Учет кадров: Ведение кадрового учета, основные понятия
Ведение кадрового учета 🧠 Кнопка
Любой компании, где работают наемные работники, закон предписывает вести кадровый учет. Это касается не только индивидуальных предпринимателей, но и обществ с ограниченной ответственностью, а также иных форм ведения бизнеса. Кадровые документы относятся к разным аспектам, связанным с персоналом. Это и организационные моменты, и расчет зарплат, и отчисления в фонды. Чаще всего всеми этими вопросами занимается либо штатный бухгалтер, либо непосредственно руководитель.
Что такое кадровый учет
Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:
- факт принятия на работу сотрудника;
- занимаемая им должность, а также ее смена;
- дата и причины увольнения.
Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.
Какие виды документов кадрового учета существуют
Все бумаги, регулирующие отношения нанимателя и сотрудника, можно разделить на несколько категорий:
- удостоверяющие деятельность — к ним относятся трудовые книжки, договора и прочие бумаги, подтверждающие законность трудовой деятельности;
- распорядительные — к ним относятся приказы о назначении на определенную должность, а также письменные подтверждения других распоряжений;
- внутренние — сюда можно отнести служебную переписку, касающуюся вопросов трудоустройства;
- регистрационные — в первую очередь, это журналы, в которых фиксируются входящие и исходящие трудовые документы, акты и распоряжения, касающиеся сотрудников;
- расчетные — это карточки сотрудников, табеля рабочего времени и т. д.
д.Посмотрите, как просто использовать Кнопку
Познакомьтесь с командой
Оцените формат работы и личный кабинет
Изучите пример ведения компании
Попробовать бесплатно
Какие документы кадрового учета необходимы
В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил
к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.
д. Крайне важно, чтобы они не противоречили
действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.
Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.
Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:
- личные карточки работников;
- должностные инструкции;
- штатное расписание;
- правила трудового распорядка организации;
- график отпусков.
Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.
Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.
Аутсорсинг кадрового учета
Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются
трудовых взаимоотношений.
Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.
Выгоды
- экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
- квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
- гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
- уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.
Какими вопросами занимается учет кадров ИП
- Поиск, наем, оформление персонала.
- Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
- Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
- Ведение всех связанных с персоналом документов.
Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая. Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.
Обязательная кадровая документация
Как только предприниматель или организация нанимает работников, приходится вести целый пакет обязательных документов:
- табели работников с расчетом времени и оплаты;
- приказ о зачислении в штат, об отпуске, премии, увольнении;
- рабочее расписание, графики отпусков, внутренний распорядок;
- книги учета приказов и всех остальных кадровых бумаг;
- командировочная документация;
- договора и трудовые книжки.
В зависимости от специфики предприятия могут потребоваться дополнительные бумаги. Например, это может быть договор материальной ответственности, если сотруднику предстоит работать с финансами или другими ценностями. Его подписывают в том числе кассиры. Если работа посменная, то нужно оформить и сменный график. Некоторые предприниматели также заключают с сотрудниками договора о неразглашении коммерческой тайны.
Кадровые документы можно условно разделить на 3 категории: нормативные, организационные и учетные. Внутренние нормативы — это трудовой распорядок, инструкции, в том числе
должностные, и по охране труда. Ведение всех этих бумаг помогает предотвратить конфликты между сотрудниками и работодателем в будущем. Организационная документация охватывает учет
командировок, приказов, а также графики отпусков и штатное расписание.
А вот непосредственно к учетной документации относятся договора, карточки сотрудников, объяснительные записки, заявления
и тому подобное.
Ведение кадровой документации при приеме на работу
Когда вы принимаете сотрудника в штат, первым делом следует получить от него пакет документов. В него входит удостоверение личности, идентификационный код, страховой номер лицевого счета, диплом или другие бумаги, подтверждающие его квалификацию. При наличии этих документов следует заключить договор. На данном этапе также подписывают дополнительные бумаги, связанные со спецификой работы. Например, договор материальной ответственности или о неразглашении коммерческой тайны.
Далее ведение кадровых документов требует, чтобы договоры зарегистрировали и издали приказ о зачислении сотрудника в штат.
