Табель отработанного времени: Полная информация для работы бухгалтера
Табель учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного работником времени. Эта простая, на первый взгляд, норма закреплена в ст. 91 ТК РФ. На практике она часто нарушается, поскольку кадровики формально подходят к заполнению табеля учета рабочего времени: не отражают в нем недоработки или переработки сотрудников. А все это может обернуться прямыми финансовыми потерями для работодателя. Разбираем, как правильно заполнить табель.
|
Содержание
Кто ведет табель учета рабочего времени работников Какую форму табеля учета рабочего времени использовать Как заполнять и сдавать форму табеля учета рабочего времени Что означают коды в табеле учета рабочего времени |
|
|
|
|
Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12) |
|
|
Бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13) |
|
Кто ведет табель учета рабочего времени работников
Кадровое делопроизводство — это трудовая функция.
Кому бы руководитель не поручил ведение табеля учета времени, это надо закрепить документально: издать приказ и дополнить должностную инструкцию либо трудовой договор соответствующего сотрудника. Это следует из нескольких норм Трудового кодекса:
- запрет требовать работу, не обусловленную трудовым договором;
- увеличение объема работы с письменного согласия работника;
- изменение условий трудового договора по соглашению сторон.
На малых предприятиях табель ведет обычно один кадровик. У него функция по кадровому делопроизводству установлена трудовым договором. В крупных компаниях, особенно с удаленными географически структурными подразделениями, могут назначаться несколько табельщиков. Например, каждая служба или отдел ведут свой учет рабочего времени. И вот здесь скрывается первое частое нарушение. Начальник отдела поручает ведение табеля кому-то из подчиненных, без закрепления обязанности в должностных инструкциях.
В итоге за ошибки в табеле будет отвечать сам руководитель — при условии, что такая ответственность закреплена в его трудовом договоре, но не тот, кто заполнял документ. Отсюда и формальный подход к учету рабочего времени.
|
Совет Назначьте табельщиков приказом по организации. Закрепите в их трудовых договорах или должностных инструкциях ответственность за ошибки при учете фактически отработанного времени работников. |
Какую форму табеля учета рабочего времени использовать
Обязательный бланк используется только для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. Это форма 0504421, утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н.
Коммерческие организации могут использовать унифицированные Т-12 или Т-13, либо разработать на их основе свой собственный бланк.
В любом случае применяемую форму табеля и порядок ее заполнения нужно закрепить приказом руководителя.
|
Совет В правом верхнем углу любой формы указывайте документ, которым она введена. Это помогает оценить правильность и актуальность используемого бланка. А новым табельщикам будет проще сориентироваться, в каком документе искать порядок заполнения |
Табель можно вести в бумажном или электронном виде, либо использовать смешанный вариант: заполнять в программе, распечатывать, подписывать и сдавать в бухгалтерию на бумаге. Работодатель сам выбирает порядок и закрепляет его во внутренних документах — например, в Положении о кадровом делопроизводстве, либо в приказе по учетной политике.
Скачайте Т-12 «Табель учета рабочего времени» бланк здесь.
Как заполнять и сдавать форму табеля учета рабочего времени
Есть два подхода к учету рабочего времени в табеле:
- Сплошная регистрация явок и неявок.
- Регистрация только отклонений. Табельщик указывает только дни невыхода работника на работу или, наоборот, работу в выходные дни, сверхурочные. По умолчанию принимается, что в остальное время сотрудник трудился по установленной нормальной продолжительности.
Оба подхода правильные, если закреплены в учетной политике компании и отражают фактически отработанное работником время — смотрите письмо Минфина РФ от 08.09.2020 №02-07-05/79091.
|
Важно! В табеле отражают не установленное рабочее время сотрудника, а фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте. Напомним, что рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. |
Табель заполняют каждый день, но в бухгалтерию сдают один или два раза в месяц, в зависимости от принятого в компании порядка. Работодатель закрепляет его в локальном нормативном акте или в учетной политике.
Мы рекомендуем сдавать в бухгалтерию табель два раза в месяц, в соответствии со сроками заработной платы. Минтруд в письме от 03.02.2016 №14-1/10/В-660 разъяснил, что при определении размера выплаты следует учитывать фактически отработанное сотрудником время.
|
Несколько полезных советов по ведению табеля:
|
Что означают коды в табеле учета рабочего времени
В форме Т-12 на стр. 1 есть буквенные и цифровые обозначения. Это коды, которыми для удобства обозначают, где был работник в рабочее время. Например:
- Я (01) — явка;
- К (06) — командировка;
- ДО (16) — отпуск за свой счет.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени нужны для того, чтобы правильно начислить зарплату.
