Участие в тендерах пошаговая инструкция для ип: Пошаговый план участия ИП в торгах

Участие в тендерах пошаговая инструкция для ип: Пошаговый план участия ИП в торгах

Пошаговый план участия ИП в торгах

• Требования к участникам
• Играть или не играть
• Пошаговая инструкция участия
• Получение ЭЦП
• Регистрация в ЕИС
• Открытие спецсчета
• Поиск торгов
• Подача заявки
• Торги

Индивидуальный предприниматель может участвовать в госзакупках

Участником тендеров и даже госзакупок может стать индивидуальный предприниматель. 44-ФЗ и 223-ФЗ разрешают это. ООО, АО, ИП и даже физлицо могут наравне друг с другом участвовать в закупках и выигрывать их. Но играть надо по правилам.

Требования к участникам

Участие в госзакупках регулируется 44-ФЗ. Закон не ограничивает формы бизнеса, которые могут претендовать на получение госзаказа. Но он предъявляет жесткие требования к тем, кто может принимать участие в торгах. Поставщиком или подрядчиком нельзя стать, если

• вы находитесь в стадии ликвидации или банкротства;
• есть задолженность перед налоговой;
• есть непогашенная или неснятая судимость по экономическим преступлениям;
• вы привлекались к административной ответственности за незаконное вознаграждение от имени юрлиц;
• вы аффилированы с заказчиком;
• вы являетесь офшором;
• вы числитесь в реестре недобросовестных поставщиков.

Не знаете, как увеличить продажи? Станьте партнером Халвы и получите лояльных клиентов, целевой трафик и дополнительный товарооборот. Оставьте заявку на сайте Совкомбанка и продавайте еще больше.

Играть или не играть

Участие в тендерах требует анализа и знаний законодательных требований

Для участия в тендере от государства предпринимателю необходимо:

1. проанализировать прошлые госзакупки и понять, а есть ли вообще тендеры в вашей сфере деятельности;
2. подробно изучить количество закупок за определенное время, например, за год, победителей и цены, по которым выигрывались тендеры;
3. оценить свои шансы на победу в интересном для вас, но уже завершенном торге.

Эти три шага помогут понять, стоит ли вам начинать эту игру или это будут выброшенные на ветер деньги.

Пошаговая инструкция участия

Если вы твердо намерены участвовать в госзакупках, то потребуется шесть шагов:

1. получить электронную подпись;
2. зарегистрироваться в ЕИС;
3. открыть спецсчет в уполномоченном банке;
4. найти торги;
5. подать заявку на тендер;
6. принять участие в аукционе.

Получение ЭЦП ИП может получить ЭЦП бесплатно в налоговой инспекции

Для участия в торгах требуется электронно цифровая подпись (ЭЦП). ИП получает ее как индивидуальный предприниматель в налоговой инспекции.

Делается это быстро и бесплатно, но придется купить токен для записи подписи.  Процедура потребует:

• подать заявление на получение электронной подписи в налоговую;
• лично получить сертификат электронной подписи и саму подпись на токене, предоставив нужный носитель для записи, паспорт и СНИЛС.

Регистрация в ЕИС

Одной подписи для участия в торгах мало. Надо пройти регистрацию в Единой Информационной Системе (ЕИС). Для этого потребуется:

• подтвержденная учетная запись физлица на портале Госуслуг;
• прикрепленная к этой записи учетная запись.

После этого можно регистрироваться в ЕИС. Этот шаг дает автоматическую и бесплатную регистрацию на всех государственных электронных площадках в течение суток. Действовать такая аккредитация будет до трех лет.

Список этих площадок:

• https://www.sberbank-ast.ru/
• https://etpgpb.ru/
• https://www.tektorg.ru/
• https://gz.lot-online.ru/etp_front/
• https://etp-ets.ru/
• https://www.rts-tender.ru/
• http://etp.zakazrf.ru/
• https://www.roseltorg.ru/

Есть еще одна закрытая площадка, требующая отдельной регистрации — http://www.astgoz.ru/

Открытие спецсчета

После регистрации в системе необходимо открыть специальный счет для торгов в банке, требуемый для обеспечения заявок по 44-ФЗ, а также по 223-ФЗ для представителей малого и среднего бизнеса. Кроме обеспечения, с этого счета списывается комиссионное вознаграждение электронной площадке в случае победы в тендере.

Процедура открытия ничем не отличается от открытия любого другого счета — надо подать заявку на открытие. Но подавать следует в специальный уполномоченный для этого банк. Финансовая организация рассмотрит заявление и при положительном решении откроет счет.

Некоторые банки открывают спецсчета после прохождения регистрации в ЕИС и включения информации о вас в Единый реестр участников госзакупок (ЕРУЗ). Некоторые же могут открыть счет заранее.

