Уничтожение документов с истекшими сроками хранения образец: Образец акта уничтожения документов | Современный предприниматель
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.Файлы в .DOC:Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком храненияОбразец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Какие документы могут быть уничтожены
В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.
Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.
Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.
В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.
Документация постоянного хранения
Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.
К ним относятся:
- учредительные документы организации;
- распорядительная документация по предприятию;
- положения о структурных подразделениях организации;
- акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.
Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.
Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.
Документы длительного хранения
К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие. Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).
Документы временного хранения
Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.
Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.
Определение ценности документов
Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.
Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:
- в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
- по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.
Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.
Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.
Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.
Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.
В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.
Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.
Уничтожение документов
После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:
- уничтожение должно быть санкционированным;
- уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
- уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
- уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.
Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.
Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.
Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:
- «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
- преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
- основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
- в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
- если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
- подпись лица, ответственного за архив;
- номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
- отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
- если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.
Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.
Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.
Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.
Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).
Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.
Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения. Налоги & бухучет, № 68-69, Август, 2017
На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт). Его форма приведена в приложении 15 к Правилам № 1000.
Такой Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.
Акты об изъятии документов для уничтожения имеют сплошную нумерацию, начиная с № 1
Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в Акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.
Одобренные ЭК предприятия акты подают на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие. При этом вместе с актами следует подать описи дел по кадровым вопросам (личному составу), а если в деятельности предприятия образуются документы НАФ, то еще и описи дел постоянного хранения.
Имейте в виду: в случае внесения в Акт первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему необходимо приложить справку о проведении проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства (п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000). Такую справку подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.
Учтите также:
запрещен отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел
Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).
Приведем пример составления Акта.
Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.
Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторсырья. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают в актах.
Если в Акт включены документы с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа, применяемыми на предприятии, эти документы уничтожают путем измельчения до состояния, исключающего возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце Акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов ЭК предприятия (п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000).
На этом мы заканчиваем рассмотрение основных требований к хранению документов на предприятиях и правил их передачи в архивные учреждения.
Если соблюдение описанных норм покажется вам слишком сложным, вы можете обратиться за помощью в архивные учреждения. За определенную плату вам могут предоставить услуги по систематизации документов и дел, проведению экспертизы ценности документов, составлению номенклатур дел, описей дел, актов об изъятии документов для уничтожения и т. п. Перечень платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, содержащимися за счет бюджетных средств, утвержден постановлением КМУ от 07.05.98 г. № 639.
выводы
- Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 578, могут быть уничтожены.
- На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.
- Дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором он составлен.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
Уничтожение бухгалтерских документов, которые больше не нужно хранить в архиве по причине истечения срока сохранения — процедура высокой степени важности. Уничтожение документов в организации обязательно должно проводиться по специально установленным правилам. В нашем небольшом обзоре расскажем о том, какими актами должно сопровождаться уничтожение документов с истекшим сроком хранения, какую роль в процессе играет создаваемая у вас в компании комиссия экспертного характера, а также как лучше всего избавиться от подобной документации.
Мы предлагаем сипользовать для автоматизации учета документов программные продукты Документор. Сервис Документор позволяет найти документы с истекшими сроками хранения, сформировать реестр, подготовить акт.
Требования законодательства к уничтожению документов в организации
Обычные документы, хранимые дома у физических лиц, можно просто выбросить — естественно, что процесс этот ничем не регламентируется. Иные требования государство предъявляет к уничтожению документов в организации. Избавляться от различных бумаг, особенно относящихся к первичной бухгалтерской документации или кадровому делопроизводству, нужно с соблюдением строгих правил. Также важно знать, что уничтожать такую документацию можно только после истечения официально установленных сроков её хранения.
Обязанности по сохранению различной документации и сроки необходимого хранения в рамках архива компании, а также ответственность, наступающая в случае невыполнения требований законодательства, указаны в ст.17, ст.27 ФЗ-125, вышедшем 22 октября 2004 г.
Порядок уничтожения документов и сроки уничтожения документов
Для всех документов, выпущенных в рамках вашей компании (вне зависимости от их вида и функциональной принадлежности) есть единый порядок уничтожения документов:
- Обязательно нужно проверить, точно ли истекли установленные законом сроки уничтожения документов, а также найти и составить перечень документов, которые уже потеряли своё значение и являются неактуальными.
- Специально сформированная экспертная комиссия, утверждённая приказом руководителя организации, проводит экспертизу установленной ценности выбранных документов (итоги оформляются официальным протоколом проведения заседания комиссии)
- Составляется официальный акт, утверждаемый непосредственно руководителем организации.
- Вся документация, перечисленная в рамках акта, должна быть уничтожена — по факту происходит оформление соответствующего акта.
Экспертная комиссия имеет крайне важное значение, туда стоит назначить максимально ответственных работников. Нередки примеры, когда в список документации попадали вполне актуальные по срокам хранения бумаги, за уничтожение которых организация подвергалась штрафу. Задачей комиссии является, в том числе, выявление таких моментов. Также экспертная комиссия выявляет наличие ненужных для сохранения в архиве компании дубликатов или копий документов — они в таком случае уничтожаются, а оригиналы продолжают храниться.
Результаты всей проведённой комиссией работы отражаются в итоговом протоколе работы, содержание и форма которого определяются самой организацией.
Процесс составления акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения
В акте обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Отобранные и утверждённые комиссией документы нужно описать и систематизировать — для этого предназначается соответствующий акт.
- Не обязательно подробно расписывать содержание документации — важно указать общее количество и срок, когда заканчивается необходимость его хранения в архиве компании.
- В акте обязательно указывается итоговое число единиц документации, предназначенной для уничтожения, а также указывается номер протокола подведения итогов работы комиссии.
Уничтожение документов сроки хранения, как не ошибиться
Важно научиться корректно исчислять сроки окончания необходимости хранения документации, чтобы случайно не уничтожить что-то важное:
- Перед тем, как начинать оформление уничтожения документов, оформленные в течение 2010 года или более позднего срока, обязательно сверьтесь с официальным актуальным перечнем, который утверждён приказом № 236 по Росархиву от 20 декабря 2019 года.
- Все документы, оформленные до конца 2009 года, можно уничтожать только после сверки по списку Перечня типовых документов 2009 года.
ВАЖНО: Уничтожение документов возможно только после полного истечения срока на следующий за ним календарный год. К примеру, если документ был выпущен 5 марта 2016 года, а срок его пребывания в архиве равен 5 годам, то уничтожать его можно не ранее, чем 1 января 2022 года. Подробнее о сроках в нашей статье Сроки хранения бухгалтерских документов.