Например, время нахождения в командировке или явка в военкомат на медкомиссию оплачиваются по среднему заработку, а отпуск без содержания совсем не оплачивается.
Работодатель может использовать коды из формы Т-12, но учитывать, что они были введены давно и не отражают все нынешние реалии. Например, приостановку трудового договора на период мобилизации или обучение охране труда. Обозначений для таких случаев в них нет.
В таких ситуациях работодатель приказом вводит свои коды. Главное, чтобы их знали и использовали в работе все табельщики.
Буквенные и цифровые коды из формы Т-12 используются только для учета рабочего времени. Бухгалтерия для начисления зарплаты применяет числовые обозначения из Приказа ФНС России от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.
|
Ведение кадровой документации не должно быть формальностью. Особенно тех документов, которые связаны с оплатой труда. |
Что учесть при оформлении кадровой документации, где чаще всего ошибаются и как эти ошибки исправить, узнаете на нашем авторском курсе.
Необходимость табеля учета рабочего времени — SuperJob
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (статья 91 Трудового кодекса РФ). Для исполнения этой обязанности каждая компания заполняет табель учета рабочего времени. Многие делают это формально, однако для организации лучше выполнять эту работу фактически. Почему? Читайте в статье SuperJob.
Как ведется табель
Каждая возможная ситуация (явка на работу, командировка, прогул, больничный и т.д.) обозначается в табеле кодом. Работодатели могут использовать утвержденные коды, а могут утверждать и использовать свои. Рядом с кодом обозначается количество часов.
В табеле учета рабочего времени работодатель отмечает все явки сотрудника на работу, количество отработанных им часов каждый день, дни отсутствия и его причины.
Фактически документ показывает, сколько дней трудился работник, был ли он в командировках, болел или просто не вышел на работу.
Для каждой ситуации есть свое обозначение — код. Работодатель может использовать коды, утвержденные законодательством (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», далее — Постановление № 1), а может утвердить собственные. Тем более что Постановление № 1 было утверждено довольно давно и не предусматривает все возможные ситуации.
Наиболее распространенный код в табеле учета рабочего времени — «Я» (явка). Он используется для обозначения отработанного работником времени.
Кроме буквенного обозначения, например, «Я», проставляется также количество часов. Например, если работник отработал 8 часов, будет «Я, 8».
Если работник отсутствовал, то в этот день у него будет также проставлен соответствующий код.
Работодатель может упростить себе задачу и вести учет рабочего времени методом фиксации отклонений, т.
е. отмечать только отсутствия работника на работе и иные нестандартные ситуации, отклоняющиеся от его режима работы (например, командировки), а дни работы по установленному режиму не отмечать, подразумевая, что работник их отработал.
Почему табель учета рабочего времени необходим компании
Это основной документ для расчета и выплаты зарплаты. В случае трудового спора табель учета рабочего времени может быть доказательством, к примеру, прогула работника. Сотрудникам, отвечающим за заполнение табеля, рекомендуется относиться к этому не формально, а иметь фактическую возможность наблюдать приход и уход каждого работника.
Если посмотреть на табель учета рабочего времени по конкретному работнику, будет видно сколько часов он отработал в том или ином периоде (неделя, месяц, год), были ли у него периоды отсутствия, возможно, он находился на больничном, который ему нужно оплатить и т.д.
Табель учета рабочего времени — это основной документ для расчета и выплаты заработной платы.
Именно на него ориентируется бухгалтерия, что делает его довольно значимым документом.
Табель учета рабочего времени также потребуется в случае прогула работника, если работодатель захочет привлечь его к ответственности. Данный документ будет одним из основных доказательств того, что работник не отработал полный день или вовсе не вышел на работу.
Многие работодатели уделяют недостаточно внимания данному документу, ведут его формально. Между тем учет рабочего времени должен быть фактическим, поэтому и работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени, должен иметь возможность лично видеть приход и уход каждого работника и отражать его в табеле.
Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.
часов и минут в сравнении с десятичным временем
Вас интересует, как правильно конвертировать время из часов и минут в десятичный формат для расчета заработной платы? Мы рассмотрим и сравним эти два распространенных формата отображения и выражения времени.
Примечание: Хотите знать, верны ли ваши итоги? Прочтите нашу краткую статью о точности итогов >
Часы и минуты
Формат часов и минут использует «основание 60» для представления времени. Под этим мы подразумеваем, что время выражается в 60 единицах по одной минуте. Итак, когда время увеличивается на одну минуту в 3:59, мы не пишем 3:60. Вместо этого мы увеличиваем часы на единицу и обнуляем минуты и пишем 4:00. Мы выражаем часы (60 минут) и доли часа (минуты) в формате ЧЧ:ММ. Поэтому всякий раз, когда мы видим время, выраженное двоеточием (:), мы знаем, что видим время в формате часов и минут.
Давайте рассмотрим простой пример. 7:30 читается как «семь часов и 30 минут». Когда мы используем это общепринятое выражение времени, мы понимаем, что оно означает семь периодов по 60 минут (7 часов) и один период по 30 минут.
Десятичные часы
Десятичный формат часов использует «десятичную базу» для представления времени в виде обычных десятичных чисел.
Когда мы используем десятичные числа, каждое место в числе находится в диапазоне от 0 до 9.
Используя приведенный выше пример с 7:30, мы интуитивно знаем, что 30 минут — это «полчаса». В десятичном формате половина выражается как «.5». Таким образом, в десятичном формате это выражается как 7,5 часов (7 с половиной часов). Если подумать таким образом, нетрудно понять, что 7:30 (часы и минуты) = 7,5 часов после запятой.
Часы для расчета заработной платы
Выражение времени в десятичном формате необходимо для расчета заработной платы, поскольку заработная плата должна рассчитываться с использованием стандартных десятичных чисел. Например, сколько я заработаю, если буду зарабатывать 10 долларов в час и работать в 7:30? Я должен преобразовать 30 минут в 0,5 десятичного числа, прежде чем я умножу на свою почасовую заработную плату. 10 долларов x 7,5 часов = 75 долларов.
Преобразование рабочих часов
Некоторые преобразования времени (например, приведенные выше) интуитивно понятны.
Например, мы знаем, что:
- :15 минут = четверть часа = 0,25 часа
- :30 минут = полчаса = 0,5 часа
- :45 минут = три четверти часа = 0,75 часа
Но как насчет неинтуитивного времени? Как преобразовать 7:56 (семь часов 56 минут) в десятичное время? Используя приведенную ниже таблицу преобразования времени, мы обнаруживаем, что 7:56 = 7,93 часа.
На приведенной выше диаграмме минуты просто конвертируются из 60 с основанием в 10. Используя наш пример с 56 минутами, мы просто делим их на 60 минут: 56/60 = 0,9.3333333. Десятичные часы ограничены отображением двух знаков после запятой, поэтому повторяющаяся цифра 3 округляется так, чтобы 56 минут (:56) выражались в десятичном формате как 0,93 часа.
Преобразование времени в десятичные часы
Наш бесплатный калькулятор карт рабочего времени позволяет вам вводить время начала, остановки и перерыва сотрудников в формате часов и минут. Затем калькулятор вычисляет общее количество времени за день и неделю в десятичном формате.
Наше программное обеспечение Virtual TimeClock беспристрастно записывает время начала, остановки и перерыва сотрудников в режиме реального времени. Функции отчетности в Virtual TimeClock позволяют легко просматривать отчеты в виде часов и минут для просмотра табель учета рабочего времени или в формате десятичных часов для расчета заработной платы.
Virtual TimeClock также может отслеживать сверхурочные, перерывы и обеды, проекты и многое другое. Вы даже можете получить доступ к данным тайм-карт, собранным с нескольких компьютеров или из разных мест, с помощью нашей версии Virtual TimeClock Network. Вы можете загрузить бесплатную пробную версию Virtual TimeClock без каких-либо затрат или обязательств.
Виртуальные часы | 2022 Лучшее программное обеспечение для отслеживания времени
Единовременная стоимость. Никаких ежемесячных платежей.
Virtual TimeClock — это единоразовая покупка программного обеспечения, которое быстро и легко устанавливается на ваш ПК с Windows, планшет с Windows или компьютеры с macOS.
Поместите его на старый компьютер в комнате отдыха, на входе для сотрудников или на компьютер каждого сотрудника в качестве удобного, простого в использовании таймера для ввода и вывода.
Не подписывайтесь на службу учета рабочего времени с бесконечными высокими ежемесячными платежами! Единовременная покупка Virtual TimeClock дает вам часы для сотрудников, которые вы можете хранить и использовать вечно.
Виртуальные часы просты в использовании.
Почти каждый может установить и настроить Virtual TimeClock. Наш хорошо продуманный, чистый и согласованный интерфейс означает, что вы сможете настроить и запустить его в кратчайшие сроки. И если у вас есть вопрос, мы здесь, чтобы помочь, даже если вы просто проверяете нашу бесплатную пробную версию.
Даже некомпьютерные пользователи быстро обнаружат, что ввод и вывод с помощью Virtual TimeClock интуитивно понятен и прост.
Скачать бесплатную пробную версию Virtual TimeClock
Это значительно упрощает управление картами учета рабочего времени.
Обеспечьте точный расчет заработной платы с беспристрастным отслеживанием рабочего времени.
