Уничтожение документов не подлежащих хранению: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Цены на утилизацию документов от «Делис Архив»- www.archiv.ru- www.archiv.ru
Уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения с «Делис Архив» — профессиональный подход к серьезной процедуре:
Определение сроков хранения любых документов.
Отбор материалов, подлежащих долговременному хранению.
Подготовка акта по всем требованиям госорганов.
Измельчение бумажных материалов на шредере в вашем присутствии.
Оперативное выполнение работ на вашей территории.
Бессрочная гарантия.
Узнайте за 2 минуты, как освободить офис от бумаг, избежать штраф и гарантировать безопасность данных:
✂️ Освободить офис от архивных документов и систем их хранения. Обеспечить противопожарную безопасность. Снизить риски штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
1:44
Этот ролик посмотрели 5 505 раз!
Электростройснабкомплект
Хохтиф Инфрастракчэ ГмбХ
Первое коллекторское бюро
Национальная служба взыскания
Той.
ру
Кинотавр
Евраз
Каркаде
ВЦИОМ
Всероссийский центр изучения общественного .
В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его окончания бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.
Уничтожение документов по истечении срока хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых продвинутых руководителей.
Дело в том, что оригиналы документов нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.
Процесс уничтожения архивных документов должен соответствовать следующим условиям:
- конфиденциальности;
- соблюдению законодательных требований;
- безопасности;
- отсутствию негативных последствий для окружающей среды.
Ликвидировать значительный объем документации самостоятельно с соблюдением перечисленных требований проблематично. Разумнее всего доверить решение этой задачи профильной организации «Делис Архив»
Оглавление
- Способы утилизации документов.
- Этапы работы
- Стоимость услуг
- Преимущества утилизации в «Делис Архив»
Способы утилизации документов
Меры, направленные на уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.
Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:
- Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами бумажных носителей одновременно.
Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами бумажных носителей одновременно.- Сжигание. Второй по популярности метод. Его применение обеспечивает полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.
- Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в однородную массу. Это самый дорогостоящий способ.
- Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса без измельчения прессуется и формируется в тюки.
Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и недостатками. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из его стоимости.
В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке.
Они не наносят вред окружающей среде и самые доступные.
Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению документов с истекшим сроком.
Основные этапы работ
Подготовка бумажных носителей к утилизации по всем правилам архивного дела является наиболее трудоемким процессом, особенно в тех случаях, когда данная процедура осуществляется впервые. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации и оценить, какие из них нужно оставить или уничтожить. При большом объеме документов и в целях риска уничтожения важных документов советуем обратиться за помощью к профильной организации «Делис Архив»
Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.
1. Подготовительный этап.Документы сортируются по срокам хранения: постоянный, длительный, временный.
На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и размещаются на хранение в архиве. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.
Оставшиеся дела, сроки хранения которых истекли, необходимо просмотреть и внести в акт о выделении дел на уничтожение.
2. Заседание экспертной комиссии.Участники экспертной комиссии собственника документов рассматривают акт о выделении дел на уничтожение, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в удаленном виде (при помощи электронной переписки). По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и происходит согласование акта.
3. Уничтожение.Все бумажные материалы, согласованные экспертной комиссией к уничтожению, вывозятся на место их утилизации. По факту измельчения подготавливается еще один акт, который должен содержать данные о методе уничтожения, весе и списке присутствующих лиц со стороны собственника данных материалов.
С целью обеспечения конфиденциальности рекомендуется осуществлять видео запись всего процесса.
Стоимость услуг
Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:
Отбор и систематизация бумаг.
Подготовка и согласование акта по требованию законодательства.
Погрузка и транспортировка до шредера.
Взвешивание на промышленных весах.
Проведение утилизационных процедур в присутствии заказчика или его официального представителя.
Составление акта по факту шредирования.
Передачу отходов на вторичную переработку.
В г.Москва утилизация документов с истекшим сроком хранения осуществляется «Делис Архив», и цена рассчитывается с учетом состава услуг и объема подлежащих измельчению документов.
Преимущества утилизации в «Делис Архив»
Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также материалов, содержащих коммерческую тайну.
Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.
На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.
Уничтожение документов в соответствии со сроком хранения в Москве.
Экологичное решение
конфиденциального уничтожения документов
Вся переработанная бумажная масса и пластиковые элементы подлежат вторичной переработке.
Почему с нами выгодно
- Документы на уничтожение могут передаваться в папках, с файлами, со скрепками и в прошитом виде.