Хотите получить обеспечение для участия в торгах? Оставьте заявку на сайте и получите банковскую гарантию от Совкомбанка. Срок рассмотрения – от 1 часа.

Поиск торгов

Поиск выгодных торгов надо начинать с Единой информационной системы

После трех предварительных шагов можно приступать к поиску торгов. Делать это можно в самой Единой информационной системе, которая достаточно удобная для этого: в ней много фильтров, помогающих поиску, и они постоянно дорабатываются.

Кроме ЕИС есть различные системы поиска тендеров, например, агрегаторы или поисковики. Здесь уже каждый выбирает себе по удобству интерфейса, по функционалу и по цене.

В поиске важно учитывать регион, сумму контракта и сферу вашей деятельности. После первой выборки, получив подходящие тендеры, нужно найти те, которые подходят именно вам. Смотреть надо на отсрочки платежей, на сроки поставки или выполнения работы, на требования к участнику и на другие параметры.

Подача заявки

Выбрав интересный тендер или госзаказ, надо подготовить и подать заявку на участие в торгах.

Обычно на подачу отводится семь дней. При максимальной цене контракта срок подачи увеличивается до 15 дней с момента размещения заявки о проведении аукциона в системе.

Заявка должна содержать всю требуемую информацию о поставщике и об объекте закупки. Она подписывается электронной подписью и направляется оператору торговой площадки из личного кабинета. На каждый аукцион можно подать лишь одну заявку.

Торги

Участие в торгах — самый важный момент, в ходе которого и выигрывается закупка.

В нужное время потенциальный поставщик или подрядчик заходит на электронную торговую площадку и выставляет свое ценовое предложение. В ходе торгов участники снижают цену контракта. Шаг каждого такого снижения — от 0,5% до 5%. И дается на это 4 минуты, иногда площадка продлевает время еще на 4 минуты. Сами торги могут продолжаться часами, но не должны идти дольше пяти часов.

После этого в течение часа формируется протокол ценовых предложений, который и размещается в ЕИС. Затем закупочная комиссия заказчика в течение двух дней публикует на торговой площадке итоги торгов, а с победителем заключает контракт.

Участвовать в госзакупках может любой, в том числе ИП и физлицо, если нет специально установленных ограничений. Например, иногда для участия в госзакупке требуется членство в СРО или наличие определенной лицензии, которые не могут получить ИП и физлица. Тендерная деятельность расширяет возможности бизнеса. Госзакупки — это рынок самых больших заказов, которые не стоит упускать.

Участие в тендерах для ИП

11.05.2020

Законодательство в области контрактной системы определения поставщика (подрядчика/исполнителя) на поставку товаров или услуг установило ряд нормативно-правовых актов. Перед тем, как участвовать в конкурсных процедурах, претенденту следует ознакомиться со всеми документами, особенно которые регламентируют госзакупки и коммерческие тендеры (ФЗ-44 и 223-ФЗ соответственно). Победа в конкурсной процедуре поможет участнику получить выгодный контракт, принесет прибыль. Стать претендентом вправе лицо, зарегистрированное как объект предпринимательской деятельности. Участие физ. лица в тендерах допускается в том числе, если оно оформлено как ИП в установленном порядке.

Участие в тендерах ИП: с чего начать?

В первую очередь индивидуальному предпринимателю необходимо получить ЭЦП – электронно-цифровую подпись – без которой не получится даже зарегистрироваться на электронной торговой площадке (далее- ЭТП), где проводят аукционы, пройти регистрацию на портале «Госуслуги». При этом следует обратить внимание, что цифровая подпись бывает нескольких видов с различными степенями защиты данных. Чтобы участвовать в электронных аукционах, следует получить усиленную, а не простую ЭЦП. Кроме того, для большинства ЭТП требуется, чтобы подпись была квалифицированная, то есть с содержала ключи и сертификат безопасности. Такую подпись можно оформить в специальных удостоверяющих центрах. При необходимости специалисты центра «EAC Audit» помогут ее получить.

Далее при помощи ЭЦП и специального программного обеспечения предприниматель должен зарегистрироваться на ЭТП и пройти аккредитацию. Для этого следует загрузить подписанные электронной цифровой подписью документы. После проверки и аккредитации предприниматель может получить доступ ко всем предложениям.

Что нужно ИП для участия в тендере?

По окончании всех этих подготовительных технических процедур начинается непосредственно поиск подходящего тендера и участие в конкурсе. Основными этапами участия в аукционе можно считать следующие действия:

• анализ предложений и подбор подходящего тендера;
• подготовка предложения и формирование тендерной документации;
• оформление и подача заявки;
• в случае победы подписание контракта.

Очевидно, что для достижения максимальной эффективности особое внимание следует уделить выбору конкурса и процессу создания заявки.

