Титульный лист личного дела: Обложка (титульный лист) личного дела: образец 2021 года
Образец личного дела работника
Законодательство РФ не обязывает ИП, организации заводить на своих работников личные дела. Это не является ни обязанностью, ни рекомендацией. Лишь на госслужащих при их поступлении на работу безоговорочно оформляют личные дела, т. к. этого требует закон. Тем не менее при трудоустройстве граждан на работу ИП, организации на них, как правило, тоже заводят личное дело.
Следует заметить, что организации вправе оформлять дело как на каждого работника, так и выборочно, только на определенные их категории. Чаще всего вне зависимости от того, на какую вакансию, должность трудоустроился соискатель (специалиста, начальника, его зама и т. д.), отдел кадров заводит на него личное дело и ведет до тех пор, пока данный сотрудник числится, трудится в организации.
Понятие «формирование личного дела работника» вполне прозрачно и подразумевает собой, прежде всего, сбор всей документации, которая касается лица, поступившего на работу. Занимается этим вопросом обычно полномочный сотрудник кадрового отдела.
Личные дела обычно регистрируют в журнале, шаблон которого можно скомпилировать самостоятельно. Собственно оформление и формирование личного дела производится одновременно и по хронологии следующим путем:
- К делу прилагаются документы, которые составляются, принимаются при трудоустройстве на работу. Но несколько экземпляров одного документа в одном личном деле не хранят.
- Заполняется титул и остальные позиции, далее делу присваивается соответствующий порядковый №.
- Оформляется список, внутренняя опись приобщенных документов.
Сформированные должным образом личные дела сотрудников хранятся автономно, отдельно от остальных документов. По необходимости в них делаются записи, заносятся изменения, состав приобщенных документов перепроверяется, а некоторые из них за ненужностью изымают.
За все время трудовой деятельности работника к его личному делу могут приобщаться разные дополнительные документы. Например, распоряжения нанимателя о поощрении, о применении либо снятии дисциплинарного взыскания.
Всю документацию, которая подшивается к делу, условно можно разделить на три группы. К первой относят те из них, которые составляются при трудоустройстве, ко второй – те, которые связаны непосредственно с самим трудовым процессом. К третьей группе причисляют документы, которые оформляются при увольнении работника.
Законодательство об оформлении личных дел
Закон не содержит четких требований к оформлению личных дел сотрудников, которые не состоят на гражданской госслужбе. Данные вопросы решаются по большей части на усмотрение нанимателя, поскольку оформление и ведение подобных документов для таких структур не является обязательством.
Обычно организация самостоятельно разрабатывает и устанавливает порядок, закрепляя его в соответствующем локальном нормативном акте. Таковым может быть, например, инструкция либо положение по ведению личных дел.
В данном локальном акте, как правило, прописывают правила их формирования, ведения, хранения. Естественно, все нормы, зафиксированные в нем, не должны выходить за рамки действующего законодательства. Посему при подготовке нормативных положений и собственно порядка формирования личных дел рекомендуется взять на вооружение положения следующих законов.
| Название правового акта | Сфера применения |
| Указ Президента РФ № 609 от 30.05.2005 (ред. от 23.07.2022) | Ведение личного дела госслужащего |
| Указ Президента РФ № 640 от 01.06.1998 (ред. от 01.07.2014) | Ведение личных дел лиц, замещающих госдолжности |
| Гл. 14 ТК РФ | К вопросу о защите личных данных работника |
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ред. от 14.05.2022) | По части организационно–распорядительной документации и требованиям к ее оформлению |
ГОСТ Р 7. 0.8-2013 | Все виды документации в делопроизводстве, архивном деле, термины, понятия |
| Приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 (ред. от 16.02.2016) | Перечень утвержденных типовых управленческих документов |
При создании личных дел и их использовании следует помнить, что личные данные каждого работника подлежат защите. Организации обязаны соблюдать общеустановленные требования по их обработке, хранению, и т. п. За не соблюдение данных норм виновных лиц могут привлечь к ответственности вплоть до уголовной.
Структура и содержание личного дела
Определение термина «дело» можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Применяя данное понятие по отношению к личному делу, следует отметить, что при его формировании, по сути, достаточно приобрести папку, в которую далее можно помещать и подшивать все документы, касающиеся того либо иного работника. Как принято, личное дело включает:
- Обложку.
- Титульный лист.
- Внутреннюю опись документации.