Нюансы, обязательные к учёту при уничтожении бухгалтерской документации
Ст.23 Налогового Кодекса РФ указывает на то, что данные для корректного расчёта и, соответственно, уплаты налогов обязаны храниться в течение 4 календарных лет. При этом ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» устанавливает 5 лет в качестве срока хранения всей первичной бухгалтерской документации. Соответственно, при уничтожении документов бухгалтерского учёта стоит ориентироваться на больший срок — 5 лет, чтобы руководителя организации не привлекли к ответственности за несоблюдение требований, установленных федеральным законом.
Оформление акта об уничтожении документации
Соответствующим образом оформленный акт является не единственным документом, оформить который строго необходимо. Дополнительно в произвольном формате составляет ещё один акт, который официально подтверждает проведение уничтожения документов. В нём указывается следующая информация:
- Название документа и официальное название организации, в рамках которой производится уничтожение документации.
- Дата оформления документа и проведения процесса уничтожения документов.
- Описание процедуры уничтожения с обязательным указанием выбранного способа и количества бумаг.
- ФИО ответственных за процесс лиц, а также их подписи с полной расшифровкой.
Уничтожение документов, хранящихся в электронных архивах
Форма, в которой хранятся документы, не имеет никакого значения для их уничтожения после истечения сроков хранения. П.2 ст.29 ФЗ-402 напрямую указывает, что вся документация, сохранённая в ваших архивах в электронном виде, должна быть сохранена в течение 5 лет, следующих за годом, когда к ней последний раз обращались пользователи. При этом такая документация обязательно подписывается ЭЦП.
Как правило, документы в архивах в электронной форме сохраняются на жёстких дисках, CD, DVD или USB-накопителях. Уничтожаются они теми же физическими способами, что и бумажная документация (сжигание, измельчение или иные виды). Особых исключений здесь нет, уничтожение проводится также с составлением акта, важно помнить лишь несколько основных моментов:
- Ненужные в дальнейшем в компании документы или их электронные версии ни в коем случае нельзя уничтожать без разрешения и составления соответствующей документации.
- В случае, если документы имеют отношение к актуальному или скоро начинающемуся суду, уничтожать их не следует ни при каких обстоятельствах.
- Строго соблюдаются все требования к конфиденциальности хранящейся в документах информации.
- Вместе с оригиналами документов обязательно уничтожаются все их копии.
Вывод
Уничтожить документы с истекшими сроками хранения, можно исключительно после работы и соответствующего решения экспертной комиссии. После этого проводится уничтожение бумажных или электронных документов — по факту проведения процедуры также составляется отчётный акт. Протоколы работы комиссиий и ведение реестров уничтожаемых документов в организации мы предлагаем вести в сервисе Документор: Бухгалтерский документооборот.
Способы, применяемые для уничтожения, никак не регламентируются. Это может быть простое сжигание или переработка бытовым офисным шредером либо использование услуг специальной компании.
Таким образом, можно сказать, что ничего сложного в этом процессе нет — важно только соблюдать все установленные законом сроки и выполнять процедуру в полном соответствии с требованиями регламентирующих процесс документов.
Политика хранения и удаления записей | Политика хранения и удаления документации
I. Политика
Настоящая Политика регулирует хранение и уничтожение документации Фордхэмского университета, как это определено в Разделе II ниже. Университет требует, чтобы Записи хранились в течение определенных периодов времени с учетом юридических или других институциональных требований.
Сроки хранения, указанные в прилагаемом Графике хранения и удаления документации, являются минимальными сроками хранения, требуемыми Университетом.По окончании периода хранения Записи должны быть надлежащим образом уничтожены в соответствии с настоящей Политикой. Запросы на отклонение или изменение данной Политики или этих сроков хранения должны быть направлены и утверждены Комитетом по хранению и удалению документации Университета.
Настоящая Политика устанавливает процедуры по управлению хранением и уничтожением этих записей и предназначена для обеспечения того, чтобы Университет:
- соответствует правовым нормам;
- правильно управляет использованием электронных и физических хранилищ;
- хранит историю университета;
- удаляет устаревшие записи.
Ни одно лицо или подразделение не может нести прямую ответственность за все документы университета. Следовательно, каждый офис или отдел, управляющий записями Университета, несет ответственность за:
- Внедрение методов управления записями в соответствии с настоящей Политикой.
- Обучение сотрудников практике делопроизводства.
- Сохранение записей в соответствии с требованиями настоящей Политики.
- Надлежащее удаление неактивных записей в конце применимого периода хранения.
- Защита записей от ненадлежащего использования, неправильного размещения, повреждения, уничтожения или кражи.
- Контроль за соблюдением данной Политики.
Документы университета являются собственностью Университета, а не должностных лиц, преподавателей или сотрудников, которые их создают или которым они доверены.
II. Типы университетских записей
Запись: Любой тип записи, созданный или полученный в ходе университетской деятельности, включая, помимо прочего, бумагу, электронную почту, любой тип электронного файла или данных, неподвижные фотографии, кинофильмы, рисунки , планы / чертежи, аудио / видеозаписи и т. д.
- Активная запись — это любая запись, которая в настоящее время активно используется офисом или подразделением Университета.
- Архивная запись — это неактивная запись, имеющая постоянную или историческую ценность, и ее не требуется хранить в офисе, в котором она была изначально создана. Архивные записи хранятся в архивах университета.
- Электронная запись — это запись, хранящаяся в электронном формате, например текстовый документ, электронная таблица, база данных, отсканированный или отображаемый документ, а также любой другой тип файла, хранящийся на компьютере, сервере или мэйнфрейм-устройстве хранения. или носитель, или на любом внешнем или внешнем носителе данных, или с третьей стороной, действующей в качестве агента Университета.Электронные записи имеют те же сроки хранения, что и бумажные и другие материальные записи.
- Неактивная запись — это запись, которая больше не является активной записью, но по-прежнему должна поддерживаться в соответствии с Графиком хранения записей, изложенным ниже. Неактивные записи обычно хранятся во внешнем хранилище или в других местах на территории кампуса; однако Неактивные записи, имеющие историческое значение, хранятся в университетских архивах.
- Запись с персональной информацией — это запись, которая включает имя или личный знак человека вместе с номером социального страхования этого человека; номер водительского удостоверения или номер другого государственного удостоверения личности; номер финансового счета, номер кредитной или дебетовой карты или любой номер или код, которые могут использоваться отдельно или в сочетании с другой частью информации, чтобы выдать личность другого человека, получить доступ к финансовым ресурсам или получить кредитную информацию.Личная информация является очень конфиденциальной, и ее необходимо постоянно защищать и защищать.
