Составьте образец делового письма: Образцы с примерами деловых писем на русском и английском

Составьте образец делового письма: Образцы с примерами деловых писем на русском и английском

Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений

Общие правила деловой переписки Как написать деловое письмо Чего не стоит делать в деловом письме Запомнить

Читайте наc в Telegram

Разбираемся, что происходит в мире рассылок и digital-маркетинга. Публикуем анонсы статей, обзоры, подборки, мнения экспертов.

Смотреть канал

Станьте email-рокером 🤘

Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку

Подробнее

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Плохо	Хорошо
Отчет	Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц?	Узко, понятно, есть ограничение по времени

У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок.

Это позволит сделать текст простым и понятным.

Плохо	Хорошо
Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать.	Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
Непонятно, что вы хотите от адресата	Коротко и ясно

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Плохо	Хорошо
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня.	Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает?	Уважительный тон, понятное предложение

Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Плохо	Хорошо
Курс будет классный, вам понравится.	Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
А мне какая от этого польза?	Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу. 

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Плохо	Хорошо
Привет, Маша!	Здравствуйте, Мария Ивановна!
Доброго утречка, коллега!	Здравствуйте, Иван!

Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Плохо	Хорошо
Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу.	Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
Непонятные и лишние лирические отступления	Четко и по существу

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Плохо	Хорошо
Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности.	По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

Плохо	Хорошо
Это все, что я хотел сказать.	Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
А чего вы хотите от меня?	Четкий вопрос, который требует четкого ответа

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

Плохо	Хорошо
Целую, князь.	С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 [email protected]
Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез	Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Плохо	Хорошо
ГДЕ ОТЧЕТ?	Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Плохо	Хорошо
Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?	Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Плохо	Хорошо
Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели.	Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Плохо	Хорошо
Мария, заранее благодарю за помощь.	Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Плохо	Хорошо
Я вас услышал, коллега.	Документы получил, беру в работу.
Отчет нужно переделать, асап!	Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Плохо	Хорошо
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.	Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а».	Иван: Спасибо, Мария, все получил.

Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Плохо	Хорошо
В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы …	Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
Выражаем огромную благодарность в том, что …	Спасибо за помощь!

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

• помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
• показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
• перед началом общения поработайте с контекстом;
• пишите просто;
• будьте вежливы;
• соблюдайте договоренности.

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

Статьи почтой

Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся шутить, но получается не всегда

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Как запустить email-маркетинг с нуля?

В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️

*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Пример макета делового письма

Содержание

• 1 Буквенный шрифт и интервал
• 2 Деловой Письмо Этикет и Тон
• 3 Пример макета делового письма
• 4 Просмотрите образец делового письма
• 5 Просмотрите образец делового письма (текстовая версия)

При написании делового письма, макет Вашего письма очень важен, так что это будет легко читать и выглядит профессионально. Так же, как вы используете подходящее приветствие и закрытие, ваше правописание и грамматику, а также тон, который вы используете.

Ниже приведена информация о деловых письмах, включая выбор шрифта , интервал между абзацами, форматирование , поля, что включать в каждый абзац, как закрыть письмо и пример правильного макета для делового письма.

Буквенный шрифт и интервал

• Правильно расположите макет деловых писем, которые вы пишете, с пробелом между заголовком, приветствием, каждым абзацем, заключительным словом и вашей подписью.
• Пробел между буквой и пробел между каждым абзацем. При отправке печатных букв оставляйте два пробела до и после своей подписи.
• Выровняйте по левому краю свое письмо, чтобы ваши контактные данные, дата, письмо и ваша подпись были выровнены по левому краю.
• Используйте обычный шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri или Verdana. Убедитесь, что размер шрифта, который вы используете, достаточно велик, чтобы вашему читателю не нужно было достать их очки — стандартный размер шрифта для этих шрифтов составляет 10 или 12 пунктов.

Если вы отправляете свое деловое письмо в очень консервативную организацию, лучше всего использовать традиционный шрифт Times New Roman 12 пунктов.  Ни при каких обстоятельствах не используйте необычные шрифты, такие как Comic Sans, или рукописные шрифты, такие как Lucida, в деловой переписке.