Это стандартные составляющие его структуры, без которых обойтись нельзя. Что касается приобщаемых документов, то среди них следует выделить те, которые обязательно подшиваются в дело. К ним относят, как минимум:
- фото 3Х4;
- заявление на имя нанимателя о приеме на работу;
- личный листок;
- заполненная работником биография;
- экземпляр заключенного с соискателем трудового соглашения;
- ксерокопии документов, свидетельствующие о получении образования;
- распоряжение о приеме на работу;
- должностная инструкция и др.
Каждый документ подшивается в папку по хронологии и включается в опись. Подобная папка заводится на каждого работающего человека в одном экземпляре.
Важно! Ксерокопии документов, приобщенных к личному делу, должны заверяться.
Папку заводит кадровик, наделенный соответствующими полномочиями. Доступ к личным делам строго ограничен. Документы, не имеющие отношение к трудовой деятельности, в личные дела не включают.
Обложка (титул) личного дела
Оформление личного дела начинается с его обложки. По сути, обложка – это та же папка, на которой оформляется титул. Разрабатывается он самостоятельно, но обычно много сведений не содержит.
Как правило, на нем записывают: название организации, подразделения, № дела и его заголовок (ФИО работника, на которого оно заводится). Внизу указывают сроки хранения (дату начала, окончания), число листов. Вверху необходимо оставить место для штампа. Оформить титульный лист можно отдельно, на одном листе, а потом наклеить его на папку в нужном месте. На практике такой стандартный шаблон титульного листа используется чаще всего, а выглядит он следующим образом.
Как вариант, при разработке титульного листа, в него, помимо прочего, можно включить опись документов, приобщенных к делу, а также реквизиты трудовой. Рекомендуемый для использования второй шаблон титула с описью приведен дальше. Его можно переделывать, видоизменять, дополнять. Следует заметить, в нем отведено место для фото, и имеется список документов, которые обычно фигурируют при оформлении соискателей на работу.
Как составить, оформить внутреннюю опись к личному делу
Для систематизации, фиксации всех приобщенных документов в личном деле оформляется опись. Она предназначена не только для регистрации поступающих документов, но и всех связанных с ними изменений. Например, для фиксации изъятия конкретного документа либо его возврата.
В общем случае закон не требует обязательно составлять опись, но зачастую ее наличие просто необходимо. Особенно когда личные дела передаются в архив на длительное хранение (больше 10 лет).
Обязательного образца описи не имеется. Поэтому составлять ее следует произвольно, руководствуясь имеющимися образцами. Главное, чтобы она в полной мере выполняла свое предназначение. Место ее расположения может быть разным: чаще всего ее закрепляют на внутренней стороне обложки либо подшивают к последней.
Что касается формы, то чаще всего ее оформляют в виде таблицы, которая предполагает включение стандартных сведений о каждом документе.
| № п/п | Индекс | Дата | Заглавие и краткое содержание | № листов | Дата включения документа в дело | Примечание |
Помимо этого опись должна иметь индивидуальный номер и включать сведения о работнике (ФИО), число приобщенных документов и листов самой описи.
В готовом виде ее должен заверить полномочный сотрудник (инспектор кадрового отдела), проставив подпись и дату в специально отведенном для этого месте. При разработке собственного варианта внутренней описи документов, прилагаемых к личному делу, можно использовать следующий шаблон.
Начертать такую таблицу можно от руки либо на компьютере. При большом количестве приобщаемых документов необходимо оформлять несколько страниц, которые в составе описи должны быть пронумерованы. Для оформления описи можно использовать как обычные чистые листы А 4, так и фирменные бланки (либо то, либо другое на выбор).
Пример 1. Вариант оформления внутренней описи к личному делу редактора ООО «Версия» Петровской Ю. С.
Петровская Юлиана Семеновна устроилась на работу редактором в ООО «Версия» 08.08.2022. На нее завели личное дело, к которому приобщили следующие документы: диплом о высшем профильном образовании, заполненную на 5 листах автобиографию, трудовое соглашение, заключенное на год, а также приказ о принятии на работу и личную карточку.
Перечисленные документы в количестве 5 шт. включили в состав внутренней описи, оформленной на одном листе. Составленная опись датирована 08.08.2022 и подписана инспектором отдела кадров Шубинской С. М.
В период трудовой деятельности редактора Петровской Ю. С. данная опись может дополняться иными документами. Например, заявлением о предоставлении очередного отпуска, которое нужно будет включить в список аналогичным порядком, указав дату его написания, название, число листов, дату включения во внутреннюю опись.