III. Комитет по хранению и удалению документации
Университет должен созвать Комитет по хранению и удалению документации, который будет руководить Университетом при внедрении, мониторинге и периодическом пересмотре настоящей Политики и ее соблюдении Университетом. В состав комитета входит председатель, который будет назначен ответственным за хранение и удаление документации Университета.В состав Комитета входят представители офисов всех затронутых школ, департаментов, программ и других областей, которые Комитет сочтет необходимыми, каждый из которых должен быть назначен ответственным за ведение документации для своей соответствующей области.
IV. Хранение записей
В прилагаемом Графике хранения записей перечислены различные типы записей и продолжительность хранения этих записей. Поскольку ни один список документов не может охватить все ситуации, вопросы, касающиеся срока хранения определенного документа или класса документов, не включенных в График хранения и утилизации документации, следует направлять в Офис юрисконсульта.
Все записи, относящиеся к текущим или незавершенным аудитам или судебным искам (включая обоснованно ожидаемые судебные иски), не должны уничтожаться, повреждаться или изменяться, даже если срок хранения записей истек, до тех пор, пока вопрос не будет решен и вы не получите особого уведомления. письменное заявление Комитета по хранению и удалению документации или офиса юрисконсульта о том, что такие записи могут быть уничтожены. Если у вас есть основания полагать, что Записка, запланированная к уничтожению, может иметь отношение к любому из этих вопросов, не уничтожайте Запись и обратитесь в Офис Юрисконсульта.
V. Удаление записей
Если срок хранения документации истек и Запись не подходит для архивов университета, Запись должна быть переработана или уничтожена.
Большинство записей, которые ведет университет, не содержат личной информации, относящейся к отдельным лицам. Утилизация записей без личной информации может производиться любыми подходящими способами, включая переработку бумажных записей. Утилизация электронных записей, включая электронные письма, должна производиться совместно с ИТ-отделом.Форматы, содержащие электронные носители, могут быть перезаписаны или физически уничтожены, но не могут быть выброшены в корзину.
Хранение или уничтожение записей, содержащих личную информацию, требует особого внимания. Закон штата Нью-Йорк об удалении личных записей требует от Университета принимать соответствующие меры при удалении личной информации, такие как (а) уничтожение Записи; (b) уничтожение личной идентифицирующей информации, содержащейся в Записи; (c) изменение Записи, чтобы сделать личную идентифицирующую информацию нечитаемой; или (d) предпринимать разумные действия в соответствии с общепринятой отраслевой практикой.
VI. Ресурсы для хранения и захоронения университетской документации
Ресурсы по утилизации и хранению
- Архив
Отдел архивов и специальных коллекций, расположенный в библиотеке Уолша, является хранилищем университетских записей с 1841 года по настоящее время и включает в себя такие предметы, как программы поступления, ежегодники, каталоги колледжей, чертежи, фотографии, корреспонденцию и офисные файлы, относящиеся к истории университет. - Электронные носители и оборудование
Электронные записи имеют те же сроки хранения, что и материальные записи.Дальнейшие запросы следует направлять либо в офис юрисконсульта Фордхэмского университета, либо на факультет информационных технологий. - Переработка
Университет Фордхэм соблюдает все существующие правила и положения, принятые Департаментом санитарии Нью-Йорка. - Измельчение
Кафедры Университета Фордхэма используют внешних поставщиков для утилизации документации через определенные даты, время и места получения. - Складские помещения, кампус и за его пределами
Департаменты по своему усмотрению определяют, где хранить соответствующие записи.Записи обычно хранятся на месте, но другие могут храниться в других местах.
VII. Дополнительная информация
Настоящая Политика была составлена после обзора политики партнерских организаций и рекомендаций Американской ассоциации университетских регистраторов и сотрудников приемной комиссии (AACRAO) и Национальной ассоциации адвокатов колледжей и университетов (NACUA).
Несмотря на то, что Политика и График хранения документации определяют многие записи в Университете, они не охватывают все документы или ситуации и могут обновляться для отражения передовой практики или меняющихся требований законодательства.
Если вам нужны дополнительные указания относительно документации, не указанной здесь, вам рекомендуется связаться с офисом юрисконсульта.
График хранения и удаления документации
Советы по утилизации электронных записей
Мы знаем, как избавиться от бумажных документов. Вы можете уничтожить записи, сжигая или измельчая их. Хотя эти методы уничтожения записей могли быть жизнеспособным вариантом в прошлом, этих же методов может быть недостаточно для удаления всех следов данных из записей, хранящихся в электронном виде.
Перед уничтожением электронной записи необходимо ответить на следующие вопросы:
- Делает ли уничтожение запись или записи нечитаемыми?
- Соответствует ли метод уничтожения уровню секретности / конфиденциальности записей?
Для уничтожения электронных записей используются следующие распространенные методы:
- Удаление. Этот метод является самым простым, легким и наиболее подходящим для неконфиденциальных / неконфиденциальных записей.Помните, что удаление — это не то же самое, что уничтожение записи; он просто уничтожает доступ к записи. Фактические «1» и «0» могут оставаться на носителе до тех пор, пока они не будут перезаписаны — и могут быть восстановлены с помощью цифровой криминалистики.
- Перезапись. Более эффективный метод уничтожения электронных записей — это использование программного обеспечения, которое перезаписывает записи несколько раз (до 10 раз — министерство обороны требует минимум три раза) строками из «1» и «0».Это делает возможность восстановления записей гораздо более удаленной, чем простое нажатие клавиши удаления.
- Размагничивание (магнитные носители). Воздействие на магнитные носители (например, ленты и старые дискеты) мощного магнитного поля для шифрования данных. Чтобы убедиться, что записи правильно уничтожены, может потребоваться несколько проходов магнита по носителю. После использования этого метода на запоминающем устройстве его больше нельзя будет использовать.
- Физическое уничтожение носителя данных. На самом деле, физическое уничтожение хранилища может быть наиболее жизнеспособным методом уничтожения наиболее важных / конфиденциальных записей. Это также может быть наиболее подходящим способом уничтожения записей, хранящихся на портативных носителях, таких как измельчение компакт-дисков и DVD-дисков, резка старых дискет и т. Д. Однажды в TSLAC Отдел управления государственными и местными записями провел благотворительную кампанию для государственных служащих, в рамках которой люди били старые жесткие диски и компьютерное оборудование кувалдами и бейсбольными битами за пожертвование.
