает эти расчеты за вас. Платите наемным работникам, которые работают более 40 часов в неделю, в полтора раза больше их базовой ставки за любые сверхурочные часы.

2. Рассчитайте государственные и федеральные отчисления каждого сотрудника. Используйте таблицы федеральных налогов или процентный метод для определения удержания федерального подоходного налога и рассчитайте удержания социального обеспечения и Medicare, умножив базовую заработную плату на 0,0565 по состоянию на 2012 год. Рассчитайте подоходный налог штата в соответствии с конкретными ставками подоходного налога вашего штата. Вычтите удерживаемые суммы из валовой заработной платы каждого работника. Также вычтите суммы других отчислений из заработной платы, таких как взносы сотрудников в планы медицинского страхования или пенсионные фонды. Подготовьте платежные чеки, в которых четко указана информация, которую вы использовали для расчета чистой заработной платы каждого сотрудника, включая обычные и сверхурочные часы, а также налоговые и страховые удержания.

3. Отслеживайте информацию о заработной плате и вовремя платите налоги с заработной платы. Отделите суммы, которые вы удержали из зарплаты сотрудников, из общих фондов бизнеса, либо поместив их на отдельный банковский счет до тех пор, пока не придет время их перевести, либо сохраняя текущую сумму того, сколько вы должны, чтобы вы не рассматривали эти деньги как деньги. регулярный оборотный капитал. Делайте депозиты федерального налога в соответствии с графиком депозитов, который дает вам IRS, исходя из объема вашей заработной платы. Ежеквартально заполнять налоговые декларации штата.

4. Используйте информацию о заработной плате в бухгалтерском учете для оценки рентабельности и финансового состояния вашей компании. Разделите информацию о заработной плате по разным задачам и отделам. Например, если у вас есть розничный продуктовый магазин, отследите сумму, которую вы тратите на заработную плату в мясном отделе, по сравнению с суммой, которую вы тратите в продуктовом отделе. Сравните эти суммы с доходом от каждого отдела, чтобы оценить прибыльность каждого раздела.

References

• IRS: Циркуляр E: Справочник по налогам для работодателя
• Электронная система уплаты федеральных налогов онлайн
• Inc.: Большинство владельцев бизнеса по-прежнему составляют платежную ведомость вручную веганские кулинарные книги. В течение 30 лет она владела и руководила малым пищевым бизнесом.

  Как обрабатывать платежную ведомость: руководство из 7 шагов

  Обработка платежной ведомости может вызвать затруднения, если вы только начинаете.

  Вот как обработать платежную ведомость за 7 шагов!

  Независимо от размера и отрасли, все предприятия имеют одну общую черту: все они должны обрабатывать платежные ведомости для своих сотрудников. Однако обработка платежных ведомостей может выглядеть по-разному в разных организациях. Поэтому очень важно понять, как обрабатывать начисление заработной платы, и определить лучший способ создать упрощенный рабочий процесс для вашей компании.

  В этой статье представлено руководство из семи шагов по обработке платежной ведомости. Мы также объясним, как поставщик услуг по расчету заработной платы и управлению персоналом поможет вам автоматизировать этот трудоемкий процесс. Ваш путь к упрощенному расчету заработной платы начинается здесь.

  Что такое процесс расчета заработной платы?

  Процесс начисления заработной платы управляет всеми этапами оплаты вашей рабочей силы, от сбора информации о сотрудниках до отправки вашим сотрудникам их зарплатных чеков. В зависимости от вашей компании, этот процесс либо обрабатывается вручную, либо автоматизируется с помощью системы начисления заработной платы.

  Обработка расчета заработной платы включает расчет заработной платы сотрудников, удержание налогов, отслеживание количества отработанных часов сотрудников и многое другое. Поэтому крайне важно использовать профессиональную помощь для обеспечения соблюдения требований. Эта профессиональная помощь может быть в форме отдела соблюдения налогового законодательства через поставщика платежных ведомостей или сертифицированного профессионального бухгалтера.

  В любом случае крайне важно, чтобы вы понимали этапы процесса начисления заработной платы, чтобы вы могли платить сотрудникам точно и вовремя. Адекватная обработка платежной ведомости также помогает вашим бизнес-операциям оставаться на правильном пути.

  7 шагов к обработке платежной ведомости

  При создании нового процесса расчета заработной платы речь идет не только об оплате труда ваших сотрудников. Обработка платежной ведомости является частью бизнес-операций, поэтому важно понимать, как законы штата и федеральные законы влияют на вашу компанию. Владельцы среднего и малого бизнеса должны знать о таких законах, как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и других.

  Мы создали это руководство из 7 этапов, чтобы помочь вам понять, как выглядит типичный процесс начисления заработной платы и какая законодательная информация вам необходима для соблюдения требований. По мере чтения вы откроете для себя важную информацию о налогах для сотрудников и подаче документов. Мы также обсудим другие факторы, которые могут помочь вам раз и навсегда настроить успешный процесс расчета заработной платы.

  Шаг 1. Сбор налоговой информации о сотрудниках

  Первым шагом в обработке платежной ведомости является сбор необходимой налоговой информации от ваших сотрудников. Чтобы подтвердить право работника на работу в США, работодатели несут ответственность за заполнение и подачу формы I-9. . Для этого процесса сотрудник должен предоставить работодателю надлежащие документы, удостоверяющие личность, прежде чем приступить к работе в новой должности.

  Помимо формы I-9, работодатели также требуют, чтобы сотрудники заполняли форму IRS W-4 и любые требуемые штатом формы удержания налогов. Эти формы необходимы, потому что они предоставляют IRS и вашему налоговому департаменту необходимую информацию об удержании налога. Если ваш сотрудник не является независимым подрядчиком, он или она должны заполнить эти формы.

  Шаг 2. Создание процесса управления записями

  Когда вы ведете бизнес, вы должны вести несколько видов документации от имени сотрудников. Любой выбор, который они сделали для пособий и выхода на пенсию, требует документации, чтобы вы могли делать адекватные вычеты из заработной платы. Кроме того, любые трудовые договоры, налоговые формы, справочники сотрудников и учебные материалы должны быть подписаны и сохранены для соблюдения требований.

  Простой способ справиться со всеми этими движущимися частями — это процесс управления записями сотрудников. Записи сотрудников служат источником правды для всего, от ставок заработной платы до отчислений. Если информация о сотруднике неверна, это может привести к неточной зарплате. Вот несколько типов процессов учета сотрудников:

  Бумажные файлы

  Это процесс хранения физических копий документов сотрудников. Некоторые документы должны быть заперты в надежном шкафу для документов или в хранилище с ограниченным доступом. Многие предприятия начинают с бумажной системы ведения документации на месте, но со временем она может стать громоздкой.

  Локальные серверы

  Некоторые организации предпочитают частные компьютерные системы для хранения и поиска данных о сотрудниках. Локальные серверы уменьшают потребность в физическом пространстве для хранения записей о занятости, экономя драгоценное административное время. Тем не менее, серверы по-прежнему снижают потребность в компьютерном оборудовании и безопасных хранилищах.

  Облачное хранилище документов

  Работодатели часто предпочитают хранить документы в облаке, а не возиться с бумажными файлами или локальными серверами. Когда вы храните записи в облаке, вы можете получить к ним доступ в любое время и в любом месте, где есть доступ в Интернет. Защищенные облачные решения снижают риски, связанные с соблюдением нормативных требований, и экономят организации доллары за счет сокращения числа административных задач и оборудования для хранения данных.

  Какое бы решение вы ни выбрали, также могут возникнуть требования к хранению и ведению документации сотрудников. Чтобы просмотреть полный список обязательных сведений о сотрудниках и сроках хранения, предусмотренных федеральным законом, нажмите здесь.

  Шаг 3: определение графиков оплаты

  Теперь, когда информация о сотрудниках является точной и актуальной, пришло время определить периодичность оплаты, которую вы хотите предложить своей рабочей силе. Мы обнаружили, что двухнедельные, полумесячные или ежемесячные периоды оплаты типичны для бизнеса. Однако, независимо от частоты, которую вы выберете, важно, чтобы вы делились своим графиком платежей с сотрудниками, чтобы они знали, когда им заплатят. Чтобы определить, какая частота оплаты лучше всего подходит для вашей организации, мы включили пример ниже:

  Выбранный вами график расчета заработной платы определяет время, которое вы тратите на обработку чеков. Например, сотрудники, работающие раз в две недели, получают зарплату чаще, чем сотрудники, работающие ежемесячно. Следовательно, обработка оплаты для сотрудника, работающего раз в две недели, занимает больше времени, поскольку требуется больше документов, касающихся учета рабочего времени. Тем не менее, есть преимущества в том, чтобы платить вашим сотрудникам чаще. Одним из преимуществ является то, что легче рассчитать сверхурочную работу для не освобожденных сотрудников, работающих раз в две недели.

  Шаг 4: Отслеживание времени и посещаемости

  Расчет заработной платы и отслеживание рабочего времени идут рука об руку. Компоненты времени, такие как отработанные часы, определяют оплату труда сотрудников. Крайне важно иметь оптимизированный процесс учета рабочего времени и посещаемости, чтобы обеспечить точный учет и учет рабочего времени сотрудников. Не забывайте отслеживать элементы, связанные со временем, такие как обеды, перерывы и начисления, чтобы сотрудникам не переплачивали или не недоплачивали.

  Для эффективного расчета заработной платы рассмотрите возможность предоставления сотрудникам различных вариантов регистрации рабочего времени. Такие опции, как табели учета рабочего времени, табели учета рабочего времени и мобильные приложения, удовлетворяют потребности всех видов рабочей силы, а также позволяют вести учет времени в разных местах, часовых поясах и проектах. Этот детальный тип отслеживания посещаемости упрощает обеспечение подотчетности сотрудников.

  Шаг 5: Расчет отчислений

  Теперь, когда у вас есть возможность отслеживать время и посещаемость, следующим шагом в процессе начисления заработной платы является расчет отчислений. Для этого вам сначала нужно понять, какие существуют виды вычетов. Вот различные категории вычетов, в которые могут входить:

  • Предналоговые вычеты: это вычеты, вычитаемые из зарплаты работника до удержания налогов. Примеры включают медицинское страхование, спонсируемое работодателем, пенсионные взносы работников и пенсионные взносы работодателя.
  • Налоговые вычеты: это вычеты по федеральным налогам на заработную плату. Работодатели должны рассчитать, сколько налогов удержать из зарплаты каждого работника, и направить эти деньги в соответствующие государственные органы. У некоторых сотрудников также удерживаются государственные налоги на заработную плату.
  • Вычеты после уплаты налогов: это вычеты из заработной платы работника после удержания налогов. Примеры включают страховые взносы сотрудников, пенсионные взносы сотрудников Roth и штрафы.

  После того, как вы узнали о различных типах отчислений, пришло время рассчитать ваши отчисления. Для этого нужно знать, как рассчитать брутто-зарплату. Простое уравнение для этого расчета:

  После того, как вы рассчитаете валовую заработную плату сотрудника, вы вычтете все суммы до налогообложения, обязательного налога и суммы вычета после уплаты налогов из валового дохода этого сотрудника. Результатом этого расчета является число, представляющее чистую заработную плату вашего сотрудника. Мы проведем вас через этот процесс расчета вычета, а также предоставим пошаговые примеры в нашем блоге Все, что вам нужно знать о валовой заработной плате и чистой заработной плате.

  Нужна помощь в расчете отчислений?

  Мы можем помочь!

  Свяжитесь с нами сегодня

  Шаг 6: Оплата труда сотрудников

  Теперь, когда вы подсчитали заработную плату вашего сотрудника на руки, пришло время начать расчет заработной платы. Независимо от того, предпочитают ли сотрудники прямой депозит, платежные карты или распечатанные чеки, крайне важно обеспечить точность и своевременность компенсации сотрудникам. В зависимости от частоты выплат, убедитесь, что вы учитываете праздники при расчете заработной платы.

  Если вы обрабатываете платежную ведомость вручную, учитывайте влияние федеральных нерабочих выходных дней на заработную плату сотрудников. Эти праздники вызывают задержки с прямыми депозитными платежами. Если вы печатаете чеки, убедитесь, что у вас всегда есть под рукой соответствующие расходные материалы. Даже если вы работаете с поставщиком заработной платы, праздники все равно могут повлиять на ваш график обработки. Важно спланировать так, чтобы вы могли платить сотрудникам независимо от ситуации.

  Шаг 7. Подача налоговых платежей и деклараций по заработной плате

  После того, как платежная ведомость обработана, у работодателей все еще есть работа. Работодатели должны отправить удержанные налоги с заработной платы в соответствующие государственные органы. Вы также должны заплатить работодателю часть налогов на заработную плату с помощью формы 941. В этой ежеквартальной федеральной налоговой декларации указываются федеральные подоходные налоги работодателя и налоги FICA, удержанные в течение календарного квартала.

  В дополнение к форме 941 в форме 940 указывается любой федеральный налог на безработицу (FUTA), удержанный работодателями в течение календарного года. В зависимости от того, где ваша организация ведет бизнес, вам, возможно, также придется подавать налоговые декларации штата и другие платежи.

  Примечание. Уточните у администратора налога на заработную плату и в местном налоговом органе требования к подаче документов для вашего бизнеса.

  Сколько времени занимает обработка расчета заработной платы?

  Как правило, предприятия тратят несколько часов в неделю на расчет заработной платы, в зависимости от того, какой метод и инструменты они используют. Согласно опросу, проведенному Национальной ассоциацией малого бизнеса, каждый пятый владелец малого бизнеса сообщает, что тратит более шести часов в месяц на внутреннюю обработку налогов на заработную плату. Между тем 24 % малых предприятий считают налоги с заработной платы самой обременительной административной задачей для своего бизнеса. Однако использование поставщика платежных ведомостей может помочь вам автоматизировать процессы расчета заработной платы и учета рабочего времени. Это сокращение ручных задач экономит ваше время, повышает эффективность и снижает риск несоблюдения нормативных требований. Предприятия, использующие решения для расчета заработной платы, могут сократить время обработки заработной платы с нескольких дней до нескольких часов.

  Дней в Часы

  Шерри Арнольд

  Вице-президент по финансам, Marsala Beverage

  С помощью APS я смог сократить обработку платежных ведомостей с одного дня до одного-двух часов.

  Как поставщики программного обеспечения могут помочь вам создать эффективный процесс расчета заработной платы

  При определении того, как управлять процессом расчета заработной платы, обычно существует три подхода:

  1. Расчет заработной платы вручную

  Расчет заработной платы осуществляется вручную с использованием бумаги или электронных таблиц.

  2. Аутсорсинг расчета заработной платы

  Вы нанимаете кого-то другого для управления процессом расчета заработной платы.

  3. Поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы

  Вы используете систему расчета заработной платы для автоматизации своего процесса. Функциональность может варьироваться в зависимости от программного обеспечения, но может включать услуги отслеживания времени, ведения документации и соблюдения налогового законодательства.

  Использование поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы может облегчить ручную нагрузку, связанную с обработкой платежной ведомости. Программное обеспечение для расчета заработной платы и управления персоналом упрощает ведение документации о сотрудниках с момента адаптации до удержания. Сотрудники могут вводить свою личную информацию с помощью портала самообслуживания сотрудников или приложения. Работодатели могут использовать автоматическое отслеживание проверок и онлайн-решения для управления документами, чтобы отслеживать необходимые налоговые формы.

  Данные, собранные на платформе платежной ведомости и посещаемости поставщика, помогут вам не отклоняться от плана по заработной плате. Он измеряется встроенными алгоритмами проверки ошибок, поэтому вы можете просмотреть доходы и отчисления перед обработкой платежной ведомости. Эта конфигурация позволяет исправлять такие ошибки, как возможная переплата сотруднику, еще до обработки платежной ведомости.

  Поставщики услуг по расчету заработной платы и управлению персоналом помогут вам управлять рисками соблюдения требований. Некоторые поставщики программного обеспечения имеют опытных сотрудников по соблюдению налогов на заработную плату, которые действуют от вашего имени в качестве агента отчетности. Эти эксперты используют определенные процессы для ежедневного управления налоговыми фондами. Их установленные системы помогают предприятиям обеспечивать точность и актуальность документов по заработной плате и платежам.

  Расчет заработной платы для каждой компании выглядит по-разному. Понимание шагов, связанных с обработкой платежной ведомости, жизненно важно для работы вашей организации. Партнерство с поставщиком программного обеспечения для автоматизации этих шагов может помочь вам создать эффективный процесс расчета заработной платы.