Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:
План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.
Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:
После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).
Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя
Общие:
На каждого сотрудника:
Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.
Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.
К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.
Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.
Пример 1
Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.
Пример 2
Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.
Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.
Что нужно сделать:
Организация и ведение кадрового делопроизводства — прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.
В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров — сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.
Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.
Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.
Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.
Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:
Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.
Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:
Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.
Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:
Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.
Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.
Этапы оформления приема на работу:
Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.
Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.
Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.
Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.
Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.
Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.
Виды кадровых журналов:
Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.
Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.
Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:
Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.
Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.
На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.
Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.
Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.
Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.
Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.
Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.
Одна из проблем в кадровом делопроизводстве состоит в том, что закон фактически не разделяет требования в этой области к большим и маленьким компаниям. Набор обязательных документов и процедур практически одинаковый. Это приводит к тому, что небольшой компании, которая не хочет нарушать закон и иметь риски штрафов, административных дел и возможно приостановки деятельности компании, необходимо держать отдельного человека по кадрам. Большинство же, просто не делает необходимый объем работы и увеличивает риски проблем и конфликтов.
Часто, кадровым делопроизводством в небольших компаниях занимается бухгалтер. Но обычно, бухгалтер делает только те документы кадрового делопроизводства, которые необходимы в бухгалтерии, и не делает те, которые хоть и не являются необходимыми с точки зрения бухгалтера, но необходимы с точки зрения закона.
Ниже на этой странице мы приводим перечень тех документов, которые должны быть в компании независимо от ее размера. В зависимости от специфики деятельности Вашей компании, еще какие то документы кадрового учета могут быть обязательными. Проверьте, все ли эти документы присутствуют в Вашей компании.
Мы предлагаем услуги по ведению кадрового делопроизводства в компании. С нами Вы будете уверены, что у Вас в наличии все необходимые документы, форма и содержание которых соответствует действующему законодательству.
Вы можете связаться с нами с помощью этой формы. Мы с удовольствием ответим на все Ваши вопросы.
Ниже дан полный список документов кадрового учета, который должен быть в каждой компании. В зависимости от специфики бизнеса, могут быть обязательными и другие документы. В случае отсутствия этих документов, при проверках, на организацию может быть наложен штраф или другие административные санкции.
В соответствии с этим списком, Вы можете самостоятельно проверить качество ведения кадрового делопроизводства в Вашей компании и принять решение о необходимых изменениях.
В случае, если каких то документов у Вас нехватает, рекомендуем Вам доделать их самостоятельно или обратиться к нам с помощью этой формы. Мы можем как доделать единичные отсутствующие документы, так и провести анализ состояния кадрового делопроизводства в компании и привести его в порядок при необходимости. Для новых компаний мы предлагаем услугу — постановка кадрового делопроизводства с нуля. Более подробно предлагаемые услуги описаны на закладке «описание услуг».
Ежемесячное обслуживание | В рамках услуги ежемесячное обслуживание, мы будем вести все кадровое делопроизводство в Вашей компании, создавать необходимые документы и формы, делать необходимые записи. Все, что Вам необходимо, это предоставить нам по электронной почте или через внутренний сайт необходимую информацию о произошедшем процессе, который должен быть отражен в кадровом учете, мы Вам пришлем все созданные документы. |
Анализ текущего состояния дел в области кадрового делопроизводства в компании | В рамках этой услуги, мы проведем анализ состояния дел в области кадрового делопроизводства в компании и предоставим отчет о том, каких документов нехватает, какие несоответствуют требованиям закона, что мы рекомендуем доделать. И в случае Вашего желания, приведем все в порядок. Эта услуга является обязательной в том случае, если с нами заключается договор на ежемесячное обслуживание компанией, которая уже ведет свою деятельность. |
Постановка кадрового делопроизводства «с нуля» | Эта услуга полезна для начинающих компаний, которые еще не ведут свою деятельность или ведут ее в минимальном объеме. В которой не требуется анализ существующих кадровых документов, а надо сделать все как положено с самого начала. В рамках этой услуги для Вас будет адаптирован стандартный набор форм и документов, что позволит легко начать ведение кадрового делопроизводства. Эта услуга является обязательной для компаний, которые заключают с нами договор на ежемесячное обслуживание и в которых не велась деятельность по кадровому учету. |
Разработка отдельных документов в области кадрового учета | Вам нужно разработать отдельный кадровый документ — обратитесь к нам, мы сделаем его в соответствии с требованиями законодательства и Вашими пожеланиями. |
Свяжитесь с нами с помощью этой формы чтобы узнать больше про эти услуги или разместить заказ.
Отдел кадров становится все более важным в росте и развитии компании. Невозможно достичь поставленных бизнес-целей без талантливых и довольных сотрудников. Можно с уверенностью сказать, что человеческий капитал — это движущая сила компании, а отдел кадров — это команда механиков, обеспечивающих его надлежащее обслуживание.
Чтобы шестерни этого двигателя оставались в идеальном состоянии, важно быть в курсе последних событий в отрасли и понимать динамику постоянно меняющегося рынка труда.Ниже мы объясняем ключевые моменты, которые помогут вам модернизировать ваш отдел кадров и получить наилучшие результаты.
Подбор и подбор персонала.
Прием на работу новых сотрудников.
Обучение и развитие персонала.
Управление заработной платой, льготами и надбавками.
Отслеживание отсутствия, ежегодного отпуска и нерабочих дней.
Оценка работы сотрудников.
Создание политик благополучия.
Создание карьерных путей и продвижения по службе.
Эти меры позволяют отделу кадров привлекать нужных специалистов и создавать приятную и мотивирующую рабочую среду, которая напрямую влияет на продуктивность персонала. Роль, которую играет HR-подразделение, становится все более важной в стратегии компании, поскольку выполняемая им работа может способствовать развитию бизнеса и достижению поставленных целей.
1
Менеджер отдела кадров : лицо, ответственное за отдел, которым руководит директор компании.
2
Деловой партнер по персоналу : профессионал, который играет стратегическую роль и поддерживает все области компании, чтобы помочь им в достижении их целей.
3
Специалист по подбору персонала : роль этого человека заключается в разработке и выполнении процессов привлечения талантов и найма, когда этого требует компания.
4
Независимый специалист по подбору персонала : эта роль является альтернативой специалисту по подбору персонала, работающему вне компании, и нанимается только в случае необходимости.
5
Специалист по обучению и развитию : человек, занимающий эту должность, занимается разработкой и разработкой программ обучения внутри компании.
6
Специалист по трудовым отношениям и начислению заработной платы : отвечает за составление договоров, администрирование заработной платы, планирование ежегодных отпусков и т. Д. Они также будут экспертами в области трудового права.
7
Специалист по внутренним коммуникациям : этот человек управляет внутренними коммуникациями компании в соответствии с планом, целью которого является поощрение двустороннего обмена информацией.
8
Специалист ИТЦ : оцифровка HR-департаментов вызвала потребность в эксперте по инструментам управления.
9
Специалист по охране труда и технике безопасности: отвечает за соблюдение правил охраны труда и техники безопасности.
АКТИВНОЕ СЛУШАНИЕ
Включает в себя внимание к общему сообщению с точки зрения как вербального, так и невербального общения. Коммуникация — это основа HR.
ОБУЧАЮЩИЙ ПОТЕНЦИАЛ
Приобретение новых знаний и навыков — ключ к тому, чтобы идти в ногу с новыми разработками в секторе и быть хорошим профессионалом.