Хорошая практика — отслеживать все электронные записи, подлежащие уничтожению, в журнале утилизации. Образец журнала утилизации находится по следующей ссылке: https://www.tsl.texas.gov/slrm/forms.
По следующим ссылкам можно найти дополнительную информацию о надлежащем уничтожении электронных записей:
- Хранение и уничтожение электронных документов — Lawyers Mutual
Сообщите нам, какие успехи или проблемы вы испытываете при надлежащем удалении ваших цифровых и электронных записей, в комментариях ниже.
1 4 мая 2017 г. в Советы и темы. Теги: распоряжение, электронные записи, самоуправления, обучениеПолитика хранения записей | Политики
Бостонский университет требует, чтобы записи университета хранились в течение определенных периодов времени, и для их обслуживания предусмотрены официальные репозитории. Эти записи должны управляться в соответствии с процедурами, изложенными в этом документе.
Бостонский университет стремится к эффективному хранению записей для сохранения своей истории, обеспечения доступности критически важных записей для удовлетворения бизнес-потребностей, соблюдения требований законодательства, оптимизации использования пространства, минимизации затрат на хранение записей и обеспечения того, чтобы устаревшие и бесполезные записи уничтожены.
Любой персонал Университета, ответственный за ведение документации в любом формате, а также все преподаватели и сотрудники Бостонского университета, которые создают, хранят или используют документы Университета в любом формате
Active Record : Оригинальная университетская запись, которая в настоящее время используется офисом, отделом или другим подразделением университета, создавшим ее. Active Records остаются активными в течение разного количества лет, в зависимости от цели, для которой они были созданы, и нормативных требований.Активные записи могут храниться в исходном офисе или в сторонней компании-хранилище. Active Records включает записи во всех форматах, включая, но не ограничиваясь: бумажные, фиши, оцифрованные или отсканированные документы, электронные документы и все другие форматы.
Архивная запись : Оригинальная университетская запись , имеющая постоянное или историческое значение , неактивна, и ее не требуется хранить в офисе, в котором она была создана или получена. Архивные записи хранятся и хранятся в архиве университета на неопределенный срок.Администратор документации университета принимает все окончательные решения относительно того, будут ли записи храниться в архивах университета.
Электронная запись : Университетская запись, хранящаяся в нематериальном электронном формате. Электронные записи включают, но не ограничиваются: документы текстового процессора, электронные таблицы, базы данных, HTML-документы, сканированные документы или документы с изображениями, а также любые другие типы файлов, хранящиеся в Интернете, на мэйнфрейме, на жестком диске компьютера или на любом внешнем носителе. (включая диски и флэш-накопители).Те же стандарты хранения, которые применяются к материальным документам университета, также применяются к электронным записям, а сроки хранения, указанные в Таблице хранения документов, в равной степени применяются к документам университета во всех форматах.
Fiche : Тип формата записи, состоящий из плоского листа микрофильма, обычно используемый с целью максимального увеличения эффективности использования пространства. Учетные записи университета, хранящиеся в фишах, связаны теми же стандартами и сроками хранения, что и записи, хранящиеся в бумажном или электронном формате.
Неактивные университетские записи : оригинальные университетские рекорды, которые не являются активными, но должны поддерживаться в соответствии с Таблицей хранения записей, приведенной ниже. Неактивные университетские записи обычно хранятся у предпочитаемого университетом поставщика удаленного хранилища или в других местах на территории кампуса; однако Неактивные университетские записи, имеющие историческое значение, хранятся в университетских архивах по указанию Администратора документации или его представителя.
Официальный репозиторий : Офис или отдел, ответственный за хранение и своевременное уничтожение определенных типов официальных документов Университета. Администратор архивов Университета или назначенное им лицо принимает окончательное решение в отношении Официального хранилища архивов университетских документов. Например: Payroll Office является официальным хранилищем годовых отчетов о заработной плате сотрудников. Нет необходимости, чтобы офисы и департаменты, не являющиеся официальным хранилищем университетской документации, хранили копии этих записей.
Внешнее хранилище : Университетские записи любого формата, которые больше не нужны, могут храниться у предпочтительного поставщика Университета для внешнего хранилища. Поставщик Offsite Storage предоставляет платные услуги по сбору и хранению неактивных записей, а также за доставку этих записей, если они снова понадобятся в кампусе. См. Раздел «Процедуры» этой политики для получения инструкций о том, как хранить записи во внешнем хранилище.
Личная информация : записи, которые включают имя человека вместе с номером социального страхования этого человека; номер водительского удостоверения или номер удостоверения личности штата Массачусетс; номер финансового счета, номер кредитной или дебетовой карты с или без необходимого кода безопасности, кода доступа, личного идентификационного номера или пароля, который разрешает доступ к финансовому счету физического лица; или биометрический индикатор.Личная информация является очень конфиденциальной, и ее необходимо постоянно охранять и защищать.
Администратор документации : Администратор документации Университета определяется президентом или назначенным президентом представителем и первоначально является вице-президентом по административным службам. По согласованию с исполнительным вице-президентом и ректором университета Администратор документации может передать определенные функции по реализации политики другим офисам.
Комитет по документации : Администратор по документации Университета созывает Комитет по документации для разработки процедур реализации настоящей Политики и обеспечения ее соблюдения. В состав комитета по документации входят представители офисов президента, информационных систем и технологий, ректора университета, ректора медицинского городка, финансового контролера, отдела кадров, внутреннего аудита, регистратора университета, отдела соблюдения исследовательских требований, главного юрисконсульта и любого другого офиса или отдела. в качестве администратора документации по согласованию с исполнительным вице-президентом и ректором университета, включая представителей профессорско-преподавательского состава.
Университетская запись : Оригинал или официальная копия любой записи / документа, включая электронные записи, в любом формате. Форматы включают, но не ограничиваются: бумажными, фишками и электронными. Администратор документации Университета или назначенное им лицо принимает окончательное решение в отношении Официального хранилища документов университета, а официальные хранилища этих записей указаны в таблице в конце этого документа. Нет необходимости, чтобы офисы и департаменты, не являющиеся официальным хранилищем университетской документации, хранили копии этих записей.
Администратор университетской документации несет ответственность за реализацию данной Политики на всех факультетах и подразделениях, которые ведут университетскую документацию в любом формате. Администратор документации Университета при содействии Комитета по документации осуществляет надзор за реализацией настоящей Политики, в том числе путем разработки процедур, касающихся обзора, надзора и управления настоящей Политикой, включая любое необходимое обучение. Каждый руководитель подразделения или руководитель отдела несет ответственность за реализацию данной Политики в своем подразделении или отделе в соответствии с процедурами, разработанными Администратором документации и Комитетом по документации.
