Табель учета рабочего времени как заполнять: Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2023 года

Табель учета рабочего времени как заполнять: Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2023 года

кто подписывает и зачем нужен этот документ

Табель учета рабочего времени нужен для того, например, чтобы рассчитать сотруднику зарплату. Еще его используют в контрольных целях. То есть каждый прогул сотрудника фиксируют в табеле и в случае споров предъявляют в суде.

Табель учета рабочего времени представляет собой список персонала с пометками о явках и неявках каждого из них, количестве отработанных часов и выходных днях. Его составляют на каждую половину месяца или сразу на месяц.

Рассказываем, зачем нужен табель учета рабочего времени и как его вести.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Процесс заполнения табеля рабочего времени зависит от размера компании.

Если в компании несколько структурных подразделений, то каждый руководитель составляет табель по своему отделу, а потом передает его в отдел кадров. Дальше кадровики его заверяют и передают в бухгалтерию.

Если в компании немного сотрудников и нет отделов, табель заполняет один человек.

Если у компании есть сотрудник, который занимается кадровыми вопросами, чаще всего он и ведет табель учета рабочего времени. Если такого специалиста нет — все делает руководитель.

Подробнее про отдел кадров

Какую форму табеля учета рабочего времени использовать

Росстат разработал две формы табеля — Т-12 и Т-13. Работодатель может выбрать любую из этих форм или разработать свою.

Форма Т-12 состоит из двух разделов: учет рабочего времени и расчет с сотрудниками.

Loading…

Loading…

Форма Т-12 подробная. В ней есть еще и расчеты с персоналом

Для каждого дня месяца отведены две строки: в верхней указывают, явился сотрудник на работу или нет, в нижней — сколько времени на ней провел.

В графах 5 и 7 указывают сведения о работе сотрудника за первую и вторую половину месяца. В верхней ячейке отражают общее количество отработанных сотрудником рабочих дней, а в нижней — количество отработанных часов.

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12 — в ней один лист. Ее используют чаще.

Loading…

Так выглядит форма Т-13

Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Подготовили для вас шаблон учета рабочего времени в свободной форме. Вы можете сделать копию и заполнять его на бумаге или в электронном виде.

Бланк табеля учета рабочего времени

Как заполнять табель учета рабочего времени

При заполнении табеля можно использовать буквенные обозначения. Вот основные:

• Я — явка, рабочий день;
• Н — работа в ночное время;
• ОТ — ежегодный основной отпуск;
• ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни;
• К — командировка.

Явки и в некоторых случаях неявки можно обозначать без указания часов. Но иногда неявку придется указать в часах.

Например, когда сотрудник первую половину дня был свидетелем в суде, что не считается прогулом, но отмечать в табеле нужно, а во вторую часть дня вышел на работу.

Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в тот же день, работу в выходные и праздничные дни надо указывать в часах.

Loading…

Так может выглядеть заполненный табель учета рабочего времени

После заполнения табеля его нужно подписать. Обычно это делают два человека:

• сотрудник, который составляет табель;
• начальник отдела кадров или руководитель структурного подразделения.

Если табель составляют в электронном виде, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью.

Как получить КЭП

Как хранить табель учета рабочего времени

Компаниям и предпринимателям нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Это касается и табеля учета рабочего времени. Хранить табели можно в бумажном или в электронном виде.

Как хранить документы правильно

Табель учета рабочего времени надо хранить 5 лет по общему правилу и 75 лет, если у вас вредные и опасные условия труда.

Что важно запомнить

1. Табель учета рабочего времени нужен для того, чтобы рассчитать сотруднику зарплату. В нем отмечают явку или неявку каждого сотрудника.
2. Обычно ведением табеля учета рабочего времени занимается руководитель подразделения или кадровик.
3. Росстат разработал две формы табеля учета рабочего времени. Они отличаются размером — форма Т-12 подробнее, а Т-13 проще. Можно разработать свою.
4. В конце месяца табель нужно подписать. Это должны сделать тот сотрудник, который занимается его заполнением, и начальник отдела кадров или руководитель бизнеса.
5. По общему правилу табель учета рабочего времени нужно хранить 5 лет, а для работников с вредными и опасными условиями труда — 75 лет.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

13. 05.2019 Лара Бодрова Статьи

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Содержание

• Общая информация
• Принципы заполнения
• Как заполнить форму Т-12

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это

форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому

директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день.

