Учет личных дел работников: Учет личных дел сотрудников — Контур.Персонал — СКБ Контур

Учет личных дел работников: Учет личных дел сотрудников — Контур.Персонал — СКБ Контур

VIII. Учет и хранение личных дел работников, порядок использования персональных данных работников

VIII. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ, ПОРЯДОК

ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

 

73. Личные дела работников Службы учитываются и регистрируются в Журнале учета личных дел. Примерная форма журнала приведена в Приложении N 8.

74. Личные дела работников Службы должны храниться в помещении кадровой службы в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.

75. После увольнения работника его личное дело перемещается из архива личных дел действующих работников и помещается в архив работников уволенных, где хранится в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив Службы или территориального органа.

76. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по запросу в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы с составлением соответствующего акта (Приложение N 9), один экземпляр которого после получения принимающей стороной личного дела возвращается в кадровую службу с удостоверяющей получение подписью и печатью.

77. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

78. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

79. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

80. Кадровая служба обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.

81. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.

Открыть полный текст документа

Журнал учета личных дел работников 2021: образец заполнения

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30. 05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

• дате формирования личного дела сотрудника;
• Ф.И.О. работника;
• номере по табелю;
• должности в соответствии со штатным расписанием;
• наименовании структурного подразделения;
• информации о приказе о приеме на работу;
• информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

Образец журнала учета личных дел

Скачать

Об авторе статьи

Иванова Наталья

Специалист по кадрам, юрист

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Журнал учета личных дел работников: образец

Законодательство не требует от частных предприятий в обязательном порядке вести журнал учета личных дел сотрудников. Подобная обязанность есть только для работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372). Однако его наличие в коммерческой компании позволяет вести точный учет личных дел работников и обеспечить сохранность их персональных данных. Рассказываем, каким может быть

образец журнала учета личных дел работников и как его заполнять.

Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел

Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды.

Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от:

• объема информации;
• описаний, которые планируется заносить в него.

Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы

нумеруют и прошнуровывают. На последней странице завязывают узел шнура, его скрепляют с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании.

Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делают надпись:

«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью «___» листов».

Ниже ставят дату, должность, роспись и расшифровку подписи руководителя службы персонала.

Записи в журнал учета личных дел вносят шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки недопустимы.

Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале так же производят с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.

Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывают дату закрытия. Затем журнал передают в архив.

Какой должна быть обложка журнала личных дел

Титульный лист журнала изготавливают из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2-х путей:

• заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
• использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.

На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:

• название организации;
• наименование журнала, в описываемом случае – «Журнал учета личных дел сотрудников»;
• порядковый номер журнала;
• дата начала и окончания ведения журнала.

Указание на лицо, ответственное за ведение журнала, можно сделать:

• на его титульном листе;
• на каждой странице журнала;
• нна его последней странице.

Форма и порядок заполнения журнала личных дел

На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая содержит следующие столбцы:

• порядковой номер записи;
• номер личного дела;
• дата начала ведения личного дела;
• Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
• табельный номер работника;
• дата завершения личного дела;
• основание закрытия дела;
• дата сдачи в архив;
• поле для комментариев или примечаний.

Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.

Как исправлять ошибки в журнале

При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил.

Если какая-то запись содержит недостоверные, ошибочные сведения и ее необходимо исправить, ответственному лицу нужно сделать следующее:

1. Если в форме журнале есть графа «Примечание»:

• зачеркнуть неверную строку одной чертой – так, чтобы под ней четко можно было прочитать некорректную запись;
• в той же строке формы сделать корректную запись, а в поле “Примечание” отметку –  «Исправлено в графе № __», дата, подпись и расшифровка.

2. Если графы с примечанием нет, исправление делают по аналогии с тем, как в трудовой книжке:

• в первой следующей свободной строке указывают – “Запись № __ считать недействительной“;
• ниже под ней делают верную запись.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Журнал учета личных дел работников: образец

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

1. При помощи порядковой нумерации дел.
2. С использованием алфавитного указателя.
3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

• порядковом номере производимой записи;
• номере, присвоенному конкретному личному делу;
• дате заведения указанного личного дела;
• дате закрытия дела;
• Ф. И.О. работника;
• табельном номере рабочего;
• при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
• местах нахождения дел;
• дате сдачи дела в архив;
• поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Номер записи	Рег.номер личного дела	дата оформления личного дела	Ф.И.О. работника	табельный номер	Дата закрытия дела	Причина закрытия дела	Дата передачи дела в архив	Подпись ответственного за ведение дел лица
20	20	12. 05.2009	Иванов И.И.	10	17.08.2017	приказ об увольнении от.17.08.17 №48-к	18.08.17	Сидорова

файлов сотрудников: что хранить и как долго

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и не зависят от них.