По согласованию и под руководством администратора документации университета или его представителя каждый руководитель подразделения, руководитель отдела или назначенное лицо должны:
- Определять соответствующий формат университетской документации в сфере своей ответственности;
- Внедрить практику управления записями подразделения и / или офиса;
- Убедитесь, что эти методы управления соответствуют данной политике;
- Обучать персонал административного подразделения пониманию практики управления звукозаписью;
- Сохранять неактивные университетские записи (см. Раздел «Определения» этого документа), имеющие историческую ценность, и передавать эти записи в университетские архивы;
- Убедитесь, что доступ к конфиденциальным файлам и документам или электронным носителям, содержащим Личную информацию, ограничен в соответствии со всеми политиками Университета.Долгосрочные ограничения доступа к выбранному архиву;
- Записи должны быть отмечены при их передаче в архив университета; и
- Уничтожить неактивные университетские записи, не имеющие архивной ценности, по истечении применимого срока хранения.
По истечении установленного срока хранения (см. Таблицу хранения документации) для университетской документации, административный менеджер подразделения должен обеспечить надлежащую утилизацию записей, если только записи не имеют исторической ценности для университета.Административный менеджер должен проконсультироваться с администратором документации университета, чтобы определить те записи, которые являются архивными.
Вариант A: Неактивные университетские записиЕсли вы определили, что Active Records больше не нужны по коммерческим причинам, но применимый период хранения еще не истек, неактивные университетские записи могут быть переданы одному из предпочитаемых университетом поставщиков внешнего хранилища. Свяжитесь с администратором документации университета или его представителем по телефону:
- Просмотрите записи для отправки во внешнее хранилище.
- Запросите ящики для хранения (1 полный ящик для файлов = 2 ящика).
- Запросите бланк перевода у предпочитаемого университетом поставщика внешнего хранилища.
- Назначьте время, когда нужно забрать коробки.
Если вы после консультации с администратором документации университета или его назначенным лицом определили, что у вас есть архивные записи, и применимый срок хранения истек, отправьте эти записи в архив университета.
Вариант C: Неархивные записиЕсли вы определили, что Active Records не являются архивными записями, и применимый период хранения истек, вы должны уничтожить эти записи одним из следующих способов:
- Утилизируйте неконфиденциальные бумажные документы, не содержащие личной информации.
- Для записей, содержащих личную информацию:
- Записи должны быть отредактированы, сожжены, измельчены или измельчены, чтобы Личная информация не могла быть практически прочитана или восстановлена;
- Электронные записи и другие не бумажные носители, содержащие Личную информацию, должны быть уничтожены или удалены, чтобы Личная информация не могла быть практически прочитана или восстановлена.Свяжитесь с Управлением информационных технологий, чтобы убедиться, что электронные носители уничтожены надлежащим образом.
Периодически проверяйте записи, создаваемые и поддерживаемые в университетских информационных системах или оборудовании (включая мэйнфреймы, мини- и микрокомпьютерные системы / системы хранения), чтобы убедиться, что эти требования выполняются.
В прилагаемой таблице (см. Раздел «Инструменты и справочная информация») перечислены официальные репозитории для университетских записей, а также указано, как долго эти записи должны храниться.
Срок хранения записей может быть увеличен постановлением правительства; судебный или административный приказ о согласии, частный или государственный контракт, незавершенный судебный процесс или требования аудита. Такие изменения заменяют требования, перечисленные в этой политике. Приостановление уничтожения записей, требуемое по любой из этих причин, будет выполнено путем направления уведомления затронутым подразделениям Главным юрисконсультом, Управлением внутренней ревизии, Управлением вице-президента по финансовым вопросам, Управлением исследовательской администрации или Офис спонсируемых программ.
Список документов не может быть исчерпывающим. Вопросы, касающиеся срока хранения любого конкретного документа или класса документов, не включенных в эти таблицы, следует адресовать администратору документации университета, его представителю или в офис главного юрисконсульта.
Департаменты и подразделения, не являющиеся официальными репозиториями и хранящие дубликаты или несколько копий этих университетских записей, должны утилизировать их, когда записи больше не будут полезны (не позднее срока, указанного в этой политике).
Таблица хранения записей
Поправки к Таблице хранения записей : В Таблицу хранения записей время от времени могут вноситься поправки, одобренные Комитетом по политике хранения записей и безопасности данных, после консультации с исполнительным вице-президентом или проректором, в зависимости от обстоятельств. Исполнительный вице-президент или проректор может передать любую предложенную поправку, поднимающую существенный вопрос, в соответствующий комитет.
Хранилище электронных носителей
595 Commonwealth Avenue, комната 658
Boston MA 02215
617-353-2780
Внешнее хранилище неактивных университетских записей
Access Corp.
Брэд Уокер, менеджер по работе с клиентами Бостонского университета
[email protected]
978-399-5002
См. Также: https://www.bu.edu/sourcing/wdyn/record-retention/
Расшифровка нормативных требований и запросы о сроках хранения
Офис главного юрисконсульта
125 Bay State Road
Boston MA 02215
617-353-6500
University Records Administration
Vice President Administrative Services
One Silber Way55 Boston MA 0
617-353-6500
Хранение документов в эпоху цифровых технологий: сколько времени хватит?
Появление «безбумажного общества» стало благом как для требовательных регистраторов, так и для ленивых.По мере того, как емкость хранилища увеличивается до непостижимых размеров, а стоимость хранения на бит данных приближается к нулю, стимул отказываться, по крайней мере, на первый взгляд, практически исчез. Однако другая тенденция, быстрое увеличение количества судебных исков, а также постоянный риск правительственных правоприменительных действий, дает достаточное оправдание для того, чтобы делать больше, чем просто сохранять на неопределенный срок недифференцированную массу электронных документов. Получение данных в ответ на запрос об «электронном обнаружении» в частном судебном процессе или в ответ на запрос правительства о расследовании и сопутствующий анализ этих данных поверенными на предмет оперативности, конфиденциальной связи и конфиденциальной деловой информации могут быть чрезвычайно дорогостоящими.В то же время любой деловой человек, который вспоминает 18-минутный перерыв в записях Уотергейта или быструю кончину Артура Андерсона, поймет, что неспособность предоставить ключевые документы, когда их попросят сделать это, может быть ужасной не только в зале суда, но и на арене общественного мнения.
Недавнее решение Федерального суда проливает свет на требования к хранению данных
Недавнее дело о дискриминации при приеме на работу в федеральном окружном суде Манхэттена, Zubulake v.UBS Warburg LLC иллюстрирует потенциально высокую стоимость определения того, сколько и какие данные следует хранить. В этом случае торговка ценными бумагами Лаура Зубулаке обвинила UBS Warburg («UBS»), своего бывшего работодателя, в гендерной дискриминации и преследованиях. При обнаружении Зубулаке потребовала предоставить все сообщения, включая электронную почту, относящуюся к ней, которые были отправлены или получены пятью указанными сотрудниками в течение двух с половиной лет.
UBS оценило стоимость восстановления и поиска резервных лент, потенциально содержащих реагирующую электронную почту, в 166 000 долларов, а стоимость проверки всей полученной электронной почты адвокатом и помощником юриста — в 107 000 долларов.Другими словами, ответ только на один запрос об обнаружении будет стоить UBS более четверти миллиона долларов. Чтобы еще больше усложнить ситуацию, ключевые сотрудники UBS удалили электронную почту в ответ на этот запрос на обнаружение из своих активных файлов, несмотря на инструкции не делать этого, и UBS определил, что семь резервных лент, потенциально содержащих отзывчивую электронную почту, были уничтожены, что заложило основу для Запрос Зубулаке о наложении санкции на UBS за уничтожение улик.
Руководящие принципы распределения стоимости электронного обнаружения
В четырех отдельных заключениях, вынесенных в период с мая 2003 г. по июль 2004 г., суд изложил несколько руководящих принципов для распределения стоимости электронного обнаружения: тщательный анализ суда и глубокий опыт в области электронных открытий, вероятно, приведет к тому, что эти руководящие принципы будут приняты судами на всей территории Соединенных Штатов.Поскольку одной из основных целей политики сохранения и уничтожения данных является снижение стоимости электронного обнаружения, эти принципы должны оказать существенное влияние на разработку политики.
Руководящие принципы включают следующее:
- Электронные документы подлежат гражданскому раскрытию так же, как и бумажные документы;
- Отвечающая сторона должна нести все расходы на создание доступных электронных документов, т.е. , документов, хранящихся в удобном для использования формате, таком как активные компьютерные файлы или оптическое хранилище;
- Суд перенесет часть или всю стоимость производства недоступных данных, i.е. , данные, которые необходимо восстановить или иным образом обработать, чтобы их можно было использовать, например, данные на резервных лентах, созданных для целей аварийного восстановления, запрашивающей стороне, только если отвечающая сторона докажет, что запрос на обнаружение налагает «чрезмерное бремя»;
- Бремя производства является «неуместным», когда оно перевешивает вероятную выгоду от открытия с учетом потребностей дела, суммы разногласий, ресурсов сторон, важности вопросов, рассматриваемых в судебном разбирательстве, и важность предлагаемого открытия для решения проблем;
- Стоимость проверки доступных данных и недоступных данных адвокатом и помощником юриста после восстановления их в пригодной для использования форме не будет перенесена с отвечающей стороны на запрашивающую сторону.
- Применяя эти принципы, суд наложил на UBS семьдесят пять процентов от стоимости восстановления и поиска резервных копий лент в размере 166 000 долларов за соответствующий период времени, а оставшиеся двадцать пять процентов — на Зубулаке. Суд также обязал UBS выплатить 107 000 долларов гонораров адвокатам и помощникам юристов за рассмотрение документов. Решение суда о наложении каких-либо затрат на Зубулаке было в значительной степени обусловлено ее высоким доходом во время работы в UBS (650 000 долларов в год) и значительным ущербом, который она стремилась взыскать (предположительно превышающим 15 миллионов долларов) — фактами, которые не будут присутствовать в большинстве случаев. иски о дискриминации при приеме на работу.
Руководящие принципы для выполнения обязанности сохранять соответствующие доказательства
Суд также дал важные указания относительно обязанности компании сохранять соответствующие доказательства. Принимая решение по запросу Зубулаке о наложении санкций на UBS, суд объяснил, что при определенных обстоятельствах компания должна наложить «судебный запрет» на обычное уничтожение данных. Эта «обязанность хранить» записи возникает, как минимум, когда бизнес получает уведомление о возбуждении официального административного или судебного разбирательства, и даже раньше, если у бизнеса есть основания полагать, что судебный процесс не за горами, например, после получения письма-требования.
Эта обязанность по сохранению распространяется не на каждый документ и бит данных. Документы и данные в доступном формате, когда уведомление получено или создано после этого, должны храниться только в том случае, если они подготовлены или для тех сотрудников, которые будут «ключевыми игроками», т. Е. Основными свидетелями в судебном разбирательстве, или если данные иным образом являются или будут обнаружены в судебном процессе, потому что данные сами по себе имеют отношение к делу или могут привести к обнаружению допустимых доказательств. Ленты с резервными копиями, созданные для целей аварийного восстановления, обычно можно и дальше перерабатывать в соответствии с политикой хранения и уничтожения данных компании.Ленты с резервными копиями, которые регулярно используются для поиска информации, скорее всего, будут подвергнуты «судебному удержанию». Выполнив обязанность по сохранению атташе, как штатные юридические сотрудники, так и сторонние юрисконсульты должны предпринять активные действия для обеспечения сохранения, обнаружения и представления соответствующих доказательств. У них также есть постоянная обязанность контролировать соблюдение сотрудниками «судебного запрета». Обязанности юристов включают следующее:
- Приложить разумные усилия для предотвращения уничтожения обнаруживаемой информации. Мало того, что «судебное удержание» должно быть своевременно выдано, особенно для «ключевых игроков», оно должно периодически перевыпускаться в интересах новых сотрудников и в качестве напоминания существующим сотрудникам.
- Примите разумные меры для выявления и поиска всех источников обнаруживаемой информации. Обычно советник должен встретиться с каждым из «ключевых игроков», чтобы определить, как каждый из них хранит соответствующие данные, и выявить все потенциальные источники соответствующей информации.Когда такие интервью невозможны, адвокат должен предпринять альтернативные шаги, такие как поиск в базе данных клиента с использованием широкого списка имен и других поисковых терминов, чтобы найти доступную информацию.
- Встреча с ИТ-персоналом клиента . На этих встречах адвокат должен обсудить фактическое применение политики хранения документов клиента, например, общесистемные процедуры резервного копирования и график утилизации резервных лент;
- Поручить сотрудникам подготовить соответствующие электронные документы .Инструкция должна охватывать все активные файлы, ленты резервных копий, содержащие доступные данные, и недоступные ленты резервных копий, которые могут содержать обнаруживаемую информацию, которая не хранится где-либо еще.
