Составьте образец делового письма: Образцы с примерами деловых писем на русском и английском

Используйте следующий контрольный список, чтобы убедиться, что ваше деловое письмо соответствует самым высоким стандартам:

• Используйте строки с одинарным интервалом: при форматировании письма настройте процессор на одинарный интервал между строками. Кроме того, после каждого предложения используйте один пробел перед началом следующего предложения.
• Выровнять письмо по левому краю. В деловых письмах всегда следует использовать выравнивание и выравнивание по левому краю.
• Шрифт должен быть простым: выбирайте легко читаемый шрифт, например Arial или Calibri, избегайте чрезмерно декоративных шрифтов.
• Подумайте о своей цели: прежде чем писать письмо, найдите время, чтобы обдумать цель письма. Спросите себя:

1. Кто моя аудитория? Проведите как можно больше исследований о получателе вашего письма. Это может помочь вам лучше понять, что заставит их действовать.
2. Какие действия я хочу, чтобы они предприняли? Убедитесь, что читателю понятно, о чем вы спрашиваете. Будь то посещение мероприятия, пожертвование денег на какое-либо дело или сотрудничество с вашей командой в проекте, всегда четко указывайте эту цель.
3. Что им это даст? Люди начинают действовать, когда видят выгоду. Укажите причины, по которым получатель письма должен ответить.

• Письмо должно быть кратким. Хотя вы действительно хотите включить в свое письмо соответствующую информацию, вы также хотите привлечь внимание читателя. Придерживайтесь двух простых абзацев содержания с быстрым завершением. Если вы обнаружите, что ваше письмо стало слишком длинным, вернитесь назад и уберите избыточность или лишнюю информацию. Вы всегда можете уточнить подробности позже.
• Используйте проверку орфографии. Независимо от того, проверяете ли вы свое письмо с помощью такой программы, как Microsoft Word, или используете онлайн-проверку орфографии и грамматики, такую ​​как Grammarly, найдите время, чтобы убедиться, что вы не включили никаких орфографических или грамматических ошибок. Ничто так быстро не портит профессионализм переписки, как вопиющие ошибки.
• Никогда не используйте сленг: деловое письмо никогда не должно содержать сленг или неформальную лексику. Цель состоит в том, чтобы написать письмо, которое является простым и убедительным.
• Перечитайте свое письмо перед отправкой: Вы не только хотите найти ошибки в своем письме, но быстрое перечитывание позволит вам оценить читабельность письма. Будет хорошей идеей написать письмо, отложить его и перечитать хотя бы через час. Это поможет вам увидеть то, что вы написали, свежим взглядом.
• Используйте официальные приветствия. Чтобы открыть письмо, выберите официальное приветствие, например «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия].» Чтобы закрыть письмо, выберите профессиональное заключительное приветствие, такое как С уважением, С уважением, Всего наилучшего, Спасибо или С уважением.

Деловое письмо можно использовать во многих случаях. Ниже приведены несколько примеров идеального оформления корреспонденции в соответствии с требованиями делового письма:

• При обращении к высокопоставленному лицу
• При создании сопроводительного письма к резюме
• При подаче официального запроса
• При встрече нового сотрудника
• При составлении рекомендательного письма
• При подаче официальной жалобы
• При создании корпоративного объявления
• При подаче заявления об увольнении в компании

В большинстве случаев, если вы не уверены, следует ли форматировать письмо как деловое, лучше проявлять осторожность и придерживаться правил ведения бизнеса. Форматирование, используемое в деловом письме, приемлемо практически в любой обстановке. Не только это, но и лучшие практики для делового письма являются хорошим руководством для любой профессиональной переписки. Придерживаясь профессионального форматирования и языка, ваши сообщения будут хорошо отражаться на вас и представлять ваш бизнес в хорошем свете.

формат делового письма, образцы и советы

Светлана Чеушева, обновлено 20 октября 2022 г.

Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы обязательно будете писать писем-просьб , время от времени или регулярно. Это может быть запрос о приеме на работу, приглашение на повышение или встречу, запрос информации или рекомендации, письмо о поддержке или рекомендательная характеристика. Такие письма трудно писать и еще труднее писать таким образом, чтобы получатели охотно и с энтузиазмом отвечали на них.