НАВЫКИ ПЕРЕГОВОРОВ
Разрешение конфликтов и умение вести переговоры — это еще несколько основных навыков управления персоналом. Работа в этой области обычно включает посредничество и поиск решений.
АНАЛИТИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ НАВЫКИ
Организованная работа и умение делать выводы из анализа для достижения целей имеют решающее значение.
УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ
Хорошее управление командой уменьшает конфликты и создает приятную рабочую среду.
НАВЫКИ АНАЛИТИКИ
Анализ данных является ключом к улучшению и достижению целей, поэтому аналитическое видение — это высоко ценимый навык.
УПРАВЛЕНИЕ ТАЛАНТАМИ
Еще один ключевой навык для профессионалов в этом секторе — выявление, признание, управление, развитие и использование талантов организации.
ЭМПАТИЯ
Работа с людьми требует большой доли сочувствия. Это позволяет лучше понять проблемы других людей и предложить решения.
РАБОТА С НОВЫМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ
Технологии — важная часть навыков Все профессионалы должны уметь использовать их и извлекать из них максимум пользы.
ЗНАНИЕ БРЕНДИНГ РАБОТОДАТЕЛЯ
Бренд работодателя становится все более важным в HR, поэтому очень важно знать, как передать положительный внешний имидж.
«Самая большая ошибка, которую вы можете сделать, — это думать, что все изменения, которые вы хотите внести, жизнеспособны и могут быть реализованы в период с одного дня до следующего ».
Наиболее важные шаги, которые необходимо выполнить при создании отдела кадров:
1.Работа над созданием корпоративной культуры
Прежде чем вы начнете набирать новых членов в свою команду, создайте и распространите корпоративную культуру в своей организации. Устанавливайте ценности и убеждения, которые определяют всех сотрудников и делают их особенными. Это значительно упростит поиск людей, подходящих для компании.
2. Проведите процесс отбора
Выбирайте профессионалов, которые лучше подходят для вашей компании и культуры, а также обладают необходимыми навыками для работы.Поиск баланса жизненно важен, поскольку бессмысленно искать профессионала, который хорошо разбирается в своей работе, но не соответствует философии компании. Ниже приведен контрольный список, который может помочь вам в этом процессе:
3. Согласование с другими отделами
Успешный отдел кадров должен тесно сотрудничать с другими сферами. Организуйте стартовую встречу для согласования стратегий, а затем назначьте регулярные обзорные встречи для улучшения коммуникации и совместной работы.
4. Стремиться к постоянному совершенствованию
Не стоять на месте и всегда стараться достичь наилучших результатов, оптимизировать процессы и быть в курсе новых тенденций в секторе и на рынке труда. Успех в HR означает постоянное совершенствование.
5. Сделайте технологии своим союзником
Технологии — незаменимый член вашей HR-команды. Выберите программное обеспечение, которое поможет вам автоматизировать задачи, оптимизировать процессы и сэкономить время, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно: на людях.Есть два типа программного обеспечения: настольное и облачное. Первые — это «традиционные» программы, которые загружаются и устанавливаются на ваш компьютер; во втором, однако, используются облачные технологии, которые позволяют подключаться из любого места и легко работать.
Вопреки тому, что вы думаете, соотношение количества сотрудников к количеству сотрудников выше в небольших компаниях .Это исследование показывает, что малым и средним предприятиям нужны более крупные команды, чем крупные компании, поскольку последние имеют экономию на масштабе в свою пользу. Общий средний показатель составляет 2,57 специалиста по персоналу на 100 сотрудников, но его можно дополнительно уточнить в зависимости от размера компании:
Малые компании
3,4 специалиста на 100 сотрудников.
Средние компании
1,2 специалиста на 100 сотрудников.
Крупные компании
1,03 специалиста на 100 сотрудников.
Таким образом, это показывает, что для выполнения определенных задач требуется минимальное количество профессионалов. Однако, когда штат сотрудников достигает определенного размера, отдел кадров не растет такими же темпами.
Каковы причины появления этих параметров? Их несколько:
Во-первых, хотя доля может быть меньше, в крупных компаниях всегда будет больше людей в отделе кадров. У них больше ресурсов и, следовательно, больше гибкости для компенсации рабочей нагрузки и распределения ресурсов.
Специалисты по персоналу в крупных компаниях, как правило, специализируются на в одной области, что делает их гораздо более эффективными и продуктивными. Напротив, в небольших компаниях обычно есть один человек, который решает несколько задач, что требует гораздо больше усилий.
В более крупных компаниях с более щедрым бюджетом в отделе кадров пропорционально меньше людей, поскольку они могут позволить передать на аутсорсинг определенные задачи . Когда это происходит, соотношение количества сотрудников к количеству сотрудников имеет тенденцию к снижению, в то время как реальные затраты обычно увеличиваются.
В конечном итоге размер отдела будет зависеть как от общего числа сотрудников, так и от прогноза роста, и ответственность за поиск идеального баланса будет лежать на менеджере отдела кадров.
В отделе из двух человек один из них, по логике, будет менеджером по персоналу. Для второго человека есть два варианта: нанять помощника или специалиста по подбору персонала. В первом сценарии менеджер занимается стратегическими аспектами, а помощник — административными задачами; Во втором сценарии специалист по подбору персонала следит за всеми процессами отбора. Последняя модель имеет особый смысл в компании с высокой текучестью кадров.
Когда отдел увеличивается до трех человек, вам не нужно выбирать: нанять специалиста по подбору персонала и помощника. Эта структура лучше всего подходит для большинства компаний. У многих есть специалисты по культуре или развитию, когда в компании работает от 50 до 80 сотрудников, потому что это важные области. Но эти потребности также можно передать на аутсорсинг, если они не входят в ваш приоритетный список.
По мере роста отдела лучшим советом будет нанимать специалистов для выполнения определенных функций, которые уже связаны с основными целями компании.Выше вы можете увидеть пример отдела из шести человек, в котором у каждого есть определенные задачи:
Менеджер по персоналу: занимается стратегией и утверждает все важные решения вместе с директорами компании.
Менеджер по подбору персонала: разрабатывает и осуществляет процессы отбора, рассматривает резюме, проводит собеседования и отбирает кандидатов.
Менеджер по связям с сотрудниками: осуществляет процесс адаптации, аттестацию и выступает посредником в возможных конфликтах в компании.
Менеджер по компенсациям: создает программы компенсации, управляет начислением заработной платы и обеспечивает своевременную оплату всем.
Менеджер по обучению: работает напрямую с руководителями отделов для реализации программ обучения.
Менеджер по соблюдению нормативных требований: их роль состоит в том, чтобы гарантировать, что все сотрудники соблюдают правила охраны труда и техники безопасности, а также проводят соответствующие медицинские проверки.
Этот формат обеспечивает удовлетворение всех потребностей отдела кадров.В нем есть менеджер, а горизонтальная структура позволяет ему быть в курсе всех важных проектов и вопросов.
Также стоит упомянуть, что эта модель позволяет менеджерам иметь помощника, который помогает им с их задачами: аналогично, у менеджера может быть помощник менеджера, который более подробно контролирует работу отдела. Мы также хотели бы поделиться двумя моделями организационной структуры для крупных компаний:
1
Подсистема найма персонала: Включает исследование рынка, труд, найм и отбор.
2
Подсистема управления персоналом: эта подсистема охватывает анализ и описание ролей, интеграцию или адаптацию, служебную аттестацию или служебную аттестацию и перевод персонала.
