Управление процессами в организации: 1.6.6. Организация управления процессами. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Содержание

Определение ролевых функций управления процессом

В	А	К	Код	Ролевая функция
			1	ПЛАНИРОВАНИЕ
✓	✓		1.1.	определить ключевую компетенцию процесса в системе процессов организации
✓	✓		1.2.	определить цели процесса и критерии оценки результатов
✓	✓		1. 3.	определить процесс как поток создания ценности для внутреннего потребителя
✓	✓		1.4.	определить заинтересованные стороны, имеющие отношение к процессу, их потребности и ожидания
✓	✓		1.5.	установить требования потребителей и структуру ожидаемых выходов процесса, структуру входов и требования к поставщикам
✓	✓	✓	1.6.	определить критерии для выходов каждого процесса, основанных на критериях для выходов системы, оценивать возможности и производительность каждого процесса
✓	✓		1. 7.	определить события процесса (стартовые, промежуточные, финишные)
✓	✓		1.8.	определить последовательность, организационные и информационные взаимодействия процесса
✓	✓		1.9.	определить стандартные операционные процедуры для процесса, включая критерии для их выходов и условий функционирования
✓			1.10.	определить методы выполнения операций в рамках процесса
✓	✓	✓	1.11.	определить критерии и методы (мониторинга, измерения и соответствующие показатели результатов деятельности), необходимые для результативного функционирования процесса и управления им
✓		✓	1. 12.	определить контролируемые пределы вариации для нормального осуществления процесса
✓	✓	✓	1.13.	определить контрольные точки и индикаторы, которые позволяют результативно и эффективно выявлять отклонения параметров процесса
✓		✓	1.14.	разработать рекомендации по контролю соответствия характеристик продукции и услуг, регулированию хода процесса и устранению несоответствий
✓	✓		1.15.	установить контролируемые пределы вариаций и соответствующие статистические методы для измерения процесса (в ходе перспективного планирования качества продукции и включать их в план управления в границах процесса)
✓	✓		1. 16.	определить ресурсы, необходимые для процесса и обеспечить их доступность (человеческие, инфраструктурные, информационные)
✓			1.17.	распределить обязанности, ответственность и полномочия в отношении процесса, назначить ответственного за реагирование на отклонения
✓	✓		1.18.	определить компетенции и возможности сотрудников для достижения результата процесса, проводить обучение
✓			1.19.	определить методы мотивации участников процесса
✓		✓	1. 20.	определить потребности в документации для обеспечения воспроизводимости процесса
✓			1.21.	определить формы документирования информации по потоку создания ценности процесса и записи о соответствии требованиям
✓	✓		1.22.	разработать обязательные документированные процедуры (в границах процесса)
✓	✓		1.23.	разработать и поддерживать в актуальном состоянии документы, необходимые для обеспечения результативного планирования, осуществления и управления процессом
✓	✓		1. 24.	документировать процедуры для процессов производства, измерения, технического контроля, испытаний и технического обслуживания
✓	✓		1.25.	документировать процедуры для процессов наладки, управления, реагирования на неуправляемые условия, поиска отклонений
✓	✓		1.26.	документировать информацию касательно продукции и услуг, на которые распространяются требования
✓	✓		1.27.	определить внутренние факторы среды, влияющие на способность достигать целевого результата процесса
✓		✓	1. 28.	установить риски и возможности процесса, планировать действия для постоянного улучшения по выполнению требований потребителей по качеству, срокам, стоимости и объемам
✓			1.29.	разработать план качества и процедуры по перспективному планированию качества продукции в границах процесса
✓	✓		1.30.	разработать планы действий на случай непредвиденных обстоятельств
		✓	1.31.	планировать аудиты качества процесса через запланированные интервалы времени
			2	ВЫПОЛНЕНИЕ
✓	✓		2. 1.	интегрировать процесс в поток создания ценности
✓			2.2.	осуществлять процесс в управляемых условиях, включая: наличие информации, описывающей характеристики продукции; наличие рабочих инструкций; применение подходящего оборудования; проведение мониторинга и измерений
✓			2.3.	обеспечить процесс необходимыми ресурсами для поддержания процесса в рабочем состоянии и достижения целей
✓			2.4.	идентифицировать последовательность выпуска продукции и выходов процесса
✓			2. 5.	управлять процессами и их взаимодействиями, как системой, чтобы повысить согласованность между процессами
✓			2.6.	управлять рабочей нагрузкой и качеством по входу процесса
✓	✓		2.7.	проводить анализ, подтверждать и документировать способность процесса для выполнения требований потребителя
✓	✓	✓	2.8.	использовать измеримые ключевые показатели деятельности, учитывающие: потребности и ожидания потребителей; значимость продукции и услуг; результативность и эффективность процессов; рентабельность и финансовую результативность; законы и нормативы
✓		✓	2. 9.	обеспечить визуализацию и прозрачность (прослеживаемость) для быстрого обнаружения несоответствий
✓	✓		2.10.	поддерживать требуемую документированную информацию по процессу в актуальном состоянии, обеспечивать ее доступность, пригодность, сохранность и конфиденциальность
✓			2.11.	обеспечить доступность и актуальность документации по процессу на рабочих местах исполнителей
✓		✓	2.12.	периодически анализировать Рабочие инструкции для обеспечения их адекватности и понимания персоналом
✓		✓	2. 13.	представлять заинтересованным сторонам отчеты о параметрах функционирования и возможностях процесса в достижении запланированных результатов
✓			2.14.	вести записи по качеству процесса для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности процесса
✓			2.15.	демонстрировать лидерство и выполнение взятых на себя обязательств
✓			2.16.	поддерживать компетенции участников процесса и развивать их творческий потенциал
✓			2. 17.	доводить до участников процесса важность выполнения требований и его результативности
✓			2.18.	поощрять инициативу, содействовать и мотивировать участников процесса на постоянное улучшение процесса
✓			2.19.	формировать поведение участников процесса, ориентированное на заинтересованные стороны, постоянное улучшение и снижение потерь
✓			2.20.	избегать наказаний за непреднамеренные ошибки и несоответствия
			3	КОНТРОЛЬ
✓		✓	3. 1.	оценивать удовлетворенность потребителей и восприятие выполнения их требований
✓	✓	✓	3.2.	проводить оценку реальных и потенциальных потерь в потоке создания ценности процесса
✓		✓	3.3.	идентифицировать параметры процесса
✓	✓		3.4.	идентифицировать взаимосвязи между параметрами процесса
✓	✓		3.5.	оценивать результативность, оперативность, ресурсоемкость и управляемость процесса
✓		✓	3. 6.	оценивать возможности системы измерений процесса
✓		✓	3.7.	оценивать возможности процесса по обеспечению соответствующих бизнес-целей
✓		✓	3.8.	оценивать возможности процесса в достижении запланированного выхода (продуктов процесса)
✓		✓	3.9.	оценивать возможности процесса по взаимодействию с другими процессами
✓	✓	✓	3.10.	регулярно анализировать процесс, его взаимодействия и предпринимать соответствующие меры для их улучшения, чтобы обеспечить устойчивость и результативность процессов организации
✓		✓	3. 11.	оценивать возможности и производительность процесса для обеспечения ожидаемой производительности системы, планировать мероприятия по улучшению процесса
✓		✓	3.12.	оценивать риски, связанные с процессом, и принимать необходимые меры для предотвращения, выявления и снижения последствий нежелательных событий
✓		✓	3.13.	регулярно проводить мониторинг процесса для выявления отклонений от нормы и принимать без задержки меры по обнаружению и исправлению изменений в процессе, вызванных этими отклонениями
✓		✓	3.14.	анализировать обмен информацией между участниками процесса
✓		✓	3. 15.	контролировать соблюдение стандартов
✓		✓	3.16.	оценивать эффективность внедрения, поддержания и улучшения процесса
✓		✓	3.17.	анализировать виды и последствия отказов (в границах процесса)
✓		✓	3.18.	определять критерии и методы аудита
✓		✓	3.19.	проводить периодический аудит качества процесса (включая ведение записей)
✓		✓	3. 20.	доводить информацию по результатам аудита до соответствующих руководителей (заинтересованных сторон)
✓		✓	3.21.	предпринимать (корректирующие и предупреждающие) действия по управлению и устранению выявленного несоответствия
✓		✓	3.22.	готовить рекомендации и действия по результатам аудита
✓		✓	3.23.	анализировать результативность предпринятых корректирующих действий
			4	УЛУЧШЕНИЯ
✓	✓		4. 1.	сокращать потери внутри и на стыках процесса
✓	✓		4.2.	минимизировать непроизводительную деятельность в процессе
✓	✓		4.3.	обеспечить поиск и сокращение потерь, направленное на снижение себестоимости
✓	✓		4.4.	повышать стабильность (управляемость) и возможности процесса
✓			4.5.	улучшать процесс на основе управления и снижения вариации (изменчивости) его параметров
✓	✓		4. 6.	повышать эффективность (потока создания ценности) процесса с точки зрения безопасности, качества, сроков, стоимости, объемов, рисков, корпоративной культуры
✓		✓	4.7.	исследовать, как параметры процесса и незавершенной продукции, время и условия использования влияют на параметры готовой продукции
✓			4.8.	осуществлять улучшение процесса в отношении рисков
✓	✓		4.9.	оптимизировать информационные и материальные потоки процесса в системе процессов организации
✓		✓	4.10.	идентифицировать области потенциального улучшения процесса
✓		✓	4.11.	идентифицировать, документировать и внедрять лучшие практики выполнения процесса
✓	✓	✓	4.12.	разрабатывать предложения по совершенствованию процесса с учетом стратегических целей
✓	✓		4.13.	применять методы проектного управления при улучшении процесса
✓			4.14.	планировать мероприятия по совершенствованию процесса по срокам и ответственным
✓	✓		4.15.	управлять запланированными изменениями и анализировать последствия непредусмотренных изменений
✓	✓		4.16.	определять порядок действий в процессе по улучшению потока создания ценности (операционная стратегия улучшения процесса)
✓	✓		4.17.	достигать операционного совершенства процесса и улучшения его взаимодействия в соответствии со стратегией и целями организации
✓	✓	✓	4.18.	регулярно анализировать достижение целей улучшения процесса и его взаимодействий, а также влияние на соответствующие цели организации, предпринимать необходимые корректирующие действия
✓		✓	4.19.	проводить оценку результатов мониторинга и измерения параметров процесса по достижению целей и постоянному улучшению
✓		✓	4.20.	повышать культуру встроенного качества (принцип «не принимай, не делай, не передавай брак»)

Управление бизнес-процессами компании

В любой организации существует один из трех возможных способов описания бизнеса. Это функциональный, процессный и объектный способы. В рамках нашей книги мы рассмотрим функциональный и процессный способы описания бизнеса.

Функциональное описание достаточно традиционно и оно хорошо гармонирует с иерархичной структурой организации. Функции организации можно представить в виде полос, которые разрезают организацию сверху до низу, объединяя отдельные функции деятельности в функциональные подразделения –бухгалтерия, транспортный отдел и т.д. В то же время процессы организации являются горизонтальным сечением деятельности компании, пересекая границы функциональных подразделений, обеспечивая разрушение барьеров между подразделениями и объединяя границы определенной деятельности в бизнес-процессы компании. Для того, чтобы понять различие между функциональным и процессным подходом мы можем рассмотреть пример, который проиллюстрирует это. К примеру, в компании существует бизнес-процесс транспортировка. Данный процесс включает все действия и расходы, связанные с транспортировкой груза от компании к клиенту. При функциональном подходе мы имеем несколько подразделений, которые связанны с транспортировкой – минимум транспортный отдел, отдел диспечеризации и т.д. Каждый руководитель такого функционального подразделения несет ответственность только за свои узко специализированные функции – диспетчеризация, транспортировка и т.д. При процессном подходе, лицо ответственное за процесс несет ответственность за конечный результат – транспортировки начиная от транспортировки и заканчивая диспетчеризацией транспорта, а также за ресурсы, использованные для всего бизнес-процесса, а не его отдельной составляющей как это происходит в функциональном подходе.

Функциональным способом управления компанией пользуются уже более ста лет, в то время как процессный подход является более новым и прогрессивным.

Процессный подход оказался более конкурентоспособным с точки зрения борьбы за конкурентоспособность. Процессный подход существенно меняет логику организации и механизм управления. Управление процессами освобождает руководство компании от рутины, позволяя сосредоточиться на стратегических вопросах.

