Способы государственных закупок: Какие бывают виды госзакупок и обеспечений
Закупки — Закупки
Госзакупки — конкурсная форма размещения заказов на предоставление товарных продуктов, выполнения работ или оказания услуг для государственных нужд. При этом условия заключения сделки оговариваются заранее в конкурсной документации. Такая система призвана регулировать контрактные отношения между госзаказчиками и поставщиками.
Ядро нормативной базы, регулирующей вопросы госзакупок, составляют следующие законодательные акты:
Закон «О контрактной системе…» от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
Закон «О закупках товаров…» от 18.07.2011 № 223-ФЗ.
Основные различия между указанными нормативными актами состоят в том, что:
— В качестве заказчика закон 44 о госзакупках рассматривает только государственные организации, тогда как закон о закупках 223-ФЗ относит к заказчикам также предприятия с государственной долей в уставном капитале и некоторые бюджетные организации.
— Процедуру закупки закон о госзакупках 44-ФЗ регулирует полностью,закон же 223-ФЗ содержит отсылочные нормы к положению о закупках на каждый конкретный случай (пп.
2, 3 ст. 3 закона № 223-ФЗ).
— Способы госзакупок законом № 44-ФЗ определены исчерпывающе, закон же № 223-ФЗ оставляет этот выбор за заказчиком.
Закон о госзакупках (как 44-ФЗ, так и 223-ФЗ) регулирует условия и порядок заключения сделок по приобретению товарных продуктов, выполнению работ или оказанию услуг, где одной из сторон выступает организация с государственным участием в капитале. Однако изучение всех деталей может занять довольно много времени и далеко не всегда целесообразно, т. к. иногда достаточно краткого описания содержания, которое мы и предлагаем в нашей статье.
Закупка товара, работы, услуги (далее — закупка) — совокупность действий, осуществляемых Заказчиком в порядке, установленном законодательством РФ и направленных на обеспечение государственных нужд. Закупка начинается с определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершается исполнением обязательств сторонами контракта. В случае, если в соответствии с настоящим Федеральным законом не предусмотрено размещение извещения об осуществлении закупки или направление приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), закупка начинается с заключения контракта и завершается исполнением обязательств сторонами контракта.
Закупка товара, работы, услуги за счет субсидий, предоставленных из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, и иных средств осуществляются в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Закупка товара, работы, услуги:
- за счет грантов, передаваемых безвозмездно и безвозвратно гражданами и юридическими лицами, в том числе иностранными гражданами и иностранными юридическими лицами, а также международными организациями, субсидий (грантов), предоставляемых на конкурсной основе из соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, если условиями, определенными грантодателями, не установлено иное;
— за счет средств, полученных в качестве исполнителя по контракту в случае привлечения на основании договора в ходе исполнения данного контракта иных лиц для поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, необходимых для исполнения предусмотренных контрактом обязательств Заказчика;
- за счет средств, полученных Заказчиком при осуществлении иной, приносящей доход деятельности от физических, юридических лиц, в том числе в рамках предусмотренных его учредительным документом основных видов деятельности (за исключением средств, полученных на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию).
Осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», на основании «Положения о закупке товаров, работ, услуг Федерального государственного бюджетного учреждения науки Институт геохимии им. А.П. Виноградова Сибирского отделения Российской академии наук (ИГХ СО РАН)», утв. зам. руководителя ФАНО России 17.02.2014 г.
Государственный заказчик – Федерального государственного бюджетного учреждения науки Институт геохимии им. А.П. Виноградова Сибирского отделения Российской академии наук (ИГХ СО РАН), уполномоченные принимать бюджетные обязательства в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации от имени Российской и осуществляющие закупки.
Участник закупки — любое юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и места происхождения капитала или любое физическое лицо, в том числе зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя.
Нормативно-правовое регулирование в сфере закупок
Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок — Министерство Экономического Развития Российской Федерации, уполномоченное на осуществление функций по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере закупок.
