Списание документов с истекшим сроком хранения: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Содержание

Уничтожение архива документов — ОСГ Россия

Защита данных

Конфиденциальное уничтожение архива документов защищает ваши данные от возможности использования данных с документов мошенниками, конкурентами или кем-либо ещё.

Соблюдение архивного законодательства

Полный цикл архивных работ своих документов от создания до уничтожения проводите в ОСГ и вы всегда будете с соблюдением архивного законодательства

Защита персональных данных

Многие документы содержат персональные данные ваших клиентов, партнёров, сотрудников. Конфиденциальное уничтожение таких документов в ОСГ производится в согласии с ФЗ №152 «О персональных данных».

Сохранение денег

После выделения дел к уничтожению вы абсолютно законно при желании можете уничтожить документы с истёкшим сроком хранения. Затраты на содержание архива снизятся.

Спасение экологии

Уничтожать свои документы в ОСГ — отличный способ для компаний продемонстрировать свою корпоративную социальную ответственность.

Документы уничтожаются путём шредирования и уничтоженный материал оправляется на вторичную переработку.

Уничтожение архива документов

Утилизация любых типов документов — сложный, многоступенчатый процесс. На протяжении которого требуется и знание законодательной базы, и опыт решения специфических задач. Доверить задачу организации по уничтожению документов — значит существенно оптимизировать бизнес-процессы. Уничтожение архива документов в организации силами внутреннего персонала — это непрофильное использование сотрудников компании и дополнительные издержки на обработку документов. За преждевременное уничтожение документов предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. При совершении организацией двух или более правонарушений — штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.

Уничтожение архива документов производится согласно строго регламентированной законодательством процедуре.

Порядок действий такой же, как и при обработке меньшего количества документации. Проводится экспертиза ценности документов, выделяются дела постоянного и длительного хранения. Архивная документация с истекшим сроком хранения может быть направлена на уничтожение. Для того чтобы гарантированно убедиться в том, что на уничтожение направлены только документы с истекшим сроком хранения — требуется провести полистный просмотр всех архивных дел. Статистика показывает, что при ведении архива силами внутреннего персонала компании до 25% документации лежит в папках, название корешков которых не соответствует их содержимому. В такой ситуации полистный просмотр — единственная возможность избежать риска уничтожения документов длительного или постоянного хранения.

Как происходит уничтожение архива документов

1.

Выделение дел к уничтожению

Перед тем, как заказать уничтожение архива документов, нужно провести выделение дел к уничтожению. Можно организовать отдельные работы по выделению дел к уничтожению или заказать профессиональную услугу экспертизы ценности документов. В результате экспертизы ценности вы обладаете и списком документов, которые уже можно уничтожить, и информацией о сроках хранения всех остальных документов, уничтожить которые по закону можно после окончания срока хранения. Дата, после которой разрешено уничтожить документы из архива будет указана в описи. Закажите экспертизу ценностей документов, чтобы получить значния о точных сроках хранения для каждого своего документа.

Экспертиза ценности документов

2.

Уничтожение архива документов

После выделения дел к уничтожению и подписания акта с указанием дел руководителем орагнизации, документы сотрудники ОСГ переместят в центр конфиденциального уничтожения документов. В Центре уничтожения данных документы уничтожают методом шредирования на специальном шредере, с уровнем уничтожения от третьего и выше. Документы уничтожаются методом шредирования. Шредированный материал передаётся на вторичную переработку. Документы уничтожены безвозвратно. Данные защищены. Законы соблюдены.

Центры уничтожения документов

3.

Сохранение экологии

Вторичная переработка бумаги сокращает вырубку лесов, потребление воды и электроэнергии, и, как следствие – сохраняет природу. Уничтожение документов в ОСГ – отличный метод для вас внести свой вклад в сохранение природы и позаботиться о будущих поколениях, а также рассказать своим партнёрам о вашей социальной ответственности. Получите сертификат экологического менеджмента в ОСГ после передачи документов на уничтожение, повесьте его в офисе, разместите на сайте и сообщите о своём вкладе партнёрам и коллегам из индустрии.