3
Подсистема компенсаций и льгот для персонала: включает в себя вознаграждение, планирование социальных выплат, охрану труда и безопасность, учет и отслеживание персонала.
4
Подсистема развития персонала: включает планы обучения и личного развития.
5
Подсистема управления кадровыми данными: включает базы данных, ИТ-системы для HR и аудита.
Также стоит упомянуть модель управления компетенциями, которая гарантирует, что наиболее подходящему человеку поручается конкретная задача, в соответствии с его способностями, чтобы взять на себя ответственность за выполнение возникающих обязанностей. Цель состоит в том, чтобы обеспечить успех компании путем анализа реальности бизнеса и имеющихся человеческих ресурсов.Эта модель имеет определенные преимущества:
Выявляет слабые места в определенной области.
Получение надежных результатов с помощью измеримого метода оценки.
Повышает эффективность сотрудников.
Создает приятный рабочий климат.
Снижает количество прогулов и текучесть кадров.
Повышение эффективности работы организации.
Его также можно применять в различных областях:
Стратегическая роль кадровых ресурсов обязывает отдел определять свою собственную стратегию и вносить свой вклад в достижение общих целей посредством человеческий капитал организации.Мы хотели бы предложить 10 шагов для определения и реализации эффективной стратегии, а также разработки и предоставления услуг, необходимых для роста компании.
Понимание рыночных сил, тенденций и коммерческой стратегии компании имеет фундаментальное значение для определения собственных приоритетов и целей отдела кадров. Работа команды — служить целям компании.
Имея это в виду, можно применить три типа стратегии:
1
Низкая стоимость : компания может принять решение конкурировать на рынке на основе цены и позиционировать себя как одну из самых дешевых. .В этом сценарии крайне важна максимальная оптимизация бизнес-затрат на продукт или услугу.
2
Лидерство продукта : другая стратегия — сосредоточиться на ценности продукта, даже если это означает более высокие цены, и предложить лучший сервис до, во время и после продажи.
3
Блокировка : наконец, стратегия блокировки предполагает выпуск на рынок продуктов, которые трудно заменить или скопировать, и для которых практически не будет конкуренции.Это обеспечит долгосрочную лояльность клиентов.
Создайте дорожную карту, которая описывает, как организация будет максимально использовать свой человеческий талант для решения проблем и достижения поставленных целей. Другими словами:
Переведите стратегию организации в стратегию, адаптированную к видению и навыкам HR, расставьте приоритеты и создайте эффективный и осуществимый бизнес-план.
Определите стратегию управления персоналом с помощью инициатив, программ и ключевых людей.
Определите наилучшие способы привлечения, мотивации и удержания различных сегментов рабочей силы.
Наконец, эффективная стратегия управления персоналом предоставит вам дорожную карту для создания ценности с помощью персонала вашей организации.
Добавьте руководящие принципы для оценки и измерения того, что вы делаете с течением времени; Другими словами, некоторые цели KPI. На этом этапе стратегическая карта будет большим подспорьем (мы рассмотрим это позже).
Определите критические сегменты человеческого капитала в компании и создайте конкретных программ и услуг . Например, определите, какие люди или команды являются ключевыми при достижении поставленных целей, и оцените их потребности для создания и соответствующей адаптации программ и услуг.
У HR-отдела обычно есть годовой бюджет для управления и распределения. Убедитесь, что вы расставили приоритеты для инвестиций, указав все предстоящие проекты отдела, их затраты и выгоды.Это позволит вам выделить каждому адекватные средства.
Также рекомендуется:
Определить и разработать критерии для определения приоритетности инвестиций и убедиться, что они соответствуют целям компании.
Проанализируйте затрат, выгод и рисков каждого проекта.
Разработайте и внедрите решения, которые окажутся критически важными, когда обеспечит эффективную реализацию стратегии управления персоналом .Вы можете сделать это, проанализировав все процессы в отделе и определив те, которые можно оптимизировать или переработать. Кроме того, просмотрите свои текущие предложения услуг и посмотрите, не нужно ли добавлять новые решения.
Разработайте адаптированную модель предоставления услуг для человеческих ресурсов. Для этого:
Проанализируйте свою текущую модель и определите, может ли она эффективно удовлетворить потребности и цели организации.
Определите конкретные роли и варианты доставки.
Определите ключевые системы, процессы и инфраструктуру.
Как никогда важно спросить себя, работает ли отдел наиболее подходящим образом. Это означает оценку текущего и будущего потенциала организации по поддержке и реализации окончательной стратегии. Многие компании доверяют эту задачу внешним аудиторам.
Определите и развивайте необходимые навыки, компетенции и способности, которые позволяют персоналу выполнять свою стратегическую роль в компании.Кроме того, проанализируйте конкретные навыки, которые необходимо развить для создания планов обучения или набора персонала , чтобы заполнить наиболее важные пробелы.
Создавайте инструменты поддержки, новые процессы и т. Д., Чтобы помочь команде HR успешно выполнять свои повседневные задачи. Оцените эффективность текущей деятельности и услуг с помощью ключевых показателей эффективности и специальных панелей мониторинга, чтобы определить области, требующие улучшения.
Поймите и расскажите о ценности отдела кадров внутри компании .Вы можете добиться этого, разработав и внедрив план коммуникации и стремясь получить качественную обратную связь.
Определите наиболее важные KPI для мониторинга эффективности отдела и рентабельности инвестиций . Это позволит вам:
1
Следите за своей стратегией и добивайтесь желаемых результатов.
2
Определите наиболее успешные меры и достигните баланса между стоимостью, которую они приносят, и затратами, которые они вызывают.
Короче говоря, создайте информационную панель для анализа влияния HR, созданной ценности и понесенных затрат.
Как мы только что убедились, меры, принимаемые HR, должны подкрепляться определенной стратегией, которая согласована как с целями отдела, так и с целями компании. Этот план может быть представлен в виде обычного документа или стратегической карты, которая в более наглядном формате дает вам четкое и быстрое представление о том, как меры по управлению персоналом связаны с целями компании.
Говорят, что картинка стоит тысячи слов, и когда говорят о стратегических картах, это правда. Этот инструмент представляет собой визуальное представление стратегии или организации, или одной из областей в ней. В нем описаны меры и решения, которые необходимо принять для улучшения позиционирования компании и достижения ее целей.
Как объясняется в этом видео, для его создания вам просто понадобится страница и диаграмма, на которой показаны цели и меры, а затем соедините их друг с другом в соответствии с их причиной и следствием.Строки обычно создаются для каждой важной цели, и в них добавляются вторичные цели в форме овала. Затем нарисованы стрелки, соединяющие эти цели, чтобы проиллюстрировать, как они взаимосвязаны. Вы также можете использовать цвета (красный, зеленый и желтый) для обозначения статуса каждой цели.Четкие и хорошо представленные цели помогут вам с большей легкостью их достичь. Вот почему использование стратегической карты дает значительные преимущества. Здесь мы перечислили лишь некоторые из них:
1
Предлагает легкодоступную актуальную информацию , которая поможет вам принимать более обоснованные решения.
2
Помогает установить четких целей .
3
Сообщает о целях отдела и способах их достижения.
4
Помогает определить и связать внутренние процессы компании .
5
Позволяет менеджерам оценить, как были достигнуты цели , и выделить ресурсы на инициативы, которые больше всего способствуют реализации стратегии.
