Сшивка документов: прошивка для двух, трех и четырех дырок

Содержание

прошивка для двух, трех и четырех дырок

Подшивку документации используют для систематизации значительных объемов бумаг в офисе, архиве. Она практикуется в делопроизводстве. Сам процесс систематизации считается важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно знать, как прошить документы нитками. Сложностей в скреплении бумаг нет, но прошнуровывать документы нужно правильно.

Неправильная подшивка опасна такими последствиями:

Документация не будет принята на хранение в гос. органы, архив.
Отказ от сотрудничества с вашей компанией.
Подмена официальных документов.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивку проводят с целью предупреждения потери файлов, замены листов. Проведенная работа способствует защите от подделок, легкому хранению целостности документации, систематизации бумаг. Обычно скрепляют лишь многостраничные дела, которые стоит передать в соответствующие органы.

Сшивать следует нижеперечисленные дела:

Архивные.
Бухгалтерские.
Корреспонденция.
Копии, переводы, которые были нотариально удостоверенные.
Штатное расписание.
Кадровые приказы.
Бумаги, подлежащие проверке.

Прежде, чем сшить документы, проследите, чтобы среди других файлов не оставались те, которые могут потребовать налоговая при проверке или ФНС (для отчета).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.

Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.

Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы.

Представляем перечень этих нормативных актов:

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
Типовая инструкция по делопроизводству.
Инструкции по документированию Центробанка России.

Необходимые инструменты

При прошивке бумаг понадобятся специальные канцтовары (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол, нитки).

Сшивать документацию можно несколькими способами (зависит от толщины дела):

Скрепление нитью. Можно использовать при скреплении незначительного объема листов. Используют дырокол, иглу, шило. Нитка закрепляется посредством наклейки с заверительной надписью.
Использование переплетной машинки. Эти варианты оборудования используют в типографии.

Применение шуруповерта, плотной веревки, тесьмы.

Прошивка документов

Прежде, чем начать прошивание нужных деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого следует выполнить по порядку такие действия:

Удаление скрепок, скоб.
Сортировка листов по дате, проставляются номера на листах.
Подготовка обложки.
Проверка нумерации на листах, размещение бумаг в ровные стопки.

Прошивать документацию можно в несколько проколов (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из указанных вариантов подробнее.

Два прокола

Для сшивания бумаг в 2 дырки понадобятся такие инструменты: нитка, дырокол. Также можно воспользоваться толстой иглой. Протыкать отверстие следует вдоль левого края. При этом от края делают отступ на 1 см.

Через выполненные проколы продеваем нить, формируя петлю между отверстиями. Ее края завязывайте узлом, затем сложите вместе, приклейте к тыльной стороне листа пломбой (кусок прямоугольной бумаги белого цвета, размер пломбы 8х5 см.). Делайте надпись на файле: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, ставится его роспись, указывается дата.

Три прокола

Подготовка стопки бумаг проводится точно таким же образом, как и для подшивания в два прокола (листы слаживают, выравнивают). Затем выполняются три прокола, расположенные по одной прямой. Чтобы продеть нитку в сформированные отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы следует оставлять с тыльной стороны документа. Их обязательно связывают узелком, подравнивают, фиксируют посредством бумажной пломбы.

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда предшествует процессу прокалывания отверстий. В сложенных в стопку листах выполняют четыре отверстия. Между ними следует соблюдать расстояние в 1,5–2 сантиметра.

Нить вводят в третье отверстие с задней стороны, а затем ведут по лицевой части в четвертую дырку. После этого нить направляется снова в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую часть листа и направляется во второе отверстие. Выходит нить с тыльной стороны второй дырки, а уходит в первое отверстие с лица листа. Потом она проходит на тыльную сторону документации со второй дырки. Концы веревки завязывают узелком, пломбируют.