Самые важные бизнес-процессы могут быть выделены в отдельные проекты и запущены в автономное плавание.

Как уже было отмечено ранее, для эффективной деятельности компании и, соответственно, результативного управления необходимо постоянно улучшать бизнес – процессы компании. Процесс непрерывного совершенствования бизнес – процессов и управление ними требует их выделения в отдельный объект бюджетного управления компании.

Для управления бизнес-процессом необходимо не только выделить бизнес –процессы в компании, но и обозначить его границы.

Бизнес – процесс включает:

Владельца процесса – должностное лицо, имеющее права, полномочия и зону ответственности, а также распоряжающегося ресурсами процесса
Технологию процесса – порядок выполнения действий для преобразования входов в выходы
Систему показателей процесса – показатели продукта, эффективности процесса, удовлетворенности потребителей
Управление процессом – деятельность владельца процесса по его анализу и принятию управленческих решений
Ресурсы процесса – материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе работ по процессу

Для идентификации бизнес-процессов в компании необходимо дать определение процессу и описать его качественно.

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

Кто является потребителем бизнес-процесса и что служит его выходом?
Кто поставщик этого процесса и что является входом?
Какие требования предъявляются к входу и выходу бизнес-процесса?
Каков внутренний поток действий этого процесса?

Для любого бизнес-процесса очень важным показателем является длительность временного цикла процесса. Это связанно с тем, что время процесса – это деньги – затраты на его осуществление. Для оптимизации бизнес-процесса прилагают усилия по уменьшению временного цикла исполнения процесса. Поэтому компании используют различные методики уменьшения временного цикла процесса, такие как:

Выполнять действия процесса параллельно, а не последовательно. То есть просматриваются действия, которые могут осуществляться параллельно, а не последовательно.
Поменять порядок действий – ликвидация ненужных перемещений документации или продукции.
Уменьшение времени простоев
Совершенствование использования времени.

Для целей бюджетирования целью описания бизнес –процессов компании является выделение финансово-экономических показателей эффективности бизнес-процессов с определением их исполнителей.

Все вышеописанное определяет, что с помощью бюджетирования бизнес-процессов мы сможем определить потребляемые ресурсы, эффективность процесса, наметить планы по улучшению его показателей и отслеживать их с помощью бюджетного управления, а также закрепить ответственных – подразделения (ЦФО) в рамках бюджетирования. Также определив бюджетные показатели по улучшению эффективности процесса связать данные цели со схемой мотивации ЦФО.

Любая функция бизнес-процесса в компании может выполняться следующими способами:

Собственным центром затрат или центром прибыли (собственными силами)
Сторонним предприятием
Сочетанием способов

При выполнении функции собственными силами формируются издержки, связанные с использованием ресурсов центром затрат. При этом издержки складываются из различных статей затрат:

Материалы
Заработная плата
Амортизация и т.д.

В случае внешнего выполнения функции будет использоваться одна статья затрат – например, затраты на транспортировку.

При использовании сравнения затратности осуществления бизнес-процесса собственными силами или путем привлечения сторонних организаций сравнение будет осуществляться на основе стоимости бизнес-процесса в обоих случаях для выбора менее затратного способа.

С целью бюджетирования бизнес-процесса необходимо определить ресурсы бизнес-процесса. Ресурсы процесса указывают состав ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Необходимые ресурсы служат основой установления норм при бюджетировании бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов может иметь различные методики. Для целей этой книги выбрана методика, которая несколько отличается от общепринятой, но в тоже время позволяющая решить задачи бюджетирования и по этой причине, используемая в данном формате.
Типовой перечень бизнес -процессов был приведен в книге ранее в виде перечня процессов, разработанного Американским центром производительности и качества. Для бюджетирования мы произведем некоторое «сворачивание» типовых бизнес- процессов и приведем их к виду, в котором они могут существовать в компаниях среднего масштаба со штатом до 300 сотрудников.

Данную структуру построения бизнес-процессов могут иметь не все компании. На это может быть несколько причин – размеры компании и построение бизнес-процессов не вписывающихся в стандартизованные решения. Чем меньше компания, тем меньше бизнес-процессов у нее может присутствовать, либо несколько процессов имеют урезанный характер и хаотичное их использование без должного разделения на составляющие и четкого понимания результатов процесса. К примеру, часть компаний могут не оценивать эффективность своей рекламы по причине отсутствия формализованной методики. В данном случае оценка рекламной деятельности может осуществляться по принципу оценки средств, затраченных на нее без привязки к ее влиянию на результат деятельности компании.

Вторая причина построения структуры бизнес-процессов, не вписывающихся в классическую структуру является непонимание того, как процесс должен осуществляться и что должно быть результатом процесса.

Как уже было отмечено ранее, для управления по бизнес процессам необходимо его формализовать. То есть любой бизнес процесс организации должен включать:

Однозначное определение границ процесса по его входам, выходам и выполняемым функциям подразделений
Однозначное определение взаимодействия процессов в рамках системы процессов компании
Однозначность определения владельцев процесса, отвечающих за результативность и эффективность каждого процесса
Поэтому когда мы говорим о любом из вышеперечисленных бизнес-процессов, мы понимаем, что для управления ними необходимо:
Задокументировать (формализовать) бизнес-процессы, определив его границы, входящий и исходящий поток процесса
Результаты бизнес — процесса (продукт и т.д)
Ресурсы, используемые процессом (стоимостные затраты)
Эффективность и результативность процесса, время на его осуществление, производительность труда
Измерение показателей процесса

Принимая за основу типовую структуру бизнес – процесса «Продажи» мы для целей бюджетирования должны выделить границы данного бизнес-процесса, систему показателей, ресурсы процесса и описать форматы бюджетов. Необходимо сразу отметить, что некоторые из подпроцессов мы не будем для простоты примера рассматривать как незначительные для бюджетирования.

К примеру, если компания имеет целью бюджетировать бизнес-процесс «разработка ценовой стратегии», то необходимо, чтобы в компании четко можно было выделить ресурсы на разработку ценовой стратегии. Если выделение данных ресурсов затруднено, то для целей бюджетирования такой бизнес-процесс не стоит выделять, его необходимо укрупнять.

Для целей бюджетирования мы не будем изображать процесс в виде IDEF0 диаграмм, а некоторые детали описания процесса упустим, описав его исходя из тех показателей, которые будут использованы в бюджетировании – финансово — экономические показатели.
Главная задача при выделении бизнес-процессов компании сделать их «жизненными». Существуют «идеальные» или типовые процессы, которые были приведены в книге ранее. В каждой компании существует свой набор бизнес-процессов, который может сильно не соответствовать «идеальной» типовой версии. Это не должно быть камнем преткновения у компаний. Важно, чтобы существующие процессы компании позволяли оптимально осуществлять деятельность компании.

Нередко происходит путаница и подмена понятий бизнес-процессов компании и ее функций. Бизнес-процесс это работа, она дает ответ на вопрос: «Что происходит?», в то время как функция — это ресурс, который дает ответ на вопрос: «Кто это будет делать?».

Для целей бюджетирования мы выделим основные и вспомогательные бизнес-процессы компании.

Основным принципом выделения бизнес-процессов компании является принцип, что основных процессов не должно быть более 7 + 2 , вспомогательных более 4+ 2. Такое ограничение связанно с тем, что человек не может эффективно воспринимать, а значит и руководить более, чем 7-9 объектами управления.

Выделим основные и вспомогательные процессы компании с целью их дальнейшего бюджетирования:

Маркетинг и изучение рынка
Снабжение (Закупки продукции)
Складирование и хранение
Сбыт продукции
Обработка
Транспортировка

Данный перечень процессов, как по названию, так и содержанию зависит от целей и назначения организации. Основное правило отнесения процессов к основным – это то, что данные процессы, преобразовывая продукцию, повышают ее ценность (экономическую).

К вспомогательным процессам относятся такие, которые не добавляют экономической ценности продукту. К ним можно отнести:

Управление финансами
Управление персоналом
Управление развитием
Управление ИТ

Для выделения основных бизнес-процессов используется принцип равной значимости процессов, трудоемкости и важности процессов. Так, если каким-то процессом занимается 3 сотрудника из 100 штатных, наверное, нецелесообразно выделять его в процесс.

Выделять такой процесс как «разработка и видение стратегии компании» нецелесообразно, если не существует отдельно взятого подразделения, выполняющего подобные функции. Это связанно с тем, что данный процесс трудно выделить, так как трудно определить ресурсы процесса и кто несет ответственность за результаты.

При стандартной схеме бюджетирования одной из проблем, с которой приходиться сталкиваться компаниям – планирование накладных расходов. Эти расходы связаны с работой обеспечивающих подразделений, что вызывает трудности с увязкой объемов продаж и затратами сервисных подразделений. Хотя, решить эти проблемы проще с использованием методики бюджетирования АВВ – бюджетирования по видам деятельности.

Основное преимущество методики АВВ – планирование и увязка затрат вспомогательных подразделений с основным бизнес-процессом компании. Это осуществляется с помощью установки целевого норматива затрат на вспомогательные бизнес-процессы компании- транспортировку, обработку одного заказа, одной доставки, одного документа. То есть, система АВВ позволяет определить из-за чего возникают издержки.

Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.
В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

Описание рабочего места
Должностная инструкция сотрудника
Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

Описать сами бизнес-процессы.
Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.

Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Необходимо понимать:

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Далее – снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPM?

В первую очередь, это непосредственно система BPM, а также описание нотаций BPMN. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

‍

Управление бизнес-процессами и информацией предприятия. Определения классов систем и перечисление их функционала

Системы управления бизнес-процессами и системы управления корпоративным контентом — классы пересекающиеся с точки зрения функционала, но, совершенно точно, не взаимозаменяемые. ИТ-специалист должен четко понимать, в каком случае компании нужна та или иная система, чтобы внедрять востребованные и окупаемые решения.

В статье попытаемся показать, чем системы управления бизнес-процессами отличаются от систем управления информацией предприятия, какие задачи они решают, как они пересекаются между собой, таким образом, чтобы это было понятно не только специалистам, но и простым пользователям. Сначала приведем устоявшиеся определения двух классов систем.

Терминология: системы управления бизнес-процессами и контентом

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management)

Эта концепция рассматривает процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management)

Это набор технологий, инструментов и методов, которые используются для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в форматах Word, Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Многообразие видов контента существенно отличает ECM от управления бизнес-процессами, где в центре системы находится workflow. Основная задача ECM — поддержка полного жизненного цикла информации.

Управление бизнес-процессами — на стыке трех классов систем

Если все информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию и управление бизнес-процессами, разделить на три класса, то получается следующая картина:

системы управления документацией — автоматизируют движение документации;
системы управления ресурсами — автоматизируют управление ресурсами;
CASE-средства — автоматизируют моделирование и создание процессов.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS) находится на стыке этих трех классов корпоративного ПО.

Если рассматривать ECM-систему, то это не просто система управления документами, она объединяет два ключевых средства, необходимых для построения информационной системы, это:

BPM — управление бизнес-процессами;
IDM — интегрированное управление документами.

Состав BPM- и ЕСМ-систем

Для того чтобы понять какие задачи решает та и другая система, посмотрим из каких модулей они состоят.

Основными модулями системы управления бизнес-процессами являются:

модуль графического моделирования. Модуль позволяет аналитику представить процесс в терминах потока работ, бизнес-правил и потока информации;
модуль динамического моделирования. Модуль позволяет представить модель бизнес-процесса в динамике. С его помощью выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что позволяет внести коррективы в процесс на этапе моделирования;
модуль разработки приложений. Модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции с бизнес-приложениями и информационными системами;
модуль управления потоками работ и бизнес-правилами. Модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов. Модуль также осуществляет контроль исполнения заданных бизнес-правил;
модуль интерфейса процессов. Модуль позволяет пользователям просматривать назначенные задачи и выполнять их;
модуль управления процессами. Модуль позволяет мониторить процессы, получать показатели процессов, анализировать их, формировать отчеты на их основании. Мониторинг позволяет оптимизировать и вносить правки в бизнес-процессы;
модуль управления BPM системы. Модуль позволяет выполнять конфигурирование ПО, назначать права доступа, контролировать аппаратные средства.