В конечном счете, это чрезвычайно полезный инструмент для любой компании.
Мы обсуждали, как создать стратегию компании, но есть одна область, которая критически важна и поэтому заслуживает отдельной главы: цели. Цели отдела кадров обычно зависят от общей стратегии компании. Если, например, компания планирует выходить на новые рынки, успех отдела будет измеряться его способностью с минимальными затратами создать для этой цели подходящую команду.
Это конкретные цели, но все HR-отделы стремятся достичь общих целей. Вот некоторые из наиболее важных из них:
Согласование стратегии компании с HR Человеческие ресурсы должны согласовывать свои действия со стратегией компании, чтобы помочь ей достичь своих общих целей.
Привлекайте и удерживайте лучших специалистов : успех компании зависит от ее человеческого капитала. Отдел кадров должен найти лучших профессионалов и удержать их на долгое время.
Гарантия хорошего климата на рабочем месте : благополучие сотрудников тесно связано с производительностью, поэтому удовлетворенная и мотивированная команда обеспечит лучшие результаты, чем та, которой не было.
Заботьтесь о бренде вашего работодателя : организация с привлекательной корпоративной культурой, в свою очередь, будет иметь интересный брендинг работодателя и будет легче привлекать таланты.
При постановке целей очень важно быть конкретными и использовать метод SMART, например, для обеспечения их измеримости и реалистичности.Что влечет за собой эта система? Каждая цель должна соответствовать определенным требованиям:
Конкретные: KPI должен относиться к определенной задаче или действию. Например: снизить уровень прогулов сотрудников на 2%.
Измеримые: если их нельзя измерить, мы не можем интерпретировать данные или использовать для этого специальные инструменты.
Достижимо: поставленные вами цели КПЭ должны быть достижимыми в ваших условиях.
Релевантные: также важно убедиться, что выбранные вами метрики актуальны для вашего бизнеса и добавляют ценную информацию.
Своевременно: наконец, каждый KPI должен быть ограничен периодом времени и подлежать регулярному пересмотру.
Когда у вас есть стратегия и цели, вам нужно отслеживать их, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. Зачем? Стратегическая важность HR привела к ряду последствий, среди которых — растущий интерес к результатам реализованных мер и получение ценной информации, которая позволяет компании принимать более обоснованные решения.Для этого HR-сектор начал работу с KPI . Другими словами, показатели эффективности, позволяющие оценить работу отдела.
1
Уровни удовлетворенности сотрудников
Вы можете измерить рабочий климат в компании, отправив опросы, чтобы команда могла оценить уровень своей удовлетворенности внутри компании. Тогда просто посчитайте среднее значение и фиалку!
2
Оборачиваемость сотрудников
Какая средняя продолжительность пребывания сотрудника в компании? Формула проста: количество сотрудников, покидающих компанию в течение года, деленное на среднее количество сотрудников в компании в этом году.Затем умножьте это число на 100, чтобы получить свой годовой оборот. ([L / Avg] x 100) Большой объем может быть признаком неблагоприятного рабочего климата, низких зарплат, отсутствия перспектив продвижения по службе и т. Д., И это стоит компании денег.
3
Уровень невыхода сотрудников на работу4
Среднее время приема на работу
Эта метрика вычисляет среднее время от публикации объявления о вакансии до дня, когда в компанию приходит новый сотрудник. Чтобы обнаружить это, просто подсчитайте среднее время, затрачиваемое на каждый процесс набора персонала в течение определенного периода времени. Это важный KPI, так как незаполненная в течение длительного времени позиция стоит компании денег.
5
Затраты на найм
Этот показатель отражает сумму всех затрат, связанных с наймом нового сотрудника. Сюда входят расходы на подбор персонала (реклама, потраченное время, ATS и другое программное обеспечение…), а также расходы на обучение (образование, материалы…).
6
Коэффициент конверсии набора
Чтобы узнать, какие платформы обеспечивают лучшие результаты в поиске кандидатов на должность, мы можем рассчитать коэффициент конверсии: Формула: (No.отобранных кандидатов / общее количество кандидатов) x 100.
7
Несчастные случаи на рабочем месте
Этот KPI позволяет вам оценить, правильно ли применяются и эффективны ли ваши меры по охране труда. Правильный способ рассчитать это следующим образом: (количество несчастных случаев / 1 000 000 / количество часов, отработанных людьми, подверженными риску).
Они называют это HR Scorecard и используют эту панель как инструмент для измерения вклада HR в общую производительность организации. Таким образом, он включает ключевые показатели доходности инвестиций и различные принятые меры.Помимо описания каждого ключевого показателя эффективности, он также включает столбец с целью, результатом и дисперсией. В этом случае результаты положительные, поэтому они отмечены зеленым цветом.
ФАЗА
Конец 19 века, начало 20 века
НАЗВАНИЕ
Менеджер по персоналу
ХАРАКТЕРИСТИКИ
ФАЗА
До 1960-х годов
НАЗВАНИЕ
Менеджер по производственным и трудовым отношениям
ХАРАКТЕРИСТИКИ
ФАЗА
1970-е и 1980-е годы
НАЗВАНИЕ
Менеджер по персоналу
ХАРАКТЕРИСТИКИ
ФАЗА
Конец 1990-х, начало 21-го века
НАЗВАНИЕ
Стратегический менеджер по персоналу
ХАРАКТЕРИСТИКИ
Отделы кадров в настоящее время переживают огромные преобразования на многих уровнях, но, прежде всего, с точки зрения их роли в компании. Фактически, многие организации решили изменить название отдела, чтобы отразить это новое видение: Управление людьми, Люди и ценности, Управление талантами…
Аутсорсинг HR предполагает заключение с компанией контракта на выполнение задач, которые этот отдел обычно выполняет. Когда выбрать эту модель? Это зависит от ситуации и размера компании:
Малые компании
(0-10 сотрудников)
Растущие компании
(10-50 сотрудников)
На этом этапе роста у компании, несомненно, будет менеджер по персоналу, и она будет оценивать возможность найма второго члена команды. Перед этим они должны проверить возможность аутсорсинга задач (расчет заработной платы, набор персонала …) и поддержки конкретного программного обеспечения.
Средние компании
(50-500 сотрудников)
Компания такого размера должна иметь небольшую команду по персоналу для управления работниками и нести ответственность за выполнение стратегического плана.На этом этапе также важно привлечь в свою команду экспертов для оптимизации рабочих процессов отдела.
Крупные компании
(500+ сотрудников)
Компания такого размера обычно снова выполняет все задачи отдела, поскольку это будет намного более выгодно и конкурентоспособно. Тем не менее, программное обеспечение HR также позволяет автоматизировать задачи и оптимизировать процессы.
Некоторые из преимуществ этой модели:
Снижение затрат на заработную плату, набор персонала и т. Д.
Меньше ошибок, так как работа выполняется специалистами.
Повышает качество новобранцев.
Повышает конкурентоспособность бизнеса.
Повышение качества обслуживания.
Больше свободного времени можно тратить на более важные дела.
Хотя это интересная модель, которую многие компании принимают в какой-то момент, есть определенные недостатков , которые нельзя игнорировать:
Рынок труда меняется семимильными шагами, принося с собой новые способы работы и управления талантами.HR-отделы сталкиваются с огромной ответственностью адаптироваться к новым временам и обеспечивать, чтобы их работа способствовала успеху компании. В статистике говорится, что 70% опрошенных профессионалов готовы инвестировать в цифровые решения для отдела кадров. В Kenjo мы видели, как многие профессионалы перестали использовать файлы Excel для учета свободного времени и посещаемости, чтобы начать использовать цифровое программное обеспечение для управления персоналом.
