Сшивание документов: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Сшивание документов: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

пошагово для налоговой и архив, требования

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т. д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для  учреждения.

Нормативные документы	Краткое описание
Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном деле	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий
Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица	В третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий
Типовая инструкция делопроизводства	Нормы и правила по оформлению бумаг
Инструкция Центрального Банка России	Определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Этапы сшивания	Короткое описание
Подготовка	Подготовка состоит в складывании листочков в правильном порядке и ровной стопкой, создании обложки и нумерации
Сшивание	Выбрать метод сшивание и сделать данную процедуру. Прошивать необходимо дважды. Крепким узлом завязываются ниточки.
Заверение	После сшивания документ требует заверки его подлинности, что делает как делопроизводитель, так и руководитель

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения.  Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа  и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Виды сшивания документов

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшивания	Расстояние между дырочками	Описание процедуры	Для каких документов
На три дырки	3 сантиметра	Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.	документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки	1,5 сантиметров	Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.	регистрация предприятий
На пять дырок	1,5 сантиметров	Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.	бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Брошюровка документов на пружину в г. Астрахань → фотоцентр АртСВИТ → низкая цена

Для творческих клиентов брошюровка с цветной обложкой

Сеть фотоцентров «АртСВИТ» предлагает разнообразные услуги полиграфии, фотообработки и типографии, в том числе и брошюровку на пластиковых пружинах. Метод брошюрования предполагает скрепление

• документов,
• курсовых и дипломных работ,
• диссертаций,
• книг,
• фотоальбомов,
• и различных папок размера А4.

Наша компания раскрывает двери сразу трёх филиалов в Астрахани, чтобы вы могли попасть к нам из любого уголка города. Каждый офис располагает современным оборудованием под присмотром специалистов, готовых ответить на все ваши вопросы быстро, а также выполнить свою работу качественно и по справедливым ценам.

Сколько это стоит

*не является публичной офертой

Что такое брошюровка?

Когда необходимо аккуратно оформить готовый документ, лучше всего обратиться к брошюровке. Брошюровка — это метод скрепления листов бумаги скобами, пластиковыми пружинами и другими способами. Главными преимуществами брошюрования являются:

• простота и скорость выполнения,
• универсальность стиля,
• надежность креплений,
• аккуратный внешний вид документов,
• защита от механических и других повреждений.

Чаще всего к брошюровке документов прибегают студенты, чтобы презентабельно оформить курсовую работу или диплом. Но этот метод подходит и для скрепления официальных документов, небольших книг и даже альбомов с фотографиями. Существует несколько видов брошюровки:

1. С помощью пластиковой пружины. Этот тип соединения листов совмещает в себе несколько важных плюсов: надежное крепление, невысокую стоимость, солидный внешний вид; возможность размещения пружины для документов в альбомной и книжной ориентации для А4 формата и в альбомной для А3, а также обязательный функционал: разворот на 180 градусов и возможность снять и заменить пружины в любой момент.
2. С помощью разъемных скоб. Это низкий по стоимости, но и не самый качественный вид крепления. Главным его преимуществом является возможность без особых усилий снимать и надевать его обратно.
3. С помощью термоклея. Метод сшивания бумаг горячим клеем является весьма ненадежным и неудобным в использовании, но при этом имеет приятную эстетическую сторону.
4. С помощью шитья. Это редкий вид брошюровки для большого количества страниц.

Исходя из плюсов и минусов различных типов брошюрования, мы предлагаем услугу по скреплению листов с помощью пластиковой пружины. Этот способ подходит для всех, гарантируя высокое качество крепления.

Процесс брошюрования в наших фотоцентрах проходит в несколько этапов:

• печать выбранного документа в формате А4 (книжная или альбомная ориентация) или А3 (альбомная ориентация) (возможна брошюровка ранее напечатанных клиентами листов),
• подготовка передней прозрачной и задней непрозрачной обложек для сшиваемых документов,
• пробивка отверстий в обложках и подготовленном документе,
• сшивание листов пластиковыми пружинами.

Выбирая брошюровку документов в «АртСВИТ», вы получаете:

1. Качественную работу. Профессиональное оборудование и квалифицированные работники являются гарантом качества конечного продукта.