Сотрудники при приеме на работу набирают много документов, и поток документов продолжается на протяжении всего срока их пребывания в вашей компании. В этом потоке есть частные документы, юридические документы, подписанные и неподписанные документы, а также некоторые документы, которые могут вам даже не понадобиться.

Личное дело сотрудника является официальным документом компании. В некоторых штатах нынешние и бывшие сотрудники имеют право просматривать свои личные дела.

Федеральные агентства, такие как Налоговая служба или Служба гражданства и иммиграции США (USCIS), также могут запрашивать документы из ваших личных дел. Ваши записи также могут потребоваться для ответа на судебный процесс.

Когда это произойдет, вам не захочется искать и гадать, что оставить, а что оставить.

Поскольку многие формы сотрудников переносятся на системы электронных документов, как никогда важно иметь план для регистрации, хранения и хранения документов сотрудников.

Политика хранения документов отдела кадров (HR) может гарантировать, что у вас всегда будут актуальные, точные и актуальные документы именно там, где вы можете их найти. Это также позволяет вам воспользоваться разведывательными данными, скрытыми во всей этой документации.

---

Обзор: Какие файлы вы должны иметь на каждого сотрудника?

Важно задокументировать историю занятости сотрудника, начиная с самого процесса приема на работу и приема на работу. Многие работодатели с удивлением узнают, что они должны вести учет кандидатов на работу, а также нанимаемых сотрудников в случае жалобы о дискриминации. Программное обеспечение

HR может собирать эту информацию и даже вычислять числа и создавать отчеты для вас. Затем вы можете проактивно работать в качестве своего собственного сторожевого пса, проверяя непреднамеренную предвзятость и корректируя свои методы найма и найма.

Важность ведения кадрового учета сохраняется, поскольку ваш сотрудник остается на работе из года в год. Например, предположим, что у вас есть сотрудник, у которого серьезные проблемы с производительностью. Вы составляете план повышения производительности, но проблемы не исчезают. В конце концов, вы увольняете сотрудника.

Этот след аттестации и прогрессивной дисциплины готовит сотрудника и поддерживает ваше решение в случае, если уволенный сотрудник пожалуется. Еще раз, тщательная работа с документами может укрепить передовые методы управления персоналом.

Надлежащее управление кадровой документацией также важно для защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников. Личная идентифицирующая информация, финансовые документы и медицинские записи должны храниться в надежном месте. Неправильное использование этой информации может нанести вред вашим сотрудникам и вызвать юридические проблемы для вашей компании.

---

Как долго вы должны хранить файлы и записи сотрудников?

Когда сотрудник увольняется из вашей компании, начинается отсчет времени для хранения записей. Знание того, как долго хранить записи и какие записи вы можете заархивировать или уничтожить, важно для поддержания управляемого, эффективного и совместимого репозитория документов сотрудников.

На этой диаграмме показаны документы сотрудников, которые следует вести для соискателей и сотрудников, а также минимальные требования к удержанию после увольнения или отказа от работы. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы в течение более длительного периода.

Можно установить более длительные горизонты для утилизации документов. Важно последовательно решать их во всех HR-процессах.

Схема дел и записей сотрудников:

Тип записи	Минимальный срок хранения
Объявления о вакансиях, описания должностей, резюме, формы заявок и немедицинские отборочные тесты для всех соискателей	3 года по программе ADEA
Проверки биографических данных, кредитные отчеты и финансовые отчеты	1 год при надежном хранении и утилизации
I-9 и копии документов, удостоверяющих личность (ID)	3 года после приема на работу или 1 год после увольнения в защищенном отдельном файле со всеми I-9 сотрудников
Предложения и контракты на работу, справочники для сотрудников и другие подписанные документы	1 год
Медицинские карты, формы регистрации в медицинском страховании, записи об инвалидности, запросы на размещение, медицинские осмотры, записи врачей и результаты тестов на наркотики	1 год при отдельном безопасном хранении и утилизации
Аттестации, дисциплинарные отчеты, награды и отчеты о посещаемости	2 года
Записи о заработной плате, W-4 и табели учета рабочего времени	От 4 до 7 лет
Записи о разлучении, включая собеседования при увольнении, причины увольнения, увольнения или заявления об увольнении, соглашения о разводе и другие соглашения о разлучении	1 год
Планы, предложения и записи немедицинских льгот	1 год
Запросы на отпуск FMLA и документация	3 года
Записи о несчастных случаях и травмах	5 лет
Записи об опасном воздействии	30 лет
Документы по жалобе и расследованию	Пока претензия не будет разрешена

1.

Рекрутинговые материалы

Вам необходимо сохранять документы о соискателях и приемах на работу, чтобы убедиться, что вы не дискриминируете квалифицированных кандидатов. Раздел VII Закона о гражданских правах (Раздел VII) требует, чтобы вы вели учет в течение одного года, но Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу (ADEA) требует трех, поэтому вам необходимо соблюдать более высокий стандарт.