А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

• наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
• код ОКПО:
• период, за который ведется табель:
• его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
• графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
• графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
  Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
• графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
• графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
• графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
• графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

• Скачать бланк табеля Т-12
• Скачать образец заполнения табеля Т-12

кадры

26.12.2022 Владлена Владлена

Роскомнадзор утвердил новый бланк уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных. Различия старой и новой форм уведомления об обработке персональных данных. Способы подачи уведомления в РКН.

Подробнее

23.12.2022 Владлена Владлена

Новое для работодателей в новом году: в 2023 году появятся новые бланки СТД‑СФР и СТД‑Р. Туда вносятся сведения о трудовой деятельности работников. Изменения связаны, в том числе, с образованием единого Социального фонда.

Подробнее

22.12.2022 Владлена Владлена

Минтруд подготовил новые правила подсчёта страхового стажа для выплаты пособий работникам по договорам ГПХ с 2023 года. Речь идёт об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Подробнее

Как заполнять табель учета рабочего времени и зачем он вам нужен

Зачем вашей команде нужна система учета рабочего времени

С точки зрения малого и среднего бизнеса, в частности, должным образом поддерживаемая и применяемая политика учета рабочего времени является большим преимуществом.

Чтобы лучше это проиллюстрировать, давайте еще подробнее рассмотрим преимущества и недостатки табелей учета рабочего времени.

Преимущества политики учета рабочего времени

Точная заработная плата за точное количество часов

Это основное преимущество использования табелей учета рабочего времени. Проще говоря, табеля рабочего времени используются для расчета общей заработной платы, т. е. заработной платы, которую работник получает в качестве компенсации за свою работу.

Аккуратная историческая база данных

В табелях учета рабочего времени пронумерованы текущие задачи, и менеджеры могут использовать эти номера в качестве ориентира для будущих проектов.

Например, вы заметили, что большинству членов команды потребовалось около 4 дней, чтобы освоить основы последних двух проектов, над которыми они работали за последние два или три месяца.

Вооружившись этой информацией, менеджер может затем использовать этот туз, чтобы улучшить каналы связи с клиентами и предоставить ETA для будущих проектов. Это также касается ETA в отношении времени, затрат и ресурсов.

Автоматизированные системы для повышения эффективности

Расписания — отличный способ выявить действия в рабочем процессе, которые менее эффективны, чем другие действия. Эти данные позволяют менеджеру вносить модификации и изменения для улучшения рабочего процесса.

Но, что еще более важно, табели учета рабочего времени просто делают отслеживание всего проще и эффективнее.

На малых предприятиях управленческая команда может быть слишком растянутой. Даже если компания является средней или крупной, при наличии штатной команды отдела кадров табели учета рабочего времени все равно могут упростить сложную задачу управления расчетом заработной платы, счетами-фактурами, человеко-часами, отпусками, отгулами и т. д.

В обоих случаях система учета рабочего времени can:

• Освободите время менеджеров , не теряя контроля над ситуацией.
• Помогите менеджерам заботиться о сотрудниках и более эффективно внедрять важные методы компании, автоматизировав большую часть их задач.
• Помочь вам сократить руководство или облегчить их рабочую нагрузку.
• Помогите бизнесу или конкретной команде стать более прибыльной в долгосрочной перспективе , поскольку эти управленческие ресурсы могут быть распределены в другом месте.

Точные счета-фактуры и обеспечение прибыльности проектов

При отправке счетов-фактур клиентам менеджеры или работодатели должны убедиться, что эти счета-фактуры являются чистыми, т.е. точными в соотношении с отработанным временем.

Клиенты, оплачивающие услуги компании, должны оплачивать оплачиваемые часы только в соответствии с работой, выполненной сотрудниками. Табель учета рабочего времени поможет вам в этом.

Если вы отслеживаете время, затрачиваемое на выставление счетов клиентам, будь то компания, команда или фрилансер, то использование табелей учета рабочего времени поможет вам сделать процесс прозрачным, профессиональным и точным, а также облегчит вам процесс выставления счетов. получать адекватную компенсацию за свою работу.

И самое главное, заполнив табель учета рабочего времени или попросив членов команды записывать свое время, вы сможете поддерживать прибыльность проектов ваших клиентов .