При анализе всех требований заказчика предприниматель должен рассчитать рентабельность и выгодность предлагаемого контракта конкретно для своего случая. Победа в конкурсе и отказ далее от заключения контракта либо его неисполнение грозят серьезными последствиями как в экономическом, так и в имиджевом плане.

Правильное составление коммерческого предложения – заявки – гарантия того, что заказчик обратит на нее внимание и объективно рассмотрит предпринимателя в качестве претендента на победу. На начальном этапе работы с электронными торгами наиболее рациональным решением будет обращение за помощью в составлении тендерной заявки к специалистам профильных центров.

Узнать подробнее про документ

Пошаговая инструкция для объектов малого бизнеса

Индивидуальные предприниматели должны знать, что при участии в закупочной процедуре потребуется обеспечение заявки или контракта, которое подтверждает финансовые возможности предпринимателя для выполнения обязательств по договору. Размер материального обеспечения устанавливается заказчиком и может составлять от 1 до 5% от общей суммы контракта. Если предприниматель не может обеспечить ее покрытие собственными средствами, то это вполне можно сделать, воспользовавшись целевым кредитованием для малого бизнеса по льготным тарифам (банковская гарантия).

Таким образом пошаговая инструкция участия в тендерах для ИП выглядит следующим образом:

1. Получение ЭЦП.
2. Регистрация и аккредитация на ЭТП.
3. Выбор конкурса/аукциона.
4. Оформление банковской гарантии при необходимости.
5. Подготовка документации, разработка заявки и подача ее на конкурс заказчику.

В большинстве случаев рассмотрение заказчиком конкурсных предложений проводится в рамках установленного срока (4-5 дней после окончания срока подачи заявок). В случае победы заключается стандартный контракт, после чего можно приступать к его исполнению.

Как принять участие в тендере ИП?

Чтобы участвовать в конкурсной процедуре и иметь реальные шансы на победу следует объективно оценивать свои силы и возможности.

Главное, что требует проверки – соблюдение всех условий участия в тендерах для ИП, выдвинутых заказчиком:

• правильность оформления заявки;
• комплектность требуемых документов;
• отсутствие задолженностей перед бюджетом;
• документальное подтверждение банковской гарантии при необходимости;
• прочие параметры.

Помимо самой заявки и сопутствующих документов заявитель обязательно должен подготовить стандартный пакет документации, включающий копии регистрационной документации (ОГРН и ИНН, выписка из ЕГРИП), лицензию на ведение деятельности, если это предусмотрено законодательством, выписка из банка, бухгалтерская и финансово-аналитическая отчетность.

Огромным плюсом и преимуществом участника будут наличие у него добровольных сертификатов на продукцию или деятельность. 

Центр «EAC Audit» предоставляет комплексную помощь по оформлению добровольных сертификатов, сопровождению процедуры электронных торгов на всех этапах. Для уточнения деталей сотрудничества, оставьте онлайн заявку на сайте центра «EAC Audit», заполнив форму запроса.

Как это работает, на примере

Что такое тендер?

Термин «тендер» относится к приглашению принять участие в торгах по проекту. Тендеры обычно относятся к процессу, посредством которого правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в установленные сроки. Слово «тендер» может также относиться к принятию официального предложения, такого как предложение о поглощении. Эта форма торгов представляет собой процесс, посредством которого акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.

Key Takeaways

• Тендер обычно относится к процессу, посредством которого правительства и финансовые учреждения приглашают заявки на крупные проекты, которые должны быть представлены в установленные сроки.
• Тендерное предложение — это публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить свои акции на продажу по определенной цене в течение определенного времени.
• Запрос на участие в тендере — это официальное и структурированное приглашение поставщикам подать конкурентные предложения на поставку сырья, продуктов или услуг.
• Термин тендер также относится к процессу, посредством которого акционеры представляют свои акции или ценные бумаги в ответ на предложение о поглощении.
• Крупные институциональные инвесторы покупают государственные ценные бумаги на конкурсных торгах, а мелкие инвесторы покупают государственные ценные бумаги на неконкурентных торгах.

Тендер

Как работает тендер

Как отмечалось выше, тендер — это термин, используемый в бизнесе для обозначения приглашения правительства и других организаций подать заявку на получение контракта. Большинство учреждений имеют четко определенный процесс тендера для проектов или закупок. Существуют также специальные процессы для управления открытием, оценкой и окончательным выбором поставщиков. Это гарантирует честность и прозрачность процесса отбора.

Запрос на участие в тендере — это официальное и структурированное приглашение поставщикам подать конкурентные предложения на поставку сырья, продуктов или услуг. Поскольку это публичный и открытый процесс, были приняты законы, регулирующие этот процесс, чтобы обеспечить честную конкуренцию между участниками торгов.