Что касается запросов на получение денежных писем , всевозможных запросов на спонсорство, пожертвования или сбор средств, согласитесь, часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и письмо образцов вы совершите чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.

Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook. И тогда вы сможете отправлять персонализированные деловые электронные письма одним щелчком мыши!

Все, что для этого нужно, — это надстройка Shared Email Templates, которую вы видите справа. Как только он появится в вашем Outlook, вам не придется вводить одни и те же фразы снова и снова.

Просто дважды щелкните шаблон и через мгновение найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!

Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; бесплатная версия доступна для загрузки в Microsoft AppStore.

Ну и вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:

• Формат делового письма
• Советы по написанию убедительных писем-просьб
• Образец письма-запроса

Формат делового письма

Деловое письмо является формальным способом общения и поэтому требует особого формата. Вы можете не слишком заботиться о формате письма, если отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Хорошей практикой считается распечатка делового письма на стандартном формате 8,5 x 11 дюймов (215,9 дюйма).мм x 279,4 мм) белая бумага.

1. Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно указывается в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.

   Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.

   Если вы пишете на бланке бланка, пропустите это.

2. Дата . Введите дату несколькими строками ниже фирменного бланка или обратного адреса. Стандарт – 2-3 строки (допустимо от одной до четырех строк).
3. Базовая линия (дополнительно) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
   • Re: Счет № 000987
   • Re: Ваше письмо от 01.04.2014
4. Уведомления о прибытии (дополнительно) . Если вы хотите включить пометку о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки заглавными буквами, если это необходимо. Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
5. Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического лица или компании. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.

   Стандартно на 2 строки ниже предыдущего введенного вами элемента, допустимо от одной до шести строк.

6. Линия внимания (дополнительно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку «Внимание».
7. Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести имя в приветствии, например: Дорогая Джейн. Во всех остальных случаях общепринятой практикой является обращение к человеку по титулу и фамилии, после которых следует запятая или двоеточие, например:
   • Мистер Браун:
   • Уважаемый доктор Браун:
   • Уважаемая г-жа Смит,

   Если вы не знаете имени получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:

   • Дамы
   • Господа
   • Уважаемый господин
   • Уважаемый господин или госпожа
   • Кого это может касаться
8. Строка темы (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть письма прописными буквами, либо с выравниванием по левому краю, либо по центру. Если вы добавили строку ссылки (3), строка темы может быть избыточной. Вот несколько примеров:
   • РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
   • СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
   • ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ПРОДУКТА
   • ЗАПРОС НА РАБОТУ
9. Корпус . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между каждым абзацем. В первом абзаце напишите дружеское начало, а затем сформулируйте основную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена ​​справочная информация и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы еще раз изложите цель письма и попросите о некоторых действиях, если это применимо. Дополнительные сведения см. в советах по написанию убедительных деловых писем.
10. Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых взаимодополняющих закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
    • С уважением (очень официально)
    • С уважением или С наилучшими пожеланиями или С уважением (наиболее полезные окончания в деловых письмах)
    • С уважением, С уважением (чуть более личное и дружелюбное)

    Закрытие обычно печатается в той же точке по вертикали, что и дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово с большой буквы и оставьте три-четыре строки между заключительным блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.

11. Подпись. Как правило, подпись идет через четыре пустых строки после Complimentary Close. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
12. Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например резюме, приложены к вашему письму. Общие стили приведены ниже:
    • Вкл.
    • Прикрепить.
    • Корпуса: 2 шт.
    • Корпуса (2)
13. Инициалы машинистки (опционально) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо для вас. Если вы напечатали письмо самостоятельно, пропустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, а затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM/dmc , JAM:cm . Но этот компонент в наши дни используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.

    Ниже вы можете увидеть правильно оформленный образец письма о пожертвовании. На примерах всегда легче понять, не так ли?
    

10 советов по написанию убедительных писем-просьб

Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-просьб таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.