1
Привлечение талантов : профессионалы, как правило, становятся все более и более требовательными, работая в компании, и им нравится чувствовать себя соблазненными ими.Приятная рабочая среда и такие преимущества, как гибкий график работы, карьерные планы и т. Д., Являются ключевыми факторами при привлечении талантов.
2
Оцифровка адресов : автоматизация, большие данные и искусственный интеллект — это слова, которые каждый профессионал в этой сфере должен знать в 21 веке. В настоящее время всем отделам кадров доступны технологии, позволяющие автоматизировать задачи, оптимизировать процессы и, в конечном итоге, значительно упростить достижение поставленных целей.В настоящее время существуют различные типы программного обеспечения для управления персоналом, которое выполняет все эти функции.3
Повышение ценности стратегии компании : как мы упоминали ранее, HR имеет возможность сильно влиять на результаты компании. Обеспечение того, чтобы отдел положительно влиял на бизнес-цели, должно быть приоритетом. Это может быть достигнуто путем создания команды с целостным видением HR; Другими словами, команда, которая видит компанию в целом и готова повысить ценность в других сферах бизнеса.Некоторые чрезвычайно интересные идеи и выводы можно сделать из отдела кадров.
4
Улучшение управления данными сотрудников : использование данных в человеческих ресурсах называется кадровой аналитикой. И сегодня эти отделы обрабатывают и хранят огромное количество данных и часто не извлекают из них максимальную пользу. Новые технологии фильтруют эту информацию, чтобы делать выводы, которые помогают улучшить работу отдела кадров.
5
Узнайте, как управлять изменениями : мы живем в меняющейся среде, в которой появляются новые рабочие модели и профессиональные профили.Жизненно важно адаптироваться к новым ситуациям, представленным рынком, обществом и сектором.
6
Сохранение талантов: каждый новый сотрудник в компании представляет собой экономические издержки: потерю производства при вакантной должности, рекламу на порталах вакансий и время, затрачиваемое на процессы найма. Вот почему многие компании прилагают все больше и больше усилий для удержания имеющихся талантов. Но сегодня это уже вызов. Как мы слышали в интервью с Лизой Марией, менеджером по маркетингу приложения Truffls, «оставаться на одной работе более двух лет сегодня — большая редкость.Профессионалы хотят многого, и они хотят этого сейчас, а если они не могут этого получить, они уйдут в другое место ».II. Иногда от администраторов и пользователей отдела кадров может потребоваться создать учетные записи пользователей с нуля, если пользователь не запросил учетную запись на странице входа jobs.wayne.edu/hr.
Для создать учетную запись пользователя с нуля:
После входа в OHS нажмите Create User Account в меню Users (просмотр)
Заполните поля следующим образом:
Имя пользователя : Создайте имя пользователя (используйте идентификатор доступа для сотрудников WSU)
Пароль : Используйте & rdquor; пароль »
Подтвердите пароль : Используйте & rsquor; ’password»
Имя : введите имя пользователя
Фамилия : Введите фамилию пользователя
ID баннера : введите идентификатор баннера пользователя
Название : введите должность пользователя
Телефон : Введите рабочий телефон пользователя
Электронная почта: введите адрес электронной почты пользователя
Отдел: Выберите отдел (ы), к которым пользователь имеет доступ, в OHS
Тип пользователя : Выберите тип (ы) пользователя, для использования которого пользователю разрешено использовать ( См. Руководство по типам пользователей OHS на стр. 4 ).
Примечание. Пользователи отдела кадров могут только утверждать учетные записи менеджеров по найму. Таким образом, поле «Тип пользователя» нельзя использовать при утверждении учетной записи в качестве пользователя отдела кадров. Если есть необходимость назначить тип пользователя, отличный от менеджера по найму, обратитесь к администратору в Центре службы занятости.
Группа уведомлений по электронной почте : выберите соответствующие уведомления по электронной почте, которые должен получать пользователь ( Примечание. Обязательно выберите уведомление по электронной почте & rdquor; Учетная запись пользователя одобрена ».Когда учетная запись будет одобрена, пользователь получит автоматическое электронное письмо ().
Обучались ли вы пользоваться OHS ?: Выберите Да или Нет
Если да, то кто был вашим тренером : Введите имя тренера (просмотреть)
Нажмите Продолжить (просмотреть)
Нажмите Подтвердите , чтобы утвердить учетную запись (просмотр)
HR-администраторы несут ответственность за то, чтобы играть активную роль в обеспечении того, чтобы самые важные активы бизнеса — его люди — были счастливы, комфортно и эффективно работали на своих должностях.
HR работает как часть команды, чтобы гарантировать бесперебойную работу своей компании и гарантировать, что отдел кадров может эффективно выполнять свои функции.
Они также несут ответственность за вопросы найма и обеспечение того, чтобы кандидаты были проинформированы в процессе найма.В этой статье подробно объясняется роль HR-администраторов и предоставляется информация для всех, кто хочет сделать карьеру в этой области.
Ключевые навыки для HR-администраторов включают следующее:
Лучшие HR-администраторы — это те, кто любит работать с людьми и естественно вписывается в команды, помогая другим чувствовать себя комфортно вместе. Им нужно проявить терпение и быть готовыми постоянно развивать свои навыки, чтобы соответствовать требованиям меняющейся социальной и правовой среды.
HR-администраторы обычно работают в офисе и, поскольку они занимают должности начального уровня, часто несут ответственность за большую часть административной работы, которую требуется выполнить команде HR; например, от HR-администратора может потребоваться провести исследование потенциальных кандидатов перед серией собеседований с претендентами на должность в компании. От них также может потребоваться работа с конкретными сотрудниками отдела кадров, чтобы помочь им эффективно управлять своей рабочей нагрузкой.
HR-администраторы обычно являются первыми людьми, с которыми сотрудники разговаривают, когда у них возникают проблемы, связанные с их работой; поэтому они должны иметь возможность эффективно общаться и устанавливать взаимопонимание со своими коллегами. Также важно быть заслуживающим доверия и надежным, поскольку они могут получать личную информацию. От HR-администраторов также часто требуется вести базу данных HR, отслеживая ее, чтобы гарантировать, что все правила защиты данных постоянно соблюдаются и что она поддерживается в актуальном состоянии.
Большинству предприятий с достаточно большим количеством сотрудников необходимо иметь какой-либо отдел кадров. В результате для заинтересованных лиц появляется много разных и разнообразных кадровых вакансий. Большинству — от отелей до производственных компаний — необходимо нанять команду HR, а это означает, что люди с нужными навыками могут получить опыт в самых разных рабочих ситуациях.
Различные организации часто по-разному определяют роли HR-администраторов.Например, в крупной организации эта должность, скорее всего, будет сосредоточена на работе администратора. Однако в небольшой компании лицам, занимающим посты HR-администраторов, скорее всего, будет делегировано больше ответственности, и они будут играть более активную роль в работе по достижению общих целей HR-команды.
HR-администраторы должны гарантировать, что рабочее место соответствует законам, разработанным для защиты уязвимых сотрудников, чтобы каждый чувствовал себя в безопасности на работе и мог выкладываться по максимуму.Им необходимо обеспечить отсутствие дискриминации по признаку возраста, расы, пола, религии, инвалидности, сексуальной ориентации или гендерной идентичности, и чтобы сотрудники не сталкивались с какими-либо связанными с этим предрассудками на рабочем месте.