Несоблюдение этих обязательств может повлечь за собой ряд санкций. Одна санкция является добровольной: сотрудники, которые были сняты с должности до того, как были обнаружены все соответствующие документы, могут давать показания, противоречащие обнаруженным позже записям, что подрывает их доверие в суде.Кроме того, суд может разрешить адвокату истца возобновить показания или снять дополнительные показания за счет работодателя для допроса свидетелей о вновь обнаруженных доказательствах.
Умышленное или даже небрежное уничтожение доказательства может привести к суровому наказанию в виде «инструкции о неблагоприятном выводе». Когда назначается такая санкция, суд дает указание присяжным сделать отрицательный вывод о том, что сторона, уничтожившая соответствующие доказательства, сделала это, исходя из осознания того, что доказательства были неблагоприятными, что вызывает то, что суд Zubulake назвал «практически непреодолимым. барьер »для цели инструкции.
Суд по делу Зубулаке в конечном итоге наложил ряд санкций на UBS после того, как обнаружил, что «ключевые игроки» уничтожили соответствующие доказательства, несмотря на указания адвоката не делать этого, и что адвокат не смог обнаружить важные доказательства, чтобы сообщить о судебном решении. одному ключевому игроку и предотвратить уничтожение резервных копий лент с соответствующими доказательствами, недоступными где-либо еще. Суд удовлетворил ходатайство Зубулаке об указании на отрицательный вывод, разрешил Зубулаке брать дополнительные показания и повторно открывать показания для допроса свидетелей о вновь представленных доказательствах, обязал UBS оплатить расходы по этим показаниям и обязал UBS оплатить расходы на ходатайство о санкциях.
Элементы эффективной политики хранения и уничтожения данных
На основе принципов, изложенных в деле Zubulake , отправной точкой для контроля денежных и неденежных затрат на хранение, поиск и уничтожение данных и для снижения риска обнаружения санкций — эффективная политика хранения и уничтожения данных. Эта политика должна быть разработана до того, как на горизонте появится судебный процесс. Юрисконсульт, ИТ-персонал и менеджеры, знакомые с электронными документами и методами хранения находящихся под их контролем сотрудников, должны участвовать в процессе разработки.Законные бизнес-цели, лежащие в основе разработки политики, должны быть тщательно рассмотрены и задокументированы, чтобы опровергнуть любые будущие обвинения в том, что сама политика является фиговым листком для преднамеренного уничтожения соответствующих доказательств.
Чтобы еще больше защитить бизнес от обвинений в ненадлежащем уничтожении документов и снизить стоимость электронного обнаружения, политика должна обеспечивать следующее:
- Перечислить все сроки хранения документов, установленные законом или постановлением .Эти сроки хранения будут существенно различаться в зависимости от сектора, в котором работает бизнес, и типов используемых записей. Брокеры и дилеры по ценным бумагам, например, обязаны сохранять все деловые коммуникации в течение трех лет, первые два года в доступном формате. Транспортные компании должны хранить результаты тестов сотрудников на алкоголь в течение пяти лет. Все предприятия должны хранить федеральные налоговые отчеты по заработной плате не менее четырех лет с даты уплаты налога.Каждый бизнес должен тщательно изучить и каталогизировать все применимые законодательные и нормативные требования к хранению и соблюдать их.
- Установить дополнительные периоды хранения . Категории информации, на которые не распространяется установленный законом или нормативным законодательством срок хранения, должны подлежать определенному сроку хранения в соответствии с требованиями бизнеса. Ключевые бизнес-документы, скорее всего, будут храниться бессрочно. Электронная почта в доступном формате, напротив, должна подлежать короткому периоду хранения — возможно, 30 дней, — если только она не предназначена для более длительного хранения из-за бизнес-потребностей.
- Предусмотреть стандартное уничтожение документов и данных. Данные и документы следует в обычном порядке уничтожать по истечении установленного законом или нормативного срока хранения или по истечении периода, предусмотренного политикой. Ленты с резервными копиями следует регулярно перерабатывать. Регулярная переработка значительно снизит потребность в восстановлении и поиске недоступных данных, что является наиболее дорогостоящим аспектом электронного поиска. ИТ-персонал должен гарантировать, что ленты с резервными копиями, содержащие данные, на которые распространяется установленный законом или нормативный срок хранения, уничтожаются только по истечении срока хранения.
- Охватить все носители. Потенциально доступные для обнаружения данные могут находиться на любом носителе данных, включая сетевой сервер, локальный жесткий диск, портативные компьютеры, портативные устройства, хранилище на оптических дисках и ленту для резервного копирования. Политика должна прямо применяться ко всем этим носителям и указывать вариации сроков хранения, если таковые имеются, в зависимости от типа носителя. Например, ленты с резервными копиями, содержащие электронную почту для целей аварийного восстановления, обычно должны храниться дольше, чем электронная почта, сохраненная на сетевом сервере или на локальном жестком диске.Если сотрудники компании работают дистанционно и используют свои персональные компьютеры в рабочих целях, политика должна также касаться документов, хранящихся на этих персональных компьютерах.
- Приостановить плановое уничтожение до необходимой степени, когда на Horizon ведется судебный процесс . Получив уведомление о фактическом или ожидаемом судебном разбирательстве, бизнес должен идентифицировать все записи, относящиеся к «ключевым игрокам», и все другие категории записей, которые с наибольшей вероятностью могут быть обнаружены в ходе судебного разбирательства. Эти документы следует хранить в доступной форме, чтобы избежать затрат на восстановление и поиск с резервных лент.«Ключевые игроки» должны быть проинструктированы относительно типов вновь создаваемых документов, которые необходимо сохранить. Юрисконсульт с помощью ИТ-персонала должен определить все формы хранилища резервных копий, потенциально содержащих соответствующие доказательства. Если предприятие может идентифицировать ленты с резервными копиями, которые могут содержать обнаруживаемые доказательства, недоступные в других местах, эти ленты следует исключить из обычной утилизации. Сомнения относительно того, следует ли сохранить или уничтожить определенные документы, следует разрешить в пользу сохранения.
Ограничивая общий набор данных, которые потенциально могут быть обнаружены, рутинное уничтожение данных поможет снизить стоимость ответа на запросы о предоставлении информации и снизить вероятность того, что поврежденная электронная почта появится снова во время судебного разбирательства. Регулярное уничтожение данных в соответствии с заранее установленным графиком с соблюдением перечисленных выше шагов также должно опровергнуть обвинение в том, что обнаруживаемые доказательства были уничтожены ненадлежащим образом.