Контроль за соблюдением законодательства в сфере закупок
Контрольный орган в сфере закупок — Федеральная Антимонопольная Служба, уполномоченная на осуществление контроля в сфере закупок.
Зарубежный опыт проведения закупок юруслуг
Вы знали, что Правительство Дании обслуживает юрфирма, договор с которой заключен без публичных торгов? А о том, что в Эстонии с 1 сентября 2017 года нельзя совершить закупку услуг по представлению интересов в суде? Вам известно, что в США немотивированное расторжение договора по инициативе заказчика возможно только в интересах Правительства? Об особенностях закупок за рубежом читайте в нашем материале.
Страны СНГ
Наименьший интерес с точки зрения проведения юрзакупок представляют страны СНГ. Например, на Украине, в Беларуси и Казахстане имеются специальные законы о закупках, но их нормы очень похожи на те, что применяются в России. Кроме того, в 2011 году президент РФ подписал Федеральный закон «О ратификации Соглашения о государственных (муниципальных) закупках», который устанавливает единые правила закупок в России, Белоруси и Казахстане. Как и у нас, информация о закупках в этих странах публикуется на специальном ресурсе в интернете. Случаи, при которых закупки могут осуществляться у единственного исполнителя, также совпадают. Кроме того, существует единый перечень услуг, закупка которых осуществляется путём проведения электронных аукционов.
США
В США закупки регулируются целым рядом актов, которые называются «Правила закупок для федеральных нужд (FAR)». В нем указаны общие принципы проведения закупок, требования к порядку и процедуре. Директор юридической службы Ernst & Young в СНГ Алексей Стаценко рассказал, что в США закупки юруслуг проводятся с помощью тендерных процедур, однако с некоторыми особенностями.
«В США по инициативе заказчика немотивированное расторжение договора возможно только в интересах Правительства. Как правило, за ним следует соглашение о взаиморасчетах, заключенное между исполнителем и заказчиком. Кроме того, в Америке у участника закупок может быть гораздо больше возможностей для обсуждения и изменения условий содержащегося в тендерной документации шаблонного договора. Это позволяет без изменения коммерческих условий закупки включить в договор специфические условия, характерные для закупки юруслуг», – объяснил Стаценко.
Специалисты, занимающиеся изучением зарубежного опыта в сфере закупок, отмечают, что в США система государственных закупок является эффективным инструментом государственного управления, особенно управления бюджетными средствами. Такую форму управленческой технологии часто называют «прокьюрементом», то есть совокупностью практических методов и приемов, позволяющих максимально обеспечить интересы заказчика при проведении закупок.
Особое внимание в рамках достижения эффективности госзакупок в США уделяется этапу их планирования, в ходе которого определяется прогноз закупок и устанавливается индивидуальный план закупок.
В США исходят из того, что без правильной организации данного (первоначального) этапа невозможно говорить об эффективности закупочной деятельности в целом.
Другой особенностью закупок в США можно назвать наличие специальных госслужащих – контрактных офицеров, которые на основании выданных сертификатов имеют право принимать участие в различных этапах госзакупок от стадии их размещения до реализации контракта.
Что примечательно, в США одним из основных способов размещения госзаказа являются прямые переговоры, далее по популярности следуют открытые и закрытые торги. Считается, что в рамках такой процедуры контрактный офицер в наибольшей степени может оценить кандидатуры потенциальных исполнителей и выбрать наиболее оптимального как с точки зрения профессионализма, так и цены контракта.
Евросоюз
Система правового регулирования госзакупок в Евросоюзе трехуровневая – это международные нормы, законодательство ЕС, а также национальное законодательство отдельных стран.
Так, все страны Евросоюза при проведении закупок опираются на Директиву ЕС 2004/18/ЕС и 2004/17/ЕС. Она применима и к государственным органам, и к частным компаниям. Согласно этой директиве, если сумма контракта превышает определенный порог, необходимо проводить публичный тендер.
