18мая2022
В соответствии со ст. 65 ТК РФ такими документами являются:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
— документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
Кроме того, в соответствии с частью второй ст. 65 ТК РФ в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Так, например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме на условиях совместительства на работу с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан предоставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
Лица, поступающие на дистанционную работу, при заключении трудового договора с работодателем путем обмена электронными документами могут предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ. По требованию работодателя такие лица обязаны представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
При приеме на работу к работодателю, использующему электронный документооборот, документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
17 ноября
27974
Узнайте больше о документальном сопровождении трудоустройства и правилах, которые не должен нарушать ни один работодатель. Расскажем, как установить испытательный срок, можно ли принять в штат подростка и что делать с совместителями.
Содержание:
Прием на работу — стандартная процедура, через которую проходит каждый штатный сотрудник любой организации.
Общие правила приема на работу в России установлены кодексом законов о труде. Этой теме посвящена вся 11 глава ТК РФ.Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск «Кадрового обзора». |
Вопрос | Где найти ответ |
---|---|
Возраст, с которого разрешен прием на работу по трудовому договору | ст. 63 ТК РФ |
Гарантии сторон при заключении трудового договора | ст. 64 ТК РФ |
Заключение трудового договора с бывшими муниципальными и государственными служащими | ст. 64.1 ТК РФ |
Документы, предъявляемые при приеме на работу | ст. 65 ТК РФ |
Оформление трудовой книжки | ст. 66 ТК РФ |
Оформление трудового договора | ст. 67 ТК РФ |
Фактический допуск к работе не уполномоченным на это лицом и последствия такого решения | ст. 67.1 ТК РФ |
Оформление приема на работу | ст. 68 ТК РФ |
Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу | ст. 69 ТК РФ |
Испытание при трудоустройстве | ст. 70 ТК РФ |
Оценка результата испытания, установленного при трудоустройстве | ст. 71 ТК РФ |
Скачать памятку |
Этап 1. Ознакомление с документами, предъявленными сотрудником
Статья 65 ТК РФ дает работодателю право запрашивать паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, аттестаты и дипломы о полученной профессиональной подготовке, трудовую книжку и СНИЛС (если работник трудоустраивается впервые, трудовая книжка и СНИЛС заводятся кадровиком при приеме на работу). Для военнообязанных к этому списку добавляются еще и документы воинского учета, а для претендентов на отдельные специфические должности — дополнительные справки, лицензии, разрешения и т.д. в соответствии с актуальным законодательством.
Этап 2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его работе
Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, должностной инструкции, положении об оплате труда и других ЛНА на усмотрение работодателя. Сделать это нужно до, а не после заключения трудового договора. Убедитесь, что работник поставил подпись на каждом листе ознакомления, и выдайте ему распечатанный экземпляр должностной инструкции для хранения на рабочем месте.
Этап 3. Заключение трудового договора
Один экземпляр, заверенный подписями сторон, остается у работодателя, другой выдается на руки работнику. Если принимаете на работу бывшего государственного или муниципального служащего, оставившего службу менее двух лет назад, отправьте об этом письменное уведомление по последнему месту его занятости.
Этап 4. Оформление сопутствующих документов
Какие-то заполняются в обязательном порядке (например, приказ о приеме на работу или личная карточка), остальные — по ситуации. Учите, что закон обязывает государственные структуры оформлять ряд документов, необязательных для частных предприятий, например, личное дело или заявление о приеме на работу.
Этап 5. Проводится вводный и предварительный инструктаж по охране труда
Только после этого сотрудника можно допустить к выполнению должностных обязанностей.
Каждая компания вправе установить свой порядок оформления приема на работу, расширив этот список за счет дополнительных процедур и условий. Одни работодатели проводят анкетирование соискателей или проверку на полиграфе, другие — запрашивают подробную автобиографию. А для замещения некоторых должностей приходится проходить медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Но законодательно установленный минимум действий приходится выполнять всем. Иначе процедура трудоустройства считается оформленной с ошибками, а работодателю грозит крупный штраф.
Заключить трудовой договор — всего лишь половина дела. Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, следует внести его в учетные документы предприятия, завести личную карточку, заполнить трудовую книжку.
Заявление на трудоустройство. Требуется не всегда, поскольку с позиции закона этот этап не считается обязательным и многие работодатели его игнорируют. Но если данная норма закреплена локальными актами и инструкциями компании, попросите соискателя написать заявление о приеме на работу. Документ составляется в свободной форме или по предложенному работодателем образцу.
Трудовой договор. Срочное или бессрочное соглашение между работником и работодателем, дающее официальный старт трудовым отношениям. Оформляйте каждый раз, когда принимаете новичка на работу (даже если она временная, сезонная или удаленная). Прежде чем заверить договор, убедитесь, что он содержит все обязательные условия и сведения о сторонах.
Внимание! Если забыли включить в трудовой договор одно или несколько обязательных условий, как можно скорее заключите с работником дополнительное соглашение и пропишите в нем недостающие пункты. |
Приказ о приеме на работу. Обязательный документ, издается на основании трудового договора. Заполните бланк №Т-1 или разработанную работодателем форму. Убедитесь, что содержание приказа — наименование должности, размер зарплаты, характер работы, сведения о сотруднике — в точности соответствует условиям трудового договора, и передайте на подпись руководителю организации. Ознакомьте новичка с заверенным приказом под подпись в течение трех дней после фактического допуска к работе, а если нужно — выдайте копию на руки.
Трудовая книжка. Поступая на работу, соискатель приносит ее в отдел кадров, где она в дальнейшем заполняется и хранится.
