Ведение документооборота в организации: Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Ведение документооборота в организации: Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Ведение и учет документооборота в организации

Документооборотом называется движение определенных служебных документов в организации, от даты создания, получения, завершения или исполнения. При более близком изучении ведение документооборота включает следующее: регистрация, рассмотрение, обработка, контроль, подготовка к использованию и последующему хранению. Это важный процесс, который должен соблюдать лучший порядок.

Делопроизводство с нуля

Главной задачей для достижения отличных результатов является в первую очередь хорошая организация, а в нормативных актах приводятся только рекомендации по контролю и закрепленные инструкции. Пригодится это для новой и уже существующей организации, потому что работа с документами очень важна для оптимального ведения деятельности. Начинать, практически любую работу стоит с изучения методических рекомендаций и нормативных актов, которые могут помочь достичь оптимальных результатов, с рабочими схемами.

Этапы организации документооборота в организации

Для достижения оптимальных результатов существуют следующие этапы:

• организация наиболее оптимального движения документооборота;
• создание и документирование деятельности;
• соответствующее использование и хранение документации.

Такие функции выполняет служба делопроизводства, которая имеет разнообразные названия в зависимости от типа организации и ее деятельности. Сперва будет достаточно разработать всего два положения: инструкции с закрепленными правилами работы с документацией, а также номенклатуру дел, с дальнейшим группированием и учетом документооборота при отборе, хранении или уничтожении.

Вначале только созданного предприятия, можно обойтись небольшими, но емкими по смысловой нагрузке регламентами и положениями, утвержденными руководителем.

Ко всем документам определяется такой ряд важных требований:

• прямой поток движения, предполагающий прохождение наименьшего числа инстанций;
• распределение между сотрудниками и руководящей веткой в зависимости от функций и обязанностей;
• однократность, при выполнении любой операции.

Необходимые документы для хорошего делопроизводства

Для обеспечения оптимального и более организованного делопроизводства можно выделить такую классификацию по:

1. назначению – распорядительные, оправданные и комбинированные: приказы, накладные, отчеты, распоряжения;
2. охвату деятельности – разовые, первичные, сводные, накопительные: акты, кассовые книги, ведомости, отчеты о движении, накладные;
3. содержанию операций – материальные, расчетные и денежные;
4. способу написания – электронные, написанные вручную;
5. месту создания – внутренние и внешние.

Любая информация, данные или их изменение должны быть подписаны соответствующим лицом, производившим записи или корректировку.

Этапы документооборота

Процесс документирования состоит из трех основных этапов. Первый и один из самых основных – это составление первичных документов, в которых главной единицей выделяется реквизит. Все остальные дополнительные бумаги могут уточнять подробности операций, отображенных в первичных. Из них можно выделить наименования, адрес, телефон и официальный бланк компании, который изготавливается в строгой отчетности и обязательно на государственном языке.

На втором, принимают и проверяют документы, с осуществлением таких проверок:

• формальная – правильность внесения и заполнения соответствующей информации;
• логическая – логика взаимосвязанности данных;
• юридическая – порядок и законность при проведении операций;
• экономическая – содержание и движение показателей;
• арифметическая – точность и правильность расчетов.

Третий завершает общую структуру и предполагает обработку документов, где осуществляется большое количество необходимых операций, оценки, кодировки, расценок и группировки показателей.

График документооборота должен содержать информацию по созданию и обработке первичных документов, которые используются для разнообразных операций на конкретной фирме. Важно также соблюдать правильное их хранение, осуществляемое в центральной бухгалтерии и других разделах предприятия. Заключающим, выделяется передача в архивное помещение – текущее и постоянное, которые отличаются сохраняемым временем.

Документооборот и его организация на предприятии

«Кадровый вопрос», 2012, N 5

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Документооборот — это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Порядок работы с входящими документами

Под входящим документом принято понимать документ, поступающий на предприятие от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию. Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов.

Работа с входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:

от курьера (экспедитора) к делопроизводителю — по описи (реестру) под роспись указанных лиц;

от отправителей — под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «Принято 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя.

Поступившие документы необходимо проверить на указание адресатов. Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка «Лично», конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).

Поступившие документы необходимо проверить на целостность упаковки, что гарантирует сохранность документов. Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде» (см. ниже).

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

подпись

И. О. Фамилия

дата

АКТ N

о выявлении повреждений документа

«___» ______________ 20__ г. г. Москва

Комиссией в составе:

Председатель:______________________________________________________________

члены: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

составлен настоящий акт в том, что:

а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _________________________

___________________________________________________________________________

(указать, откуда (кем) именно)

обнаружены следующие повреждения: _________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать, какие именно)

б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ________________________

___________________________________________________________________________

(указать, откуда (кем) именно)

обнаружены следующие повреждения вложенных документов: ____________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать, какие именно)

В связи с изложенным не представляется возможным использование по

назначению следующих документов: __________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать, каких именно)

Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя недостающих документов (исх. N ___).

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Возникают такие ситуации, когда внешне упаковка целая, но при вскрытии упаковки недостает каких-либо документов. В этом случае необходимо составить акт о выявлении недостающих вложений. Один экземпляр акта передается отправителю документов, другой хранится в службе ДОУ (см. ниже).

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя предприятия

подпись

И. О. Фамилия

дата

АКТ N

о выявлении недостающих вложений

«___» ______________ 20__ г. г. Москва

Комиссией в составе:

Председатель — ____________________________________________________________

члены:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

составлен настоящий акт в том, что при вскрытии конверта (упаковки),

отправленного _____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать, откуда (кем) именно)

а) не найдены следующие документы: ________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать в последовательности — номер по описи (номер приложения),

наименование документа, количество листов)

б) не найдены листы (страницы) следующих документов:_______________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать в последовательности — наименование документа, номера

отсутствующих листов (страниц))

В связи с изложенным не представляется возможным использование по

назначению следующих документов:___________________________________________

___________________________________________________________________________

(указать, каких именно)

Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте (упаковке)) (исх. N ___).

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

После того как документы были доставлены, необходимо произвести их обработку. В первую очередь необходимо произвести сортировку документов и зарегистрировать те документы, которые подлежат регистрации. Процесс регистрации представляет собой процедуру фиксации факта поступления документа на предприятии. Не подлежат регистрации документы:

— копии ранее поступивших документов, зарегистрированные в установленном порядке;

— статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты;

— приглашения: билеты,

Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.

Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.

Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры

От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив документов», «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии, а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота. В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Cистематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот — движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Что такое электронный архив?

Популярность в России термина «электронный архив» является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и

3.1. Организация документооборота. Делопроизводство компании

3.1. Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота являются:

1) направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

2) объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

3) структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

4) режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов

Алгоритмы (технология) работы с документами, (входящими и исходящими), реализуемых сотрудниками службы ДОУ, приведены в приложении 67, 68.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Организация документооборота на предприятии (стр. 1 из 4)

Оглавление

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Выводы и рекомендации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен[1].Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.[2]Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные — связывают организации одного уровня

-вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней (восходящие — входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются[3]:

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово — хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

МДС 12-37.2007 Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации

Методическая документация в строительстве

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Рекомендации содержат основные положения по оформлению документов и организации документооборота в строительной организации.

На основе настоящего МДС в строительной организации рекомендуется устанавливать единые унифицированные формы и правила компьютерного оформления документов.

Настоящий документ может быть рекомендован сотрудникам и руководителям всех строительных организаций.

Использование МДС способствует более рациональной организации работы с документами.

Настоящий документ составлен сотрудниками ЦНИИОМТП (кандидаты техн. наук В.П. Володин и Ю.А. Корытов) на основе изучения и обобщения практики документооборота в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003 и ОК 011-93 (ОКУД).

ВВЕДЕНИЕ 1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 2. НОРМАТИВНЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ 3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5. ПРАВИЛА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В строительной организации ведется работа не только с проектно-сметной и организационно-технологической документацией (проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты), но и с организационно-распорядительными документами. Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от того, как поставлена работа с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительные документы сопровождают управленческие функции внутри организации и являются одним из каналов связи с внешним миром. Объем работ с бумажными документами продолжает оставаться значительным.

Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности.

Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителей. Чтобы правильно и быстро подготовить документы, необходимо знать предъявляемые к ним требования. Невыполнение этих требований может лишить документы юридической и практической значимости.

Организационно-распорядительные документы — это комплекс документов (акты, распоряжения, письма и т.п.), объединенных логической связью по тематике строительной организации, отправителям и получателям, руководителям и исполнителям.

К особенностям стиля документов текущего времени можно отнести новые формы обращения к адресату, применение вместо именных (возведение здания) глагольных (возвести здание) фраз, что придает тексту современный, то есть более динамичный характер. Текст современного документа отличается точностью, не допускающей нескольких толкований, однозначность его приближается к тексту законодательных документов. Основным требованием к тексту документов является его унификация. При унификации текстов должны соблюдаться следующие принципы:

точное отражение в тексте содержания ситуации;

соответствие содержания виду документа;

использование устойчивых речевых оборотов и словосочетаний, а также терминов, сокращений и условных обозначений, установленных стандартами.

Настоящие рекомендации составлены на основе изучения и обобщения опыта документооборота и работы с документами в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений нормативных и методических документов ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003, ОК 011-93 (ОКУД).

Настоящий документ распространяется на организационно-распорядительные документы в строительной организации и применяется для обеспечения единых для данной организации правил ведения документооборота (регистрация, учет, обработка и подготовка документов, контроль исполнения, порядок тиражирования, систематизация, подготовка для сдачи в архив и хранение документов).

Выполнение этих правил способствует своевременному и точному исполнению документов в соответствии с действующим законодательством.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ОК 011-93 (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации.

Ниже приводятся термины и их определения в области организационно-распорядительных документов, наиболее широко используемые в строительной организации.

Акт — документ, составленный организациями (лицами) и подтверждающий события (факты).

Договор — документ, подтверждающий соглашение между сторонами (организациями, организациями и лицами).

Должностная инструкция — документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения между сотрудниками организации.

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т.п. и представляемый в вышестоящую организацию (должностному лицу).

Письмо (деловое, служебное, информационное, сопроводительное и т.п.) — документ, служащий средством общения между организациями.

Положение — документ, устанавливающий основные принципы и системно связанные между собой правила деятельности организации (структурных подразделений).

Приказ — документ, обязательный для выполнения организацией (должностным лицом).

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и решений, принятых на совещаниях, заседаниях и собраниях.

Распоряжение — документ, обязательный для выполнения указанными в нем должностными лицами и в установленный срок.

Служебная записка - документ, служащий средством общения между должностными лицами одной организации.

Справка — документ, содержащий описание служебных событий (фактов).

4.1. Документы организации являются ее собственностью, включаются в имущество организации, порядок работы с ними регулируется нормативно-методическими документами Ростехрегулирования и Федеральной архивной службы России.

4.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений путем издания приказов, распоряжений, указаний, в которых содержится ссылка на поступивший документ, излагается его содержание и предусматриваются мероприятия, подлежащие выполнению.

4.3. Обсуждение вопросов на совещаниях, заседаниях, собраниях фиксируется в протоколах.

Принятые решения доводятся до исполнителей путем рассылки соответствующих документов.

4.4. Переписка с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами осуществляется структурными подразделениями в пределах своей компетенции.

Переписка с органами власти и государственного надзора ведется руководителем организации или заместителями по его поручению.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.

Подготовка и оформление документов осуществляются в соответствии с принятыми правилами обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Текст документа высылается по почте, передается в виде телефонограммы или телеграммы, по факсу, электронной почте.

4.5. Оперативное руководство и контроль за работой с документами осуществляет канцелярия организации.

Канцелярия дает указания о порядке работы с документами, обязательными для исполнения структурными подразделениями организации, проверяет состояние этой работы и осуществляет обучение сотрудников, работающих с документами.

4.6. Ответственность за состояние, правильное ведение документов и сохранность документов в структурных подразделениях (в отделах, участках и т.п.) возлагается на их руководителей.

4.7. Руководители структурных подразделений:

обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, руководства организации;

докладывают руководству о ходе выполнения данных им документов;

обеспечивают сохранность документов до сдачи их в архив;

обеспечивают правильное использование средств оргтехники, экономное расходование служебных бланков и бумаги;

способствуют сокращению переписки, не допуская ее, если можно решить вопрос путем переговоров.

4.8. Непосредственная работа с документами возлагается на сотрудников канцелярии, секретарей, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, — на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу.

4.9. Вновь назначенные сотрудники, ответственные за работу с документами, должны быть ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой организации, установленным порядком работы с документами, номенклатурой дел, должностными обязанностями и должны пройти инструктаж в канцелярии.

4.10. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан сдать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому сотруднику, назначенному ответственным за работу с документами, который должен принять меры к их своевременному исполнению.

4.11. При увольнении (перемещении) ответственного за ведение работы с документами производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения.

4.12. Содержание документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате необходимо немедленно поставить в известность руководителя структурного подразделения и канцелярию организации.

Передавать документы (их копии) работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства организации.

4.13. Документы составляются на бумаге или на других носителях.

При подготовке и оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное их исполнение и поиск, возможность обработки и тиражирования документов с помощью компьютеров и копировальной аппаратуры.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (гл. 4), и правильном их оформлении.

Правила оформления приведены в разделах 5 и 6 настоящего документа.

При составлении документов с помощью компьютера используется шрифт Times New Roman № 13, 14 (для подготовки таблиц допускается использовать шрифт № 12).

4.14. Качество подготовки документа определяется достоверностью и точностью содержащейся в нем информации, стилем изложения и соблюдением правил оформления.

Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, а также на лица, завизировавшие и подписавшие документ.

Ответственным за работу с документами предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.

4.15. Не допускается вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденный документ без разрешения лица, подписавшего документ.

5.1. Бланки документов

Документы оформляют на бланках, которые должны иметь обязательные реквизиты и установленный порядок их расположения.

Применяют, как правило, следующие бланки:

общий бланк и бланк письма;

бланк должностного лица и конкретного вида документа:

бланк структурного подразделения.

Бланки документов изготавливают на светлой бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Реже используются формат A3 (297×420 мм) для документов, оформленных в виде таблиц, и формат А6 (105×148 мм) для бланков резолюций.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках:

продольный - для изготовления документов: приказы, распоряжения, решения, протоколы и т.д.;

угловой — для изготовления документов: служебные записки, письма, акты, положения, инструкции и т.д.

Лист документа должен иметь поля не менее: левое — 25 мм, правое — 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.

Документы, отправляемые из организации и подписываемые руководством, оформляют на фирменных бланках (с эмблемой организации).

На этих бланках после наименования организации приводят справочные данные, включающие почтовый и электронный адреса, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению организации.

Фирменные бланки изготавливают типографским способом. Эти бланки являются документами строгой отчетности, учет и выдачу их структурным подразделениям производит канцелярия организации.

Учет бланков осуществляют с помощью порядковых номеров, проставляемых на полях или на обратной стороне листа.

Использование ксерокопий фирменных бланков не рекомендуется.

Наименование организации на бланке указывается в точном соответствии с ее Уставом.

Наименование печатается:

на продольном бланке — прописными буквами;

на угловом бланке — прописными или строчными буквами; строчные буквы выделяют полужирным шрифтом.

Бланки должностного лица используют заместители руководителя для издания документов в пределах их компетенции.

На бланке должностного лица приводят полное наименование организации и должность, которые печатают прописными буквами и выравнивают в пределах полей по центру.

Бланки внутренних документов изготавливают на компьютере непосредственно при создании документа.

На бланках внутренних документов (кроме служебной, докладной, объяснительной записок) наименование структурного подразделения приводят полностью, с указанием вышестоящих структур.

При оформлении служебной, докладной, объяснительной записок указывается только наименование структурного подразделения, которое печатается прописными буквами.

Допускается выделять наименование структурного подразделения или должностного лица полужирным шрифтом.

Использование произвольных бланков не рекомендуется.

5.2. Наименование документа

Наименование документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню принятых в организации документов.

Наименование документа печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и отделяют от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.

Наименование документов может печататься в разрядку.

5.3. Резолюция на документе

Резолюция пишется в верхней части первой страницы документа; в ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, содержание задания, порядок и срок исполнения, ставится подпись руководителя и дата.

Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания несут все указанные в резолюции исполнители.

5.4. Дата документа

Датой документа, в общем случае, является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления.

Для написания даты используют цифровой и словесно-цифровой способы: 01.03.2008 год или 17 января 2008 г.

Словесно-цифровой способ написания дат (например, 09 августа 2008 г.) рекомендуется применять в приказах, актах, протоколах, финансовых документах.

5.5. Адресат документа

В качестве адресатов документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

При написании адресата в начале указывают наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости, должность и фамилию лица, которому адресован документ, в дательном падеже, а также почтовый адрес.

При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности адресата.

Инициалы должностного или физического лица указывают перед его фамилией и при печатании отделяют от нее одним пробелом.

Проставление почтового адреса не является обязательным для постоянных адресатов.

При адресовании документа в несколько адресов (но не более четырех) после первого адресата и его почтового адреса печатаются следующие адресаты и их почтовые адреса.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, адресуются без указаний должностей и фамилий, а также почтового адреса.

Адресат печатается через один межстрочный интервал в верхней правой части листа в пределах ограничительных уголков, а при их отсутствии — отступив 122 мм от левого края листа и не нарушая правого поля.

Составные части адресата печатают с новой строки через 1,5-2 межстрочных интервала строчными буквами, кроме первой прописной. Точка в конце адресата не проставляется.

5.6. Заголовок к тексту документа

Перед текстом документа пишется заголовок, состоящий из наименования документа и его тематики.

Заголовок должен быть кратким (не более 2-3 строк).

Заголовок печатают от левого поля через один межстрочный интервал, причем каждая строка содержит, как правило, не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его продлевают до границы правого поля.

Для документов, оформленных на продольных бланках (приказов, распоряжений и др.), заголовок, превышающий 150 знаков, следует центрировать в пределах полей.

Заголовок печатают без кавычек, не подчеркивают, точка в конце не проставляется.

Заголовок не пишется на телефонограммах, телеграммах, извещениях, а также на документах формата А5.

На документах, не имеющих заголовка (письмах и некоторых других документах), объемом более чем одна страница, набирается перед текстом, у левого поля фраза-аннотация с указанием тематики документа.

5.7. Текст документа

Текст составляют, как правило, по одной теме. Информация должна быть полной, ясной и четкой, исключающей вопросы. Текст следует редактировать. Объем текста не должен составлять более двух страниц.

Отчеты, планы и другие документы, содержащие несколько взаимосвязанных тем, могут быть большего объема, но не должны превышать семь-восемь страниц.

Документы, составленные на основании и во исполнение других документов (например, вышестоящих органов или органов госконтроля), должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и т.п.

Текст документа составляют, как правило, из двух разделов. В первом разделе указывается основание (причина, мотив) подготовки документа, во втором разделе излагается его основное содержание (распоряжение, решение, предложение, просьба и т.п.).

Текст документа может содержать также один раздел, например приказ (распоряжение) - распорядительную часть без преамбулы, письмо — просьбу без пояснения.

Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Каждый из этих разделов имеет одно-, двух- или трехзначный номер, написанный арабскими цифрами.

5.8. Приложение к документу

Если документ имеет приложение, то после текста документа печатается слово Приложение — от левого поля, строчными буквами, кроме первой прописной, с двоеточием после него. Приложение может состоять из нескольких самостоятельных частей, которые перечисляются арабскими цифрами.

Приложение следует упомянуть и назвать в тексте документа, в этом случае пишут, например, так: Приложение: упомянутое на 5 л. в 2 экз.

Если приложение не названо в тексте документа, то указывается его полное наименование. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если приложением является документ, также имеющий приложение, это оформляется следующим образом. Приложение: распоряжение Ростехнадзора от 25.06.2007 № 81 и приложение к нему, всего на 12 л.

Приложение оформляется на стандартных листах. На документе, являющемся приложением, печатается слово Приложение в правом верхнем углу, отступив 40 печатных знаков от левого поля.

Если приложение имеет нумерацию, то цифры указывают после слова Приложение.

5.9. Согласование документа

Для оценки содержания документа и качества его оформления, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и за его пределами (внешнее согласование).

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа проводится:

с подведомственными организациями и сторонними организациями, если они вступают в правовые отношения, возникающие вследствие издания документа, или содержание документа затрагивает их интересы;

с органами, осуществляющими государственный надзор;

с вышестоящими организациями.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается на лицевой стороне документа, слева, выше наименования вида документа, прописными буквами (без кавычек и двоеточия).

При согласовании с должностным лицом под словом СОГЛАСОВАНО указывается должность, приводятся наименование организации, инициалы и фамилия.

При согласовании другим документом (письмом, протоколом и др.) под словом СОГЛАСОВАНО приводятся наименование этого документа, дата его утверждения и номер.

Если документ имеет два согласования, их размещают на одном уровне, при большем количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование может оформляться на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций; при этом на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа должностными лицами организации. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. В ряде случаев приводится должность визирующего.

Если имеются замечания по документу, то они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При этом на документе выше визы делается отметка «Замечания прилагаются».

В случае несогласия должностного лица с документом в целом выше визы делается отметка: «С документом не согласен, замечания прилагаются».

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на последнем листе подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются на копии отправляемого документа.

5.10. Утверждение документа

Утверждается документ, имеющий нормативный или правовой характер.

Документы утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

Слово УТВЕРЖДАЮ печатается на лицевой стороне документа, справа, выше наименования вида документа, прописными буквами (без кавычек и двоеточия), на одном уровне со словом СОГЛАСОВАНО.

Ниже слова УТВЕРЖДАЮ печатается наименование должности лица, утверждающего документ, приводятся его подпись, инициалы и фамилия, дата утверждения.

5.11. Подпись

При подписи указывают должность лица, подписавшего документ (на должностном бланке наименование должности дважды не указывается), инициалы и фамилию.

В документах, оформленных не на бланке организации, следует указывать наименование должности, включающее наименование организации и структурного подразделения.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Поправки можно внести от руки, например: зам. или и.о.

Ставить: «за» или проставлять косую черту перед наименованием должности не рекомендуется.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Подписи документа нескольких лиц равных должностей располагают на одном уровне.

В документах, подписываемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

Подпись отделяется от предыдущей подписи двумя-тремя межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля документа через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю документа, расшифровка подписи выравнивается по правому полю. При наличии нескольких подписей на документе по правому полю выравнивается самая длинная из них.

Инициалы и фамилию печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом для подписи.

5.12. Указание исполнителя

Отметка об исполнителе проставляется от левого поля в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию (фамилию, имя, отчество) и номер телефона исполнителя. При этом могут быть использованы шрифты № 10-11.

5.13. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа в нижней его части и содержит следующие данные:

дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо краткие сведения об исполнении;

слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

дату и подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения).

5.14. Оформление документов

Тексты документов печатают через 1,5 межстрочных интервала. Новый абзац печатают, отступив 5 печатных знаков от левого поля. При оформлении документов объемом свыше 10 страниц используют вторую сторону листа.

Вторую и последующие страницы документов нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами вверху документа, в центре, без каких-либо дополнительных знаков.

При оформлении документов на бланках формата А5 (148×210 мм), а также отдельных многостраничных документов (инструкций, положений, правил), не предназначенных для полиграфического воспроизведения, допускается использовать шрифт № 12 через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, направляемых в вышестоящие органы, печатают с одной стороны листа через 2 межстрочных интервала.

Отдельные виды внутренних документов (заявление, объяснительная записка) пишут от руки.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.

Составные части реквизитов: адресат, слова «Утверждаю», «Согласование», «Приложение» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Другие реквизиты разделяют между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) выделяют полужирным шрифтом и печатают по центру. Наименование вида документа АКТ может быть напечатано в разрядку.

Если в тексте документа имеется примечание, то слово «Примечание» печатается от левого края текста и после него проставляется двоеточие.

При оформлении реквизитов документа рекомендуется соблюдать общепринятые отступы в печатных знаках от краев текстового поля.

6.1. Приказ (распоряжение, указание)

Приказы издает руководитель организации, распоряжения и указания могут издавать заместители руководителя и руководители структурных подразделений в пределах компетенции.

Проекты приказов (распоряжений), подписываемых руководством организации, разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

За качество подготовки приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами отвечают руководители структурных подразделений, которые вносят приказ.

Оформление приказов (распоряжений) является обязанностью канцелярии.

Приказы (распоряжения) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившим приказ, руководителями подразделений, которым в приказе предусматриваются задания и поручения, а также юристом и канцелярией.

Замечания по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Приказы нумеруют в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по штатному расписанию и личному составу нумеруют отдельно.

Распоряжения и указания руководителей структурных подразделений регистрируют в структурных подразделениях.

Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью канцелярии и направляют адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия направляется исполнителю и в канцелярию.

Текст приказа (распоряжения, указания) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть содержит изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами: «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (указания, распоряжения — словами ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ). Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагаются несколько исполнителей или выполнение различных действий, то текст распорядительной части делится на пункты и подпункты.

Описание действия начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, то соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя в дательном падеже.

В последнем пункте распорядительной части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (или его пункт) с указанием его даты, номера, заголовка.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу.

6.2. Положение, должностная инструкция

Положение и должностная инструкция являются документами длительного пользования и применяются до тех пор, пока не утверждаются новые, заменяющие их документы.

Положение и инструкция оформляются на общем продольном или угловом бланке организации. Текст документов излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается. Текст может делиться на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия.

Например, текст должностной инструкции содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Функции и должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность.

Должностная инструкция содержит слова: «С инструкцией ознакомлен», которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи руководителя структурного подразделения. Подпись сотрудника ставится после этих слов. При этом указываются наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи.

6.3. Протокол

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали», «повестка дня».

В словах-реквизитах «председатель» и «секретарь» указывают фамилии, инициалы председательствующего на заседании (совещании) и секретаря. В реквизите «присутствовали» приводят фамилии и инициалы присутствовавших. В реквизите «повестка дня» каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой.

Текст протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем эти слова печатаются прописными буквами от левого поля и после них ставится двоеточие.

Содержание докладов и выступлений излагается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается пометка «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) печатают полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывают в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол может излагать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагают к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. При оформлении подписи указывается слово Председатель (Секретарь), проставляется личная подпись и расшифровка подписи.

Копии протоколов рассылают заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам по списку рассылки. Список рассылки составляет и подписывает исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Копии протоколов заверяются печатью канцелярии.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляют на соответствующем бланке и заверяют печатью канцелярии.

6.4. Служебное письмо

Письмо состоит из следующих частей: обращения, вступления, основного содержания, заключения.

Обращение к адресату рекомендуется по имени-отчеству или по фамилии с предшествующим словом — господин (или сокращенным г-н). В письмах, адресованных президентам (председателям) обществ, руководителям компаний и фирм, принято обращение с указанием должности без фамилии. Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, отказов, требований, напоминаний. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая печатается с абзаца и завершается запятой.

Текст излагается от первого лица множественного числа. Допускается изложение от первого лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица, носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма не должен превышать двух страниц.

6.5. Акт

Текст акта состоит из двух частей. В вводной части указывается мотив (документ), на основании которого составляется акт, его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают их должности с указанием организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже).

Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и их местонахождении, приводящимися после слова «Составлен», которое печатается с абзаца. Акт подписывается членами комиссии и председателем.

6.6. Служебная записка, справка

Документы оформляют, как правило, на листе формата А5. Если текст превышает 7 строк, используют формат А4.

Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке.

Служебная записка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в структурное подразделение адресату, второй экземпляр остается в подразделении, составившем служебную записку.

Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников организации. Не рекомендуется начинать текст справки словами: «Настоящая справка выдана в том, что …».

6.7. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронная почта

Телеграммы составляют по установленным формам и посылают (передают) в тех случаях, когда другим способом передать информацию нецелесообразно. Текст телеграмм излагают кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания, цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений в двух экземплярах, из которых первый передается в канцелярию, а второй подшивается в дело структурного подразделения. Первый экземпляр после передачи на телеграф с отметкой об этом хранится в канцелярии.

Телеграммы от имени организации подписывают руководителем или заместителями и регистрируются как обычная исходящая корреспонденция.

Для оперативного решения служебных вопросов применяется передача телефонограмм. В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и речевых оборотов.

Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре, регистрируются как исходящая корреспонденция. На телефонограмме отмечают время передачи, должность, фамилию лица, передавшего телефонограмму или принявшего ее.

Входящая телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывают наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилию лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму. Входящие телефонограммы регистрируют и хранят как обычную входящую корреспонденцию.

Передача документов по факсимильной связи и электронной почте осуществляется работниками, список которых утверждается руководителем организации.

Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшивают в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращают в соответствующие структурные подразделения.

Полученные по факсимильной связи и электронной почте документы немедленно передают на регистрацию в канцелярию и затем адресату.

Регистрация в структурных подразделениях документов, передаваемых и получаемых по факсимильной связи, производится в общем порядке.

7.1. Порядок работы с входящими документами

Прием и первоначальная обработка документов осуществляются канцелярией и включают в себя проверку доставки и целостности вложений, регистрацию и подготовку документа к передаче по назначению. Документы, полученные сотрудниками организации при личном приеме посетителей или посещении других учреждений, должны быть переданы в канцелярию для соответствующего учета и оформления не позднее следующего рабочего дня.

При приеме документов проверяются сохранность упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

В канцелярии вскрывают поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой с надписью «лично»; эта корреспонденция передается адресату в упаковке.

В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) об этом делают запись на обороте первого листа.

Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель.

Конверты после проверки корреспонденции уничтожают за исключением:

если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;

если конверт необходим в качестве обоснования к расходам по оплате корреспонденции.

При поступлении документов на магнитных носителях обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передают по назначению без вскрытия упаковки.

Полученная канцелярией корреспонденция должна забираться работниками делопроизводства структурных подразделений ежедневно.

Срочные документы вручают адресатам немедленно с указанием даты и времени вручения.

Рассмотренные руководством организации документы возвращаются в канцелярию для передачи их исполнителям.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан в тот же день ознакомить с документом других исполнителей и организовать в указанный срок исполнение документа.

Передача документов от одного исполнителя к другому производится через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Передача документов в процессе исполнения из одного структурного подразделения в другое производится через канцелярию.

7.2. Сроки исполнения входящих документов

Сроки исполнения указывают в самих документах или в резолюциях руководства.

Если сроки исполнения документов не указаны, то принимаются следующие сроки:

по вопросам, решаемым в одном структурном подразделении, до 10 дней;

по вопросам, решаемым в нескольких структурных подразделениях, до 15 дней.

Отсутствие исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное исполнение документов.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству с мотивированной просьбой о продлении срока.

7.3. Порядок работы с исходящими документами

Работа с этими документами включает в себя следующие этапы: составление проекта документа, его согласование и визирование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

В письмах рекомендуется указывать ожидаемый срок получения ответа.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.

Исходящие документы организации регистрируются в журналах учета исходящих документов и отправляются через канцелярию.

Регистрация производится в день подписания документа.

Документы, направляемые организацией в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений. Эта корреспонденция оформляется на чистых листах бумаги, регистрируется в структурных подразделениях, а в канцелярии на нее проставляется угловой штамп организации.

В исходящем письме-ответе указываются исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ. Копия отправляемого документа подшивается в дело по месту регистрации документа.

Готовый документ в незапечатанном конверте сдается в канцелярию для последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера его телефона), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.

Исходящие телеграммы, факсы и телефонограммы регистрируются в отдельных журналах.

Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть вложена в один конверт.

На конверте должны быть указаны вид отправки: заказное письмо, ценное, с уведомлением и другие реквизиты в соответствии с действующими почтовыми правилами.

7.4. Порядок работы с внутренними документами

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные записки, акты, справки и другие. Они готовятся, оформляются и исполняются теми должностными лицами, которым направлены, в пределах организации.

Правила работы с внутренними документами на этапах подготовки и оформления такие же, как и с исходящими, а на этапе исполнения — такие же, как и с входящими документами.

Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются юристу для проверки их соответствия действующему законодательству.

7.5. Контроль исполнения документов

Поступающие на имя руководителя организации и в адрес организации документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Контролю подлежат:

постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов и другие документы, на которые требуется ответ;

поручения и задания структурным подразделениям;

документы, поставленные на контроль руководством организации или структурных подразделений.

Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Канцелярией ежедневно составляется перечень контролируемых документов, срок исполнения которых истек.

Контроль за исполнением документов возлагается для:

документов, поступивших от вышестоящих органов и поставленных на контроль руководством организации, — на секретариат и канцелярию;

документов, поступивших в структурные подразделения, и поручений руководства этих подразделений — на лиц, назначенных для этой работы в структурных подразделениях.

На полях первой страницы документа, взятого на контроль, и в журнале регистрации, соответственно, проставляется штамп и делается отметка — «контроль».

Для осуществления контроля за исполнением организационно-распорядительных документов ведется отдельный журнал. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра журнала и напоминания исполнителям о сроках исполнения.

Документы считаются исполненными в срок, если решены все поставленные в них вопросы и соблюдены сроки исполнения. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль.

7.6. Печатание, тиражирование и рассылка документов

Печатание документов, направляемых в вышестоящие органы, а также приказов по основной деятельности осуществляется в канцелярии.

Приказы по личному составу сотрудников печатаются в отделе кадров.

Остальные документы печатают в структурных подразделениях организации.

Тиражирование документов производится в канцелярии, а также в структурных подразделениях, на аппаратах для оперативного копирования. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

7.7. Регистрация и индексация документов

Рекомендуется единая система регистрации документов. Структурным подразделениям присваивают регистрационные индексы. В канцелярии регистрируется вся корреспонденция, адресованная организации. Входящий документ получает регистрационный индекс, который более не повторяется.

Регистрация и запись в компьютерный журнал учета производятся в день поступления документа.

Регистрационный индекс ставится в нижнем правому углу документа и является порядковым номером поступившего документа по журналу учета. После регистрационного номера указывается дата поступления документа.

Индекс исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета.

Внутренние документы структурных подразделений регистрируют и хранят в этих подразделениях.

7.8. Поиск документов

В канцелярии должны быть исчерпывающие сведения о месте нахождения и состоянии исполнения документов.

Поиск документа, наблюдение за исполнением документа и обзор информации, заключенной в нем, обеспечивают компьютерные журналы регистрации и учета.

Разделы и рубрики журналов регистрации и учета должны соответствовать разделам и рубрикам заранее составленного классификатора вопросов и тематики деятельности организации.

Учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловым и продольным штампами организации, удостоверения личности, трудовые книжки.

Учет печатей, штампов, бланков ведется в специальных журналах в канцелярии; трудовых книжек и удостоверений личности — в отделе кадров.

Порядок применения и хранения печатей и штампов рекомендуется установить приказом по организации. Заказы на изготовление печатей, штампов и бланков осуществляются через канцелярию.

Выдача бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета с указанием учетных номеров бланков. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Устаревшие или испорченные бланки писем сдаются в канцелярию для уничтожения. Печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях проводится канцелярией не реже 1 раза в год, одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

9.1. Номенклатура дел

Номенклатуру дел (систематизированный перечень заголовков дел) следует составить для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета документов, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В нее должны быть включены все дела и журналы регистрации.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, содержащих также документацию структурных подразделений.

Первым разделом номенклатуры является канцелярия, далее следуют другие структурные подразделения по степени значимости.

Внутри разделов дела располагают в порядке их важности, последними приводятся журналы регистрации. В номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, поэтому в конце каждого раздела оставляют свободные строки.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, состоящий из индекса

структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Номенклатуру дел рекомендуется пересматривать и корректировать каждый год, утверждать руководителем организации и вводить в действие с 1 января.

Структурные подразделения получают в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры и заводят по ним дела.

9.2. Формирование дел

Формированием дел — занесением в них исполненных документов в соответствии с номенклатурой занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

При формировании дел следуют правилам:

помещать в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел;

помещать в дело документы одного календарного года;

раздельно формировать документы постоянного хранения и временного хранения.

Количество страниц дела не должно превышать 250, что соответствует толщине не более 4 см.

Переписка группируется так: документ-ответ помещается за документом-запросом. Распорядительные документы размещают по видам вместе с приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируют в самостоятельные дела.

Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

9.3. Оформление дел

Оформление дел проводится сотрудниками делопроизводства. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет) хранения. Их хранят в скоросшивателях, листы дела не нумеруют, заверительные надписи не составляют.

Документы, составляющие дело, подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетают с учетом возможности чтения реквизитов документов: текста, дат, виз, резолюций.

9.4. Обеспечение сохранности документов

Дела хранят по месту их формирования, в специально отведенных шкафах, обеспечивающих их сохранность от пыли и солнечного света.

Дела располагают в соответствии с номенклатурой дел, в вертикальном положении, корешками наружу. На корешках дел указывают индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение первого года, а затем сдаются в архив.

После завершения года выдача отдельных документов из дела не рекомендуется. При необходимости дело выдается целиком с разрешения руководителя структурного подразделения на срок до одного месяца, а на его место помещается карта-заместитель.

10.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится с целью установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел. Для организации и проведения экспертизы ценности документов может быть создана экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает руководитель организации.

Отбор документов для постоянного хранения производится в соответствии с номенклатурой дел с указанием сроков их хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Акт о выделении дел к уничтожению, составленный экспертной комиссией, утверждается и служит основанием для уничтожения документов, не имеющих практического значения.

10.2. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу ежегодно составляют описи. На дела временного хранения описи не составляют.

Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу передают в архив через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту, который составляется в ходе экспертизы ценности документов.

Что такое Управление документами (DMS)?

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое.»Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD / ERM, системы вывода и системы поиска информации. Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

---

Вниманию учащихся с визуальным восприятием: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

---

Управление документами — это одна из технологий, предшествующих управлению контентом, и не все это давно было доступно только на автономной основе, как и ее собратья для обработки изображений, рабочего процесса и архивирования. Он обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом, налагая средства контроля и возможности управления на «тупые» документы. Благодаря этому, когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

• Регистрация / выписка и блокировка, чтобы координировать одновременное редактирование документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого.
• Контроль версий, поэтому можно сохранить вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий до
.
• Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.
• Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто и что делал с документом в течение его жизненного цикла в системе.
• Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге было отнесено к управлению контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря распространению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или голос. файлы, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.

Системы управления документами

сегодня варьируются по размеру и охвату от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартной практики хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

• Место хранения
• Безопасность и контроль доступа
• Контроль версий
• Контрольный журнал
• Регистрация / выселение и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, это также общий компонент в среде управления корпоративным контентом.

Выбор системы управления документами

Наш лучший выбор

Лучшая общая система

Лучшая общая система управления документами

Microsoft SharePoint является лидером в области управления документами и совместной работы, и не зря.Его обширный набор функций включает в себя возможность создавать центры контента или организовывать архивы по группам. Он позволяет вам создавать настраиваемые поля метаданных для всех файлов, хранящихся в системе, что упрощает адаптацию способа организации ваших документов к потребностям вашего бизнеса. Это особенно удобно для предприятий, которые уже используют другие продукты Microsoft, такие как Office 365.

Лучшая недорогая система

Лучшая недорогая система управления документами

Rubex от eFileCabinet Online — это облачное решение, которое начинается с конкурентоспособная цена 15 долларов США за пользователя в месяц.Он позволяет удаленным сотрудникам входить в систему с любого компьютера с доступом в Интернет и иметь те же функции, что и при работе из офиса. Фактически, мы ранее выбрали Rubex от eFileCabinet как лучшую систему управления документами для предприятий с удаленной рабочей силой. У него есть сложное мобильное приложение, которое обеспечивает доступ к каждому сохраненному файлу. В системе используется традиционная файловая структура «кабинет-папка» и предусмотрено несколько способов поиска документов. Rubex от eFileCabinet Online доступен в трех тарифных планах, которые различаются функциями и хранилищем.

Лучшее для простоты использования

Лучшее для простоты использования

M-Files — это комплексная система управления документами, которая содержит множество функций, позволяющих предприятиям систематизировать документы, оцифровывать большие объемы бумажных документов и автоматизировать несколько рабочих процессов. Интерфейс смоделирован на основе проводника Windows и прост в освоении. Вы можете выбрать локальную, облачную или гибридную систему.

Лучшая бесплатная система

Лучшая бесплатная система управления документами

VIENNA Advantage — это система управления документами с открытым исходным кодом, управляемая сообществом, которая доступна для бизнеса бесплатно.Его удобный интерфейс прост в навигации и аккуратно организован. Он имеет параметры автоматизации рабочего процесса для упрощения задач и безопасного шифрования конфиденциальных документов. Он также масштабируется, что позволяет вашему бизнесу расти с помощью бесплатной системы управления документами.

• Программное обеспечение для управления документами помогает организовать ваши цифровые записи и позволяет командам вносить правки на лету.
• Разрешения пользователей позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать документы в зависимости от их роли в вашей организации.
• Программное обеспечение для управления документами поставляется в локальных и облачных системах; вы можете выбрать тот вариант, который подходит для вашего бизнеса.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят упорядочить свои цифровые документы для облегчения доступа и редактирования.

Прошли времена хранения бумаги. Хорошая система управления документами важна для любого малого бизнеса. Вы можете наладить свой бизнес, надежно храня важную документацию в цифровом виде.

Но с чего начать при выборе системы документооборота? В конце концов, это переполненное поле с множеством разных продавцов. Это руководство поможет вам понять основы систем управления документами и предоставит вам дорожную карту для процесса закупок. Если вам нужен надежный список для выбора, вы всегда можете ознакомиться с лучшими выборами Business News Daily для программного обеспечения для управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления документами

— это, по сути, электронные картотеки, которые ваша организация может использовать в качестве основы для организации всех цифровых и бумажных документов.Любые бумажные копии документов можно просто загрузить прямо в систему управления документами с помощью сканера. Часто системы управления документами позволяют пользователям вводить метаданные и теги, которые можно использовать для организации всех сохраненных файлов.

Большинство программных систем управления документами имеют встроенную поисковую систему, которая позволяет пользователям быстро перемещаться даже по самым обширным библиотекам документов для доступа к соответствующему файлу. Также храните конфиденциальные документы? Не беспокойтесь — большинство систем управления документами имеют настройки разрешений, гарантируя, что только соответствующий персонал может получить доступ к конфиденциальной информации.

Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки потребностей вашей организации. Главный выбор, который вам нужно сделать сразу же, — это решение на основе локального или облачного решения. Каждый тип системы предлагает одинаковые функции, но есть несколько ключевых различий в способах выполнения обслуживания и хранения данных.

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

Виды систем документооборота

При выборе системы управления документами у вас будет выбор между локальным и облачным программным обеспечением.Итак, что выбрать?

Локальные системы управления документами

Локальное решение требует, чтобы вы использовали собственные серверы и хранилище, а это означает, что вам нужно выполнять собственное обслуживание. Вы также будете нести ответственность за безопасность всех своих данных, поэтому важно сделать их резервную копию. Этот вариант обычно имеет смысл для крупных компаний с выделенными ИТ-ресурсами из-за более высоких технических требований, но он также дает вам прямой контроль над собственной системой.Техническая поддержка и обновления программного обеспечения от поставщика обычно зависят от того, постоянно ли вы продлеваете годовой пакет подписки.

• Плюсы: Самым большим преимуществом автономной системы управления документами является то, что вы всегда контролируете свою систему и не полагаетесь на кого-либо еще, чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии. Вы тоже не зависите от Интернета. Если ваше интернет-соединение прерывается, у вас по-прежнему есть доступ ко всем своим документам.
• Минусы: Обратной стороной являются большие первоначальные затраты, а также дополнительные ежегодные расходы на обновления программного обеспечения.Кроме того, вы должны убедиться, что у вас есть надлежащая система резервного копирования, поскольку ваши файлы не сохраняются автоматически в облаке. Еще один возможный недостаток заключается в том, что не все автономные системы работают с компьютерами Windows и Mac; многие совместимы только с одним или другим.

Облачные системы управления документами

Облачное программное обеспечение размещено у вашего провайдера и доступно для вашей организации в Интернете. Обычно за облачные решения взимается ежемесячная или годовая плата, которая включает в себя все обслуживание и обновления программного обеспечения.В зависимости от выбранной вами системы и требуемых функций цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов до более 100 долларов за пользователя в месяц.

• Плюсы: Самые большие преимущества заключаются в том, что вам не нужна ИТ-команда для установки программного обеспечения и поддержания его работоспособности, а также отсутствие больших первоначальных затрат. Вы также можете подключиться к этим системам из любого места, где есть онлайн-доступ, и вам не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.
• Минусы: Вы зависите от вашего провайдера, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии. Если у вашего провайдера проблемы с центром обработки данных, он может помешать вам получить доступ к своим файлам, пока ситуация не будет решена. Кроме того, если ваше интернет-соединение не удастся, вы не сможете получить доступ к своим файлам. Облачные решения также обычно имеют ограничения по хранению.

Особенности системы документооборота

Вот некоторые из наиболее важных функций управления документами:

• Хранение документов: Самая основная и важная функция системы управления документами — это безопасное хранение документов вашей компании в удобной для поиска форме.
• Поиск по ключевым словам: Хорошая система управления документами имеет широкую опцию поиска по ключевым словам, так что вы можете просто получить доступ к любому документу на основе определенных ключевых слов. Некоторые системы включают метаданные и теги, которые упрощают вызов документа или группы документов. Например, пометка всех ваших счетов как «счет-фактура» позволяет легко просматривать все документы этого типа с помощью простого поиска.
• Разрешенный доступ к определенным документам: Создавая многоуровневые разрешения, вы можете предоставить определенным сотрудникам доступ к определенным документам и запретить всем остальным просматривать или редактировать их.
• Инструменты мониторинга доступа к документам: Эти инструменты позволяют отслеживать, кто в вашей компании и к каким документам обращается. Это важная функция безопасности для владельцев малого бизнеса, обеспечивающая безопасность их конфиденциальных документов.
• История редактирования и восстановления документа: Система управления документами должна иметь параметры истории редактирования и восстановления, чтобы вы могли видеть, кто редактирует документы. Управление версиями позволяет вам вспоминать старые версии документов, которые были пересмотрены, и точно видеть, какие изменения были внесены, в какое время и какими пользователями.
• Автоматическое удаление устаревших документов: Системы управления документами поставляются с регулирующими элементами управления для автоматического сохранения и удаления, чтобы освободить место для хранения.
• Доступ к мобильному устройству: У вас должна быть возможность получить доступ к документации вашей компании через мобильное устройство. Возможности мобильного управления документами должны включать просмотр, редактирование и совместное использование документов.

Преимущества использования системы документооборота

Использование системы управления документами дает несколько преимуществ.В целом он должен быть простым и эффективным, позволять вам вести бизнес более эффективно и облегчать вашу жизнь.

• Экономия времени: Используя систему управления документами, вы можете посвятить время, которое вы ранее тратили на организацию и управление документами, более важным аспектам вашего бизнеса.
• Безопасность: Кибербезопасность сейчас важнее, чем когда-либо. Создав резервные копии своих документов в зашифрованном облаке или на защищенном локальном сервере, вы можете защитить важную и конфиденциальную информацию и протоколы компании.
• Масштабирование: По мере роста вашего бизнеса, ваше хранилище и функции для управления документами будут расти. Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления документами является его способность увеличивать и уменьшать масштаб в соответствии с постоянно меняющимися потребностями вашего бизнеса.
• Простое управление документами: Поиск по ключевым словам позволяет быстро и легко найти важную информацию о вашей компании. Прошли те времена, когда мы копались в картотеке в поисках нужной информации; системы управления документами позволяют получить доступ к любому документу более эффективно.
• Сотрудничество: Работа в команде — основа любого успешного бизнеса. Программное обеспечение для управления документами может улучшить совместную работу, позволяя нескольким людям работать над одним файлом одновременно, отслеживая, кто какие изменения вносит, и сохраняя ваш доступ к более старым версиям документа.

Стоимость системы документооборота

Стоимость систем управления документами во многом зависит от того, с какой компанией вы работаете и на какие услуги вы подписываетесь.Два основных типа программного обеспечения системы управления документами — это облачное хранилище и локальное хранилище.

Локальное хранилище значительно дороже облачного хранилища. Структура ценообразования обычно представляет собой разовую плату за установку, а затем — абонентскую плату за услуги. Эти сборы обычно составляют около 1000 долларов за пользователя. Ежегодная абонентская плата обычно составляет 20% от первоначальной стоимости установки.

Облачные системы управления имеют более привычную структуру стоимости подписки.Вы платите абонентскую плату в размере от 30 до 250 долларов в месяц, в зависимости от типа услуг, на которые вы подписываетесь.

На что обращать внимание в системе документооборота

При выборе системы управления документами следует обратить внимание на несколько ключевых особенностей. Подробно обсудите свои потребности с любыми торговыми представителями, с которыми вы связываетесь, и обязательно получите технические характеристики и цены в письменном виде. Мы рекомендуем убедиться, что любая рассматриваемая вами система управления документами имеет следующее:

• Простая файловая структура: Система должна иметь простую в использовании файловую структуру, понятную пользователям, например, подход «шкаф-ящик-папка».
• Поиск: Вам нужен широкий набор опций для быстрого поиска файлов. Вы должны иметь возможность искать не только по имени файла, но и по его содержимому, дате последнего изменения, типу файла и т. Д.
• Простота использования: Система должна быть простой в использовании для сотрудников. Если это будет слишком сложно, вы не получите полной поддержки со стороны своих сотрудников, что нарушит вашу повседневную работу и приведет к путанице.
• Мобильный доступ: Вам нужна система управления документами, которая всегда доступна через смартфоны и планшеты, позволяющая просматривать, редактировать и обмениваться файлами из любого места.
• Интеграция: Система должна легко интегрироваться с программами, которые вы уже используете, такими как ваш почтовый клиент и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Спросите об открытых API (которые позволяют добавлять собственные интеграции) при обсуждении любого решения с торговым представителем.
• Сканирование: Решение должно быть совместимо с широким спектром сканеров.
• Безопасность: Система должна позволять вам ограничивать доступ к определенным папкам и файлам.Вы должны иметь возможность устанавливать права доступа для сотрудников.

Часто задаваемые вопросы о системе управления документами

Системы управления документами могут быть обширными и сложными. Если вы все еще не знаете, с чего начать, рассмотрите эти ответы на часто задаваемые вопросы.

Являются ли системы управления документами ценными только для крупных организаций, или малые предприятия тоже могут извлечь из них пользу?

Несмотря на то, что у них может не быть такого большого количества файлов, как у крупных организаций, малые предприятия все же могут извлечь выгоду из систем управления документами, особенно тех, которые имеют дело с большим количеством документов или создают большой объем контента.

Я часто вижу ссылки на системы управления документами, программное обеспечение для управления документами и решения для управления документами. Какие отличия?

Несмотря на разные названия, все они выполняют одни и те же задачи. Эти термины могут использоваться как синонимы для описания одних и тех же платформ.

В чем разница между облачным хранилищем и облачными системами управления документами?

Облачное хранилище служит просто местом для хранения документов в облаке.Облачные системы управления документами — это гораздо более надежные решения, помогающие предприятиям управлять своими важными документами.

Как вы храните документы в системе?

Есть несколько способов добавить файлы. Вы можете загружать их со своего компьютера, импортировать их из интегрированного решения или сканировать бумажные документы прямо в систему.

Как вы находите документы в системе после их хранения?

Эти системы предлагают множество способов быстрого поиска документов, в том числе путем поиска по названию файла, имени автора и времени добавления в систему.Многие из этих решений также позволяют выполнять поиск содержимого в каждом файле или по типу файла. Точно так же вы можете добавить метаданные и теги к каждому документу, чтобы облегчить поиск.

Работают ли системы управления документами с другими программами, которые я уже использую?

Большинство систем имеют интеграцию с Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks и некоторыми другими популярными программами. Некоторые также включают интерфейс прикладного программирования (API), который позволяет настраивать интеграцию.

Могут ли системы управления документами помочь вам выполнять работу другими способами, помимо повышения организованности?

Да, и один из способов — это инструменты рабочего процесса, которые помогают предприятиям отслеживать выполнение заданий и проектов и включены в некоторые системы. Эти инструменты уведомляют сотрудников, когда им пора поработать над определенными заданиями, и помогают гарантировать, что задачи никогда не теряются в почтовом ящике сотрудника. Кроме того, инструменты управления версиями позволяют пользователям просматривать и совместно редактировать правки в режиме реального времени, как в Документах Google.Функция управления версиями отслеживает изменения с течением времени и позволяет пользователям при необходимости вызывать более старые версии документов.

В системах управления документами все ли пользователи имеют доступ к каждому файлу?

Большинство систем управления документами имеют ограничения безопасности, которые позволяют контролировать, какие сотрудники имеют доступ к каким файлам. Это гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые должны. Например, вы можете сделать так, чтобы контракты с персоналом были доступны только персоналу отдела кадров, а не каждому члену организации.

Что произойдет, если в моем бизнесе случится катастрофа? Файлы и документы, хранящиеся в системе, потеряны навсегда?

Большим преимуществом облачных решений является то, что ваши данные надежно хранятся вне офиса. Однако локальные решения часто полагаются на ваши собственные серверы и хранилище, поэтому важно создавать резервные копии всех ваших данных при использовании локального сервера.

Мэтт Д’Анджело участвовал в исследовании и написании этой статьи.

Готовы выбрать систему документооборота? Вот разбивка нашего полного покрытия:

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

Управление документами

Большинство предприятий и организаций полагаются на свои документы для хранения данных и обеспечения доступности информации.Некоторые корпорации создают миллионы документов каждый год. Хранение собранных данных, их безопасное хранение, правильная индексация, обеспечение легкого доступа и защита от посторонних — серьезная проблема для многих организаций.

Чтобы внедрить систему управления документами в своей организации, вы должны сначала принять во внимание следующие аспекты управления документами. Они включают: хранение, извлечение, регистрацию, безопасность, архивирование, хранение, распространение, рабочий процесс и создание.Вот взгляните на каждый из этих аспектов.

Хранение документов: Возможно, вы не думаете, что хранить несколько сотен документов — это большая проблема, однако очень важно представить себе масштабы крупных корпораций, которые могут создавать миллионы документов каждый год и регулярно. основание.

Эти документы обычно не только разбросаны по множеству офисов по всей стране, но и могут находиться в разных частях мира. Хранение документов является важной частью управления документами, поскольку в ближайшем будущем может потребоваться найти документ для юридических или других деловых целей.Большинство крупных корпораций хранят документы двумя способами; они либо оцифровывают все свои документы, а затем хранят все документы в большой базе данных, либо арендуют или покупают место для хранения, где эти документы хранятся в течение определенного количества лет (обычно указывается законом штата или правительства), прежде чем их можно будет уничтожить. Большинство корпораций и крупных организаций делают и то, и другое: они оцифровывают свои документы и помещают их на хранение до тех пор, пока они больше не будут нужны.

Получение документов: Получение документов — еще одна огромная проблема, которую должны решить многие люди, вовлеченные в управление документами.Как получить доступ к одному конкретному документу в стопке тысяч или даже миллионов документов? Для получения документов требуется система хранения документов и своевременного доступа к ним, а также доступный денежный способ.

Хранение: Хранение чрезвычайно важно, даже если у вас настроена организационная система, которая говорит, что файл нельзя легко потерять. Важно иметь систему, которая не только проста в использовании, но и эффективна даже в том случае, если документы потеряны.На некоторых сегодняшних документах есть наклейки с транспондерами. Эти транспондеры позволяют помощникам по архивам легко находить файл с помощью RF (радиочастотная технология). Для важных файлов все больше и больше корпораций используют эту технологию.

Безопасность: Безопасность для большинства организаций имеет решающее значение при управлении документами. Многие корпоративные промышленные секреты, данные о планировании, заработной плате и другие типы информации хранятся в документах. Независимо от того, выпущен ли документ всего несколько недель или несколько лет назад, если кто-то, не уполномоченный просматривать и копировать эти документы, овладевает ими, это может нанести организации ущерб, возможно, на миллионы долларов.Сегодня существует множество мер безопасности, связанных с управлением документами. Например, что касается хранения цифровых документов, большинство документов хранятся на серверах, недоступных через Интернет, только во внутренней сети (только компьютеры организации). Большинство цифровых документов также зашифрованы и защищены паролем, поэтому для расшифровки одного документа может потребоваться много тяжелой работы.

Безопасность также является серьезной проблемой для документов, которые хранятся физически. Если хранилище документов не охраняется должным образом, человек может легко выйти с целым шкафом для документов или хуже.Большинство хранилищ документов охраняется профессионалами в области безопасности.

Архивный: Один из интересных аспектов архивирования документов — это то, как люди смогут получить доступ к документам в будущем, скажем, через 50–100 лет. Оглянитесь на 30 лет назад, и многие люди использовали 5-дюймовые дискеты или другие типы данных на определенных компьютерных языках. Одна часть архивирования документов — убедиться, что существует совместимый способ быстрого и эффективного доступа к данным.

Хранение: Хранение относится к хранению документов в течение определенного периода времени. В то время как законы штата и правительства обычно определяют продолжительность времени для некоторых документов, таких как налоговые квитанции, кадровые документы и т. Д., Другие важные документы могут быть преждевременно уничтожены. При хранении учитывается, как обеспечить хранение важных документов отдельно от других, чтобы они пережили ежегодные чистки.

Распространение: Как и любой другой тип данных или товаров, как получить созданные документы в руки людей, которые в них нуждаются? Например, помощник по кадрам может создать документ о расторжении контракта, но если юристу понадобится этот документ через 2 года, как этот документ будет распространен.Обычно, если документы отсканированы в цифровом виде, документ может быть извлечен из цифровых архивов с помощью пароля или запроса на работу, однако, если он хранится в исходной бумажной форме, должен быть какой-то план, чтобы найти документ и эффективно доставить его тому, кто в нем нуждается.

Рабочий процесс: Рабочий процесс — это процесс перемещения документа внутри организации. Например, предположим, что был создан бюджет; Должен существовать план рабочего процесса, который поможет упростить распространение документов от создателя к менеджерам и руководителям, отвечающим за финансы.

Создание: Важно учитывать, как создаются документы. Документ может быть создан одним человеком, группой людей или целым отделом. Это также часть управления документами, и должна быть организация и структура, чтобы помочь этому процессу быть эффективным.

Управление документами учитывает все вышеперечисленные темы. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем, работаете в малом бизнесе или в большой организации, управление документами чрезвычайно важно и может помочь вашей организации с потоком информации.

Системы управления документами

В век информации критически важны процессы ввода, доставки, хранения, получения и категоризации данных. Компаниям, государственным учреждениям и частным лицам приходится все больше и больше полагаться на автоматизированные и надежные решения для обеспечения безопасности и легкодоступности своей информации.

Система управления документами (DMS) — это интегрированная сеть совместимых программ или компьютерных систем, которые надежно обрабатывают информацию для точного учета и удобства использования.Поскольку ежедневно создается и передается все больше данных, существует большая потребность в их безопасности и доступности.

Системы управления документами могут различаться по размеру и сложности: от крупных систем, используемых государственными учреждениями и компаниями из списка Fortune 500, до относительно небольших приложений, используемых отдельными лицами. Некоторые из самых популярных и эффективных компаний, предлагающих решения для систем управления документами, — это Microsoft, Hewlett-Packard и Laserfiche.

Системы управления документами обычно способны преобразовывать и отправлять данные таким образом, чтобы удовлетворить потребности пользователя.Например, пользователь может запросить данные, которые будут реализованы в приложении электронной почты, для создания электронной таблицы, для создания отчетов или для публикации на веб-сайте. Связанное программное обеспечение, составляющее систему управления документами, позволяет правильно форматировать запрашиваемую информацию для выбранного пользователем приложения.

Системы управления документами также обычно называют системами управления контентом (CMS), хотя CMS обычно связаны исключительно с приложениями публикации в World Wide Web.Доступны сетевые решения для систем управления контентом, которые сильно различаются по мощности, доступным функциям и применению. Однако обычно наиболее надежные и комплексные приложения CMS требуют загрузки программного обеспечения на компьютер пользователя.

Интернет-торговля

в значительной степени зависит от точного и эффективного управления контентом и документами для обеспечения безопасности клиентов, точного заказа продуктов и надежного управления запасами. Кроме того, веб-издательские компании и частные лица в значительной степени полагаются на решения для систем управления контентом и документами, чтобы повысить производительность за счет сокращения избыточных и рутинных задач по сортировке массивов собранных и сгенерированных данных.

Системы управления документами имеют решающее значение в век информации для множества пользовательских приложений. В зависимости от потребностей пользователя доступно множество разновидностей управленческих решений. Решения для систем управления контентом и документами будут становиться все более сложными и безопасными по мере того, как на ежедневной основе генерируется и передается более важная информация. Подобно тому, как современный мир в большей степени зависит от Всемирной паутины, правительства, компании и частные лица будут полагаться на точный, безопасный и удобный контент и системы управления документами для обработки растущих объемов данных.

Что такое управление документами? (с изображением)

Предприятиям и другим организациям, а также частным лицам, которые обрабатывают большой объем информации, необходимы системы управления документами для хранения, защиты, извлечения и обмена этой информацией. Управление документами — это организованная система, которая систематически обрабатывает, хранит и восстанавливает документы и данные в них. Для бумажных или бумажных документов процесс можно просто назвать системой хранения.

Компаниям, которые обрабатывают большой объем информации, необходимы системы управления документами для хранения, защиты, извлечения и обмена этой информацией.

Управление документами — это более современная версия, которая обычно включает в себя электронное производство, хранение и поиск документов и других файлов, обеспечивая безопасный доступ для тех, у кого есть допуск. Помимо обычных документов, таких как текстовые файлы или отсканированные копии бумажных документов, управление документами может также включать аудио- и видеофайлы, электронные письма, факсы, отчеты, фотографии, шрифты, графику и другие изображения.

Программное обеспечение для управления документами было создано для внедрения «безбумажных» офисов.Осознав, что эту бизнес-модель невозможно усовершенствовать, в новые модели начали интегрировать как бумажный, так и электронный документооборот. Поскольку организации предъявляют разнообразные потребности, системы управления документами разработаны специально для решения определенных аспектов сортировки и управления информацией.

Одним из примеров является банковский сектор.В наши дни, вместо того, чтобы отправлять аннулированные чеки вместе с выписками из банка, банки делают миниатюрные цифровые копии чеков и распечатывают их по мере необходимости. Банк также хранит копию для своих записей. Фактические чеки могут быть уничтожены или сохранены в безопасном месте для резервного копирования в случае неисправности компьютера или повреждения данных.

Еще один хороший пример — рекламные агентства.Вместо того, чтобы использовать дополнительное пространство для хранения раскадровок и презентационных материалов, эти элементы можно превратить в цифровые данные. Вся рекламная кампания может быть преобразована в несколько файлов или папок, хранящихся на компьютере, которые впоследствии могут быть доступны, распространены или распечатаны по мере необходимости.

Управление документами может эффективно оптимизировать любую офисную среду.Благодаря классификации и удобному хранению информации, а также облегчению доступа к ней, этот процесс помогает сотрудникам работать более эффективно. Управление документами экономит не только место и время, но и деньги. Поскольку он намного более эффективен, чем обычные системы хранения документов, он также может снизить стресс на рабочем месте.

5 лучших систем электронного документооборота

2020-09-10 17:11:08 • Отправлено в: Деловые советы • Проверенные решения

У каждого бизнеса разные потребности в электронном документообороте.Перед покупкой важно найти правильное решение, которое принесет пользу вашему бизнесу. После того, как вы оцените свои потребности и будете готовы найти систему электронного управления файлами, которая вам подходит, эта статья поможет вам сравнить лучшие инструменты на рынке. Ниже приведены 6 лучших систем электронного документооборота (СЭД), которые вы должны рассмотреть.

Выберите правильную систему управления цифровыми документами

Характеристики продукта
Поддержка системы	ПК и Интернет	Интернет	Интернет, Android, iOS и Windows Mobile	Windows, Mac, Android и iOS
Облачное хранилище				Все-в-одном PDF-решение
Мобильное приложение
Функция OCR
Синхронизация
Шифрование файлов
Соавтор в режиме реального времени
Пользователи и группы

1.Zoho Docs

Прежде всего, это Zoho Docs, решение для электронного документооборота, которое поможет вам работать в дороге. Zoho — центральное хранилище документов для всех документов, позволяющее легко обмениваться файлами и фотографиями в Интернете. Вы можете начать использовать его в пробной версии для 25 пользователей с ограничением 5 ГБ на пользователя. И если вам это нравится, вы можете подписаться на премиум-версию. Все, что вам нужно сделать, это указать свое имя, адрес электронной почты и пароль.

Плюсы:

• Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• Интеграция с приложениями Google без лишних хлопот и надстроек
• Отличные инструменты для редактирования документов онлайн

Минусы:

• Некоторым пользователям может не хватить места на одного пользователя
• Стоимость ежемесячной абонентской платы может составлять
• Вам необходимо зарегистрироваться в Zoho writer, чтобы получить доступ к полному редактору.

Скачать Zoho Docs >>

---

2.Логический Doc

Это программное обеспечение поможет любой организации получить контроль над процессами электронного документооборота. Основное внимание уделяется поиску контента и автоматизации бизнес-процессов. Использование этого инструмента электронного управления документами помогает вам создавать, координировать и совместно редактировать любой документ в вашей организации. Ваша продуктивность значительно улучшится благодаря простому в использовании веб-интерфейсу и интеграции с Office и Outlook.

Плюсы:

• Дружественный интерфейс упрощает работу для начинающих
• Отличное общее управление информацией
• Отличная служба поддержки

Минусы:

• Некоторым пользователям требуется, чтобы клиент синхронизировался с локальным каталогом в репозитории
• Нет поддержки по телефону, только поддержка клиентов по электронной почте
• Включает в себя множество дополнительных покупок, которые накапливаются, что делает его более дорогим

Загрузить логический документ >>

---

3.Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint — отличный вариант, если вы хотите легко обмениваться бизнес-документами. Он позволяет пользователям создавать командные веб-сайты, которые могут действовать как мини-интрасети, что значительно упрощает совместное использование документов или даже целых папок. Есть также множество бесплатных приложений, которые вы можете добавить в свою учетную запись SharePoint, включая приложения для управления почтой и контактами. Кроме того, этот инструмент дает вам возможность изменять бренд веб-сайтов, и нет ограничений на количество приложений, которые вы можете использовать.

Плюсы:

• Позволяет редактировать документы онлайн
• Вы можете использовать его для создания нескольких сайтов групп и добавления приложений, чтобы упростить процесс обмена

Минусы:

• Он имеет множество функций, которые могут сделать процесс первоначальной настройки ошеломляющим.

Загрузить Microsoft SharePoint Online >>

---

4. M-Files DMS

Если вы ищете простой, но эффективный способ управления электронными документами, M-Files, вероятно, лучший инструмент для этой работы.Он автоматизирует большинство систем электронного документооборота, чтобы сэкономить ваше время и повысить продуктивность бизнеса. Вы также получаете уникальную возможность отслеживать, над какими файлами в данный момент работают, и даже отслеживать каждое изменение, внесенное в конкретный файл.

Плюсы:

• Позволяет получить доступ к документам с любого устройства с подключением к Интернету, включая смартфоны и планшеты
• Позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в файлы в режиме реального времени.

Минусы:

• Для его использования требуется загрузка, поэтому в нем отсутствует удобство системы управления документами, доступ к которой можно получить онлайн.

Скачать M-Files DMS >>

---

5.Только для системы AscensioOffice

Если вы ищете систему электронного документооборота, которая также является менеджером проекта, Ascensio System OnlyOffice может быть для вас правильным выбором. На первый взгляд, он похож на Google Диск, но предлагает гораздо больше, чем просто общий доступ к файлам и функции онлайн-документов и совместной работы. Это также упрощает вам управление целыми проектами, позволяя интегрировать электронную почту и календари и даже настраивать URL-адрес для вашей учетной записи. Даже со всеми этими замечательными функциями он по-прежнему прост и удобен в использовании, а еще проще в настройке.

Плюсы:

• Он совместим со многими облачными сервисами, что делает хранение и совместное использование невероятно простым
• Он поставляется с функциями управления задачами, которые делают его универсальным решением для всех ваших потребностей в хранилище для управления документами.

Минусы:

• Имеет относительно небольшой объем доступного облачного хранилища по сравнению с другими аналогичными инструментами

Загрузить только систему AscensioOffice >>

---

6.Evernote Business

Вы ищете систему электронного документооборота, которая также будет полезна для мозговых штурмов? Evernote Business поможет вам. Большинство людей думают об Evernote как о простой программе для создания заметок, но недавно она расширилась, включив в нее инструменты для обмена документами и совместной работы, которые конкурируют с лучшими в отрасли. Вы можете использовать его для записи сеансов мозгового штурма разными способами, включая встроенные документы, аудио, изображения и многое другое. В Evernote есть множество отличных инструментов для малого бизнеса, которые хотят иметь возможность делиться мыслями, даже когда они не в офисе.Он поставляется с приложениями для iOS и Android, которые делают удаленную совместную работу намного удобнее.

Плюсы:

• Нет ограничений на количество пользователей, которые могут использовать Evernote одновременно
• Он предлагает полностью онлайн и мобильный доступ благодаря тому, что у него есть мобильные приложения.

Минусы:

• Редактировать документ можно только через настольное приложение

Скачать Evernote Business >>

---

Представляем PDFelement — комплексное решение для вашего электронного документооборота

С развитием оцифровки и переходом на безбумажные системы, системы электронного документооборота стали важными, поскольку они позволяют легко создавать, хранить и управлять цифровыми документами.Самый распространенный тип цифровых файлов — PDF.

Но даже лучшие инструменты электронной системы управления имеют ограничения при работе с PDF, поскольку формат не был создан для простого редактирования или совместной работы.

PDFelement поможет вам преодолеть эти ограничения. Эта программа предлагает полное решение для работы с документами PDF, позволяя редактировать и гибко работать с данными, цифровыми формами и полями форм, предлагая функции для безопасного сотрудничества (включая простые комментирование и редактирование) и безопасного обмена.

Пакетное преобразование файлов в PDF и извлечение данных из нескольких документов одновременно означает, что время, необходимое для управления важными электронными документами, значительно сокращается. PDFelement — это программа, которая существенно помогает программному обеспечению вашей системы электронного документооборота.

5 Решения PDFelement для улучшения вашей системы электронного документооборота

1. Стандартизируйте документы в формате PDF для улучшения совместной работы всех команд

Если у вас много разных команд, работающих с разными типами файлов в разных программах, производительность часто снижается, потому что все типы файлов действуют по-разному.PDFelement предлагает быстрое и простое решение для преобразования множества различных форматов файлов в стандартные PDF-файлы, которые можно совместно использовать несколькими командами. Поддерживаемые форматы файлов включают Word, Excel, PPT, HTML, EPUB и RTF.

Документы можно преобразовать в PDF с помощью процесса пакетного преобразования, который, опять же, сокращает время, необходимое для создания стандартизированных процессов для более эффективного управления электронными документами. Это то, что стандартные программные инструменты электронного документооборота не могут предложить сами по себе.

Системы управления документами | Электронный документооборот

Существуют разные типы программного обеспечения, разработанного и запрограммированного для выполнения различных функций и целей, EDMS — система электронного документооборота — одна из них.

Что такое СЭД? Система электронного документооборота — это программная система, предназначенная для организации и хранения документов различных видов или форм.

Это особый тип системы управления документами — общая форма системы управления документами, предназначенная для помощи пользователям в организации и хранении цифровых или бумажных документов.

Хотя СЭД специально разработана для работы с цифровыми документами, иногда она также используется для бумажных документов. Программное обеспечение также может обрабатывать цифровые отсканированные копии исходных бумажных документов.

С помощью EDMS вы можете централизованно хранить большие объемы цифровых документов, а LogicalDOC обладает великолепными функциями для обеспечения должной эффективности!

Некоторые эксперты обнаружили ряд общих черт между СЭД и Системой управления контентом (CMS), однако также были обнаружены некоторые различия.Например, одно из основных различий между этими двумя программами заключается в том, что EDMS в основном используется для архивирования, в то время как система управления контентом используется для централизованной обработки некоторого количества веб-контента, то есть с центрального веб-сайта.

Наше программное обеспечение для управления документами содержит веб-интерфейс пользователя, который выполняет операции, включая совместное использование файлов, установку ролей безопасности, а также поиск и аудит корпоративных записей и регистров. Используя систему управления документами, пользователи могут легко общаться и сотрудничать друг с другом.Документы не создаются и не используются в вакууме — информация создается с определенной целью! Кроме того, поток документов в рамках бизнес-цикла можно отслеживать и управлять им — от совместного использования и совместной работы до утверждения и проверки и исправления. Даже если вы начинаете с бумажных документов, вы можете оцифровать их, а затем позволить программному обеспечению для управления документами преобразовать их в цифровые документы и упорядочить их в картотеках.

LogicalDOC содержит веб-интерфейс пользователя, который выполняет операции, включая совместное использование файлов, установку ролей безопасности, а также поиск и аудит корпоративных записей и регистров.

LogicalDOC позволяет специалистам в области умственного труда находить, использовать, делиться и защищать ценный корпоративный контент. Информационные активы способствуют постоянному развитию бизнеса, а совместная работа над новыми или существующими документами играет ключевую роль в том, как пользователи взаимодействуют с корпоративными знаниями. Безопасный интерактивный архив позволяет командам получить важную информацию даже в самых децентрализованных организациях.

Чтобы обеспечить соответствующую классификацию цифровых документов, многие информационные системы полагаются на комплексный процесс хранения документов, включающий определенные элементы, известные как метаданные.Благодаря метаданным вокруг документа тем, кто ищет то, что им нужно, предоставляется легкий доступ к важным деталям в архивах; будь то ключевые слова, хронология, тема или другие связанные стратегии. В большинстве случаев точная документация для исходных протоколов хранения является важной частью того, что делает систему электронного документооборота столь ценной для организации или бизнеса.

Совместное использование и совместная работа

За последние 15 лет решения для управления документами эволюционировали от простого формирования изображений документов до более сложных задач, таких как рабочий процесс, редактирование и совместная работа.

В наши дни наша система электронного документооборота (edms) помогает вашим сотрудникам экономить время, находя нужную информацию именно тогда, когда она нужна. Предоставьте своим командам возможность делиться, получать доступ, обогащать и хранить высококачественный контент в одном месте и улучшать его. LogicalDOC реализует как управление контентом , так и управление записями и может управлять всеми документами вашей организации и ценной информацией в безопасном архиве, охватывающем всю компанию. Создавайте, распространяйте и улучшайте записи в рабочих пространствах для совместной работы группы, обеспечивая при этом надлежащее одобрение и обзоры с положительным рабочим процессом.