С другой стороны, если вы заказываете чьи-то услуги, то есть если вы являетесь клиентом в сценарии, получение расписания вместе со счетом поможет вам получить представление о ценности, которую вы получаете, и определить оправданы ли ваши затраты на тот или иной проект.

Отслеживание и адаптация различных ролей

Еще одним преимуществом использования расписаний является то, что они могут помочь вам оценить производительность различных команд. Данные, которые они помогают вам накапливать с течением времени, могут помочь в принятии всех видов деловых и управленческих решений.

Например, вы можете использовать их, чтобы определить, какие отделы или группы опаздывают с работой, и заставить сотрудников оставаться дольше, чтобы выполнить работу. Это может указывать на то, что отделу может понадобиться несколько дополнительных рабочих рук, что послужит сигналом к ​​тому, чтобы отправить им больше рабочей силы.

С другой стороны, они также позволят вам потенциально определить, в каких отделах дела обстоят слишком просто — сотрудники могут регулярно уходить раньше времени. В этом случае вы можете сократить эту команду или использовать ее ресурсы для других проектов.

Программные табели учета рабочего времени, в частности, можно использовать для отслеживания и мониторинга задач в проекте или отдельных проектах, а также для проверки:

• Эффективно ли выполняют свои задачи в проекте
• Имеют ли квалификацию для участия в определенную роль в коллективе.
• Делают ниже или выше среднего усилия.
• начинают развивать определенную область знаний , которая может быть использована на благо компании в будущем.
• Дайте достаточно времени для выполнения своих задач.  

Все это дает ценную информацию о производительности ваших команд, которая может помочь вам принять решение о повышении по службе, иначе распределить рабочую нагрузку, чтобы повысить общую производительность или уложиться в сроки проекта, заметить и принять меры, чтобы избежать расползания границ и многое другое.

Благодаря ценным данным табеля учета рабочего времени и регулярной оценке возможности безграничны.

Предостережения 

Человеческая ошибка

Независимо от того, насколько продвинута ваша автоматизированная система табелей учета рабочего времени или онлайн-алгоритм, для заполнения табелей всегда требуется участие человека. И только человеку свойственно ошибаться.

Неизбежный фактор человеческой ошибки может быть совершенно случайным, результатом фактора забывчивости или, в худшем случае, случая, когда сотрудник манипулирует своим рабочим временем. Это часто называют манипуляцией временем или кражей времени.

Чтобы избежать ошибок, вызванных человеческим фактором, независимо от их причины, вам следует внедрить определенный тип проверки табелей учета рабочего времени, особенно если табели учета рабочего времени используются для выставления счетов клиентам или влияют на начисление заработной платы или налоги.

Это означает отслеживание табелей учета рабочего времени (ежедневно, ежемесячно или еженедельно, в зависимости от динамики вашего бизнеса) или внедрение практики утверждения каждого табеля учета рабочего времени, заполняемого членом команды, менеджером.

Трудности при отслеживании нематериальных задач

Известно, что особенно трудно отслеживать события коллективного характера, такие как встречи, мозговые штурмы и обсуждения проектов.

Например, у вас есть 4 сотрудника на встрече с клиентом в течение часа или около того. Должны ли вы выставлять клиенту счет только за один час, и если это так, то какой сотрудник добавляет этот час в свое расписание? Или вы берете 4 часа за рабочий час каждого сотрудника?

Лучший способ борьбы с этим — принять решение компании сделать трудноотслеживаемые события, такие как собрания, неоплачиваемыми событиями или взимать фиксированную почасовую ставку. Используя табели учета рабочего времени или более продвинутую версию — программные табели учета рабочего времени, вы можете отправлять точные отчеты о выставлении счетов за каждую минуту, потраченную сотрудником на работу над конкретным проектом. Если бы это занимало 4 человека в час, было бы логично выставить счет клиенту за четырех человек, которые работали, по законным доказательствам.

Дополнительная работа персонала

В то время как отдел кадров будет в восторге от внедрения системы табелей учета рабочего времени, так как это облегчит их жизнь, у других членов команды может быть другое мнение.