Дискриминация может быть умышленной или вызванной политиками, оказывающими «разрозненное воздействие» на защищаемых сотрудников. Например, вам может потребоваться пройти тест на грамотность английского языка для сотрудников, которым не нужны продвинутые знания английского языка, — практика, которая непропорционально исключает кандидатов по национальному происхождению.

2. Проверка биографических данных

Если вы проводите проверку на наличие судимости или кредитоспособности, действуйте осторожно. Раздел VII, Закон о справедливой кредитной отчетности (FCRA) и другие федеральные законы ограничивают ваше право на использование этой информации и требуют, чтобы вы надежно хранили и уничтожали ее.

3. I-9s

Храните I-9 для всех сотрудников в отдельном защищенном файле на случай проверки USCIS. Вам нужно оставить только страницы с подписями.

Вы несете ответственность за идентификаторы, но вам не нужно их копировать.Если вы копируете идентификаторы, вы должны делать это последовательно для всех сотрудников, надежно хранить их и уничтожать по истечении срока хранения.

4. Контракты сотрудников

Все подписанные контракты должны храниться в личных делах ваших сотрудников для документирования ваших политик и соглашений. Это важно для защиты вашей компании от жалоб и судебных исков. Если новые контракты заменяют старые, сохраните текущую копию в файле и уничтожьте старую версию.

5. Медицинская информация

Медицинская и генетическая информация о ваших сотрудниках и членах их семей должна надежно храниться в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), Законом о недискриминации генетической информации (GINA) и стандартами здравоохранения, контролируемыми Службой безопасности труда и Управление здравоохранения (OSHA).

Сюда входят записи врачей, запросы о размещении по медицинским показаниям и другая медицинская информация, предоставленная сотрудниками.

6. Аттестация

Храните все аттестации и дисциплинарные записи в файле не менее двух лет. Эта документация может защитить вас в случае жалоб относительно рекламных акций и компенсаций. Он также поддерживает передовые методы последовательного, справедливого и законного управления сотрудниками.

7. Учетные записи о заработной плате

Таблицы учета рабочего времени и другие платежные ведомости должны храниться в течение двух-трех лет в соответствии с антидискриминационными законами и законами о заработной плате и часах, такими как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости (ADEA) .

IRS, однако, требует, чтобы налоговые отчеты о заработной плате хранились в течение четырех лет, а налоговое законодательство штата может предписывать еще более длительный срок хранения. На всякий случай лучше всего хранить все эти записи в течение семи лет.

Записи о сотрудниках защищены сетью государственных и федеральных законов, таких как FLSA. Источник: dol.gov.

8. Записи о прекращении службы

Согласно законам о борьбе с дискриминацией и о заработной плате и часах, все документы, касающиеся увольнения или увольнения сотрудника, должны храниться в течение одного года после увольнения с работы.

9. Записи о льготах

Записи о немедицинских льготах, включая регистрационные формы и планы, могут быть удалены по истечении одного года. Вы должны принять меры для защиты финансовых или личных данных сотрудников, поэтому некоторые из этих записей могут потребовать безопасного хранения.

10. Отпуск по FMLA

FMLA требует, чтобы работодатели сохраняли запросы на отпуск не менее трех лет, включая документацию о причинах отпуска. Любые записи с медицинской информацией должны храниться в надежном месте.

11.

Записи о несчастных случаях и воздействиях

OSHA требует от работодателей надежно хранить записи о несчастных случаях в течение пяти лет. Воздействие опасных веществ на рабочем месте должно сохраняться в течение 30 лет из-за возможных долгосрочных последствий для здоровья.

12. Жалобы

Каждый раз, когда сотрудник подает жалобу или подает иск, вы должны хранить соответствующие записи до разрешения претензии. Ваша система управления документами должна автоматически блокировать личное дело сотрудника после подачи жалобы, чтобы избежать случайного уничтожения любых соответствующих документов.

---

Правовые последствия ведения учета в малом бизнесе

Неспособность хранить и защищать записи о сотрудниках может дорого обходиться. Возможные последствия включают:

Цитаты и штрафы: OSHA, Министерство труда США, IRS и другие федеральные агентства, а также власти штата, обеспечивают соблюдение требований к ведению документации с цитатами и штрафами. Например, ошибки при ведении записей — второе по частоте нарушение, на которое ссылается OSHA. Максимальный штраф за нарушение на 2020 год увеличен до 13 494 долларов.Несохранение таких документов, как ведомость заработной платы, может даже привести к уголовному преследованию.

Юридическая ответственность: Если сотрудник подает в суд и вы не можете предоставить записи, требуемые судом, вы можете проиграть судебный процесс и столкнуться с дополнительными обвинениями в хищении доказательств. Примером может служить дело в штате Иллинойс Mohr v. Weather Tech, в котором компания отказалась от календаря сотрудника после ее увольнения из-за чрезмерного отсутствия. Сотрудник подал в суд за дискриминацию, и во время обнаружения потребовали календарь.Когда компания не смогла его произвести, сотрудник подал иск о грабеже по неосторожности. В данном случае победил работодатель, но это было потрачено много времени, денег и горя из-за пропавшего календаря.

---

Управляйте записями сотрудников

Комплексный план управления кадровыми записями позволяет вам направлять поток информации о сотрудниках через вашу компанию для достижения ваших целей.

В дополнение к обеспечению соблюдения правовых норм, тщательное управление записями может предоставить понимание для управления кадровой политикой, защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников и закрепления передовых методов управления персоналом.

Настройка записей сотрудников и файлов персонала

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела. Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Работа с умом

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника.Среди причин этой рекомендации — то, что вашему бизнесу может быть предложено предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

• история работы
• оценки эффективности
• Дисциплинарные записи
• личные благодарности
• больничных дней
• отпускных дней
• зачислений на льготы
• Обозначения получателей
• Выписки из заработной платы
• отчетов рекомендательных проверок
• Информация о компенсации работникам
• медицинские карты
• Информация о тесте на детекторе лжи

Кому разрешено просматривать личные дела?

Так же, как нет федерального закона о ведении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов принял законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Наконечник

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого отношения к сотрудникам.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

• Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
• Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла на бумагу.
• Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
• Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Как правило, сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешается скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует следовать в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому другому лицу, которому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашей компании подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о личном деле, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация относилась непосредственно к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, тогда они получают весь файл, если вы не уберете те части, которые им нужны индивидуально.

Каролина Бухгалтерия | Почему записи о кадрах важны для всех предприятий

Добавил: Майкл Бошемин

HR-записи имеют значение. они важны для вашего бизнеса, ваших сотрудников, федеральных агентств и агентств штата. Не менее важно, как и в каких файлах вы поддерживаете ключевую занятость. Некоторые записи требуют защиты конфиденциальности сотрудников.

Несоблюдение передовых методов ведения учета сотрудников делает вас уязвимыми для защиты от судебных исков, трудовых расследований или проверок.Рассмотрим следующее:

• С 1995 года количество судебных споров о трудоустройстве увеличилось на 2000%
• Среднее урегулирование судебного разбирательства по делу составляет 200 000 долларов США, а средние судебные издержки — 50 000 долларов США
• Существует более 7000 разделов федерального кодекса, более 40 000 страниц положений о найме и тысячи других нормативных актов штата и местных властей.

Вы хотите проиграть один из этих судебных процессов? Подвержены штрафу от государственного учреждения?

Надлежащие и полные записи жизненно важны для работодателей, чтобы они соблюдали федеральные, государственные или местные нормативные акты, а также кадровую политику работодателя.

Нельзя упускать из виду периодические проверки файлов и обновления записей. Как видно из вышеизложенного, борьба с судебными тяжбами, несоблюдение федеральных, государственных или местных нормативных актов или нарушение трудового законодательства обходятся очень дорого. Крупный штраф или урегулирование только одного судебного дела могут легко привести к банкротству компании.

Какие типы файлов вы должны вести для своих кадровых записей?

Группировать записи о сотрудниках крайне важно. Некоторая информация не должна смешиваться по юридическим причинам.Это также упрощает соблюдение требований регулирующих органов, не разглашая слишком много информации или информации, которую они не запрашивают. Вот несколько общих групп файлов сотрудников.

Досье основного персонала

Сохраните предметы, которые были фактором при найме и трудоустройстве сотрудника в прошлом, а также предметы, которые повлияют на его или ее работу в будущем.

Медицинское дело

Поместите все, что касается истории болезни сотрудника, в отдельный файл.Почему? Вы не можете юридически обосновать кадровые решения, например, кто получит повышение, а кто нет, на основе историй болезни вовлеченных людей. Различные законы о конфиденциальности и Американский закон об инвалидах (ADA) требуют, чтобы вы хранили конфиденциальные медицинские записи сотрудников отдельно от основных файлов персонала.

Файлы травм

Ведите третий файл в своем личном деле для любого сотрудника, получившего травму во время работы. Файл должен содержать записи о компенсации работника и отчеты о травмах, а также любые дополнительные медицинские записи о травмах.

Файл учета заработной платы

Если вы ведете расчет заработной платы в своей организации, отделите записи о заработной плате от других файлов. Убедитесь, что вы осведомлены о законах, регулирующих хранение платежных ведомостей. Внимательно следите за отпусками, больничными, другими записями внеурочной работы и сверхурочной работы.

