Печать на документах: как правильно ставить в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Согласно п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016 печать на документе заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
ГОСТ Р 6.30-2003 указывал, что печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность работника, и часть подписи.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит новые требования к реквизиту «печать»: оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, т.
На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется в месте обозначенное «МП» («Место печати»).
Что представляет собой печать: это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа.
Печати бывают трех видов:
Гербовые печати используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Коммерческие организации используют круглые печати. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название организации. Как на гербовых, так и на круглых печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. На такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес. Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте не закреплены.
Часто мы слышим что документ без печати недействителен, и ставим печать на все подряд документы. На каких документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении № 3 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.
В Примерный перечень вошли следующие документы:
Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.
Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Скачать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.
Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
Ольга Софронова
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Расторжение трудового соглашения по причине прогула работника: Роструд о практике правоприменения
Профстандарт «Работник по эксплуатации оборудования ветроэнергетических установок/ветроэлектростанций» утвержден
Расчетный листок рассылать можно в электронном виде
Судебная практика: водитель скорой помощи отстоял право на «ковидные» выплаты
Содержание статьи
Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.
При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.
В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:
После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.
Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).
Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.
В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.
В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.
Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».
Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.
Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.
В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:
Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.
Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.
Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.
При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?
Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.
Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.
Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной; во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.
Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.
Как использовать печать компании — это то, с чем вы можете столкнуться, если ваша компания имеет важный набор документов, которые необходимо согласовать. 3 минуты чтения
Как использовать компанию печать — это то, с чем вы можете столкнуться, если в вашей компании есть важный набор документов, который необходимо согласовать со всеми менеджерами, директорами или членами совета директоров. Для некоторых деловых операций потребуется печать компании на документе, чтобы продемонстрировать доверие и полную поддержку корпорации.
Печать предприятия является подтверждением того, что документ заверен и согласован всеми сторонами, участвующими в принятии решения. Это считается официальной подписью или знаком корпорации. Печать компании включает:
Печать компании обычно принимается на одном из первых собраний после регистрации. После того, как печать компании принята, документы подписаны и протокол собрания записан, можно приступать к повседневным делам. Документы, которые отправляются или регистрируются с печатью компании, часто называются «делами». Принимая во внимание, что документы, отправленные или поданные вручную, являются «письменными контрактами».
Печать компании должна использоваться только с разрешения директоров компании или назначенного комитета. Когда на документе ставится печать компании, может также потребоваться подпись директора, а также подпись другого директора, секретаря компании или лица, назначенного комитетом.
Традиционно сургуч использовался для проставления печати на документах компании. Сегодня более распространенным является использование двух металлических пластин с выгравированной печатью компании. Тиснение оставляет четкий след на бумаге, когда пластины плотно прижаты друг к другу. В качестве альтернативы печать можно оставить с помощью чернильной подушечки и резинового штампа.
Важные документы, для которых может потребоваться печать компании:
Если требуется печать компании за границей, корпорация может иметь «официальную печать». Это, а также информация, указанная в «общей печати», также будет указывать зарубежное местоположение, в котором оно будет использоваться. Когда официальная печать используется за границей, одно лицо или агент могут быть уполномочены использовать ее от имени компании.
Поскольку многие предприятия идут в ногу со временем, а транзакции осуществляются в электронном виде, печать компании используется все реже и реже. В некоторых штатах теперь будет признаваться подпись лица, которому предоставлены полномочия действовать от имени корпорации, а не печать компании.
Законы о государственных корпорациях больше не требуют от корпораций выпуска бумажных акций, поэтому многие организации внедрили электронные системы регистрации. В то время как в прошлом сертификаты корпоративных акций должны были быть выданы всем акционерам и заверены печатью, подтверждающей право собственности на акции, сегодня большинство фондовых брокеров выпускают и хранят электронные файлы.
Как правило, штаты по-прежнему признают юридическое значение печати компании, однако в будущем печать компании может служить только символом подлинности или жестом корпорации. Если вы не уверены, требуется ли печать компании для ваших документов, разумно обратиться за профессиональной консультацией.
Если вам нужна помощь в использовании печати компании, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.
Сегодня корпоративные печати больше не требуются в соответствии с законами штатов о корпорациях. Но они по-прежнему очень полезны, и многие корпорации до сих пор ставят свои корпоративные печати на свои важные внутренние и внешние документы. И действительно, многие ООО также используют печати компании на своих важных документах.
Печать корпорации или компании в некотором роде является подписью корпорации или ООО. И точно так же, как физическое лицо подписывает документ в качестве доказательства того, что он или она утвердили документ и что он является подлинным или официальным, печать используется, чтобы показать, что документы корпорации или LLC были утверждены руководством и являются официальными или подлинными.
Печати могут быть проставлены на внутренних документах, таких как свидетельства о праве собственности, уставы, операционные соглашения, решения и протоколы. Они также могут быть прикреплены к внешним документам, таким как соглашения, заключенные с продавцами, кредиторами, поставщиками, сотрудниками и другими договаривающимися сторонами.
Хотя корпоративную печать или печать компании можно разработать и заказать в любое время, ее все же часто заказывают вскоре после формирования. Это особенно верно, если корпорация или LLC хотят поставить свою печать на своих сертификатах собственности. Печать обычно включает название корпорации или ООО, год образования и штат.
Правовые последствия использования корпоративной печати или печати компании могут различаться в зависимости от законодательства штата. Это может считаться доказательством того, что документ был авторизован, или может предоставлять некоторые доказательства подлинности документа, но не может быть доказательством, само по себе, что документ является подлинным. А в некоторых случаях это может быть чисто символический жест, не имеющий юридической силы.
Даже если уставы корпораций и ООО не требуют использования печатей, и даже если они не могут быть убедительным доказательством подлинности, существует множество причин, по которым корпорации и ООО захотят иметь печать. К ним относятся следующие:
Печать также часто входит в состав корпоративного комплекта, и ее часто можно получить у поставщика корпоративных услуг, который помогает в формировании. Хотя корпоративные комплекты могут различаться в зависимости от поставщика, у которого они приобретены, обычно они включают папку с названием корпорации или LLC, в которой вы можете хранить важные записи. Корпоративный комплект может также включать акции или членские сертификаты, книгу переводов и образцы протоколов, резолюций, уставов или операционных соглашений.
Корпоративная печать или печать компании может быть размещена на сертификатах, соглашениях и других документах в знак того, что они были утверждены корпорацией или ООО. Каждая корпорация или LLC (или другой тип юридического лица в этом отношении) должны подумать, хотят ли они иметь печать. Независимо от того, используют ли они ее постоянно или только для нескольких специальных сертификатов или соглашений, печать может быть очень полезным инструментом.
Узнать больше
Чтобы узнать больше о том, как CT Corporation может помочь вам получить корпоративную печать, обратитесь к представителю службы CT Corporation или позвоните по телефону (844) 701-2064.
Об авторе