Упд и счет фактура в чем разница: Что такое универсальный передаточный акт (УПД)

Упд и счет фактура в чем разница: Что такое универсальный передаточный акт (УПД)

Счет-фактура и УПД — в чем разница

Счет-фактура и УПД — два первичных документа, имеющих практически одинаковую структуру, но в то же время отличающихся по своему назначению. Разберем в нашей статье, в каких ситуациях выписывается каждый из названных документов, а также выясним, в чем разница между УПД и счетом-фактурой.

Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?

При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?

Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:

1. Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст.  9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
2. Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
3. Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
4. Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.

В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.

Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?

Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.

От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ.

В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.

Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами, чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534.  Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров.

Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в документ читайте здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Бланк счета-фактуры Скачать

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Однако существует документ на замену счету-фактуре — универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.

Универсальный передаточный документ — что это такое?

УПД — это своеобразный гибрид передаточного документа и счета-фактуры. При оформлении торговой операции продавец может выписать не два документа, а лишь один, в который будут заложены признаки обоих:

1. Реквизиты счета-фактуры в УПД обособлены черной рамкой. Эта часть (наличие и последовательность строк, граф и других реквизитов) должна соответствовать форме, утвержденной Правительством РФ для счета-фактуры. То есть при внесении изменений в бланк последней выделенная рамкой часть УПД также должна поменяться в соответствии с новыми требованиями.
2. Часть УПД за пределами черной рамки может изменяться и дополняться согласно потребностям составителя документа — законодательством такие видоизменения не запрещены.

УПД в целом предназначен для замены комплекта передаточного документа (накладной, акта приема-передачи, акта выполненных работ) со счетом-фактурой — тогда он имеет статус «1».

Также УПД может заменять только передаточный документ — тогда он имеет статус «2», а счет-фактура выставляется отдельно.

Форма УПД не является обязательной для применения. Она была рекомендована Федеральной налоговой службой в 2013 году для того, чтобы упростить документооборот.

Как правильно заполнить УПД и как учитывать документ в налоговом учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс.  Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как относятся контролеры к применению комплекта товарной накладной и счета-фактуры и УПД в отдельности, расскажем ниже.

Оформляем реализацию: возможно ли выписать УПД вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры?

Для того чтобы оформлять производимые торговые операции с помощью УПД, организации/ИП должны закрепить этот момент в учетной политике (УП).

Все формы документов, использующиеся в хоздеятельности и не входящие в альбомы унифицированных форм, нужно фиксировать в УП во избежание конфликтных ситуаций.

Оформляя операцию универсальным передаточным документом, экономический субъект не нарушает требований законодательных норм, поскольку согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ он вправе самостоятельно определять формы документирования фактов хозяйственной жизни — об этом говорят налоговики в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

В бухгалтерских же программах зачастую при оформлении отгрузок нужно выписать оба документа — и накладную, например по форме ТОРГ-12, и счет-фактуру, а уже при выборе печатной формы воспользоваться возможностью напечатать один документ (УПД) вместо двух. При выполнении работ или оказании услуг комплект счета-фактуры и акта универсальный передаточный документ также может заменить, однако на практике такое встречается довольно редко.

Оформляем приход от поставщика (получаем УПД вместо счета-фактуры) и принимаем НДС к вычету: что лучше — УПД или счет-фактура?

Получая какую-либо продукцию или услуги, покупатели на общем режиме имеют право принять налог, который выделен в документах поставщика к вычету. Но для этого должны соблюдаться определенные условия:

• Товары (работы, услуги) получены, оприходованы и будут использованы в НДС-деятельности. Приход товаров и пр. оформляется на основании накладных и актов.
• Получен корректный счет-фактура.

Поскольку УПД заменяет передаточный документ со счетом-фактурой, то и приход товаров в бухучете и принятие к вычету НДС в налоговом можно сделать на основании одного УПД. В уже упомянутом письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ отмечено, что внесение в счета-фактуры допсведений не является основанием для отказа в вычете НДС.