Например, без законов могут процветать взяточничество и кумовство. Тендерные услуги доступны для потенциальных участников торгов и включают в себя широкий спектр тендеров из частных и государственных источников. Эти услуги включают в себя подготовку подходящих предложений, координацию процесса для обеспечения соблюдения сроков и обеспечение соблюдения применимых законов.

В частном секторе запросы на участие в торгах называются запросами предложений (ЗП). Это позволяет потенциальным участникам торгов реагировать на определенные потребности эмитента.

Тендерное и тендерное предложение

Не путайте термин «тендер» с тендерным предложением, как это часто делает большинство людей. Последнее представляет собой публичное обращение ко всем акционерам с просьбой выставить свои акции на продажу по определенной цене в течение определенного времени. Чтобы побудить акционеров выпустить определенное количество акций, предложение обычно превышает текущую рыночную стоимость акций. В США тендерные предложения тщательно изучаются и подлежат широкому регулированию.

Например, 13 декабря 2021 г. компания Dell (DELL) объявила о закрытии тендерного предложения по выкупу акций ценных бумаг компании. Для финансирования выкупа акций компания использовала наличные деньги, а также чистую выручку от продажи старших облигаций на сумму 2,25 миллиарда долларов.

Поскольку сделка нацелена непосредственно на акционеров, она фактически исключает высшее руководство из процесса, если только эти члены руководства не являются также крупными акционерами. Если у приобретающей компании уже есть заметная доля в целевой компании (которая называется плацдармом), меньшинства оставшихся акционеров может быть достаточно, чтобы предлагающая компания стала мажоритарным акционером.

Если запрошенные акции не выпущены к установленному сроку, сделка часто считается недействительной. Если это произойдет, это фактически позволит акционерам заблокировать сделку.

Конкурсный тендер в сравнении с неконкурентным тендером

Термины «конкурентные торги» и «неконкурентные торги» относятся к двум различным методам, которые правительства используют для продажи государственных ценных бумаг. В Соединенных Штатах правительство продает казначейские ценные бумаги, такие как облигации, векселя и банкноты, чтобы помочь финансировать операции правительства. Индивидуальные инвесторы, коммерческие банки, корпорации, пенсионные фонды, брокеры и дилеры являются одними из типичных покупателей государственных ценных бумаг. В обмен на инвестиции в эти ценные бумаги покупатели получат обещание правительства о полном погашении долга по наступлении срока погашения вместе с оговоренной процентной выплатой.

Есть два способа, которыми инвесторы могут приобрести государственные ценные бумаги — через конкурсные торги и неконкурентные торги. Конкурсный тендер — это процесс торгов, в ходе которого крупные институциональные инвесторы покупают вновь выпущенные государственные ценные бумаги. Эти институциональные инвесторы конкурируют друг с другом за покупку ценных бумаг на аукционе. Инвестор, предложивший самую высокую цену, выиграет аукцион и сможет приобрести ценную бумагу по цене предложения.

Более мелкие неинституциональные инвесторы покупают государственные ценные бумаги на неконкурентных торгах. Цена на эти ценные бумаги устанавливается крупными институциональными инвесторами в ходе конкурсных торгов. Например, когда Казначейство США выставляет на аукцион ценные бумаги для крупных институциональных инвесторов, оно будет использовать выигравшую ставку для определения справедливой рыночной стоимости (FMV) своих ценных бумаг. Затем он будет использовать это значение, чтобы установить цену, которую более мелкие инвесторы будут платить во время неконкурентного тендера.

Казначейство США выпускает облигации сроком на 20 или 30 лет и выплачивает фиксированную процентную ставку каждые шесть месяцев до момента погашения.

Примеры тендерных предложений

В США многие владельцы бизнеса стремятся расширить свой бизнес, становясь государственными подрядчиками с федеральными, государственными или местными органами власти. Они продают услуги или товары правительствам и различным агентствам. Федеральные агентства, которые обычно покупают у подрядчиков, включают Агентство по управлению оборонными контрактами, Министерство энергетики, Министерство образования, Министерство здравоохранения и социальных служб и Министерство внутренней безопасности.

Стать подрядчиком требует, чтобы предприятия конкурировали друг с другом, представляя предложения и расценки на основе требований, изложенных правительством или агентством в их приглашении к участию в тендере. Этот процесс также называется объявлением торгов. Федеральное правительство США перечисляет возможности контрактов в доступной для поиска базе данных, которая помогает владельцам бизнеса сопоставлять открытые возможности с продуктами или услугами, которые они предлагают. В базе данных также перечислены уведомления о предварительных запросах, уведомления о запросах и уведомления о присуждении.

Что означает тендер в бизнесе и финансах?

Тендер может иметь несколько различных значений в финансовом бизнесе. Наиболее распространенным определением этого слова является приглашение принять участие в торгах по проекту — обычно это крупная заявка от подрядчиков на проекты со стороны правительств и финансовых учреждений. Это может также относиться к принятию официального предложения, которое может включать предложение о поглощении. В этом случае акционеры выставляют свои акции размещающей организации.

Какие примеры торгов?

Некоторые из наиболее распространенных примеров торгов включают процесс представления подрядчиками различных уровней правительства. Например, частные компании конкурируют друг с другом, чтобы стать государственными подрядчиками. Процесс включает в себя подачу предложений с указанием стоимости в зависимости от требуемой работы. Правительственными учреждениями, которые обычно подают заявки, являются Министерство энергетики, Министерство здравоохранения и социальных служб и Министерство внутренней безопасности.

Какие шаги необходимо предпринять в процессе тендера?

Этапы тендерного процесса обычно включают объявление заявок, подачу заявок, процесс отбора и заключение контракта. После того, как все эти шаги выполнены, подрядчик начинает проект и видит его завершение.

В чем разница между тендером и тендерным предложением?

Люди часто путают термины тендер и тендерное предложение. Тендер (или торги) в основном определяется как приглашение подать заявку на проект. Правительства и другие организации обычно призывают подрядчиков представить предложения по проектам, которые необходимо выполнить. Они рассматривают эти предложения и выбирают лучшее для работы.

Тендерное предложение, с другой стороны, делается публичной компанией или третьей стороной на покупку акций у акционеров другой компании. Претендентом является лицо, подающее тендерное предложение.

Практический результат

Тендер — это часто используемый термин в бизнесе, финансах и инвестициях, который может иметь различные значения. В бизнес-среде под тендером понимается процесс, когда правительства приглашают поставщиков принять участие в торгах за право работать над государственными проектами или предоставлять товары или другие услуги.

При покупке государственных ценных бумаг, таких как векселя, облигации и банкноты казначейства США, тендер имеет другое значение. Это относится к процессу торгов, в котором инвесторы покупают эти ценные бумаги. При выкупе акций тендерное предложение относится к ходатайству корпорации о выкупе своих акций у акционеров. Другие варианты использования этого термина включают короткие тендеры и хеджированные тендеры.

Полное руководство по RFP: шаги, рекомендации и шаблон для запросов предложений — BMC Software

Независимо от вашей отрасли, придет время, когда вы должны подать запрос на предложение, известный как RFP.

Выдача RFP — это процесс, через который проходит организация, чтобы сообщить о потребности в услугах. RFP предлагает соответствующим поставщикам представить предложение для удовлетворения желаемой потребности. В частности, RFP — это документ, в котором объясняются потребности проекта и запрашиваются предлагаемые решения от потенциальных поставщиков.

Хотя RFP являются распространенным стандартом в деловом мире, они по-прежнему вызывают у многих путаницу. Вот почему мы составили это руководство по запросам предложений, включающее:

• Определения
• Способы принятия решения о необходимости запроса предложений
• Преимущества RFPsv
• Четырехэтапный процесс запроса предложений
• Что включить в запрос предложений
• Шаблон0

Что такое RFP?

В какой-то момент вашей компании потребуется приобрести продукт или услугу у стороннего поставщика. RFP — это просьба: вы спрашиваете поставщиков, могут ли они решить вашу проблему и поддержать ваш проект, и если да, то как.

Запрос предложений — это документ, который ваша компания составит, в котором излагаются требования для вашего конкретного проекта или нужды. Хороший запрос предложений позволяет:

• Собирать предложения от разных поставщиков , чтобы вы могли сравнить их навыки и расценки и выбрать поставщика, который лучше всего соответствует вашим критериям.
• Укажите предпочтительный объем работ и цену , чтобы потенциальные поставщики знали, как и за что платить, чтобы выиграть работу.
• Быстро оценить сильные и слабые стороны поставщиков, участвующих в торгах без необходимости тратить много времени на самостоятельное изучение каждой компании.

Выдача RFP — это многоэтапный процесс, который может занимать много времени и быть сложным. Однако, поскольку RFP определяет, как ваша организация представляет себя многим компаниям и специалистам, важно, чтобы он был хорошо составлен и чтобы процесс осуществлялся профессионально, точно и справедливо — ваша репутация находится на кону.

Когда выдавать запрос предложений

Когда выдавать запрос предложений, зависит от вас. Чаще всего вы выпускаете RFP, когда у вас есть новая потребность, но у вас нет внутренних ресурсов для удовлетворения этой потребности. RFP может быть эффективным способом связаться с поставщиками, партнерами, консультантами или организациями, которые обладают ресурсами, навыками и опытом для удовлетворения этой потребности.

Однако выдача RFP требует времени и ресурсов. Крайне важно сначала определить, когда необходимо выпустить RFP. Другой метод — например, запрос котировок — может быть лучшим курсом.

Вот эмпирическое правило для RFP:

• Для простых, прямолинейных проектов RFP может не понадобиться (при условии, что организационные политики или правила не требуют его).
• RFP часто полезны и необходимы для сложных специализированных проектов.

Преимущества выдачи RFP

Вот некоторые преимущества, которые могут иметь RFP, которые полезно учитывать при принятии решения о том, следует ли их выдавать.

Если в вашей организации нет политик или нормативных актов, требующих RFP, и вы не можете определить, нужен ли он, учитывайте эти факторы при анализе. Кроме того, сравните эти преимущества со временем и ресурсами, необходимыми для процесса. Проведение этого анализа должно помочь вам определить, является ли необходимым или разумным выпустить RFP. Вы можете решить, что RFP не является ценным использованием ресурсов.

Запрос предложений помогает удовлетворить потребности организации

Одна из самых основных и распространенных причин, по которой компании решают выпустить запрос предложений, заключается просто в том, что им нужно найти поставщика для удовлетворения потребностей организации. Иногда это делается потому, что этого требует организационная политика или правительственные постановления; в других случаях это просто потому, что руководители решают, что RFP — лучший способ найти ресурсы или опыт для удовлетворения насущной потребности.

Запрос предложений может быть невероятно эффективным в поиске подходящего поставщика, так как этот процесс обычно включает предложения как от компаний, знакомых организации, так и от тех, которые ей неизвестны. Такая широкая экспозиция часто помогает вам найти правильное соответствие, помогая обеспечить успех проекта.

RFP обеспечивают прозрачность и подотчетность

Еще одна причина, по которой организации решают опубликовать RFP, заключается в подотчетности и прозрачности, которые предлагает процесс.

При правильном составлении RFP поощряет справедливость в процессе выбора поставщиков, обеспечивая при этом важную прозрачность в отношении того, какой поставщик был выбран и почему. Это может быть эффективным способом уменьшить проблемы, связанные с фаворитизмом и коррупцией. Наконец, он по своей сути предлагает необходимую подотчетность тем лицам, которым поручено выбирать поставщиков, при этом внедряя методы эффективного управления.

Запрос предложений помогает обеспечить успех проекта

Менее распространенная, но не менее важная причина для выпуска запроса предложения: процесс составления и отправки запроса может помочь вам лучше понять свой собственный проект, включая компоненты для его успешного завершения.

Простое составление RFP приводит к лучшему пониманию ваших конкретных потребностей. Это помогает обеспечить удовлетворение этих потребностей и успех проекта.

Этапы процесса запроса предложений

После того, как ваша организация решила опубликовать запрос предложений, пришло время начать многоэтапный процесс запроса предложений. Составляя свой собственный RFP или участвуя в торгах по RFP другой организации, вы много услышите о «процессе RFP».

Хотя у каждой организации есть свой метод ведения дел, обычно можно ожидать, что процесс запроса предложений будет состоять из следующих четырех этапов:

Давайте рассмотрим каждый этап.

1. Обнаружение

Перед составлением запроса важно провести тщательное внутреннее планирование, чтобы сделать процесс эффективным и действенным. Первым шагом процесса RFP является прохождение этапа обнаружения с ключевыми заинтересованными сторонами. Вы пытаетесь обнаружить три ключевые вещи:

• Что нужно для создания RFP. Установите границы проекта, разработайте реалистичный график и включите предполагаемый бюджет.
• Кто будет управлять и выполнять процесс RFP. Эти лица должны обладать как организационными знаниями, так и знаниями по конкретным проектам, необходимыми для составления подробного RFP и адекватной оценки представленных предложений.
• На что может повлиять решение о покупке. Этот вариант более открытый, но подумайте, как это решение может повлиять на текущие проекты, бюджет вашей организации и даже на ваши отношения с внутренними командами и другими сторонними поставщиками.

На этой встрече обсудите общие бизнес-цели, которые могут быть достигнуты с помощью этого проекта, и каков будет ваш предполагаемый бюджет. Вам также необходимо решить, как вы будете оценивать различных участников торгов и какие категории являются главным приоритетом для ваших нужд, например, безопасность, скорость реализации, функциональность проекта и т. д.

2. Составление и выпуск запроса предложений собственно составление запроса предложений. Составление RFP является наиболее важной частью процесса, поскольку хорошо составленный RFP необходим для точного описания проблем, которые необходимо решить. Чем более подробным будет документ, тем лучше, так как это позволит потенциальным поставщикам более полно понять проблему и более эффективно предлагать решения.