Распространенные ошибки при наполнении и ведении личных дел
Ошибка 1. Трудовые книжки хранят отдельно от личного дела и прочих кадровых документов. Для них выделяют отдельный сейф либо иное место в пределах кадрового отдела. Доступ к ним открыт только для кадровиков.
Ошибка 2. ИП, организации заводят на своих сотрудников личные дела по усмотрению. При этом ограничений по этой части практически не имеется. Они вправе оформить дело на сотрудника, который трудится на постоянной основе либо временно, по совместительству.
Время трудоустройства на формирование личных дел тоже никак не влияет.
Исключением являются граждане, заключившие договор ГПХ. На них дела не заводят в принципе. Несколько дел на одного работника тоже не заводят.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Сколько хранится обычное личное дело сотрудника? Могут ли его выдать при увольнении?
Пока сотрудник работает, его дело хранится в специально отведенном для этого месте (сейфе, металлическом шкафе и т. п.). После его увольнения дело закрывают – полностью оформляют, прошивают, записав дату его закрытия, т. е. увольнения сотрудника. На руки его уволенному лицу не выдают.
В подобном виде его хранят еще три года в организации, после чего передают в архив, где оно будет храниться 50 лет, если оно заводилось до 2003 г., а если до этого года, то 70 лет. Обоснование: ст. 22.1 ФЗ РФ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» (о хранении документов личного состава).
Следует принять во внимание, что личные дела, которые заводят на госслужбе, при смене рабочего места могут передаваться, что не характерно для дел, оформленных ИП либо обычными организациями.
Вопрос №2: Можно ли работнику ознакомиться со своим личным делом?
Как правило, это не возбраняется. Ознакомиться можно в любое время, но выносить его куда-то за пределы кадрового отдела без ведома и разрешения руководства не разрешается.
К сведению, представители правоохранительных и иных органов могут получить необходимые сведения из дел только по официальному запросу.
Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2022 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст.
13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2022
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.
01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
Добавление титульной страницы — служба поддержки Майкрософт
Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word 2010 Word Starter 2010 Дополнительно…Меньше
Microsoft Word предлагает галерею удобных предварительно разработанных титульных страниц, чтобы подчеркнуть ваше резюме.
Выберите титульную страницу и замените образец текста своим собственным.
На Вкладка Вставка , в группе Страницы нажмите Титульная страница .
Щелкните макет титульной страницы в галерее параметров.
После того, как вы вставите титульную страницу, вы можете заменить образец текста своим собственным текстом, щелкнув область титульной страницы, например заголовок, и введя текст.
Примечания:
Если вы вставите в документ еще одну титульную страницу, новая титульная страница заменит первую вставленную титульную страницу.
Чтобы заменить титульную страницу, созданную в более ранней версии Word, необходимо вручную удалить первую титульную страницу, а затем добавить титульную страницу с дизайном из коллекции Word.
Чтобы удалить титульную страницу, вставленную с помощью Word, щелкните вкладку Вставить , щелкните Титульные страницы в группе Страницы , а затем щелкните Удалить текущую титульную страницу .
Microsoft Word предлагает галерею удобных предварительно разработанных титульных страниц, чтобы подчеркнуть ваше резюме. Выберите титульную страницу и замените образец текста своим собственным.
Примечание.
На титульных страницах не отображаются номера страниц.
Вставьте обложку
На вкладке Вставка щелкните Титульный лист .
Щелкните макет титульной страницы в галерее параметров.
После того, как вы вставите титульную страницу, вы можете заменить образец текста своим собственным текстом, щелкнув область титульной страницы, например заголовок, и введя текст.
Советы:
Если вы вставите в документ еще одну титульную страницу, новая титульная страница заменит первую вставленную титульную страницу.
Чтобы заменить титульную страницу, созданную в более ранней версии Word, необходимо вручную удалить первую титульную страницу, а затем добавить новую титульную страницу с дизайном из коллекции Word.
org/ListItem»>Чтобы увидеть, как будет выглядеть титульная страница, в меню Вид выберите Макет печати или Веб-макет .
Удалить обложку
Верх страницы
7 Шаблоны титульных страниц отчетов [для деловых документов]
Бесплатные редактируемые шаблоны титульных страниц отчетов для деловых документов
Первое впечатление имеет решающее значение, особенно в корпоративном мире.
Когда вы представляете бизнес-отчет, титульная страница — это первое, что видит ваш читатель, обычно прямо перед оглавлением. По этой причине важно создать чистый, профессиональный и соответствующий теме дизайн обложки.