2. Работу без задержек. Независимо от объема работ, заказ будет выполнен вовремя.

3. Наличие разумных цен. Мы работаем только со справедливыми ценами, без завышения.

4. Многофункциональность. В одном офисе возможно получить полный набор услуг по работе с документами, такие как цветная и черно-белая ксерокопия, распечатка, ламинирование, брошюровка, сканирование и отправка на электронную почту.

5. Удобное расположение. Мы разместили сразу несколько филиалов в Астрахани, чтобы всегда быть рядом.

6. Удобный режим работы. У нас вы можете получить услуги брошюровки (мягкого переплета) и другие офисные услуги с 8-00 до 20-00 без выходных.

ЗАКАЗАТЬ ОНЛАЙН

Прикрепите файлы, опишите детали и выберите пункт выдачи заказа!

Закажите ОНЛАЙН услуги
прямо сейчас

Загрузите документ или фото
Подходит любой формат, можно несколько файлов, максимальный размер 10мб.

Укажите детали вашего заказа
Опишите ваш заказ.
Выберите где вам удобнее забрать заказ.
Введите ваш телефон для подтверждения заказа.

Оплатите заказ
Оплатить заказ вы можете через сайт, либо при получении в ближайшем для вас фотосалоне.

E-mail: [email protected]

Все виды копировальных услуг в одном месте!

Правильный способ сшивания документов

Управляйте своим бизнесом

Кимберли Леонард

Опубликовано 22 января 2019 г.

Скобы — это эффективный и действенный метод скрепления документов. Правильное сшивание документа означает, что листы бумаги не только остаются вместе, но и позволяют читателям легко перемещаться по различным страницам, не отрывая случайно углы страниц. Правильное сшивание документов зависит от формата макета и типа степлера.

Расположение скрепки

Выровняйте стопку бумаги, постукивая стопкой по плоской поверхности. Все края бумаги должны быть выровнены, а углы не должны выступать из стопки. Традиционно принятое расположение скобы — верхний левый угол. Скоба должна располагаться под углом 45 градусов к верхнему краю бумаги и слегка отходить от краев. Убедитесь, что обе стороны скоб находятся на бумаге и не отрываются. Если скоба находится слишком далеко от краев бумаги, внутренние страницы трудно читать. Скобы слишком близко к краю создают проблемы при переворачивании страниц.

Определить количество страниц

Существуют различные типы степлеров, от простых настольных до промышленных. Многие передовые копировальные аппараты также имеют функцию сшивания. Стандартный настольный степлер обычно может сшивать до 20 листов стандартной бумаги. Промышленные степлеры могут сшивать до 160 и более листов бумаги. Найдите в Интернете марку и модель вашего степлера, чтобы определить максимальное количество листов бумаги. Попытка сшить больше бумаги, чем рассчитано на скрепление степлером, приводит к тому, что скрепки забиваются в сшивателе или не проходят через весь документ.

Горизонтальное или вертикальное

Бывают случаи, когда документы печатаются горизонтально, а не вертикально. Если документ в основном вертикальный, а графики или диаграммы напечатаны горизонтально, убедитесь, что горизонтальные страницы выровнены правильно. Если смотреть на картинку горизонтально, верхний правый угол сшит.

Двойная скоба

Бывают случаи, когда документ должен открываться как книга. В этом случае расположите две скобы параллельно левому полю и не более чем на полдюйма от края бумаги. Расположите две скобы одинаково от верхнего и нижнего краев бумаги и на одной линии друг с другом.

Копиры с функцией сшивания

Копиры с функцией сшивания облегчают подбор и сшивание больших проектов. Потратьте время, чтобы подготовить машину заранее, чтобы предотвратить дополнительную работу из-за того, что вы пропустили шаг. Дважды проверьте, что в лоток для скрепок загружены правильные скобы. Обратитесь к руководству пользователя, чтобы узнать, сколько страниц копировальный аппарат может сшивать одновременно. Выберите сортировку документов для сшивания. Пользовательские опции обычно включают одну или две скобы. Как только вы правильно настроите машину, копировальный аппарат напечатает, сопоставит и скрепит все для вас.

• ссылки
• писатель
• отзыв
• цитировать

Можете ли вы сшить… Руководство по сшиванию

• 4 июня 2018 г.