Просмотрите различные образцы RFP, чтобы убедиться, что все понимают, как будет выглядеть готовый продукт. Затем найдите идеи для шаблонов, которые помогут вам приступить к работе. Самый простой способ начать сильный сквозняк? Выберите основу шаблона, которая включает большинство или все категории, которые вы хотите охватить в своем документе.

Эксперты утверждают, что хорошо составленный RFP должен включать:

• Цель RFP
• Четкое описание целей и результатов проекта
• Рубрика или критерии, которые будут использоваться для оценки представленных предложений
• «Список пожеланий». Некоторые эксперты утверждают, что в дополнение к включению не подлежащих обсуждению аспектов проекта полезно включить список вещей, которые ваша организация хотела бы видеть включенными в предложение или на протяжении всего проекта.
• График проекта, включая крайний срок предложения, окно оценки, дату выбора, дату уведомления невыбранных поставщиков и дату завершения всего проекта.

Чтобы помочь вашей организации пройти весь процесс и обеспечить включение всех основных компонентов, полезно начать с шаблона запроса предложений. Кроме того, существует ряд доступных ресурсов, которые помогут максимально упростить этот процесс, в том числе советы и рекомендации о том, как составить эффективный запрос предложений и способы более эффективной подготовки запроса предложений.

Определившись с шаблоном и черновиком, разработайте критерии оценки, которыми могут быть рубрика или матрица оценок. Простой способ сделать это — использовать диапазон взвешенных чисел от 1 до 10, который поможет вам количественно оценить категории в зависимости от их важности. Например, эта матрица может состоять из трех столбцов:

1. Список требований
2. Баллы
3. Вес требования

Используя выбранный вами шаблон, сначала заполните фактическую информацию, например, историю бизнеса или проекта, бюджет и т. д. Затем добавьте другие более сложные разделы по своему усмотрению. их. Пусть несколько членов команды вместе работают над черновиком и редактируют его, следя за тем, чтобы формулировка имела смысл и была изложена максимально ясно.

Установите четкие сроки и инструкции по подаче предложений, а затем опубликуйте RFP. Будьте вдумчивы и стратегически подходите к тому, где поделиться RFP, в зависимости от поставщиков, с которыми вы хотите установить связь. После определения того, к какому типу поставщиков вы хотите обратиться — в зависимости от отрасли, местоположения, типа организации и других соответствующих факторов — есть ряд ресурсов, которые могут помочь вам поделиться своим запросом предложений таким образом, чтобы вы могли связаться с ними. правильные продавцы. (В большинстве отраслей есть одно или несколько стандартных мест для размещения RFP.)

3. Оценка и краткий список предложений

По мере получения ответов используйте свою оценочную матрицу, чтобы начать оценку поставщиков, исключая тех, которые не соответствуют вашим требованиям, не подлежащим обсуждению. Начните выявлять сильные стороны среди поставщиков и отмечайте тех, у кого самые высокие оценки.

Обязательно уточняйте любые вопросы, которые могут возникнуть у поставщиков во время окна отправки. Однако после закрытия окна отправки вам не нужно отвечать поставщикам, пока вы не примете решение.

4. Выберите победителя и отправьте контракт

Когда окно ответа закроется, сравните поставщиков из списка, чтобы принять решение. Проверьте все их контактные данные и обзоры, чтобы убедиться, что вы видите соответствие между тем, чем они поделились, и тем, что говорят их другие клиенты. Обратитесь к поставщикам, если считаете, что дополнительные встречи или материалы помогут в выборе.

Как только вы сузите круг до двух или более ведущих участников торгов, договоритесь между ними, зафиксируйте цену и договоритесь с вашим окончательным выбором.

В конце концов, найдите время, чтобы уведомить тех, кто не выиграл, и сообщите им, почему вы решили не использовать их продукт или услугу.

Что следует включить в RFP?

Большинство шаблонов RFP содержат аналогичные категории информации, но некоторые из них могут меняться в зависимости от целей проекта или потребностей вашей компании. Некоторые типичные категории для включения в RFP:

1. Исходная информация
2. Подробное описание проекта
3. Конкретные требования к предпочтительным системам, инструментам, материалам или продуктам
4. Крайний срок проекта вместе с конкретными датами и основными этапами
5. Любые вопросы, на которые вы хотели бы получить ответы от потенциальных поставщиков или материалы для представления
6. Критерии оценки
7. Возможные препятствия
8. Рекомендации для подачи предложения

1.

Предыстория

Во введении укажите любую справочную информацию о вашей компании и ее истории, которая, по вашему мнению, может быть важна для понимания потенциальными подрядчиками, в том числе:

• Когда и кем была основана организация
• Местонахождение
• Какие виды услуг или продуктов вы предлагаете
• Чем вы отличаетесь от своих конкурентов общее представление о том, кто ваша компания и кому вы служите.

