Ведение кадрового учета в организации: Ведение кадрового учета, основные понятия
Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же. Из всего многообразия интерпретаций мы придерживаемся понятия кадровый учет, которое вошло в название нашего Департамента и по нашему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста. Кадровый учет — это?Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду. Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Как организовать ведение кадрового учета?Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:
Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор. Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе. Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника? Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы. Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше. Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу. Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией. Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг! |
Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.
Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.
Ведение кадрового учёта в организации
Каким бы мизерным не был штат вашей организации и каким бы маленьким не являлся оборот финансов в ней – кадровый учёт должен вестись. При этом не имеет ни малейшего значения – какой формой собственности обладает ваше предприятие.
Какой нормативный акт определяет необходимость кадрового учёта?
Все вопросы, касающиеся правил ведения и учёта кадровых документов, регламентирует Трудовой кодекс РБ.
Именно он предупреждает: выявление тех или иных ошибок или недочетов в ведении данного рода документации, приводит к штрафам со стороны надзорных инспекций. И важно подчеркнуть – немалым.
Кадровый учёт: определение понятия
Кадровое делопроизводство подразумевает под собой ведение документации, отражающей учёт рабочего времени сотрудников, управление персоналом и перестановку кадров внутри организации. Информация представляется в исчерпывающем виде.
Это не просто создание и документирование определённых документов, но её организация и хранение в строго систематизированном порядке. Этот процесс является чрезвычайно важным, а потому считается прямой обязанностью любого работодателя. Таково требование белорусского законодателя.
Для чего необходимо ведение кадрового учёта?
Во-первых, качественное ведение данного документооборота даёт возможность компаниям и их работникам избежать неприятных ситуаций, связанных с недопониманием или, например, будет кстати в случае обращения в суд.
Также такого рода документы помогают с лёгкостью вести учёт данных об отпусках или переводах, вносить изменения в оклады и надбавки, собирать данные о текущих кадрах (прогулах и иных кадровых вопросах), а ещё – разрабатывать программы обучения и развития специалистов.
Что конкретно обозначает ведение кадрового учёта?
Это огромный пласт работы. Прежде всего, должны быть составлены и оформлены должным образом все кадровые документы — организационная структура, график отпусков, больничные, должностные инструкции, многочисленные справки. Это самые разнообразные приказы (о приёме на работу или, наоборот, увольнении, переводе на другую должность), договоры (трудовые, коллективные, о матответственности и др) и трудовые контракты.
В порядке должны быть личные дела сотрудников и должностные инструкции для персонала, штатное расписание и правила внутреннего распорядка. Грамотно заполнены личные карточки для военнообязанных и призывников, как, собственно, и трудовые книжки…
В сферу кадрового учёта входит также разработка Положений о премировании и материальном стимулировании, ведение журналов регистрации трудовых договоров, приказов, актов и протоколов, а также – книги учёта движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек…
Чей это функционал?
Своевременно оформлять движения кадров внутри организации и грамотно вести учёт сотрудников крайне важно.
Как правило, вопросы кадрового делопроизводства берёт на себя квалифицированный сотрудник отдела кадров или специалист, отвечающий за кадровую документацию.
Если вести кадровое делопроизводство собственными силами возможности нет (нет кадровика или содержать такую штатную единицу вам не по карману или сомневаетесь в правильности ведения тех или иных вопросов) – учёт кадров можно доверить сторонним специалистам. Главное при этом, чтобы данные услуги оказывались организацией, имеющей юридическую лицензию.
Кадровые дела — значение, виды и назначение
- Главная
- Библиотека
- Управление персоналом
- Управление персоналом
- Кадровые записи
Кадровые записи — это записи, относящиеся к сотрудникам организации. Эти записи представляют собой накопленную, фактическую и исчерпывающую информацию, касающуюся учетных записей и задержанных. Вся информация, имеющая отношение к человеческим ресурсам в организации, хранится в систематизированном порядке.
Такие записи помогают менеджеру в различных областях принятия решений.
Кадровые записи ведутся для формулирования и проверки кадровой политики и процедур. Полная информация обо всех сотрудниках хранится в кадровых записях, например, имя, дата рождения, семейное положение, академическая квалификация, профессиональная квалификация, сведения о предыдущем месте работы и т. д.
Типы кадровых записей
- записи, список источников, прогресс сотрудников, медицинские отчеты и т. д.
- Записи о заработной плате Содержит записи платежной ведомости, методы оплаты и окладов, записи об отпусках, записи об обороте и другие записи о пособиях.
- Обучение и развитие содержит отчеты об оценке, случаи передачи, расписание обучения, методы обучения.
- Записи по охране здоровья и технике безопасности включают отчеты о болезни, меры безопасности, историю болезни, страховые отчеты и т. д.
- Служебные записи — это основные записи, содержащие биоданные, информацию о месте жительства и семье, академическую квалификацию, семейное положение, прошлый адрес и сведения о занятости.
Назначение кадрового учета
Критики кадрового учета называют эту систему пустой тратой времени и денег. Согласно кадровым записям, последователи этого: Дейл Йодер, экономист из Мичиганского университета, США, обосновал важность кадровых записей после проведения углубленного исследования.
- Помогает предоставлять руководителям важную информацию о сотрудниках.
- Вести учет отпусков, локаутов, переводов, текучести и т. д. сотрудников.
- Помогает менеджерам разрабатывать различные программы обучения и развития на основе существующего сценария.
- Помогает государственным организациям собирать данные о текучести кадров, количестве прогулов и других кадровых вопросах.
- Помогает менеджерам вносить изменения в заработную плату, надбавки и другие льготы, связанные с заработной платой.