Лучшие социальные проекты

Уничтожение документов в Москве с истекшим сроком хранения.

В процессе функционирования каждой организации неизбежно накапливается большой объем бумаг. Со временем часть документации теряет свою актуальность и подлежит уничтожению. Просто взять и выбросить эти документы на свалку или сдать их в пункт приема макулатуры не представляется возможным. Это связано с тем, что определенные документы содержат в себе секретную информацию, конфиденциальные и персональные данные, которые ни в коем случае не должны стать доступны третьим лицам.

Единственным верным решением в данной ситуации является обращение за услугой «уничтожение документов с истекшими сроками хранения» к Архив и Экспертиза. Мы готовы предложить нашим клиентам эту услугу в рамках действующего законодательства и с соблюдением всех норм экологии и правил архивного дела.

Для обеспечения безопасности и конфиденциальности информации, содержащейся в вашей документации, мы организуем вывоз бумаг и уничтожение секретных документов на промышленном шредере.

Какие задачи решает «Архив и Экспертиза»

Благодаря наличию современной материально-технической базы мы производим уничтожение документов с истекшими сроками хранения вне зависимости от объема и масштаба в самые кратчайшие сроки.

Благодаря сотрудничеству с нами вы:

можете быть уверены, что информация, содержащаяся в ваших бумагах, защищена от посягательств конкурентов;
освобождаете дополнительные офисные метры для использования их по назначению;
избегаете штрафов со стороны контролирующих организаций;
получаете высококвалифицированные комплексные услуги по уничтожению документов в Москве (прежде чем перейти к утилизации, мы просматриваем каждый документ, устанавливаем сроки хранения, уничтожаем и документируем факт уничтожения).

Оборудование, используемое в работе

Благодаря наличию такого оборудования, как шредер, мы имеем возможность измельчать документы на мелкие кусочки (фракции) в зависимости от типа используемого шредера.

В нашем распоряжении имеется следующее оборудование:

шредер — плоскорез. С его помощью происходит уничтожение архивных документов, не несущих в себе особо конфиденциальную информацию. Он разрезает бумагу равномерными полосами длиной в лист;
шредер – крошитель, позволяющий разрезать документы на мелкие фракции;

Промышленные шредеры предназначены не только для измельчения документации на плотной бумаге, но и для утилизации электронных носителей информации.

В нашем распоряжении большой выбор различных промышленных шредеров, что позволяет выполнять уничтожение документов с истекшими сроками хранения в зависимости от пожеланий клиентов.

Мы профессионально справляемся с уничтожением большого объема бухгалтерских, финансовых и прочих бумаг, в том числе и обладающих коммерческой ценностью.

Благодаря наличию промышленных шредеров мы имеем возможность уничтожать документацию не только на бумаге, но и на других носителях, в том числе и целиком делами без изъятия канцелярский приспособлений, что делает процесс максимально безопасным.

Уничтожение архивных документов на шредере

Первое, на что мы обращаем внимание – повышенный уровень секретности информации, содержащейся в документации заказчика. То есть после измельчения документа восстановить содержащуюся в нем информацию уже будет невозможно.

Поэтому доверив нам процесс уничтожения секретных документов или любых других, вы можете быть на 100% уверены в сохранности информации и гарантированной конфиденциальности.

Как происходит уничтожение документов в Москве в «Архив и Экспертиза»

После обращения в нашу компанию мы заключаем договор с каждым клиентом. Далее наши специалисты приедут к вам, самостоятельно отберут документацию, подлежащую уничтожению в соответствии с нормативно – правовыми актами, действующими на текущий момент.

После этого силами сотрудников нашей компании происходит погрузка и доставка бумаг до места уничтожения.

Клиент имеет право присутствовать лично при уничтожении документов или прислать своего представителя, либо запросить видеоподтверждение процесса уничтожения.

По факту оказания услуги мы предоставляем заказчику соответствующий законодательству РФ акт об уничтожении документации.

Мобильное уничтожение архивных документов

Необходимо уничтожить большой объем бумаг, а также электронных и пластиковых носителей информации у вас в офисе? Универсальным решением проблемы является мобильный шредер.

Такая услуга крайне популярна в европейских странах. У нас же воспользоваться мобильным шредером сегодня можно только в некоторых компаниях. «Архив и Экспертиза» рекомендует воспользоваться услугой «шредер на колесах» и оценить все преимущества данного сервиса.

Заполнение Раздела 3, Повторная проверка и повторный прием на работу

Работодатели должны заполнить Раздел 3, когда:

Срок действия разрешения на работу вашего сотрудника или документа, подтверждающего разрешение на работу, истек («повторная проверка»).

Работодатели могут заполнить Раздел 3, когда:

Ваш сотрудник повторно принят на работу в течение 3 лет с даты первоначального заполнения формы I-9.
Ваш сотрудник изменил официальное имя.

При заполнении Раздела 3 вы также должны заполнить поля фамилии, имени и инициала отчества в области «Информация о сотруднике из Раздела 1» в верхней части Раздела 2.

Повторная проверка

По истечении срока действия разрешения на работу вашего сотрудника или, в большинстве случаев, документов о разрешении на работу (дополнительную информацию см. Чтобы узнать, истекает ли срок действия разрешения на работу вашего сотрудника, посмотрите в Разделе 1 дату истечения срока действия разрешения на работу и в Разделе 2 дату истечения срока действия документа о разрешении на работу.

Дата истечения срока действия разрешения на работу, указанная вашим сотрудником в Разделе 1, может не совпадать с датой истечения срока действия документа, указанной в Списке A или Списке C в Разделе 2. Для определения необходимости повторной проверки следует использовать более раннюю дату.

Мы предлагаем вам напомнить сотрудникам, по крайней мере, за 90 дней до даты, когда требуется повторная проверка, что они должны будут представить документ из списка A или списка C (или приемлемую квитанцию), подтверждающий продолжение разрешения на работу в день, когда их разрешение на работу или документация, в зависимости от того, что наступит раньше, истекает. Если у вашего сотрудника есть форма I-765, заявление о разрешении на работу, ожидающая рассмотрения в USCIS, и заявление находится на рассмотрении в течение 75 дней, ваш сотрудник может обратиться в контактный центр USCIS.

Работодатели не должны повторно подтверждать:

Граждане США и неграждане
Законные постоянные жители, которые представили форму I-551, карту постоянного резидента или квитанцию о регистрации иностранца для Раздела 2. Сюда входят условные жители.
Документы списка Б

Если повторная проверка не применяется (для ситуаций, указанных выше), то, когда срок действия разрешения на работу вашего сотрудника или документа о разрешении на работу истекает, ваш сотрудник должен представить неистекшие документы из списка A или списка C, подтверждающие разрешение на работу. Квитанции об утерянных, украденных или поврежденных документах принимаются для повторной проверки.

Для заполнения Раздела 3 вы должны:

Изучить неистекшие документы, чтобы определить, являются ли они подлинными и относятся ли они к вашему сотруднику. Если вы считаете, что документ не кажется подлинным и не имеет отношения к вашему сотруднику, позвольте вашему сотруднику представить другую документацию из Списка допустимых документов.

Запишите название документа, номер документа и дату истечения срока действия, если таковые имеются.
Подпись и дата Раздел 3.

Если вы ранее заполняли Раздел 3 или если версия формы, которую вы использовали для предыдущей проверки, больше не действительна, вы должны заполнить Раздел 3 новой формы I-9.используя самую последнюю версию, и приложите ее к ранее заполненной форме I-9.

Повторный прием на работу

Если вы повторно нанимаете своего сотрудника в течение 3 лет с даты заполнения предыдущей формы I-9, вы можете либо заполнить новую форму I-9 для своего сотрудника, либо заполнить раздел 3 ранее заполненной формы I- 9.

Чтобы заполнить раздел 3 о повторном приеме на работу, вы должны:

Подтвердить, что оригинал формы I-9 относится к вашему сотруднику.
Просмотрите исходную форму I-9чтобы определить, имеет ли ваш сотрудник все еще право на работу, в том числе срок действия документации о разрешении на работу, представленной в разделе 2 (список A или список C), истек (или она была продлена автоматически). Используйте рекомендации, чтобы определить, применима ли повторная проверка.
Если ваш сотрудник все еще имеет право на работу и его или ее разрешение на работу все еще действительно, укажите дату повторного приема на работу в поле, предусмотренном в Разделе 3.

Если ваш сотрудник больше не имеет права работать или срок действия документа о разрешении на работу истек и требуется повторная проверка, попросите сотрудника представить неистекший документ из списка A или списка C. Не проверяйте повторно документ списка B (удостоверяющий личность) сотрудника. Введите информацию о документе и дату повторного приема на работу в поля, предусмотренные в разделе 3. Если текущая версия формы I-9отличается от ранее заполненной формы I-9, вы должны заполнить Раздел 3 в текущей версии.
Подпись и дата Раздел 3.

Ввод дат в Раздел 3

Раздел 3 содержит три поля для ввода дат:

Если вы повторно нанимаете бывшего сотрудника: введите дату повторного приема на работу, когда ваш сотрудник начинает работать для получения заработной платы или другого вознаграждения, которая может быть датой в будущем, при необходимости в Блок Б.

Если вы повторно подтверждаете своего сотрудника: введите дату истечения срока действия нового документа о разрешении на работу сотрудника в блоке C.
При заполнении Раздела 3 по любой причине: укажите дату заполнения и подпишите аттестацию.

Регистрация изменений имени и другой идентификационной информации для текущих сотрудников

Вы не обязаны обновлять форму I-9, если у вашего сотрудника законное изменение имени. Тем не менее, рекомендуется хранить правильную информацию в формах I-9 и отмечать любые изменения имени в разделе 3. Хотя правила формы I-9 не требуют от сотрудников предоставления документов, подтверждающих, что они изменили свое имя, вам следует принять меры. чтобы быть разумно уверенным в личности вашего сотрудника, если произошло официальное изменение имени. Такое изменение может поставить под сомнение вашу дальнейшую способность полагаться на документы, ранее представленные вашим сотрудником, поскольку они обоснованно относятся к этому сотруднику. Эти шаги могут включать в себя просьбу к сотруднику предоставить документы о законном изменении имени, чтобы сохранить его или ее форму I-9., чтобы ваши действия были хорошо задокументированы, если правительство попросит проверить формы I-9 этого сотрудника.

Вы можете столкнуться с ситуациями, отличными от юридического изменения имени, когда сотрудник сообщает вам, что его или ее личность отличается от времени, когда форма I-9 была ранее заполнена. Если ваш сотрудник сообщает вам, что имя, дата рождения или номер социального страхования существенно отличаются от того, что он или она ранее указал в форме I-9, и не может предоставить доказательство связи новой информации с ранее использованным удостоверением личности, вам следует :

Заполните новую форму I-9.
Укажите первоначальную дату приема на работу в поле «Первый день работы сотрудника (ММ/ДД/ГГГГ)» в Разделе 2; и
Приложите новую форму I-9 к ранее заполненной форме I-9.
Если информация в Разделе 1 существенно не изменилась, но сотрудник представил другие доказательства разрешения на работу, вам следует изучить документацию, чтобы определить, является ли она подлинной, и относится ли она к представившему ее сотруднику. Если да, заполните раздел 3 предыдущей формы I-9.. Если текущая версия формы I-9 отличается от ранее заполненной формы I-9, вы должны заполнить раздел 3 текущей версии

Департамент транспорта штата Орегон: Необходимые документы, удостоверяющие личность: Служба водителей и автотранспортных средств штата Орегон: Штат Орегон

Приемлемое удостоверение личности и дата рождения для водительских прав, разрешений или удостоверений личности с номером НЕ Настоящее удостоверение личности:

ОСНОВНОЙ :

Вы можете предъявить один оригинал или заверенную копию следующих документов для подтверждения личности и даты рождения. Документ должен содержать и ваше имя и дата рождения. Фотокопии не принимаются.

Свидетельство о рождении, выданное территориальным правительством США, округом Колумбия или правительством штата или административно-территориальной единицы США (выданное больницей свидетельство о рождении, больничная регистрационная карточка, свидетельство о рождении или свидетельство о крещении не принимаются )
Свидетельство о рождении в Канаде
Отчет консульства США о рождении за границей (FS-240)
Свидетельство о рождении, выданное правительством США (DS-1350 или FS-545)
Заявление о подтверждении рождения (DD372)
Паспорт США, , срок действия которого не более пяти лет
Паспортная карта США9, не срок действия более пяти лет
Паспорт территории США, срок действия не более пяти лет
Орегон федерально признанное удостоверение личности племени, в том числе:

Конфедеративные племена Уорм-Спрингс, резервация штата Орегон
Конфедеративные племена индейцев индейцев индийцев. Орегон
Конфедеративные племена индейцев ку, нижний умпкуа и сиуслав
Удостоверение личности индейского племени кокиль

Заграничный паспорт, содержащий английский язык или с переводом на английский язык, срок действия которого не более пяти лет
Свидетельство о гражданстве (N560 и N561)
Свидетельство о натурализации (N550, N570 и N578)
Иммиграция или натурализация в США документы, со сроком действия не более пяти лет , в том числе:

Удостоверение личности гражданина США (I-179 и I-197)
Карта иностранца-резидента или карта постоянного резидента (I-551)
Удостоверение личности временного резидента (I-688)
Форма разрешения на повторный въезд (I-327)
Форма проездного документа беженца (I-571)
Документ о разрешении на работу (I-688A, I-688B, I- 766)

Военные документы США:

Удостоверение личности военного или вооруженных сил
Военная общая карта доступа
Удостоверение личности военной службы США и карта привилегий (DD1173, DD1173-1) или удостоверение личности со сроком действия не более тринадцати лет (должна быть фотография)
Водительские права, выданные за пределами штата, округа Колумбия, территориального правительства США или Канады, разрешение на обучение или удостоверение личности, со сроком действия не более одного года , должна иметь фотографию, не должна быть проколота или иметь пометку «Недействительно как удостоверение личности»
Неиммиграционная виза, выданная Государственным департаментом США, срок действия которой не превышает пяти лет
Временная иммиграционная виза (I-551), выданная Государственный департамент США, срок действия не более пяти лет
Водительское удостоверение Государственного департамента США или удостоверение личности неводителя, срок действия которого не более пяти лет
Разрешение штата Орегон на скрытое оружие/лицензию на скрытое ношение огнестрельного оружия, срок действия которого не более пяти лет
Карта социального обеспечения — потребуется дополнительный документ, содержащий ваше имя и дату рождения
Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика Письмо о выдаче из IRS0099 со сроком действия более пяти лет
Удостоверение личности консульства Гватемалы, со сроком действия не более пяти лет
Письмо, удостоверяющее личность, предоставленное исправительным учреждением округа Орегон, одобренное DMV штата Орегон
Предоставленное письмо, удостоверяющее личность Службой досудебного разбирательства США, утвержденным DMV штата Орегон
Письмо, удостоверяющее личность, предоставленное Управлением по делам молодежи штата Орегон, утвержденное DMV штата Орегон
Письмо, удостоверяющее личность, предоставленное Управлением пробации окружного суда США, одобренное DMV штата Орегон
Удостоверение личности Департамента исправительных учреждений штата Орегон, , выданное после 30 апреля 2005 г. этот список. Как минимум один из двух необходимых документов должен содержать и ваше имя и дату рождения. Фотокопии не принимаются.
Документы об увольнении из армии США
Студенческая карточка штата Орегон, выданная в течение последних пяти лет
Американские или иностранные сертифицированные школьные документы
Идентификационная карта штата Орегон Job Corps
Налоговая форма W2 или 1099 за текущий налоговый год
6 A Карта Medicare или карта Medicaid
Судебный документ, выданный судом в США, который показывает, что заявитель является стороной судебного разбирательства, и который содержит подписи суда и печати. Приемлемые документы:
Пол, изменение имени или и то, и другое
Усыновление, опекунство, попечительство или алименты
Решение о расторжении или аннулировании брака
Судебный документ, выданный судом по делам о банкротстве, который показывает, что заявитель является стороной в деле процедура банкротства
Правительство США выдало свидетельство о браке, семейном партнерстве или свидетельство о заключении брака
Карточки для пересечения границы (DSP150, I-185, I-186 и I-586)
Используемое иностранное правительство:
Свидетельство о рождении
Лицензия на брак
водительские права
Военная идентификационная карта
Паспорт — Не документ
Письмо о пособиях или отчет о пособиях на конец года, выданный Администрацией социального обеспечения
Универсальное удостоверение личности ветерана
Письмо, выданное Oregon Health Plan, , датированное последним годом
Удостоверение личности торгового флота
Удостоверение личности племени США
Удостоверение личности, выданное правительством США, с вашей фотографией, именем и датой рождения
Паспорт США или карта паспорта США, с неистекшим сроком действия
Свидетельство о рождении США
Свидетельство о натурализации (формы N-550, N-750 или N-578, выданные DHS)
Свидетельство о гражданстве (форма N-560 или N-561, выданное DHS)
Консульский отчет о рождении за границей (FS240)
Свидетельство о рождении США (DS1350 или FS240)
Заграничный паспорт, недействительный, от Micrones , Маршалловы острова или Палау и действующую карту постоянного жителя I-94
с неистекшим сроком действия (форма I-551, выданная DHS или INS) DHS)
Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия, с проставленной действующей визой США с неистекшим сроком действия и утвержденной формой I-9. Форма 4, подтверждающая последний въезд заявителя в США
Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия, с действительной выпиской I-551 о неистекшей визе США
США. паспорт или карта паспорта США, с неистекшим сроком действия
Свидетельство о рождении США
Свидетельство о натурализации (формы N-550, N-750 или N-578, выданные DHS)
560 или N-561, выданный DHS)
Консульский отчет о рождении за границей (FS240)
Свидетельство о рождении в США (DS1350 или FS240)
Карточка постоянного жителя, неистекшая (форма I-551, выданная DHS или INS)
Разрешение на работу (форма I, неистекшая -766 или форма I-688B, выданная DHS)
Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия, с действующей визой США с неистекшим сроком действия, приложенной вместе с утвержденной формой I-94, подтверждающей последний въезд заявителя в Соединенные Штаты
Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия из Микронезии, Маршалловых островов или Палау и действительный I-94
Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия, с действительной выпиской I-551 о неистекшей визе США
Официальный брак сертификат/лицензия
Запись о домашнем партнерстве, выданная Департаментом статистики естественного движения населения штата Орегон
Правительство другого штата выпустило запись о домашнем партнерстве
Решение суда города, округа или штата США о разводе, решение о расторжении брака, решение об аннулировании брака, решение о расторжении домашнего партнерства или аннулирование домашнего партнерства
Свидетельство о смерти супруга/супруги, выданное государственным органом, в котором указано ваше настоящее полное официальное имя
Постановление об усыновлении
Постановление суда, постановление или решение, юридически изменяющее имя заявителя два печатных документа , выданные другим агентством, предприятием или учреждением .

Списание документов с истекшим сроком хранения: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)