Списание бензина: Полная информация для работы бухгалтера
Как правильно учесть и списать ГСМ?
Начнем с того, что ГСМ — это топливо и иные сопутствующие ему материалы, за счет которых обеспечивается нормальная работа транспортного средства: бензин, газ, дизель, смазочные материалы, тормозные и охлаждающие жидкости. В связи с этим почти в каждой организации бухгалтер сталкивается с постоянной статьей расходов — топливо, для учета которой обычно открывают отдельный субсчет к счету 10 «Материалы».
Первоначально в учетной политике необходимо прописать порядок учета приобретенного топлива. В этом случае существует два варианта:
· Водителям выдаются деньги под отчет, на которые они затем покупают бензин на автозаправочных станциях. Оприходование бензина по счету 10 «Материалы» производится на основании предоставленных водителями авансовых отчетов с приложением чеков АЗС;
· Бензин безналичным путем оплачивает сама компания по заключенному договору с какой-либо сетью АЗС. Тем самым в конце месяца компания сможет увидеть, сколько всего бензина было потрачено на нормальное функционирование транспортных средств, а также по какой цене он был куплен.
Еще одним важным моментом в учетной политике будет списание ГСМ.
В зависимости от того, каким видом деятельности занимается организация, израсходованный бензин списывают либо на себестоимость продукции (счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы») — для производственных организаций, либо в расходы на продажу (счет 44 «Расходы на продажу») — для торговых организаций по одному из трех существующих на данный момент методов списания материалов:
— по себестоимости каждой единицы;
— по средней себестоимости;
— по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).
Списание топлива происходит на основании таких подтверждающих документов, как путевые листы, которые в обязательном порядке заполняются водителями. Можно воспользоваться типовым бланком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.
Что же касается учетной политики для целей налогообложения, то здесь стоимость горюче-смазочных материалов в объеме фактических затрат включают либо в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ), либо относят на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Однако необходимо помнить, что такие расходы должны быть экономически обоснованными. А для контроля величины расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы расхода топлива, которые устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению.
Данные нормативы установлены Минтрансом России, но не обязательны к применению. Такой вывод сделали чиновники из Минфина России в своем письме от 3 июня 2013 г.
№ 03-03-06/1/20097 «Об учете расходов на приобретение топлива для служебного автомобильного транспорта в случае превышения норм расхода топлива». Поэтому Налоговый Кодекс РФ допускает организациям разработать собственные нормы расходования ГСМ с учетом реальных транспортных условий, а также технического состояния автомобилей.
Для этого необходимо на основании приказа директора компании произвести замеры расхода топлива для каждого транспортного средства и по обслуживающим ими маршрутам. Замеры делает утвержденная приказом руководителя специальная комиссия. Результаты замеров оформляют актом с подписями всех членов комиссии.
По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода топлива, с которыми в обязательном порядке должны быть ознакомлены водители.
На сегодняшний день увеличился список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых предусмотрены нормы расхода топлива. Кроме того, скорректированы повышающие коэффициенты к данным нормам при эксплуатации автотранспорта в городах-миллионниках: в населенных пунктах с численностью свыше 5 млн.
человек — до 35%, от 1 млн. до 5 млн. человек — до 25 %.
Обновленные методические рекомендации действуют с 14 июля 2015 г.
Анастасия Татарникова
Ассистент аудитора
ООО «Листик и Партнеры»
08.09.15
Посмотреть «Весь список»Образец на автомобиль, другое оборудование (газонокосилку, бензокосу)
Даже небольшая фирма вынуждена использовать транспорт в работе и неважно, собственный это автомобиль или арендованный. Кроме того, бензин на предприятии может использоваться не только в качестве топлива для автотранспортных средств, но и быть источником функционирования какого-либо производственного оборудования (генератор, триммер-бензокоса, бензопила, снегоуборщик и пр.).
Мы рассмотрим процесс составления документов для списания бензина именно на нужды автотранспорта, но в конце приведем примеры актов списания топлива для других целей.
Итак, для того чтобы запустить процесс списания, первоначально нужно составить акт на списание бензина.
Документальная форма в 2022 году
Мы подготовили вариант акта о списании, который вы можете скачать на этой страницы и заполнить по предложенным рекомендациям:
Если есть сомнения в составлении бумаги, дочитайте материал до конца
Продолжим…
Правовая сторона
Основанием для списания бензина является путевой лист. Акт обычно составляется один раз в конце месяца. Установленной формы документа нет, поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает образец и прикрепляет его к учетной политике.
Несмотря на то, что документ может быть составлен, исходя из потребностей конкретного предприятия, он должен содержать информацию, которую требует 402-ФЗ в ст.9 ч. 2:
- название документа, номер и дата составления;
- название компании полностью или ФИО предпринимателя;
- пояснение сути хозяйственной операции: что списывается, причина, количество, по какой цене;
- подписи членов комиссии, должности и ФИО.
Если в организации несколько видов транспорта, то нормы разрабатываются для каждого.
Кто, когда и на каком основании составляет
Акт на списание используемого бензина составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем. Члены комиссии вправе проверить показания спидометров, потребовать сделать контрольный заезд и осуществить прочие мероприятия контроля.
Компания самостоятельно определяет, как часто производить списание, обычно это делается за месяц. Основанием является приказ руководителя, составляют акт члены постоянно действующей комиссии. В нее должно входить не менее двух человек.
Бумага составляется в двух экземплярах: один отдается на руки МОЛ, другой направляется в бухгалтерию.
Правила составления документа
| Часть | Описание |
| Верхняя | В правом верхнем углу обязательно содержится поле «Утверждаю», в нем указываются должность и ФИО руководителя. |
| Описательная | Далее идет текст: «Комиссия в составе…… составила настоящий акт в том, что за _____ месяц 2022 года списан ___ литров бензин» (количество списанного топлива можно указать под таблицей).  Здесь нужно учитывать, в каких единицах учитывается бензин в бухгалтерии: в тоннах или литрах, и кто делает пересчет. Есть два варианта: в форме указываются единицы изменения, по которым оприходовано топливо либо бухгалтерия делает перерасчет самостоятельно. Чаще всего применяется второй вариант. |
| Нижняя | Внизу идут подписи, должности и ФИО членов комиссии. Акт в обязательном порядке утверждается руководителем после подписания комиссией. Печать на документе не требуется. |
Поэтапное заполнение документа
Если разрабатывать документ самостоятельно, то не нужно делать его объемным. Достаточно придерживаться обязательных реквизитов, установленных 402-ФЗ.
- Заполнить наименование документа: «Акт на списание», дату и место.
- Указать председателя и всех членов комиссии с наименованием должностей, и ФИО.
- Указать марку бензина, на какое автотранспортное средство вписывается, указать количество, цену и сумму.
В конце документа перечисляются должности и ФИО членов комиссии и проставляются подписи. Когда акт готов, его передают на подпись руководителю.
Если происходит обкатка автомобиля, когда установлен новый двигатель или после ремонта, то на этот случай составляется отдельный акт, а расчет делается, исходя из фактических замеров.
Еще одна сложная ситуация, когда на автотранспортном средстве не установлен спидометр. В этом случае комиссионно замеряются остатки при убытии и прибытии машины, просчитывается километраж и на основании этих данных рассчитывается расход.
Образец списания на газонокислку
Форму списания топлива можно разработать самостоятельно, он должен в обязательном порядке составляться и подписываться членами комиссии, утверждаться руководителем. Печать на документе не требуется.
ТРУДко, ИНФО
Является ли газ вычитаемым из ваших налогов?
Как заявить о расходах на бензин
Существует два способа списания расходов, связанных с автомобилем, в налоговой декларации: метод фактических расходов и метод стандартного пробега.
Вам придется выбрать первое, если вы хотите вычесть то, что вы на самом деле тратите на газ.
Вот сравнение этих двух методов.
Списание расходов на бензин по методу фактических расходов
Используя этот метод, вы будете отслеживать, что вы фактически тратите на свой автомобиль, включая стоимость бензина. Затем вы умножаете эту сумму на свой процент использования в бизнесе, то есть на процент времени, в течение которого вы используете свой автомобиль для бизнеса, а не для личного использования.
Это означает, что если у вас есть автомобиль, который вы используете только для работы, вы можете вычесть всю стоимость его эксплуатации. В противном случае, однако, вам придется списать часть своих расходов, соответствующую тому, сколько вы ездите на личном автомобиле в служебных целях.
Например, предположим, что вы проехали 10 000 миль за год, 5 000 из которых — деловые мили. Тогда процент использования вашего автомобиля в бизнесе составит 50%.
Что можно списать методом фактических расходов
Метод фактических расходов позволяет списать процент использования в коммерческих целях за все, что вы тратите на свой автомобиль, включая бензин или дизельное топливо. Вот некоторые другие расходы, которые он покрывает:
- 🛡️ Страховка
- 🛢️ Замена масла
- 🔧 Ремонт и техническое обслуживание
- 🚘 Новые шины
- 🏷️ Автомобиль де Precision
Этот метод требует отслеживания всех расходов на транспортное средство, что в прошлом делало его менее привлекательным для самозанятых налогоплательщиков. Однако в наши дни такие приложения, как Keeper, могут отслеживать все расходы за вас, автоматически сканируя вашу кредитную карту и банковские транзакции на предмет расходов на автомобиль.
{upsell_block}
Keeper упрощает отслеживание фактических затрат. И это очень хорошая новость, так как большинство фрилансеров склонны больше экономить, используя этот метод.
Включение расходов на бензин в стандартную норму пробега
Другим методом, который вы можете использовать для списания служебного использования вашего автомобиля, является метод стандартного пробега. Это дает вам налоговый вычет в зависимости от количества миль, которые вы проезжаете по работе. (Имейте в виду, что мили до работы не учитываются! Вы можете больше узнать о разнице между ними в нашем посте о деловых и поездках на работу.)
Чтобы рассчитать вычет, используя стандартную норму пробега, вам сначала нужно будет отслеживать свои мили с помощью журнала пробега или приложения. Затем просто умножьте свой деловой пробег на стандартную норму пробега, установленную IRS, которая ежегодно обновляется. (На 2022 год вы получаете две ставки. В первой половине года это 0,585 доллара США, но благодаря росту цен на бензин IRS подняла ставку до 0,625 доллара США за мили, которые вы проедете с июля по декабрь.
)
Что вы можете написать отключение стандартным методом пробега
С помощью этого метода вы вообще не сможете требовать бензин или другие расходы, такие как страховка и шины, как отдельные расходы. Они уже включены в стандартную ставку IRS.
Однако некоторые расходы, связанные с автомобилем до , добавляются к стандартной норме пробега, включая плату за парковку, регистрационные сборы и дорожные сборы. Таким образом, вам все равно придется отслеживать эти расходы, используя Keeper или ручную бухгалтерскую книгу.
{email_capture}
Выбор между запросом газа и запросом миль
Как сравнить два метода списания авторасходов типа бензина?
Давайте рассмотрим простой пример, чтобы протестировать их. Воспользуемся сценарием выше: 5 000 рабочих миль и 10 000 миль общего пробега
Пример списания с фактическими расходами
Сначала попробуем метод фактических расходов.
Допустим, вы потратили на свой автомобиль следующее:
- 2000 долларов на топливо
- 3000 долларов на страховку
- 100 долларов на замену масла
- 400 долларов на ремонт и техническое обслуживание
- 200 долларов на новые шины
Общие расходы на автомобиль за год составляют 5700 долларов. Умножьте это на процент использования вашего бизнеса в размере 50%, и вы получите списание в размере 2850 долларов США, используя стандартный метод пробега.
{write_off_block}
Пример списания со стандартным пробегом
Теперь попробуем метод стандартного пробега. С 5000 рабочих миль, умноженными на 0,56 доллара за милю, вы получите списание в размере 2800 долларов — немного меньше, чем при фактических расходах.
Какой метод выбрать
Как правило, самозанятые люди, которые водят машину на умеренных объемах, как правило, больше экономят на фактических расходах. Но те, кто часто использует свои автомобили для работы, в том числе водители такси и службы доставки, как правило, лучше справляются со стандартным методом измерения пробега.
Конечно, сколько денег вы сэкономите при использовании каждого метода, зависит от того, насколько экономично расходует топливо ваш автомобиль, а также от того, какую работу вы выполняете.
Чтобы увидеть подробное сравнение двух методов, ознакомьтесь с нашей подробной разбивкой фактических расходов по сравнению со стандартным вычетом миль!
Переключение между фактическими расходами и стандартным пробегом
Имейте в виду, что существуют некоторые ограничения при переключении между двумя способами.
Чтобы использовать стандартную норму пробега для автомобиля, которым вы владеете, вы должны использовать его в первый год использования автомобиля для работы. Затем, в более поздние годы, вы можете использовать стандартную ставку пробега или перейти к фактическим расходам.
Для автомобиля, который вы арендуете, вы должны использовать стандартный метод начисления миль на весь период аренды (включая продление), если вы выбираете стандартную норму начисления миль.
Куда заявлять расходы на автомобиль, такие как бензин
Как вы теперь знаете, фрилансеры, независимые подрядчики и владельцы малого бизнеса, которые иногда ездят на работу, могут требовать бензин в счет своих налогов, если они решат списать фактические расходы на автомобиль.
Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем (или управляете ООО с одним участником), то требовать возмещения расходов на автомобиль, таких как бензин, очень просто. Вы просто введете их в Строку 9 вашего Приложения C, следуя инструкциям IRS.
Компенсация сотрудникам расходов на бензин и другие расходы на автомобиль
А что, если вы ведете бизнес с сотрудниками, которые также ездят на работу?
Допустим, у вас есть сотрудники, которые ездят на служебных автомобилях или используют для работы свои личные автомобили. Тогда вам нужно будет возместить им то, что они тратят на свои расходы на автомобиль.
До 2018 налогового года работникам разрешалось вычитать невозмещаемые расходы, превышающие 2% их скорректированного валового дохода, если они детализировали свои вычеты.
Однако после 2018 года сотрудники больше не могут списывать невозмещенный газ — вам придется за него заплатить.
Миссия Keeper — помочь людям преодолеть сложность налогов. Мы предоставили эту информацию в образовательных целях, и она не является консультацией по вопросам налогообложения, права или бухгалтерского учета. Если вы хотите, чтобы налоговый эксперт разъяснил вам это, не стесняйтесь зарегистрироваться в Keeper. Вы также можете отправить электронное письмо по адресу [email protected] со своими вопросами.
Можно ли вычесть бензин и пробег из налогов?
Если вы используете личный автомобиль в служебных целях, вы можете получить вычеты за свой автомобиль. Это потенциально включает стоимость бензина и другие расходы, связанные с транспортным средством, которые складываются в течение года. Подумайте: замена масла, регистрационные сборы и даже расходы на страховку. А можно вычесть бензин и пробег по вашим налогам? Вот что вы должны знать.
Можете ли вы заявить о налогах на бензин?
В наши дни поездки на заправку вызывают разочарование. При средней цене за галлон, достигающей 4,116 долларов, водителям по всей стране приходится сокращать еженедельные расходы. Вот почему водителям также важно найти способы сэкономить на налоговых вычетах, связанных с автомобилем. К счастью, вы можете вычесть стоимость бензина одним из двух доступных методов вычета. Используйте Метод фактических расходов для определения стоимости бензина, масла, ремонта и других детализированных расходов на автомобиль в этом году.
При этом важно отметить ограничения метода фактических расходов для вычетов газа. Если вы используете этот метод для возмещения расходов за первый год использования автомобиля в коммерческих целях, вы должны продолжать использовать тот же метод в течение всего срока службы автомобиля. Вы можете переключаться между методом фактических расходов и стандартной ставкой миль только в том случае, если вы используете стандартный метод миль в начале.
Поэтому хорошим практическим правилом является всегда использовать стандартную норму пробега за первый год использования автомобиля в коммерческих целях. Оттуда вы можете рассчитать стоимость вычета вашего транспортного средства, используя метод по вашему выбору.
Можно ли требовать бензин и пробег в счет налогов?
Короче говоря, нет. Тип метода вычета, который вы выберете, будет определять, сможете ли вы потребовать от налогов бензин или миль, а не оба. Если вы используете метод фактических расходов, который суммирует все расходы, связанные с служебным использованием вашего автомобиля, то заявление о пробеге не является вариантом. В этом случае вы следите за всеми фактическими расходами на автомобиль, которые накапливаются в течение года, включая страхование автомобиля, ремонт и техническое обслуживание.
Для сравнения, стандартная норма пробега позволяет вычитать процентную ставку за каждую пройденную деловую милю.
На 2022 год вы можете получить:
- 58,5 цента за милю для бизнеса
- 18 центов за милю для медицинских целей
- 14 центов за милю для благотворительных организаций
- Силы
Этот вариант вычета является лучшим вариантом, если ваша профессия требует много времени в пути. Например, специалисты по продажам, специалисты по ОВиК и 9Строители 0020 могут отслеживать пробег , чтобы компенсировать часть годовых расходов, связанных с автомобилем.
Загрузите MileIQ, чтобы начать отслеживать свои поездки
Автоматические точные отчеты о пробеге.
Кто может претендовать на бензин и пробег по налогам?
Вы можете претендовать на вычеты, связанные с автомобилем, при условии, что вы работаете не по найму, фрилансер или владелец малого бизнеса . Если вы получаете форму 1099-NEC от своих клиентов или клиентов, вы можете легко требовать вычета миль каждый год.
Однако это не относится к сотрудникам W2. По этой причине важно, чтобы ваш работодатель возмещал вам расходы на вождение в служебных целях. Много раз работодатели создают ответственный план возмещения расходов на пробег. Лучшая часть — Возмещение пробега не облагается налогом, если и только если соблюдается надлежащая документация.
Как MileIQ может помочь вам отслеживать пробег?
Понимание основных принципов заявления расходов, связанных с транспортным средством, является первым шагом к максимальному использованию налогового вычета в 2022 году. Если вы используете стандартную ставку пробега, очень важно вести точный учет
С помощью MileIQ специалисты могут легко автоматически отслеживать пробег между встречами с клиентами, посещениями объектов или любыми другими рабочими задачами.
Об авторе