И-9 Досье

Когда начинается новый бизнес, нет ничего необычного в том, что они не знакомы с I-9. I-9 — это форма подтверждения права на трудоустройство.Адвокаты по трудовому праву рекомендуют папку с тремя кольцами. Поскольку на I-9 распространяются уникальные законы о хранении кадровых записей, отдельный мастер-файл или переплет с тремя кольцами поможет гарантировать, что вы сохраните эти обязательные формы хранения документов столько, сколько необходимо, и сможете легко выбросить их по истечении срока хранения.

Закрытие файла в этом сообщении

Судебные иски о трудоустройстве, усиленная проверка и проверки Министерством труда, Комиссией по обеспечению занятости и другими государственными агентствами требуют, чтобы компания поддерживала высокий уровень занятости.Key — это система, позволяющая отслеживать записи и оставаться организованными.

Хотя неполные записи и ненадлежащее ведение трудовых книжек не приведут непосредственно к судебному иску, они принесут вам пользу и помогут защититься от судебного иска или защитят вас при проведении трудового аудита со стороны федерального правительства или агентства штата.

Чтобы помочь вам, мы составили Организатор контрольных списков жизненного цикла сотрудников, который можно найти здесь.

Что нужно знать о файлах персонала сотрудников

Как работодатель, вы связаны законами и постановлениями, которые определяют, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать и кто имеет доступ к этой информации.Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес. H&M, крупный шведский ритейлер, был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за якобы отслеживание личной жизни сотрудников (отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это собрание ключевых документов, относящихся к работнику. Некоторые документы сотрудников требуются по закону, тогда как другие желательно иметь. По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как работают».

Хранение и доступ к файлам персонала

Вы можете хранить файлы сотрудников в запертом картотеке, но вы рискуете, что эта информация будет повреждена в результате возможных бедствий (например,g., наводнения, пожары, торнадо) или украдены, а затем выставлены на защиту. Многие компании используют программное обеспечение для управления персоналом для цифрового хранения файлов сотрудников и управления ими.

Кто должен иметь доступ к кадровой документации?

Только ключевой персонал (HR) и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор (COO), должны иметь доступ к файлам персонала.

«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», — сказал Вайнштейн бизнесу.com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. Д. Дело в том, что он содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должен быть доступен для всех в компании».

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или руководителям доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудников, не содержащем конфиденциальной документации.

Примечание редактора: Ищете подходящее HR-программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что включать в личное дело

В личном деле следует хранить большой объем информации; однако некоторые из них строго конфиденциальны. Николь Андерсон, владелец и генеральный директор компании MEND, занимающейся кадровыми решениями, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: файл сотрудника, конфиденциальный файл и файл I-9.

Срок хранения каждого документа зависит от федеральных законов и законов штата.В некоторых штатах требуется хранить определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты трудоустройства сотрудника, но вы можете захотеть хранить эти документы в течение шести или семи лет. И хотя это не требуется по закону, вам следует проводить аудит кадровых файлов один раз в год, чтобы убедиться, что информация, которой вы располагаете, является точной и актуальной.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о должностных требованиях, знаниях, производительности и поведении сотрудника.Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает в себя следующее:

• Контрольный список для нового найма
• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Описание должности (и принятие)
• Письмо с предложением
• Трудовой договор
• Контрольные формы для справок
• Контактная форма для экстренных случаев
• Получение имущества компании
• Соглашение о конфиденциальности
• Подписанные подтверждения (справочник сотрудника, политика и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. Д.)
• Учебные документы и благодарности
• Прошлые оценки эффективности
• Формы повышения квалификации сотрудников
• Любые принятые корректирующие или дисциплинарные меры

Конфиденциальный файл

Этот файл содержит очень конфиденциальную информацию и должен храниться в безопасном файле. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что этот конфиденциальный файл обычно включает:

• Форма самоидентификации
• Любые медицинские документы или документы, связанные с инвалидностью (с возвращением на работу или записями врача)
• Документация о компенсации работника
• Формы регистрации на страхование
• 401 (k ) или пенсионные формы
• Формы бенефициара
• Разрешение на выпуск
• Раскрытие и авторизация кредитного отчета
• Проверка на наличие криминального прошлого
• Согласие на проверку на наркотики и письменные показания под присягой
• Налоговый документ W-4
• Государственный налоговый документ, если применимо
• Прямой депозит форма / аннулированный чек
• Любой документ, содержащий личную информацию, такую ​​как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. д.

Файл I-9

Форма I-9 используется для проверки права сотрудника на легальную работу в США. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто проводят проверки I-9, и их подготовка может избавить вас от часов отслеживания документации и уплаты дорогостоящих штрафов.