Деловой Письмо Этикет и Тон

• Приветствие : все еще стандартно использовать имя получателя (г-н, миссис, г-жа, доктор, профессор, судья) перед фамилиями в приветствии официальной деловой переписки (пример: «Уважаемый г-н Смит»). Слово «Дорогой» всегда должно предшествовать имени получателя; не просто используйте их имя само по себе, как вы могли бы сделать при обычной переписке. Кроме того, избегайте начинать деловую переписку с открытий, таких как «Привет», «Привет» или «Доброе утро» — деловые письма всегда должны начинаться с «Уважаемый [имя и фамилия получателя]», если вы не используете приветствие «Кому это?» Может беспокоить »(в случаях, когда вы не знаете имя получателя).

• Закрытие : Ваше закрытие должно быть ошибочным на стороне консерватора. Приемлемые закрытия для использования включают в себя: «С уважением», «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо», «Спасибо за ваше внимание», «С уважением» и «Очень уважительно» (это, часто сокращенно «V / R», обычно используется в военной деловой переписке).  Не используйте случайные закрытия, такие как: «Позже», «Приветствия», «Сердечно», «Спасибо!», «TTYL» или «Тепло».
• Выбор слова и грамматика. Хотя ваш выбор слова для деловых писем не должен быть слишком высокопарным, цветочным или витиеватым, вам также следует избегать использования сленга, сокращений / аббревиатур, смайликов или текстовых речей. Ни в коем случае не следует использовать фрагменты предложений, которые обычно используются при отправке текстовых сообщений. Вместо этого используйте полные предложения, следя за соединениями запятых (где два полных предложения объединяются запятой). Тщательно проверяйте на наличие орфографических и грамматических ошибок.

• Бумага. Если вы пишете официальное деловое письмо для отправки по почте, а не по электронной почте, то используемой вами бумагой должна быть стандартная белая бумага для бумаг приличного веса — не используйте цветные или яркие канцелярские товары, которые могут быть использованы в маркетинге — «нежелательная почта». Хорошо разместить простой деловой логотип в верхней части листа.

Пример макета делового письма

Ваша контактная информация
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Свидание

Контактная информация получателя
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие
Уважаемый г-н. Фамилия:

Основная часть письма Первый абзац вашего делового письма должен содержать представление о том, почему вы пишете.

Затем в следующих параграфах предоставьте больше информации и подробностей о вашем запросе.

В последнем параграфе следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.

Повторюсь:
С уважением,

Подпись:

Рукописная подпись  (для печатного письма)

Типизированная Подпись

Просмотрите образец делового письма

Это пример делового письма.  Загрузите шаблон делового письма (совместимый с Документами Google и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Просмотрите образец делового письма (текстовая версия)

Ксавье Лау
123 Business Rd.
Бизнес Сити, Нью-Йорк 54321
555-555-5555
[email protected]

1 сентября 2018 г.

Порция Ли
Владелец
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
Новый Город, Нью-Йорк 12345

Уважаемая г-жа Ли!

Я пишу вам сегодня от имени Happyland Helpers. Мы небольшая организация, которая помогает семьям с низкими доходами, которые нуждаются во внешкольной помощи своим маленьким детям. Мы предлагаем гранты семьям и бесплатный транспорт для их детей, чтобы они могли посещать один из местных дошкольных детских учреждений.

Каждый год мы проводим мероприятие по сбору средств: карнавал Happyland в средней школе Floyd Rosedale. Я надеюсь, что вы, возможно, заинтересуетесь нашим молчаливым аукционом и лотереей.

Мы ищем такие предметы, как подарочные корзины, предметы домашнего обихода, игрушки и другие полезные предметы.  Денежные пожертвования также приветствуются, если вы предпочитаете. В этом году все средства пойдут на покупку нового фургона, который нам нужен для перевозки детей.

Если вы заинтересованы в том, чтобы сделать пожертвование, сообщите мне об этом по электронной почте [email protected] или по телефону (555-555-5555), если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,

Ксавье Лау

8+ Примеры делового письма и Руководство по формату делового письма

На этой странице показаны примеры правильного формата делового письма, представлен ряд заполняемых шаблонов и подробно объясняется, как написать деловое письмо для различных сценариев.

