Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам. Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса. Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.
Содержание статьи
К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.
Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным.
Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.
Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.
Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.
Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов. Отверстия для сшивки прокалываются на одинаковом расстоянии, так как от них зависит аккуратность и эстетичный вид будущей папки.
Намечают места для прокола только на одинаковом расстоянии. Стандарт по 3 см между проколами. Отступы от левого края до отверстия не менее 1,5-2 см. Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.
К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.
Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.
Тонкости прошивки описаны в разделе подготовка образца. Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе.
Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.
Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.
Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.
Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.
Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.
Действие 1
Действие 2Действие 3
Действие 4
Действие 5. Завязывание узла
Действие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца..
Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.
Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.
Действие 1
Действие 2
Действие 3
Действие 4
Действие 5
Действие 6
Действие 7
Действие 8
Действие 9
Действие 10. Завязывание узелка.
Действие 11. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.
Изначально давайте разберемся в пружинах. Они могут быть металлическими, либо пластиковыми. Металлическая подойдет максимум для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов.
Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности. Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться. Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.
Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.
В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.
Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка.
Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий. Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.
Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.
Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов. В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала.
При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.
Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.
Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.
Правило 3. Листы складываются и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.
Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).
Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.
Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.
Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.
Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.
Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.
Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.
Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа.
Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.
Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.
Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.
Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.
После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.
Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.
Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.
Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.
Подводим итоги:
Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний. Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно. В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах. Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.
В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.
В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.
С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:
Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.
На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.
Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.
В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.
Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:
Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:
Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.
Для сшивания документа необходимо обзавестись:
Процесс сшивания включает следующие этапы:
Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.
Разные документы прошиваются различными способами:
Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.
Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:
Большие форматы прошиваются следующим образом:
Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.
Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.
Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.
В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.
Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.
Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.
Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.
В ней указывается:
Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:
В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.
Статья была полезна?
0,00 (оценок: 0)
21 ноября 2022 года скоро снова начнется футбольная мания — начало матча состоится в 11:00 по немецкому времени. Независимо от того, смотрите ли вы игры по телевизору дома, в местном пабе или на открытом воздухе, крики аплодисментов будут слышны по всему миру. Привлеките внимание клиентов и партнеров к своей компании с помощью расписания матчей ЧМ-2022 от ONLINEPRINTERS.
Продолжить
Наша повседневная жизнь постоянно подвергает нас воздействию рекламы. Вот почему плакаты так успешны, и их влияние можно максимизировать с помощью грамотного планирования, в том числе с небольшими маркетинговыми бюджетами.
Продолжить
Граффити громкие и красочные. Шрифты, которые имитируют эти надписи распылением, также очень причудливы. Мы представляем наши любимые шрифты для коммерческого использования, в том числе для бесплатной загрузки.
Продолжить
Заявление – это первое впечатление о вас у будущего работодателя, поэтому оно должно быть тщательно составлено. Пригласят ли вас на собеседование или нет, зависит не только от содержания вашего заявления. Внешний вид так же важен, как и выбранный вами шрифт. Читайте дальше, чтобы узнать, на что обратить внимание и какие шрифты подходят для создания профессионального заявления о приеме на работу.
Продолжить
Контент-маркетинг стал незаменимым, но иногда его просто слишком много. Слишком много контента, который не попадает в цель, ошеломляет потребителей и лиц, принимающих решения. Если вы хотите охватить свою целевую группу, вам необходимо создать целевой контент.
Продолжить
Вы успешно вырезали изображение, но что делать дальше? Как сделать фон прозрачным в фотошопе? В нашем уроке вы научитесь сохранять предметы с прозрачным фоном и редактировать их в Photoshop.
Продолжить
Шрифты для рукописного ввода имеют своеобразный характер и подчеркивают дизайн, связанный с очень личными темами. Мы представляем десять лучших шрифтов для рукописного ввода от Google, которые вы можете скачать и использовать бесплатно.
Продолжить
Футбольная лихорадка охватила Европу. Мы предоставляем вам важную информацию, а также шаблоны матчей к Евро-2021, чтобы повысить эффективность ваших маркетинговых кампаний и повысить осведомленность о вашей компании.
Продолжить
Успешное проведение мероприятий требует времени и нервов. Чтобы избежать хаоса в день мероприятия, с самого начала следует полагаться на стратегическое планирование мероприятия. У нас есть несколько полезных советов и приемов, которые помогут вашему мероприятию пройти гладко.
Продолжить
Будь то обмен, архивирование или печать — во многих случаях PDF является наиболее подходящим форматом обмена. Но как лучше и быстрее всего создать PDF из файла?
Продолжить
123…11 Страница 1 из 11 -выходной в 11:00 по немецкому времени. Независимо от того, смотрите ли вы игры по телевизору дома, в местном пабе или на открытом воздухе, крики аплодисментов будут слышны по всему миру. Привлеките внимание клиентов и партнеров к своей компании с помощью расписания матчей ЧМ-2022 от ONLINEPRINTERS.
Продолжить
Наша повседневная жизнь постоянно подвергает нас воздействию рекламы. Вот почему плакаты так успешны, и их влияние можно максимизировать с помощью грамотного планирования, в том числе с небольшими маркетинговыми бюджетами.
Продолжить
Граффити громкие и красочные. Шрифты, которые имитируют эти надписи распылением, также очень причудливы. Мы представляем наши любимые шрифты для коммерческого использования, в том числе для бесплатной загрузки.
Продолжить
Заявление – это первое впечатление о вас у будущего работодателя, поэтому оно должно быть тщательно составлено. Пригласят ли вас на собеседование или нет, зависит не только от содержания вашего заявления. Внешний вид так же важен, как и выбранный вами шрифт. Читайте дальше, чтобы узнать, на что обратить внимание и какие шрифты подходят для создания профессионального заявления о приеме на работу.
Продолжить
Контент-маркетинг стал незаменимым, но иногда его просто слишком много. Слишком много контента, который не попадает в цель, ошеломляет потребителей и лиц, принимающих решения. Если вы хотите охватить свою целевую группу, вам необходимо создать целевой контент.
Продолжить
Вы успешно вырезали изображение, но что делать дальше? Как сделать фон прозрачным в фотошопе? В нашем уроке вы научитесь сохранять предметы с прозрачным фоном и редактировать их в Photoshop.
Продолжить
Шрифты для рукописного ввода имеют своеобразный характер и подчеркивают дизайн, связанный с очень личными темами. Мы представляем десять лучших шрифтов для рукописного ввода от Google, которые вы можете скачать и использовать бесплатно.
Продолжить
Футбольная лихорадка охватила Европу. Мы предоставляем вам важную информацию, а также шаблоны матчей к Евро-2021, чтобы повысить эффективность ваших маркетинговых кампаний и повысить осведомленность о вашей компании.
Продолжить
Успешное проведение мероприятий требует времени и нервов. Чтобы избежать хаоса в день мероприятия, с самого начала следует полагаться на стратегическое планирование мероприятия. У нас есть несколько полезных советов и приемов, которые помогут вашему мероприятию пройти гладко.
Об авторе