Ведение кадрового учета: Ведение кадрового учета, основные понятия

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

• Составьте перечень недостающих положений и правил.
• Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
• Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия. 

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом. 

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.  

Среди них:

1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику. 

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на нормативные документы по кадровому делопроизводству, это требования:

• статьи 66 ТК РФ;
• инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
• правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).

Подробнее о том, как организовать воинский учет отделом кадров, читайте на сайте Профкадровик

Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.  

Институт профессионального кадровика

🎁 Подарок дня – бланк согласия соискателя на обработку персональных данных Получить

Все статьи

КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом

org/BreadcrumbList»>
• Статьи

Можно ли отказать совместителю в переводе на основное место работы

Когда сотруднику сокращают рабочее время

Аудит оплаты труда: как и зачем проводится

Можно ли принять сотрудников на работу, если они находятся на больничном

Снятие с воинского учета дистанционного сотрудника за границей

Как проверить, выполняет ли дистанционщик работу в месте, прописанном в договоре

Надо ли снимать с воинского учета сотрудника, который работает дистанционно за границей

Как исправить некорректную информацию в согласии на обработку персданных

Как оплачивать сверхурочную работу инвалида

Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий

Можно ли выдать трудовую книжку родственнику уволенного сотрудника

Как уволить работника за невыполнение плана

0

Корзина

Итого:

{{#WEIGHT_FORMATED}} Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}} {{#SHOW_VAT}}
{{/SHOW_VAT}} {{/WEIGHT_FORMATED}} {{#SHOW_VAT}} Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}} {{/SHOW_VAT}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_FORMATED}}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{#COUPON_LIST}}

{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить

{{/COUPON_LIST}}

Ваша корзина пуста

Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

Система управления кадровым делопроизводством | TEEX.

Система кадрового делопроизводства была разработана для упрощения управления личными делами в безбумажной среде. Эта система позволяет каждому сотруднику просматривать и вести свои собственные записи, возлагая на человека бремя обеспечения правильности информации. Обучение может быть назначено сотрудникам на основе конкретных требований их должности с механизмами надзора и утверждения для руководителей по мере необходимости.

Сотрудники могут загружать электронные версии необходимых документов и сертификатов об обучении, создавая стенограмму онлайн и устраняя необходимость в громоздких печатных личных делах. Каждому загруженному документу может быть назначена дата истечения срока действия, инициирующая набор автоматических сообщений электронной почты сотруднику и руководителю, поскольку требуется обучение. Комплексный специальный инструмент отчетности позволяет администраторам создавать отчеты о клиентах для просмотра совокупных данных, включая прогнозы для необходимого обучения.

Индивидуальная конфигурация системы кадрового учета была разработана с учетом потребностей руководящего состава крупной городской поисково-спасательной организации и содержит ряд уникальных функций, отвечающих их конкретным потребностям. Группы US&R должны быть готовы к развертыванию в любой момент, что требует регулярных тренировок и учений, современного оборудования и постоянной связи. Система учета персонала оперативной группы позволяет руководителям групп общаться со своей командой, планировать развертывание и обеспечивать проведение и учет необходимого обучения.

Во время развертывания система оперативной группы широко используется для управления организационными схемами команды и получения точной информации о назначении и местоположении отдельных лиц. После развертывания эта информация является ключевой для создания ряда отчетов, включая формы FEMA для возмещения расходов. В 2009 году эта система была названа лучшей практикой во время экспертной оценки FEMA.

Функции

• Храните и сообщайте личную информацию о сотрудниках, включая контактные данные для экстренных случаев.
• Создайте списки необходимого обучения для каждой должности или должности. Отслеживайте статистику завершения обучения сотрудников и отправляйте автоматические напоминания по электронной почте сотрудникам и их руководителям, когда срок обучения истекает.
• Сотрудники имеют круглосуточный онлайн-доступ к своим кадровым записям и несут ответственность за обеспечение актуальности своей информации и записей об обучении.
• Формы развертывания и организационные схемы
• Специальные отчеты

Преимущества

• Создание пользовательских отчетов для списков контактов, статистики обучения или листов данных для чрезвычайных ситуаций
• Позволяет вам более эффективно управлять своими командами до и после развертывания
• Участники могут легко обновлять и просматривать свои собственные личные дела, чтобы снизить административные издержки
• Позволяет вашей оперативной группе знать, что вы готовы к развертыванию

Контактная информация

Майкл Грин

Менеджер программы

Электронная почта: [email protected]
Телефон: (979) 320-6134

Вам также может понравиться

• FreedomLearn LMS и онлайн-кампус
• Система онлайн-тестирования FreedomTest
• Учебный портал FreedomPro

Кадровые дела — значение, виды и назначение

• Главная
• Библиотека
• Управление персоналом
• Управление персоналом
• Кадровые записи

Кадровые записи — это записи, относящиеся к сотрудникам организации.

Эти записи представляют собой накопленную, фактическую и исчерпывающую информацию, касающуюся записей о проблемах и задержанных. Вся информация, имеющая отношение к человеческим ресурсам в организации, хранится в систематизированном порядке. Такие записи помогают менеджеру в различных областях принятия решений.

Кадровые записи ведутся для формулирования и проверки кадровой политики и процедур.

Полная информация обо всех сотрудниках хранится в кадровых документах, например, имя, дата рождения, семейное положение, академическая квалификация, профессиональная квалификация, сведения о предыдущем месте работы и т. д.

Типы кадровых записей

1. Трудовые книжки содержат прошлые записи соискателей, списки источников, достижения сотрудников, медицинские заключения и т. д.
2. Записи о заработной плате Содержит записи платежной ведомости, методы заработной платы и заработной платы, записи об отпусках, записи об обороте и другие записи о пособиях.
3. Обучение и развитие содержит отчеты об оценке, случаи передачи, расписание обучения, методы обучения.
4. Записи о здоровье и безопасности включают отчеты о болезни, положения о безопасности, историю болезни, страховые отчеты и т. д.
5. Служебные записи — это основные записи, содержащие биоданные, информацию о месте жительства и семье, академическую квалификацию, семейное положение, прошлый адрес и сведения о занятости.

Назначение кадрового учета

Критики кадрового учета называют эту систему пустой тратой времени и денег. Согласно кадровым записям, последователи этого: Дейл Йодер, экономист из Мичиганского университета, США, обосновал важность кадровых записей после проведения углубленного исследования.

1. Помогает предоставлять руководителям важную информацию о сотрудниках.
2. Вести учет отпусков, локаутов, переводов, текучести и т. д. сотрудников.
3. Помогает менеджерам разрабатывать различные программы обучения и развития на основе существующего сценария.
4. Помогает государственным организациям собирать данные о текучести кадров, количестве прогулов и других кадровых вопросах.
5. Это помогает менеджерам вносить изменения в заработную плату, надбавки и другие льготы, связанные с заработной платой.
6. Это также помогает исследователям проводить углубленное изучение производственных отношений и деловой репутации фирмы на рынке.

Таким образом, учет кадров действительно важен для организации и не является расточительным занятием.

❮❮   Предыдущий Следующий   ❯❯

Статьи по теме

• Инструменты оценки эффективности
• Предубеждения в оценке эффективности
• Оценка работы
• Отношения с работниками
• Стресс сотрудников

Просмотреть все статьи

Авторство/ссылки — Об авторе(ах)

Статья написана Prachi Juneja и проверена Management Study Guide Content Team .