Оглавление

1. Пять видов деловых писем (примеры)
2. Образец шаблона делового письма
3. Как написать и отформатировать официальное деловое письмо

Пять видов деловых писем (примеры)

Мы предоставили обширные практические руководства по написанию следующих распространенных примеров деловых писем. Просто нажмите на изображения ниже, чтобы загрузить наши бесплатные шаблоны писем.

Образец шаблона делового письма

Деловые письма, как правило, представляют собой официальные документы.

Деловое письмо позволяет нескольким людям профессионально обмениваться информацией. Если вы отправите кому-то деловое письмо, оно окажет на него большее влияние, чем электронное письмо, благодаря своей формальной структуре, содержанию и тону.

Наш шаблон делового письма можно использовать для любого вида профессионального общения, в том числе для написания сопроводительного письма или письма о заинтересованности. Просто нажмите кнопку загрузки, и наш шаблон делового письма поможет вам в процессе написания.

 

Вот как оформить деловое письмо.

Нажмите, чтобы загрузить деловое письмо

[Ваше имя]
[1234 Адрес]
[Город, штат, почтовый индекс]
[Адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[Имя адресата]
[Должность адресата]
[Название компании]
[1234 Адрес улицы]
[Город, Штат, Почтовый индекс]

Уважаемый [Г-н/Госпожа/Mx. ] [Имя],

In этот параграф, сделайте дружественное и ясное введение. Представьтесь и сформулируйте основные пункты письма здесь. Держите этот раздел коротким и по существу.

В этом абзаце объясните важность основного момента, приведя убедительные и убедительные доводы. Вы можете использовать факты, данные и другие количественные показатели для подтверждения своего заявления.

В этом абзаце продолжайте предоставлять справочную информацию, подтверждающую ваши причины. Объясните адресату, почему/как эта информация актуальна для него.

Завершите письмо повторным изложением основного пункта(ов) письма и призывом к действию.

С уважением,

[ Ваша подпись ]

[Ваше имя]

Как написать и отформатировать официальное деловое письмо

При форматировании делового письма обратите внимание как на его формат, так и на содержание. Оба аспекта необходимы для создания профессионального делового письма.

5 элементов правильного форматирования делового письма

Вот как правильно форматировать деловое письмо:

1.

Выравнивание

Выровняйте деловое письмо по левому краю. Все, начиная с вашего адреса и адреса получателя и заканчивая вашим текстом и подписью, должно быть с выравниванием по левому краю , чтобы его было легче читать.

2. Интервал

Ваше письмо должно быть с одинарным интервалом , чтобы его было легко читать и помещать на страницу. Но добавьте линию между датой, адресом, приветствием и всеми абзацами, чтобы четко обозначить каждый отдельный раздел.

Совет

Включите четыре строки между окончанием письма и вашим печатным именем, чтобы оставить место для подписи, если вы печатаете свое письмо.

3. Шрифт

Используйте удобный для чтения шрифт, такой как Times New Roman, Helvetica, Arial, Courier или Geneva. Установите размер шрифта от 10 до 12 пунктов, чтобы убедиться, что он читаем.

4. Строки

Если вы используете фирменный бланк, добавьте под ним горизонтальную линию. Обратитесь к примерам деловых писем выше, чтобы увидеть, как должен выглядеть фирменный бланк.

5. Поля

Сохраняйте поля между 1 и 1½ дюйма .

Наконечник

Если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез, убедитесь, что вы правильно расставляете знаки препинания.

Как написать деловое письмо

Следующие советы охватывают все аспекты составления профессионального делового письма. Мы организовали эти советы, начиная с соображений формата делового письма, а затем пошагово расскажем вам, как написать деловое письмо.

1. Используйте фирменный бланк

Большинство профессиональных деловых писем включают фирменный бланк. Бланк содержит ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Наконечник

Бланки

особенно хороши при добавлении в шаблон сопроводительного письма, потому что они привлекают внимание менеджеров по найму к вашим контактным данным.