Внесите запись о трудоустройстве в течение недели после выхода приказа. Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.Личная карточка. Заводится в обязательном порядке на каждого нового сотрудника и ведется вплоть до его увольнения. За основу возьмите унифицированный бланк №Т-2, содержащий 11 разделов, или локально утвержденный аналог. Заполняйте его не со слов работника, а только исходя из официальных документов:
Учтите, что работник должен заверить сведения, внесенные в разделы I-III, личной подписью. Поэтому вести карточки исключительно в электронном виде невозможно. Но никто не запрещает дублировать данные, хранящиеся на бумажных носителях, в цифровом виде и распечатывать в случае необходимости.
Внимание! Правила приема на работу государственных служащих требуют, чтобы в дополнение к личной карточке на сотрудника заводилось личное дело. Коммерческие организации ведут личные дела в добровольном порядке — например, чтобы систематизировать данные о трудовой деятельности персонала. |
Табель учета рабочего времени. Отражает количество фактически отработанного персоналом времени. Внесите данные новичка в табель (унифицированная форма №Т-12 или №Т-13). Не учитывайте только сотрудников, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.
Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.
Принимать на работу несовершеннолетних можно:
Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.
Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).
У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.
В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.
Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю. |
Бывает, что работник подходит по всем показателям — образование, опыт, личностные качества — но работодатель даже после нескольких собеседований не уверен, что новичок успешно справится с порученной работой. А если речь идет об ответственной должности, избавиться от сомнений вдвойне сложнее. К счастью, как раз для таких случаев Трудовым кодексом предусмотрена специальная опция — испытательный срок.
Чтобы назначить испытание при приеме на работу:
ВЫВОДЫДокументы. Прием работника на работу оформляется трудовым договором, приказом и другими документами.
Что должен сделать кадровик. Кадровик должен принять заявление на трудоустройство, если это предусмотрено внутренними нормами компании, ознакомить новичка с локальными нормативными актами и должностной инструкцией, заполнить его трудовую книжку и личную карточку.
Возможные проблемы. Процедура может усложняться, если сотрудник принадлежит к особой категории или принимается в штат на специальных условиях.
➢ Если вы хотите научиться управлять кадровой службой и вырасти до руководителя, приходите на курс. |
Кевин Ривера, 1 июня 2022 г.
Закон штата и федеральный закон обязывают работодателей Калифорнии предоставлять своим сотрудникам следующие новые документы о найме при приеме на работу:
(Приведенный выше список актуален на июнь 2022 г.)
Этот список является отправной точкой и содержит документы, требуемые по закону. Однако каждый работодатель уникален, и информация, предоставляемая новым работникам, обязательно будет варьироваться от работодателя к работодателю и от отрасли к отрасли.
Дополнительные рекомендуемые и обязательные правила
Помимо указанных выше обязательных уведомлений и брошюр, работодатели должны всегда предоставлять письменные правила по следующим темам:
Вышеупомянутые политики, которые не определены как обязательные по закону, по-прежнему настоятельно рекомендуются , поскольку они связаны с наиболее распространенными юридическими претензиями, с которыми сталкиваются работодатели. Предоставление таких полисов — это мощный способ свести к минимуму риск судебных исков в будущем. Отсутствие юридически совместимых политик может быть использовано в качестве доказательства того, что вы не соблюдаете закон.
ОБНОВЛЕНИЕ : В 2023 году вступит в силу несколько новых трудовых законов штата Калифорния, которые напрямую повлияют на политику и процедуры работодателей. Для получения дополнительной информации нажмите здесь.
Применение и прием на работу, Персональные файлы
Подпишитесь на обновления
Принятие решения о найме первого сотрудника — это волнительно и, естественно, немного нервно, особенно потому, что трудовое законодательство Калифорнии требует, чтобы вы выполнили несколько шагов, прежде чем первый день нового найма. Убедиться, что вы подаете заявление на получение идентификационного номера работодателя и подготовиться к налогам на заработную плату, должно быть одним из первых шагов, которые вы должны предпринять, но имейте в виду, что оформление документов на этом не заканчивается.
Каждый новый сотрудник, которого вы нанимаете, должен будет заполнить определенный набор форм, и вы должны предоставить им различные документы и брошюры. Давайте подробнее рассмотрим, какие именно формы и документы вам потребуются перед первым рабочим днем вашего сотрудника.
На первый взгляд список форм, необходимых для найма вашего первого сотрудника в Калифорнии, может показаться обширным. Однако важно помнить, что каждый из этих документов предназначен для защиты вас и ваших сотрудников.
Вы можете попросить своего нового сотрудника подписать соглашение о неразглашении (NDA) для защиты конфиденциальной информации вашей компании. Калифорнийские работодатели также могут предоставить сотрудникам руководство для сотрудников или любые письменные стандарты поведения.
Другие важные документы включают:
Как будто этого недостаточно, чтобы занять вас, есть еще один шаг, который требуется при приеме на работу вашего первого сотрудника в Калифорнии. Все работодатели должны использовать веб-сайт e-Services for Business для подачи отчета о новом сотруднике. Если вы выполните этот шаг в течение 20 дней после первого рабочего дня вашего нового сотрудника и предоставите базовую информацию, включая свой номер налога на заработную плату, EIN и другую необходимую информацию, вы будете настроены, когда дело доходит до требований к отчетности.
Найм вашего первого сотрудника может показаться сложной задачей, но после того, как вы пройдете этот процесс несколько раз, эти списки форм станут вашей второй натурой.
Хотя вы, без сомнения, будете концентрироваться на заполнении документов для новых сотрудников, важно убедиться, что вы также должным образом застрахованы, когда речь идет о страховании бизнеса, особенно если это ваш первый прием на работу.
Об авторе