Однако практически у каждой из европейских стран имеется национальное законодательство о закупках. В Чехии, например, это акт № 137/2006 о тендерных закупках и акт № 139/2006 о концессиях, в Испании – закон о публичных контрактах 3/2011, во Франции – Кодекс государственных заказов и Кодекс государственных рынков, в Литве – закон о государственных закупках и закон о закупках в секторе общественных благ. Все эти законы очень отличаются друг от друга, поэтому закупки юруслуг в Европе представляют наибольший интерес.
Если говорить о способах закупок в ЕС, то они разнообразны: открытые и закрытые конкурсы, запросы котировок, закупка у единственного источника, запросы предложений и конкурентные переговоры.
Для проведения юрзакупки посредством тендера в странах Евросоюза установлен специальный минимальный порог, и во всех странах он разный. Например, в Румынии он составляет €28 000 для всех компаний, в Италии – €40 000, в Литве – €58 000, в Австрии – €135 000. Есть и другие различия. В Италии юрзакупки проводятся в условиях особой срочности. В Чехии для такого вида закупок существует упрощенная процедура. Так, заказчик вправе не использовать публичную закупку для:
- юридических услуг по представлению интересов в судебных процессах, административных процессах перед судами, третейскими судами (арбитражами) и административными органами, в том числе перед международными судебными органами;
- юридических услуг, предоставляемых при подготовке к участию в процессах, указанных выше, либо если обстоятельства позволяют прийти к выводу, что дело будет рассматриваться в ходе указанных процессов.
В Чехии публичные контракты, с точки зрения ожидаемого объема, могут подразделяться на те, что выше определенного порога, ниже определенного порога и проекты малого масштаба.
В Италии и Испании юрзакупки чаще всего проходят на базе открытых тендерных предложений. Во Франции проводить тендер при закупке юруслуг не обязательно, однако крупные игроки с удовольствием пользуются этой возможностью. В Ирландии консультанты представляют электронные заявки об оказании услуг, которые отбираются, исходя из размера и квалификации команды, стоимости их услуг, уровня страхования профессиональной ответственности, наличия свидетельства об отсутствии задолженности.
В Дании закупки юруслуг проводят только частные компании – Правительство обслуживает юрфирма «Kammeradvokaten» на основании договора без публичных торгов. А вот в Эстонии с 1 сентября 2017 года закупку услуг по представлению интересов в суде совершить невозможно – процедура полностью отменена на законодательном уровне.
***
Закупки юридических услуг пользуются популярностью как в России, так и в других странах. «При этом иностранное регулирование закупок зачастую представляется более гибким по сравнению с российским законодательством, например, в части возможности согласования условий закупок, а также расторжения и изменения контракта», – подытожил Стаценко.
«Российское законодательство в сфере закупок в целом отвечает основным мировым тенденциям. Поэтому для повышения прозрачности и эффективности закупок в России не стоит злоупотреблять внесениями изменений в действующее законодательство, в том числе путем заимствования новых правовых конструкций из опыта зарубежных стран в частных вопросах закупок. Главное сейчас – добиться достижения эффективности закупочной деятельности путем реализации уже имеющихся норм. Для этого необходимо построение прозрачной системы мониторинга и контроля, и это касается не только закупок по 44-ФЗ, но и по 223-ФЗ. Именно в этом направлении и стоит двигаться», – считает Ирина Мостовая, партнер юридической компании «НАФКО-Консультанты».
Международный опыт регулирования и организации закупок, безусловно, может быть полезен. Причем опыт не только в проведении закупок, но и в их планировании и контроле за соблюдением положений законодательства. Этим этапам в США и странах Евросоюза уделяется особое повышенное внимание, так как они дают возможность оценить эффективность госзакупок.
Однако эксперты высказывают различные мнения относительно необходимости активного использования опыта зарубежных стран в ключевых вопросах правового регулирования сферы закупок в национальном законодательстве.
«Говоря об общем принципе прозрачности закупок, необходимо не забывать о соблюдении тонкого баланса между стимулированием здоровой конкуренции и недопущением неопределенности (неуверенности) в поставщике услуг. Здесь будет нелишним проанализировать опыт США, где одним из основных способов государственных закупок являются не открытые процедуры, а прямые переговоры заказчика с предварительно отобранными потенциальными исполнителями и закрытые торги. Однако, обращаясь к зарубежному опыту, необходимо не забывать о российских реалиях, – комментирует Ирина Мостовая. – Именно поэтому в рамках нормотворческой деятельности в сфере закупок особое внимание необходимо уделять таким вопросам, как четкое правовое регулирование различных видов тендерных процедур, недопущение злоупотреблений на всех этапах закупок, а также реальное усиление ответственности за допущенные нарушения как для организаторов торгов, так и участников.
«В России к проведению государственных и корпоративных закупок законодателем применен универсальный подход независимо от предмета закупок (допускается только изменять требования и критерии для конкретной закупки), – считает Артем Гоголев, начальник отдела планирования и проведения закупок АО «ВОСТЭК». – Как показывает зарубежный опыт закупок, в особенности в странах Евросоюза, где для заказчика одним из основных условий выступает фигура исполнителя, возможно стоит подумать о диверсификации действующего российского законодательства о закупках в зависимости от предмета потребности заказчиков, в частности, применительно к юруслугам».
Методы закупок: все, что должен знать специалист по закупкам
Существует шесть типов методов закупок, используемых группой закупок или отделом организации. Ниже приведен список 6 типов методов закупок:
1. Открытые торгиОткрытые торги также называются конкурентными торгами. Это позволяет компаниям делать ставки на товары в открытом тендере или открытом конкурсе. Открытый конкурс предполагает для компании следующее:
- Локальная реклама
- Быть беспристрастным и соответствовать техническим спецификациям
- Будьте объективны в оценках
- Открыт для всех квалифицированных участников торгов
- Предоставлено поставщику с наименьшими затратами
Метод открытых торгов поощряет эффективную конкуренцию за приобретение товаров, отличающихся соотношением цены и качества.
Тем не менее, многие эксперты по закупкам считают, что это не подходит для крупного или сложного приобретения товаров или услуг.
Это связано с тем, что требуется большое внимание к процессу вывода, а не строгому соблюдению стандартов.
Ограниченные торги противоположны открытым торгам. Ограничить проведение торгов ограничивает количество запросов на участие в торгах, которые будут отправлены поставщикам или поставщикам услуг. Его также называют выборочным торгом из-за избирательного характера процесса.
Торги с ограниченным участием — это конкурентный метод, но он ограничивается поставщиками или поставщиками услуг, приглашенными группой по закупкам. Группа по закупкам должна разработать руководящие принципы для эффективного выбора поставщиков или поставщиков услуг из списка приглашенных.
Случайный выбор не работает для ограниченных торгов. Он избирательно выбирает лучших и наиболее квалифицированных лиц для приобретения необходимых товаров или услуг.
Ограниченные торги также проводятся для группы закупок или менеджера, чтобы сэкономить время и деньги.
Это экономит время и деньги организации из-за ограниченного списка приглашенных в процессе закупок.
Запрос предложений обычно наблюдается в каждой транзакции в деловом мире. Такой метод убедителен, поскольку в документе указано, почему он лучше всего подходит для компании.
Запрос предложений используется, когда они предлагают свои товары или услуги группе по закупкам или менеджеру для рассмотрения.
Поставщики или поставщики услуг, которые составляют RFP, представляют менеджеру по закупкам предложение в двух конвертах. Два конверта позволяют менеджеру досконально рассмотреть предложение, не зная финансовой составляющей.
Затем финансовое предложение запечатывается во второй конверт. Его следует открывать только после того, как содержимое первого конверта будет одобрено или отклонено.
Это устраняет убеждение относительно стоимости и фокусируется на качестве материалов или услуг. Кроме того, будет выбрано предложение с лучшей квалификацией и ценой.
Двухэтапные торги состоят из двух процедур. Каждая из процедур также имеет двухэтапные процессы.
Первая процедура аналогична методу запроса предложений. В отдел закупок поступает предложение с двумя конвертами. Первый содержит предложение, а второй содержит финансовую составляющую.
Разница в том, что участник торгов должен представить техническое предложение с указанием своих решений. Это необходимо для выполнения требований, указанных отделом закупок. Предложение оценивается на основе релевантности решения, в котором нуждается команда по закупкам.
После достижения соглашения участникам торгов предлагается представить свое финансовое предложение для дальнейшего обсуждения. После обсуждения условий группа по закупкам может начать переговоры по контракту.
Вторая процедура аналогична первой. Однако вместо полного технического предложения будет представлено частичное предложение. Методология и технические спецификации будут включены, но не в полной мере, что оставляет место для настройки.
После того, как участник тендера будет выбран, он должен будет представить полное техническое предложение вместе с финансовым компонентом. Финансовое предложение будет открыто только в том случае, если будет оценено техническое предложение.
Суммарная оценка технического и финансового предложения будет решающим фактором при выборе претендента.
5. Запрос ценЗапрос цен обычно используется для товаров или услуг с небольшой стоимостью. Это, безусловно, самый простой среди других доступных методов закупок. Запросы котировок используются для сокращения бумажной работы и ускорения процесса закупок.
Запрос цен не имеет официального предложения ни от одной из сторон. Отдел закупок выбирает только нескольких поставщиков или поставщиков услуг, от которых они хотели бы получить предложение.
После получения предложения оно будет проанализировано отделом закупок или менеджером. Выбор котировок будет основываться исключительно на соответствии требованиям.
Единый источник — это неконкурентный метод, который используется только в определенных обстоятельствах. Единый источник возникает, когда организация хочет приобретать материалы или услуги только из одного источника.
Этот метод тщательно оценивается руководством, поскольку существует множество факторов, которые могут повлиять на выбор поставщика из одних рук. Подробнее об этом читайте в разделе «Единственный поставщик» и «Единый источник».
6 популярных методов закупок и советы по выбору поставщиков
Для любого, кто отвечает за закупки в компании, выбор наилучшего метода закупок и поиск подходящего поставщика является огромной ответственностью.
В конце концов, средняя компания тратит 343 000 долларов только на инструменты SaaS, и эта сумма, по прогнозам, будет расти из года в год.
По мере того, как проекты компании становятся все более сложными, становится все более важным, чем когда-либо, использовать метод закупок для оптимизации этого бюджета и поиска поставщиков, наиболее подходящих для предоставления необходимых товаров и услуг.
В этой статье мы рассмотрим различные методы закупок и поделимся советами, которые помогут вам выбрать надежных поставщиков.
Что такое закупки?
Закупки относятся к деятельности, связанной с получением товаров и услуг, которые необходимы компании для поддержания своей повседневной деятельности. Этот процесс включает в себя поиск товаров, согласование условий, покупку товаров, получение и проверку товаров, а также ведение записей о каждом этапе процесса закупок.
Многие путают снабжение и закупку, но между этими двумя терминами есть четкая разница. Вот некоторые из ключевых отличий:
Закупки — это все, что связано с поиском и тщательным получением товаров и услуг для деловых операций компании, а покупка — это покупка указанных товаров и услуг.
Объем закупок включает поиск поставщиков, ведение переговоров, закупку, получение и ведение учета. Наоборот, закупки являются лишь частью процесса закупок.
Закупки направлены на получение максимальной отдачи от товаров и услуг для прибыльности бизнеса, а закупки направлены на получение наилучшей цены.
Покупки являются краткосрочными и более транзакционными. Закупки носят долгосрочный характер, с целью построения взаимовыгодных отношений с поставщиками.
Закупки — это необходимый элемент цепочки поставок, который помогает компании находить надежных поставщиков, способных удовлетворить ее бизнес-требования по разумной цене. Это позволяет бизнесу не тратить время, деньги и ресурсы на неэффективного поставщика.