Что

не включать в личное дело

Хранение или разглашение неверной информации о персонале может вызвать у вас проблемы с законом.Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего кадрового дела, включает W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

«Совсем недавно в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты тестов, документацию о симптомах и т. Д.), Поскольку к ней может получить доступ слишком много людей», — сказал Вайнштейн.

Не храните какую-либо информацию, касающуюся личной информации сотрудника, его результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике.Вам также следует выбросить копии удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального обеспечения, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.

«Как только эти предметы будут использованы, они должны быть уничтожены, чтобы предотвратить любое несанкционированное копирование или взлом», — сказал Андерсон.

Законы о личных делах

Ваши сотрудники могут полагать, что могут проверять свое личное дело, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим кадровым файлам.

Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что большинство штатов требует, чтобы работодатели хранили только государственные или федеральные документы в отделе кадров или в закрытом кабинете, тогда как другие документы требуют особого хранения и ограничений.

«Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или компании, не имел к ним доступа. , — сказал Андерсон.

Законы также регулируют, как долго вы должны хранить определенные документы. Например, комиссия за равные возможности трудоустройства требует, чтобы работодатели сохраняли все кадровые записи в течение как минимум одного года после последней даты приема на работу, а Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу 1967 года требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и систему письменных заслуг или трудового стажа. в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.

Кадровые записи также могут оказаться неоценимыми в случае, если против вас подал иск нынешний или бывший сотрудник.

«[Кадровое дело] обычно первое, что просит ваш адвокат, если сотрудник подает на вас в суд (или угрожает подать в суд)», — сказал Вайнштейн. «Хранить его в одном месте, в идеале в электронном виде, чтобы вы могли предоставить его своему адвокату для проверки, — это очень хорошая практика. Это не только сэкономит вам на судебных издержках, но и хорошо сохраненный файл может обеспечить хорошую юридическую защиту. к любым претензиям «.

Политика в отношении личных файлов — Секретариат Казначейства

Заявление о политике

На каждого сотрудника будет по одному официальному личному делу.Начало страницы

Обязанности

Отдел
В обязанности отдельных отделов входит:

• убедитесь, что для каждого сотрудника существует только одно официальное личное дело;
• указывает место, в котором будут храниться официальные личные файлы;
• убедиться, что сотрудники осведомлены о местонахождении официальных личных файлов;
• гарантировать, что сотрудники будут уведомлены, когда любой документ, который может отрицательно повлиять на их работу или стать основанием для дисциплинарных мер, помещен в их личные файлы;
• обеспечивает актуальность личных файлов;
• гарантировать, что сотрудники имеют разумный доступ к их личным файлам;
• гарантировать представительство работодателя во время просмотра сотрудниками своих личных файлов; и
• сохранить конфиденциальность и безопасность файла.Начало страницы
  

  Информация о личном файле

  Информация, содержащаяся в личном файле, может включать, помимо прочего, биографические данные или резюме; свидетельство о рождении; Номер социального страхования; трудовая книжка; оставить записи; страховые записи; описание текущей и предыдущей должности; служебные аттестации; письма о назначении, поощрении, увольнении, отзыве, увольнении; дисциплинарные письма; уведомления о переводе; и прочая корреспонденция, касающаяся занятости и результатов работы физического лица.Начало страницы
  

  Доступ к личным файлам

  Сотрудники могут просматривать свои личные файлы в любое разумное время, удобное как для сотрудника, так и для работодателя.

  Представитель работодателя будет присутствовать, пока сотрудники просматривают свои собственные файлы.

  Сотрудников может сопровождать представитель по их выбору при просмотре их личных файлов.

  Сотрудники могут в письменной форме разрешить профсоюзу или другому представителю просмотреть их личное дело в отсутствие сотрудника.Начало страницы

  Последнее обновление политики: 15 марта 2000 г.

  Кто может и не может просматривать файлы сотрудников

  Файлы сотрудников содержат обширную информацию о людях, которые поддерживают работу вашего бизнеса. Документы с подробным описанием прошлого опыта работы, медицинской информацией, оценками эффективности и конфиденциальными частными материалами организованы в ряд важных файлов для справки избранными людьми. Хотя такая информация является неотъемлемой и необходимой для функционирования бизнеса и позволяет вам познакомиться с различными сотрудниками, если она попадет в чужие руки, у вас могут возникнуть большие проблемы.

  Доступ должен быть ограничен только тем, у кого есть веская причина для просмотра файлов. Несоблюдение защитных мер может привести к тому, что личная информация попадет в руки кого-то, кто не должен ее видеть. Результат может означать плохую репутацию вашей компании или, что еще хуже, вероятность столкнуться с судебными исками или другими судебными исками. Вот некоторая основная информация о том, какие лица могут иметь законный и гарантированный доступ к личным файлам сотрудников.