Обычно это связано с тем, что теперь им нужно выделять дополнительное время для их заполнения, что мало кто находит особенно приятным. В то время как некоторые члены команды могут оценить четкие процессы, которые вы внедряете для обеспечения прозрачности, другие могут быть не в восторге от этого.

Итак, важно иметь стратегию внедрения с целью плавного вовлечения всех в новый процесс.

Это означает:

• Обеспечение обучения для всех , а затем обеспечение того, чтобы новые члены команды всегда получали инструкции.  
• Покажите вашей команде , что табели учета рабочего времени не доставляют неудобств : это набор , который помогает распределять рабочую нагрузку и держать всех подотчетными .
• Сообщение о том, что эта политика фактически сводит к минимуму взаимодействие с руководством, при этом обеспечивая выполнение вещей выполняются .  
• И, наконец, показывает вашей команде, что они просты и занимают максимум 15 минут в день.

Моральный дух персонала

Поскольку введение системы учета рабочего времени может сильно повлиять на моральный дух персонала (по причинам, перечисленным выше), мы дадим еще несколько советов, которые могут помочь вам в реализации.

Наш главный совет: не пытайтесь внедрить эту систему выборочно .

Если вы или кто-то из руководства примете табели учета рабочего времени только для определенных команд и позволите другим уйти с крючка, общий моральный дух персонала может снизиться. Сотрудники, которым придется использовать эту систему, могут почувствовать себя на месте и удивиться, почему только они должны заполнять свои табели учета рабочего времени, а некоторые их коллеги этого не делают.

Это относится даже к вам как к менеджеру или владельцу. Сотрудники на самом деле не любят, когда к ним относятся иначе, чем к руководству, поэтому важно, чтобы, если сотрудники должны использовать табели учета рабочего времени, все должны использовать их для расчета своего рабочего времени в одной и той же системе. Это отличный способ создать ощущение «мы все вместе» в вашей команде или компании.

Как табели рабочего времени приносят пользу фрилансерам

До сих пор мы в основном обсуждали, какую пользу табели рабочего времени могут принести командам или компаниям в целом. Однако, если вы фрилансер, вы также можете найти их полезными по следующим причинам:

• Они помогают вам получать соответствующую оплату. Используя табель учета рабочего времени, вы будете получать оплату ровно за отработанное время. Они также упрощают и упрощают процесс выставления счетов клиентам.
• Они помогут вам отслеживать расходы по проекту и количество часов, необходимых для их выполнения.
• Они могут помочь вам измерить и оценить вашу работу в различных проектах.
• Они могут дать вам представление о вашей эффективности работы для нескольких проектов.
• Они даже могут помочь вам сэкономить деньги , оценив примерный бюджет вашего проекта.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Теперь, когда мы рассмотрели основы, пришло время показать вам, как можно заполнять табель учета рабочего времени. Существует два типа табелей учета рабочего времени — обычный старый бумажный табель учета рабочего времени и программная система учета рабочего времени.

Основы заполнения табелей учета рабочего времени остаются одинаковыми как для бумажных табелей, так и для программного обеспечения.

Шаг 1 — Имя и фамилия

Поле имени в табеле должно быть заполнено именем и фамилией члена команды, заполняющего табеля.

Вы можете сами написать имена своих сотрудников, а можете попросить их самим заполнить табели учета рабочего времени.

Шаг 2 — Дата

Следующим шагом является ввод даты для табеля учета рабочего времени.

Большинство компаний просят своих сотрудников ежедневно, еженедельно или ежемесячно заполнять табели учета рабочего времени.

Важно, чтобы вы вводили правильные цифры и даты для расчета заработной платы, налогов и аудита, поскольку неточные записи могут стать проблемой юридического характера.

Шаг 3. Детали проекта

Пришло время объединить задачи в группы, которые четко отображают, над чем работал сотрудник и как долго он работал над этой задачей/проектом.

В своей самой простой форме детали проекта охватывают широкую сферу деятельности, но обычно содержат такие данные, как:

• Роли в проекте
• Сроки
• Цели проекта
• ETA
• Предполагаемый бюджет.

Шаг 4. Добавление рабочих часов

В большинстве табелей учета рабочего времени есть поле, в которое можно вставить часы, отработанные в определенный день.

Например, понедельник 4 часа, вторник 6 часов и т. д. 

Это позволяет выявить проблемные еженедельные закономерности, поскольку вы можете заметить, начинает ли сотрудник работать допоздна по понедельникам и перестает работать раньше по пятницам.

Шаг 5. Подсчитайте количество часов

После того, как поле для рабочих часов заполнено, вы можете рассчитать общее количество часов за неделю или месяц и указать их на общей вкладке табеля учета рабочего времени.

Здесь вы можете увидеть общее количество времени, которое сотрудник отработал каждый день, и использовать эту информацию для расчета любой сверхурочной работы или двойного времени для расчета заработной платы.

Этот процесс полностью автоматизирован при использовании программного табеля учета рабочего времени. Табели рабочего времени программного обеспечения отображают каждый рабочий час каждого проекта для каждого отдельного сотрудника с тех пор, как они начали заполнять табели рабочего времени программного обеспечения.

Шаг 6 — Примечания

В большинстве табелей учета рабочего времени или программных табелей есть раздел примечаний, где вы можете ввести некоторые сведения о еженедельных или почасовых ставках и разрешениях на сверхурочную работу, задержки и отсутствия. Если вам нужно уйти с работы на пару часов, чтобы заняться какими-то делами, вы можете свободно поместить это в разделы заметок.

Наиболее часто примечания содержат:

• Разрешения на сверхурочную работу
• Дневные ставки
• Почасовые ставки
• Недельные ставки
• Задержки проекта
• Заявки на отпуск
• Заявки на отгулы

Шаг 7 — Утверждение

Когда член команды заполняет табель учета рабочего времени, он должен (в идеале) представить его менеджеру на утверждение. Работа менеджера заключается в том, чтобы проверить детали, записанные в табеле учета рабочего времени, и подписать его для утверждения.

Табели рабочего времени программного обеспечения, такие как My Hours.com, можно утвердить одним щелчком мыши, и вам даже не нужно будет отправлять электронное письмо своему работодателю.

Бумажные табели учета рабочего времени VS ПО для составления расписаний: почему программное обеспечение для учета рабочего времени лучше

Бумажные табели рабочего времени проверены и проверены, и хотя они эффективны для получения необходимых данных, они просто устарели. Более того, они могут быстро стать хлопотами, поскольку представляют собой бесконечный поток бумажной работы из недели в неделю.

Цифровые электронные таблицы, такие как листы Excel и Google, прекрасно справятся с этой задачей, но они не намного больше, чем цифровой «бумажный» лист. Процесс ввода правильных цифр или дат по-прежнему выполняется вручную.

Программное обеспечение для учета рабочего времени — это путь в будущее, поскольку оно предлагает решения, предназначенные для решения самых серьезных проблем, связанных с отслеживанием рабочего времени и производительности с помощью табелей учета рабочего времени.

В качестве примера возьмем такое программное обеспечение, как My Hours. Что он может предложить такого, чего не могут бумажные табели учета рабочего времени или программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel или Google Sheets?

• Устранение необходимости в многозадачности
• Упростите выставление счетов клиентам
• Позвольте вам сосредоточиться на приоритетах (и поощряйте расстановку приоритетов)
• Помочь вам рассчитать прибыльность проекта
• Позволить опережать график
• Повысить и повысить ответственность вашей команды прозрачность
• Помочь вам избежать кражи времени
• Сделать отчетность и аналитику проекта простой и интуитивно понятной всего за час программного обеспечения для отслеживания. Мы предлагаем платформу, которую можно использовать для взаимодействия с сотрудниками, клиентами и различными проектами, а также платформу, которая способна подсчитывать часы, затраченные на работу, всего за несколько простых кликов.

  В заключение можно сказать, что программные табели учета рабочего времени лучше всего подходят для предоставления командам, сотрудникам или фрилансерам инструментов, необходимых им для того, чтобы больше сосредоточиться на своей работе, вместо того, чтобы тратить время на заполнение Excel или бумажных табелей учета рабочего времени для включения и выключения функций.

  Многие компании приятно удивлены повышением производительности, которое может обеспечить автоматическое программное обеспечение для учета рабочего времени.

  Ключевые выводы

  Табель рабочего времени — это таблица данных, используемая для отслеживания часов, которые сотрудники тратят на проект или задачу.