- В рамках отдельной платной опции «Сфера» может провести отбор документов с истекшими сроками хранения на уничтожение с составлением акта.
- В рамках отдельной платной опции, возможно осуществление видеозаписи процесса измельчения документов.
Понятные этапы сотрудничества
по уничтожению документов
Определение объемов бумажных и пластиковых носителей подлежащих вывозу и последующему уничтожению.
Подготовка предложения по стоимости и технологиям выполнения работ.
Подписание договора на уничтожение документов или иных носителей информации.
Погрузка и транспортировка документов в цех по уничтожению документов.
Измельчение документов в присутствии вашего представителя с предоставлением акта установленного образца.
Оставить заявку
Простые ответы
на важные вопросы
Каковы производительность шредера и размер бумажной фракции после измельчения
Измельчение документов осуществляется со вторым уровнем секретности по европейской классификации, размер фракции составляет по ширине не более 6 мм. Данный уровень секретности применяется при измельчении документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Производительность шредера составляет до 2000 килограмм в час.
Нужно ли документы подготавливать к вывозу
В целях ускорения процесса вывоза документов, желательно сгруппировать подлежащие уничтожению бумажные материалы в одном месте. Если у вас на это нет времени, мы самостоятельно соберем документы из текущих мест их хранения. Осуществлять иные действия по подготовке не требуется.
Предоставляются ли документы по экологии
Весь процесс уничтожения документов выполняется с соблюдением экологических стандартов. В подтверждение этого, мы готовы предоставить по вашему запросу все подтверждающие документы о соблюдении «Сфера» требований экологического законодательства РФ.
Что в дальнейшем происходит с бумажными отходами
По факту измельчения, документы прессуются и передаются на вторичную переработку в специализированную организацию. Там из документов изготавливают картон, салфетки и туалетную бумагу. Мы не выбрасываем уничтоженные документы на свалку и не загрязняем окружающую среду.
Нужно ли как-то подготавливать документы к уничтожению
Применяемое нами оборудование, позволяет уничтожать документы вместе со скрепками, скобами и иными металлическими приспособлениями. Перед уничтожением, в целях раздельного сбора вторичных ресурсов, мы самостоятельно отделяем документы от файлов, папок и коробок. Все изъятые в процессе конфиденциального уничтожения элементы, также передаются на вторичную переработку.
Можно ли сделать видеозапись процесса уничтожения
Вы можете присутствовать при измельчении документов и фиксировать весь процесс на собственное оборудование. В рамках отдельной услуги, видеозапись не предоставляется.
Предоставляются ли опись, реестр, акт уничтоженных документов
Стандартно, по факту измельчения документов мы предоставляем акт, который содержит информацию об общем весе переработанных документов. В рамках отдельной услуги наши эксперты проведут выделение дел на уничтожение по всем правилам архивных норм и составят реестр дел, которые могут быть уничтожены.
Кто осуществляет погрузку, разгрузку и транспортировку документов
Данные виды сервисов выполняются нашими специалистами и включены в общую стоимость услуг по уничтожению.
Возвращаются ли клиенту папки «Корона» и иные расходные материалы после уничтожения
Папки, коробки, файлы клиенту не возвращаются. Если они вам необходимы для дальнейшего использования, рекомендуем их изъять до момента вывоза документов.
Все вопросы
Уничтожение архивных документов – первый архивный лоукостер Москвы
Большое количество документов на предприятии и в любой компании – это головная боль директоров и главного бухгалтера, так как для их размещения требуется много места в офисе или на складе. На их отбор и сортировку надо тратить время, выделять помещение или расширять имеющееся пространство, что не всегда под силу реализовать. Тем более что срок хранения некоторой документации достигает 50 лет, а отвечать за её сохранность и обеспечивать определённые условия хранения довольно трудно и совсем невыгодно
.
..
В этих случаях лучше воспользоваться услугами по уничтожению архивных документов в специализированном центре. В нашей компании «Сфера» уничтожением документов с истёкшими сроками хранения занимаются опытные сотрудники. Мы отслеживаем качество работ на каждом этапе, гарантируя эффективное и оперативное уничтожение архива документов разного вида. Все процедуры мы берём на себя – вам не нужно будет предпринимать дополнительных действий, что очень удобно. Также мы соблюдаем конфиденциальность – данные не попадут в руки третьих лиц.