Следующие дополнительные шаги могут еще больше снизить потенциально непомерные затраты на обнаружение в электронном виде:
- Классифицируйте данные способом, совместимым с возможностями поиска. В соответствии с Zubulake , отвечающая сторона несет полную стоимость поиска доступных данных и предположительно несет всю стоимость поиска недоступных данных на резервных лентах, которые были восстановлены. Учитывая огромное количество данных, поиск адаптируемых документов, если он не автоматизирован, существенно увеличит стоимость производства.
- Разделить привилегированное общение и конфиденциальную деловую информацию. Ответные документы, как правило, следует проверять перед выпуском, чтобы гарантировать, что конфиденциальные сообщения и другая конфиденциальная бизнес-информация не будет передана злоумышленнику.Во многих гражданских делах объем ответных документов может быть значительным, что делает это «извлечение привилегий» дорогостоящим. Этих затрат можно избежать или значительно снизить, если при хранении конфиденциальные сообщения и другая конфиденциальная бизнес-информация будут разделены.
После того, как политика сохранения и уничтожения данных будет разработана, она должна применяться единообразно во всей организации. Неравномерное применение политики — например, разрешение высокопоставленным сотрудникам уничтожать данные чаще, чем предусмотрено политикой — может служить подтверждением обвинения в том, что политика была предназначена для маскировки недобросовестного уничтожения доказательств.Кроме того, бизнес должен гарантировать, что все носители информации, назначенные уходящим и уволенным сотрудникам, регулярно проверяются после ухода сотрудника. Записи, подлежащие хранению в соответствии с законодательством или нормативными актами, или «хранению в судебном порядке», должны быть сохранены. Записи, сохраненные для деловых целей, должны быть перемещены на соответствующий носитель. Все остальные данные, хранящиеся у бывшего сотрудника, должны быть уничтожены.
Заключение
В отличие от Лауры Зубулаке, большинство тяжущихся сотрудников не зарабатывают 650 000 долларов в год и не имеют требований о возмещении многомиллионного ущерба.Другими словами, работодатели могут рассчитывать нести полную стоимость электронного обнаружения в большинстве судебных процессов по трудовым спорам. Работодатели могут уменьшить денежное бремя электронного обнаружения и существенно снизить риск суровых санкций, реализовав политику сохранения и уничтожения данных, руководствуясь принципами, описанными выше.
Филип Л. Гордон является акционером офиса Littler Mendelson в Денвере. Он имеет значительный опыт в судебных разбирательствах по трудовым спорам, связанным с федеральными законами и конституционными исками, правонарушениями в соответствии с общим правом и коммерческой тайной.Он также является экспертом по вопросам конфиденциальности сотрудников, писал и читал лекции по правилам конфиденциальности HIPAA, надзору за электронными коммуникациями сотрудников на рабочем месте и Директиве Европейского Союза о защите данных. Г-н Гордон, который является председателем Группы практики конфиденциальности Littler, недавно стал соавтором Конфиденциальность HIPAA для работодателей , всеобъемлющего руководства, помогающего работодателям соблюдать правила конфиденциальности HIPAA.
Хранение документов для некоммерческих организаций США: простое руководство
Требования к хранению документов для некоммерческих организаций — понимание того, что заслуживает хранения
Закон Сарбейнса-Оксли (SOX) направлен на повышение корпоративной прозрачности и подотчетности.Для некоммерческих организаций ключевым среди положений SOX является практика хранения документов, но закон не предусматривает четких графиков хранения документов. Тем не менее, вам не нужно разбираться в этом самостоятельно.
Вот краткое изложение общих рекомендаций от Charities Review Council и других некоммерческих организаций. В некоторых случаях образцы политик хранения документов для конкретного штата доступны через ассоциацию некоммерческих организаций местного штата.
Однако имейте в виду, что это всего лишь рекомендации.Ваша организация может выбрать хранение определенных документов постоянно или по расписанию, рекомендованному вашими финансовыми или юридическими консультантами.
Корпоративная отчетность
| Документ | Срок хранения | |
Годовые отчеты государственному секретарю или генеральному прокурору | Уставы | Постоянно |
Заседания Правления и протоколы комитетов Правления | Постоянно | |
Политики и решения Правления | Постоянные | |
Строительная документация | Постоянная | |
Учет основных средств | Постоянная | |
Заявление IRS для освобождения от налогов статус (форма 1023) | Постоянный | |
Письмо с решением IRS | Постоянное | |
Государственное освобождение от уплаты налогов | ||
| 9000 | ||
| 9000 | ||
Общая корреспонденция | 3 года |
Бухгалтерский и корпоративный налоговый учет
| Документ | Годовой период хранения и финансовая отчетность на конец года | Постоянная | |
| Графики амортизации | Постоянная | ||
| Форма 990 IRS | Постоянная | ||
| Главная бухгалтерская книга | 7 лет | ||
| Записи о коммерческих расходах | 7 лет | ||
| Форма IRS 1099 | 7 лет | ||
| Записи журнала | 7 лет | ||
| Счета | 743 | ||
| 743 | 5 лет | ||
| Ваучеры мелкой кассы | 3 года | ||
| Квитанции | 3 года | ||
| Квитанции по кредитным картам | 3 года | Документы
3 года
ДокументыЧековые регистры
7 лет
Банковские депозитные квитанции
7 лет
7 лет
Электронные документы о переводе средств
7 лет
Заработная плата и налоговая отчетность
| Документ | | Постоянный | Заработная плата | Постоянная | Отчеты о пополнении баланса | 7 лет | Налоговые декларации о заработной плате | 7 лет | W-2 | 905 записи | Не менее 4 лет после подачи налоговой декларации за 4 квартал года (или дольше, если требуется по закону штата) | |
Кадры
| Документ | Срок хранения |
| Постоянные | |
| Пенсионные документы и пенсионные планы | Постоянные |
| Записи, относящиеся к продвижению по службе, понижению в должности или увольнению | 7 лет после увольнения |
| Отчеты о несчастных случаях и компенсации работникам | 5 лет |
| Проверка биографических данных, результаты тестов на наркотики, записи вождения и подтверждение занятости | 5 лет |
| Резюме, заявления о приеме на работу и сопутствующие материалы (включая записи собеседований) для сотрудников | 4 года после увольнения |
| Резюме, заявления о приеме на работу и сопутствующие материалы (включая записи собеседований) для не нанятых соискателей | 3 года |
| Расписания, история компенсаций и история вакансий | 4 года после увольнения |
| Аттестация l и записи о дисциплинарных мерах | 4 года после увольнения |
| Формы I-9 | 3 года после даты найма или 1 год после окончания работы (в зависимости от того, что наступит позже) |
Об авторе