- Это также помогает исследователям проводить углубленное изучение производственных отношений и деловой репутации фирмы на рынке.
Таким образом, учет кадров действительно важен для организации и не является расточительным занятием.
❮❮ Предыдущий Next ❯❯
Статьи по теме
Просмотреть все статьи
Авторство/ссылки — Об авторе(ах)
Статья написана Prachi Juneja и проверена Management Study Guide Content Team . В группу MSG Content входят опытные преподаватели, специалисты и профильные эксперты. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг по стандарту ISO 2001:2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала бесплатно для целей обучения и образования. Укажите авторство используемого контента, включая ссылки на ManagementStudyGuide.
com и URL-адрес страницы контента.
Что такое кадровые дела?
Что такое кадровые дела?
Кадровые записи — это записи, касающиеся сотрудников организации. Эти записи собираются, реальные и далеко идущие данные идентифицируются с записями о проблеме и ограничиваются. Все данные о влиянии на ЧСС в ассоциации хранятся в методическом контроле. Такие записи полезны директору в различных регионах принятия решений.
Кадровые записи ведутся для определения и оценки кадровых стратегий и методов. Полная информация обо всех представителях хранится в личных записях, например, имя, дата рождения, семейное положение, школьные способности, профессиональные способности, тонкости прошлой работы и так далее.
Таким образом, они являются реальным доказательством деятельности организации. Кадровые записи предоставляют информацию о ситуации с персоналом в организации, например, — записи, касающиеся подготовки, производительности, неявки, заработной платы и компенсации, текучести кадров, эффективности, результатов опросов, выполнения работы, стандартизированных сбережений, благосостояния сотрудников и так далее.
Традиционно записи хранятся в виде бумаг, карточек, документов, графиков, чертежей и так далее. Как бы то ни было, в нынешних случаях записи хранятся на компакт-дисках, видеофильмах, аудиокассетах и так далее.
Как вы ведете кадровый учет?
Отслеживание личных дел сотрудников может быть сложной задачей. Чтобы упорядочить файлы, выполните следующие три шага.
Ежегодно просматривайте свои записи
Организовывайте, обновляйте и уничтожайте устаревшие личные дела каждый год в течение нескольких дней или недель, в зависимости от размера организации. Компании обязаны хранить личные дела в течение определенного периода времени после того, как человек уволился с работы. Каждый документ, с другой стороны, имеет отдельное время хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов может помочь организовать работу с документами и обеспечить их безопасность.
Файл с кодом
Изучите правила, применимые к личным делам вашей компании.
Чтобы упростить ежегодную утилизацию старых файлов, закодируйте документы в личных делах по времени, в течение которого вы должны их хранить. Когда вы решаете, что сохранить, а что выбросить, кодирование документов по мере их создания экономит время. Чтобы сохранить любую личную информацию в документах, уничтожьте файлы, которые были закодированы для утилизации.
Форма сводной ведомости
Личное дело человека становится неактивным после ухода с работы. Создайте сводную таблицу данных, которые ваша фирма должна хранить в течение самого длительного периода времени на данный момент. Если информация нужна быстро, ее можно получить, не просматривая полное личное дело.
Какие советы по организации личных дел
При создании организационной структуры личных дел вашей компании помните о следующих предложениях:
Конфиденциальность: крайне важно соблюдать конфиденциальность. Понимать законы и правила, регулирующие, кто имеет доступ к каким записям в личном деле.
Чтобы обеспечить сохранность личных дел, держите их закрытыми.
Документация: Любая форма, входящая в личное дело сотрудника, должна быть им подписана. Убедитесь, что сотрудник понимает, что документ будет храниться в файле на случай, если он будет запрошен или потребуется в будущем.
Факты: Убедитесь, что информация в личном деле является фактической, а не субъективной. Удалите любую субъективную информацию из личного дела и включите только объективные факты о занятости, здоровье и заработной плате сотрудника.
Какие примеры кадрового учета?
Типы личных дел
Личные дела
Личные дела ведутся на каждого сотрудника (название вашей компании). Эти личные дела содержат конфиденциальные документы и управляются и поддерживаются персоналом отдела кадров. Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что менеджер каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к эффективности работы сотрудника.
Типичные документы в личном деле включают в себя заявление о приеме на работу, контактную форму для связи с семьей в чрезвычайной ситуации, задокументированную историю дисциплинарных взысканий, резюме, справочник сотрудника и добровольные подписные листы работодателя, текущую личную информацию и письменные оценки эффективности. Не все личные дела содержат одни и те же документы, но в каждом личном деле есть несколько одинаковых документов.
Файлы расчета заработной платы
Файлы расчета заработной платы также ведутся; файлы платежной ведомости содержат историю должностей сотрудника, отделов, изменения компенсации и так далее. Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерии и отдела кадров.
Медицинская карта сотрудника
Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты недоступно никому, кроме назначенного персонала отдела кадров и сотрудника, чьи записи хранятся в папке.
В названии вашей компании) медицинские файлы получают высшую степень безопасного хранения и конфиденциальности.
Примечание. Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время. Сотрудники отдела кадров назначат встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла. Ни один сотрудник не может изменить или удалить какой-либо документ из своего личного дела, которое должно быть просмотрено в присутствии сотрудника отдела кадров.
В чем важность кадрового делопроизводства?
Экономист из Мичиганского университета в США после тщательного расследования подтвердил важность кадровых записей.
- Помогает руководителям получать важную информацию о своем персонале.
- Для отслеживания отсутствия сотрудников, локаутов, переводов, текучести кадров и других событий.
- Помогает менеджерам разрабатывать различные программы обучения и развития исходя из текущей ситуации.
Об авторе