Уничтожение документов – с чем мы работаем
Услуги по уничтожению архивных документов направлены на работу с кадровой, бухгалтерскими, налоговыми, конфиденциальной и первичными носителями, документацию с истекшим сроком хранения. Кроме этого можно заказать уничтожение акцизных марок, пластиковых карт, CD-дисков и других электронных носителей. У нас на уничтожение архивных документов цена выгодная и по карману даже небольшим компаниям. В стоимость входит транспортировка, погрузка-разгрузка и измельчение документации с помощью мобильного шредера.
Мы соблюдаем все предусмотренные экологические стандарты, поэтому уничтожение документов осуществляется на мобильном шредере или промышленном измельчителе, по результатам чего измельченная бумажная фракция отправляется на вторичную переработку. Все бумаги измельчаются безопасным способом для окружающей среды. Оборудование сертифицированное и современное, способно с большой скоростью измельчать любые объемы данных. Уничтожение архивных документов проводим в присутствии клиента, после чего выдается акт о выполненных услугах.
Требуется ли подготовка документов к уничтожению?
Уничтожение документов с истёкшими сроками хранения и других видов – сложная задача, но наша профессиональная компания справляется с этим на «отлично». Тем более что вам не надо как-то подготавливать документы перед подачей к нам. Оборудование лоукостера «Сфера» позволяет проводить переработку со скрепками, скобами и остальными металлическими деталями. А от файлов, папок и коробок мы отделяем бумаги вручную.
За отдельную плату можно запросить запись измельчения документации на видео, которая не включена в итоговую цену уничтожения архивных документов. В любом случае после мы предоставим соответствующий акт со всеми данными.
Качественное уничтожение архива документов – это к нам!
Уничтожение соответствующих доказательств может иметь катастрофические последствия в судебном процессе
Четвертый судебный округ применяет строгие санкции к стороне, которая не может сохранить доказательства в судебном процессе.
В недавнем решении Апелляционного суда США по четвертому округу подчеркивается важность сохранения информации, хранящейся в электронном виде, и выполнения требований о раскрытии информации в ходе судебных разбирательств. В деле QueTel Corporation против Abbas истец боролся за то, чтобы привлечь ответчиков к ответственности за уклонение от выполнения своих обязательств по сохранению доказательств. Четвертый округ продемонстрировал готовность применить суровые санкции за неспособность сохранить улики.
Справочная информация о «краже» доказательств
Обязанность стороны по сохранению доказательств часто возникает еще до судебного разбирательства, когда сторона знала или должна была разумно знать, что информация может иметь отношение к ожидаемому судебному разбирательству. В ожидании судебного разбирательства стороны должны ввести «судебное удержание», приостановив рутинные политики хранения и уничтожения документов и обеспечив сохранение всех потенциально важных документов отдельными сотрудниками, ИТ-отделом и поставщиками хранилищ данных.
Неспособность сохранить потенциально важные доказательства для текущего или разумно предсказуемого судебного разбирательства называется хищением. Суды могут налагать санкции на стороны за кражу и, как правило, налагать санкции, когда:
- Сторона, контролирующая доказательства, была обязана сохранить их, когда они были уничтожены или изменены; и
- Сторона, уничтожившая улики, была, по крайней мере, частично виновата; и
- Доказательства, которые были уничтожены или изменены, имели отношение к требованиям или возражениям противной стороны.
Окружные суды обладают широкой свободой действий при удовлетворении ходатайства о применении санкций за кражу доказательств. Как правило, небрежного уничтожения улик достаточно, чтобы оправдать санкции за кражу, но суды Четвертого округа расходятся во мнениях по этому вопросу. Некоторые требуют более высокого уровня вины, например, грубая небрежность или своеволие.
Санкции за хищение могут включать следующее:
- Наложение денежных санкций, иногда включая оплату расходов противоположной стороны и оплату услуг адвокатов;
- Ограничение суммы возмещения убытков на основании утерянных доказательств;
- Инструкции для присяжных сделать неблагоприятный вывод в отношении стороны, ответственной за утрату доказательств;
- Отмена состязательных бумаг полностью или частично;
- Препятствование представлению стороной других доказательств;
- Предотвращение предъявления виновной стороной определенных требований или возражений; или
- Прекращение дела или вынесение заочного решения в отношении грабителя.