184.15 руб

В корзину

997.50 руб

В корзину

519.06 руб

В корзину

625.90 руб

В корзину

730. 80 руб

730.80 руб

В корзину

178.75 руб

В корзину

Прошивка документов. Как подшивать документы по всем правилам?

Материалы по теме:

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке.

правильная прошивка документа

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.
Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.

Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Учебное пособие Hugin — сшивание плоских отсканированных изображений

В этом учебном пособии рассматривается еще одно непанорамное использование Hugin — Получение двух или более частичных сканированных изображений крупного объекта, например обложку LP, карту или постер, а затем плавно сшить их в единственное финальное изображение.

Примечание. Это руководство было подготовлено с использованием версии 2014.1.0 Hugin, и должно быть применимо для Hugin-2013.0.0 и более поздних версий. Остальные данной статьи предполагается, что вы знакомы с основными сшивание фотографий с помощью Hugin.

Вот страница, которая слишком велика для сканера и должна быть отсканировано в двух частях. Их можно собрать в GIMP, но каждое сканирование вращаются по-разному, и почти невозможно выровнять их.

Вы можете скачать две фотографии, использованные в этом примере (scan-1.jpg, scan-2.jpg) и попробуйте сами.

Решение — использовать Hugin и Panorama Tools для вращать и выравнивать части идеально.

Начните с запуска Hugin, затем выберите «Интерфейс». -> Эксперт

. Этот режим обеспечивает доступ к нужным нам функциям.
На вкладке «Фотографии» выберите «Добавить». картинки.
Инструменты панорамы ожидает, что изображения будут фотографиями, сделанными с камера. Очевидно, что это не так, но в на самом деле отсканированное изображение очень похоже на простое Прямолинейная фотография, сделанная с «идеальная» камера — камера с нулевым шагом , ноль рыскания и ноль дисторсии объектива.
Мы не знать FOV (Поле зрения) этой воображаемой камеры, но это не имеет значения так как изображение одинаково независимо (установка любое среднее значение между 5 и 40 градусами будет наверное нормально) Просто введите 10 в HFOV(v): и выберите ОК. Возможно, вам придется сделать это для каждого изображения.

Переключатель к Управлению баллы вкладка Добавьте серию контрольных точек для каждого пару изображений, как если бы вы сшивали два фото вместе.

Совет: ты ты необходимо не менее двух контрольных точек на пару изображений, но большее количество баллов позволит оптимизатор, чтобы найти лучшее выравнивание. Этот можно сделать с помощью

CНайдите и выберите Создать контрольные точки.

4 таб.