Вот эффективный бланк делового письма:

Вот эффективный, но простой пример заголовка делового письма.

Использование фирменного бланка помогает вашему деловому письму выглядеть профессионально и помогает получателю быстро найти вашу контактную информацию, поэтому добавление фирменного бланка увеличивает ваши шансы на получение ответа.

2. Добавьте дату

Датой должен быть день, когда вы написали письмо, написанный в стандартном для США формате «месяц, число, год» (например, 28 октября 2017 г.). Добавьте его под бланк.

3. Укажите данные адресата

Напишите адрес получателя (или «адресата») в левом верхнем углу под датой. Начните с имени адресата в первой строке. Чтобы найти имя, может потребоваться некоторое исследование (отличные инструменты — LinkedIn, веб-сайт компании и поиск Google).

• Шаг 1 : Под именем напишите должность получателя. Если вы не уверены, каково их название, попробуйте узнать. Если у них нет названия, вы можете оставить это поле пустым.
• Шаг 2 : Укажите название своей компании под должностью получателя.
• Шаг 3 : Напишите адрес своей компании, город, штат и почтовый индекс. Если он находится за пределами США, укажите страну после города.

Наконечник

Даже если вы отправляете свое письмо в виде вложения электронной почты, вы все равно должны указать адрес, чтобы сохранить профессиональный вид.

4. Используйте профессиональное приветствие

Используемое вами приветствие зависит от:

• титула вашего адресата
• насколько хорошо ты их знаешь
• контекст письма

Если вы знакомы с адресатом, используйте его имя (если только он специально не попросил вас об ином).

• , если у адресата есть звание, такое как доктор или профессор, используйте его, если вы не уверены, что он предпочитает более случайное соглашение об именах
Следует использовать
• военных или полицейских званий, таких как полковник или инспектор
• , если вы не знаете контактное лицо или обращаетесь к группе, используйте соответствующее приветствие, например «Уважаемый господин или госпожа», «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемый совет директоров».

При выборе приветствия в деловом письме лучше быть слишком вежливым, чем слишком небрежным.

5. Напишите один или два абзаца вежливости, чтобы описать причины, по которым вы написали

Основные абзацы вашего делового письма расположены под приветствием, и в них вы объясняете, почему вы обращаетесь к кому-то.

Эффективное деловое письмо состоит из нескольких абзацев, которые информируют, убеждают или выражают благодарность.

1. В первом абзаце быстро добраться до сути. Не ждите до второго абзаца, чтобы объяснить читателю, почему вы ему пишете. Например, если вы пишете сопроводительное письмо для работы, они могут даже не дойти до второго абзаца, если сразу не станет ясно, почему вы пишете.
2. Во втором абзаце используйте доказательства и свои навыки убеждения, чтобы подтвердить свою основную точку зрения. Если у вас есть другие причины, используйте дополнительный абзац, чтобы дополнительно подтвердить свою точку зрения примерами.
3. Заключительный абзац должен повторить суть письма и прямо попросить вашего читателя что-то сделать. Если вы не уверены, о чем вы хотите попросить их, спросите себя: «Что я хочу, чтобы мой читатель сделал сразу после прочтения этого письма?»

Примеры призывов к действию:

• «Пожалуйста, позвоните мне на [номер телефона] или напишите мне на [адрес электронной почты] при первой же возможности».
• «Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее, чтобы назначить встречу».
• «Я был бы признателен, если бы вы вернули мне 47 долларов за этот продукт, потому что он неисправен».

6. Профессионально завершите письмо

Вы всегда должны завершать письмо положительной подписью, например « С уважением, ». Не забудьте написать с заглавной буквы только первое слово этой заключительной строки и оставить четыре строки пробела между заключительной строкой и вашим напечатанным именем, чтобы освободить место для вашей подписи, если вы распечатываете свое письмо.

7. Используйте «Приложение», если у вас есть другие документы в конверте

«Приложение» — это печатная буквенная версия примечания «см. вложение» в электронном письме. Он сообщает читателю, что в конверте должен быть другой документ, и помогает не пропустить этот документ.