  2. Обзор проекта и цели

  Одной из наиболее важных частей составления запроса предложений является фактическое описание самого проекта. Сделайте этот раздел очень подробным, чтобы поставщики точно знали, что вы ищете, и могут ли они удовлетворить эти потребности. Помните: чем конкретнее вы можете быть, тем выше качество полученных вами предложений.

  Вы должны включить:

  • Все бизнес-цели, которые вы ожидаете достичь в рамках проекта
  • Описание любых отдельных критериев или задач, которые могут потребоваться вы ищете, и укажите, какие услуги вы считаете выгодными.

    3. Объем работ

    Если вы ищете очень специфические системы, инструменты, материалы или продукты, вы должны включить какой-либо контрольный список, чтобы поставщики знали, что вы надеетесь и ожидаете получить.

    Запрос предложений — это ваш документ , так что вы можете указать в нем именно то, что вам нужно.

    4. Крайние сроки и контрольные точки

    Указав подробные временные рамки в своем запросе предложений, вы можете автоматически исключить любого поставщика, который не может уложиться в эти сроки, избавив вас (и их) от некоторых головных болей на этом пути. Если у вас есть некоторая гибкость в вашем проекте, вы можете упомянуть об этом в предложении, заявив, что вы открыты для переговоров с подходящим кандидатом.

    Наличие расписанного графика крайнего срока проекта и всех необходимых вех гарантирует, что проект будет продвигаться в намеченном темпе. Это также снижает вероятность того, что работа не будет завершена. Поставщикам необходимо быстро узнать ваши требования, чтобы они могли определить, есть ли у них пропускная способность и ресурсы для своевременного завершения проекта.

    5. Вопросы или материалы

    Это отличный раздел для включения. Составьте список материалов, которые вы хотели бы предоставить потенциальному поставщику, включая такие вещи, как:

    • Их предполагаемая стоимость услуг
    • Образцы прошлой работы
    • Подтверждение технических навыков для завершения вашего проекта
    • Доказанный успех с другими подобными компаний или проектов.

    Вы также можете использовать этот раздел, чтобы задать конкретные вопросы, на которые вы ожидаете, что поставщики ответят в своих документах RFP.

    6. Критерии оценки

    На собрании группы на этапе исследования вы решили, какие критерии наиболее важны для ваших целей и проекта. Поделившись этим с вашими участниками торгов, они смогут точно понять, как они оцениваются, и заранее узнать, как они могут пожить.

    Если вы решили использовать взвешенную оценку, это также будет важно включить. Например, ваша взвешенная оценка может быть:

    • 30% вашего решения основано на смете затрат
    • 35 % на технические требования
    • 10 % на подход
    • 15 % на руководство
    • 10 % на инновации

    вы также должны предупредить их, если возникнут какие-либо препятствия, которые потенциально могут задержать работу или даже помешать определенным поставщикам завершить проект.

    Это позволяет вам исключить участников торгов, которые не могут работать, и помогает определить, какие поставщики обладают необходимым опытом для решения потенциальных проблем.

    Хотя эти препятствия сильно различаются в зависимости от отрасли и компании, такие вещи, как устаревшие формы планов, пользовательское кодирование и ограниченные ресурсы, — это лишь несколько примеров того, с чем вам — и вашему поставщику — придется иметь дело.

    8. Инструкции по подаче предложения

    В этом заключительном разделе кандидатам будет сообщено много важных деталей, таких как:

    • Где они могут получить доступ к RFP
    • Когда запрос предложений будет доступен или загружен, к нему можно будет получить доступ
    • Сколько копий они должны включать
    • Кому они должны предоставить его
    • Как его следует пометить
    • Окончательный срок для получения RFP

    Шаблон для RFP

    Получение шаблона для вашего RFP не обязательно быть сложным, как и ваш фактический RFP. Это, безусловно, будет зависеть от того, какой тип продукта или услуги вам нужны.

    Это хорошая основа для общего шаблона RFP:

    Поставщики, подающие RFP

    Передовой опыт для поставщиков, отправляющих RFP, включает:

    • Определите руководителя группы, который будет владеть процессом подачи RFP
    • Как можно точнее следуйте инструкциям те, кто не выиграл
    • Включите примеры вашей предыдущей работы, например, резюме или CV для вашей компании
    • Примените свои знания о конкурентах, предсказав, что другие поставщики могут предложить с точки зрения стоимости, сроков, потенциальных проблем и т. д.
    • Подчеркните свои прошлые успехи с помощью историй и отзывов клиентов
    • Разработайте внутренний стандарт запроса предложений, особенно если вы часто отвечаете на запросы предложений работать над ними

    Запросы предложений для предприятий

    Несмотря на то, что выпуск запроса предложений может показаться сложным процессом, хорошая новость заключается в том, что существует множество ресурсов, которые помогут вам в этом.