Современные ECM, как правило, включают следующие модули:

модуль управления документами или записями (IDM, Integrated Document Management). Модуль обеспечивает хранение документов, карточек документов, версионность, разграничение прав доступа, ведение истории работы с документом;
модуль управления образами документов (Document Imaging). Модуль обеспечивает захват, преобразование и управление бумажными документами;
модуль управления потоками работ (workflow, BPM, Business Process Management). Модуль обеспечивает частичное управление бизнес-процессами, позволяет передавать документы и другой контент по заранее разработанным маршрутам, назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов;
модуль управления веб-контентом (WCM, Web Content Management). Модуль обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, разграничение доступа к информации и единую политику безопасности;
модуль управления медиаконтентом (DAM, Digital Asset Management). Модуль оперирует данными в электронной форме как активами с целью извлечь из них максимальную прибыль;
модуль управления знаниями (KM, Knowledge Management). Модуль обеспечивает поддержку систем для накопления, поиска, доставки информации, необходимой для принятия решения. Модуль включает такие инструменты как полнотекстовый поиск, сквозной поиск по разнородным источникам информации, автоматическую категоризацию и визуализацию информации;
модуль управления коллективным взаимодействием (Collaboration). Модуль позволяет наладить взаимодействие пользователей при подготовке и использовании документов.

После знакомства с модулями BPM- и ECM-систем, может создаться ощущение, что система управления бизнес-процессами — это лишь составляющая ECM-системы, но это не так.

Управление бизнес-процессами дополняет управление контентом, или наоборот

Порядка 20% данных в организации являются структурированными, в то время как оставшиеся 80% — это неструктурированный контент. Для того чтобы управлять контентом организации, необходимо отлаженное управление процессами, что, в свою очередь, невозможно без контента. Как правило, в организациях, выбравших в качестве основы ECM, серьезные процессы не могут быть исполнены без формирования документов.

На практике взаимодействие систем электронного документооборот и управления бизнес-процессами зачастую не является равноценным, одна из систем является доминирующей и играет первостепенную роль, а другая — вторичную. Это объясняется тем, что заказчик предъявляет различные требования к автоматизации и хочет достичь в результате разные цели.

Например, если есть необходимость только в текстовых регламентах и в графических моделях бизнес-процессов для прохождения сертификации на ISO, или есть необходимость в разовой автоматизации какого-либо отдельного процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами (ECM) вполне решит поставленные задачи.

В том же случае, если организации необходимо управлять целой сетью сквозных бизнес-процессов, то в первую очередь целесообразным будет внедрение системы управления бизнес-процессами, функционал которой сможет провести моделирование, автоматизацию, мониторинг, анализ и улучшение бизнес-процессов предприятия. В рамках BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, в рамках этих бизнес-процессов сформируется поток работ (workflow), параллельно генерируется поток документов (docflow), управлять которым удобно как раз в ECM-системе.

Реальная выгода от внедрения ECM-системы будет только тогда, когда удастся выстроить ее взаимодействие с основными процессами организации, т.е. интегрировать неструктурированную информацию в процессы. И именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации. BPM — то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами, и вписать их в бизнес-процессы организации.

Управление и оптимизация бизнес-процессов компании, организации

Оптимизация бизнес процессов

Управление бизнес-процессами и оптимизация бизнес-процессов компании с использованием нашего подхода EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) позволит вам точно определить с чего начать для решения наиболее важных проблем предприятия и получить желаемый результат.

В последние годы, на организации навалилось множество разных методов и философий по улучшению бизнеса, каждый из которых имеет своих активных сторонников и критиков. Эти подходы, включающие такие, как TQM, Lean, Six Sigma, JIT, Kaizen при правильном применении могут принести существенные улучшения во всей компании. Однако, неверное применение во время внедрения, неприемлимость использования на некоторых проектах и другие причины могут стать результатом субоптимизации или полного отсутствия улучшений в организации в долгосрочной экономической результативности.

Управление бизнес-процессами компании — концептуальная модель

Таким образом, для эффективного управления бизнес-процессами в организации очень важно применение правильной концептуальной основы, согласованной с видением предприятия и его стратегическими целями и позволяющей выбор разных методов улучшений. EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) – модель, являющаяся разработкой нашей компанией и концептуальной основой эффективного управления бизнес-процессами, которая позволит настроить процессы в соответствии с нуждами предприятия и предоставить эффективные инструкции в сфере планирования, использования и оптимизации критических бизнес процессов.

Системный подход наших экспертов к анализу и управлению бизнес-процессами позволит выработать для вашей компании комплексные, но в то же время гибкие решения для обеспечения более эффективного позиционирования вашего бизнеса с целью уверенного достижения его проектных задач — высокого качества при соблюдении сроков и минимальных издержках.

Оптимизация бизнес-процессов организации с помощью ЕВРО ® — наши услуги
Путем систематической идентификации и картирования потоков создания потребительской ценности, модель ЕВРО позволяет компании выбрать программы оптимизации и инициативы, способные повысить эффективность бизнеса и принести наибольшую отдачу на организационные инвестиции.
ЕВРО является гибким инструментом, обеспечивающим системообразующую основу управления бизнес-процессами, позволяющую организациям идентифицировать наиболее важные из них, оценить их результативность, разработать цели для оптимизации в соответствии с уникальными требованиями предприятия, выбрать правильные инструменты и методы для достижения этих целей и контролировать бизнесом эффективность прилагаемых усилий по оптимизации.

Как выстроить эффективное управление бизнес-процессами в компании

Неэффективное управление бизнес процессами, а другими словами необдуманное потребление человеческих ресурсов, негативно отражается как на расходах компании, так и на ее устойчивости и способности своевременно реагировать на изменения внешних факторов.

Прежде чем говорить о BPM (Business Process Management) и о том, как оптимизировать бизнес-процессы и увеличивать их эффективность, нужно заметить, что часто в сознании многих людей происходит смешение бизнес-процессов и операционных процессов. Но это – разные вещи. Начнём с уточнения понятий.

Photo by rawpixel.com on Unsplash

Операционный процесс — это последовательность или совокупность операций, посредством которых ресурсы преобразуются в продукцию или услугу. Например, в службе такси в рабочий процесс входит:

Получение заявки от клиента через звонок или онлайн-заказ.
Обработка заявки оператором.
Поиск автомобиля.
Связь с водителем, направление машины в нужное место.
Перевозка клиента, получение от него оплаты.

Как сделать более эффективным именно рабочий процесс? Вариантов много, самый простой – автоматизация. Заменив бухгалтеру счёты на калькулятор, уже можно ускорить его работу (а следовательно, и рабочий процесс) в несколько раз. В нашем случае с такси повышения эффективности рабочего процесса можно достичь, перейдя на более совершенную мобильную связь или более скоростной хостинг для сайта.

Что же касается бизнес-процессов, то это совсем другое понятие. Оно относится не к сотруднику и выполняемым им действиям, а к самим процессам, протекающим в компании.

Бизнес-процессы реализуют направления действий. Направления действий выбираются, чтобы обеспечить продвижение предприятия к одной или нескольким своих целей. Определение из спецификации OMG «Business Motivation Model»

Каждый бизнес-процесс – это цепочка действий, приводящая к конкретному результату, ценному для компании. Например, к продаже товара покупателю.

Такой процесс всегда имеет:

Владельца. Он имеет полномочия создавать, отменять процесс, изменять его течение. Благодаря этому владелец обладает набором возможностей для того, чтобы обеспечить успешное достижение результата.
Входы и выходы. Например, вход – это заявка, оставленная клиентом на сайте, а выход – доставка ему заказа.
Исполнителей. Это те сотрудники, через которых проходит процесс и которые выполняют нужные действия.
Регламент. Это схема, согласно которой происходит переход задачи между сотрудниками и от этапа к этапу.
Потребителей. В основном это клиенты, ради удовлетворения которых, собственно, и существует весь бизнес-процесс.
Поставщиков. Это сотрудники и внешние компании, обеспечивающие процесс ресурсами.

Пример модернизации бизнес-процесса

Ещё раз – на примере, чтобы было понятнее.

Рабочий процесс закрытия вакансии в компании:

Менеджер размещает вакансию на сайте и общается с соискателями по телефону.
Затем он проводит с ними личные встречи.
В центральном офисе компании сотрудник принимает от соискателей резюме и документы.
Директор филиала, где имеется вакансия, проводит итоговое собеседование с сотрудником.

Как видим, рабочий процесс описывает, кто из сотрудников какие действия выполняет.

Бизнес-процесс рассматривает ту же ситуацию с точки зрения компании, и это выглядит так:

Формирование заявки на закрытие вакантной позиции в компании.
Привлечение соискателей.
Предварительный отсев неподходящих соискателей.
Рассмотрение перспективных соискателей.
Выбор претендента на закрытие вакансии.

Для наглядности бизнес-процесс закрытия вакансии выше приведен в максимально упрощенном виде. В реальном бизнесе такой бизнес-процесс обычно включает намного больше шагов, также важно понимать, что при описании бизнес-процесса помимо шагов имеет решающим является описание взаимосвязей между ними. Например, на шаге предварительного отсева соискателей может быть выявлена неточность в формулировке требований к соискателям, и на этот случай в процесс стоит включить шаг внесения корректировки в заявку на закрытие вакансии и связать его с логически связанными с ним шагами процесса.

Оптимизируйте бизнес-процесс поиска новых сотрудников с помощью решений на базе Low-code платформы Comindware Business Application Platform. Закажите демо, чтобы оценить её простоту и эффективность.

Заказать демо

Эффективное управление бизнес-процессами неотделимо от понятия «узких мест», то есть тех этапов, на которых возникают проблемы или которые являются слишком ресурсоёмкими для компании. В предложенном примере таким местом зачастую является избыточное количество собеседований: для отсева заведомо неподходящих соискателей достаточно телефонного разговора, личная встреча даёт излишнюю нагрузку на менеджера.

В качестве примера более глубокой модернизации бизнес-процессов может быть полезно рассмотреть кейс цифровизации HR в КРОК. Компания автоматизировала и существенно увеличила эффективность таких HR-процессов, как организация обучения, управление кадровым документооборотом и льготами сотрудников.

При этом необходимость предоставлять документы в центральный офис нагружает дополнительного сотрудника и вызывает необходимость впоследствии перенаправлять их в филиал, где сотрудник будет работать. Если же его не трудоустроят после итогового собеседования, то его документы окажутся никому не нужными.

Очевидно, что данный бизнес-процесс оптимизируется, если оставить в нём только 3 этапа:

Размещение вакансий.
Беседа менеджера по телефону с соискателями и отсев неподходящих.
Собеседование директора филиала с перспективными соискателями и рассмотрение их документов, которые они приносят с собой.

Такая несложная реформа сильно экономит время сотрудников компании и делает схему проще и прозрачнее.

Бизнес-процессы и их автоматизация

Что касается бизнес-процессов и их автоматизации, то автоматизация является лишь одним из этапов работы с бизнес-процессом. Например, специальные программы BPMS (системы управления бизнес-процессами) помогут легко отслеживать: сколько соискателей откликнулись на вакансию, с кем из них уже переговорил менеджер, в какой момент директор филиала одобрил чью-то кандидатуру, что приводит к необходимости закрыть вакансию. Но логика каждого процесса и его схема относятся не к автоматизации, а к моделированию, поэтому автоматизация без предварительной оценки эффективности процесса и его пересмотра не устранит тех изъянов, о которых мы говорили в примере выше.

Стоит иметь в виду, что разница в подходах к управлению бизнес-процессами в небольших компаниях и на крупных предприятиях может быть существенной. Чем крупнее компания, тем большее значение в управлении бизнес-процессами может иметь комплексный подход.

Человек, занимающийся BPM, должен рассматривать процесс в рамках взаимосвязанных бизнес-операций, которые в целом взаимодействуют для достижения бизнес-цели. Это ключевое отличие от функционального взгляда на бизнес, при котором каждая функция может быть оптимизирована независимо от других функций. В сложной системе, такой как бизнес, хорошо известно, что локальная оптимизация части системы редко приводит к хорошим общим результатам. Специалист в области BPM должен учитывать показатели всей системы при оценке конкретного процесса. Натаниэль Палмер (Nathaniel Palmer)
Автор бестселлеров, спикер, практик и один из наиболее влиятельных мыслителей в области управления бизнес-процессами (BPM) по результатам независимых исследований. Натаниэль является главным архитектором крупномасштабных и сложных BPM-проектов с инвестициями в размере 200 млн. долл. США.

Карта бизнес-процессов – важный инструмент эффективного управления бизнес-процессами на крупных предприятиях

На небольшом предприятии эффективное управление бизнес-процессами в основном сводится к поиску «узких мест» в таких процессах и путей их устранения.

В упрощенном виде управление бизнес-процессами на предприятии состоит из шести этапов:

Анализ процесса, составление модели «как есть». Поиск недостатков. Создание модели «как хотелось бы».
Проектирование разных вариантов изменений.
Тестирование этих вариантов, анализ результатов.
Выбор подходящего варианта (реализация). На этом этапе может подключаться автоматизация с помощью BPM-систем.
Мониторинг: оценка эффективности работы по новой модели.
Сравнение с желаемой моделью.

В целом эффективное управление бизнес-процессами на предприятии означает два параллельных действия:

Поиск существующих недостатков и построение более совершенных моделей.
Поиск путей, способных привести к этим моделям.

Постоянное внимание к этой сфере своего бизнеса является главным залогом её модернизации и большей эффективности.

Попробуйте платформу Comindware Business Application Platform для управления бизнес-процессами на вашем предприятии. Она относится к типу Low-code – а значит, её можно внедрить и запустить в почти работу без участия программистов, силами бизнес-аналитиков.

Закажите демо, чтобы увидеть набор возможностей платформы.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Управление бизнес-процессами как повышение эффективности

Ключевые понятия и схема управления бизнес-процессами – это комплекс мер, направленных на повышение эффективности работы предприятия. С помощью такого подхода проводится анализ всего цикла производства, организационных моментов и увеличивается результативность работы.

Каким образом происходит управление бизнес-процессом? Для чего она необходима? Попробуем разобраться в данных вопросах в этой статье.

Основная цель управления бизнес-процессами – приведение в действие способов организации и прочих факторов, в соответствии с назначенным курсом развития предприятия. В результате должно получится эффективное сочетание способов управления процессами и мер, благодаря которым компания достигнет высоких результатов. Управление процессами предназначено для сокращения времени на выполнение плана персоналом (с помощью внедрения автоматизации и определенных алгоритмов работ), качественного повышения конечного результата на любом производственном этапе, обеспечения четкого контроля производственных моментов.

При управлении процессами учитываются следующие факторы:

Реальное положение дел в компании на данный момент времени.
Суммы затрат на производство продукции или предоставление услуг.
Траты на закупку исходного сырья, оборудования и проведение работ.
Внедрение новых технологий производства, квалифицированного персонала и привлечение полезных связей.

Стадии осуществления управления.

Управление бизнес-процессами происходит в несколько этапов:

Составление инструкции процессов. В этот период все, что происходит в компании, регистрируется документально. В конечном итоге это позволит выявить повторяющиеся циклы и установить их продолжительность. По времени этот этап занимает примерно 1-2 недели. На основе собранных данных и оптимизируется работа компании в целом.
Описание процессов. На данном этапе формируется общая информационная база данных о всех процессах, происходящих в компании. Это необходимо для построения действующей эффективной стратегии по развитию процессов. Обычно для сбора и хранения информации используют специальные программы, которые облегчают ее анализ. Для оптимизации бизнес-процессов и их взаимовлияния, составления правильного описания бизнес-процессов или оптимизации работы отдела продаж в целом, с помощью информационной системы можно получить квалифицированную оценку существующих инструментов работы и право выбора того или иного программного продукта. Информационная система должна быть адаптирована под специфику работы компании, с максимально удобной базой для работы менеджеров. Правильно выстроенная, удобная в использовании система позволяет менеджеру видеть свою долю в рынке, формирует воронку продаж, напоминает о ключевых клиентах, избавляет от отчетности в виде заполнения таблиц. Таким образом, компания получает эффективный инструмент управления клиентским списком и избегает типичных ошибок его формирования.
Организация работы компании. Для каждой сферы деятельности и решения определенных вопросов назначается менеджер, наблюдающий за качеством и несущий ответственность за выполнение поставленных задач.
Контроль загрузки работников компании. Для каждого из членов персонала устанавливается лимит на выполнение работ, исходя из анализа затрат времени на рабочие процессы. Устанавливается система премий и других вознаграждений, а также штрафов. По необходимости проводится увеличение штата сотрудников.
Контроль рабочих процессов. Устанавливается информационное обеспечение, которым могут воспользоваться менеджеры для получения данных и их проверки.
Фиксирование затрат компании. Производится учет расхода средств на все обеспечение рабочего процесса, в том числе и расходы на услуги, предоставляемые компании. Производится расчет в информационной системе. На основании затрат составляется бюджет отделов, определяется их рентабельность для компании, оцениваются траты поэтапно и в общем количестве.
Анализ причин сбоев. В ходе рабочего процесса неизбежны ошибки. Задача на этом этапе – определение их источника, выявление сопутствующих факторов и своевременное устранение недочетов. После всех перечисленных действий, менеджеры оценивают результат, если он не изменился проводится дальнейшая оптимизация.
Таким образом, своим управлением бизнес-процессами, многие компании достигли желаемых результатов и осуществляют четкий контроль за всеми процессами. Сокращая, при этом время на выполнение некоторых задач, что только пложительно влияет на конечные результаты компании.

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что означает управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности.Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

BPM похожа на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами не является ни управлением задачами (которое фокусируется на отдельных задачах), ни управлением проектами (которое обрабатывает одноразовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project.Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или управление процессами.

Узнайте больше о проекте и процессе

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованный и несистематизированный, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, ключевые необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

Потраченное время
Больше ошибок
Повышенная вина
Отсутствие данных
Деморализованных сотрудников

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

1. Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки.Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

1. Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе. Вот подробные инструкции по моделированию BPM.

1. Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей.Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

1. Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест. Вот более подробная статья об этом шаге.

1. Шаг 5 : Оптимизировать

В ходе анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными.Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Какие бывают типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документ-ориентированный BPM

Эти решения для управления бизнес-процессами требуются, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они позволяют выполнять маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
Более эффективное выполнение повседневных операций
Реализуйте более крупные организационные цели
Переход к цифровой трансформации
Улучшение и оптимизация сложных операций
Тщательно отслеживайте отдельные элементы в процессе их выполнения

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это связано с тем, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM).Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:

Утверждайте табели учета рабочего времени быстрее
Наем новых сотрудников без проблем

Вот 6 примеров управления бизнес-процессами от компаний, внедривших BPM.

Продажи

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

Одобрение заявок на командировку в один клик
Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

Особенности каждого грамотного инструмента управления бизнес-процессами

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
Конструктор форм с перетаскиванием
Управление доступом на основе ролей
Мобильная поддержка
Мощные функции администратора
Единый вход (SSO)
Интеграция с существующими программными системами
Отчеты и аналитика
Производительность для больших баз пользователей
Показатели производительности процесса

Прочтите эту статью, чтобы получить подробное объяснение перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да. Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, чтобы сделать BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

Организационный процесс: повышение качества и прибыльности.

Чтобы понять , что такое управление организационными процессами , мы должны сначала разобраться в значении функций процессов и четко его понять.

Нет ничего нового в том, что в любой сфере деятельности конкуренция с каждым разом обостряется. Чтобы поддерживать высокий уровень конкурентоспособности и гарантировать свое выживание и успех, компания должна инвестировать в культуру качества и стараться добиться максимальной производительности по всем параметрам, связанным с бизнесом.

Когда мы говорим обо всех переменных, мы имеем в виду все из них:

Входы и материалы в целом.
Информация и знания.
Сотрудники и поставщики.
Машины и оборудование.
.
Правила и процедуры.

Организационные процессы — это последовательность задач, которые, повышая ценность этих переменных и работая над ними, в конечном итоге создают продукт или услугу, предлагаемые компаниями.

Следовательно, способ управления этими переменными — это и есть управление организационными процессами.Так что же, в конце концов, лучший способ справиться со всем этим? Есть ли идеальная методология для координации этих факторов?

Два основных типа управления организационными процессами

В настоящее время существует два вида управления организационными процессами. Иерархическое и интегрированное.

Первый — традиционный, принятый большинством моих компаний. В нем больше отношений подчиненности, и рабочий процесс фрагментирован.

Хотя, учитывая конкурентоспособность рынка и растущую потребность в экономии времени, сокращении затрат и повышении производительности, иерархическая система заменяется интегрированной методологией.

В интегрированном управлении организационным процессом отношения становятся более динамичными, ценится командная работа, и, следовательно, сотрудники становятся более разносторонними, а не специализируются только на одной деятельности.

Кроме того, когда внедряется системная методология, в компании происходит существенное изменение приоритетов, в результате чего клиент начинает уделять больше внимания приоритетам. Видение организации становится шире, охватывая не только продукт или услугу, но и то, как они создаются, как улучшить бизнес-процессы.При этом компания может предложить клиенту продукт или услугу с большей добавленной стоимостью и преимуществами более быстрым и дешевым способом.

Управление организационными процессами по методологии BPM

Концепция BPM (Управление бизнес-процессами) относится к группе элементов и методологий, направленных на достижение системного и интегрированного управления между всеми отделами компании и всеми функциями и обязанностями поставщиков и сотрудников.

Внедрить управление организационными процессами с помощью методологии BPM непросто. Людям может быть трудно принять изменения и новые идеи в культурных или традиционных вопросах. И именно поэтому информационные технологии важны.

Чтобы сделать управление более широким, динамичным и гибким, важно рассчитывать на надежное программное обеспечение или на профессионала. Только таким образом руководство может модель , определить, выполнить , отслеживать и оптимизировать организационные процессы, значительно улучшая производительность компании и увеличивая ее прибыльность и удовлетворенность клиентов.Посмотрите видео ниже и проверьте это.

Чтобы узнать больше о методологии BPM и о том, как ее применять, перейдите на наш веб-сайт.

См. Также:

Что такое управление бизнес-процессами?

BPM — это способ взглянуть на процессы, присутствующие в организации, а затем контролировать их. Это эффективная методология, которую можно использовать во время кризиса, чтобы убедиться, что процессы эффективны и действенны, поскольку это приведет к лучшей и более рентабельной организации.

Термин «управление бизнес-процессами» означает то, как мы изучаем, идентифицируем, изменяем и отслеживаем бизнес-процессы, чтобы обеспечить их бесперебойную работу и возможность их улучшения со временем. Часто описываемый в терминах повседневного потока работы — и да, «рабочий процесс», как правило, подходит под зонтик улучшения процесса — это важный элемент головоломки доступа и использования, поскольку отсутствие или плохой процесс действительно ухудшает вашу способность достигать и использовать информацию.

BPM лучше всего рассматривать как бизнес-практику, включающую техники и структурированные методы.Это не технология, хотя на рынке есть технологии, которые несут дескриптор из-за того, что они позволяют: а именно, идентификации и изменения существующих процессов, чтобы они соответствовали желаемому, предположительно улучшенному, будущему положению дел. Речь идет о формализации и институционализации более эффективных способов выполнения работы.

Вниманию обучающихся визуально: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Для успешного применения BPM обычно требуется следующее:

Организация вокруг результатов, а не задач, для обеспечения должной фокусировки
Исправление и улучшение процессов перед (потенциально) автоматизацией; в противном случае все, что вам нужно сделать, это ускорить беспорядок
Установление процессов и передача прав собственности, чтобы работа и улучшения просто не ускользнули — и они будут, поскольку человеческая природа берет верх и импульс утихает
Стандартизация процессов в масштабе предприятия для облегчения понимания и управления ими, уменьшения количества ошибок и снижения рисков
Обеспечение непрерывного изменения для расширения и распространения улучшений с течением времени
Улучшение существующих процессов, а не создание радикально новых или «совершенных», потому что это может занять столько времени, чтобы подорвать или свести на нет любые достигнутые успехи

BPM не должно быть разовым упражнением.Он должен включать постоянную оценку процессов и включать в себя действия по улучшению общего потока процессов. Все это ведет к непрерывному циклу оценки и улучшения организации.

Шаги, которые можно распознать в BPM:

Анализировать
Редизайн и модель
Орудие
Монитор
Управление
Автомат

Получение информации туда, куда она должна идти, и когда она нужна, — это только часть решения — большая часть остального включает в себя сначала запрос необходимой информации, а затем ее передачу вам в удобном для использования формате.Это и есть программное обеспечение для создания отчетов и запросов.

Успех во многом зависит от того, насколько хорошо вы помечаете данные в своих репозиториях, чтобы их можно было идентифицировать и включить при поступлении соответствующего запроса. Важным стимулом к достижению этой цели является общая метамодель хранилища (CWM), полная спецификация синтаксиса и семантики, которую хранилища данных и инструменты бизнес-аналитики могут использовать для успешного обмена общими метаданными.

Выпущенный и принадлежащий Object Management Group (OMG), CWM определяет интерфейсы, которые могут использоваться для обеспечения обмена метаданными хранилища и бизнес-аналитики между инструментами хранилища, платформами хранилища и репозиториями метаданных хранилища в распределенных гетерогенных средах. Он основан на трех стандартах:

UML — унифицированный язык моделирования, стандарт моделирования группы управления объектами (OMG)
MOF — средство метаобъектов, метамоделирование OMG и стандарт хранилища метаданных
XMI — XML Metadata Interchange, стандарт обмена метаданными OMG

CWM-модели также позволяют пользователям отслеживать происхождение данных, предоставляя объекты, которые описывают, откуда данные поступили, когда и как они были созданы.Обмен экземплярами метамодели осуществляется через документы обмена метаданными XML (XMI).

Самый простой из них известен как маршрутизация или простой рабочий процесс. Он перемещает контент — очень часто в форме обычных документов — из одного места или от человека к другому, и когда задача A завершена, это позволяет начать задачу B. Маршрутизация, как правило, является специальной, без какой-либо автоматической обработки правил и с небольшой интеграцией между управлением процессами и затронутыми приложениями или без нее.Вместо этого, это в значительной степени личное общение.

Workflow — это больше, чем просто перемещение объектов из пункта A в пункт B, из пункта C в пункт D, поскольку он позволяет выполнять задачи параллельно, экономя время и повышая производительность. Способный управлять несколькими процессами, происходящими одновременно, он учитывает исключения и условия, применяя определенные пользователем правила.

Сама по себе

BPM, возможно, является «ультра» техникой улучшения процессов, поскольку она явно решает сложность процессов взаимодействия между приложениями и репозиториями и включает процессы, управляемые данными, а также управляемые контентом процессы — и все это на постоянной основе.

Обычно управляемый бизнес-правилами, он включает в себя большой объем оперативного анализа и блок-схем, а более сложные предложения в этой области включают не только проектировщиков процессов, но и инструменты моделирования, поэтому процессы можно запускать виртуально для выявления узких мест или других проблем, связанных с любым из них. или базовая инфраструктура.

Мы должны помнить, что бизнес-процессы должны включать мобильную рабочую силу и то, как мобильные устройства влияют на достижение общих целей организации.

Что такое управление бизнес-процессами? Все, что вам нужно знать

Управление бизнес-процессами (BPM) — это набор навыков и методов, которые компании используют для изучения сквозных процессов и их улучшения. Бизнес-процессы — это стратегические и операционные активы, которые необходимо понимать и активно управлять для создания устойчивой ценности для организации. Без них был бы хаос. Управление бизнес-процессами Бизнес-процессы позволяют компаниям разрабатывать последовательные способы работы, которые можно оптимизировать для достижения целей организации.BPM часто описывают как дисциплину управления операциями, направленную на улучшение сквозных бизнес-процессов. Управление бизнес-процессами путем их обнаружения и анализа, моделирования и измерения того, как они работают, и улучшения их посредством оптимизации и автоматизации. Это похоже на взгляды, выраженные в дисциплинах, таких как общее управление качеством, и в стандартах, таких как ISO 9000. Управление качеством управления бизнес-процессами связано с несколькими другими дисциплинами, такими как управление проектами, управление проектами, концепции BPM, ИТ-системы. менеджмент и управление программами менеджмента качества, которые преследуют общую цель повышения производительности компании.

История управления бизнес-процессами

История управления бизнес-процессами началась с самого бизнеса и коммерции, поскольку разные люди и группы становились специалистами для разных видов деятельности, а затем объединяли их, создавая ценность для других. Формальные концепции BPM Моделирование бизнес-процессов, таких как задачи, отделы, функции, производство и результаты, начало появляться в начале 1900-х годов, когда предприятия начали решать задачи планирования работы в цехах. В течение 1900-х годов эти концепции продолжали развиваться и развиваться, поскольку компании расширялись, реструктурировались и стремились улучшить свои операции.Моделирование бизнес-процессов всерьез появилось в 1990-х годах и стало ключевым фактором в тенденциях автоматизации бизнес-процессов примерно на рубеже веков. Такие методологии управления качеством, как Six Sigma, Lean и Kanban, основаны на наборе основ BPM и предоставляют компаниям расширенный набор инструментов для измерения и улучшения операционных показателей. поскольку набор концепций и дисциплин был расширен, чтобы включить как ручные (управляемые человеком) процессы, так и те, которые интегрированы с технологиями.Расширенные возможности оркестровки рабочих процессов и искусственный интеллект привлекли внимание к управлению бизнес-процессами в течение последних нескольких лет, поскольку компании проводят цифровую трансформацию своих бизнес-процессов. Это приводит к тому, что повышенное внимание уделяется управлению взаимодействием с людьми и пользовательскому опыту, поскольку люди взаимодействуют с бизнес-процессами, основанными на технологиях.

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Существует множество различных структур, разработанных отраслевыми организациями, такими как Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами и Институт бизнес-процессов, которые описывают ключевые элементы управления бизнес-процессами и жизненный цикл BPM.В целом, операции BPM сгруппированы в следующие ключевые области:

Идентификация
Дизайн / Моделирование
Автоматизация
Выполнение
Мониторинг / Контроль
Оптимизация и реинжиниринг

Идентификация процессов

Управление бизнес-процессами связано с для большего, чем просто отдельные действия — это управление сквозными процессами. Многие из этих процессов будут включать в себя несколько отделов, должностных функций и ИТ-систем.Определение бизнес-процессов — это первый шаг к контролю и оптимизации их производительности и эффективности. Процесс идентификации включает определение объема процесса, действий и задействованных субъектов, связей и связей, используемых для управления рабочим процессом, и цели / результата, для достижения которых предназначен процесс.

Проектирование и моделирование

Проектирование бизнес-процессов более детализировано, чем идентификация, и связано как с существующими, так и с будущими процессами. Усилия по проектированию часто включают более подробный анализ потока процессов, бизнес-правил, инициирующих событий, точек принятия решений, создания и использования данных и интерфейсов / передачи обслуживания между участниками процесса.Формализованная нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) позволяет согласованно разрабатывать процессы, которые можно использовать для анализа и моделирования, а также для управления автоматическим выполнением процесса. Прочтите наше введение в отображение процессов.

Моделирование бизнес-процессов может помочь вам:

Обеспечить визуализацию потока процесса и связанных компонентов
Выполнить анализ «что, если» и смоделировать, как спроектированный процесс предназначен для работы и выполнения в различных обстоятельствах
Оценить влияние изменений на стоимость выполнения процесса
Прогнозировать ожидаемую производительность бизнес-процесса
Выявить скрытые зависимости процесса и протестировать процесс перед его внедрением в действующую бизнес-среду
Внедрить изменения для ускорения процесса при одновременном снижении риска проблем процессов, связанных с изменениями

Автоматизация бизнес-процессов

В большинстве современных бизнес-процессов используется определенный уровень технологий, предназначенных либо для замены ручных задач, либо для их поддержки.Автоматизация бизнес-процессов выполняется по многим причинам, в том числе для достижения целей цифровой трансформации, повышения качества обслуживания, повышения операционной производительности и масштабируемости, а также для сдерживания затрат. BPA может быть таким же простым, как автономная автоматизация задач, или настолько сложным, как автоматизация сквозных рабочих процессов с несколькими интеграциями.

Выполнение процесса

Выполнение бизнес-процесса задействует обнаруженные и / или спроектированные процессы в рамках ваших операций. Выполнение процесса может включать в себя любую комбинацию ручных и / или автоматизированных задач, определенных как часть дизайна процесса, а также любых бизнес-правил, которые направляют продвижение работы через рабочий процесс процесса.Выполнение процесса — это то место, где компания извлекает пользу из бизнес-процессов, а также несет расходы. Некоторые из ключевых факторов для оценки выполнения вашего процесса — это масштабируемость, стоимость, время выполнения, эффективность в достижении целей процесса, эффективность / продуктивность сотрудников, производимые отходы, качество продукции / продукции и последовательность выполнения.

Мониторинг и управление

Мониторинг процессов отслеживает и измеряет различные процессы в вашей организации, чтобы вы могли понять, насколько хорошо они выполняются, насколько они эффективны и где требуется доработка и оптимизация.Управление процессами — это использование отслеживаемой информации в качестве основы для инициирования действий, поддерживающих работу ваших процессов так, как они были спроектированы и предназначены.

Мониторинг может принимать различные формы, и используемый подход будет зависеть от характера ваших бизнес-процессов.

Мониторинг транзакций обеспечивает понимание хода отдельных транзакций (частей работы) в рамках вашего бизнес-процесса. Этот тип мониторинга показывает маршрут транзакции через рабочий процесс вашего процесса и время, затраченное на различные состояния, чтобы определить, насколько эффективно работает процесс.
Отслеживание изменчивости (контрольные диаграммы) — это тип мониторинга, часто используемый в производственных процессах для оценки согласованности работы процесса и того, как это влияет на согласованность выходных данных процесса.
Интеллектуальный анализ процессов (также называемый анализом журналов) часто используется как представление о производительности автоматизированных процессов (и действий) во времени для выявления аномалий, требующих внимания.
Прогнозный мониторинг бизнес-процессов, с использованием современных технологий, таких как машинное обучение и прогнозная аналитика, позволяет компаниям соотносить прошлые результаты и факторы окружающей среды, которые повлияли на процесс, чтобы предвидеть, как этот процесс, вероятно, будет работать в будущем.

Степень детализации мониторинга, частота и уровень автоматизации мониторинга, которые вам понадобятся, зависят от уровня управления процессом, которого вы стремитесь достичь. Процессы, которые должны быть высокоэффективными (по причинам стоимости), работать в режиме реального времени (например, финансовые транзакции в Интернете) или те, которые должны обеспечивать высокий уровень качества и согласованности (например, медицинские процессы), вероятно, потребуют более интенсивного и подробного мониторинга. .

Оптимизация и реинжиниринг

Оптимизация бизнес-процессов — это аспект постоянного улучшения управления бизнес-процессами.По мере выполнения ваших процессов данные мониторинга будут определять возможности для улучшения и настройки процесса для улучшения факторов производительности процесса (стоимость, скорость, качество, согласованность и эффективность). Оптимизация процессов — это способ понять, почему ваши процессы работают так, как они есть, и определить, какие действия необходимо предпринять или внести изменения для достижения более желаемых результатов. Это часто включает возвращение к этапу проектирования и моделирования управления бизнес-процессами для оценки альтернатив.После того, как изменение было реализовано, его результаты можно измерить посредством непрерывного мониторинга процессов.

В ситуациях, когда постоянного улучшения недостаточно и / или силы в бизнес-среде привели к изменению целей, которые поставлены перед вашими процессами, может потребоваться реинжиниринг бизнес-процессов. Это может включать в себя серьезную переработку существующего процесса, объединение нескольких процессов и / или прекращение работы одних процессов и их замену другими.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Примерно с 2008 года бизнес-среда, в которой работают компании, стала гораздо более подвижной (быстро меняющейся) и конкурентоспособной. Причины этого включают технологический прогресс, более широкий доступ к информации, переключение сотрудников между компаниями и более высокие требования клиентов к качеству и эффективности. Чтобы компании могли получить устойчивое конкурентное преимущество и максимальную прибыльность, их внутренние операционные процессы и взаимодействие с клиентами должны быть эффективными и высокоэффективными.Управление бизнес-процессами — это набор инструментов, которые компании используют для достижения необходимого уровня оптимизации и производительности. Помимо повышения производительности, современное управление бизнес-процессами в значительной степени ориентировано на управление (принятие решений), риски и соблюдение нормативных требований, а также на гибкость организации. Компании должны развиваться быстро и безопасно, чтобы использовать краткосрочные возможности и устранять угрозы, сохраняя при этом стратегическую направленность. Институт BPM объяснил это в контексте трех результатов, имеющих решающее значение для фирмы, ориентированной на результат и ориентированной на клиента:

Обеспечение ясности в отношении стратегического направления

Выравнивание ресурсов фирмы

Повышение дисциплины в повседневных операциях

Бизнес Управление процессами обеспечивает эти результаты, гарантируя, что у компании есть четко определенный набор бизнес-процессов, которые хорошо понятны и последовательно выполняются.Когда силы окружающей среды вынуждают компанию вносить изменения, прочная основа бизнес-процессов позволяет проводить эффективные и скоординированные изменения, повышая гибкость организации.

Основные преимущества управления бизнес-процессами

Повышенная гибкость бизнеса — Управление бизнес-процессами дает компаниям больший контроль и гибкость, позволяя им изменять рабочие процессы и повторно использовать или настраивать их для адаптации к меняющимся потребностям бизнеса.

Снижение затрат и повышение доходов — Финансовые показатели улучшаются за счет более эффективного использования ресурсов, сокращения отходов и ускорения вывода на рынок новых продуктов и услуг.

Повышение эффективности и производительности — Управление сквозными бизнес-процессами позволяет сократить количество узких мест (очереди) и повысить коэффициент использования производственных мощностей.

Лучшая видимость — Мониторинг бизнес-процессов обеспечивает повышенную прозрачность производительности процессов и способность быстро распознавать проблемы и реагировать на них.

Соответствие, безопасность и защита — Структурированные процессы и способность продемонстрировать соблюдение процессов необходимы для соблюдения нормативных требований, а также для обеспечения безопасности ваших сотрудников и клиентов.

Ориентация на клиента — Методы проектирования и моделирования бизнес-процессов все чаще используются для демонстрации способности компании удовлетворять потребности клиентов, включая использование моделирования и подтверждения концепции.

Согласованность процессов — BPM помогает стандартизировать процессы, создавая единый способ выполнения задач, действий и т. Д. В вашей организации. Последовательное выполнение — ключ к стабильным результатам.

Управление бизнес-процессами в современных компаниях

Ассоциация профессионалов в области управления бизнес-процессами описывает цель управления бизнес-процессами следующим образом: «BPM включает в себя целенаправленное, совместное и все более технологичное определение, улучшение и инновации непрерывного бизнеса. процессы, которые способствуют достижению бизнес-результатов, создают ценность и позволяют организации более гибко достигать своих бизнес-целей.«Чтобы современные компании работали на уровне эффективности, необходимого для успеха на рынке, они должны контролировать свои бизнес-процессы. Структурированные бизнес-процессы также обеспечивают основу для автоматизации и эффективного использования технологий в организации. Управление бизнес-процессами в современных организациях — это не просто набор операций ручного анализа. Это упражнение на основе данных, которое технология поддерживает в форме пакета BPM Suite (BPMS) — набора инструментов, специально разработанных для того, чтобы помочь профессионалам в области BPM достичь своих целей.Наборы BPM имеют основной набор инструментов анализа и часто интегрируются с корпоративной архитектурой, разработкой приложений, автоматизацией процессов и инструментами разработки решений, чтобы помочь компании отслеживать и управлять многими аспектами своей деятельности и вносить улучшения. Инструменты BPM используются, чтобы помочь компаниям:

Визуализация и моделирование

Измерение и анализ

Операционная оптимизация

Мониторинг и контроль

Достижение целей гибкости компании требует способности эффективно оценивать производительность процессов, понимание того, почему события и ситуации происходят так, как они есть, и принятие в реальном времени решений о том, как их оптимизировать.Для компаний, которые завершили цифровую трансформацию и сильно зависят от технологий, это требует управления как деятельностью, управляемой человеком, так и одновременно поддерживающими их системами — в этом вам поможет управление бизнес-процессами.

9 преимуществ управления бизнес-процессами (BPM) и почему вам это понравится | Процессная улица

Это гостевое сообщение от Полины Фаррис, переводчика, говорящего на португальском, английском, испанском и итальянском языках. Она путешествовала по миру, чтобы погрузиться в новые культуры и изучить языки.Сегодня она гордится тем, что является членом с правом голоса в Американской ассоциации переводчиков и активным участником Руководящего совета ее отдела португальского языка.

Мир бизнеса быстро меняется, и нет времени колебаться.

Конкуренция во всех областях становится все более сильной, а рынок становится менее терпимым к ошибкам. Вот почему все больше и больше компаний во всем мире используют управление бизнес-процессами (BPM).

BPM — это система управления, которая направлена на улучшение общей производительности компании за счет оптимизации важных бизнес-процессов, надлежащего управления и поддержания тех изменений, которые были внесены.

Ожидается, что к 2023 году рынок BPM вырастет примерно до 16 миллиардов долларов США, а среднегодовой темп роста в период с 2017 по 2023 год составит 14% (Отчет об исследовании рынка управления бизнес-процессами).

Источник

Это показывает, что компании на глобальном уровне осознали необходимость совершенствования, развития и изменений.

Может ли управление бизнес-процессами помочь вашей организации достичь поставленных целей? Пришло время взглянуть глубже. Вот исследование основных преимуществ внедрения BPM и причин, по которым рынок BPM процветает во всем мире.

Эта статья Process Street будет включать:

Краткое руководство по управлению бизнес-процессами (BPM)

Операции каждого предприятия содержат набор процессов, которые повторяются снова и снова. Эти процессы составляют основу этого бизнеса.

В рамках каждой компании каждая сфера деятельности работает либо с информацией, либо с материалами, а иногда и с тем, и с другим. Эти данные или материалы преобразуются. Например, сырье может быть переработано в продаваемый товар.Данные могут быть преобразованы в отчет. Каждая сфера деятельности может отвечать за значительное количество процессов.

Управление бизнес-процессами анализирует каждый из этих процессов.

Он рассматривает их по отдельности и включает анализ того, как различные процессы влияют друг на друга. Идея состоит в том, чтобы сначала получить хорошее представление о текущем состоянии этих процессов. Следующий шаг — определить, где можно улучшить эти процессы.

Конечная цель — сделать организацию более эффективной и действенной.

Важно понимать, что управление бизнес-процессами — это не управление задачами. Задачи связаны с проектом. Бизнес-процессы относятся к основным операциям бизнеса.

Однако проекты часто являются результатом управления бизнес-процессами. Например, управление бизнес-процессами может выявить избыточность в процессе размещения заказа в интернет-магазине. Это может привести к проекту, который включает исследование и выбор нового программного обеспечения. Этот проект будет разделен на ряд задач.

9 преимуществ BPM: как развивать свой бизнес!

1. Управление бизнес-процессами может помочь предприятиям сократить расходы

В опросе, проведенном RedHat в 2018 году, более 50 процентов участников признали экономию денег основной причиной перехода на BPM. Компаниям необходимо сосредоточиться на сокращении затрат, чтобы оставаться функциональными и стабильными.

Вы можете снизить трудозатраты и эксплуатационные расходы, приняв аутсорсинг бизнес-процессов. Преимущество аутсорсинга бизнес-процессов заключается в том, что он позволяет превратить фиксированные затраты на рабочую силу в переменные затраты на рабочую силу.Вы сможете сэкономить, потому что вам нужно заплатить только за ту услугу, которая вам нужна.

Другие преимущества BPO включают целенаправленную работу, опыт, меньшие затраты на оборудование и эффективность. Поскольку вы нанимаете сотрудников с определенным набором навыков для выполнения определенных задач, сотрудники сосредоточены на этих задачах. Если они уже какое-то время занимаются подобной работой, значит, они уже являются экспертами в своих областях. Поскольку вы привлекаете работников на аутсорсинг, вы сможете сэкономить на расходах на оборудование, поскольку они будут использовать собственное оборудование.Поскольку они используют собственное оборудование, они уже знакомы с аппаратным и программным обеспечением и, таким образом, будут более эффективно выполнять свою работу.

Важно помнить, что управление бизнес-процессами начинается с понимания. Во многих случаях это означает идентификацию каждого бизнес-процесса. Затем вы можете применить эти базовые шаги в действии и начать видеть, как они действуют в дикой природе.

Далее эти процессы подробно отображаются. Эти карты процессов предоставляют подробные сведения о продолжительности, необходимых ресурсах, частоте и затратах.Эти шаги часто необходимо координировать между несколькими командами, поскольку наиболее важные процессы организации часто затрагивают одну или несколько областей бизнеса.

После того, как процесс сопоставления будет завершен, будет намного проще определить, где можно сократить расходы. Это может быть достигнуто за счет устранения дублирования, выявления проблем контроля качества и выделения чрезмерных затрат на материалы и рабочую силу. Конечно, снижение затрат — лишь одно из преимуществ этого процесса.

Управление бизнес-процессами также может помочь организациям найти процессы, которые просто не стоят времени и инвестиций.Иногда эти процессы можно устранить. В других случаях они могут быть переданы на аутсорсинг. Например, транснациональная корпорация может решить, что задачи по локализации лучше передать на аутсорсинг.

Дуайт Макки, менеджер по работе с клиентами в The Word Point, называет это фактором мотивации для корпораций, нанимающих услуги по локализации. Он говорит:

«Чтобы бизнес был успешным, он должен уметь реагировать на меняющиеся экономические времена. Это означает определение критически важных процессов, которые должны оставаться внутри компании.Передавая другие процессы на аутсорсинг, они остаются гибкими и гибкими. Поручить такую работу другим поставщикам гораздо дешевле с точки зрения прямых затрат и ресурсов «.

2. Управление бизнес-процессами может помочь предприятиям распознавать новые потребности клиентов и реагировать на них

Успешный бизнес должен быть отзывчивым. Они должны уметь распознавать меняющиеся требования и предпочтения клиентов и быстро реагировать. Это еще одна область, в которой действительно может помочь успешная стратегия BPM.Это заставляет лиц, принимающих решения, обращать внимание.

Одно из недавних изменений в нашем подходе к управлению процессами заключается в том, что сами процессы становятся более ориентированными на клиента и менее ориентированными на производительность. Вместо того чтобы спрашивать, как улучшить процессы, чтобы выпускать продукт быстрее и эффективнее, заинтересованные стороны теперь хотят улучшить процессы, чтобы лучше удовлетворять потребности клиентов.

Это оказывает прямое влияние на такие показатели, как удовлетворенность и удержание клиентов.Кроме того, изменение бизнес-процессов таким образом, чтобы они соответствовали потребностям клиентов, часто приводит к другим важным улучшениям, которые ведут к повышению производительности и эффективности.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами, такое как Process Street, можно использовать в качестве инструмента для моделирования новых идей процессов, ориентированных на клиента. Затем они могут быть реализованы в определенных ситуациях. Хорошее решение для управления бизнес-процессами позволит компаниям протестировать изменения, прежде чем внедрять их в производственные ситуации.

Нажмите, чтобы посмотреть на YouTube

Сосредоточившись на потребностях клиентов, менеджеры бизнеса могут определить меняющиеся тенденции в потребностях и предпочтениях клиентов. Вот еще несколько преимуществ изменения процессов, чтобы они были ориентированы на клиента:

Удовлетворение потребностей клиентов часто косвенно ведет к повышению производительности.
Процессы становятся более гибкими, чтобы соответствовать меняющимся потребностям.
Он поощряет подход, основанный на решениях.
Процессы можно модернизировать с новой или дополнительной целью улучшения качества обслуживания клиентов.
Приветствуются инновации.
BPM позволяет быстро вносить изменения благодаря встроенным средствам контроля качества.

3. Компании все чаще приходят к выводу, что их старые бизнес-модели больше не работают

Если ваша компания работала по устаревшей бизнес-модели, далеко не уедешь. Пора вносить изменения сегодня, а не когда-нибудь в будущем. Вы просто не можете игнорировать изменения, происходящие вокруг вас.

Технологии, люди, привычки клиентов, меняющиеся социально-экономические условия — все это способствует быстрому изменению ландшафта.Если вам не удастся внести нужные изменения в нужное время, практически гарантировано, что ваши конкуренты будут превосходить вас на каждом шагу.

Управление бизнес-процессами помогает понять текущие процессы и создавать новые. Фактически, в отчете Gartner подробно рассказывается, как BPM может помочь обеспечить успешное преобразование бизнеса. Одна из деталей отчета заключается в том, что предприятия, вносящие изменения, должны определять новые бизнес-результаты.

Вот еще несколько важных выводов:

Эффективное решение BPM поможет владельцам бизнеса определить процессы, которые им необходимо включить, чтобы получить требуемые результаты.
Важно определить, где находится бизнес с точки зрения управления бизнес-процессами, не только в целом, но и для каждого предстоящего проекта. Успех проекта может зависеть от того, существует ли уже эффективное решение BPM.
Слабые стороны должны быть идентифицированы, чтобы можно было внести изменения, чтобы гарантировать, что у организации есть возможности, необходимые для продвижения вперед.

4. Управление бизнес-процессами может привести к повышению производительности

В условиях растущей конкуренции и повышения требований к выживанию компании должны работать с максимальной отдачей.

BPM может помочь повысить производительность и дать компаниям возможность предоставлять клиентам больше. Одним из примеров этого является компания Adidas, которая претерпела серьезные изменения. Это привело к реализации нескольких организационных целей, одной из которых было повышение производительности. В частности, они смогли сократить время задержки между размещением заказов и их видимость в системе. Это привело к тому, что заказы выполнялись быстрее и эффективнее.

Все это произошло благодаря объективному анализу, который дает хорошее управление бизнес-процессами.Без управления бизнес-процессами компания, скорее всего, не осознала бы эту неэффективность.

5. Компании, использующие управление бизнес-процессами, имеют больше шансов оставаться конкурентоспособными

Если компания не может идти в ногу со своими конкурентами, ее быстро оттеснят.

Это может привести к падению.

Когда ваши процессы повторяются и неэффективны, они наполняются отходами, а это означает, что у вас нет времени, чтобы сосредоточиться на исследованиях и разработках или других шагах, которые помогут вашей компании избежать конкуренции.Это связано с тем, что без оптимизации бизнес-процессов вы всегда будете сосредоточены на работе; это ограничивает инновации и позволяет накапливать отходы, что еще больше замедляет вашу работу.

Когда бизнес-процессы будут надежными и эффективными, у вашего бизнеса будет больше ресурсов, которые можно направить на рост и развитие.

6. Управление бизнес-процессами упрощает удержание клиентов

Достаточно сложно найти новых клиентов. Удержать их может быть еще сложнее.

Однако удержание клиентов дает гораздо больший возврат инвестиций, чем привлечение новых. Это обходится дешевле, а существующие клиенты со временем предлагают большую прибыль.

Когда вы улучшите такие показатели, как производительность и инновации, ваши клиенты с большей вероятностью будут довольны вашим бизнесом. Это приводит к улучшению удержания. Если вам удастся согласовать использование BPM для повышения качества обслуживания клиентов, вы пожнете плоды.

Это важно, потому что 67% клиентов заявляют, что плохой опыт является их основной причиной отказа от продукта или услуги.

Вы можете еще больше развить это, связав поддержку клиентов, успех и предоставление услуг с остальной деятельностью вашей компании с помощью интегрированного подхода BPM.

Например, так может выглядеть простой процесс поддержки клиентов:

Но вы также можете дважды нажать на этих клиентов, выполнив последующий процесс, например, этот контрольный список дополнительных продаж:

Имея процесс для всего и записывая данные от каждого, реактивные и проактивные группы могут работать вместе, чтобы выявлять возможности и извлекать уроки из взаимодействия друг друга с клиентами.

7. Вы можете стандартизировать свои процессы с помощью BPM

Для компании важно иметь четкий стратегический план работы. BPM помогает стандартизировать процессы в вашей компании. Когда процессы не стандартизированы, среди прочего становится затруднительным контроль качества.

Вот некоторые другие преимущества, которые вы можете реализовать, используя управление процессами для стандартизации способов работы в вашей организации:

После стандартизации процессов становится легче улучшать их в будущем.Процессы документируются в процессе стандартизации. Вы также можете стандартизировать процессы, а затем поэтапно выполнять инициативы по улучшению бизнес-процессов (BPI).
Стандартизированные процессы приводят к повышению производительности и производительности. Когда вы стандартизируете, вы определяете лучшие методологии для использования. Затем поместите это на место. Затем это можно распространить по всей организации.
Благодаря стандартизации процесс адаптации стал намного проще. Новых сотрудников можно научить одному и тому же.Представьте себе также переводы сотрудников и другие горизонтальные перемещения. Когда операционные процессы стандартизированы, потребность в переобучении сотрудников новым методам значительно снижается.
Когда у вас есть стандартизованные процессы, вы можете начать планировать их запуск в то время, когда вы знаете, что они понадобятся. Стандартизация процессов помогает вам понять и упредить действия вашего собственного бизнеса.

Посмотрите этот гиф, чтобы увидеть, как вы можете запланировать контрольные списки процессов на Process Street:

8.Управление бизнес-процессами ведет к сотрудничеству между отделами

Все сотрудники компании должны быть на одной волне, работая вместе для достижения общих целей.

BPM помогает улучшить взаимодействие между отделами, что приносит компании огромные преимущества. Без управления бизнес-процессами различные области бизнеса могут совершенно не осознавать, как их процессы связаны друг с другом или конфликтуют друг с другом.

Это происходит двумя способами.

Во-первых, на этапе картирования и стандартизации процессов разные бизнес-подразделения и группы должны взаимодействовать друг с другом.Они должны определить процессы, которые используются совместно, определить, где существует избыточность, и узнать, где совместная информация и опыт могут быть полезны.

Далее, это сотрудничество будет развиваться по мере продолжения реализации стратегий, созданных посредством управления бизнес-процессами.

9. Управление бизнес-процессами повышает безопасность и соответствие нормативным требованиям

Слишком часто проблемы с безопасностью и соблюдением требований возникают из-за отсутствия прозрачности.

Например, важная задача, контролируемая одной сферой деятельности, не получает должного контроля. Позже выяснилось, что процессы, используемые для выполнения этой задачи, нарушают стандарты соответствия или, возможно, небезопасны. В результате компания может столкнуться с нарушением законов или стандартов, установленных различными правительственными организациями или лицензирующими органами.

Благодаря использованию комплексного плана BPM эти процессы больше не остаются в тени.

Вместо этого заинтересованные стороны осведомлены о проблемах соответствия, могут лучше быть в курсе любых изменений и могут гарантировать, что все процессы соответствуют внутренним и внешним стандартам безопасности, соответствия и безопасности.

Это может помочь значительно снизить ответственность и проблемы безопасности.

Как начать работу и воспользоваться преимуществами BPM уже сегодня!

Самый простой способ начать работу с BPM — использовать Process Street.

Программное обеспечение

Workflow Process Street переносит запутанный мир BPM и упрощает работу вашей команды.

Как?

Process Street — это сверхмощные контрольные списки.

Подобно тому, как LucidChart выполняет отображение разума, Trello выполняет Канбан, а Airtable создает электронные таблицы, Process Street создает контрольные списки.

Все знают, что такое чек-лист! В большинстве отраслей всегда используются контрольные списки, потому что они являются эффективным способом убедиться, что задача всегда выполняется одинаково.

Что ж, это основной строительный блок управления бизнес-процессами, поэтому мы добавляем контрольные списки на стероиды.

Вы можете создавать шаблоны, которые вы запускаете как контрольные списки. Затем вы можете назначить эти контрольные списки или просто определенные задачи кому-либо в вашей команде или за ее пределами. Вы можете использовать условную логику для изменения контрольного списка в зависимости от введенной в него информации; следуя разными путями, основанными на разных сценариях.

Или вы можете подключить Process Street к более чем 1000 других приложений и веб-приложений, чтобы автоматизировать действия в этих продуктах, или заставить эти продукты автоматизировать вещи внутри Process Street. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами с повышенной автоматизацией! Возможности безграничны.

Щелкните здесь, чтобы получить бесплатную учетную запись Process Street сегодня, чтобы протестировать ее!

Или посмотрите, как Process Street может стать вашим стандартным программным обеспечением для рабочих процедур или программным обеспечением для адаптации.

Или ознакомьтесь с некоторыми другими нашими ресурсами и узнайте, что Process Street может для вас сделать:

Каков ваш опыт управления бизнес-процессами и преимущества BPM? Дайте нам знать и поделитесь своими лучшими историями в комментариях ниже!

Что такое управление бизнес-процессами [3 практических примера]

Управление бизнес-процессами (BPM) — это, в двух словах, способ управления бизнес-процессами и их улучшения в вашей компании.Это может означать внесение всевозможных изменений в работу процесса. Вы можете, например, реструктурировать его (удалить шаг, добавить шаг и т. Д.) Или полностью перепроектировать его с использованием новой технологии (автоматизация чего угодно).

Управление бизнес-процессами — простое введение

В мире, наполненном модными бизнес-словечками, иногда бывает трудно угнаться. «Управление бизнес-процессами» — один из тех терминов, которые часто используются. И если вы не являетесь опытным операционным директором, BPM может немного сбить с толку.

Итак, мы здесь, чтобы пролить свет на управление процессами.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это долгосрочная стратегия анализа и улучшения ваших процессов.

Но прежде чем мы углубимся в особенности управления процессами, давайте поговорим немного о процессах.

Так что же такое процесс?

Бизнес-процесс — это серия повторяемых шагов, которые необходимо выполнить для достижения какой-то бизнес-цели.

Ключевым моментом здесь является повторяемый — это должно быть то, что ваш бизнес делает на регулярной основе.Это может означать, например, прием на работу нового сотрудника или отправку продукта покупателю.

«Процессы» не следует путать ни с проектами , ни с задачами .

Проект обычно разовый. Вы могли бы, например, разрабатывать маркетинговую стратегию для клиента. То, что вы создаете для этого конкретного клиента, вероятно, будет оригинальной работой.

Задачи , с другой стороны, представляют собой определенные шаги в процессе или проекте.Например, процесс может состоять из 5-6 задач, которые необходимо выполнить в последовательности. Или подобным образом проект может включать в себя выполнение ряда задач, которые необходимо завершить.

Как работает BPM

Не существует единственного способа «сделать» BPM. Скорее, это более расплывчатый термин. Если вы постоянно анализируете и пытаетесь улучшить отдельные процессы, тогда ваша организация занимается управлением бизнес-процессами.

Устаревшее программное обеспечение BPM существует, но ужасно сломано.

«Старое программное обеспечение BPM» устало и сломано.Это никогда не помогало бизнес-пользователям. Вот почему:

Пользователи теперь сами решают покупать программное обеспечение . Старый BPM был куплен вашим ИТ-отделом, который, как правило, не заботился о пользовательском опыте, если он был сделан крупной / скучной компанией.
Облачные инструменты теперь могут пробовать любой желающий в любое время . При использовании старого BPM вам приходилось звонить в отдел продаж и ждать 50 вопросов, чтобы посмотреть на него и наконец решить, что это отстой.
Люди хотят делиться рабочими процессами с клиентами .Со старым BPM вы застряли в попытках автоматизировать только внутренние процессы. Ваши клиенты будут очень напуганы и убегут от него за милю.
Люди ожидают интеграции облачных инструментов без ИТ . В Old BPM вы заставляли инженеров писать код для простой интеграции. Теперь это служба перетаскивания.
Люди рассчитывают работать на телефонах . Это означает, что гигантские неуклюжие блок-схемы в Old BPM мертвы — потому что они не помещаются на экране вашего телефона — и определяют только «идеальный процесс».
Люди устали от блок-схем . Старый BPM был посвящен первосвященнику, который говорил вам, как процесс может / будет выполняться, и вы должны подчиняться. Теперь — современным рабочим и командам платят за сотрудничество.
Люди ожидают всех преимуществ облака . Старый BPM никогда не был рожден в облаке и никогда не создавался для облака. И это создает массу упущенных возможностей.
Компаниям любого размера требуется управление процессами — и никогда этого не было .Поскольку старый BPM был настолько дорогим и сложным, только крупные компании могли его себе позволить. Остальные из нас остались в стороне.
Люди в восторге от ИИ, но не знают, с чего начать . Со старым BPM у вас нет шансов использовать ИИ без армии инженеров. С облачными системами, такими как Tallyfy, легко использовать любой искусственный интеллект, который вам нравится, для запуска потрясающей автоматизации для фотографий, голоса, видео и многого другого.

Tallyfy — единственное программное обеспечение BPM, которое каждый может понять за 60 секунд.Единственный способ убедиться в этом — узнать больше и попробовать.

Однако улучшение процессов немного более стандартно, чем BPM. Вам необходимо выполнить несколько шагов…

Шаг 1	Сопоставьте текущий процесс. Какие именно шаги нужно выполнить, чтобы этот процесс был успешным?
Шаг 2	Проанализируйте процесс. Есть ли очевидные недостатки? Часто пропускаемые дедлайны?
Шаг 3	Придумайте улучшения.Как можно исправить недостатки, обнаруженные на шаге № 2?
Шаг 4	Протестируйте улучшения в небольшом масштабе. Вы надеялись на новые результаты?
Шаг 5	Если улучшение будет успешным, примените новое решение в масштабах всей компании.

Если вы думаете, что это может потребовать много работы, что ж, да. Мы определенно не можем с этим поспорить. BPM может быть жестким и трудоемким .

Однако выплата того стоит.

BPM помогает получить максимальную отдачу от вашего бизнеса

В настоящее время более половины всех предприятий считают управление бизнес-процессами чрезвычайно важным из-за растущей окупаемости инвестиций, которую наблюдают многие компании. Помимо чистой прибыли, BPM предоставляет ряд других важных преимуществ…

Business Agility — Любая компания, которая фокусируется на постоянном улучшении, развивает культуру инноваций. Ваши сотрудники будут привыкать к изменениям, поэтому всякий раз, когда вы захотите радикально изменить стратегию компании, вы сможете сделать это без особых хлопот и паники.
Удовлетворенность клиентов — Если все ваши процессы будут эффективными, как только они могут быть, вы в конечном итоге получите лучший продукт или услугу в целом. Например, вы можете сделать его дешевле, потому что ваши процессы обходятся дешевле. Это, конечно, делает ваших клиентов более счастливыми.
Мораль сотрудников — Сотрудникам нравится чувствовать себя вовлеченными. Если вы используете их отзывы для улучшения своих процессов (и вознаграждаете их за это), они будут намного довольны своей работой.

И это только начало! Ознакомьтесь с нашей статьей о полном списке преимуществ BPM, чтобы узнать больше.
Управление бизнес-процессами — Методология и программное обеспечение
Одна из причин, по которой BPM может сбивать с толку, заключается в том, что все продолжают использовать этот термин в разном контексте.
Хотя само слово относится к методологии, существует также его программная часть.
Основное различие между ними состоит в том, что BPM — это методология отображения, оптимизации и улучшения процессов . Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS), с другой стороны, — это средство исполнения .
Программа помогает с каждой крошечной частью BPM. Это позволяет вам…
Отображение ваших процессов — С помощью BPM вы можете создавать цифровые модели ваших процессов. Это значительно упрощает их анализ и улучшение.
Принудительно внести изменения — Без программного обеспечения вам пришлось бы отслеживать своих сотрудников и обеспечивать, чтобы они выполняли новый процесс, а не просто возвращались к старому. С BPMS все, что вам нужно сделать, это внести изменение в систему, и она автоматически внесет изменения в силу.
Process Analytics — BPMS отслеживает ваши процессы, сообщая вам обо всех узких местах, неэффективности и т.д. сотрудников. Программа также показывает сроки, прогресс и т. д.
Вы могли подумать, что все это звучит потрясающе — программа в основном выполняет половину работы за вас.
Истинно , программное обеспечение чрезвычайно полезно, но есть большая проблема с основными поставщиками программного обеспечения BPM.
Они немного устарели.
И, как и большая часть старого корпоративного программного обеспечения, это чрезвычайно дорого и сложно настроить. Сама установка займет несколько месяцев и обойдется вам примерно в 6 цифр . И это только одна проблема с устаревшим программным обеспечением BPM.
Они также чрезвычайно сложны в использовании, поэтому вам придется проводить специальное обучение для ваших команд, чтобы действительно освоить программное обеспечение.
Именно из-за этих проблем мы создали Tallyfy.Мы делаем BPMS проще.
Вы можете запустить свои процессы в течение 30 минут после регистрации, и это будет стоить всего 15 долларов США за пользователя в месяц .
Хотите узнать больше о программном обеспечении для управления процессами? Прочтите наше сравнение лучших решений BPM!
Подождите, а почему BPM такой дорогой?
Вы, наверное, задаетесь вопросом, а какой компромисс?
Должна быть причина, по которой старый BPM стоит дорого, верно? Как мы можем снизить цену более чем в 100 раз?
Ну, основная проблема с большинством ПО для управления бизнес-процессами заключается в том, что они старые .
Проблема с ценой заключалась не только в BPM — большинство старых программных решений были чрезвычайно дорогими. Фактически, это было настолько дорого, что только более крупные организации могли себе это позволить.
Сегодня большинство компаний-разработчиков программного обеспечения внедрили инновации . Все, что вам нужно сделать, чтобы начать использовать программное обеспечение, — это выйти в Интернет, найти подходящего поставщика и заплатить очень небольшую плату.
Ни настройки, ни обучения, ничего.
Именно это мы и делаем с Tallyfy — делаем управление бизнес-процессами доступным для всех .
3 практических примера управления бизнес-процессами
Теперь, когда мы разобрались со всей теорией, вы, вероятно, задаетесь вопросом: «С чего мне начать?»
Что ж, чтобы дать вам лучшее представление о некоторых из наиболее распространенных применений BPM, мы рассмотрим 3 практических примера, которые вы можете напрямую применить в своем собственном бизнесе!
HR
Если есть одна бизнес-функция, которая может ДЕЙСТВИТЕЛЬНО извлечь выгоду из BPM, то это HR.
Примерно половина работы — это работа с формами или документами.Попросите заявителя заполнить этот документ, попросите руководство компании подписать его, утвердить и подписать формы отпуска и т. Д.
Все это может быть чрезвычайно хаотичным и отнимать много времени. Вы же не хотите, чтобы ваш отдел кадров тратил половину своего времени на то, чтобы убедиться, что нужный документ подписан.
Если вы используете программное обеспечение BPM, вы можете автоматизировать все управление документами.
Допустим, вы пытаетесь автоматизировать утверждения отпуска . Ваши сотрудники заполняют форму через программное обеспечение, которая затем отправляется в отдел кадров.
После утверждения HR система отправляет его руководству на подпись. Без программного обеспечения это потребовало бы и обменов электронной почтой.
Publishing
Если вы когда-либо работали с блогом или медиа-компанией, вы, вероятно, согласитесь с нами — публикация может быть беспокойной.
Если ваша компания публикует лотов , вы услышите много…
«Разве это сообщение не было неделю назад?»
«Закончил ли дизайнер графики для новой статьи?»
«Куда пропал этот пост? Тот, который мы должны были опубликовать две недели назад? »
Если у вас нет хорошо структурированного процесса публикации, весь этот хаос может превратиться в настоящую проблему.
В Tallyfy у нас есть определенный поток публикации (с использованием нашего собственного программного обеспечения для управления процессами)…
Шаг 1 Автор заканчивает статью. Они начинают процесс публикации «Статьи X».
Шаг 2 Затем задача передается редактору. После того, как они сделали комментарии, они помечают задачу как выполненную, и все изменения остается за писателем.
Шаг 3 После того, как статья доработана, программа уведомляет нашего дизайнера о необходимости создания пользовательских изображений для публикации.
Шаг 4 Дизайнер загружает сообщения и выполняет задачу.
Шаг 5 Редактор получает уведомление о завершении публикации. Затем они загружают статью в WordPress, оптимизируют ее для SEO, публикуют и отмечают, что процесс завершен.
Этот процесс помогает нам уложиться в сроки, ускоряя весь процесс публикации.
Вот как будет выглядеть процесс публикации именно этой статьи…
Подключение
Если вы работаете с новым клиентом, нанимаете сотрудника или начинаете работу с поставщиком, вам сначала необходимо их адаптировать.
Это означает их быстрое ознакомление с работой вашей организации.
Вот некоторые из способов использования BPM:
Адаптация сотрудников — Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо как можно быстрее привести его в порядок. Есть много документов, которые вам нужно утвердить, предоставить им необходимое оборудование, познакомиться с остальной командой и т. Д. BPMS дает вам структуру для этого процесса, гарантирующую, что вы никогда не пропустите критический шаг.
Подключение клиента — Если вы начинаете работать с новым клиентом, каким бы ни был проект, вам необходимо выполнить несколько ключевых шагов.Вам нужно будет выяснить, чего нужно достичь клиенту, как он хочет общаться и т. Д. Как и в случае адаптации сотрудников, вы можете использовать BPMS для оптимизации процесса адаптации клиентов.
Начало работы с BPM
Теперь, когда вы знаете все тонкости управления процессами, все, что вам нужно сделать, это применить его на практике.
А что может быть лучше для начала, чем программное обеспечение, специально разработанное для BPM?
Попробуйте Tallyfy бесплатно и посмотрите, как это может изменить ситуацию.
Потребность в управлении процессами
Управление процессами зарекомендовала себя как одна из лучших систем организации бизнеса для достижения великолепного уровня качества, производительности и совершенства. Достигаемые с его помощью выдающиеся результаты привели к его принятию всеми видами компаний и организаций, независимо от размера и сектора бизнеса.
В такой сложной, глобализированной и конкурентной экономической и деловой среде, как сейчас, управление процессами — это не просто достижение успеха; теперь стало необходимо просто выжить.
Несмотря на несомненный успех и положительный опыт бесчисленных компаний, которые применяют этот подход, внедрение управления процессами может стать проблемой для по двум фундаментальным причинам:
Нежелание со стороны руководителей и сотрудников привыкло к более традиционному пониманию того, как работает компания, а именно к вертикальной и функциональной деятельности, а не к горизонтальной структуре, которая выполняет ряд процессов.Это явление известно как «эффект силоса».
Организационная сложность управления процессами и его различных элементов, особенно когда оно используется в качестве основы для постоянного улучшения, требует правильного использования определенных методологий и конкретных инструментов.
Эффект силоса
«эффект разрозненности » относится к диапазону проблем, связанных с коммуникацией и установкой приоритетов , которые часто возникают в компаниях , когда они переходят от традиционной или функциональной организационной структуры к модели управления процессами .
Эта ситуация, или «эффект», препятствует развитию более широкого, более целостного подхода, при котором наиболее важным должен быть общий процесс, а не интересы каждого отдельного отдела. Очень часто то, что положительно для одной части фирмы, например отдела маркетинга, не является хорошим решением для компании или организации в целом.
Классический подход с использованием отделов может быть визуально представлен как вертикальная, разделенная на части структура.Напротив, управление процессами предполагает непрерывную горизонтальную линию.
Цепочка добавленной стоимости
Цепочка добавленной стоимости — это теоретическая концепция , определенная и популяризированная профессором Майклом Портером в его книге Competitive Advantage , в которой описывается, как действия и действия выполняются в компаниях .
Эта концепция очень важна в управлении процессами, потому что определяет различные взаимосвязанные звенья в рамках любого производственного цикла .Он указывает на существование основных видов деятельности , ориентированных на физическое создание продуктов, и вспомогательных мероприятий , которые сами по себе не добавляют ценности, но все же остаются важными.
Теория рассматривает переработку сырья как первичную ценность, а маркетинг как вторичную, но в экономическом процессе важно все, потому что каждое звено в цепочке добавляет некую ценность. Управление процессами учитывает всю цепочку создания стоимости в целом и с горизонтальной ориентацией.
Элементы управления процессами
Оптимальное управление процессами включает в себя способность представлять в форме карты процессов, цепочку создания стоимости компании или организации , определяя различных частей и вовлеченных людей .
Каждое звено в цепочке имеет ряд подпроцессов , и это благодаря правильному анализу их взаимосвязей и связей с точки зрения наиболее подходящих показателей , что является ключом к успеху управление процессами должно быть найдено .
Еще одним фундаментальным моментом является четкое определение и признание ответственности каждого человека , вовлеченного в линейный и непрерывный производственный процесс; эти люди известны как владельцы процессов .
Управление процессами как основа для постоянного улучшения
Модель управления процессами — это идеальная организационная среда или структура , для реализации на практике планов для непрерывного улучшения, оптимизации затрат и оптимального использования ресурсов .Для достижения этих целей важно тщательно планировать и принимать каждое бизнес-решение в свете всего процесса и с учетом общей выгоды для компании.

Шаг 1	Автор заканчивает статью. Они начинают процесс публикации «Статьи X».
Шаг 2	Затем задача передается редактору. После того, как они сделали комментарии, они помечают задачу как выполненную, и все изменения остается за писателем.
Шаг 3	После того, как статья доработана, программа уведомляет нашего дизайнера о необходимости создания пользовательских изображений для публикации.
Шаг 4	Дизайнер загружает сообщения и выполняет задачу.
Шаг 5	Редактор получает уведомление о завершении публикации. Затем они загружают статью в WordPress, оптимизируют ее для SEO, публикуют и отмечают, что процесс завершен.

Управление процессами в организации: 1.6.6. Организация управления процессами. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление