Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия: Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия — LawsExp.com

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия: Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия — LawsExp.com

Образец докладной записки

Докладная записка — это служебный документ, который адресуют руководителю структурного подразделения или предприятия, с изложением информации о фактах, событиях, ситуацию, отчитываются о проделанной работе. В статье рассказываем, какие бывают виды докладной записки и порядок оформления докладной записки.

• Оформление докладной записки
• Виды докладных записок
• Образец докладной записки

Порядок оформления докладной записки на работника

Руководитель предприятия не может лично фиксировать нештатные ситуации или нарушения трудовой дисциплины. Как правило, об этом сообщают свидетели, коллеги или руководитель нарушителя.

Для чего нужна докладная записка?

Если для решения нештатной ситуации нужны конкретные меры — например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности — устного сообщения мало. Работник должен письменно проинформировать о том, что произошло. Форма уведомления — докладная записка. Работники составляют ее как по собственной инициативе, так и по требованию или по указанию руководителя. Требование или указание могут быть устными или письменными.

Обязательные документы отдела кадров ➦ СКАЧАТЬ таблицу

Кто составляет докладную записку?

Для отдела кадров существует два потока докладных записок — входной и выходной. Входные докладные записки составляют работники других отделов, выходные оформляют кадровики.

Пример

Кадровик в докладной может проинформировать директора о нарушении правил линейными менеджерами — например, о несвоевременное представление табелей учета рабочего времени. Однако чаще докладные составляют линейные руководители: сообщают, что работники не прошли медосмотр, не соблюдают дисциплину; требуют принять меры — отстранить от работы, объявить выговор.

Автор адресует докладную записку руководителю предприятия или структурного подразделения.

По какой форме. Пользуйтесь унифицированной формой докладной записки. Источник — Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов (далее — Сборник форм ОРД).

Что указать в тексте докладной записки?

Текст докладной записки состоит из двух или трех частей:

1. причины, обстоятельства, факты или события, повлекшие написания записки;
2. анализ проблемы и варианты ее решения — в зависимости от ситуации, может и не быть;
3. выводы и предложения о целесообразных действиях.

Автор записки должен:

• указать должности и фамилии участников инцидента, где он произошел, в чем состоит нарушение, к каким последствиям привело;
• суммировать предложения по решению вопроса.

Как оформить докладную записку

Докладные записки составляйте на бумаге формата А4. Обязательно оставляйте берега. Это важно, ведь пидшиватимете документ к делу для хранения. Размеры берегов регламентирует пункт 6.2 Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »(ДСТУ 4163-2003), утвержденного приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 № 55:

Оформляйте докладные записки на компьютере. Если это невозможно, можете составить и рукописный вариант (п. 7.1 ДСТУ 4163-2003).

Сдержите требования к оформлению реквизитов, определенных ДСТУ 4163-2003. В верхнем правом углу разместит шапку, укажите адресата записки. При необходимости укажите название структурного подразделения, чтобы руководитель идентифицировал, откуда поступил документ. Название вида документа — докладная записка — печатайте без отступления от границы левого берега, большими буквами, полужирным шрифтом. Ниже оформите графу для даты и регистрационного номера. Датой докладной будет дата его подписания. Приведите место составления документа и заголовок, отражающий содержание. Поэтому оформите текст и при необходимости отметку о наличии приложений. Последний из обязательных реквизитов — подпись. Составляющие реквизита — название должности, личная подпись, инициалы, фамилия автора записки.

Читайте в журналі «Заступник директора школи»

• Календарно-тематичне планування в початковій школі
• Рекомендації щодо викладання навчальних предметів у початковій школі
• Як розвивати життєві цінності п’ятикласників

Докладная записка: виды

Докладные записки делятся на:

• внутренние;
• внешние.

Внутренние докладные записки адресуют лицу в пределах предприятия — например, главе ведомства, начальник отдела. Такие докладные записки составляются на чистом листе формата А4. Подписывает — составитель.

Внешние докладные записки адресуют организациям высшего уровня. Составляют — на общем бланке предприятия. Подписывает — руководитель предприятия.

По содержанию докладные записки бывают:

• информационные — сообщают об изменениях в организации работоспособность того или иного структурного подразделения предприятия;
• инициативные — содержат предложения по оптимизации и рационализации производственных процессов;
• содержанию — наиболее часто используемый вид докладных записок. Используют для отчетности о проделанной работе.

Образец докладной записки

СКАЧАТЬ образец 

⚡ ТОП-5 консультацій ⚡

• Класифікатор професій
• Відсторонення невакцинованого працівника
• Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
• Звіт про квоту 2022
• Трудовий договір

Скачайте образцы докладных записок

• Докладная записка об отзыве работника из отпуска
• Докладная записка о необходимости перенести отпуск
• Докладная записка кадровика о внесении изменений в ПВТР

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Карта сайта

1. Главная
2. vikon

Как написать записку начальнику | Work

Автор Lisa McQuerrey Обновлено 23 марта 2018 г.

Бывают случаи, когда уместно написать служебную записку или краткое сообщение своему начальнику. В зависимости от ваших внутренних корпоративных протоколов заметка может быть отформатирована и отправлена ​​по электронной почте, или вы можете создать документ в традиционном формате для использования в качестве печатного дистрибутива или вложения электронной почты. Ключи к созданию этой важной формы общения заключаются в краткости, ясности, лаконичности языка и профессиональном тоне.

Выберите форматирование

Большинство заметок форматируются в соответствии с простым шаблоном, который обозначает дату, тему, категории и категории.

Пример:

Дата: 2 апреля 2018 г.

до: Big Boss Name

Из: Ваше имя

Re: Субъект

Be to The-the-the-point. относительно вашего предмета. Вместо расплывчатых «обновлений» или «отчетов о состоянии» предоставьте конкретные описания, такие как «проблемы сверхурочной работы склада» или «изменения в процедурах бухгалтерского учета».

Ближе к делу

В отличие от писем, которые часто имеют более разговорный формат, заметки предназначены для проникновения в сообщение без большого количества вступительного многословия. Если ваша записка касается проблемы или ситуации, начните с традиционной последовательности: кто, что, когда, где и почему.

Пример:

Заведующий складом Коди Уилсон сообщил в понедельник, что персонал склада за последний месяц начислял сверхурочные часы, превышающие 10 часов в неделю на человека, из-за более медленной системы отслеживания запасов, внедренной в начало года.

Предложите возможные решения, чтобы завершить вашу записку.

Пример:

Коди указывает, что мы можем решить проблему, наняв дополнительного сотрудника, отодвинув сроки доставки на 24 часа или вернувшись к старой системе отслеживания. Пожалуйста, порекомендуйте.

Написание заметки-объявления

Записки-объявления короче, чем заметки о проблемах, поскольку от вашего начальника не требуется никаких действий.

Пример:

Дженис Саммерлайн присоединилась к бухгалтерскому отделу в качестве менеджера по дебиторской задолженности. Дженис имеет степень магистра делового администрирования Университета штата Огайо и ранее работала в компании ABC Co. в Колумбусе.

Имейте в виду, что время вашего босса ценно, поэтому ценятся быстрые и краткие чтения.

Просмотрите свой черновик

Просмотрите свою записку, чтобы определить, останутся ли у вашего начальника какие-либо вопросы после ее прочтения. Например, в приведенных выше примерах нужна ли начальнику такая информация, как стоимость сверхурочной работы склада или что это значит для корпоративного операционного бюджета? В случае с новым сотрудником, нужно ли ему описание должностных обязанностей нового сотрудника? Ответы будут варьироваться в зависимости от ситуации, но всегда разумно перепроверить себя таким образом, прежде чем передать письменный документ своему начальнику.

Распространение памятки

Если вы отправляете памятку по электронной почте, вы можете отправить ее в теле письма или в виде вложения. Если вы распространяете его на бумаге, распечатайте копию и отправьте ее по внутренней почте или доставьте лично, в зависимости от того, какой способ получения корреспонденции предпочитает ваш начальник. Пока информация в служебной записке не является строго конфиденциальной, вы также можете скопировать его помощника, чтобы гарантировать получение и быстрое внимание. Подумайте о том, чтобы сохранить копию своего меморандума в качестве справочного материала на случай, если вам понадобится оглянуться на него в будущем.

Как написать меморандум генеральному директору об утверждении рабочих документов | Работа

Кения Лукас

В любой момент у генерального директора есть множество обязанностей, которые часто конкурируют за его внимание и оказывают значительное влияние на успех компании. Помните об этом избирательном подходе, когда будете писать меморандум для утверждения генеральным директором рабочих документов. Уточните ключевые моменты, такие как характер документов, почему она должна тратить свое время и крайний срок для завершения. Убедитесь, что вы легко доступны, чтобы ответить на любые вопросы или предоставить дополнительную информацию.

Указание заголовка

Все заметки начинаются со стандартного заголовка, состоящего из четырех строк с двойным интервалом, обычно выделенных слева от страницы. Введите полное имя генерального директора вашей компании после строки «Кому:». Введите свое имя после строки «От:». Следующая строка начинается «Дата:» и обычно указывает месяц, день и год вашей заметки. «Re:» отмечает строку темы, которая резюмирует основную мысль меморандума в нескольких четких словах. Например, тема вашего меморандума может быть озаглавлена ​​«Утверждение рабочих документов для предложения Смитсона».

Написание основной части

Основная часть записки в идеале должна содержать от двух до четырех абзацев. Сформулируйте основную мысль в первом или двух предложениях. В качестве примера: «В приложении вы найдете черновик сопроводительного письма, описание предложения и бюджет годового запроса на сумму 75 000 долларов, который мы отправляем в Фонд Смитсона. Мы просим вас утвердить эти документы до закрытия рабочего дня в четверг, 1 мая». Продолжите тело информацией, которая поддерживает основную мысль вашего опенера. Например: «Наши поправки касаются ваших ранее высказанных опасений следующим образом». Включите сигнальные фразы, такие как «согласно нашему оценочному исследованию» или «на основе недавно предоставленных Фондом грантов», чтобы при необходимости указать генеральному директору на подтверждающие доказательства.

Добавление заключения

Завершите свою записку кратким, теплым завершением, которое подскажет, как продвигать ваш запрос. Вы можете написать: «Отдел разработки благодарен за ваш окончательный обзор нашего предложения. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел вас через какие-либо аспекты этих документов».