В поисках приложения для стежка Обсуждение TidBITS
rcostain (разбойник) 26 августа 2021 г., 18:57
#1
У нашей семьи довольно подробное генеалогическое древо, восходящее к 1700-м годам, которое было составлено на острове Мэн около 40 лет назад в виде свитка длиной около 12 футов.
Недавно я сделал серию фотографий на свой iPhone. Я хочу соединить отдельные кадры (32 фото) вместе и воссоздать весь документ.
Условия освещения не были идеальными, и отдельные изображения не идеально выровнены. Я сделал все возможное, чтобы убедиться, что было много перекрытий, чтобы иметь возможность выровнять их позже.
Любые предложения по программному обеспечению, которое могло бы мне помочь? Я скачал Panorama Stitcher Mini, но он ограничен 5 фотографиями, если вы не обновите его. Я не решаюсь платить за версию Plus за разовую работу.
Шамино (Дэвид С.) 26 августа 2021 г., 19:20
#2
Если у вас есть Photoshop или Photoshop Elements, вы можете использовать его для создания панорамы Photomerge. См. Управляемый режим — редактирование Photomerge в Photoshop Elements
Я сделал это для сканирования обложек виниловых альбомов. Мой сканер не может обрабатывать страницы больше формата A4. Я сканирую обложку четыре раза — по одному разу из каждого угла — а затем использую Photomerge Panroama, чтобы объединить их. Результат не идеален, но меня вполне устраивает.
2 лайка
(Дуг Хогг) 27 августа 2021 г., 7:09
#3
Если у вас есть оригиналы, на моем iPhone 8 у меня есть Scanner Pro, который быстро сканирует несколько документов и объединяет их в PDF. Вы должны немного изменить расстояние, и тогда он внезапно захватит изображение.
1 Нравится
bb1 (Гордон Мейер) 27 августа 2021 г. , 16:32
#4
Проверьте DoubleTake как возможность.
https://echoone.com/doubletake/
2 лайка
Томми (Томми Вейр) 28 августа 2021 г., 15:04
#5
Affinity Photo предоставляется с длительным пробным периодом. Вы можете сшить их с его помощью.
4 лайков
(Джолин Уоррен) 29 августа 2021 г., 16:03
#6
Я поддерживаю рекомендацию DoubleTake — это отличное программное обеспечение.
3 отметок «Нравится»
(разбойник) 30 августа 2021 г., 13:15
#7
Все это отличные предложения. Большое спасибо.
Я попробовал Photomerge в Photoshop, и мне удалось соединить большую часть изображений. В процессе я понял, что мне, возможно, придется предпринять еще одну попытку получить фотографии свитка. Экспозиции сильно различаются, а фотомердж расставил все в два ряда. Я поиграю еще немного и посмотрю, что я могу сделать.
Еще раз спасибо!
Шамино (Дэвид С.) 30 августа 2021 г., 13:52
#8
Давно я не пользовался Photomerge, но в прошлый раз можно было перетаскивать изображения по экрану (конечно, перед окончательным рендерингом), чтобы исправить ситуации, когда автоматический алгоритм помещает их не в то место .
СГФ 31 августа 2021 г., 15:33
#9
Возможно, я смогу вам помочь… но чего вы пытаетесь достичь? Что вы хотите сделать с окончательным изображением?
1 Нравится (разбойник) 31 августа 2021 г., 17:10
#10
В основном это архивная резервная копия оригинального документа. Это длинный и громоздкий свиток (10-12 футов на 1 фут), и есть только одна бумажная копия. Я бы не хотел его потерять.
паалб (П. Берстинг) 31 августа 2021 г. , 18:24
#11
Если вы решите заняться фотографией, главная проблема — получить хороший, ровный свет. Попробуйте выйти на улицу в пасмурный день. Это даст вам довольно ровный свет. Для фотомержа в фотошопе берите перехлест 1/3-1/2 во все стороны. В Photoshop отредактируйте фотографии, чтобы они были максимально близки друг к другу по уровню визуальной экспозиции, а затем выполните фотообъединение.
3 лайка
GFS 31 августа 2021, 9:49 вечера
#12
На вашем месте я бы пошел в репродукцию и попросил отсканировать и распечатать. Где угодно, например. плоттер или сканер HP Designjet может сделать это за вас. Вы также можете распечатать его на бумаге, похожей на оригинал. Затем вы можете положить оригинал в безопасное место и наслаждаться печатью. Я бы предположил, что это будет стоить ~100–150 долларов США.