  Персонал отдела кадров

  Отдел кадров отвечает за надзор за взаимоотношениями с сотрудниками, мониторинг оценки эффективности и сохранение конфиденциальной информации, связанной с людьми в организации.Некоторые сотрудники могут иметь законный доступ к этим файлам, чтобы гарантировать актуальность личной информации, хранение критически важных данных о производительности для справки при принятии решений о найме, а также централизованное хранение сведений о медицинских льготах. Данные, содержащиеся в файлах персонала, могут помочь специалистам по персоналу принимать решения относительно оплаты, повышения, льгот, а также потенциальных продвижений по службе или командировок за границу внутри компании.

  Супервайзер или менеджер

  Непосредственные руководители или менеджеры различных отделов также могут на законных основаниях получать доступ к деталям в файлах персонала.Часто менеджерам предоставляется специальный доступ для внесения изменений или обновления документов по мере необходимости. Это гарантирует, что они могут вводить информацию об эффективности и должностных обязанностях сотрудника.

  Сотрудники

  Предоставление вашим сотрудникам доступа к их личным файлам — отличное решение. Можно ввести ограничения, чтобы отключить инструменты редактирования, чтобы сотрудники не могли изменять свои файлы в свою пользу. Однако предоставление сотрудникам доступа к их личной информации снижает вероятность возникновения проблем в будущем, таких как печально известный документ «после обнаружения».Это происходит, когда сотрудник увольняется и его личные дела становятся общедоступными. В зависимости от ситуации и того, почему этот человек был уволен, он мог утверждать, что никогда раньше не видел определенных документов, и они были созданы, несмотря на его увольнение. Когда дело доходит до обнаруженных документов, оценка производительности является серьезной проблемой. Компании, которые решили полностью раскрыть всю файловую информацию своим сотрудникам, могут защитить себя от разочаровывающих претензий, если когда-либо возникнет ситуация, когда прекращенное лицо заявляет, что что-то было создано против их ведома.

  Советы по защите конфиденциальной информации

  Способность вашей компании отслеживать и защищать секретную информацию может иметь решающее значение для поддержания вашей репутации, обеспечения спокойствия ваших сотрудников и ведения надежного предприятия. Вот несколько основных вещей, которые вы можете сделать, чтобы информация о персонале не попала в чужие руки.

  • Разделение медицинских документов: для систематизации информации целесообразно отделить немедицинские записи от других.
  • Обращайтесь с личной информацией осторожно: конфиденциальную информацию следует хранить в картотеке, регулировать и контролировать, чтобы обеспечить доступ только квалифицированному персоналу.
  • Обновления должны регистрироваться: любые обновления файлов, сделанные менеджерами, персоналом отдела кадров или другими квалифицированными сторонами, должны регистрироваться с действительной датой. Это обеспечит надлежащую документацию для справок в будущем.

  Обеспечение безопасности ваших сотрудников и создание вашей репутации надежной компании во многом зависит от вашей способности сохранять конфиденциальную информацию в секрете и в безопасности.Понимание того, кто может, а кто не может иметь доступ к файлам персонала, — отличное место для начала.

  Заявление об отказе от ответственности

  Содержание нашего веб-сайта предназначено только для предоставления общей информации и не является юридической консультацией. Мы делаем все возможное, чтобы информация была точной, но мы не можем этого гарантировать. Не полагайтесь на содержание как на юридическую консультацию. Для получения помощи по юридическим вопросам или по юридическим вопросам обращайтесь к своему адвокату.

  Основные требования к ведению документации | Бизнес Квинсленд

  Создание правильной системы учета для вашего бизнеса поможет вам работать эффективно, соответствовать требованиям законодательства и укрепить отношения с клиентами и персоналом.

  Существуют определенные требования к ведению документации для предприятий в Квинсленде, а также могут быть определенные законы и требования, связанные с вашим отраслевым сектором. Прежде чем настраивать систему учета для вашего бизнеса, рекомендуется защитить себя, посоветовавшись с экспертом.

  Законы, применимые к вашему бизнесу, определяют, как долго вам нужно хранить записи. Если вы используете систему электронного учета, вы также должны иметь возможность сделать бумажную копию записи, если это потребуется Налоговым управлением Австралии (ATO) или Австралийской комиссией по ценным бумагам и инвестициям (ASIC).

  Для финансовой отчетности нормативный индекс ASIC — финансовая отчетность разбивает требования к отчетности по типам бизнеса.

  Личные финансовые записи должны храниться в течение 5 лет, тогда как следующие записи должны храниться в течение 7 лет:

  • финансовые отчеты для вашей компании
  • записи большинства сотрудников
  • все записи дополнительных льгот и прироста капитала.