При принятии решения о том, какие санкции применить, суды анализируют вину стороны, обвиняемой в краже, и степень ущерба, нанесенного грабежом противной стороне, при принятии решения о том, какие санкции применить. Более вопиющая вина или более сильное предубеждение приведут к более суровым санкциям. Хищение, возникающее из-за обычной небрежности или причиняющее незначительный ущерб, как правило, влечет за собой более мягкие санкции. В конечном счете, суды используют эти санкции, чтобы воспрепятствовать искажению доказательств и сохранить честность судебного процесса.
«Корпорация QueTel против Аббаса»
Корпорация QueTel против Аббаса возникла в результате спора об авторских правах, где истец утверждал, что ответчики незаконно присвоили его интеллектуальную собственность при разработке конкурирующего программного продукта. Истец полагал, что Аббас, бывший сотрудник истца, незаконно присвоил их исходный код, защищенный авторским правом, и использовал его для разработки почти идентичного конкурирующего продукта в собственной компании.
Истец направил ответчикам — Аббасу, Мансуру (его соучредителю и супруге) и Finalcover, LLC (бизнес, которым совместно владеют Аббас и Мансур) — письмо о прекращении и воздержании, заявив, что ответчики несут ответственность за сохранение всех потенциально релевантные доказательства, включая документы, электронные устройства, компьютерные файлы и электронные письма.
В трех отдельных случаях после получения письма истца о сохранении ответчики не сохранили или преднамеренно уничтожили соответствующие доказательства. Через четыре месяца после получения письма Аббас купил новый компьютер и избавился от компьютера, который он использовал для создания своего продукта, стерев его данные и выбросив в коммерческую мусорную корзину. Позже истец подал ходатайство об истребовании документов, включая предыдущие версии исходного кода ответчиков, криминалистические изображения всех компьютеров, использованных для создания программного обеспечения, и их систему контроля исходного кода (программу, которая отслеживает изменения в коде в течение проект разработки программного обеспечения, который обычно используется разработчиками).
Ответчики солгали, заявив, что они не использовали систему управления исходным кодом для разработки программного обеспечения, и не сообщили, что компьютер был уничтожен. Однако во время разработки программного обеспечения Аббас случайно отправил скриншот своей работы сотруднику QueTel, доказывая, что он использует систему контроля исходного кода, и отображая код, который выглядел «практически таким же», как код истца. Ответчики только признали уничтожение компьютера при более поздних показаниях. Судебно-медицинская визуализация оставшихся устройств и дальнейшие показания показали, что ответчики удалили «тысячи» вероятных важных файлов всего за несколько дней до проведения судебно-медицинской экспертизы.
Стороны не смогли заменить или восстановить информацию, утраченную в результате дополнительного обнаружения. Потеря доказательств поставила под угрозу способность истца доказать существенные элементы своих требований.
Районный суд установил, что подсудимые умышленно и недобросовестно уничтожили вещественные доказательства.
При этом ответчик устранил наиболее убедительные доказательства и «фактически лишил истца возможности предъявлять свои требования о нарушении авторских прав и незаконном присвоении коммерческой тайны». В конечном итоге окружной суд вынес заочное решение в отношении подсудимых в качестве санкции за кражу доказательств.
Четвертый округ оставил в силе решение о наложении заочного решения в качестве санкции. Четвертый округ основывал свое решение в значительной степени на выводах окружного суда о том, что ответчики недобросовестно уничтожили доказательства и что «не менее суровые санкции адекватно устранили бы ущерб, нанесенный QueTel, или адекватно предотвратили бы кражу, имевшую место в этом деле». ».
Takeaways
QueTel подтверждает однозначное неодобрение Четвертым округом недобросовестности во время обнаружения и подчеркивает большую заинтересованность суда в сдерживании подобного поведения в будущем.
В данном случае районный суд установил, что ответчики уничтожили доказательства с намерением лишить истца соответствующих доказательств в судебном процессе.
Такая недобросовестность, вероятно, обрекла подсудимых. Но суды могут налагать строгие санкции даже за случайное или небрежное уничтожение соответствующих доказательств, если они незаменимы и их утрата наносит ущерб противной стороне. В тех случаях, когда кража была вызвана обычной небрежностью, суды четвертого округа обычно прибегали к денежным санкциям, включая судебные издержки и гонорары адвокатов, или ограничивали сумму убытков, возмещаемых грабителем. Даже в тех случаях, когда у ответственной стороны все еще есть возможность одержать победу в судебном процессе, эти санкции могут быть чрезвычайно дорогостоящими.