Если вы предпочитаете делать это с помощью телефона или камеры, то P. Boersting прекрасно подойдет для съемки на улице в пасмурный день. Если вы используете iPhone/iPad, вы можете использовать приложение «Заметки», которое будет обрабатывать каждый снимок как своего рода «фальшивое» сканирование. Я бы снимал сверху, так что вам понадобится что-то плоское, чтобы надеть его. Вы можете оставить его свернутым и пройти через него. Таким образом, площадь/рабочая поверхность, которая вам нужна, не очень велика. Вам нужно сделать бумагу как можно более плоской и всегда центр объектив над областью, которую вы снимаете. Возьмите большой лист (А0) белого картона или доски для использования в качестве отражателя, который вам нужно разместить на стороне, противоположной самой яркой части неба. Вы ищете самый плоский свет, который вы можете получить. Сделайте каждый кадр как можно более похожим. Вы можете помочь процессу выравнивания, просто приклеив 4 стикера на бумагу по углам. Это облегчит выравнивание программного обеспечения, а также визуальную проверку. После выравнивания вы можете просто «штамповать» стикеры, чтобы удалить их. Я бы делал панораму/выравнивание по 2 изображения за раз, хотя это может сработать и в «одиночке». Не помешает попробовать. Я думаю, что Affinity лучше всего подходит для выравнивания/панорамирования.
4 лайков
кг.парр (кг.парр) 2 сентября 2021 г., 18:49
№13
Цель состоит в том, чтобы сохранить свиток или содержащуюся в нем информацию? Если последнее, рассмотрите программу семейной истории / генеалогии и введите в нее информацию. Это (вероятно) больше работы, но результат (после проверки) будет гораздо полезнее для вас и последующих поколений. Такие программы также имеют возможность печатать деревья по частям, которые затем можно собрать, если вам потребуется бумажная копия.
Я использую MacFamilyTree, но есть и другие альтернативы.
Кит
2 отметок «Нравится»
(разбойник) 2 сентября 2021 г., 19:10
№14
Отличное предложение, Кит! Я изучу варианты.
Учитывая, что свиток был сделан более 40 лет назад, необходимо внести некоторые дополнения, поэтому редактируемая цифровая запись — хорошая идея.
Подозреваю, что многое из этого уже есть на Ancestry.com, но я посмотрю.
Кстати, я сфотографировал свиток во время визита к члену семьи. Придется ждать другой возможности, чтобы скопировать его.
кг.парр (кг. парр) 2 сентября 2021 г., 21:12
№15
Если у вас есть доступ к Ancestry, поместите туда информацию. Оттуда вы можете распечатать дерево, если хотите (я обычно предпочитаю pdf).
IIRC Ancestry имеет возможность бесплатного членства, которая позволяет вам использовать их возможности для построения генеалогического древа, но не дает доступа к их историческим записям. Также есть пакет от MacKiev под названием Family Tree Maker, который может (раньше мог?) синхронизироваться с деревьями на Ancestry. Я использовал FTM в прошлом, и он очень эффективен, но как только вы начинаете использовать один пакет, требуется много работы, чтобы изменить его, поэтому я все еще использую MFT.
Если свиток датируется 40-летней давностью, то в нем будет множество исправлений и дополнений. Стоит поинтересоваться, есть ли подтверждающие документы на свиток — свидетельства о рождении и прочие свидетельства например.
А поскольку у вас есть фотографии всех свитков, ждать особо нечего…
Похоже, что Куббон — фамилия с острова Мэн…
Кит
1 Нравится
неллисков (Кен) 8 сентября 2021 г., 13:16
№16
Если у вас есть возможность сфотографировать его снова, вы можете попробовать опцию PANO (панорама) на камере iPhone, чтобы запечатлеть весь документ на одной фотографии. ―Кен Неллис
1 Нравится
David_L (Дэвид Л.) 8 сентября 2021 г., 14:30
# 17
Недавно я сделал это для 9 страниц формата Legal с помощью предварительного просмотра. Это немного неудобно, и вам нужно сначала сохранить фотографии в формате PDF, но как только вы это сделаете, вы можете открыть их в режиме предварительного просмотра и следовать инструкциям «Добавить, удалить или переместить страницы PDF» в Руководстве пользователя, чтобы создать файл. единый ПДФ.
1 Нравится
гилкен (гилкен) 8 сентября 2021 г., 16:50
# 18
Если ваш iPhone снимает панорамы, просто положите свиток на пол, запустите камеру в режиме панорамы и пройдитесь вдоль свитка. Чтобы получить все на одном снимке, может потребоваться несколько попыток. Я обычно так фотографирую свои длинные и узкие клумбы. Работает отлично!
4 лайков
Шамино (Дэвид С.

Сшивка документов: прошивка для двух, трех и четырех дырок