Содержание:
- Создание профессиональных титульных страниц для отчетов
- Шаблоны титульных страниц Microsoft Word
- Примеры титульных страниц бесплатных отчетов
Основной целью титульной страницы отчета как первой страницы документа является точное отражение содержимого. Для некоторых получателей это может быть единственная страница, которую они читают, поэтому убедитесь, что текст эффективно передает суть того, что находится внутри . Что входит в титульную страницу для отчетов, зависит от конкретной цели и аудитории. В целом формат должен включать большинство (если не все) следующих элементов:
- Название
- Подзаголовок
- Автор
- Название автора
- Название/логотип компании
- Дата завершения/подачи
- Краткое описание отчета
Текст на титульном листе отчета также должен отображаться консервативным шрифтом, в основном свободным от украшений, аномальных искривлений и других необычных рисунков.
Если дизайн одного из других шрифтов идеально соответствует вашему логотипу или характеру вашего отчета, обычно лучше придерживаться шрифтов Times New Roman или Sans Serif.
Times New Roman — это ультраконсервативный шрифт, который широко используется в корпоративном мире, поскольку считается очень читабельным. Sans Serif (что означает «без засечек») относится к нескольким довольно консервативным стилям шрифтов. Некоторые из самых популярных шрифтов Sans Serif для бизнеса включают Calibri и Arial.
- Размер: 44 КБ
- Скачиваний: 58473
- Загрузить: zip и docx Загрузить
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ШАБЛОН
Шаблон официальной титульной страницы
Очень простая основная корпоративная титульная страница.
Создание профессиональных титульных страниц для отчетов
Титульная страница отчета — это ваша возможность продемонстрировать суть отчета. Чтобы создать титульную страницу, которая действительно выделяется, обратите особое внимание на следующие области: Стиль : Как упоминалось ранее, титульная страница должна отражать содержимое документа.
Например, если это годовой финансовый отчет, вы, вероятно, захотите придерживаться чего-то четкого и профессионального. С другой стороны, если вы готовите исследовательский отчет о науке о климате, вы можете включить больше цветов и бликов. Изображения : Выберите изображения, которые дополняют дизайн титульной страницы отчета. Для корпоративного годового отчета логотип компании может быть всем, что вам нужно. Для отчета о научном исследовании вы можете добавить более яркое изображение обложки, например, земной шар, водоем или сцену природы. Торговая марка . Стиль, цветовая схема и тип шрифта титульной страницы отчета должны соответствовать фирменному стилю вашей компании. Любые изображения, которые вы добавляете, также должны соответствовать вашему фирменному стилю. Заголовок/Подзаголовок : Заголовок и подзаголовок вашего отчета (если он у вас есть) должны быть убедительными и привлекать внимание читателя, вызывая у него желание глубже погрузиться в основную часть отчета.
Макет : Дизайн макета титульной страницы отчета — это место, где вы объединяете все элементы. Цвета, изображения и текст должны плавно сочетаться друг с другом, чтобы создать профессиональный и привлекательный дизайн.Шаблоны титульных страниц Microsoft Word
Microsoft Word поставляется с несколькими предварительно отформатированными шаблонами титульных страниц; точное число зависит от того, какая у вас версия Word. Если вы хорошо разбираетесь в дизайне, вы можете использовать один из шаблонов в Word в качестве отправной точки для разработки титульной страницы вашего бизнес-отчета. Чтобы добавить обложку в документ, выберите «Вставка» > «Титульная страница», затем выберите один из встроенных примеров. Наши титульные страницы позволяют пользователям легко создавать профессиональные обложки для бизнес-отчетов. Они могут использоваться для различных целей, включая, но не ограничиваясь:
- Корпоративные годовые отчеты
- Корпоративные обложки для книг
- Маркетинговые отчеты
- Технические отчеты
- Профессиональные исследовательские отчеты
- Финансовые отчеты
- Отчеты о проделанной работе
- Отчеты об аудите
- Лабораторные отчеты
- Отчеты об испытаниях
- Титульные страницы проекта
- Титульные страницы предложений
- Сопроводительные письма
Эти типы отчетов, как правило, довольно формальные, поэтому наши дизайны очень чистые и нейтральные — двойное пространство для текста, верхнего и нижнего колонтитула
Примеры титульных страниц бесплатных отчетов
Наша галерея титульных страниц ниже содержит шаблоны с очень формальным и профессиональным дизайном.
Об авторе