Обратите внимание, что ваш новый подчиненный обязан ознакомиться
с этим приказом.
Затем вносят соответствующие записи в трудовую книжку, книги учета, создают карточки специалиста. Если на предприятии используют табели учета, в них также нужно сразу вписать нового сотрудника.
Понятие кадрового учета и распространенные ошибки
Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.
Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.
Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.
Понятие кадрового учета
Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.
В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:
- формирование личных дел работников;
- расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
- составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
- оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
- сдача периодической отчетности в налоговые органы;
- составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
- подготовка кадровых приказов;
- ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
- работа по аттестации и оценке работников;
- соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:
- Книга движения трудовых книжек.
- Штатное расписание.
- Личные карточки работников.
- Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- График отпусков.
- Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
- Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
- Правила трудового распорядка (внутри организации).
- Трудовые книжки всех работников.
Организация ведения кадрового учета
Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:
Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)
Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.
Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера
В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.
А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.
Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании
Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.
Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы.
Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.
Особенности ведения
Национальный центр кадрового делопроизводства (NPRC)
Национальный центр кадрового делопроизводства (NPRC)
- Адрес
- См. пресс-подборку
Миссия и история:
Личные дела, быстрый поиск:
| ВОЕННЫЕ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА | |
|---|---|
| Если ветеран уволился с военной службы 62 (или более) года назад | Если ветеран уволился с военной службы менее 62 лет назад |
| УЧЕТ ГРАЖДАНСКОГО ПЕРСОНАЛА | |
|---|---|
| Если срок службы федерального государственного служащего закончился до 1952 года | Если срок службы федерального государственного служащего закончился после 1951 года |
Национальный центр кадровой документации (NPRC) является одним из крупнейших подразделений Национального управления архивов и документации (NARA).
NPRC, существующий сегодня, является продуктом нескольких предыдущих операций. Сегодняшняя организация является воплощением политики NARA, согласно которой все бездействующие федеральные кадровые записи, как военные, так и гражданские, находятся в ведении одной административной единицы. История NPRC — это богатая и разнообразная история, корни которой переплетаются с тканью американского опыта после Второй мировой войны.
Узнайте больше об истории NPRC
NPRC Records Holdings, обзор:
| АРХИВНЫЕ ЗАПИСИ | ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ |
|---|---|
| Личные дела военнослужащих (ОМПФ) всех родов войск на ветеранов, уволенных 62 (и более) года назад* | Личные дела военнослужащих (ОМПФ) всех родов войск на ветеранов, уволенных менее 62 лет назад* |
| Личные дела выдающихся лиц (PEP): военное личное дело президентов, членов Конгресса и Верховного суда; известные военачальники; украшенные герои; знаменитости; и другие деятели культуры, служившие в армии | Военно-медицинские карты уволенных и умерших ветеранов, пенсионеров и членов семей военнослужащих, проходивших лечение в медицинских учреждениях военной службы |
| Официальные личные дела (OPF) бывших федеральных государственных служащих, чья работа закончилась до 1952 года | Официальные личные дела (OPF) бывших федеральных государственных служащих, чья работа закончилась после 1951 года |
| Организационные, вспомогательные и другие документы, касающиеся индивидуальной военной и гражданской службы в правительстве Соединенных Штатов, включая выборочную службу | Медицинские папки сотрудников (EMF) бывших федеральных гражданских служащих |
* Личные дела военнослужащих открыты для общественности через 62 года после увольнения военнослужащего из армии.
(Чтобы рассчитать это, возьмите текущий год и вычтите 62.) Записи любого ветерана, уволившегося из армии 62 (или более) года назад, любой желающий может заказать за плату за копирование. Доступ к неархивным записям ограничен.
Местонахождение:
Национальный центр кадровой документации
Сент-Луис, Миссури 63138
Телефон: 314-801-0800
Факс: 314-801-9195
Проверка статуса: проверка статуса запроса о военной службе
Что такое кадровые дела?
Что такое кадровые записи?
Кадровые записи — это записи, касающиеся сотрудников организации. Эти записи собираются, реальные и далеко идущие данные идентифицируются с записями о проблеме и ограничиваются. Все данные о влиянии на ЧСС в ассоциации хранятся в методическом контроле. Такие записи полезны директору в различных регионах принятия решений.