На изображении ниже показано, где в вашем деловом письме должно стоять слово «Приложение»:

«Приложение» указывает на то, что в конверт включено что-то еще.

Формат делового письма (с примерами)

В профессиональной деловой среде возникает множество ситуаций, требующих официальной переписки. Возможно, вам придется отправить письмо руководителю компании с просьбой о его присутствии на мероприятии, или вам может быть поручено связаться с контактным лицом в другой компании в надежде создать новое партнерство.

Независимо от того, кому вы пишете, или обстоятельств, стоящих за письмом, вы должны убедиться, что ваше письмо соответствует официальному формату делового письма. В этом руководстве мы расскажем вам о формате делового письма и о том, что вам нужно включить, с профессиональными примерами.

Наконец, мы дадим вам советы, как вести деловую переписку уверенно, убедительно и безупречно.

Если вы имеете в виду бизнес, пишите официальные деловые письма.

Формат официального делового письма

Хотя вы можете использовать деловое письмо для различных целей, каждое письмо должно быть отформатировано одинаково.

Письмо можно разделить на несколько ключевых разделов:

• Ваша контактная информация
• Дата
• Контактная информация получателя
• Приветствие
• Тело письма
• Заключительное приветствие
• Ваша подпись

Ниже вы увидите несколько различных примеров того, как должны быть расположены эти сегменты.

Примеры деловых писем

Содержание вашего делового письма во многом зависит от цели письма. Примеры ниже демонстрируют несколько различных способов использования этого типа корреспонденции. Имейте в виду, что если вы планируете использовать какой-либо из них для собственного использования, вам нужно убедиться, что вы написали свою собственную оригинальную копию для тела письма, сосредоточив внимание на точной цели вашего сообщения.

Пример 1: Официальное деловое письмо, отправленное по почте

Бен Томпсон
Директор по маркетингу
B & B Industries
7777 Juniper Way
Denver, CO 80114
2222222229
[email protected]

92222229
[email protected]
2222222229
[email protected]
2222222229 9 февраля 2022 г.

Лия Бейкер
Директор по маркетингу
InnovateToday
2121 Flatiron Lane
Boulder, CO 80301

Уважаемая мисс Бейкер,

Я хотел бы направить вам приглашение на наш предстоящий саммит Pikes an Marketing . Мероприятие направлено на объединение специалистов по маркетингу в Колорадо для продвижения инноваций и сотрудничества. Кроме того, на мероприятии будут представлены основные докладчики, специализирующиеся на цифровом маркетинге, маркетинге продуктов и создании среды AGILE.

Благодаря нашему постоянному партнерству с InnovateToday мы предлагаем вам два бесплатных билета на трехдневное мероприятие. Мероприятие состоится 18-21 октября 2022 года в Колорадо-Спрингс в Бродмуре. Broadmoor, а также несколько соседних отелей предложат скидки на проживание. Если вы и ваш коллега хотите принять участие, пожалуйста, сообщите мне об этом как можно скорее. Кроме того, если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь звонить мне.

Спасибо, что решили посетить наше мероприятие. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

сердечно,

(подпись)

Бен Томпсон

Пример 2: Формальное деловое письмо, отправленное по электронной почте

Субъектная линия: Лидерство для нашей кампании «Юнайтед»

Дорогой г -н Фрэнк,

Как вы знаете, мы в B&B Industries гордимся тем, что являемся корпоративным спонсором United Way. Каждый год это партнерство требует напряженной работы волонтеров по всей организации. В этом году я хотел бы пригласить вас войти в состав нашего совета директоров ежегодной кампании United Way в качестве вице-президента.

В качестве вице-президента кампании United Way 2022 вы сыграете важную роль в руководстве сбором средств в этом году и поощрении волонтерских мероприятий по всей организации. В этой роли вы будете волонтером вместе с Грегом Чемсом, президентом отделения B&B Industries United Way. Ваша роль начнется 1 марта и продлится до 1 февраля 2023 года.

Я ценю ваше внимание к этой роли и с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время.