6 методов закупок для поиска надежных поставщиков
Отдел снабжения компании использует различные методы поиска поставщиков. Существует шесть основных типов, но названия могут различаться в зависимости от компании:
1. Открытые торги
Открытые торги — это процедура конкурентных торгов, которую компания использует, чтобы позволить поставщикам участвовать в торгах по ее контрактам. Вот как это работает: компания объявляет тендер (ITT). Затем потенциальные поставщики могут ответить, как они намерены выполнить контракт, и убедить компанию, что они лучше всего подходят для этой работы.
Этот метод обеспечивает наибольшую конкуренцию среди поставщиков и побуждает новых или новых поставщиков участвовать в торгах и получать больше работы. Обратите внимание, что не все участники тендера подходят для контракта, особенно для сложных приобретений, и требуется время, чтобы оценить все тендеры, чтобы получить требуемый стандарт.
2. Запрос предложений
Запрос предложений — это открытый запрос, который компания делает для объявления проекта и привлекает квалифицированных подрядчиков для участия в торгах. Этот метод удобен в мире закупок, когда поставщики и поставщики услуг предлагают свои товары и услуги команде по закупкам.
Многие организации предпочитают этот метод, и правительства всегда используют его. Он включает в себя подготовку технического задания, описывающего потребности, которые компания хочет удовлетворить, и сроки его выполнения. Он также дает участникам торгов советы о том, как подготовить предложения и в каком формате должна быть представлена заявка, например, образцы здесь.
Поставщик обычно представляет эти запросы в двух отдельных конвертах: один для технических предложений, а другой для финансовых предложений. Финансовое предложение запечатывается и открывается только после утверждения или отклонения технического предложения. Запрос предложений открывает конкуренцию, помогая компаниям найти наиболее подходящего поставщика по лучшей цене.
3. Двухэтапные торги
Двухэтапные торги – это стратегия закупок, при которой покупатель предлагает провести торги в два этапа:
На первом этапе тендера имеется полная информация без цен от всех участников торгов;
Тендер второго этапа включает в себя ценовые спецификации от отобранных участников торгов.
На первом этапе участники обычно представляют свои предложения с лучшими решениями для выполнения запроса предложений, после чего каждое предложение тщательно оценивается и оценивается. Поставщик с наивысшим предложением приглашается на второй этап, где он представляет финансовое предложение после обсуждений для достижения согласия по предлагаемому решению и, наконец, переговоров по контракту.
Одним из преимуществ двухэтапных торгов является то, что предпочитаемый поставщик с большей вероятностью понимает требования, что потенциально снижает риски реализации.
4. Запрос котировок
Запрос котировок, также известный как приглашение к котировкам, упрощает закупку малоценных, легкодоступных, готовых товаров и услуг. Это быстро и не требует большого количества документов, в отличие от трех вышеупомянутых методов закупок.
Это неконкурентный метод закупок, поскольку закупающая компания выбирает подрядчика, поставщика или поставщика услуг, у которого запрашиваются расценки. Для подачи предложений приглашаются не менее трех поставщиков, и лучшее предложение выбирается на основе соответствия требованиям.
5. Выборочные торги
При выборочных торгах поставщики могут подавать заявки только по приглашению. Этот метод также известен как ограничительные торги, поскольку он ограничивает запрос на участие в торгах выбранным числом поставщиков или поставщиков услуг.
Здесь конкуренция ограничивается определенным количеством поставщиков, которые проверяются на основе их послужного списка для конкретного контракта. Компании могут обеспечить более эффективное удовлетворение своих требований и повысить качество работы.
6. Единый источник
Единый источник – это неконкурентный метод закупок, при котором товары и услуги приобретаются у единственного поставщика. Руководство проводит строгий процесс утверждения перед использованием этого метода.
Закупки из одного источника используются только в исключительных случаях, таких как:
Чрезвычайные ситуации,
Когда только один поставщик имеет право выполнять требования,
Если есть продолжение предыдущей работы, которую другой поставщик не может делать в связи с патентными правами,
Закупка сопутствующих товаров возможна только из определенного источника
В тех случаях, когда существует явное преимущество использования этого метода по сравнению с другими конкурентными методами
сложно, но в основном потому, что компании не понимают, как это сделать правильно.