1. Знай своего адресата . Прежде чем вы начнете составлять письмо-просьбу, задайте себе эти вопросы. Кто мой читатель и как именно он может мне помочь? Являются ли они лицами, принимающими решения, или они просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
2. Не многословно . Будьте ясны, кратки и по существу. Правило большого пальца таково: не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните знаменитую цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому вместо этого я написал длинное». Человек в его положении мог себе это позволить, и… он ничего не просил 🙂
3. Сделайте ваше письмо легко читаемым . При написании письма-просьбы не отвлекайтесь и не сбивайте читателя с толку тем, что отклоняетесь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугают и трудно усваиваются. Вместо этого используйте простые повествовательные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.

   Вот очень плохой пример сопроводительного письма:
   » Во всех отношениях моя квалификация, кажется, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосам блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании».

   И это хорошо:
   « У меня есть хорошие навыки и опыт в [Вашей области знаний], и я был бы очень признателен, если бы вы рассмотрели меня на любую подходящую должность. »

   Помните, если ваше письмо с запросом выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!

4. Добавить призыв к действию . Поместите действие в свои письма-запросы везде, где это возможно. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный залог, а не пассивный.
5. Убеждать, но не требовать . Не относитесь к своим адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомянув точки соприкосновения, и подчеркните преимущества актерского мастерства.
6. Не будь обременительным . Дайте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы хотите, чтобы они сделали. Упростите работу человека, который должен ответить — включите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, что уместно
7. Пишите дружелюбно и обращайтесь к чувствам читателя . Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловым. Дружеские письма заводят друзей, поэтому пишите свои письма-просьбы в дружеской манере, как будто вы разговариваете со своим настоящим другом или старым знакомым. Все мы люди, и неплохо было бы апеллировать к человечности, великодушию или сочувствию вашего корреспондента.
8. Оставайтесь вежливым и профессиональным . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо-жалобу, оставайтесь вежливыми и обходительными, просто изложите проблему (проблемы), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
9. Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку — «грамматика важна для первого впечатления». Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно проверяйте все деловые письма, которые отправляете.
10. Проверка перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочитайте его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на переписывание и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу же выкинуть письмо в мусорное ведро.

И, наконец, если вы получили ответ на письмо-просьбу или желаемое действие было выполнено, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.

Образцы писем-запросов

Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов для разных случаев.

Образец рекомендательного письма

Уважаемый г-н Браун:

Надеюсь, у вас все хорошо. У меня теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в средней школе XYZ.

В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен представить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.

Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.

В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. Я с нетерпением жду ответа от вас, и я заранее благодарю вас за ваше время.

Запрос информации

Благодарим вас за отправку вашего резюме в ответ на <должность>, которую мы рекламировали. В дополнение к вашему резюме нам также нужны три рекомендации и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.

Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.

Спасибо за помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.

Запрос характеристики

<Заявитель> подал заявку в нашу компанию на должность в нашем <отделе>. Он / она дали ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам письменную оценку этого человека.

Пожалуйста, будьте уверены, что ваш ответ будет обработан конфиденциально. Заранее спасибо.

Запрос на пожертвование

Я посылаю это вам как члену нашего сообщества. Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.

Знаете, иногда для того, чтобы сохранить тишину и мир в обществе, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный общественный комитет собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить количество взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.

Их основной рекомендацией является усиление патрулей полиции и службы безопасности в дополнение к местной программе «Соседский дозор». К сожалению, в ассигнованиях городского бюджета на этот год необходимая сумма не предусмотрена.

Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать каждый доллар, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных расходов на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня в поддержке этого достойного дела для нашего общего блага.

Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в любой из двух наших магазинов и внести пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами. Если вы не можете прийти в магазин, пожалуйста, отправьте чек или денежный перевод на адрес «XYZ» и отправьте его по адресу, указанному выше.

Заранее спасибо.

Просьба об услуге

Я пишу вам, чтобы попросить вас об услуге, которую, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.

Менее чем через три месяца я буду сдавать <Экзамен> в надежде поступить в <Университет или Колледж>, где есть лучшая программа для аспирантов по интересующему меня курсу.

Школа уделяет особое внимание успешной сдаче экзамена учащимся, поэтому я испытываю сильное давление, чтобы получить балл выше среднего на выпускном экзамене.

Поскольку вы недавно получили диплом по <науке>, вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда думал, к кому мне обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые подсказки, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые я считаю своими самыми слабыми местами.

Я надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ.