Увольнение умершего работника пошаговая инструкция: Как уволить умершего сотрудника: оформление, запись в трудовой, документы

Увольнение умершего работника пошаговая инструкция: Как уволить умершего сотрудника: оформление, запись в трудовой, документы

Как уволить умершего сотрудника: оформление, запись в трудовой, документы

Если сотрудник умер на рабочем месте, обязательно вызовите врача, чтобы подтвердить факт смерти. Важны обстоятельства: если это результат несчастного случая или преступления, сообщите родственникам и в полицию, привлеките трудовую инспекцию и охрану труда — перед увольнением придётся собирать комиссию и проводить расследование.

Если сотрудник скончался из-за хронического заболевания или внезапного приступа, всё немного проще — действуйте по инструкции.

Официальным подтверждением несчастья могут служить два документа:

• свидетельство о смерти, которое выдают органы ЗАГС;
• судебное решение об установлении факта смерти или признании сотрудника умершим.

Подойдут оригинал или заверенная копия.

Если у покойного сотрудника нет родственников, заявить о его смерти может сам работодатель (ст. 8 8-ФЗ). Если есть медицинское свидетельство о смерти, орган ЗАГС по запросу выдаст официальный документ. Если нет — придётся обращаться в суд за решением об установлении факта смерти и только потом получать свидетельство (без него похороны невозможны).

Официально прекратить трудовые отношения с умершим можно только с помощью соответствующего приказа по унифицированной форме №Т-8. Приказ издаётся в день получения свидетельства или решения суда, подписывает его только работодатель. Датой увольнения дата смерти, указанная в свидетельстве.

В трудовой книжке напишите: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст.

 83 ТК РФ». В личной карточке покойного по форме № Т-2 нужна аналогичная запись.

Если за личными документами обратятся родственники сотрудника, попросите у них подтверждение родства или брачных уз: паспорт, свидетельство о рождении или браке. Передать трудовую книжку можно под расписку или письмом с описью вложения. Реквизиты почтового отправления вносятся в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

Если за документами умершего никто не обратился, вы обязаны хранить её в течение ближайших 75 лет.

п. 664 перечня в приказе Минкульта № 558

Получить выплаты может член семьи умершего, проживавший вместе с ним, или лицо на иждивении. Наследнику достаточно предъявить паспорт, заявление и документ, подтверждающий родство, в течение 4 месяцев после смерти сотрудника.

Что нужно выплатить в течение недели с момента обращения родственника:

• зарплату;
• компенсацию за неиспользованные отпускные дни;
• прочие положенные работнику компенсации.

Если вы сняли с расчётного счёта сумму наличными, а за деньгами никто не пришёл в течение 5 рабочих дней, депонируйте их — отразите в отчётности как неполученные средства и храните отдельно. Ещё через 3 года невостребованную сумму можно учесть в доходах.

п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 г.

Дополнительно можно выплатить материальную помощь — если это предусмотрено трудовым договором и внутренними документами или по личной инициативе. А если родственники хоронили умершего за свой счёт, они имеют право на социальное пособие на погребение в течение 6 месяцев после. Схема такая: вы выплачиваете установленную сумму в день обращения, а потом уменьшаете на неё страховые взносы или обращаетесь в местный ФСС за компенсацией.

Положенные сотруднику выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому удерживать налог с них не нужно (п.  18 ст. 217 НК РФ). Как и с материальной помощи, если вы оказали её членам семьи, проживавшим с умершим.

Порядок увольнения работника в связи со смертью

Увольнение в связи со смертью работника прекращает трудовые отношения. Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении в случае смерти работника? Как составить приказ об увольнении? Как и кому выплатить расчетные? Рассмотрим особенности увольнения в связи со смертью работника, приведем рекомендации к действиям работодателям.

Нормативная основа и документы, подтверждающие смерть

Правоотношения работников и их нанимателей в большинстве случаев прекращаются по инициативе одной из сторон или по взаимному согласию. Однако встречаются обстоятельства, при которых контракт приходится расторгать по не зависящим от сторон причинам. Смерть сотрудника является одной из таких причин. Причем трудовые отношения имеют такую специфику, что даже если работник судом признан безвестно отсутствующим, его надо увольнять как умершего.

Тем не менее для подтверждения факта смерти требуются документы, такие как:

• Свидетельство о смерти. Его получают в органах ЗАГС, документ оформляется в соответствии с нормами закона «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143-ФЗ.
• Судебное решение. Вердикт должен содержать одну из двух формулировок: объявить гражданина умершим (ст. 45 ГК РФ) или признать его безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК РФ). В суд с заявлением должно обращаться заинтересованное лицо, а рассмотрение обращения ведется в порядке особого производства.

Работник умер на рабочем месте? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте полный алгоритм действий работодателя, если работник умер на рабочем месте.

Увольнение работника в связи со смертью — приказ

Процедура увольнения работника должна обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. В документе следует указать, что трудовой договор расторгается, и привести причину прекращения сотрудничества. Важность этого документа такова, что приказ имеет определенную форму, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В приказе об увольнении, причина которого заключена в смерти сотрудника, надо привести формулировку «Трудовой договор прекращен в связи со смертью» и внести ее в графу «Основание». Здесь же следует обязательно сослаться на п. 6 ст. 83 ТК РФ. По естественной причине знакомить с приказом никого не требуется, то есть соответствующий раздел «С приказом ознакомлен» не заполняется.

Общие правила заполнения приказа об увольнении работника приведены в  материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

ВАЖНО! Прекращение действия трудового соглашения происходит в день смерти работника, причем не имеет значения, рабочий это был день или нет. В подтверждение данному тезису можно привести ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой тот день, когда сотрудник работал последний раз, и должен быть взят за точку отсчета при расторжении договора. Исключения есть, но они связаны с обстоятельствами, при которых работник трудовые обязанности не исполнял, но рабочее место за ним оставалось.

В данном случае гражданин утратил правоспособность по причине смерти (п. 2 ст. 17 ГК РФ). Иначе говоря, он не может теперь ни прав иметь, ни обязанности исполнять (п. 1 ст. 17 ГК РФ), а следовательно, рабочее место оставлять за ним неправомерно. Вывод из вышесказанного следует один: день смерти работника — это и есть последний рабочий его день. На эту дату и следует оформлять прекращение действия трудового соглашения. Следует иметь в виду, однако, что приказ об увольнении датируется тем днем, когда на предприятие поступит документ, способный подтвердить факт смерти сотрудника. 

Трудовая книжка: оформление, выдача

Правила оформления трудовых книжек приведены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Если договор расторгается по причине смерти сотрудника, то в графе 3, куда вносятся сведения о приеме на работу, увольнении, записывают следующее: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п.  6 ст. 83 Трудового кодекса РФ». В связи с тем, что ознакомить сотрудника с приказом не представляется возможным, действие по ознакомлению в документах никак не отражается.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.

В соответствии с нормами ст. 84.1 ТК РФ, в обязанности работодателя входит выдача трудовой книжки в день увольнения работника. Если произошла смерть сотрудника, его трудовая книжка должна быть передана родственникам или близким. Подробнее перечень претендентов, имеющих на получение документа законные основания, приведен в следующем разделе нашей статьи. Если трудовая книжка никому не нужна, она должна храниться у работодателя до того момента, пока кому-либо не понадобится.

Подробнее о сроках хранения документов кадрового учета см. в материале «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Расчеты при увольнении в связи со смертью

По общему правилу в обязанности нанимателя входит выдача всех денежных средств, предназначенных работнику. Причем произвести выплаты он должен, согласно ст. 140 ТК РФ, в день увольнения.

Если причина выплат связана со смертью работника, то имеются в виду суммы следующих категорий:

• Денежные средства, которые необходимо выплатить по трудовому законодательству и утвержденному на предприятии положению об оплате труда (заработная плата, премии, отпускные компенсации и прочее).
• Денежные средства, выплачиваемые по причине смерти сотрудника — пособие на погребение. Для оформления пособия в бухгалтерию предприятия следует предоставить заявление и справку о смерти, выданную органом ЗАГС.
  Максимальная величина пособия определена п. 1 ст. 10 закона «О погребении и похоронном деле» от 12.01.1996 № 8-ФЗ и каждый год индексируется исходя из реального уровня инфляции.

В ст. 141 ТК РФ содержатся нормы, регулирующие сроки проведения выплат денег, причитающихся работнику, и указывающие, кому эти средства могут быть отданы.  Выплаты можно произвести только лицам, имеющим непосредственное отношение к умершему, а именно:

• Лицам, которые входят в состав его семьи. Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ, членами семьи считаются муж, жена, родители, дети. В эту же категорию входят также усыновители и сами усыновленные. Ст. 1183 ГК РФ дополняет это положение нормой, в соответствии с которой члены семьи, чтобы претендовать на эти средства, на момент смерти должны проживать вместе с умершим.
• Лицам, которые числятся на иждивении умершего работника. Этот статус у них должен быть на момент смерти опекуна. Ст. 1183 ГК РФ гласит помимо этого, что выплаты могут получить исключительно нетрудоспособные иждивенцы.

На то чтобы обратиться с заявлением к работодателю, претендентам на средства дается четыре месяца. Такой срок установлен ст. 1183 ГК РФ. Оформление выплат со стороны предприятия должно быть произведено в течение недели с момента получения нужных бумаг — самого заявления и документа, способного подтвердить родство.

См. также «Зарплата умершего работника не облагается взносами и НДФЛ».

Итоги

Смерть подчиненного налагает на его нанимателя определенные обязанности. Руководство предприятия должно провести следующие организационные мероприятия:

• Выпустить приказ о том, что трудовой контракт прекратил действие. Причина приводится одна — смерть сотрудника, основание — положения п. 6 ст. 83 ТК. Дата прекращения отношений, приводимая в приказе, должна полностью соответствовать дате смерти.
• Оформить трудовую книжку, внеся соответствующую запись, и передать документ родственникам или близким работника.
• Выплатить родственникам или близким деньги, которые причитаются работнику за проработанный период до момента смерти, а также пособие на погребение. Сроки выплат должны быть выдержаны в рамках закона.

Обработка окончательных зарплатных чеков для умерших сотрудников

Это печальное событие, которое может случиться с любым владельцем бизнеса в любое время — вы получаете известие о том, что один из ваших сотрудников скончался. Это может быть запутанным и трудным временем для работодателей, но чем раньше будут решены административные задачи, тем лучше.

От управления персоналом до заработной платы и пособий, есть много незавершенных дел, которые нужно решить. И хотя смерть сотрудника — это не то, о чем мы любим думать, подготовка сделает ее менее сложной. Важно отметить, что правила могут сильно различаться от штата к штату.

Например, максимальная заработная плата, которую работодатель может выплачивать оставшемуся в живых до передачи имущества, может сильно различаться. Тем не менее, вот 10 общих шагов, которые работодатели должны предпринять при выплате окончательных выплат умершим работникам.

СВЯЗАННЫЕ: 5 лучших практик для безболезненной обработки платежных ведомостей >>

1- Общие шаги, которые необходимо предпринять при выплате окончательных платежей умершим сотрудникам

Немедленные действия

Обновите свою систему расчета заработной платы несмотря на то, что умерший сотрудник все еще активно работает, прекратить трудовые отношения в системе начисления заработной платы.

СВЯЗАННО: 5 причин, по которым малые предприятия должны отдавать начисление заработной платы на аутсорсинг >>

Ожидаемые платежи 

Если у сотрудника есть какие-либо зарплатные чеки, которые не были обналичены на момент смерти, чек должен быть аннулирован и повторно выдан бенефициару сотрудника, душеприказчику или личному представителю. в той же чистой сумме и удержании и в соответствии с работником-резидентом / проживавшим в штате.

Суммарная заработная плата, связанная с переоформленным платежом, будет указана в форме W-2 бывшего работника «Отчет о заработной плате и налогах» с использованием полей 1, 3 и 5, а удержанные суммы федерального подоходного налога будут включены в поле 2 «Налог на социальное обеспечение». в поле 4 и налог Medicare в поле 6.

Эта заработная плата и удерживаемые суммы должны быть указаны в форме W-2 умершего сотрудника. 1099-MISC не требуется.

Если это рабочая неделя и ожидается прямой депозит, пусть он пройдет. Платежи, которые были сделаны или инициированы прямым переводом сотрудникам , которые были живы, когда платежная ведомость была обработана , но которые умерли до даты проверки или до того, как они сняли средства, не сторнируются. Однако прямые депозиты должны быть прекращены для будущих выплат заработка после смерти работника.

Просмотрите законы штата о завещании

Еще раз проверьте законы штата о завещании на предмет ограничений на заработную плату, которая может быть выплачена пережившему умершего работнику.

Лица, претендующие на право на имущество умершего работника, должны представить юридические документы, подтверждающие их отношения с умершим, и их полномочия в соответствии с законодательством штата на подачу иска. Аффидевит, административное письмо и квитанция о подтверждении являются тремя наиболее распространенными документами, требуемыми государством для требования имущества работника.

Выдача P Ayment

Перед выплатой всегда проверяйте, что причиной увольнения сотрудника является смерть. Эти доходы не облагаются федеральным подоходным налогом, но облагаются налогами на социальное обеспечение и Medicare.

Для выплат заработной платы умершего работника, которые обрабатываются в год смерти работника и не выдаются при его жизни:

Форма W-9

В большинстве случаев умершему работнику причитается заработная плата. Как правило, работодатели должны получать заполненную форму W-9., Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификата от бенефициара или наследника бывшего сотрудника до того, как выплаты, основанные на услугах, выполненных сотрудником, будут отправлены бенефициару или наследнику.

Если нет душеприказчика или личного представителя, заработная плата не может быть выплачена до тех пор, пока завещание не будет утверждено и наследнику не будет присвоен идентификационный номер налогоплательщика.

Формы W-2 и 1099-MISC 

Если окончательная заработная плата выплачивается в том же календарном году, в котором умер работник, укажите их в обеих формах W-2 и 109.9-РАЗНОЕ. В форме W-2 заработная плата и налоги указываются в графах 3–6, при этом федеральный подоходный налог не удерживается. В графе 1 ничего не указывается.

Затем в форме 1099-MISC укажите валовую выплату в графе 3. Примечание. Заработная плата, выплаченная в год смерти, не подлежит удержанию подоходного налога, но налоги на заработную плату, такие как FICA, должны быть задержанным.

Заработная плата, выплаченная в следующем календарном году 

Задержка завещания или другие задержки могут привести к тому, что окончательные выплаты заработной платы будут произведены в следующем календарном году. В этом случае окончательный платеж не облагается налогами на заработную плату, удерживаемыми в течение года смерти. Причитающаяся сумма должна быть внесена в наследство умершего работника. Только форма 109Требуется 9-РАЗНОЕ; форма W-2 не заполняется.

Хотя законы штатов обычно следуют федеральным законам в этой ситуации, работодатели должны подтвердить законы штата резидента, которые определяют максимальную сумму заработной платы, которая может быть выплачена, лицо, которому должна быть выплачена заработная плата, особые условия, которые требуются до выплаты, и облагается ли заработная плата подоходным налогом штата. Местные налоги нужно рассматривать в каждом конкретном случае.

Окончательные позиции

Начисленный PTO

Ознакомьтесь с законами штата, чтобы определить, следует ли и каким образом выплачивать другую компенсацию. Сюда входят неиспользованные отпускные, а также больничные или отпуска по личным обстоятельствам. В отсутствие закона штата работодатели должны следовать политике своей компании в отношении выплаты начисленных неиспользованных отгулов.

Например, в штате Миссури в соответствии с Разделом 33.102 стоимость неиспользованных дней отпуска умершего сотрудника на момент смерти должна быть выплачена назначенному бенефициару сотрудника или наследнику.

Однако в Канзасе закон штата не требует выплаты неиспользованных дней отпуска. Компенсация стоимости начисленных неиспользованных дней PTO должна быть выплачена в соответствии с политикой компании.

Наложение ареста

Если в отношении работника было вынесено постановление о наложении ареста на заработную плату, эта заработная плата должна быть удержана из последней зарплаты умершего сотрудника. Кроме того, как зарегистрированный работодатель, вы должны уведомить суд или государственное учреждение, выдавшее приказ о наложении ареста на заработную плату, о переходе сотрудника в вашу организацию и последующем изменении статуса занятости, чтобы освободить ваш бизнес от ответственности.

Если вы получили уведомление о смерти сотрудника, об этом всегда следует сообщать вашему отделу кадров, чтобы можно было принять меры по другим выплатам, включая страхование жизни. На этом этапе для целей страхования жизни может быть запрошено свидетельство о смерти.

Страхование жизни

Укажите получателей льгот, предоставляемых работодателем, таких как страхование жизни. Сообщите бенефициару или личному представителю о доступных льготах.

COBRA

Смерть сотрудника считается квалификационным событием COBRA. Расторгнуть медицинскую страховку работника с даты смерти и уведомить дополнительных членов семьи о правах полиса COBRA, включая супруга или иждивенцев.

О Axcet HR Solutions

Axcet HR Solutions предоставляет полный спектр услуг по управлению персоналом для малого и среднего бизнеса в столичном районе Большого Канзас-Сити. Когда вы передаете нам человеческие ресурсы на аутсорсинг, мы предоставим квалифицированные услуги по управлению вознаграждениями сотрудников, расчету заработной платы, безопасности и компенсации работникам. Узнайте больше о наших услугах по расчету заработной платы и налоговому администрированию.

5 шагов в случае смерти сотрудника

01.04.2014

Помимо очевидного эмоционального воздействия, смерть сотрудника почти всегда оставляет незавершенными дела для отдела кадров и фонда заработной платы.

Выполните следующие действия, чтобы упростить процесс получения уведомления о смерти сотрудника:

1. Попросите у семьи свидетельство о смерти (обычно его можно получить через одну-две недели после смерти) и уплатите ли федеральный налог Идентификационный номер существует для имущества. Это может показаться навязчивым, но вы должны получить действительное доказательство смерти, прежде чем урезать последнюю зарплату члену семьи. Кроме того, идентификационный номер налогоплательщика потребуется, если последняя зарплата идет на имущество умершего, а не родственника.

2. Начать процесс уведомления COBRA. Смерть сотрудника считается квалификационным событием COBRA для супругов и детей-иждивенцев. Если ваша организация должна соблюдать COBRA, начните оформление документов, необходимых для уведомления вашей страховой компании и оставшихся в живых. Пусть выжившие также знают, как подавать любые претензии по страхованию жизни.

3. Определите, кто должен получать окончательную заработную плату работника. В некоторых случаях последняя зарплата будет выплачиваться непосредственно администратору поместья. В других случаях чек может достаться супругу, детям или другой стороне работника. Обратитесь в отдел заработной платы и труда вашего штата, чтобы узнать о действующих в вашем штате правилах выплаты окончательной заработной платы.

4. Тщательно регистрируйте и сообщайте о выплатах до и после смерти, , если последняя заработная плата выплачивается в том же году. Отказать в выплате FICA, если последняя зарплата была урезана в том же году, что и смерть работника.

Используйте форму IRS 1099-MISC для сообщения о любых платежах, сделанных после смерти сотрудника. Если окончательный чек отправляется физическому лицу (например, супругу), включите в эту форму информацию о социальном страховании этого лица. Если последняя зарплата идет на имущество, укажите идентификационный номер налогоплательщика.

В конце года используйте форму IRS W-2, чтобы указать общую компенсацию до смерти, а также любые вычеты Medicare и Social Security.

5. Не удерживайте налоги с заработной платы, если окончательная заработная плата выплачивается в следующем году. Любая невыплаченная заработная плата, которая не будет выплачена до следующего календарного года, не облагается федеральным подоходным налогом, налогом на социальное обеспечение или налогом на медицинскую помощь. Укажите общую сумму, выплаченную после смерти, в графе 5 «Прочие доходы» формы 1099-MISC.

Вам не нужно подавать форму W-2 в конце года, если последний чек о зарплате будет выдан в следующем году. Проконсультируйтесь с отделом заработной платы и труда вашего штата о государственных отчетах и ​​процедурах удержания.

Помимо логистики: как помочь сотрудникам, когда умирает их коллега

Руководителям было бы бесполезно ожидать, что коллеги умершего сотрудника будут заниматься своими делами в обычном режиме. Вот как должен реагировать отдел кадров:

• Сообщите сотрудникам о смерти как можно быстрее. Прежде чем делать общее заявление, сначала обратитесь к тем, кто наиболее тесно сотрудничал с покойным — и в частном порядке.

• Разрешить сотрудникам поговорить друг с другом о смерти или пойти домой, если они этого хотят.

• Поощряйте сотрудников присутствовать на похоронах или поминальной службе, даже если вам приходится нанимать временных работников, чтобы они замещали их, пока их нет.

• Сообщите вашей программе помощи сотрудникам о смерти и напомните сотрудникам, что консультанты EAP обучены и готовы помочь им справиться со стрессом и горем, которые они могут испытать. Консультирование в течение трех дней после смерти наиболее эффективно помогает людям, которые скорбят.