Чтобы избежать оценки предложений от неподходящих поставщиков, следуйте нескольким рекомендациям:1. Относитесь к поставщикам как к проверенным партнерам
Партнерский подход к отношениям с поставщиками означает выход за рамки механизмов соглашений о покупке и контрактов.
Отношения с поставщиками можно рассматривать как управление персоналом с добавленной стоимостью, которую взаимодействие людей приносит бизнесу. Например, рассылайте онлайн-приглашения на проводимые вами мероприятия и групповые мероприятия. Когда вы даете продавцам почувствовать, что они являются частью вашей команды, они с большей вероятностью помогут вам управлять сбережениями и рисками и предоставлять ценные продукты для вашей компании.
2. Проведите оценку потребностей
Оценка потребностей поможет определить потребность в закупках, изучить потенциальные решения и подготовить сообщество поставщиков к реализации. Он включает в себя определение необходимых закупок, какому отделу они нужны, а также выделенный бюджет.
Допустим, отдел платной рекламы компании хочет улучшить управление рекламой, чтобы сделать ее более персонализированной. Для них важно пройти оценку потребностей в программном обеспечении с учетом интеграции, рекламных платформ, поддержки и данных, предлагаемых различными платформами. Другие команды, такие как аналитики и маркетинговые операции, должны быть подключены к циклу, чтобы обеспечить более всестороннюю оценку.
Разработайте процесс планирования закупок, определяющий потребность в товарах и услугах различных отделов компании для обеспечения бесперебойной работы.
3. Тщательно выбирайте поставщиков
Конечно, стоимость всегда имеет значение. Компании должны выбирать поставщиков, которые имеют смысл с точки зрения рентабельности инвестиций. Например, при выборе поставщиков для вашего стека маркетинговых технологий вы всегда должны обращать внимание на то, как это влияет на стоимость привлечения клиентов.
Если вы покупаете большой физический продукт, местонахождение будет иметь важное значение — стоимость доставки может быть выше у поставщиков, находящихся на расстоянии, по сравнению с местными поставщиками. Вы также можете рассмотреть инженерный талант поставщика: лучшая команда будет постоянно и активно улучшать свой продукт.
Другие факторы включают рекомендации клиентов, репутацию в отрасли и их сопутствующие услуги. Обязательно учитывайте эти факторы при выборе поставщиков и убедитесь, что они соответствуют вашим требованиям.
4. Сделайте переговоры как можно более подробными
Уточните важные детали, связанные с закупками, такие как обязанности, финансирование, графики платежей и сроки поставки до подписания контракта, чтобы убедиться, что обе стороны привержены соблюдению соглашения.
Это держит вас и поставщика на одной волне, уменьшает недопонимание и поддерживает график проекта.
5. Оцифровка систем закупок
Системы закупок оцифровываются в современной корпоративной культуре, основанной на данных. Это полезно и делает приобретение сложных инструментов более эффективным. Например, вашей компании может понадобиться инструмент конвейера данных для оптимизации рабочих процессов данных, поскольку ее технический стек становится все более и более сложным.
Это слишком полезно, чтобы его игнорировать, и его приобретение отличается от других видов деятельности компании, чем, скажем, проверка и наем внештатных авторов, которые можно выполнять вручную.
Воспользуйтесь преимуществами технологий для эффективного управления и отслеживания процессов закупок.
6. Оптимизируйте платежные системы и процесс авторизации
Ведите учет квитанций и отслеживайте соответствующие показатели, такие как время цикла счета и средняя стоимость счета с кредиторской задолженностью.
Мы рекомендуем использовать процесс авторизации платежа для сравнения таких документов, как счет-фактура, заказ на покупку и квитанция. Это также поможет вам выявить детали, которые не совпадают в документах.
Использование платформы управления расходами для контроля расходов компании
Анализ расходов в закупках выходит за рамки интерпретации расходов. Чтобы добиться экономической эффективности, вам необходимо координировать людей, продукты и методы поиска поставщиков, а также отслеживать, как ваши поставщики выполняют свои обязательства.
Об авторе