Им также необходимо обеспечить безопасность персонала от сексуальных домогательств и издевательств. Это означает, что им необходимо убедиться, что весь персонал знает, что они там, и чувствуют возможность подойти к ним, если что-то пойдет не так. Это также означает, что им нужно следить за потенциальными проблемами, чтобы о них не сообщалось.
Новые кадровые администраторы могут рассчитывать на заработок от 15 000 до 18 000 фунтов стерлингов в год. Обычно они работают с девяти до пяти, хотя некоторые компании, которые работают круглосуточно, предлагают сменные должности, которые могут быть хорошим вариантом для тех, кто хочет совместить свою работу с домашними обязанностями или учебой. Некоторые должности по совместительству также доступны в этой профессии.
ОтHR-администраторов обычно ожидается, что они будут читать отраслевые журналы и быть в курсе таких вопросов, как правовые изменения, в свое время, и иногда им может потребоваться остаться на работе немного позже, чтобы быть доступными для сотрудников, которые хотят поговорить с ними незаметно .Однако помимо этого работа редко вторгается в остальную жизнь.
Хотя большинство сотрудников отдела кадров начинают со степеней, добавление профессиональных квалификаций значительно упрощает продвижение на руководящие должности.
Обучение в профессиональной организации Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) обычно является лучшим вариантом, хотя существуют также специальные NVQ и SVQ. Все это может быть достигнуто за счет неполного рабочего дня, и они часто доступны через заочные курсы, что позволяет легко работать и учиться одновременно.
Дневные и недельные учебные курсы обычно предоставляются правительственными ведомствами после введения новых правил, и на большинстве рабочих мест персоналу отдела кадров предоставляется оплачиваемый отпуск для посещения этих курсов.
Перспективы роста у HR-администраторов в целом очень высоки. Эта должность обычно служит точкой входа в кадровую карьеру, и люди, которые преуспевают в работе HR-администратора, могут подать заявку на повышение до сотрудника по персоналу и, в конечном итоге, на должности менеджера по персоналу в той же компании, с зарплатой для последних. рост до 50 000 фунтов стерлингов в год.
HR-позиции в разных организациях, как правило, относительно схожи, а это означает, что люди, занимающие эти должности, могут легко перейти в другие компании — с минимальной подготовкой — если для них появится более интересная или прибыльная возможность. Некоторые сотрудники отдела кадров обнаруживают, что им нужно сменить компанию, чтобы продвинуться по карьерной лестнице, особенно если они работают в небольшой организации, где доступны ограниченные возможности для продвижения.
Одним из наиболее ценных преимуществ программного обеспечения для управления персоналом является тот факт, что оно помогает организациям эффективно и эффективно выполнять административные и операционные задачи, уделяя больше времени и энергии увязке стратегии управления персоналом с организационной миссия и работа людей в организации.HRIS продвигает стратегический фокус на современном управлении человеческими ресурсами, и это имеет значение для того, что делают руководители HR.
Организация рабочего процесса сотрудников включает в себя набор процессов и действий, выполняемых HR-менеджерами. Итак, чем на самом деле занимаются HR-специалисты? Вот лишь несколько вещей, которые делает типичный менеджер:
Вот диаграмма, демонстрирующая основные роли HR-специалистов в организации:
Хороший менеджер по персоналу мотивирует и позволяет сотрудникам вкладывать достаточно усилий и времени для проекты.
Из-за большого количества видов деятельности и обязанностей менеджеры по персоналу в настоящее время сталкиваются с рядом проблем.
Нужен индивидуальный HRMS? Изучите наш последний кейс в сфере управления персоналом
Эксперт по персоналу должен хорошо разбираться в отрасли. Эта способность наряду с хорошими коммуникативными навыками помогает менеджерам по персоналу анализировать различные должности и составлять список обязанностей, навыков и требований.Профессиональные менеджеры должны быть готовы обсудить должность с другими сотрудниками, узнать подробности, изучить тонкости работы и т. Д.
В зависимости от требований к должности и бизнес-аспектов рекрутеры должны знать, как и где они могут привлечь лучшие специалисты. Поиск нужных людей означает, что менеджеры по персоналу не будут тратить время на процедуру проверки.
С быстрым развитием технологий потребности предприятий быстро меняются.Людям, работающим в разных отраслях, необходимо адаптироваться к этим изменениям, повышать квалификацию и узнавать новое. Встреча с неизвестными новыми изменениями — это стресс для большинства людей. Поэтому менеджеры по персоналу должны быть готовы помочь людям приспособиться к новым условиям.
Руководители групп могут значительно помочь специалистам в области управления персоналом управлять своими командами и научить других, как адаптироваться к изменениям, упомянутым выше. Однако удержать настоящего лидера от ухода довольно сложно.Из-за привлекательной современной рабочей среды многие руководители увольняются с работы, занимая новые должности. Причина, по которой руководители могут уволиться с работы, — это плохой и неясный путь карьерного роста.
Владельцы компаний вместе с отделами кадров должны разработать полезные планы обучения для своих сотрудников. Чтобы люди оставались мотивированными, программы обучения должны быть интересными и практичными. Сегодняшние программы непрерывного обучения достаточно гибкие и интересные, поэтому ваши сотрудники могут учиться в удобное для них время.
Больше не проблема масштабировать вашу команду, даже если вы не можете найти требуемый ресурс в своей стране. Передача проектов удаленным сотрудникам — обычное дело. Наряду с рядом преимуществ, аутсорсинг дает бизнесменам, есть также некоторые недостатки, связанные с разнообразием культур, национальностей и мировоззрением на рабочем месте. Всеми этими аспектами должны управлять настоящие профессионалы, умеющие разрешать конфликты, объединять людей и строить команду.
Для решения всех задач специалисты по персоналу выполняют множество действий, которые определяют тип управления человеческими ресурсами. Вот основные типы кадровых вакансий:
Выбор подходящих кандидатов является основной обязанностью рекрутеров и менеджеров по персоналу. Последние разрабатывают точные должностные инструкции на основе навыков и опыта, которые соответствуют целям компании или проекта.
Здоровая атмосфера на рабочем месте очень важна для обеспечения высокой производительности и соблюдения сроков.Менеджеры, у которых есть как внутренние, так и удаленные сотрудники, должны иметь возможность оперативно разрешать конфликты и другие возникающие проблемы. Они также должны управлять коммуникациями между работником и работодателем, чтобы установить прочные отношения между высшим руководством и работниками.
Вопросы здоровья включают в себя следующее: соблюдение государственных правил работы, разработка программ безопасности, профилактика заболеваний и несчастных случаев и т. Д. Эти вопросы также контролируются специалистами по персоналу.
Управление льготами и компенсациями — это еще один вид работы в сфере управления персоналом. Эксперты-менеджеры отслеживают и проверяют, получают ли работники соответствующую оплату.
Специалисты по обучению оценивают, анализируют и разрабатывают программы и стратегии обучения сотрудников. Также они оценивают результаты принятых программ, как они влияют на весь рабочий процесс и производительность.