Yours sincerely,

Ben Thompson
Director of Marketing
B&B Industries
7777 Juniper Way
Denver, CO 80114
222-222-2222
[email protected]

Tips for writing business correspondence

Деловая переписка должна быть профессиональным выражением ваших мыслей, в контексте вашей должности представителя вашей компании. Вы должны написать это письмо тщательно, обращая пристальное внимание на формат письма и содержание.

Используйте следующий контрольный список, чтобы убедиться, что ваше деловое письмо соответствует самым высоким стандартам:

• Используйте строки с одинарным интервалом: при форматировании письма настройте процессор на одинарный интервал между строками. Кроме того, после каждого предложения используйте один пробел перед началом следующего предложения.
• Выровнять письмо по левому краю. В деловых письмах всегда следует использовать выравнивание и выравнивание по левому краю.
• Шрифт должен быть простым: выбирайте легко читаемый шрифт, например Arial или Calibri, избегайте чрезмерно декоративных шрифтов.
• Подумайте о своей цели: прежде чем писать письмо, найдите время, чтобы обдумать цель письма. Спросите себя:

1. Кто моя аудитория? Проведите как можно больше исследований о получателе вашего письма. Это может помочь вам лучше понять, что заставит их действовать.
2. Какие действия я хочу, чтобы они предприняли? Убедитесь, что читателю понятно, о чем вы спрашиваете. Будь то посещение мероприятия, пожертвование денег на какое-либо дело или сотрудничество с вашей командой в проекте, всегда четко указывайте эту цель.
3. Что им это даст? Люди начинают действовать, когда видят выгоду. Укажите причины, по которым получатель письма должен ответить.

• Письмо должно быть кратким. Хотя вы действительно хотите включить в свое письмо соответствующую информацию, вы также хотите привлечь внимание читателя. Придерживайтесь двух простых абзацев содержания с быстрым завершением. Если вы обнаружите, что ваше письмо стало слишком длинным, вернитесь назад и уберите избыточность или лишнюю информацию. Вы всегда можете уточнить подробности позже.
• Используйте проверку орфографии. Независимо от того, проверяете ли вы свое письмо с помощью такой программы, как Microsoft Word, или используете онлайн-проверку орфографии и грамматики, такую ​​как Grammarly, найдите время, чтобы убедиться, что вы не включили никаких орфографических или грамматических ошибок. Ничто так быстро не портит профессионализм переписки, как вопиющие ошибки.
• Никогда не используйте сленг: Деловое письмо никогда не должно содержать сленг или неформальную лексику. Цель состоит в том, чтобы написать письмо, которое является простым и убедительным.
• Перечитайте свое письмо перед отправкой: Вы не только хотите найти ошибки в своем письме, но быстрое повторное чтение позволит вам оценить читабельность письма. Будет хорошей идеей написать письмо, отложить его и перечитать хотя бы через час. Это поможет вам увидеть то, что вы написали, свежим взглядом.
• Используйте официальные приветствия. Чтобы открыть письмо, выберите официальное приветствие, например «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия].» Чтобы закрыть письмо, выберите профессиональное заключительное приветствие, такое как С уважением, С уважением, Всего наилучшего, Спасибо или С уважением.

Когда использовать деловое письмо

Деловое письмо можно использовать во многих случаях. Ниже приведены несколько примеров идеального оформления корреспонденции в соответствии с требованиями делового письма:

• При обращении к высокопоставленному лицу
• При создании сопроводительного письма к резюме
• При подаче официального запроса
• При встрече нового сотрудника
• При составлении рекомендательного письма
• При подаче официальной жалобы
• При создании корпоративного объявления
• При подаче заявления об увольнении в компании

В большинстве случаев, если вы не уверены, следует ли форматировать письмо как деловое, лучше проявлять осторожность и придерживаться правил ведения бизнеса. Форматирование, используемое в деловом письме, приемлемо практически в любой обстановке. Не только это, но и лучшие практики для делового письма являются хорошим руководством для любой профессиональной переписки. Придерживаясь профессионального форматирования и языка, ваши сообщения будут хорошо отражаться на вас и представлять ваш бизнес в хорошем свете.