Задумывались ли вы когда-нибудь, должны ли вы скреплять эту долларовую банкноту или можно ли скрепить вместе несколько страниц своего резюме? В реальном мире так много правил и запретов, что бывает сложно уследить за ними всеми. Но не переживайте, у нас есть ответы на все вопросы. Вот негласный список того, что можно и нельзя сшивать!

Можете ли вы сшить резюме? №

Поскольку ваш главный приоритет при приеме на работу — выглядеть презентабельно, возможно, вы захотите сделать то же самое со своим любимым резюме. Однако не скрепляйте его. Если ваше резюме занимает более двух страниц, просто укажите свое имя и номер страницы вверху второй страницы. Это даже предлагается в Контрольном списке резюме Центра карьеры Техаса в Далласе. Еще лучше постарайтесь сжать всю эту информацию на одном листе. Меньше — больше.

Вы можете сшить завещание? Нет

Ну это не полный нет. Этот сложный. Завещания, очевидно, являются очень важными документами, поэтому лучше следить за наличием скоб или наличием предыдущих скоб, прежде чем подписывать и просматривать. Если в завещании есть скобы или даже отверстия от отсутствующих скоб, это может означать, что когда-то были прикреплены дополнительные документы (что может указывать на то, что завещание было изменено). повторно скреплены, говорится в статье Legal Zoom. Нумерация и/или подпись каждой страницы предотвращает эту проблему.

Можете ли вы сшить налоговую декларацию? Частично 

Если вы ищете полное руководство по составлению и отправке налоговой декларации по почте, вы можете прочитать эту статью The Nest. Хотя, если вам просто интересно, можете ли вы сшить налоговую декларацию, ответ вроде как. Согласно статье, вы можете прикрепить свой W-2 и 1099 к передней части вашего 1040 (в соответствующем разделе доходов). Но убедитесь, что он не прошит через остальные документы!

Вы можете скреплять деньги? №

Уничтожение или обесценивание валюты США является незаконным, и об этом написано на MoneyFactory. gov. Хотя сшивание денег не обязательно может быть сделано с незаконным намерением (например, прикрепление их к документу для облегчения обращения), это определенно не то, что нужно делать. Кроме того, подумайте об этом так: если в купюре есть скрепка, она, скорее всего, не будет принята автоматом, например, торговым автоматом. В любом другом случае просто используйте скрепку. Удалить легче и бесследно!

Вы можете сшивать чеки? Зависит от

Теперь мы знаем, что сшивание денег недопустимо, так как это портит американскую валюту, но можете ли вы сшить чек? Ну, это зависит от того, для чего вы используете чек. Если вы отправляете чек вместе с документом, в некоторых штатах не принимаются скрепки, и скрепление документа и чека вместе является приемлемым вариантом. Однако и скобы, и скрепки могут замедлить обработку ваших документов. Если вам нужно отправить чек как часть пожертвования, платежа или документов, не относящихся к IRS, уточните у получателя, можно ли его сшить. Но лучше всего использовать скрепки или вложение чека и документов в конверты!

Вы можете сшивать почту? Зависит от

Согласно этому сайту, если вам нужно сшивать почту, скрепки и скобы «должны быть вставлены в конверт так, чтобы скрепка или скобка располагались в правом нижнем углу, а конверт должен быть запечатан и помечен как «Ручная Штамп отправляющего ведомства».

Можете ли вы сшивать конверты, отправляемые по почте? №

Если у вас есть стопка конвертов, отправляемых одновременно или даже все они отправляются по одному и тому же адресу, не скрепляйте их вместе. Это не только усложняет жизнь вашему почтальону и почтовому отделению, так как для сортировки необходимо удалить скобу, но также может быть опасно как для людей, так и для машины, если о скобе ничего не известно. Не допускается скрепление скобами снаружи конвертов.

Можно ли сшить марку? №

Это соответствует предыдущему пункту. Любые скобы на внешней стороне конверта недопустимы. В целях безопасности и эффективности не скрепляйте. Просто используйте красивый, новый и липкий штамп.

Можете ли вы сшить свидетельство о рождении/карточку социального страхования? №

Если это ваше оригинальное и единственное свидетельство о рождении или карта социального обеспечения, сшивание скобами, вероятно, не лучшая идея.