Груды документов и электронных таблиц для измерения производительности и контроля рабочего процесса несколько лет назад были основными инструментами
, которые руководители отдела кадров использовали для управления сотрудниками.Сегодня электронные таблицы не так широко используются. Вместо этого компании разных размеров начали внедрять и использовать современные HRIS (информационные системы человеческих ресурсов). Эти системы просты и гибки в использовании. Вы можете хранить все данные о сотрудниках в одном месте.
Преимущества — это то, что привлекает сотрудников в основном наряду с конкурентоспособной заработной платой и работой. Льготы могут включать проезд, медицинскую страховку, оздоровление, инвалидность и т. Д. Все эти вещи сложно организовать, храня кучу бумажных файлов.Инструменты администрирования преимуществ помогают экспертам обрабатывать информацию точно и вовремя.
Инструменты администрирования заработной платы помогают управлять информацией о людях, нанятых компанией, и общей сумме денег, выплачиваемых этим людям. Цифровые системы облегчают правильную и эффективную отчетность и отслеживание заработной платы, а также упрощают налоговую декларацию.
Процесс приема на работу может занять от нескольких дней до месяца. Специалисты по персоналу просматривают сотни резюме и резюме, чтобы найти подходящих кандидатов для следующих этапов процедуры приема на работу.ATS (система отслеживания кандидатов) может помочь вам сканировать и соответствующим образом фильтровать документы благодаря конкретным ключевым словам, которые вы считаете наиболее важными при принятии решения о том, насколько хорошо ваш кандидат подходит для работы.
Возможности обучения также могут побудить сотрудников работать более эффективно, поэтому многие компании предоставляют своим сотрудникам электронные курсы и другие технологии онлайн-обучения. Для контроля и отслеживания успеваемости студентов руководители отдела кадров используют LMS (систему управления обучением), которая показывает весь прогресс обучения, заметки и записи каждого отдельного сотрудника, зачисленного на курсы.
Что такое информационная система по человеческим ресурсам? Это относится к системам и процессам, которые пересекаются между управлением человеческими ресурсами (HRM) и информационными технологиями. Он объединяет HRM как дисциплину и, в частности, его основные HR-действия и процессы в области информационных технологий и программирования обработки данных. Система превратилась в стандартизированные процедуры и пакеты программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP).В целом, эти системы ERP берут начало в программном обеспечении, которое объединяет информацию из разных приложений в одну универсальную базу данных. Связь финансовой и кадровой документации через одну базу данных является наиболее важным отличием, которое делает это программное приложение одновременно жестким и гибким в использовании. В настоящее время системы HRIS включают:
Проще говоря, база данных человеческих ресурсов Система управления — это программное решение, которое используется для ввода данных, отслеживания данных и управления данными людей, работающих в организации.Эти системы работают в базе данных и позволяют пользователям вводить информацию, не зная структуры базы данных. Есть много сокращений, которые люди используют для систем HRIS:
HRMS — система управления человеческими ресурсами
HCMS — программное обеспечение для управления человеческим капиталом
HRIMS — система управления информацией о человеческих ресурсах
HRM играет 3 основные роли. Стратегическая функция является наиболее важной, за ней следуют операционная и административная роль. Эволюция была поддержана более широким использованием и доступностью сильной технологии человеческих ресурсов или HRIS, чтобы помочь нам уменьшить бремя этой третьей административной роли.
Чтобы понять ключевую роль, которую играют технологии управления персоналом, вам необходимо понимать данные, информацию и знания в организациях.
Данные имеют решающее значение для организации. Он представляет факты транзакций, которые происходят ежедневно. Транзакцию следует рассматривать как событие последствий, такое как найм нового сотрудника на определенную должность и определенную заработную плату. Ваша организация пытается собрать данные или факты, связанные с каждым из этих переходов, например, день приема на работу, и сохранить эти данные для использования в будущем.Ведение данных играет ключевую роль в бесперебойной работе каждой части организации.
Информация , с другой стороны, представляет собой интерпретацию данных, которые всегда имеют определенную цель и контекст, такие как принятие решения о найме в конкретный отдел или понимание результатов работы сотрудника для принятия решения о продвижении. Часто нам приходится выполнять дополнительную работу, такую как вычисление или представление данных в каком-либо другом порядке, который превращает данные в информацию, которая может ответить на важные вопросы.
Знание — это информация, которой дано значение, где данные и информация о том, что и почему. Знание о том, как. Мы используем данные и информацию для формирования знаний, принятия стратегических решений.
Между этими двумя понятиями есть небольшое различие, поскольку оба могут включать одни и те же процессы. Различные поставщики и компании по-разному трактуют эти термины. Вот таблица, которая поможет вам понять существенные различия:
Вот несколько советов и приемов, которые помогут вам выбрать лучшее приложение:
Ознакомьтесь с разделом «Что такое корпоративное программное обеспечение и какие проблемы его сопровождают?»
Целостность данных означает поддержание и обеспечение точности и согласованности данных.Общая цель целостности данных — гарантировать, что данные будут записаны в вашей системе точно так, как задумано. Целостность должна быть обеспечена путем надлежащего обслуживания системы. Основная цель хранения данных — продлить срок службы вашей HRIS.
Качество каждой HRIS определяется правильностью данных, введенных в систему. Плохие данные решат проблемы с отчетами, информацией и знаниями.
В преимуществах вы укажете все причины, подтверждающие ваше экономическое обоснование, даже если вы не можете их количественно оценить.
Снижение затрат, связанное с веб-системой управления, распространяется во многих сферах бизнеса.Экономию можно определить и измерить. Следовательно, можно быстро окупить ваши инвестиции в HRIS. Обычно менее чем за шесть месяцев. Это стало возможным благодаря SaaS или облачному развертыванию веб-HRIS, чем обеспечивает быстрое и простое внедрение без предварительных капитальных затрат на восстановление. Положительное влияние на чистую прибыль достигается уже через несколько месяцев после начала.
В качестве альтернативы отсутствие в использовании соответствующей веб-службы HRIS означает, что ваша организация ежемесячно теряет деньги.e-HRIS положительно влияет на чистую прибыль за счет:
e-HRIS позволяет вашим сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на стратегических целях. Время, сэкономленное с помощью e-HRIS, позволит вашим сотрудникам предоставлять сотрудникам более высокий уровень обслуживания. Вы получите своевременные отчеты, которые помогут вам спрогнозировать и спланировать оптимальную рабочую силу. А плавные и эффективные процессы позволяют HR тратить больше времени на стратегии, обеспечивающие долгосрочный успех организации.
Вам может быть интересна следующая тема: «Управление корпоративным контентом или программное обеспечение для управления документами»
Итак, решили ли вы выбрать готовое решение HRIS или разработать индивидуальное -проектированное программное обеспечение, вам следует проверить этот список программного обеспечения HRM, чтобы узнать основные характеристики и функции этих продуктов.
Помощник администратора? Поздравляю — вы настоящий герой офиса.
Недавний опрос более 600 менеджеров в США и Канаде показал, что административные помощники экономят своим менеджерам восемь часов рабочего времени каждую неделю.
Учитывая такое влияние, неудивительно, что 75 процентов менеджеров сообщили в том же опросе, что за последние пять лет обязанности административных помощников возросли.
Прелесть этих ролей в том, что они дают вам возможность работать практически со всеми частями бизнеса и выстраивать отношения с коллегами из разных команд и отделов.
Во многих смыслах они выступают в качестве ступеньки в карьере внутри компании и за ее пределами.
Звучит хорошо, но что именно делают помощники по административным вопросам?
Подсказка для вас.
Вы можете использовать приведенный выше список, чтобы помочь вам провести мозговой штурм по обязанностям и задачам для раздела «Опыт работы» в вашем резюме (подробнее об этом — и наш совет, чтобы переосмыслить задачи как достижения — в ближайшее время).
Отличный помощник по административным вопросам немного похож на швейцарский армейский нож; с помощью подходящего инструмента в нужный момент способны решить ряд проблем.
Это похоже на вас?
Если вам нужно создать современное и профессиональное резюме, чтобы продемонстрировать свои навыки для такой должности, это руководство проведет вас через:
Вот идеальное резюме помощника администратора, на которое вы можете опираться.Давайте разберемся, почему резюме Джереми так хорошо работает и как вы можете использовать те же функции, чтобы ваше собственное резюме тоже сияло.
Давайте быстро избавимся от этого, потому что вы знаете свою контактную информацию лучше, чем мы.
Включите свой адрес электронной почты, номер телефона и местонахождение в заголовок вашего резюме.
Однако опустите адрес и информацию о городе. Если у вас есть профессиональный веб-сайт, блог или хорошо поддерживаемый профиль LinkedIn, добавьте их, чтобы продемонстрировать свои навыки и опыт.
Давайте начнем с действительно важной части всех резюме — резюме.
В резюме вы подчеркиваете свои навыки и то, как они могут принести пользу работодателю.
Давайте посмотрим на резюме Джереми.
Видите, как он описывает себя как «технически подкованный» и «целеустремленный»?
Это позволяет работодателям знать, что он сможет быстро освоить любую специальную технологию, которую они используют, и что он стремится к завершению задач.
Джереми также пишет, что он «мотивирован», «мотивирован» и «умеет независимо определять приоритеты задач».
Замечательно, что он подчеркнул свою способность выполнять задачи без присмотра, потому что помощникам по административным вопросам регулярно делегируются задачи супервизоры и менеджеры из разных команд.
В первую очередь, резюме Джереми конкретное.
Если вы сравните приведенные ниже конкретные и расплывчатые резюме, вы сразу увидите, какое из них более привлекательно.
Эмоционально умный и хорошо разбирающийся в компьютерах помощник администратора со степенью младшего специалиста в области делового администрирования. Сильные навыки межличностного общения и стремление на протяжении всей жизни поддерживать других и помогать им сиять.
Помощник по административным вопросам пытается использовать свои навыки и опыт на благо организации, которая делает мир лучше.
Ознакомьтесь с нашим руководством по написанию резюме резюме, если вам нужна дополнительная помощь с этой частью.
Как насчет ваших навыков?
В нашем редакторе есть три различных раздела навыков на выбор: навыки, сложные (технические) навыки и мягкие навыки.
Примечание. Нажав «Макет» в верхнем меню, вы можете выбрать « Пользовательский макет » и воспользоваться функцией перетаскивания, чтобы настроить разделы по своему усмотрению.
Лучше всего включить общий раздел навыков, а затем выбрать между сложными или мягкими навыками в зависимости от потребностей работы.
Помощникам по административным вопросам необходимо много навыков межличностного общения, чтобы проявить себя на этих должностях. Вот некоторые из них, которые вы можете выделить в собственном резюме.
Когда вы настраиваете свое резюме так, чтобы оно наилучшим образом соответствовало компании и ее объявлению о вакансии, может быть легко ускользнуть от перечисленных задач и обязанностей, чтобы обобщить свои прошлые обязанности. Избегайте этого — это упущенная возможность.
Думайте о разделе своего опыта работы как о не столько списке «вещей, которые вы делали» для прошлого работодателя, а как о сводке ваших самых больших достижений и вкладов, сделанных на этом работодателе.
Посмотрите, как это делает Джереми.
Он рассказывает, как он управлял графиком старшего директора по персоналу, планировал корпоративные мероприятия и даже разрабатывал опросы, пока работал в Melmark.
Примечание. Если вы ищете вдохновение или вам нужна помощь, вы можете нажать на « Tips » в левом меню нашего редактора.
Вот несколько лучших (и плохих) примеров, которые помогут вам создать свой собственный:
Готовы создать резюме помощника администратора сейчас?
Рекомендуемая литература:
Мы часто слышим термины «Управление человеческими ресурсами», «Отношения с сотрудниками» и «Управление персоналом», используемые в популярной прессе, а также от экспертов отрасли.Всякий раз, когда мы слышим эти термины, мы создаем образы эффективных менеджеров, занятых своей работой в шикарных офисах.
В этой статье мы рассмотрим вопрос « что такое HRM? », дав широкий обзор темы и знакомя читателей с практикой управления человеческими ресурсами в современных организациях. Хотя, как и во всех популярных представлениях, вышеупомянутые образы имеют определенную ценность, факт остается фактом: в области управления человеческими ресурсами есть гораздо больше, и, несмотря на популярные описания этого же, «искусство и наука» HRM действительно сложны.Мы выбрали термин «искусство и наука», поскольку HRM — это одновременно искусство управления людьми с использованием творческих и инновационных подходов; это также наука, потому что требуется точность и строгое применение теории.
Как отмечалось выше, процесс определения HRM приводит нас к двум различным определениям. Первое определение HRM состоит в том, что это процесс структурированного и тщательного управления людьми в организациях . Это охватывает такие области, как укомплектование персоналом (наем людей), удержание людей, установление и управление заработной платой и льготами, управление производительностью, управление изменениями и уход из компании для завершения деятельности.Это традиционное определение HRM, которое заставляет некоторых экспертов определять его как современную версию функции управления персоналом, которая использовалась ранее.
Второе определение HRM охватывает управление людьми в организациях с макроэкономической точки зрения , то есть управление людьми в форме коллективных отношений между руководством и сотрудниками. Этот подход фокусируется на целях и результатах функции HRM. Это означает, что HR-функция в современных организациях связана с представлениями о возможностях людей, их развитием и сосредоточением внимания на том, чтобы «трудовые отношения» приносили удовлетворение как для руководства, так и для сотрудников.
Эти определения подчеркивают разницу между управлением персоналом, как определено во втором параграфе, и управлением человеческими ресурсами, как описано в третьем параграфе. Одним предложением можно сказать, что управление персоналом , по сути, сосредоточено на «рабочей силе», тогда как управление персоналом сосредоточено на «ресурсах» . Ключевое отличие HRM в последнее время заключается в достижении целей управления по предоставлению и размещению людей и большему вниманию к планированию, мониторингу и контролю.
Какое бы определение мы ни использовали, ответ на вопрос «что такое УЧР?» Заключается в том, что все дело в людях в организациях. Неудивительно, что некоторые MNC (транснациональные корпорации) называют менеджеров по персоналу менеджерами по персоналу, People Enablers, а практику — управлением людьми. В организациях 21 века менеджер по персоналу или менеджер по персоналу больше не рассматриваются как человек, который занимается деятельностью, описанной традиционным способом. Фактически, в большинстве организаций есть разные отделы, занимающиеся кадрами, расчетом заработной платы, удержанием и т. Д.Вместо этого менеджер по персоналу отвечает за управление ожиданиями сотрудников по отношению к целям управления и согласование как для обеспечения выполнения сотрудниками, так и реализации целей управления.
В заключение, эта статья вкратце затронула тему УЧР и послужила введением в УЧР. Мы коснемся других тем этого поля в других статьях.
Ниже приведены важные концепции управления человеческими ресурсами:
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .
Об авторе