  Основные записи

  Для выполнения основных требований законодательства вы должны иметь следующее:

  • кассовую книгу или программу финансового учета — которая регистрирует денежные поступления и выплаты наличными
  • банковские счета — чековые книги, депозит бухгалтерские книги и банковские выписки
  • трудовые книжки — часы работы, сверхурочные, вознаграждения или другие льготы, отпуск, пенсионные пособия, прекращение трудовых отношений, тип занятости, личные данные работников, личные контакты сотрудников и сведения о занятости
  • профессиональные записи об обучении — чтобы вы и сотрудники соблюдали законы о работе, охране труда и технике безопасности, включая эвакуацию и посещение экстренной подготовки.
  • Записи о продажах — книги счетов, книги квитанций, кассеты для кассовых аппаратов, документация по кредитным картам, кредитовые ноты за возвращенные товары и учет товаров, использованных лично владельцем бизнеса
  • подтверждение покупок — чековые окурки (крупные покупки), система мелкой кассы (мелкие покупки за наличные), квитанции, выписки по кредитным картам, счета-фактуры, любые другие документы, относящиеся к покупкам, включая копии договоров или договоров аренды
  • работа, здоровье и безопасность (WHS) регистрирует — инциденты на рабочем месте, реестр рисков и план управления, имена ключевых сотрудников WHS (e.грамм. Представитель WHS, обученный советник по безопасности (TSA), помощник по оказанию первой помощи), записи о хранении химикатов, журнал происшествий первой помощи, оценки на рабочем месте, паспорта безопасности материалов (MSDS).

  Узнайте больше о безопасности на рабочем месте.

  Рекомендуется хранить личные и бизнес-записи отдельно, чтобы упростить бизнес-отчетность и налоговые декларации. Например, использование специальной бизнес-кредитной и дебетовой карты для деловых расходов позволит легко разделить деловые и личные расходы.

  Учетные записи на конец финансового года

  Чтобы соответствовать требованиям законодательства, максимизировать вашу налоговую декларацию или минимизировать налоговые счета в конце финансового года, храните следующие записи:

  • сведения о наличии запасов — в начале и конец финансового года
  • список дебиторов и кредиторов — за весь финансовый год
  • сведения о приросте капитала — записи о датах покупки активов и соглашениях, записи о продаже, выбытии и полученных выручках, сведения о комиссионных оплаченные или юридические расходы, улучшения, внесенные в актив, и любые другие записи, относящиеся к тому, как вы рассчитываете свой прирост капитала или убыток капитала
  • детали амортизации — исходные договоры купли-продажи или налоговые счета, график амортизации, стоимость транспортировки предметов ваш бизнес (если применимо), затраты на установку (если применимо)
  • записи о расходах — проверьте окурки, квитанции, кассетные ленты, копии выписок и счетов-фактур, документация по кредитным картам, детали кассовых платежей и журналы учета
  • данные о персонале и заработной плате — полная информация о заработной плате, трудовых договорах, удержанных налогах, дополнительных льготах, пенсиях, выплатах по болезни, отпускные
  • основные бухгалтерские записи — складские записи, дебиторская и кредиторская задолженность, прочие записи
  • договоров — договоры купли-продажи, кредитные договоры, договоры аренды, договоры аренды, договоры франшизы, договоры продажи и обратной аренды, торговые соглашения с поставщиками, юридическая документация
  • прочие документы — залоги за коммунальные услуги, контракты с телефонными компаниями, свидетельство о регистрации названия вашей компании, записи о приросте капитала.

  Узнайте больше об основных налоговых требованиях для вашего бизнеса.

  Передовая практика и ведение документации

  В зависимости от отрасли, ведение следующих записей может быть юридическим требованием, но лучше всего хранить их в течение 5-7 лет:

  • свидетельства об аккредитации сотрудников и лицензии — копии разрешений, регистраций и лицензий, необходимых сотрудникам для выполнения своей работы
  • резюме сотрудников и заявления о приеме на работу
  • обзоры производительности — включая оценки производительности персонала и соглашения между вами и вашими сотрудниками
  • заявления о должности и объявления о вакансиях
  • записи клиентов — личные данные, приобретенные продукты и запросы продуктов, которые полезны для поиска новых клиентов
  • жалобы клиентов — сведения о жалобах на продукты, услуги, персонал или что-либо еще, а также шаги, предпринятые для их разрешения
  • подробности любых споров с другими предприятиями 90 218 — в том числе, как вы решали споры
  • цитат, предоставленных и выигранных — особенности вакансий и времени, потраченного на них, чтобы помочь с будущим расценками
  • подробности рекламных кампаний и успеха — чтобы упростить повторение рекламных объявлений и спланировать будущие рекламные кампании
  • страховых полисов — регулярно пересматривайте и обновляйте страхование вашего бизнеса, особенно когда ваш бизнес растет или меняется.