Платите работникам или отслеживайте время с уверенностью и точностью. Virtual TimeClock беспристрастно записывает точное время по мере его возникновения, устраняя любые предположения или оценки прибытия, ухода, перерывов и обедов.
Пользуйтесь удобными табелями учета рабочего времени в любое время, когда они вам понадобятся.
Всегда доступны актуальные табели учета рабочего времени и подробные отчеты. Больше не нужно искать неполные или отсутствующие табели учета рабочего времени, которые могут задержать расчет заработной платы. Спите лучше, зная, что все ваши текущие и предыдущие данные о времени и посещаемости хранятся в электронном виде и доступны одним щелчком мыши.
Экономьте время благодаря автоматическому подсчету часов и сверхурочных.
Virtual TimeClock упрощает подсчет часов и отслеживание сверхурочной работы.
Отчеты мгновенно суммируются либо в часах и минутах, либо в десятичных часах. Поскольку суммирование производится автоматически, рабочие или менеджеры могут легко просматривать, распечатывать и утверждать табели учета рабочего времени, прежде чем отправлять рабочие часы и сверхурочные в платежную ведомость.
При поддержке компании, на которую вы можете положиться.
Штаб-квартира Redcort Software Inc. находится в центральной Калифорнии, где мы проектируем, проектируем и поддерживаем Virtual TimeClock. Уже более 25 лет мы создаем инновационное программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, которое восхищает наших клиентов.
Будь то установка и настройка бесплатной пробной версии Virtual TimeClock или изучение чего-то нового о программе, вы обнаружите, что дружелюбные сотрудники Redcort Software заинтересованы и готовы помочь вам управлять табелями учета рабочего времени ваших сотрудников и потребностями учета рабочего времени.
Посмотрите, что говорят наши клиенты
Что нового в Virtual TimeClock 22?
Virtual TimeClock 22 имеет более двух десятков программных улучшений.
Новые практические функции включают условное суммирование табель учета рабочего времени, которое экономит время при просмотре табель учета рабочего времени, и упрощенное управление табельным временем, когда пользователи забывают отработать отработанное время.
Virtual TimeClock 22 обеспечивает бесперебойную работу ваших часов благодаря поддержке новой macOS Apple 13 Ventura, Microsoft Windows Server 2022 и интеграции платежной ведомости с Intuit QuickBooks 2022 для Windows.
Узнайте больше о Virtual TimeClock 22
ВыберитеОпределите, какая версия Basic, Pro или Network лучше всего подходит для нужд вашего бизнеса.
Бесплатная пробная версияЗагрузите и изучите программу на своих компьютерах без каких-либо обязательств.
ПокупкаКупите одноразовый лицензионный ключ для своего программного обеспечения, и он останется у вас. Навсегда.
Виртуальные часы Basic
Простые часы рабочего времени
1 компьютер
УЧИТЬ БОЛЬШЕ
Virtual TimeClock Pro
Расширенные часы для сотрудников
Неограниченное количество сотрудников
1 компьютер
УЧИТЬ БОЛЬШЕ
Виртуальная сеть TimeClock
Расширенные часы для сотрудников
Неограниченное количество сотрудников
Несколько компьютеров
УЧИТЬ БОЛЬШЕ
Стоимость виртуальных часов
Compare Virtual TimeClock Editions
Virtual TimeClock Features | Basic | Pro | Network |
|---|---|---|---|
| Number of computers | 1 | 1 | Несколько |
| Количество рабочих | 3 | Без ограничений | Без ограничений |
| Плата ввода/вывода | |||
| Еженедельная, двухнедельная, полумесячная или ежемесячная заработная плата | |||
| Учет регулярных, ежедневных и еженедельных сверхурочных часов | |||
| Зашифрованная база данных SQL | |||
| Распечатайте или сохраните табели учета рабочего времени в виде неизменяемых PDF-файлов | |||
| Простое резервное копирование вручную | |||
| Автоматическое резервное копирование по расписанию | |||
| Интерфейс PIN-кода/пароля | |||
| Утверждение электронного табельного учета | |||
| Report Writer (более дюжины встроенных отчетов) | |||
Интеграция расчета заработной платы (ADP®, QuickBooks®, Paychex® и др. ) | |||
| Начисление отпусков и отслеживание использования (ежедневно, ежемесячно и ежегодно) | |||
| Учет времени оплачиваемой и неоплачиваемой деятельности или работы | |||
| Правила смены и графики контроля сверхурочной работы | |||
| Обеды и перерывы на треке | |||
| Экспорт в электронные таблицы для анализа данных | |||
| Встроенная система обмена сообщениями для связи между работниками | |||
| Доступ к TimeClock с сетевых компьютеров | |||
| Доступ к TimeClock через Интернет (удаленный офис или администратор) |
Кредитная карта не требуется.
Об авторе