  • Табель учета рабочего времени представляет собой юридическую документацию, имеющую отношение к выставлению счетов клиентам, а также к заработной плате и льготам сотрудников.
  • Табель учета рабочего времени можно использовать не только для учета человеко-часов, поскольку он является отличным инструментом для создания баз данных, оценки производительности и улучшения методов работы.
  • У табелей учета рабочего времени есть свои плюсы и минусы, но плюсы перевешивают минусы, если система табелей применяется надлежащим образом.
  • Программные расписания превосходят бумажные расписания, поскольку они интерактивны, надежны и оптимизированы.
  • Заполнение табелей на базовом уровне одинаково как для бумажных табелей, так и для программных табелей. Они включают имя и фамилию сотрудника, даты работы, активные проекты и рабочее время. Оба варианта должны быть одобрены менеджером, прежде чем они будут включены в счет.
  • Табель учета рабочего времени важен как для команды, так и для руководства, и использование системы учета рабочего времени значительно упрощает обе стороны.

  ‍

  Обращайтесь с осторожностью: табели учета рабочего времени сотрудников Передовые практики

  Отслеживание времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью точного расчета заработной платы, управления личным временем и ведения учета сотрудников. Вы можете документировать информацию о времени и посещаемости, создав табель рабочего времени сотрудника.

  Чтобы соблюдать трудовое законодательство, вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составить и каковы ваши обязанности по ведению документации.

  Что такое табель учета рабочего времени?

  Табель учета рабочего времени — это физическая или цифровая запись, показывающая количество часов, отработанных сотрудником в течение платежного периода. Табели учета рабочего времени предоставляют вам необходимую информацию для расчета заработной платы и предоставления сотрудникам их правильной заработной платы.

  Без табель учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник. Это может подвергнуть ваш бизнес неправильным выплатам заработной платы, несуществующим записям, проверкам и даже судебным искам.

  Вы также можете разбивать табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

  Для составления табелей учета рабочего времени необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение платежного периода. Вы можете использовать их в сочетании с картами учета рабочего времени сотрудников, такими как перфокарты, часы с отпечатками пальцев или цифровые часы.

  В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени по своему усмотрению. Однако табели учета рабочего времени, которые вы используете, должны быть полными и точными.

  Для создания расписаний можно использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно храните табели учета рабочего времени в своих записях.

  Информация, включенная в табели учета рабочего времени

  Табели учета рабочего времени должны быть структурированы. Большинство табелей отформатированы как диаграмма. Табель рабочего времени должен содержать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Период оплаты
  • Дата работы
  • Рабочий день
  • Отработанные часы
  • Общее количество часов рабочей недели

  Если вы предлагаете оплачиваемый отпуск (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

  Рекомендации по учету времени и посещаемости

  Поскольку ведение точных табелей учета рабочего времени является важной задачей малого бизнеса, вот несколько советов, которые помогут вам.

  Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и представлении табелей учета рабочего времени в справочнике сотрудников. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на оплату сверхурочной работы или нет.

  Используйте последовательный метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в течение одной недели, а в электронной таблице — в следующую — это прямой путь к катастрофе.

  Сотрудники должны подписать и представить вам свои табели учета рабочего времени после того, как их информация будет введена. Просмотрите табели учета рабочего времени перед их утверждением, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля учета рабочего времени с графиками работы, чтобы предотвратить фальсификацию сотрудниками табелей учета рабочего времени.

  Установить регулярное расписание. Требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день каждого платежного периода, чтобы избежать путаницы. Таким образом, вы можете платить сотрудникам вовремя, особенно если вы платите прямым депозитом.

  Убедитесь, что информация, которую вы вводите в табеле учета рабочего времени, точна. Вы не можете зафиксировать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

  Программное обеспечение для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы автоматически загружаются.

  Что происходит, когда сотрудник работает сверхурочно?

  Это может случаться не так часто, но когда сотрудник работает сверхурочно, вам необходимо правильно рассчитать его заработную плату. Прочтите наше бесплатное руководство Узнайте, как рассчитать и выплатить заработную плату за сверхурочную работу , для получения дополнительной информации.

  Получите мое бесплатное руководство!

  Как долго нужно хранить табели учета рабочего времени?

  В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы должны хранить табель учета рабочего времени и связанную с ним информацию (например, табели учета рабочего времени) в своих платежных ведомостях в течение двух лет.