Табель учета рабочего времени как правильно заполнять: Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2023 года

Табель учета рабочего времени как правильно заполнять: Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2023 года

Как составить и вести табель учета рабочего времени в 2022 году

Учет фактически отработанного сотрудником времени — обязанность работодателя. Организации могут использовать собственные бланки табеля учета, в том числе электронные. Но удобнее применять рекомендованные Госкомстатом РФ формы Т-12 и Т-13. Расскажем, как с ними работать

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

1. Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
2. В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
3. Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях. 

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Практические кейсы для кадровика

Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации

Программа курса

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

1. Учет рабочего времени — кадровый.
2. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13.

Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Я — явка;

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

К — командировка;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

• Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10. 09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества. 

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц: 

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля, 
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).

Практические кейсы для кадровика

Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации

Программа курса

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

1. В графе 1 ставим номера по порядку.
2. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
3. В графе 3 указываем табельный номер.
4. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
5. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
6. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

7. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.  
8. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
9. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец заполнения табеля 85. 5 КБ

• Перечень кодов 49.7 КБ

• Форма Т‑12 204 КБ

• Форма Т‑13 79.5 КБ

Скачать

Как заполнить табель учёта рабочего времени

⚡ Все статьи / ⚡ Сотрудники

Маша Луценко

Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

Содержание

• Какие формы бывают
• Как график влияет на табель
• Как быть в особых случаях
• Как вести табель учёта в Эльбе

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

Пример

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений  тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или  «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или  «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

Статья актуальна на  25.05.2022

Продолжайте читать

Все статьи

Как отправить сотрудника в декрет: оформление отпуска, выплата пособия, возмещение из ФСС

Разрешено ли штрафовать сотрудников?

Как ИП принять на работу сотрудника

Ещё больше полезного

Рассылка для бизнеса

Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц

Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.

Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Статьи

4 Мин. Читать

5 августа 2021 г.

Учет рабочего времени вашего сотрудника является важной частью любого бизнеса.

Ваши сотрудники должны получать достойную компенсацию за свое время. И как владелец бизнеса, вы хотите убедиться, что вы не платите им слишком много или слишком мало.

Табель учета рабочего времени — отличный способ отслеживать количество часов, отработанных каждым из ваших сотрудников. Это проверенный и надежный метод отслеживания времени.

Но что такое табель учета рабочего времени? И как правильно заполнить табель учета рабочего времени?

Давайте посмотрим поближе.

Вот что мы рассмотрим:

Что такое табель учета рабочего времени?

Как составить табель учета рабочего времени

Как заполнить табель учета рабочего времени

Ключевые выводы

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это разнообразный и многофункциональный инструмент.

Чаще всего табель учета рабочего времени используется для записи времени, отработанного сотрудником. Это может быть количество часов в смене или количество часов, отработанных над конкретной задачей.

Эти табели затем передаются в ваш бухгалтерский и финансовый отдел, которые затем используются для расчета заработной платы.

В управлении проектами табели учета рабочего времени — отличный способ для компаний отслеживать свое время и следить за выполнением проектов.

Их также можно использовать в качестве инструмента управления для отслеживания расходов или оценки доступности своей команды.

Как составить табель учета рабочего времени

Существует несколько методов и способов создания табеля учета рабочего времени.

Самый простой способ — это физический табель учета рабочего времени. Это дешевый и эффективный способ следить за своим временем. Проблема с физическими табелями учета рабочего времени заключается в том, что они приводят к накоплению бумажной работы.

Бумажные табели учета рабочего времени также легко теряются или теряются. В вашем бухгалтерском отделе должны быть строгие процедуры регистрации, что требует времени.

Гораздо более эффективным способом составления табеля является использование онлайн-программы учета рабочего времени. Это позволяет вам держать все организовано онлайн. Это, в свою очередь, позволяет вашему отделу расчета заработной платы быть гораздо более рациональным и эффективным.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Большинство табель учета рабочего времени составляется ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Они также могут быть выполнены для каждого проекта.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы правильно заполнить любой из этих распространенных табелей учета рабочего времени:

1. Введите имя сотрудника

Здесь вы должны указать полное официальное имя сотрудника, чье рабочее время вы записываете.

2. Укажите дату или диапазон дат

Далее вам нужно добавить дату.

Как упоминалось выше, табели учета рабочего времени, как правило, составляются на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе.

Крайне важно, чтобы вы вводили правильную информацию для расчета заработной платы, налогообложения и аудита. Это связано с тем, что неточные записи и детали могут создать проблемы для вашего бизнеса.