Кадровые записи ведутся для определения и оценки кадровых стратегий и методов.
Полная информация обо всех представителях хранится в личных записях, например, имя, дата рождения, семейное положение, школьные способности, профессиональные способности, тонкости прошлой работы и так далее.
Таким образом, они являются реальным доказательством деятельности организации. Кадровые записи предоставляют информацию о ситуации с персоналом в организации, например, — записи, касающиеся подготовки, производительности, неявки, заработной платы и компенсации, текучести кадров, эффективности, результатов опросов, выполнения работы, стандартизированных сбережений, благосостояния сотрудников и так далее. Традиционно записи хранятся в виде бумаг, карточек, документов, графиков, чертежей и так далее. Как бы то ни было, в нынешних случаях записи хранятся на компакт-дисках, видеофильмах, аудиокассетах и так далее.
Как вы ведете кадровый учет?
Отслеживание личных дел сотрудников может быть сложной задачей. Чтобы упорядочить файлы, выполните следующие три шага.
Ежегодно просматривайте свои записи
Организовывайте, обновляйте и уничтожайте устаревшие личные дела каждый год в течение нескольких дней или недель, в зависимости от размера организации. Компании обязаны хранить личные дела в течение определенного периода времени после того, как человек уволился с работы. Каждый документ, с другой стороны, имеет отдельное время хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов может помочь организовать работу с документами и обеспечить их безопасность.
Файл с кодом
Изучите правила, применимые к личным делам вашей компании. Чтобы упростить ежегодную утилизацию старых файлов, закодируйте документы в личных делах по времени, в течение которого вы должны их хранить. Когда вы решаете, что сохранить, а что выбросить, кодирование документов по мере их создания экономит время. Чтобы сохранить любую личную информацию в документах, уничтожьте файлы, которые были закодированы для утилизации.
Форма сводной ведомости
Личное дело человека становится неактивным после ухода с работы. Создайте сводную таблицу данных, которые ваша фирма должна хранить в течение самого длительного периода времени на данный момент. Если информация нужна быстро, ее можно получить, не просматривая полное личное дело.
Советы по организации личных дел
При создании организационной структуры личных дел вашей компании помните о следующих предложениях:
Конфиденциальность: Крайне важно соблюдать конфиденциальность. Понимать законы и правила, регулирующие, кто имеет доступ к каким записям в личном деле. Чтобы обеспечить сохранность личных дел, держите их закрытыми.
Документация: Любая форма, входящая в личное дело сотрудника, должна быть им подписана. Убедитесь, что сотрудник понимает, что документ будет храниться в файле на случай, если он будет запрошен или потребуется в будущем.
Факты: Убедитесь, что информация в личном деле является фактической, а не субъективной. Удалите любую субъективную информацию из личного дела и включите только объективные факты о занятости, здоровье и заработной плате сотрудника.
Какие примеры кадрового учета?
Типы личных дел
Личные дела
Личные дела ведутся на каждого сотрудника (название вашей компании). Эти личные дела содержат конфиденциальные документы и управляются и поддерживаются персоналом отдела кадров. Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что менеджер каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к эффективности работы сотрудника.
Типичные документы в личном деле включают в себя заявление о приеме на работу, контактную форму для связи с семьей в чрезвычайной ситуации, задокументированную историю дисциплинарных взысканий, резюме, справочник сотрудника и добровольные подписные листы работодателя, текущую личную информацию и письменные оценки эффективности.
Не все личные дела содержат одни и те же документы, но в каждом личном деле есть несколько одинаковых документов.
Файлы расчета заработной платы
Файлы расчета заработной платы также ведутся; файлы платежной ведомости содержат историю должностей сотрудника, отделов, изменения компенсации и так далее. Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерии и отдела кадров.
Медицинская карта сотрудника
Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты недоступно никому, кроме назначенного персонала отдела кадров и сотрудника, чьи записи хранятся в папке. В названии вашей компании) медицинские файлы получают высшую степень безопасного хранения и конфиденциальности.
Примечание. Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время. Сотрудники отдела кадров назначат встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла.
Об авторе