Также обратим внимание читателей на еще одно совсем новое письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@. В нем говорится о том, что для УПД не предусмотрено использование статуса в качестве только счета-фактуры. Поэтому при получении накладной или акта в комплекте должен идти исключительно счет-фактура, а не УПД. Предъявлять НДС к вычету по УПД в качестве счета-фактуры недопустимо.

Итоги

Итак, в статье мы:

• рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
• выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
• охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).

Цели внедрения универсального передаточного документа

Главным преимуществом применения УПД является возможность объединить в одном бланке счет-фактуру и документ, определяющий фактическую передачу материальных ценностей контрагенту (товарная накладная, акт выполненных работ).

Использование универсального передаточного документа является рекомендацией налоговых органов. Соответственно, решение о том, применять в деятельности данный документ или нет, должно быть закреплено в учетной политике компании.

Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать

Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.

Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.

Основными видами хозяйственных операций, при которых уместно составление УПД, являются:

1. выполнение работ, оказание услуг;
2. передача товаров, активов и имущественных прав;
3. посреднические операции.

Виды универсального передаточного документа и его статус

Как было рассмотрено выше, составление универсального передаточного документа допускается вне зависимости от режима налогообложения. Ориентируясь на цели составления УПД, потребуется внести информацию в поле «код» данного документа.

Для плательщиков налога на добавленную стоимость УПД совмещает в себе счет-фактуру и непосредственно передаточный акт, то есть УПД и счет-фактура одновременно представлены в одном документе. В этом случае статус универсального передаточного документа должен быть равным 1.

Если же организация или предприниматель освобождена от уплаты данного налога, то есть работает на одном из специальных режимов, универсальный передаточный документ будет являться документом, подтверждающим отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ, то есть выступать в качестве альтернативы ТОРГ-12 или актов выполненных работ. При этом в поле «Статус» необходимо указать код 2.

Что касается особенностей заполнения данного документа, его основное поле представлено в виде табличной части счета-фактуры. Соответственно, в том случае, если статус УПД равен 1, и счет-фактура = универсальному передаточному документу, УПД должен содержать в себе всю информацию, являющуюся обязательной для раскрытия в счете-фактуры.

Применение универсального передаточного документа на сегодняшний день широко распространено в российской практике. УПД вместо счет-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку, позволяет оптимизировать документооборот фирмы, сократить количество вероятных ошибок и упростить архивацию документов. Образец заполнения УПД вы можете найти здесь.

Заказ на покупку и счет-фактура: знайте разницу

Тем, кто не знаком с процессом закупок, может быть трудно отличить заказы на покупку (ЗП) от счетов-фактур. Даже опытные отделы закупок могут неправильно использовать эти два термина.

Если вы не ознакомитесь с условиями закупок, вы можете упустить важные финансовые документы, упустить важные детали, что может негативно сказаться на расходах вашей компании.

Поэтому важно понимать разницу между заказами на покупку и счетами-фактурами. В этом руководстве будут подробно описаны два термина закупок, что каждый из них влечет за собой и чем они на самом деле отличаются друг от друга.

Заказ на покупку и счет-фактура

Несмотря на то, что заказ на покупку и счет-фактура содержат большую часть одной и той же информации, они служат для двух разных целей.

В начале хозяйственной операции покупатель оформляет заказ на поставку. В этом документе фиксируются ожидания клиента в отношении необходимых продуктов или услуг, а также их количество и цены. Затем заказ на поставку отправляется поставщику на утверждение. Заказ на поставку является юридически обязывающим контрактом после его утверждения.

При выполнении условий заказа на поставку продавец выставляет счет. Счет-фактура содержит ранее согласованную сумму, которую покупатель должен оплатить после выполнения заказа. Он также может указать варианты оплаты для продавца, например, чеки и электронные платежи.

Для справки: счет-фактура содержит исходный номер заказа на поставку. Это продемонстрирует финансовому отделу покупателя, что эта транзакция ранее была заложена в бюджет и одобрена. Это может помочь продавцу или поставщику быстрее получать оплату.

Что такое заказ на поставку?

Заказ на поставку — это юридически обязывающий документ, определяющий продукты или услуги, которые ваша компания желает приобрести у поставщика. В заказе на поставку также указываются согласованные условия оплаты, включая цену, дату поставки и количество.

Создание заказа на поставку инициирует процесс закупки и обычно служит обязывающим соглашением между вашей компанией и поставщиком. После того, как поставщик выполнит заказ, он отправит счет за товары или услуги, доставленные вашей компании.

Что должно быть включено в заказ на поставку?

Заказ на покупку должен содержать следующую информацию:

• Название вашей компании и контактная информация
• Имя поставщика и контактная информация
• Описание запрашиваемых товаров или услуг
• Количество запрашиваемых товаров или услуг
• Дата поставки товаров или услуг
• Любые специальные инструкции, такие как инструкции по отгрузке или спецификации
• Налоговая информация

Узнайте, как решить проблемы с точкой доступа, оптимизировав процесс закупок
с учетом сегодняшних реалий бизнеса.

Почему важен заказ на поставку?

Существует множество причин, по которым вы можете захотеть использовать заказы на покупку для размещения заказов, независимо от того, управляете ли вы небольшой или крупной организацией. С заказом на покупку можно выполнять следующие действия:

Разместить заказ на товары или услуги

Заказ на покупку чаще всего используется для размещения заказа на товары или услуги. Когда вы создаете заказ на поставку, вы указываете необходимые вам товары и количество каждого товара. Вы также можете включить конкретные инструкции для поставщика, такие как дата доставки или условия оплаты.

Получить одобрение заказа

Заказ на поставку не является обязывающим контрактом, но служит официальным запросом на товары или услуги. Поставщик не может приступить к выполнению заказа, пока не получит письменное подтверждение от вашей организации, обычно в форме принятия заказа на поставку.

Отслеживание заказа

Заказ на покупку может помочь вам отслеживать статус вашего заказа с момента его размещения до доставки. Эта информация может быть полезна при составлении отчетов и анализе тенденций расходов.

Эффективное управление запасами

Компании часто не имеют четкой информации о запасах, что приводит к таким проблемам, как нехватка запасов. Система заказов на поставку поможет вам определить, сколько запасов необходимо поддерживать и когда их пополнять, что позволит вам оптимизировать работу и улучшить управление запасами.

Улучшение бюджета компании

Вам необходимо определить количество заказов и стоимость до начала проекта, чтобы выдавать точные заказы на поставку для крупного проекта. Это должно помочь вам более эффективно планировать такие инициативы.

Служит напоминанием о том, что было заказано

Если в первоначальный заказ вносятся какие-либо изменения, заказ на покупку может служить напоминанием о том, что было изначально запрошено. Это может помочь избежать путаницы или недопонимания между вашей организацией и поставщиком. Например, вы рискуете создать повторяющиеся запросы и потерять деньги, если у вас нет заказа на покупку.

Служит доказательством соглашения между вашей организацией и поставщиком

В качестве юридически обязывающего документа в случае возникновения спора между вашей организацией и поставщиком заказ на поставку может использоваться как доказательство соглашения между обеими сторонами.

Что такое номер заказа на поставку?

Номер заказа на покупку (PON) — это уникальный идентификатор, присвоенный документу заказа на покупку. PON обычно состоит из цифр и букв и используется для отслеживания хода выполнения заказа от создания до доставки.

Номер заказа на поставку должен указываться при любом обмене информацией между поставщиками и покупателями относительно заказа. Это поможет убедиться, что все стороны находятся на одной странице, и избежать путаницы.

PON также важен для согласования заказов со счетами. Номер счета-фактуры должен совпадать с номером заказа на поставку, чтобы подтвердить, что товары, перечисленные в счете-фактуре, действительно были заказаны и получены компанией.

Что такое счет-фактура покупки?

Счет-фактура покупки — это документ, в котором указаны продукты или услуги, приобретенные покупателем, и соответствующая стоимость. Счет-фактура отправляется покупателю

после того, как покупка была сделана, и сопоставляется с соответствующим заказом на покупку до выдачи платежа.

Счет должен включать:

• Краткое описание приобретенных товаров или услуг
• Количество каждого купленного товара
• Стоимость единицы каждой позиции
• Общая сумма покупки
• Дата покупки
• Имя и контактная информация продавца

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура покупки — это счет-фактура, используемая для регистрации покупки товаров или услуг компанией. Счет-фактура на покупку будет содержать ту же информацию, что и обычный счет-фактура, но в нем также будут указаны условия соглашения о покупке и любые скидки, о которых шла речь.

Счет-фактура предназначен для регистрации полученных товаров, а также для документирования условий договора купли-продажи.

Что такое счет-фактура?

Счета на продажу практически аналогичны счетам на покупку. Однако продавец отправляет покупателю счет-фактуру после того, как товары и услуги были доставлены.

Целью счета-фактуры является подробное описание поставленных товаров и услуг, количества каждого из них и условий продажи, включая способ доставки и дату платежа.

Каково значение счета-фактуры?

На самом базовом уровне счет-фактура является официальным документом, который регистрирует завершение деловой операции и позволяет организации получать оплату за предоставленные товары или услуги. Счета-фактуры могут делать гораздо больше, например, они позволяют вам делать такие вещи, как:

Сделать налоговый сезон менее сложным

Кто не желает, чтобы налоговый сезон был менее напряженным?

Отслеживание ваших счетов-фактур защищает вас и ваш бизнес, а также упрощает аудит и оплату ваших счетов в будущем.

Организуйте финансовую отчетность вашей компании

Одной из основных функций счета-фактуры является предоставление документации между покупателями и продавцами. Отправка, получение и оплата счетов демонстрируют, что обе стороны находятся на связи, а детализированный формат счета-фактуры делает ваши бизнес-операции видимыми.

Помогите своей компании не сбиться с пути

Счета-фактуры — важный инструмент, позволяющий всем быть на одной странице в отношении оплаты. Если вы или ваш клиент используете план платежей, в каждом счете перечисляются детализированные товары или услуги для самых последних поставок, а также ведется учет остатков на счетах.

Быстрая оплата и обработка

Возможно, вы будете вынуждены включать в свои счета только самый минимум, чтобы сэкономить время, но лучше избегать этого, насколько это возможно. Чем больше деталей вы предоставите, тем меньше запросов будет у ваших клиентов, что поможет ускорить процесс оплаты.

Помощь в управлении дебиторской задолженностью вашей компании

Счета-фактуры также необходимы, поскольку они служат записью вашей дебиторской задолженности, которая представляет собой все платежи, причитающиеся за товары или услуги, которые были поставлены, но еще не оплачены.

Он также помогает внешним инвесторам понять, как скоро ваша компания получит платежи по неоплаченным счетам. Инвесторы могут определить, насколько эффективно ваша компания собирает платежи, взглянув на коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности.

Заказ на поставку и счет-фактура: в чем разница?

Разница между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в том, что заказ на покупку выдается покупателем и должен быть выполнен продавцом, а счет-фактура выставляется продавцом после выполнения заказа на покупку и должен быть оплачен продавцом. покупатель.

Сначала они могут показаться очень похожими; однако это не так.

Различия между заказом на покупку и счетом-фактурой

Заказ на покупку — это официальный документ, который формирует соглашение между покупателем и продавцом относительно товаров, которые первый хочет купить. Он также включает ожидаемую дату поставки и любые особые требования или условия.

С другой стороны, счет-фактура представляет собой запись о предоставленных товарах или услугах. Каждый товар или услуга указывается в счете-фактуре вместе с его ценой и общей суммой к оплате.

Существует несколько важных различий между заказами на покупку и счетами-фактурами:

Цель

Основная цель заказа на покупку — разрешить покупку и установить условия соглашения между покупателем и продавцом. Кроме того, он является юридически обязывающим документом после его принятия продавцом.

С другой стороны, счет-фактура представляет собой счет за предоставленные товары или услуги и используется для требования оплаты этих товаров или услуг.

Содержание

Как упоминалось ранее, заказ на покупку обычно содержит такую ​​информацию, как контактная информация покупателя, приобретаемый товар или услуга, количество приобретаемых товаров, цена каждого товара, дата доставки и любые специальные требования или условия.

В счете перечислены предоставленные товары или услуги, цена каждого товара или услуги и общая сумма к оплате.

Формат

Заказ на покупку обычно представляет собой печатный документ, подписанный покупателем и продавцом. Напротив, счет-фактура также может быть распечатанным документом, но чаще всего электронным документом, отправленным покупателю по электронной почте или через программное обеспечение для заказа на покупку.

Сроки

Заказ на поставку создается до поставки товаров или услуг. С другой стороны, счет-фактура создается после того, как товары или услуги были оказаны.

Подписание

Заказ на поставку обычно подписывается как покупателем, так и продавцом, а счет-фактура обычно подписывается только продавцом.

Оплата

Заказ на поставку не гарантирует оплаты, в то время как счет-фактура гарантирует оплату товаров или услуг, перечисленных в нем.

Налоги

Заказ на поставку не включает налоги, в то время как счет-фактура включает применимые налоги.

Сходства между заказом на покупку и счетом-фактурой

Заказы на покупку и счета-фактуры являются одними из самых сложных финансовых условий. Оба являются сообщениями о товарах и услугах, которые связаны с торговлей. Однако время их возникновения разное.

Термины «заказ на поставку» и «счет-фактура» иногда используются взаимозаменяемо. Несмотря на различия, заказы на поставку и счета-фактуры имеют ряд схожих характеристик:

• Заказы на покупку и счета-фактуры являются коммерческими сообщениями, связанными с покупками.
• И то, и другое имеет решающее значение для получения максимальной отдачи от вашего бюджета.
• Оба документа дают вам более четкое представление о процессе покупки.
• Основная информация о заказе, информация о доставке, информация о поставщике и цена включены в оба.

Зачем компаниям нужны заказы на поставку и счета-фактуры?

Хотя заказ на покупку или счет-фактура могут показаться дополнительным бременем, эти финансовые документы помогают бизнесу эффективно управлять своими покупками по мере роста спроса на покупки и развития отношений между покупателем и продавцом.

И заказы на поставку, и счета-фактуры являются важными документами для бизнеса, поскольку они помогают гарантировать, что и покупатели, и поставщики знают, что было заказано, когда это было заказано и сколько это стоило. Это может помочь избежать путаницы или недопонимания в отношении того, что и у кого было куплено. Кроме того, наличие точных записей о покупках может быть полезным для целей налогообложения.

При выборе между заказом на поставку и счетом-фактурой нет правильного или неправильного ответа, так как оба документа одинаково важны. Хотя заказы на покупку кажутся необходимыми с юридической точки зрения, счета-фактуры также обеспечивают столь необходимую ясность и могут помочь избежать проблем в будущем.

Использование заказов на покупку и счетов-фактур позволяет избежать коммуникационных ошибок, устанавливая явные ожидания в отношении приобретаемых вещей, независимо от того, увеличивается или уменьшается спрос, а также является ли процесс покупки простым или сложным.

Управление заказами на покупку и счетами вашей компании

Ручное управление заказами на покупку и счетами на начальном этапе является простым, когда бизнес еще небольшой, а количество покупок умеренное. Однако по мере роста бизнеса растут и покупки.

Знание различий и сходств между заказами на поставку и счетами-фактурами вам здесь не поможет. Даже если вы используете шаблон счета-фактуры, создание большого количества таких документов вручную может занять много времени и привести к ошибкам.

Кроме того, ручные записи имеют тенденцию дезорганизоваться или, что еще хуже, исчезать, что вызывает проблемы во время споров или проверок.

К счастью, вы можете отказаться от громоздких бумажных операций с цифровыми заказами на покупку и выставлением счетов. Вам не нужно будет делать ксерокопии документов, которые могут быстро накапливаться, если вы ежедневно отправляете много заказов на поставку и счетов-фактур. В целом цифровое решение более экономично, безопасно и удобно.

Заключительные мысли

Счета-фактуры и заказы на покупку являются важными компонентами процесса закупок для любого бизнеса. Любой, кто занимается приобретением товаров или услуг от имени компании, должен знать о различиях между ними.

Понимая назначение и использование каждого документа, вы можете быть уверены, что ваш бизнес получит максимальную отдачу от процесса закупок и избежит ненужной головной боли как во время, так и после покупки.

В чем разница между заказом на поставку и счетом-фактурой?

7 Мин. Читать

15 марта 2023 г.

Создание заказа на поставку является первым шагом в бизнес-операции, он выдается покупателем и уполномочивает продавца предоставить продукт или услугу по указанной цене. Счет-фактура — это счет, выставленный продавцом после доставки товара или оказания услуги.

Вот что мы рассмотрим:

Заказ на покупку и счет-фактура

Что такое номер заказа на покупку?

Какая информация должна быть в заказе на поставку?

Почему важен заказ на поставку?

Как использовать заказ на покупку

Заказ на покупку и счет-фактура

Хотя большая часть информации в заказе на покупку и счете-фактуре одинакова, эти документы выполняют две совершенно разные функции.

Заказ на покупку оформляется покупателем (или клиентом) в начале хозяйственной операции. Он документирует ожидания клиента в отношении требуемых продуктов или услуг, их количества и цены. Клиент отправляет этот заказ на покупку продавцу на утверждение. После утверждения заказ на поставку становится юридически обязывающим документом.

Счет выставляется продавцом (или поставщиком) после выполнения условий, изложенных в заказе на поставку. Счет-фактура включает ранее согласованную цену, которую покупатель должен заплатить теперь, когда заказ выполнен. В нем также могут быть подробно описаны варианты того, как продавец хотел бы получить оплату (чек, электронные платежи или другое).

Счет-фактура должен включать исходный номер заказа на поставку для справки. Это покажет бухгалтерии клиента, что эта транзакция уже была запланирована и утверждена ранее. Это может ускорить оплату продавцу.

Что такое номер заказа на поставку?

Номер заказа на покупку — это уникальный номер, указанный в форме заказа на покупку. Он используется только один раз, чтобы отличить заказ на поставку от всех других заказов. Большинство бухгалтерских программ автоматически генерирует этот номер при подготовке нового счета. На этот номер ссылаются как клиент, так и продавец на протяжении всего процесса транзакции покупки, а позже он используется продавцом, когда приходит время отправлять счет.

Следующая информация должна быть в заказе на поставку:

• Текущая дата
• Номер заказа на поставку
• Контактная информация поставщика (включая адрес электронной почты)
• Описание товаров или услуг
• Количество товаров или услуг
• Специальные примечания
• Цены
• Налоговая информация

Пожалуйста, ознакомьтесь с разделом «Как работают заказы на покупку» для получения полной информации по каждому из вышеперечисленных разделов.

Почему важен заказ на поставку?

Заказ на поставку важен по нескольким причинам. Заказ на покупку:

Имеет обязательную юридическую силу

Действует как официальное соглашение между покупателем и продавцом, утвержденное руководством обеих компаний. Заказ на поставку не требует отдельного договора.

Упрощает отслеживание продукта или услуги

Заказ на покупку — это инструмент, который можно использовать на протяжении всей транзакции, ссылаясь на номер заказа на покупку.

Упрощение выставления счетов продавцу

Продавец указывает номер заказа на покупку в счете, чтобы показать, что предоставленный продукт или услуга были предварительно одобрены.

Как использовать заказ на покупку

Создание заказа на покупку и ссылка на него могут сэкономить много времени как покупателю, так и продавцу. Продемонстрируем на примере.

Dan’s Donuts — сеть магазинов пончиков со штаб-квартирой в Портленде, штат Орегон. Дэн обратился в банк, чтобы профинансировать реконструкцию своего флагманского магазина в центре города, чтобы придать ему вид, напоминающий 1950-е годы. Если он будет работать хорошо и понравится его покупателям, он внедрит этот дизайн во всех остальных своих восьми магазинах. Получив кредит в банке, он начинает искать кого-нибудь, кто поставит или соберет необходимую ему мебель. После исчерпывающего поиска в Интернете и бесчисленных телефонных звонков он находит поставщика в Лондоне, Англия, который изготовит стулья, стойки и настенный декор в точном соответствии с его требованиями. Поставщика зовут Джон. Дэн и Джон много беседуют о потребностях Дэна и связанных с ними затратах, и, наконец, они соглашаются в цене.

Вскоре после их последнего разговора Дэн уполномочивает своего бухгалтера создать новый заказ на покупку. Заказ на поставку является точным отражением его обсуждения с Джоном — необходимые предметы, цены и любые особые примечания (например, стулья должны иметь оранжевые чехлы вместо красных).

Дэн также указал в своих переговорах с Джоном, что ему нужна поставка готового продукта через четыре месяца, поэтому он также включает эту деталь в заказ на поставку. Короче говоря, он предоставил как можно больше информации, так что через несколько недель или месяцев, если у Дэна или Джона или кого-либо из их сотрудников возникнут какие-либо вопросы, они могут просто свериться с заказом на покупку.

Программное обеспечение, которое бухгалтер Дэна использует для создания заказа на покупку, также генерирует для него уникальный номер (называемый «номер заказа на покупку»).

Затем Дэн отправляет заказ на покупку Джону на подпись. Прежде чем подписать контракт, Джон требует, чтобы платеж его компании был произведен в течение 30 дней с момента доставки и чтобы эта информация была также включена в заказ на поставку. Обычные условия оплаты Дэна составляют 60 дней. Однако он соглашается на просьбу, и Джон подписывает ее. Сделка установлена.

В течение четырех месяцев Дэн регулярно звонит в офис Джона, чтобы узнать, как продвигается заказ. У Джона много клиентов, и он часто отсутствует и недоступен. Как правило, его мобильный телефон переходит непосредственно на голосовую почту. Из-за этого Дэн должен поговорить с другими людьми в офисе Джона о его заказе. Операция Джона большая, и Дэн обычно разговаривает с другим сотрудником каждый раз, когда звонит. Итак, в начале каждого разговора Дэн ссылается на номер заказа на поставку. Это означает, что люди Джона могут немедленно вызвать заказ и дать Дэну обновление статуса.

Когда приходит время отправлять товары за границу, Джон указывает номер заказа на покупку в формах доставки. Через две недели, когда Дэн в отпуске, приходит заказ. Таможня звонит в офис Дэна и разговаривает с одним из его помощников. Помощник не сразу понимает, о чем идет речь или для какого магазина мебель, поэтому он спрашивает номер заказа на поставку. Теперь, когда он в курсе, он санкционирует оплату пошлины, чтобы мебель была освобождена и доставка была завершена.

Посылка прибыла в головной офис.