Предприятия должны принять разумные меры для сохранения соответствующих доказательств, как только они получат уведомление о потенциальной претензии. Это может включать сохранение широкого круга потенциально важных документов. Предприятия также должны обеспечить, чтобы все лица, которые могут хранить соответствующие документы, знали о своих обязанностях по их сохранению.
А ИТ-специалисты и специалисты по данным должны принимать разумные меры для сохранения информации компании, хранящейся в электронном виде.
Особая благодарность автору Дани Добошу.
Эта статья была впервые опубликована на LAW.COM 5 августа 2020 г. и публикуется здесь с разрешения. © 2020 ООО «АЛМ Медиа Пропертиз». Все права защищены.
4.805 Хранение, обработка и файлы контрактов.
« ПредыдущийСледующий »
4.805 Хранение, обработка и файлы контрактов.
(a) Агентства должны предписывать процедуры обработки, хранения и уничтожения файлов контрактов в соответствии с Приложением 1.1 общих документов Национального управления архивов и документации (NARA), Управление финансами и отчетность. Документы финансового управления и отчетности можно найти по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/grs.html. Эти процедуры 
«> должен учитывать документы, хранящиеся на всех видах носителей, включая микрофильмы и различные электронные носители. Агентства могут изменять исходный носитель для облегчения хранения при условии соблюдения требований части, закона и других нормативных актов. Процесс, используемый для создания и хранения записей , должен записывать и воспроизводить исходный документ, включая подписи и другие письменные и графические изображения полностью, точно и ясно. Процедуры передачи, хранения и извлечения данных 
«> должен защищать исходные данные от изменения. Если закон или другие нормативные акты не требуют хранения подписанных оригиналов, они могут быть уничтожены после того, как должностное лицо ответственного органа подтвердит, что копии на альтернативных носителях и копии, воспроизведенные с регистрационной копии, являются точными, полными и четкими представлениями оригиналов. . Когда исходные документы были преобразованы в альтернативный носитель 
It adds wording to, deletes wording from, or substitutes specified wording for a portion of the basic provision or clause. The alternate version of a provision or clause is the basic provision or clause as changed by the addition, deletion, or substitution (see 52.105(a)).»> для хранения, требования в Таблице 4-1 этого раздела также применяются к учетным копиям в альтернативный носитель.
(b) Если административные записи смешаны с записями программы и не могут быть экономически разделены, весь файл 
«> должен храниться в течение периода времени, утвержденного для записей программы. Аналогичным образом, если документы, описанные в следующей таблице, являются частью тематического файла или файла дела, в котором документируются действия, не описанные в таблице, с ними следует обращаться так же, как с файлами, частью которых они являются.
(c) Агентство, которому требуется более короткий срок хранения, чем те, которые указаны в Таблице 4-1 , должно запросить разрешение у NARA через регистратора агентства.
5, see the definition at 22.502).»> контрактам на строительство в соответствии с правилами Министерства труда (29 CFR 5.5(a)(3)), с соответствующими сертификатами, письменными показаниями против откатов и другими соответствующими документами.
«> Незапрошенные предложения не приняты отделом или агентством.
S.C. chapter 67, Service Contract Labor Standards, $2,500; (3) For acquisitions of supplies or services that, as determined by the head of the agency, are to be used to support a contingency operation; to facilitate defense against or recovery from cyber, nuclear, biological, chemical or radiological attack; to support a request from the Secretary of State or the Administrator of the United States Agency for International Development to facilitate provision of international disaster assistance pursuant to 22 U.S.C. 2292 et seq.; or to support response to an emergency or major disaster (42 U.S.C. 5122), as described in 13.201(g)(1), except for construction subject to 40 U.S.C. chapter 31, subchapter IV, Wage Rate Requirements (Construction) (41 U.S.C. 1903)–(i) $20,000 in the case of any contract to be awarded and performed, or purchase to be made, inside the United States; and(ii) $35,000 in the case of any contract to be awarded and performed, or purchase to be made, outside the United States; and(4) For acquisitions of supplies or services from institutions of higher education (20 U.
S.C. 1001(a)) or related or affiliated nonprofit entities, or from nonprofit research organizations or independent research institutes—(i) $10,000; or(ii) A higher threshold, as determined appropriate by the head of the agency and consistent with clean audit findings under 31 U.S.C. chapter 75, Requirements for Single Audits; an internal institutional risk assessment; or State law.»> микрозакупок , а также информацию, требуемую в соответствии с 4.603.
Об авторе