3. Заполните сведения о задаче

Это должна быть точная задача или проект, над которым работал сотрудник, или просто его должность.

Эти реквизиты помогут вашей бухгалтерии правильно оформить лист. Это также позволяет вам предоставлять доказательства оплачиваемых часов для клиентов.

При необходимости здесь можно указать конкретные данные. Это особенно важно для фрилансеров или подрядчиков, которые работают от задачи к задаче.

4. Добавить количество отработанных часов

Затем вы должны указать количество отработанных часов в каждый конкретный день.

Если вы работаете с расписанием проекта, вы должны указать, сколько времени ушло на выполнение каждой задачи.

5. Подсчитайте общее количество часов

После того, как все остальное заполнено и заполнено, вы должны подсчитать общее количество часов, отработанных за период времени.

Может использоваться для расчета дополнительных часов, сверхурочных часов или двойного рабочего времени для расчета заработной платы.

6. Утверждение табеля учета рабочего времени

После составления табеля необходимо пройти процесс утверждения.

Данные должны быть проверены и подписаны, чтобы предотвратить любое мошенничество с табелями учета рабочего времени.

Ключевые выводы

Табель рабочего времени — это ключевой инструмент, который позволяет вашему бизнесу оптимизировать процесс расчета заработной платы.

Оптимизация процесса позволяет сократить объем ненужной работы финансового отдела.

В современном деловом мире нет более эффективного способа обработки табелей учета рабочего времени, чем программное обеспечение для учета рабочего времени.

Вы ищете дополнительные бизнес-советы по всем вопросам, от открытия нового бизнеса до новых методов ведения бизнеса?

Тогда посетите Центр ресурсов FreshBooks.

---

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Хотите больше полезных статей о ведении бизнеса?

Получайте больше отличного контента в папку «Входящие».

Подписываясь, вы соглашаетесь получать сообщения от FreshBooks, а также признаете и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности FreshBook. Вы можете отказаться от подписки в любое время, связавшись с нами по адресу help@freshbooks. com.

Как заполнять табели учета рабочего времени и зачем это нужно

Почему вашей команде нужна система учета рабочего времени

С точки зрения малого и среднего бизнеса, в частности, должным образом поддерживаемая и применяемая политика учета рабочего времени является большим преимуществом.

Чтобы лучше это проиллюстрировать, давайте еще подробнее рассмотрим преимущества и недостатки табелей учета рабочего времени.

Преимущества политики учета рабочего времени

Это 5 основных преимуществ хорошо реализованной политики учета рабочего времени, применимых в большинстве случаев.

Точная заработная плата за точное количество часов

Это основное преимущество использования расписаний. Проще говоря, табель учета рабочего времени используется для расчета общей заработной платы, т. е. заработной платы, которую работник получает в качестве компенсации за свою работу.

Аккуратная историческая база данных

В табелях учета рабочего времени пронумерованы текущие задачи, и менеджеры могут использовать эти номера в качестве ориентира для будущих проектов.

Например, вы заметили, что большинству членов команды потребовалось около 4 дней, чтобы освоить основы последних двух проектов, над которыми они работали за последние два или три месяца.

Вооружившись этой информацией, менеджер может затем использовать этот туз для улучшения каналов связи с клиентами и предоставления ожидаемого времени прибытия будущих проектов. Это также касается ETA в отношении времени, затрат и ресурсов.

Автоматизированные системы для повышения эффективности

Расписания — отличный способ выявить действия в рабочем процессе, которые менее эффективны, чем другие действия. Эти данные позволяют менеджеру вносить модификации и изменения для улучшения рабочего процесса.

Но, что еще более важно, табели учета рабочего времени сами по себе просто упрощают и эффективнее отслеживают все.

На малых предприятиях управленческая команда может быть слишком растянутой. Даже если компания среднего или крупного размера, с собственной командой по управлению персоналом, табели учета рабочего времени все же могут упростить огромную задачу управления заработной платой, счетами, человеко-часами, праздниками, отгулами и т. д.

В обоих случаях система учета рабочего времени can:

• Освободите время менеджеров , не теряя контроля над ситуацией.
• Помогите менеджерам заботиться о сотрудниках и более эффективно внедрять важные корпоративные методы , автоматизировав большую часть их задач.
• Помочь вам сократить руководство или облегчить их рабочую нагрузку.
• Помогите бизнесу или конкретной команде стать более прибыльной в долгосрочной перспективе , так как эти управленческие ресурсы могут быть распределены в другом месте.

Точные счета-фактуры и обеспечение прибыльности проектов

При отправке счетов-фактур клиентам менеджеры или работодатели должны удостовериться, что эти счета-фактуры являются чистыми, т.е. точными в соотношении с отработанным временем.

Клиенты, оплачивающие услуги компании, должны оплачивать только оплачиваемые часы, соответствующие работе, выполненной сотрудниками. Табель учета рабочего времени поможет вам в этом.

Если вы отслеживаете время, затрачиваемое на выставление счетов клиентам, будь то компания, команда или фрилансер, использование табелей учета рабочего времени поможет вам сделать процесс прозрачным, профессиональным и точным, а также облегчит вам процесс выставления счетов. получать адекватную компенсацию за свою работу.

И самое главное, заполнив табель учета рабочего времени или попросив членов команды записывать свое время, вы сможете поддерживать прибыльность проектов ваших клиентов .

С другой стороны, если вы заказываете чьи-то услуги, то есть если вы являетесь клиентом в сценарии, получение расписания вместе со счетом поможет вам получить представление о ценности, которую вы получаете, и определить оправданы ли ваши затраты на тот или иной проект.

Отслеживание и адаптация различных ролей

Еще одним преимуществом использования расписаний является то, что они могут помочь вам оценить работу различных команд. Данные, которые они помогают вам накапливать с течением времени, могут помочь в принятии всех видов деловых и управленческих решений.

Например, вы можете использовать их, чтобы определить, какие отделы или группы опаздывают с работой, и заставить сотрудников оставаться дольше, чтобы выполнить работу. Это может указывать на то, что отделу может понадобиться несколько дополнительных рабочих рук, что послужит сигналом к ​​тому, чтобы отправить им больше рабочей силы.

С другой стороны, они также позволят вам потенциально определить, в каких отделах дела обстоят слишком просто — сотрудники могут регулярно уходить раньше времени. В этом случае вы можете сократить эту команду или использовать ее ресурсы для других проектов.

Программные табели учета рабочего времени, в частности, можно использовать для отслеживания и мониторинга задач в проекте или отдельных проектах, а также для проверки того, являются ли члены команды:

• Эффективно ли выполняют свои задачи в проекте
• Имеют ли квалификацию для участия в определенную роль в коллективе.
• Делают усилий ниже или выше среднего .
• начинают развивать определенную область знаний , которая может быть использована на благо компании в будущем.
• Дайте достаточно времени для выполнения своих задач.  

Все это дает ценную информацию о производительности ваших команд, которая может помочь вам принять решение о повышении по службе, иначе распределить рабочую нагрузку, чтобы повысить общую производительность или уложиться в сроки проекта, заметить и принять меры, чтобы избежать расползания границ и многое другое.

Благодаря ценным данным табеля учета рабочего времени и регулярной оценке возможности безграничны.

Предостережения

Человеческая ошибка

Независимо от того, насколько продвинута ваша автоматизированная система табелей учета рабочего времени или онлайн-алгоритм, для заполнения табелей учета рабочего времени всегда требуется фактор человеческого взаимодействия. И только человеку свойственно ошибаться.

Неизбежный фактор человеческой ошибки может быть совершенно случайным, результатом фактора забывчивости или, в худшем случае, случая, когда сотрудник манипулирует своим рабочим временем. Это часто называют манипуляцией временем или кражей времени.

Во избежание ошибок, вызванных человеческим фактором, независимо от их причины, вам следует внедрить определенный тип проверки табелей учета рабочего времени, особенно если табели учета рабочего времени используются для выставления счетов клиентам или влияют на начисление заработной платы или налоги.

Это означает отслеживание табелей учета рабочего времени (ежедневно, ежемесячно или еженедельно, в зависимости от динамики вашего бизнеса) или внедрение практики утверждения каждого табеля учета рабочего времени, заполняемого членом команды, менеджером.

Трудности при отслеживании нематериальных задач

Известно, что события коллективного характера, такие как встречи, мозговые штурмы и обсуждения проекта, особенно трудно отследить.

Например, у вас есть 4 сотрудника на встрече с клиентом в течение часа или около того. Должны ли вы выставлять клиенту счет только за один час, и если это так, то какой сотрудник добавляет этот час в свое расписание? Или вы берете 4 часа за рабочий час каждого сотрудника?

Лучший способ борьбы с этим — принять решение компании сделать трудноотслеживаемые события, такие как собрания, неоплачиваемыми событиями или взимать фиксированную почасовую ставку. Используя табели учета рабочего времени или более продвинутую версию — программные табели учета рабочего времени, вы можете отправлять точные отчеты о выставлении счетов за каждую минуту, потраченную сотрудником на работу над конкретным проектом. Если бы это занимало 4 человека в час, было бы логично выставить счет клиенту за четырех человек, которые работали, по законным доказательствам.

Дополнительная работа персонала

В то время как команда HR будет в восторге от внедрения системы учета рабочего времени, так как это облегчит их жизнь, у других членов команды может быть другое мнение.

Обычно это связано с тем, что теперь им нужно выделять дополнительное время для их заполнения, что мало кто находит особенно приятным. В то время как некоторые члены команды могут оценить четкие процессы, которые вы внедряете для обеспечения прозрачности, другие могут быть не в восторге от этого.

Итак, важно иметь стратегию внедрения с целью плавного вовлечения всех в новый процесс.

Это означает:

• Обучение всех , а затем обеспечение того, чтобы новые члены команды всегда получали инструкции.  
• Покажите вашей команде , что табели учета рабочего времени не доставляют неудобств : это набор инструментов , который помогает распределять рабочую нагрузку и держать всех подотчетными .
• Сообщение о том, что эта политика фактически сводит взаимодействие с руководством к минимуму, при этом обеспечивая соблюдение дела делаются .  
• И, наконец, показывает вашей команде, что они просты и занимают максимум 15 минут в день.

Моральный дух персонала

Поскольку введение системы учета рабочего времени может сильно повлиять на моральный дух персонала (по причинам, перечисленным выше), мы дадим еще несколько советов, которые могут помочь вам в реализации.

Наш самый большой совет: не пытайтесь внедрить эту систему выборочно .

Если вы или кто-то из руководства примете табели учета рабочего времени только для определенных команд и позволите другим уйти с крючка, общий моральный дух персонала может снизиться. Сотрудники, которым придется использовать эту систему, могут почувствовать себя на месте и удивиться, почему только они должны заполнять свои табели учета рабочего времени, а некоторые их коллеги этого не делают.

Это относится даже к вам как к менеджеру или владельцу. Сотрудники на самом деле не любят, когда к ним относятся иначе, чем к руководству, поэтому важно, чтобы, если сотрудники должны использовать табели учета рабочего времени, все должны использовать их для расчета своего рабочего времени в одной и той же системе. Это отличный способ создать ощущение «мы все вместе» в вашей команде или компании.

Как табели рабочего времени приносят пользу фрилансерам

До сих пор мы в основном обсуждали, какую пользу табели рабочего времени могут принести командам или компаниям в целом. Однако, если вы фрилансер, вы также можете найти их полезными по следующим причинам:

• Они помогают вам получать соответствующую оплату. Используя табель учета рабочего времени, вы будете получать оплату ровно за отработанное время. Они также упрощают и упрощают процесс выставления счетов клиентам.
• Они помогут вам отслеживать расходы по проекту и количество часов, необходимых для их выполнения.
• Они могут помочь вам измерить и оценить вашу работу в различных проектах.
• Они могут дать вам представление о вашей эффективности работы для нескольких проектов.
• Они даже могут помочь вам сэкономить деньги , оценив предполагаемый бюджет вашего проекта.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Теперь, когда мы рассмотрели основы, пришло время показать вам, как можно заполнять табель учета рабочего времени. Существует два типа табелей учета рабочего времени — обычный старый бумажный табель учета рабочего времени и программная система учета рабочего времени.

Основы заполнения табелей учета рабочего времени остаются одинаковыми как для бумажных табелей, так и для программного обеспечения для табелей учета рабочего времени.

Шаг 1 — Имя и фамилия

Поле имени в табеле должно быть заполнено именем и фамилией члена команды, заполняющего табеля.

Вы можете сами написать имена своих сотрудников, а можете попросить их самим заполнить табели учета рабочего времени.

Шаг 2 — Дата

Следующим шагом является ввод даты для табеля учета рабочего времени.

Большинство компаний просят своих сотрудников ежедневно, еженедельно или ежемесячно заполнять табели учета рабочего времени.

Важно, чтобы вы вводили правильные цифры и даты для расчета заработной платы, налогов и аудита, поскольку неточные записи могут стать проблемой юридического характера.

Шаг 3. Сведения о проекте

Пришло время объединить задачи в группы, которые четко отображают, над чем работал сотрудник и как долго он работал над этой задачей/проектом.

В своей самой простой форме детали проекта охватывают широкую сферу деятельности, но обычно содержат такие данные, как:

• Роли в проекте
• Сроки
• Цели проекта
• ETA
• Предполагаемый бюджет.

Шаг 4. Добавление рабочих часов

В большинстве табелей учета рабочего времени есть поле, в которое можно вставить часы, отработанные в определенный день.

Например, понедельник 4 часа, вторник 6 часов и т. д. 

Это позволяет выявить проблемные еженедельные закономерности, поскольку вы можете заметить, начинает ли сотрудник работать допоздна по понедельникам и прекращает работу рано по пятницам.

Шаг 5. Подсчитайте количество часов

После того, как поле рабочих часов будет заполнено, вы можете рассчитать общее количество часов за неделю или месяц и указать их на общей вкладке табеля учета рабочего времени.

Здесь вы можете увидеть общее количество времени, которое сотрудник отработал каждый день, и использовать эту информацию для расчета любой сверхурочной работы или двойного времени для расчета заработной платы.

Этот процесс полностью автоматизирован при использовании программного табеля учета рабочего времени. Табели рабочего времени программного обеспечения отображают каждый рабочий час каждого проекта для каждого отдельного сотрудника с тех пор, как они начали заполнять табели рабочего времени программного обеспечения.

Шаг 6 — Примечания

В большинстве табелей рабочего времени или программных табелей есть раздел примечаний, где вы можете ввести некоторые сведения о еженедельных или почасовых ставках и разрешениях на сверхурочную работу, задержки и отсутствия. Если вам нужно уйти с работы на пару часов, чтобы заняться какими-то делами, вы можете свободно поместить это в разделы заметок.

Наиболее часто примечания содержат:

• Разрешения на сверхурочную работу
• Дневные ставки
• Почасовые ставки
• Недельные ставки
• Задержки проекта
• Заявки на отпуск
• Заявки на отгулы

Шаг 7 — Утверждение

Когда член команды заполняет табель учета рабочего времени, он должен (в идеале) представить его руководителю на утверждение. Работа менеджера заключается в том, чтобы проверить детали, записанные в табеле учета рабочего времени, и подписать его для утверждения.

Табели рабочего времени программного обеспечения, такие как My Hours.com, можно утвердить одним щелчком мыши, и вам даже не нужно будет отправлять электронное письмо своему работодателю.

Бумажные табели учета рабочего времени VS ПО для составления расписаний: почему программное обеспечение для учета рабочего времени лучше

Бумажные табели рабочего времени проверены и проверены, и хотя они эффективны для получения необходимых данных, они просто устарели. Более того, они могут быстро стать хлопотами, поскольку представляют собой бесконечный поток бумажной работы из недели в неделю.

Цифровые электронные таблицы, такие как листы Excel и Google, прекрасно справятся с этой задачей, но они не намного больше, чем цифровой «бумажный» лист. Процесс ввода правильных цифр или дат по-прежнему выполняется вручную.

Программное обеспечение для учета рабочего времени — это путь в будущее, поскольку оно предлагает решения, предназначенные для решения самых серьезных проблем, связанных с отслеживанием рабочего времени и производительности с помощью табелей учета рабочего времени.

В качестве примера возьмем такое программное обеспечение, как My Hours. Что он может предложить такого, чего не могут бумажные табели учета рабочего времени или программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel или Google Sheets?

• Устранение необходимости в многозадачности
• Упростите выставление счетов клиентам
• Позвольте вам сосредоточиться на приоритетах (и поощряйте расстановку приоритетов)
• Помогайте вам рассчитать прибыльность проекта
• Позвольте вам опережать график
• Повысьте и подотчетность вашей команды прозрачность
• Помочь вам избежать кражи времени
• Сделать отчетность и аналитику проекта простой и интуитивно понятной всего за час программного обеспечения для отслеживания. Мы предлагаем платформу, которую можно использовать для взаимодействия с сотрудниками, клиентами и различными проектами, а также платформу, которая способна подсчитывать часы, затраченные на работу, всего за несколько простых кликов.

  В заключение можно сказать, что программные табели учета рабочего времени лучше всего подходят для предоставления командам, сотрудникам или фрилансерам инструментов, необходимых им для того, чтобы больше сосредоточиться на своей работе, вместо того, чтобы тратить время на заполнение Excel или бумажных табелей учета рабочего времени для включения и выключения функций.

  Многие компании приятно удивлены повышением производительности, которое может обеспечить автоматическое программное обеспечение для учета рабочего времени.

  Ключевые выводы

  Табель рабочего времени — это таблица данных, используемая для отслеживания часов, которые сотрудники тратят на проект или задачу.

  • Табель учета рабочего времени представляет собой юридическую документацию, имеющую отношение к выставлению счетов клиентам, а также к заработной плате и льготам сотрудников.