Сшивание документов: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Сшивание документов: Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

пошагово для налоговой и архив, требования

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т. д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для  учреждения.

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения.  Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа  и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Виды сшивания документов

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшивания	Расстояние между дырочками	Описание процедуры	Для каких документов
На три дырки	3 сантиметра	Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.	документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки	1,5 сантиметров	Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.	регистрация предприятий
На пять дырок	1,5 сантиметров	Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.	бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Брошюровка документов на пружину в г. Астрахань → фотоцентр АртСВИТ → низкая цена

Для творческих клиентов брошюровка с цветной обложкой

Сеть фотоцентров «АртСВИТ» предлагает разнообразные услуги полиграфии, фотообработки и типографии, в том числе и брошюровку на пластиковых пружинах. Метод брошюрования предполагает скрепление

• документов,
• курсовых и дипломных работ,
• диссертаций,
• книг,
• фотоальбомов,
• и различных папок размера А4.

Наша компания раскрывает двери сразу трёх филиалов в Астрахани, чтобы вы могли попасть к нам из любого уголка города. Каждый офис располагает современным оборудованием под присмотром специалистов, готовых ответить на все ваши вопросы быстро, а также выполнить свою работу качественно и по справедливым ценам.

Сколько это стоит

*не является публичной офертой

Что такое брошюровка?

Когда необходимо аккуратно оформить готовый документ, лучше всего обратиться к брошюровке. Брошюровка — это метод скрепления листов бумаги скобами, пластиковыми пружинами и другими способами. Главными преимуществами брошюрования являются:

• простота и скорость выполнения,
• универсальность стиля,
• надежность креплений,
• аккуратный внешний вид документов,
• защита от механических и других повреждений.

Чаще всего к брошюровке документов прибегают студенты, чтобы презентабельно оформить курсовую работу или диплом. Но этот метод подходит и для скрепления официальных документов, небольших книг и даже альбомов с фотографиями. Существует несколько видов брошюровки:

1. С помощью пластиковой пружины. Этот тип соединения листов совмещает в себе несколько важных плюсов: надежное крепление, невысокую стоимость, солидный внешний вид; возможность размещения пружины для документов в альбомной и книжной ориентации для А4 формата и в альбомной для А3, а также обязательный функционал: разворот на 180 градусов и возможность снять и заменить пружины в любой момент.
2. С помощью разъемных скоб. Это низкий по стоимости, но и не самый качественный вид крепления. Главным его преимуществом является возможность без особых усилий снимать и надевать его обратно.
3. С помощью термоклея. Метод сшивания бумаг горячим клеем является весьма ненадежным и неудобным в использовании, но при этом имеет приятную эстетическую сторону.
4. С помощью шитья. Это редкий вид брошюровки для большого количества страниц.

Исходя из плюсов и минусов различных типов брошюрования, мы предлагаем услугу по скреплению листов с помощью пластиковой пружины. Этот способ подходит для всех, гарантируя высокое качество крепления.

Процесс брошюрования в наших фотоцентрах проходит в несколько этапов:

• печать выбранного документа в формате А4 (книжная или альбомная ориентация) или А3 (альбомная ориентация) (возможна брошюровка ранее напечатанных клиентами листов),
• подготовка передней прозрачной и задней непрозрачной обложек для сшиваемых документов,
• пробивка отверстий в обложках и подготовленном документе,
• сшивание листов пластиковыми пружинами.

Выбирая брошюровку документов в «АртСВИТ», вы получаете:

1. Качественную работу. Профессиональное оборудование и квалифицированные работники являются гарантом качества конечного продукта.

2. Работу без задержек. Независимо от объема работ, заказ будет выполнен вовремя.

3. Наличие разумных цен. Мы работаем только со справедливыми ценами, без завышения.

4. Многофункциональность. В одном офисе возможно получить полный набор услуг по работе с документами, такие как цветная и черно-белая ксерокопия, распечатка, ламинирование, брошюровка, сканирование и отправка на электронную почту.

5. Удобное расположение. Мы разместили сразу несколько филиалов в Астрахани, чтобы всегда быть рядом.

6. Удобный режим работы. У нас вы можете получить услуги брошюровки (мягкого переплета) и другие офисные услуги с 8-00 до 20-00 без выходных.

ЗАКАЗАТЬ ОНЛАЙН

Прикрепите файлы, опишите детали и выберите пункт выдачи заказа!

Закажите ОНЛАЙН услуги
прямо сейчас

Загрузите документ или фото
Подходит любой формат, можно несколько файлов, максимальный размер 10мб.

Укажите детали вашего заказа
Опишите ваш заказ.
Выберите где вам удобнее забрать заказ.
Введите ваш телефон для подтверждения заказа.

Оплатите заказ
Оплатить заказ вы можете через сайт, либо при получении в ближайшем для вас фотосалоне.

E-mail: [email protected]

Все виды копировальных услуг в одном месте!

Правильный способ сшивания документов